Что такое архивация: Архивация | это… Что такое Архивация?

Архивация документов постоянного срока хранения

В делопроизводстве многих компаний, фирм и организаций существует ряд документов постоянного срока хранения. К бумагам, срок хранения которых является неограниченным, относятся материалы относительно личного состава компании, а также другие документы государственной и муниципальной службы.

Как проводится отбор документов постоянного срока хранения?

Чтобы определить круг документов, предназначенных для постоянного хранения, используется номенклатура дел предприятия, причем необходимо просмотреть каждый лист дела. Если обнаруживаются дублирующие экземпляры – они подлежат изъятию, так же, как и всевозможные черновики, копии и бумаги, имеющие временный срок хранения.

Вместе с полистным просмотром дел проводится отбор документов, подлежащих временному хранению, до 10-и лет включительно, срок хранения которых уже истек.

В чем заключается архивация документов?

Архивация представляет собой комплекс переплетных и архивных работ, необходимых для систематизации и упорядочения документов. При проведении архивирования необходимо составление научно-справочного аппарата, то есть номенклатуры дел, описи дел, внутренней описи, акта о выделении к утилизации документов и т.д.

Архивация документов проводится в несколько этапов:

• Подготовительный этап. Специалисты нашей компании анализируют фонд документов организации для выявления его состава и особенностей, знание которых позволяет сделать работу по архивации максимально эффективной и оперативной.
• Сортировка документов. На данном этапе из документального фонда устраняются не имеющие ценности документы, хранение которых не является необходимым.
• Систематизация документов. Чтобы облегчить поиск бумаг, в архиве их распределяют по времени создания, типу, принадлежности к той или иной структуре компании или по другим критериям. Систематизированные документы подшиваются в дела, на которых проставляется печать организации.
• Опись документов. Перед тем, как архивироваться, дела снабжаются титульным листом. На нем указываются перечень скрепленных бумаг, их число, архивный код, срок хранения и другие данные.
• Каталогизация. Данный этап архивации документов предусматривает их помещение в место хранения. Обычно дела распределяются по стеллажам архива в соответствии с их типом – на одной полке находятся накладные, на другой – личные дела сотрудников и т. д.

Переплетные работы

Целесообразно переплетать как документы постоянного хранения, так и документы, подлежащие временному или оперативному (до 5 лет) хранению.

Что касается документов постоянного срока хранения, они могут переплетаться только после окончания обработки архива, экспертизы ценности документов и выделения бумаг для утилизации. В переплетенном виде бумаги хранятся долго, не подвергаясь опасности порчи. Обычно сформированное и переплетенное дело содержит в себе не более 250 листов. Средняя толщина такого дела не превышает 4 см.

Если документы направляются на архивацию, они могут быть подшиты в твердую картонную обложку таким образом, чтобы можно было легко прочесть любую бумагу из папки.

Для чего производятся переплетные работы?

Переплет дел, направленных на архивное хранение, выполняется для:

предупреждения преднамеренной выемки документов; предотвращения случайной потери документов в ходе работы с ними; уплотнения дел, в результате которого высвобождаются офисные площади; формирования дел, предназначенных для представления их на аудит; формирования дел для их передачи на архивное хранение.

Преимущества передачи дел в архив

Работа любой компании не в последнюю очередь зависит от порядка в документах, гарантировать который может архивирование. Среди его преимуществ:

• экономия офисного пространства;
• контроль местонахождения всех бумаг, удобный и быстрый поиск любого файла. Формирование архива сопровождается созданием базы данных, проведением классификации и систематизации;
• возможность замены или восстановления любого утерянного документа;
• уничтожение файла по указанию владельца или по истечении срока хранения. Автоматизированная система архива своевременно напоминает о необходимости утилизации;
• постоянная готовность к аудиторским и налоговым проверкам;
• передача документов в Архивный Фонд Российской Федерации в случае ликвидации компании-заказчика;
• полная конфиденциальность информации и защита от несанкционированного прочтения или изъятия документов.

Архивация документов в компании ОРБ

Архивирование – важная и необходимая процедура функционирования любой организации. Компания ОРБ предлагает комплексные услуги по архивации документов. Квалифицированные сотрудники с огромным опытом работы обеспечат своевременную систематизацию, учет и сохранность ваших бумаг.

Что такое архивация это?

Что такое архивация это?

Архивация — подготовительная обработка (сбор, классификация, каталогизация, сжатие (для цифровой информации)) данных для долгосрочного хранения или передачи их по сети. Архивация файлов — упаковка нескольких файлов в один файл или поток — архив. … Не путать с созданием резервных копий данных.

Как происходит процесс архивации?

Архивирование (упаковка, сжатие) это процесс записи файла в архивный файл, разархивирование (распаковка) — процесс извлечения файла из архива. Архив — упакованный (сжатый) файл. Архивация информации это такое преобразование информации, при котором объем информации уменьшается, а количество информации остается прежним.

Для чего нужна архивация?

Очень часто данные в файлах можно расположить более компактно, применив специальные алгоритмы сжатия. Архивирование позволяет сократить в несколько раз время передачи файлов по Интернету, а также поместить на дискету, компакт-диск или другой носитель значительно большее количество данных. …

Что такое архивация жесткого диска?

Архивация данных Большинство файлов в Интернете можно скачать в архивном формате, который затем нужно распаковать установленной на компьютере программой-архиватором. С помощью неё же файлы можно упаковать в архив – как для экономии места на жёстком диске, так и для передачи по Интернету.

Как архивировать данные?

Выделите нужный файл или папку и кликните правой кнопкой мышки, чтобы вызвать контекстное меню Windows. Выберите пункт меню «Отправить», в открывшемся суб-меню выберите пункт «Сжатая ZIP-папка». После этого начнется архивирование папки в архив с исходным названием.

Как сохранить файлы в ZIP?

Как упаковать файлы в архив с помощью стандартных средств Microsoft Windows

1. Выделите файлы, которые хотите упаковать в архив.
2. Нажмите на любой из выделенных файлов правой кнопкой мыши. По умолчанию архив будет иметь то же имя, что и файл, на который вы нажали. …
3. В контекстном меню выберите Отправить → Сжатая ZIP—папка.

Как сжать папку в ZIP?

Запаковка (сжатие) файла или папки

1. Найдите файл или папку, которые нужно запаковать.
2. Нажмите и удерживайте (или щелкните правой кнопкой мыши) файл или папку, выберите (или наведите указатель на) Отправить, а затем выберите Сжатая ZIP—папка. Новая ZIP—папка с таким же именем будет создана в том же расположении.

Как создать архив на телефоне?

Как создать архив файлов на смартфоне

1. Откройте приложение и выделите файлы, которые вы хотите объединить в один ZIP-файл.
2. Теперь выберите опцию «Добавить в архив», символ которой — стопка книг с плюсиком.
3. Выберите расширение файла и задайте подходящее имя.

Как собрать фото в архив на телефоне?

Как отправить фотографии в архив

1. Откройте приложение «Google Фото» на устройстве Android.
2. Войдите в аккаунт Google.
3. Выберите фотографию.
4. Нажмите на значок «Ещё» Отправить в архив.
5. Чтобы посмотреть фотографии, отправленные в архив, в приложении «Google Фото» в нижней части экрана нажмите Библиотека Архив.

Как архивировать папку на телефоне?

Как сжимать и архивировать файлы на Андроиде с помощью ES File Explorer

1. Шаг 1: Запустите ES File Explorer и перейдите к файлам, которые необходимо сжать.
2. Шаг 2: Нажмите и удерживайте на папке, чтобы сжать всю папку. …
3. Шаг 3: После того как вы выбрали все файлы для сжатия, нажмите на «Ещё», затем выберите «Сжать».

Как архивировать файлы на телефоне айфон?

Как архивировать файлы (создать архив) на iPhone и iPad в приложении «Файлы»

1. Откройте приложение «Файлы» и перейдите в папку, содержащую файлы, которые вы хотите сжать.
2. Нажмите «Выбрать» в правом верхнем углу.
3. Отметьте каждый из файлов, которые вы хотите заархивировать.

Зачем архивировать фото?

Архивация данных позволяет сохранить любое количество файлов в один элемент — архив. … Уменьшает размер файлов и папок Упаковывает любое количество файлов и папок в один элемент — архив (содержимое не смешивается в кашу, данные не теряются и не ломаются)১৮ জুন, ২০১৪

Как архивировать сразу все фото в инстаграме?

Как архивировать фото через компьютер

1. загружай Инстаграм в эмуляторе андроида и открывай его;
2. в запущенном режиме переходи к фото;
3. нажимай на троеточие в верхней части экрана;
4. в открывшемся окне выбери опцию «Архивировать»;
5. готово.

Как архивировать все посты в Инстаграм?

Откройте свою публикацию и нажмите на три точки.

1. В открывшемся меню выберите опцию «Архивировать» …
2. В открывшемся меню выберите кнопку с часами …
3. Выберите нужный раздел архива из раскрывающегося списка, нажав на стрелочку вниз …
4. Снова нажмите на три точки и выберите «Показать в профиле»

Можно ли удалить все фото в инстаграме?

В самом приложении Инстаграм есть функция удаления своих публикаций. Но нет возможности удалить сразу несколько, приходится каждую удалять отдельно. … Много фото в Инстаграм удаляются с помощью дополнительных приложений, скачать которые можно как для IOS, так и для Андроида. Можно выбрать любое из понравившихся.

Как удалить сразу несколько фото в Инстаграм?

В нижней части окна откройте вкладку «Media». На экране отобразятся ваши публикации. Чтобы выделить ненужные публикации, достаточно один раз выбрать их пальцем. В том случае, если вы планируете удалить все посты, выберите в правом верхнем углу иконку с галочкой, а затем пункт «Select All».

Как удалить посты в Инстаграм?

Переходим на вкладку Media (она по середине) и нажимаем Quick select. Далее можно нажать кнопку Invert selection, таким образом будут отмечены все фото (посты) в вашем инстаграм аккаунте. Далее нажимайте на значок молнии и кнопку Delete. Все, таким образом вы удалите сразу все фото (посты) в инстаграм.

Как удалить фото из поста в инстаграме?

Удалить одно изображение в Instagram Избавиться от одного поста в Instagram очень просто. Прокрутите вниз свой канал к сообщению с изображением, которое вы хотите удалить. Выберите значок меню из трех точек в правом верхнем углу. Выберите «Удалить».

Как удалить публикацию в инстаграме на ПК?

нажимаем на «человечка», чтобы открыть свои публикации и выбрать фотографию, которая должна быть удалена; нажимаем на три кнопки в углу и в появившемся меню выбираем действие «Удалить».

Как удалить все фото в инстаграме с компьютера?

Удаление фотографий, размещенных в Инстаграме, через компьютер Если на вашем ПК установлен эмулятор, то удалить фото можно, просто нажав “крестик” и подтвердив удаление. Существует еще одна программа, с помощью которой можно удалять фото – RuInsta.

Как удалить видео в Инстаграме с компьютера?

Итак, для начала заходим в свой Инстаграм-аккаунт через браузер на ПК.

1. Далее выбираем ту публикацию в Инстаграм, которую необходимо удалить. …
2. После нажатия высвечивается меню из разнообразных опций. …
3. Теперь доступно еще больше функций.

Как удалить фото с компьютера?

Удаление фотографии или видеозаписи на компьютере с Windows

1. На компьютере с Windows откройте «Проводник» (Windows 8 и новее) или «Проводник Windows» (Windows 7), затем нажмите «Фото iCloud» на панели навигации. …
2. Выберите фотографии или видеозаписи, которые нужно удалить, и нажмите клавишу Delete.

Как архивировать электронные письма и поддерживать порядок в папке «Входящие»

Узнайте, как легко управлять своим почтовым ящиком

Команда Spike, 19 октября 2021 г., 10 минут чтения

Что такое архивирование электронной почты?

Архивирование электронной почты — это процесс удаления электронных писем из папки «Входящие» для хранения в отдельном, но легко доступном месте. Вы можете управлять этим вручную или автоматически в зависимости от ваших предпочтений, и вы можете легко искать письма, которые были заархивированы по дате, контакту или ключевому слову. Смысл архивации в том, чтобы предоставить вам центральное место для хранения почты, к которой вам больше не нужен прямой доступ. Это также гарантирует, что ваш почтовый ящик будет чистым, а вложения и другие файлы будут в безопасности .

 

Однако архивирование электронной почты — это гораздо больше, чем пустой почтовый ящик. Фактически, для многих людей архивирование является важнейшим компонентом лучшей организации и прозрачной деловой практики. У этого есть множество преимуществ, которые намного перевешивают очень небольшое неудобство нажатия «архив», и вы будете удивлены тем, насколько проще станет ваше управление электронной почтой, как только вы войдете в привычку.

 

Почему вы должны архивировать свою электронную почту?

Если вы спрашиваете, зачем архивировать электронные письма, вам следует рассмотреть несколько вещей. Во-первых, что означает архив для вашей электронной почты? Большинство людей просто используют функцию архивирования, когда хотят очистить свой почтовый ящик, не удаляя почту . Это может быть полезно, когда вы не хотите сортировать старую электронную почту, но не можете справиться с тем, что она загромождает ваш почтовый ящик.

 

Другие используют функцию архивирования электронной почты по более конкретным причинам, таким как соблюдение законодательства и защита или чтобы данные не были случайно удалены или потеряны. Архивация позволяет хранить важные сообщения электронной почты и вложения в отдельной папке в целости и сохранности. Затем к ним можно вернуться позже или удалить из архива электронной почты, когда они больше не нужны.

 

Для получения дополнительной информации о том, почему мы архивируем электронную почту и что означает архивация, взгляните ниже на некоторые преимущества и то, как это может помочь поднять вашу производительность на новый уровень за счет лучшего управления электронной почтой.

Легко архивируйте электронные письма с помощью Spike

Получите шип бесплатно

1. Более чистый почтовый ящик, которым легче управлять

   Возможно, первая и наиболее очевидная причина начать архивирование электронной почты — помочь вам вернуть себе контроль над почтовым ящиком. Для многих людей почтовый ящик — это, по сути, список дел, и чем беспорядочнее этот список, тем легче упустить из виду важные вещи. После архивирования почта (или письма) будет удалена из вашего почтового ящика и помещена в папку архива. Если вы получите ответ на эти письма в любое время в будущем, они будут перемещены прямо в ваш почтовый ящик. Это так просто. Для фрилансеров и сотрудников архивирование старых проектов — отличный способ начать, помогая подвести черту под уже выполненной работой. Для руководителей и владельцев бизнеса архивирование всего, от переписки сотрудников до электронных писем поставщиков, является частью передовой деловой практики.

2. Никогда не теряйте важные данные

   Сегодня мы отправляем по электронной почте больше конфиденциальных данных и документов, чем когда-либо прежде. Эти данные буквально охватывают каждый аспект нашей жизни, от личных медицинских карт до профессиональных контрактов и счетов. Архивирование электронной почты позволяет вам вести учет всего отправленного и полученного, гарантируя, что у вас всегда будет копия ваших сообщений и любых вложенных документов. Архивируя важные данные и документы, они безопасно хранятся в отдельной папке, а это означает, что у вас меньше шансов их удалить или потерять. Кроме того, легкодоступная цифровая копия ваших важных данных, особенно если вы перемещаетесь между несколькими устройствами, работами или странами, может быть спасением.

3. Быстрый доступ к важным данным

   Обеспечение безопасности данных — это одно, а доступ к этим данным, когда они вам нужны в спешке, — совсем другое. Архивация электронной почты, по сути, позволяет вам открыть папку архива и легко найти все, что вам нужно. Поиск по электронной почте Spike делает еще один шаг вперед, позволяя вам контролировать свои архивы и многое другое. Просто выполните поиск по ключевому слову или контакту, и вы сможете мгновенно найти то, что ищете. Кроме того, когда вы находитесь вдали от своих устройств, вы также можете использовать почтовое приложение Spike в своем веб-браузере и выполнять поиск в своих архивах так же, как дома.

4. Business Remain Compliant

   В самых разных отраслях безопасность и хранение данных имеют решающее значение, когда речь идет о соблюдении нормативных требований. В зависимости от вашей конкретной отрасли, будут определенные правила для соответствия архивации электронной почты и того, как хранить данные и документы, однако основная концепция заключается в том, чтобы держать эти сообщения под рукой. Архивирование электронной почты позволяет хранить эти данные таким образом, чтобы обеспечить легкий доступ и извлечение в исходном формате, что упрощает соблюдение требований к данным для вашего бизнеса.

5. Защитит ваш бизнес от возможных судебных разбирательств

   Если произойдет самое худшее, и ваш бизнес будет вовлечен в какие-либо судебные разбирательства, то архивирование электронной почты также обеспечивает запасной вариант для так называемого судебного разбирательства . Если данные из электронных писем и вложений нелегко получить, т. е. вы их удалили, то процесс извлечения этих данных из других источников может быть чрезвычайно дорогим и трудоемким. Архивирование электронной почты в ходе ваших бизнес-операций обеспечивает легкий доступ ко всему, что вам нужно (или может понадобиться).

    

---

Узнайте больше:

---

Как архивировать электронные письма

Если вы спрашиваете, как архивировать электронные письма в Spike, вам будет приятно узнать, что это очень просто и молниеносно. Вы можете архивировать как отдельные письма, так и несколько писем одним щелчком или нажатием, и это так же легко сделать на вашем рабочем столе, как и на вашем смартфоне.

 

На рабочем столе просто щелкните правой кнопкой мыши письмо (или выберите несколько писем), а затем выберите архив. На смартфоне просто проведите пальцем влево, а затем выберите архив. Если по какой-либо причине вы допустили ошибку, вы можете просто нажать «Отменить», и ваши письма будут возвращены в папку «Входящие».

См. дополнительную информацию о том, как архивировать электронные письма с помощью Spike.

 

Здесь мы рассмотрим, как архивировать электронные письма в Spike и на других платформах в удобной таблице:

 

Платформа	Настольный	Мобильный
Спайк	Щелкните правой кнопкой мыши по электронной почте или выберите несколько писем   Выбрать Архив   Найдите свои заархивированные письма в папке «Архив»	Проведите пальцем влево по электронной почте   Выберите Архив зеленым цветом   Найдите свои заархивированные письма в папке «Архив»
Gmail	Выберите электронные письма, которые вы хотите заархивировать, используя флажки слева    Выберите параметр Архивировать на панели инструментов   Электронное письмо можно найти на вкладке «Вся почта».	Коснитесь Архив внутри сообщения или проведите пальцем по сообщению вправо или влево в папке «Входящие»   Чтобы заархивировать несколько сообщений, выберите их и нажмите «Архивировать».
Yahoo	Выберите сообщение электронной почты или разговор (включая несколько сообщений)   Нажмите или коснитесь значка Архив	–
Apple Mail	Выберите одно или несколько сообщений   Нажмите кнопку Архивировать	Коснитесь Архивировать внутри сообщения   Пролистните сообщение вправо или влево из папки «Входящие»
Outlook	Нажмите «Файл» > «Инструменты очистки»   Нажмите Архив	В папке «Входящие» нажмите и удерживайте сообщение для значка архива.   Коснитесь значка Архив     Чтобы установить Архив в качестве параметра перелистывания, выберите «Настройки» > «Параметры перелистывания».
Тандерберд	Выберите электронное письмо, которое вы хотите Архивировать .Нажмите CTRL+A, чтобы выбрать все электронные письма.   Откройте меню Thunderbird.   Выберите Сохранить как > Файл   Выберите папку, в которой должны быть сохранены электронные письма (назовите это Архив )	–

 

 

Где найти ваши архивные электронные письма

Фото Майкла Дзидзича на Unsplash

 

В большинстве случаев вы найдете свои заархивированные электронные письма в специальной папке с пометкой Архив . Для некоторых приложений вам нужно будет настроить эту папку заранее, однако это редко бывает сложно, и вы можете просто следовать приведенным инструкциям.

 

Если вы пытаетесь найти заархивированные электронные письма в Spike, просто щелкните свой аватар в верхнем левом углу приложения, и вы увидите все свои дополнительные папки, такие как «Архив». Проверьте здесь для получения дополнительной информации о том, где найти ваши заархивированные электронные письма.

 

Откройте для себя возможности самой современной электронной почты и узнайте, как легко архивировать с помощью Spike, загрузите приложение сегодня. Ознакомьтесь с последними новостями о продуктивности, творчестве и совместной работе в блоге.

 

Часто задаваемые вопросы по архивированию электронной почты

Зачем архивировать электронные письма?

Основная причина архивирования электронной почты — сохранить ваш почтовый ящик чистым и свободным от отвлекающих факторов. Однако архивирование электронной почты также можно использовать для обеспечения того, чтобы важные электронные письма не были удалены, для хранения записей сообщений, которые могут понадобиться позже, и для хранения документированных доказательств конкретных разговоров или файлов, которые были отправлены и получены. Архивирование электронной почты также может быть важно для соблюдения законодательства в определенных отраслях, а также для защиты вас от потенциальных юридических проблем.

 

Что такое архив в электронной почте?

Архив электронной почты обычно представляет собой отдельную папку в вашем почтовом клиенте. Здесь любое электронное письмо, которое вы архивируете, может быть сохранено и использовано снова, когда вам это нужно. Однако существуют и другие методы архивирования электронной почты, например, используемые на больших серверах. Часто об этом заботятся автоматически, отправляя необработанные данные на сервер, предназначенный для архивирования электронной почты и других файлов.

Как архивировать электронные письма?

Обычно вы можете архивировать электронные письма одним щелчком мыши, и, в зависимости от используемого вами программного обеспечения, это часто можно найти с помощью правой кнопки мыши или в раскрывающихся меню. Архивирование должно быть быстрым и простым, поэтому важно обеспечить легкий доступ к функциям архивирования.

Как найти заархивированные электронные письма?

Обычно ваш почтовый архив находится вместе с другими папками для хранения электронной почты, такими как «Отправленные», «Спам» и «Черновики», однако это зависит от используемого вами приложения или программного обеспечения. Когда вы войдете в эту папку, вы увидите все электронные письма, которые вы заархивировали, обычно отсортированные по дате их отправки / получения или даты, когда вы их заархивировали. Это означает, что должно быть легко найти конкретные электронные письма по дате, однако обычно у вас также будет возможность поиска по ключевому слову или теме электронного письма.

Команда Спайка Команда Spike пишет о производительности, управлении временем и будущем электронной почты, обмена сообщениями и совместной работы.

#Программы #Чат #Электронное письмо #Советы

Что такое архивирование данных? Определение и преимущества

Определение

Безопасное архивирование данных — это процесс сбора старых данных и перемещения их в защищенное место, чтобы при необходимости их можно было извлечь в ходе криминалистического расследования данных.

Архивы отличаются от резервных копий. При архивировании данных информация перемещается, чтобы освободить ресурсы хранения. При резервном копировании рабочие данные копируются, чтобы их можно было восстановить в случае сбоя системы или аварии.

Многие стандарты соответствия и нормативные требования требуют архивов данных, но они также могут быть полезны во время аварийного восстановления и криминалистических расследований.

Кто должен использовать архивирование данных?

Любая организация, которая собирает и хранит значительный объем данных, должна архивировать их. Некоторые специальные нормативные стандарты (такие как PCI-DSS, HIPAA, SOX) устанавливают требования к частоте и сроку хранения. Но каждая организация сама определяет, когда следует архивировать данные, как долго они хранятся, прежде чем их можно будет перезаписать или уничтожить, и где их следует хранить. Архивные данные можно использовать для аварийного восстановления, но в основном они полезны после киберинцидентов во время криминалистических расследований.

Организации, не располагающие большим объемом данных, могут использовать простые резервные копии вместо архивов. Но большинство предприятий накапливают большие объемы данных по мере своего роста. Неиспользуемые старые данные могут без необходимости занимать терабайты памяти.

Архивирование данных освобождает место для хранения новых данных, что полезно для организаций с ограниченным пространством для хранения. Архивируя файлы, сообщения электронной почты и записи базы данных, организации могут высвободить место, не рискуя нарушить нормативные стандарты или потерять ценную информацию, которую необходимо будет проверить в будущем.

Как работает архивирование данных

Помимо стандартного архивирования, идея архивирования данных начинается с определения администраторами файлов и данных, которые больше не используются и могут быть перемещены. Тип используемого пространства для хранения может быть дешевле и медленнее, но он должен быть безопасным и доступным, когда необходимо просмотреть архивы. Перемещая данные в более дешевое хранилище, организация может сэкономить деньги и выделить более быстрое хранилище для более важных данных. Этот процесс также может повысить производительность за счет сокращения времени, которое требуется сотрудникам для открытия файлов и доступа к данным.

Поскольку заархивированные данные больше не используются, большинство администраторов хранят их в режиме только для чтения, чтобы их нельзя было изменить. Создание безопасных архивов данных в режиме только для чтения служит для сохранения их целостности, если они потребуются в ходе расследования после утечки данных или нарушений. Это также не позволяет злоумышленникам изменять данные, чтобы скрыть свои следы после компрометации.

Защита архивов данных так же важна, как и сохранение их неизменными. Злоумышленники знают, что в архивах содержится огромное количество информации об интеллектуальной собственности организации, внутренних сообщениях и финансовых данных. Эти архивы данных являются мишенью для злоумышленников, которые получают доступ к сетевым учетным записям с высоким уровнем привилегий или используют уязвимости, которые дают им доступ к архивным данным.

Выбор носителя для хранения архивов зависит от организации, и решение обычно зависит от его удобства, надежности и доступности. Организации традиционно использовали магнитную ленту из-за ее способности хранить гораздо больше данных, чем другие носители, но ленточные устройства, как правило, медленнее. Тем не менее, этот носитель по-прежнему является стандартным для некоторых организаций, которым требуется недорогой способ хранения больших объемов данных в небольшом пространстве.

Подключенные сетевые диски также распространены, но этот носитель намного дороже. Сетевому хранилищу требуется недвижимость для его размещения и дорогостоящее оборудование для его защиты и обслуживания. Но, в отличие от большинства ленточных систем, сетевые диски предлагают защищенные архивы данных, которые легко доступны, если организации или следователям когда-либо понадобится получить к ним доступ.

Третий распространенный вариант — облачное хранилище. Облачное хранилище имеет преимущества доступности и низкой стоимости, но скорость зависит от пропускной способности организации и скорости сети. Многие организации перешли на облачное хранилище из-за его удобства и экономии, но организация по-прежнему несет ответственность за обеспечение безопасности данных.

В рекомендациях по архивированию данных обычно рекомендуется использовать программное обеспечение для автоматизации процесса. Функции и возможности, предлагаемые программным обеспечением для архивации, зависят от поставщика, но большинство из них имеют стандартные функции для каждой платформы. Администратор настраивает время, место и данные, которые должны быть заархивированы, а программное обеспечение делает все остальное. Необходимо создать политику архивирования, чтобы определить правила перемещения данных. Используя политики архивирования, администратор гарантирует, что данные, перемещаемые в место хранения, соответствуют правильным нормативным стандартам и требованиям.

В сочетании с другими правилами архивирования также необходима политика хранения. Политика хранения определяет время, в течение которого архив остается доступным, прежде чем данные могут быть перезаписаны или уничтожены. Как правило, политика хранения резервных копий составляет около 30 дней, но архивные данные могут храниться дольше, прежде чем они будут уничтожены. Некоторые организации годами хранят архивные данные, прежде чем носители будут заменены или архивы будут удалены. Для наиболее конфиденциальных данных архивы никогда не могут быть перезаписаны или уничтожены. Стандарты архивации и соответствия могут иметь требования к политике хранения, поэтому организациям следует убедиться, что эта конфигурация не нарушает какие-либо нормативные стандарты.

Преимущества политики безопасного архивирования данных

Два основных преимущества архивирования данных — это экономия средств и возможность высвобождения более быстрых устройств хранения. Архивные данные можно хранить на более дешевых устройствах хранения, при условии, что эти устройства надежны и защищены от сбоев. Чтобы архивы не пострадали от сбоев устройств, они могут быть частью процедур резервного копирования или храниться в облаке, где провайдер обеспечивает надежность оборудования.

Освобождение более быстрых устройств хранения также экономит деньги организации. Вместо того, чтобы покупать больше устройств хранения, организация может архивировать данные и освобождать текущее пространство для новых данных.

Администраторы должны знать, какие данные архивируются, чтобы этот процесс не мешал производительности пользователей. Файлы, созданные много лет назад, могут использоваться каждый день, поэтому их не следует архивировать. Сообщения электронной почты также могут подпадать под этот же сценарий. Сообщения электронной почты, которые пользователи сохраняют в своем почтовом ящике, не должны архивироваться, но сообщения, которые пользователям больше не нужны, могут быть перемещены в систему архивирования электронной почты вместо того, чтобы оставаться на сервере электронной почты.

В чем разница между архивами и резервными копиями?

Люди часто путают архивы данных с резервными копиями, и эти два термина часто — хотя и неправильно — используются взаимозаменяемо. Хотя и то, и другое важно, архивы и резервные копии используются для разных целей. Вот несколько ключевых отличий.

В то время как резервные копии сохраняют копию данных, архивирование перемещает их в новое место, чтобы освободить место.

Резервные копии имеют решающее значение для соответствия требованиям, аварийного восстановления и непрерывности бизнеса. Архивы, с другой стороны, необходимы для соблюдения. Некоторые организации могут одновременно использовать архивные данные и резервные копии — резервное копирование архива помогает обеспечить его целостность.

Если для соответствия требованиям требуются архивы, организация должна убедиться, что политики хранения, изложенные в стандартах, соблюдаются, чтобы избежать штрафов. И резервные копии, и архивы должны быть надлежащим образом защищены.

Неэффективная защита от кибербезопасности может сделать все архивные данные доступными для кибератак. Утечка данных в архиве может нанести ущерб целостности бизнеса и репутации бренда. Будь то резервные копии или архивы, убедитесь, что эти файлы надежно защищены от злоумышленников и их эксплойтов.

Что такое архивирование электронной почты? Узнайте, что это такое и лучшие практики

Архивация электронной почты сохраняет электронную почту в формате, который можно хранить в цифровом виде, индексировать и искать. Узнайте, как это работает, и ознакомьтесь с передовыми методами архивирования электронной почты.

Прочитайте больше

Решение для корпоративного архива Proofpoint

Узнайте, как корпоративные облачные решения Proofpoint для архивирования данных и электронной почты помогают легко обнаруживать электронные данные и сохранять важные данные в вашей организации.

Прочитайте больше

Gartner Magic Quadrant Сравнение решений для архивирования корпоративной информации

«Магический квадрант» Gartner представляет собой качественный анализ технологических игроков на рынке корпоративного архивирования информации. Лидеры имеют самые высокие комбинированные показатели способности исполнять и полноты видения.

Прочитайте больше

Почему важно архивировать весь электронный контент

Безопасное архивирование данных — это сбор старых данных и их перемещение в защищенное место. Узнайте об архивировании данных, передовых методах и многом другом с помощью Proofpoint.