Как работать с базами данных Microsoft Access
Основным предназначением этой программы является создание и работа с базами данных, которые могут быть подвязаны как под мелкие проекты, так и под крупный бизнес. С её помощью вам будет удобно управлять данными, редактировать и хранить информацию.
Приложение пакета Microsoft Office — Access — служит для работы с базами данных
Создание новой базы данных
Естественно, перед началом работы вам потребуется создать или открыть уже существующую базу данных.
Откройте программу и перейдите в главное меню, нажав на команду «Файл», а там выберите пункт «Создать». Создавая новую базу, вам на выбор будет представлена пустая страница, которая будет иметь в себе одну таблицу либо же веб-база данных, позволяющая вам пользоваться встроенными инструментами программы для, например, ваших публикаций в интернете.
Кроме того, для максимального упрощения создания новой базы, пользователю на выбор предоставлены шаблоны, позволяющие создать базу, ориентированную на конкретную задачу.
Это, между прочим, может помочь вам быстро создать необходимую форму таблицу, не настраивая всё вручную.
Наполнение базы данных информацией
Создав базу, необходимо её заполнить соответствующей информацией, структуру которой стоит заранее продумать, ведь функциональность программы позволяет оформлять данные в нескольких формах:
- Сейчас самым удобным и распространённым видом структуризации информации является таблица. По своим возможностям и виду, таблицы в Access не сильно отличаются от таких же в Excel, что, в свою очередь, значительно упрощает перенос данных из одной программы в другую.
- Вторым способом внесения информации являются формы, они чем-то похожи на таблицы, однако, обеспечивают более наглядное отображение данных.
- Для подсчёта и вывода информации из вашей базы предусмотрены отчёты, которые позволят вам проанализировать и высчитать, например, ваши доходы или количество контрагентов, с которыми вы работаете. Они очень гибки и позволяют производить любые расчёты, в зависимости от внесённых данных.
- Получение и сортировка новых данных в программе осуществляется посредством запросов. С их помощью вы сможете найти определённые данные среди нескольких таблиц, а также создать или обновить данные.
Все вышеперечисленные функции находятся в панели инструментов, во вкладке «Создание». Там вы можете выбрать какой именно элемент желаете создать, а затем, в открывшемся «Конструкторе», настроить его под себя.
Создание базы данных и импортирование информации
Создав новую базу данных, единственным, что вы увидите, будет пустая таблица. Вы можете заняться её заполнением вручную либо наполнить копируя необходимую информацию из интернета. Обратите внимания, что каждая внесённая вами часть информации должна быть размещена в отдельной колонке, а каждая запись иметь личную строку. Кстати, колонки можно переименовать, чтобы лучше ориентироваться в их содержимом.
Если же вся необходимая вам информация находится в другой программе или источнике, программа позволяет настроить импортирование данных.
Все настройки импортирования находятся в отдельно вынесенной в панель управления вкладке, которая называется «Внешние данные». Здесь, в области «Импорт и связи», перечислены доступные форматы, среди которых документы Excel, Access, текстовые и XML-файлы, интернет-страницы, папки Outlook и т. д. Выбрав необходимый формат, с которого будет перенесена информация, вам потребуется указать путь к месторасположению файла. Если же она размещена на каком-либо сервере, программа потребует от вас ввести адрес сервера. По мере импорта вы столкнётесь с различными настройками, которые предназначены для корректного переноса данных в Access. Следуйте инструкциям программы.
Основные ключи и взаимосвязи таблиц
При создании таблицы, программа автоматически наделяет каждую запись уникальным ключом. По умолчанию в ней есть колонка имён, которая расширяется, по мере внесения новых данных. Именно эта колонка и является первичным ключом. Помимо таких, основных ключей, база данных также может содержать поля, связанные с информацией, содержащейся в другой таблице.
Например, у вас есть две таблицы, содержащие взаимосвязанную информацию. К примеру, они называются «День» и «План». Выбрав в первой таблице поле «понедельник», вы сможете связать его с каким-либо полем в таблице «План» и при наведении курсора на одно из этих полей, вы увидите информацию и связанные ячейки.
Подобные взаимосвязи облегчат читаемость вашей базы данных и наверняка увеличат её удобство и эффективность.
Чтобы создать взаимосвязь, перейдите во вкладку «Работа с базами данных» и в области «Отношения» выберите кнопку «Схема данных». В появившемся окне вы увидите все обрабатываемые базы данных. Следует обратить ваше внимание на то, что в базах данных должны быть специальные поля, предназначенные для внешних ключей. На нашем примере, если во второй таблице вы хотите отобразить день недели или число, оставьте пустое поле, назвав его «День». Также настройте формат полей, т. к. он должен быть одинаков для обеих таблиц.
Затем, открыв две таблицы, перетащите поле, которое вы хотите связать, в специально приготовленное поле для внешнего ключа.
Появится окно «Изменение связей», в котором вы увидите отдельно выделенные поля. Чтобы обеспечить изменение данных в обеих связанных полях и таблицах, поставьте галочку напротив пункта «Обеспечение целостности данных».
Создание и виды запросов
Запрос является действием в программе, благодаря которому пользователь может редактировать или вносить информацию в базу данных. Фактически запросы делятся на 2 вида:
- Выборный запросы, благодаря которым программа достаёт определённую информацию и делает по ней расчёты.
- Запросы действия, добавляющие информацию в базу либо удаляющие её.
Выбрав «Мастер запросов» во вкладке «Создание», программа проведёт процесс создания определённого типа запроса. Следуйте инструкциям.
Запросы могут значительно помочь вам упорядочить данные и всегда обращаться к конкретной информации.
Например, вы можете создать выборный запрос по определённым параметрам. Если вы хотите увидеть информацию по конкретной дате или дню таблицы «День» за весь промежуток времени, вы можете настроить подобный запрос.
Выберите пункт «Конструктор запросов», а в нём нужную вам таблицу. По умолчанию запрос будет выборным, это становится понятным, если глянуть на панель инструментов с выделенной там кнопкой «Выборка». Для того чтобы программа искала именно ту дату или день, который вам нужен, найдите строку «Условие отбора» и введите туда фразу [какой день?]. Запомните, запрос должен быть помещён в квадратные дужки [] и заканчиваться на знак вопроса либо на двоеточие.
Это лишь один из вариантов использования запросов. На самом деле, с их помощью также можно создавать новые таблицы, отбирать данные по критериям и т. д.
Настройка и использование форм
Благодаря применению форм, пользователь сможет легко просматривать сведения по каждому полю и переключаться между существующими записями. При длительных вводах информации использование форм упрощает работу с данными.
Откройте вкладку «Создание» и найдите пункт «Форма», нажав на который появится стандартная форма, основанная на данных вашей таблицы.
Появившиеся поля с информацией подвергаются всяческим изменениям, включая высоту, ширину и т. д. Обратите внимание, что если в приведённой таблице присутствуют взаимосвязи, вы увидите их и сможете перенастроить в этом же окне. В нижней части программы вы увидите стрелки, которые позволят последовательно открывать каждый столбец вашей таблицы либо же сразу переместиться на первый и последний. Теперь каждая из них является отдельной записью, поля которой вы можете настроить, кликнув мышью на кнопку «Добавить поля». Изменённые и внесённые таким образом сведения отобразятся в таблице и во всех присоединённых к ней таблицах. После настройки форма, необходимо сохранить её, нажав комбинацию клавиш «Ctrl+S».
Создание отчёта
Основным предназначением отчётов является предоставлению пользователю общей сводки по таблице. Отчёт можно создать абсолютно любой, в зависимости от данных.
Программа даёт вам выбрать тип отчёта, предоставив несколько на выбор:
- Отчёт — будет создан автоотчёт, использующий всю предоставленную в таблице информацию, однако, данные не будут сгруппированы.
- Пустой отчёт — не заполненная форма, данные для которой вы сможете выбрать сами из необходимых полей.
- Мастер отчётов — поможет вам пройти процесс создания отчёта и проведёт группирование и форматирование данных.
В пустой отчёт вы можете добавить, удалить или редактировать поля, наполняя их необходимой информацией, создавать специальные группы, которые помогут отделить определённые данные от остальных и многое другое.
Выше приведены все азы, которые помогут вам справится и настроить под себя программу Access, однако, её функциональность достаточно широка и предусматривает более тонкую настройку рассмотренных здесь функций.
лучшие статьи на Хабр OTUS
Проектирование реляционных баз данных: основные принципы
В этой статье говорим о проектировании реляционных баз данных.
Кажется, что звучит ужасно скучно, да? Но на самом деле это важнейший инструмент для успешной разработки и поддержки баз данных. Читать далее
Сравнение MySQL и PostgreSQL в 2023 году
PostgreSQL и MySQL — это надежные, безопасные и масштабируемые базы данных, которые существуют уже много лет. Каждая из них имеет уникальные сильные и слабые стороны, что делает какую‑либо из них более подходящей для конкретных нужд. В этой статье мы проведем их сравнение, чтобы помочь с принятием обоснованного решения в 2023 году. Продолжение
Расширяем PostgreSQL с помощью Rust
В этой статье мы рассмотрим один из возможных вариантов по созданию собственного расширения для PostgreSQL с использованием библиотеки pgx. Перейти к статье
Репликации в PostgreSQL
Сейчас трудно себе представить «боевую» инсталляцию любой серьезной СУБД в виде единственного инстанса. Конечно, некоторые приложения требуют для своей работы использование локальных баз данных, но если мы говорим о сетевом многопользовательском режиме работы, то здесь использование только одной инсталляции — это очень плохая идея.
Продолжение
Резервное копирование и восстановление СУБД PostgreSQL
Резервное копирование является одной из основных задач администрирования баз данных. Отсутствие бэкапа может привести к катастрофическим последствиям при эксплуатации базы данных. Однако недостаточно только настроить регулярное создание резервных копий, необходимо также регулярно проверять созданные копии на способность к восстановлению БД. В этой статье мы поговорим от том, как правильно настраивать резервное копирование в БД PostgreSQL.
Изучаем PostgreSQL. Часть 1. Знакомимся с архитектурой
На сегодняшний день существует большое количество различных систем управления базами данных — СУБД, от коммерческих до открытых, от реляционных до новомодных NoSQL и аналогичных. Одним из лидеров направления СУБД является PostgreSQL и ее различные ответвления, о некоторых из которых мы рассмотрим подробнее.
SQL Server 2022: что можно сделать с VLF?
Виртуальные файлы журналов (Virtual Log Files – VLF) — это внутреннее разбиение реальных физических файлов, которое создает Database Engine SQL Server для работы с журналом транзакций.
VLF создаются компонентом Database Engine во время создания или расширения файлов журналов. Размер VLF рассчитывается динамически на основе размеров существующего журнала и нового файла приращения. За VLF, однако, числится дурная слава: слишком большое количество VLF может вызвать ряд проблем, среди которых можно выделить существенное снижение скорости запуска базы данных, операции резервного копирования и восстановления журналов. Читать далее
Использование фейковых функций в tSQLt для тестирования T-SQL кода
Применение практик модульного тестирования для кода базы данных улучшает качество и архитектуру кода, а также позволяет своевременно обнаруживать и устранять ошибки. Модульные тесты характеризуются двумя моментами:
- тестирование минимального модуля, атомарной части кода;
- изоляция тестируемого кода от зависимостей (при возможности).
Изоляция зависимостей — очень важная техника, о которой мы поговорим далее в этой статье.
Работа с SQL Server в C# с помощью скриптинга.
Часть 1В этой статье автор показывает, как работать с Microsoft SQL Server в C# проектах посредством скриптинга. Реализовать это можно как в Windows, так и в macOS. Поскольку Windows является намного более популярной целевой платформой для C# и SQL Server, больше внимания автор уделяет настройке под macOS. В конце концов, код для этих платформ будет одним и тем же. Читать
что это такое и как это работает?
Базы данных используются для хранения данных и управления ими. Узнайте все, что вам нужно знать об этом, и почему вы должны начать курс по управлению данными .
Чтобы понять, что такое база данных, важно сначала понять, что такое данные. Проще говоря, это информация, которую можно связать с любым объектом. Они могут принимать самые разные формы: числа, байты, изображения и текстовые файлы…
Таким образом, база данных представляет собой организованный набор структурированные данные . Обычно хранящиеся в электронном виде на компьютере, они обеспечивают легкий доступ, управление, манипулирование и обновление данных.
Базы данных упрощают управление данными .
Другими словами, база данных — это место, где хранятся данные. Его можно сравнить с библиотекой, где данные действуют как книги.
Примером этого является онлайновый телефонный справочник. Такая платформа использует базу данных для хранения данных о людях, телефонных номерах и другой контактной информации.
Обычно база данных управляется системой управления базами данных (СУБД). Данные, СУБД и связанные приложения образуют «систему баз данных», которую часто называют «базой данных».
В наиболее распространенных типах баз данных данные организованы в строки и столбцы в серии таблиц. Этот формат позволяет легко обрабатывать данные и формулировать запросы. В большинстве баз данных запросы выполняются на языке SQL (язык структурированных запросов).
Какие существуют типы баз данных?
Существует большое разнообразие баз данных. Одной из наиболее распространенных является реляционная база данных , преобладающая с 1980-х годов.
В нем данные организованы в виде набора таблиц со столбцами и коридорами.
В объектно-ориентированных базах данных данные представлены в виде объектов. В распределенных базах данных два или более файлов, расположенных на разных сайтах, объединяются, и база данных может храниться на нескольких компьютерах, распределенных в разных физических местах.
Нереляционная база данных NoSQL или позволяет хранить и обрабатывать неструктурированные данные. Этот тип базы данных набирает популярность с появлением веб-приложений.
Это всего лишь несколько примеров, поскольку существует множество различных типов баз данных. Мы также можем упомянуть хранилища данных , базы данных OLTP или даже облачные базы данных.
Некоторые категории баз данных специально разработаны для использования в науке, финансах или других секторах. Технологические разработки и достижения, такие как облачные технологии или автоматизация, также приводят к появлению новых типов баз данных.
База данных состоит из пяти основных компонентов : аппаратного обеспечения, программного обеспечения, данных, процедур и языка доступа к базе данных.
Аппаратное обеспечение состоит из электронных устройств, таких как компьютеры и системы хранения данных. Программная часть представляет собой набор программ, используемых для управления и контроля базы данных.
Он включает программное обеспечение базы данных , операционную систему, сетевое программное обеспечение для обмена данными и приложения, которые получают доступ к данным.
Данные — это необработанная информация, которая хранится в базе данных. Он может быть в различных форматах, таких как текст, изображения или видео.
Процедура представляет собой набор правил и инструкций по использованию Системы управления базами данных (СУБД). Наконец, язык доступа к базе данных используется для доступа к данным, ввода новых данных, обновления существующих данных или извлечения их с помощью запросов.
Что такое СУБД?
СУБД — это система управления базами данных . Это набор программ, которые позволяют пользователям получать доступ к базам данных, манипулировать данными, создавать отчеты и представлять данные. Эта система также помогает контролировать доступ к базе данных.
Это интерфейс между базой данных и конечными пользователями или программами . Он также позволяет осуществлять мониторинг производительности, резервное копирование, восстановление или настройку базы данных. Среди наиболее популярных примеров — MySQL, Microsoft Access, Microsoft SQL Server, Oracle Database, FileMaker Pro или dBase.
Что такое SQL?
Язык структурированных запросов (SQL) — это язык программирования, используемый всеми реляционными базами данных для запросов, управления и контроля доступа к данным.
Первоначально был разработан IBM в 1970-х годах, этот язык до сих пор наиболее широко используется.
Однако есть альтернативы.
Курс по управлению данными для изучения управления базами данных
Управление базами данных имеет важное значение для современных компаний. Это важный элемент науки о данных и анализа данных. Если информация не организована в базу данных, она не может быть использована.
Чтобы в полной мере воспользоваться преимуществами Big Data , вы можете обучить своих сотрудников управлению базами данных с помощью нашего курса по управлению данными . Этот курс позволяет вам научиться манипулировать базами данных с помощью SQL и Python, а также получить четкое представление о качестве данных и визуализации данных.
Это обучение также доступно, если вы являетесь студентом или специалистом в переходный период. Будучи французским лидером в области обучения науке о данных, DataScientest позволяет вам получить степень, сертифицированную Сорбонна всего за три месяца. Для получения дополнительной информации см.
полную презентацию.
Основы работы с базами данных — Служба поддержки Майкрософт
В этой статье представлен краткий обзор баз данных — что они собой представляют, почему вы можете захотеть их использовать и что делают различные части базы данных. Терминология предназначена для баз данных Microsoft Access, но концепции применимы ко всем продуктам баз данных.
В этой статье
Что такое база данных?
Части базы данных Access
Что такое база данных?
База данных — это инструмент для сбора и систематизации информации. Базы данных могут хранить информацию о людях, продуктах, заказах или чем-то еще. Многие базы данных начинаются со списка в текстовой программе или электронной таблице. По мере роста списка в данных начинают появляться избыточности и несоответствия.
Данные становятся трудными для понимания в форме списка, и существуют ограниченные способы поиска или извлечения подмножеств данных для просмотра. Как только эти проблемы начинают появляться, рекомендуется перенести данные в базу данных, созданную системой управления базами данных (СУБД), такой как Access.
Компьютеризированная база данных представляет собой контейнер объектов. Одна база данных может содержать более одной таблицы. Например, система отслеживания запасов, использующая три таблицы, — это не три базы данных, а одна база данных, содержащая три таблицы. Если база данных Access не предназначена специально для использования данных или кода из другого источника, она хранит свои таблицы в одном файле вместе с другими объектами, такими как формы, отчеты, макросы и модули. Базы данных, созданные в формате Access 2007 (который также используется в Access, 2016, Access 2013 и Access 2010), имеют расширение файла .accdb, а базы данных, созданные в более ранних форматах Access, имеют расширение файла .
Используя Access, вы можете:
Добавить новые данные в базу данных, например новый элемент в инвентаре
Редактировать существующие данные в базе данных, например, изменить текущее местоположение элемента
Удалить информацию, возможно, если предмет продан или выброшен
Организация и просмотр данных различными способами
org/ListItem»>Делитесь данными с другими через отчеты, сообщения электронной почты, интрасеть или Интернет
Части базы данных Access
В следующих разделах приведены краткие описания частей типичной базы данных Access.
Столы
Формы
Отчеты
Запросы
Макросы
Модули
Столы
Таблица базы данных внешне похожа на электронную таблицу, в которой данные хранятся в строках и столбцах.
Чтобы получить максимальную гибкость от базы данных, данные должны быть организованы в таблицы, чтобы не возникало избыточности. Например, если вы храните информацию о сотрудниках, каждый сотрудник должен быть введен только один раз в таблицу, настроенную только для хранения данных о сотрудниках. Данные о продуктах будут храниться в своей таблице, а данные о филиалах — в другой таблице. Этот процесс называется нормализацией .
Каждая строка в таблице называется записью. Записи — это место, где хранятся отдельные фрагменты информации. Каждая запись состоит из одного или нескольких полей. Поля соответствуют столбцам в таблице. Например, у вас может быть таблица с именем «Сотрудники», где каждая запись (строка) содержит информацию о другом сотруднике, а каждое поле (столбец) содержит информацию другого типа, например имя, фамилию, адрес и т.
Другой способ описания записей и полей — это визуализация библиотечного каталога карточек в старом стиле. Каждая карта в шкафу соответствует записи в базе данных. Каждая часть информации на отдельной карточке (автор, название и т.д.) соответствует полю в базе данных.
Дополнительные сведения о таблицах см. в статье Знакомство с таблицами.
Формы
Формы позволяют создавать пользовательский интерфейс, в котором вы можете вводить и редактировать свои данные. Формы часто содержат командные кнопки и другие элементы управления, выполняющие различные задачи. Вы можете создать базу данных без использования форм, просто отредактировав свои данные в таблицах данных. Однако большинство пользователей баз данных предпочитают использовать формы для просмотра, ввода и редактирования данных в таблицах.
Вы можете запрограммировать командные кнопки, чтобы определять, какие данные будут отображаться в форме, открывать другие формы или отчеты или выполнять множество других задач. Например, у вас может быть форма под названием «Форма клиента», в которой вы работаете с данными клиентов. Форма клиента может иметь кнопку, которая открывает форму заказа, где вы можете ввести новый заказ для этого клиента.
Формы также позволяют вам контролировать, как другие пользователи взаимодействуют с данными в базе данных. Например, вы можете создать форму, которая показывает только определенные поля и позволяет выполнять только определенные операции. Это помогает защитить данные и обеспечить правильный ввод данных.
Дополнительные сведения о формах см. в статье Знакомство с формами.
Отчеты
Отчеты — это то, что вы используете для форматирования, обобщения и представления данных.
Отчет обычно отвечает на конкретный вопрос, например: «Сколько денег мы получили от каждого клиента в этом году?» или «В каких городах находятся наши клиенты?» Каждый отчет может быть отформатирован для представления информации в наиболее удобочитаемом виде.
Отчет можно запустить в любое время, и он всегда будет отражать текущие данные в базе данных. Отчеты обычно форматируются для распечатки, но их также можно просматривать на экране, экспортировать в другую программу или отправлять в виде приложения к сообщению электронной почты.
Дополнительные сведения об отчетах см. в статье Общие сведения об отчетах в Access.
Запросы
Запросы могут выполнять множество различных функций в базе данных. Их наиболее распространенная функция — извлечение определенных данных из таблиц. Данные, которые вы хотите просмотреть, обычно распределены по нескольким таблицам, а запросы позволяют просматривать их в одной таблице данных.
Кроме того, поскольку вы обычно не хотите видеть все записи сразу, запросы позволяют добавлять критерии для «фильтрации» данных до тех записей, которые вам нужны.
Некоторые запросы являются «обновляемыми», что означает, что вы можете редактировать данные в базовых таблицах через таблицу данных запроса. Если вы работаете с обновляемым запросом, помните, что ваши изменения фактически вносятся в таблицы, а не только в таблицу данных запроса.
Запросы бывают двух основных разновидностей: запросы выбора и запросы действий. Запрос на выборку просто извлекает данные и делает их доступными для использования. Результаты запроса можно просмотреть на экране, распечатать или скопировать в буфер обмена. Или вы можете использовать выходные данные запроса в качестве источника записи для формы или отчета.
Запрос действия, как следует из названия, выполняет задачу с данными. Запросы действия можно использовать для создания новых таблиц, добавления данных в существующие таблицы, обновления или удаления данных.
Дополнительные сведения о запросах см. в статье Введение в запросы.
Макросы
Макросы в Access можно рассматривать как упрощенный язык программирования, который можно использовать для добавления функциональности в базу данных. Например, вы можете прикрепить макрос к командной кнопке в форме, чтобы макрос запускался при каждом нажатии кнопки. Макросы содержат действия, которые выполняют задачи, такие как открытие отчета, выполнение запроса или закрытие базы данных. Большинство операций с базами данных, которые вы выполняете вручную, можно автоматизировать с помощью макросов, поэтому они могут значительно сэкономить время.
Дополнительные сведения о макросах см. в статье Введение в программирование Access.
Модули
Модули, как и макросы, — это объекты, которые вы можете использовать для расширения функциональности вашей базы данных.