Контакт репорт: Что такое контакт-репорт: kovaleva — LiveJournal

Что такое контакт-репорт: kovaleva — LiveJournal

По просьбам трудящихся рассказываю, что это. Но сначала скажу, кому он не нужен, чтобы вы не рвались напрасно сквозь дальнейшие буквы.

Контакт-репорт не нужен в трех случаях:

• в компаниях, которые ведут простые по структуре проекты типа «заказал-привез»;


• в компаниях, где никто не утруждает себя соблюдением договоренностей;


• в компаниях, организованных по армейскому принципу, где всегда ясно, за кем последнее слово.

Итак, контакт-репорт. Инструмент компании западного типа, которая ведет сложные проекты.

Это документ, который пишется по результатам любого делового контакта — личной встречи, звонка, телеконференции. Количество сторон бывает от двух до бесконечности. Он является промежуточным документом, обеспечивающим продвижение проекта.

Цель контакт-репорта — зафиксировать договоренности, и поэтому он состоит из трех колонок: что делается, кто делает и к какому сроку. На этом изящная простота заканчивается, и начинается сложная внутренняя суть.

Лирическое отступление. Нормальная западная компания желает получить от сотрудника все, что он в состоянии ей дать. Все его полезные мысли, идеи и опасения. Железное правило для каждого присутствующего на встрече — что-нибудь гавкнуть. В соответствии с позицией внутри компании позволено гавкнуть определенное количество раз. Формулируется правило так: «Если вы сидите за столов переговоров, значит, кто-то из вышестоящих пожелал вас там видеть». В этот момент возникает много словесного мусора, потому что люди не всегда предлагают оптимальные решения. Несмотря на то, что положено высказываться от нижестоящего к вышестоящему, чтобы люди не боялись противоречить начальству, мнение начальства не является решающим. Более того, если встреча затянулась, не удается качественно подвести итоги.

У меня в свое время были большие сложности с пониманием этого явления. Настолько большие, что моему начальнику приходилось толкать меня ногой, чтобы я успевала вовремя вставить свои пять копеек. Я долго не понимала, как можно высказываться по вопросам, о которых я еще не составила всестороннего мнения. Со временем это прошло, я и знаю больше, и в в состоянии пользоваться усеченным мнением на базе первых впечатлений.

Возвращаемся к контакт-репорту. Человек, который пишет контакт-репорт, должен полностью представлять себе будущее развитие сюжета. От того, что он зафиксирует в контакт-репорте, зависит жизнь проекта и отношения в команде. Его задача — внести туда только то, что будет для проекта хорошо, и вынести то, что для проекта плохо. В этот момент ему позволено вычистить тот самый словесный мусор, который возник по техническим причинам. Например, идею о том, что логотип должен быть представлен в 18 цветах, нужно убить. Более того, от автора контакт-репорта ожидается именно это: формулировка внятных договоренностей, учет полезных мнений и фиксирование реальных сроков. Когда это сделано, контакт-репорт высылается всем участникам, чтобы они подтвердили договоренности. Если кто-то считает, что упущено нечто важное, самое время об этом сказать.

Положение осложняется тем, что не все участники понимают правила игры, и некоторые думают, что они должны не только высказать свое мнение, но и проследить, чтобы оно воплотилось в жизнь. Далеко не всегда нужно так поступать. Тот, кто не умеет определять, когда можно настаивать, а когда нет, вылетает из системы довольно быстро. Тем не менее, пока такие люди не вышли из процесса, они создают большие сложности и превращают контакт-репорты в помойку. Это плохо, таких ситуаций нужно избегать.

Когда контакт-репорт утвержден, им пользуются как напоминалкой при дальнейших действиях.

Еще раз подчеркну, что это не то же самое, что протокол встречи (там фиксируется все), отчет о встрече (там фиксируются нужные действия, но не проводится сложная фильтрация, потому что и так ясно, кто главный), не протокол о намерениях (это вообще юридический документ). Это внутренняя гайка коммуникационных процессов западного образца.

Что такое contact-report: rabota_psy — LiveJournal

Прочла сегодня на Телеграм-канале https://t. me/hi_context
Делюсь )

Что такое контакт-репорт?

Это внутренняя гайка коммуникационных процессов западного образца.

Контакт-репорт — это не то же самое, что отчет о встрече, потому что он живет в другой среде. Суть у этих двух документов одинаковая, но процесс создания разный.

Цель контакт-репорта — зафиксировать договоренности, и поэтому он состоит из трех колонок: что делается, кто делает и к какому сроку.

И здесь начинается сложная внутренняя суть этого документа. Посмотрим, откуда она берется.

Нормальная западная компания желает получить от сотрудника все, что он в состоянии ей дать. Все его полезные мысли, идеи и опасения. Железное правило для каждого присутствующего на встрече — что-нибудь гавкнуть. В соответствии с позицией внутри компании позволено гавкнуть определенное количество раз. Формулируется правило так: «Если вы сидите за столов переговоров, значит, кто-то из вышестоящих пожелал вас там видеть». В этот момент возникает много словесного мусора, потому что люди не всегда предлагают оптимальные решения. Несмотря на то, что положено высказываться от нижестоящего к вышестоящему, чтобы люди не боялись противоречить начальству, мнение начальства не является решающим. Более того, если встреча затянулась, не удается качественно подвести итоги.

У меня в свое время были большие сложности с пониманием этого явления. Настолько большие, что моему начальнику приходилось толкать меня ногой, чтобы я успевала вовремя вставить свои пять копеек. Я долго не понимала, как можно высказываться по вопросам, о которых я еще не составила всестороннего мнения. Со временем это прошло, я и знаю больше, и в в состоянии пользоваться усеченным мнением на базе первых впечатлений.

Человек, который пишет контакт-репорт, должен полностью представлять себе будущее развитие сюжета. От того, что он зафиксирует в контакт-репорте, зависит жизнь проекта и отношения в команде. Его задача — внести туда только то, что будет для проекта хорошо, и вынести то, что для проекта плохо. В этот момент ему позволено вычистить тот самый словесный мусор, который возник по техническим причинам. Например, идею о том, что логотип должен быть представлен в 18 цветах, нужно убить. Более того, от автора контакт-репорта ожидается именно это: формулировка внятных договоренностей, учет полезных мнений и фиксирование реальных сроков. Когда это сделано, контакт-репорт высылается всем участникам, чтобы они подтвердили договоренности. Если кто-то считает, что упущено нечто важное, самое время об этом сказать.

К сожалению, не все участники понимают правила игры, и некоторые думают, что они должны не только высказать свое мнение, но и проследить, чтобы оно воплотилось в жизнь. Далеко не всегда нужно так поступать. Тот, кто не умеет определять, когда можно настаивать, а когда нет, вылетает из системы довольно быстро. Тем не менее, пока такие люди не вышли из процесса, они создают большие сложности и превращают контакт-репорты в помойку. Это плохо, таких ситуаций нужно избегать.

Когда контакт-репорт утвержден, им пользуются как напоминалкой при дальнейших действиях.

Еще раз подчеркну, что это не то же самое, что протокол встречи (там фиксируется все), отчет о встрече (там фиксируются нужные действия, но не проводится сложная фильтрация, потому что и так ясно, кто главный), не протокол о намерениях (это вообще юридический документ). Это внутренняя гайка коммуникационных процессов западного образца.

Инструкции по подаче отчетов о контактах

В общих чертах, отчет о контактах представляет собой обзор прошлых действий и дорожную карту планов на будущее.

На этой странице будут рассмотрены характеристики эффективных отчетов о контактах в соответствии со следующими темами:

1. Когда подавать отчет о контактах
2. Что такое «контакт»?
3. Вопросы, которые следует задать себе, чтобы определить, является ли контакт достойным отчета
4. Ваша роль
5. Что включать в отчет о контактах  

I. Когда подавать контактный отчет

Это довольно просто: Контактные отчеты требуются для всех существенных контактов с потенциальным донором, будь то лично, по телефону или посредством письменной переписки.

II. Что такое «Контакт»?

Вообще говоря, контакт может быть либо:

1. Дискуссия с потенциальным клиентом, раскрывающая ключевую информацию, которой следует поделиться с коллегами и добавить в базу данных вашей организации, либо
2. Заметки, описывающие значительный шаг в процессе цикла дарения, ведущий (надеюсь) к крупному подарку.

Пример последнего: Любая дискуссия с потенциальным клиентом о приверженности, участии или интересе потенциального клиента к вашей организации или ее инициативам.

ПРИМЕЧАНИЕ. Отчеты о контактах не предназначены для использования в качестве полного хранилища всех сообщений или взаимодействий с донором/потенциальным клиентом. Таким образом, с вашей стороны существует определенная степень суждения относительно того, заслуживает ли общение, которое вы только что имели с донором/потенциальным клиентом, отчета о контакте.

III. Вопросы, которые следует задать себе, чтобы определить, является ли контакт достойным отчета

Если бы у другого сотрудника был такой же разговор с потенциальным клиентом, хотели бы вы узнать эту информацию, прежде чем установить контакт?

Даже если случайно, предоставил ли вам контакт информацию, которая, вероятно, окажет окончательное влияние, хорошее или плохое, на привлечение потенциальных клиентов?

IV.

Ваша роль

Вы обязаны подать контактный отчет в подходящие сроки. Хорошее эмпирическое правило – в течение 5 дней после контакта.

Независимо от того, как составлен контактный отчет, автор несет ответственность за распространение отчета среди людей в вашей организации, которым он необходим, и за своевременное внесение отчета в базу данных.

Отчет о контакте должен быть заполнен полностью и должен включать:

• Следующий ход и
• Дата следующего запланированного контакта.

ПРИМЕЧАНИЕ о попытках связаться: Как правило, рекомендуется кодировать повторные попытки связаться с потенциальным клиентом как отчет о контакте. Когда вы неоднократно пытались связаться с потенциальными клиентами и оставляли сообщения, но не могли установить личный контакт, важно отметить предпринятые попытки, а также предполагаемую причину отсутствия контакта: незаинтересованность, жизнь. кризис, труднодоступность и так далее.

V.

Что включать в отчет о контактах

Эти особенности, естественно, несколько различаются между организациями, но, как правило, это ключевые элементы информации:

1. Связь потенциального клиента с вашей организацией
2. Общее отношение потенциального клиента
3. Области благотворительного интереса
4. Готовность стать волонтером
5. Отношения с другими людьми, которые связаны или должны быть связаны с вашей организацией
6. Где потенциальный клиент находится в подарочном цикле
7. Емкость
8. Придание наклона
9. Биографические данные и любая новая полученная демографическая информация, такая как: супруг, дети, участие в общественной жизни и т. д.
10. История благотворительной помощи
11. Название в его или ее компании (или, если предпринимательская, пожалуйста, обратите внимание)
12. Финансовая информация
13. Информация о недвижимом или личном имуществе
14. Владение акциями
15. Акции
16. Бонусы/комиссии

Примечание о конфиденциальности

Доверие — одно из самых важных качеств в нашем бизнесе.

Информация о донорах является общим достоянием вашей организации. Мы все несем ответственность за обеспечение и сохранение конфиденциальности информации. Следовательно, при вводе контактного отчета и другой информации, связанной с донором, следует соблюдать осторожность.

Помните, что хотя отчеты о контактах могут быть доступны для избранной группы сотрудников вашей организации, они могут быть доступны и потенциальным клиентам.

Таким образом, отчеты о контактах должны быть написаны осмотрительно и осторожно, чтобы их можно было опубликовать, не нанося ущерба потенциальным клиентам/донорам, вашей организации или отношениям между ними.

Отчет об элементах хорошего контакта

Ричарда Перри и Джеффа Шрайфелса | 31 октября 2016 г. | 3 комментария

Мы получили несколько запросов на то, чтобы внести свой вклад в то, что составляет хороший отчет о контакте — что вы записываете в свою базу данных после контакта с донором.

Мой друг и коллега Картер Уэйд провел опрос наших партнеров, а также провел собственное исследование, чтобы получить следующую очень полезную информацию по этой важной теме.
Прежде всего, отчет о контакте представляет собой письменный отчет о значительном взаимодействии между MGO и крупным донором. Это необходимо для эффективного управления донорами.
Вот почему контактный отчет так важен:

• В нем отражена эволюция отношений с донорами и предоставлена ​​информация о циклах культивирования, привлечения и управления.
• Вносит свой вклад в коллективную библиотеку информации (увлечения/интересы, предпочтения в общении и т. д.) о каждом доноре.
• Обеспечивает непрерывный и надежный источник информации, если MGO уходит и к команде присоединяется новый MGO.
• Это помогает MGO выявлять любые полезные связи между крупными донорами/корпорациями/фондами – информация, которая может быть передана коллегам, которые управляют этими областями.

Хороший отчет о контактах должен содержать точный отчет о каждой «значимой связи» MGO с донором, будь то личное или посредством какой-либо другой формы общения. Значимые связи — это те, которые хоть немного приближают донора к принятию на себя обязательств.
Хороший контактный отчет включает следующую информацию:

• Имя донора
• Название МГО
• Подробная информация о любых других вовлеченных лицах (президент/генеральный директор, министерство обороны США и т. д.)
• Дата контакта
• Место контакта
• Способ связи (личная встреча, телефонный звонок, электронная почта и т. д.)
• Важная информация, полученная в результате контакта
• Важная информация передается донору
• Примечания относительно любых предпринятых или необходимых последующих действий
• Примечания о «неудачных контактах». Если MGO неоднократно пыталась связаться с донором, но ее игнорировали, это указывает на то, что к донору обращаются неправильно или, возможно, он не хочет отношений. Это важная информация, которую следует принять к сведению.

Ваш отчет о контактах должен быть достаточно подробным, чтобы быть полезным, поэтому он не должен быть дословным отчетом о разговоре. Поскольку отчеты такого типа часто содержат конфиденциальную информацию, их следует рассматривать как конфиденциальные и предоставлять коллегам только по мере необходимости. И не забывайте, что вы должны сохранять нейтральный тон при их написании, избегая домыслов и эмоционального языка.
Требуется определенная дисциплина и сосредоточенность, чтобы поддерживать хороший отчет о контактах. И если у вас есть помощник по административным вопросам, вы должны использовать его, чтобы помочь вам ввести отчет в систему.

Вот несколько советов, которые помогут вам развить дисциплину заполнения отчетов о контактах:

1. Разработайте простой шаблон , который отражает соответствующий экран ввода данных в вашей базе данных и обращает внимание на перечисленные здесь элементы. Это поможет вам эффективно организовать информацию.
2. По возможности вводите отчеты о контактах непосредственно в базу данных.
3. Используйте предыдущие отчеты о контактах при подготовке к взаимодействию.
4. Чем больше вы будете использовать эти отчеты и находить их полезными, тем больше у вас будет желания их создавать.
5. Всегда заполняйте отчеты о контактах как можно скорее после взаимодействия с донором, чтобы убедиться, что вы помните важные детали.
6. Сделайте это частью своего последующего процесса (с благодарственными письмами) или выделяйте немного времени каждый день, чтобы обновлять отчеты о контактах.
7. Убедитесь, что административный персонал обучен правильному использованию отчетов о контактах.
8. Убедитесь, что у каждого есть процесс регулярного внесения отчетов в базу данных.

Наконец, есть правильный и неправильный способ передачи информации в контактном отчете. Вот несколько примеров:

Неправильно:  Мистер Смит был груб и подл.