Штирлиц — Сеть печатных салонов в Перми

Весь комплекс печатных услуг в Перми. Общирная сеть печатных салонов в Перми. Цифровая печать, цветное и черно-белое копирование документов, сканирование документов, ризография в Перми

Стили заголовков трех уровней: Нумерация заголовков — Служба поддержки Майкрософт

Урок 28. Заголовки в документе. Структура документа – Эффективная работа в MS Office

Мы прошли несколько уроков по многоуровневым спискам. Наиболее распространённый вид многоуровневого списка – это Заголовки в документе. И наиболее часто встречающие проблемы у пользователей – неумение правильно работать с заголовками.

На уроке 27 я привела 3 правила работы со списками, которых я придерживаюсь неукоснительно:

  1. Всегда работать только с кнопкой «Многоуровневый список»
  2. Если надо изменить формат списка, то курсор надо поставить на самый первый пункт форматируемого списка (то есть не надо приступать к форматированию списка, если вы не находитесь на первом
  3. Всегда работать с отступами и выступами только в диалоговом окне «Определение нового многоуровневого списка», которое вызывается кнопкой «Многоуровневый список

По окончании урока вы сможете:

  1. Определять Заголовки в документе
  2. Работать в области задач Структура документа

1.

  Заголовки в документе

Скачайте документ тут. Откройте документ (очень скучный текст, но мне не приходится выбирать). Преимущество данного документа – это наличие всего лишь трёх страниц. Но это такая редкость в моей работе. Обычно количество страниц начинается от 20, и далее прекрасному нет предела.

Напомню на всякий случай:

  1. Включите режим Непечатаемые символы
  2. Откройте область задач Стили
  3. Проследите за месторасположением Панели быстрого доступа (см. Урок 19)

Первый абзац я выделила красным цветом. Это название документа. Пусть таким и остаётся.

Полужирные абзацы – это будут Заголовки первого уровня.

Абзацы прямого начертания – это будут Заголовки второго уровня.

От этой исходной ситуации начнём работать.

Шаг 1.    Выделите абзац «Область и порядок применения правил» (как это делать, см. Урок 2. Например, щёлкните один раз по полосе выделения, ведь абзац состоит из одной строчки)

Шаг 2.     Задайте многоуровневый список. Лента Главная → группа команд Абзац → кнопка Многоуровневый список → Библиотека списков → Список «Заголовок»:

Эта иконка вам даже подмигнёт:

Получили такую картину:

Абзац отметился номером «1» и:

  1. получил интервал до абзаца 12 пт,
  2. покрасился в синий цвет,
  3. стал называться «Заголовок 1».

Вы заметили, что в области задач Стили появился новый стиль «Заголовок 2»?

Шаг 3.  Выделите следующие два абзаца (я советую вам периодически обращаться к уроку 2 и тренироваться в различных способах выделения. Время, затраченное на эти тренировки, окупится в вашей будущей работе):

Шаг 4.  А теперь переместите курсор в область задач Стили и щёлкните по стилю «Заголовок 2»:

Вы заметили, что в области задач Стили появился новый стиль «Заголовок 3»?

Делаем вывод из первых 4-х шагов.

Главное правило
при работе
с Заголовками		Самый первый заголовок обязательно назначать кнопкой Многоуровневый список

В этом случае все 9 уровней заголовков будут привязаны к общей нумерации, и заголовки следующих уровней смело можно назначать из области задач Стили. И вас не будет донимать головная боль.

Шаг 5.    Выделяем первый заголовок 1 уровня и изменяем его внешний вид:

  1. Полужирное начертание
  2. Цвет – чёрный
  3. Размер шрифта – 14 пт
  4. Интервал после абзаца – 12 пт.

Вы обратили внимание на чёрный маленький квадратик напротив абзаца, которому присвоен стиль «Заголовок 1»? На уроке 10 мы познакомились с Диалоговым окном Абзац. Продолжим это приятное знакомство.

Шаг 6.    Лента Главная → группа команд Абзац → копка группы:

Обратите внимание на активную кнопку на Панели быстрого доступа. Она нам ещё пригодится.

Щёлкните по второй закладке диалогового окна Абзац. На первой закладке мы задавали отступы и интервалы. На второй закладке «Положение на странице» мы определяем положение абзацев относительно друг друга и относительно страницы:

Это очень интересная закладка, которая даёт нам отличные возможности. Я посвящу этой закладке отдельный урок, и вы поймёте, почему я никогда не использую режим «Разрыв страницы». И вам не советую.

Итак, снимите галочки, как показано на картинке и нажмите ОК:

Получили такую картинку:

Обратите внимание:

  1. Кнопка на Панели быстрого доступа не активна
  2. Чёрный квадратик напротив абзаца исчез.
ВыводКнопки на Панели быстрого доступа позволяют изменить положение абзаца относительно друг друга и относительно страницы (без вызова диалогового окна Абзац)

 

Чёрный квадратик ‒ это непечатаемый символ, который сигнализирует о возможном положении абзаца на странице.

Шаг 7.    Сохраняем изменения в характеристике стиля «Заголовок 1»:

  1. Перемещаем курсор в область задач Стили на название стиля «Заголовок 1»
  2. Щёлкаем по кнопке выпадающего меню на названии стиля «Заголовок»
  3. Выбираем команду «Обновить «Заголовок 1» в соответствии с выделенным фрагментом»

Эту операцию мы делали на уроке 11.

А теперь, вооружённые знанием про кнопочки на панели быстрого доступа, отформатируем заголовок второго уровня

Шаг 8.

    Выделяем заголовок второго уровня изменяем его внешний вид:

  1. Полужирное начертание
  2. Цвет – чёрный
  3. Размер шрифта – 12 пт
  4. Выравнивание – по ширине
  5. Две круглые кнопки на Панели быстрого доступа – отжать.
  6. Интервал до абзаца – 0 пт
    Интервал после абзаца – 6 пт.

Вот видите, обошлись без вызова диалогового окна Абзац. Хорошо, что есть настроенная Панель быстрого доступа (см. Урок 18 и Урок 19).

Шаг 9.    Сохраняем изменения в характеристике стиля «Заголовок 2»:

  1. Перемещаем курсор в область задач Стили на название стиля «Заголовок 2»
  2. Щёлкаем по кнопке выпадающего меню на названии стиля «Заголовок 2»
  3. Выбираем команду «Обновить «Заголовок 2» в соответствии с выделенным фрагментом»

Шаг 10. Пробегаемся по всему документу и присваиваем соответствующие стили соответствующим абзацам:

Тяжело в учении – легко в бою, как говорил гениальный Суворов.


Я только что заново отформатировала файл в соответствии с этим уроком и потратила на это 1,5 минуты.
На документ из 600 страниц я потратила два часа, но там стилей было побольше.

А теперь переходим к самому главному понятию в идеологии Word – СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА. Большая просьба – не закрывать документ и перейти в самое начало документа.

2. Структура документа

Вы не забыли, что Заголовок – это встроенный стиль? А встроенные стили доброжелательные разработчики отформатировали в соответствии со своими предпочтениям (см. Урок 13). Тогда почему мы так подробно занимались встроенным стилем Заголовок?

Ну, во-первых заголовки встречается практически в любом документе, а во-вторых именно встроенные Заголовки определяют структуру документа.

Шаг 1.    Пройдите путь: лента Вид → группа команд Показать → команда Область навигации:

Кстати, эту команду при помощи правой клавиши мыши можно добавить на Панель быстрого доступа.

Получили такую картину (на следующих скриншотах я отключу область задач стили):

Получается, что на сером окне весь документ за исключением первого абзаца. Но первый абзац мы не трогали, не меняли.

ВыводВ область Навигации попадают только абзацы, которым присвоен стиль Заголовок любого уровня (уровней 9)

И что это нам даёт?

Шаг 2.    Щёлкайте в области навигации по любому заголовку и вы увидите, что курсор в документе послушно встал в начале выбранного заголовка:

Шаг 3.    Нажмите ПМ на любом заголовке в области Навигация:

В контекстном меню выберите команду Свернуть все. Получим такую картину:

Шаг 4.    И для развлечения: нажмите ЛМ на шестой заголовок и, не отпуская ЛМ перетащите его на место после первого заголовка:

Мышку оставили в покое и делаем вывод.

ВыводВ области Навигация мы можем перетаскивать по документу заголовки вместе с содержимым.

А это часто бывает нужно при создании и форматировании документа.

Теперь вы сможете:

  1. Определять Заголовки в документе
  2. Работать в области задач Структура документа

Разумеется, я рассказала не о всех возможностях области Навигация. Постепенно знания будем наращивать. Но самое главное, что можно открывать сезон охоты в программе Point. Ведь структура документа удивительным образом поможет нам при создании презентации.

Создание стилей для заголовков и многоуровневых списков в Word

Обновил и проверил корректность создания списков 28.02.2010 г. (А.К.)

 

Последний месяц я плотно занимался разработкой шаблонов для создания программных документов, предусмотренных ГОСТами: техническое задание на программу, руководство пользователя, описание применения и других. Казалось бы, ничего сложного в этой деятельности нет. Вставляй нужные разделы, разрывы страниц, поля для будущего текста.

Однако у меня возникли сложности с оформлением документов, а конкретно — со стилями заголовков и многоуровневых списков.

 

Согласно государственным стандартам, заголовки в документе должны начинаться с определенного абзацного отступа, оформляться единообразным шрифтом, и не иметь точки после последней цифры в нумерации. Кроме того, есть и другие требования к оформлению, которые нужно учитывать.

 

Опытный пользователь редактора Word, возможно, усмехнется и скажет: да что здесь сложного? Ввел текст для заголовка, придал ему нужный шрифт и форматирование либо применил к нему стиль заголовка нужного уровня и нажал кнопку «Нумерация» на панели форматирования. Всё так, но в итоге в документе образуется множество различных неупорядоченных стилей, в которых можно потеряться и которые никак не способствуют улучшению внешнего вида документа. А ведь есть еще и многоуровневые списки, представляющиеся многим совершенно запутанными и непонятными в применении.

 

В этой заметке я расскажу о своем способе укрощения заголовков и многоуровневых списков, создав для них соответствующие стили. Настоятельно рекомендую использовать стили при создании любых документов. Создание стиля займет всего несколько минут, но при последующем форматировании текста документа созданный вами стиль сэкономит массу времени и нервов.

 

Итак, передо мной стояла задача использовать в документе нумерованные заголовки четырех разных уровней для обозначения разделов документа. Эти разделы должны были иметь также свои нумерованные подразделы. Вот образец правильных многоуровневых нумерованных заголовков:

 

 

Первым делом, сохраняем новый документ как шаблон (расширение .dot). И работаем уже с этим шаблоном.

Следующее, что необходимо сделать, это отредактировать стандартные стили заголовков, встроенные в наш шаблон. Для того, чтобы увидеть используемые стили в шаблоне или документе, выберите из пункта меню

«Формат» (Format) подпункт (команду) «Стили и форматирование» (Styles and Formatting). Справа от рабочей области программы появится одноименная область задач, как на скриншоте ниже:

 

 

Стандартно отображаются основные стили трехуровневых заголовков и стиль «Обычный», то есть стиль простого текста документа. Чтобы отобразить больше стилей в этой области, вы можете выбрать в раскрывающемся списке «Показать» (Show) в нижней части области задач параметр «Специальное» (Custom). Откроется вот такое диалоговое окно:

 

 

Если задана категория «Доступные стили» (Available Styles)

, то в области «Отображаемые стили» будут отображены только те стили, которые использованы при создании данного документа. Обычно галочками отмечены три уровня заголовков. Если вам нужно использовать четвертый уровень заголовка, то отметьте флажком «Заголовок 4». Вполне возможно, что в области «Отображаемые стили» не будет такого стиля. В этом случае выберите категорию «Все» (All Styles) и отметьте флажками только заголовки с 1 по 4 и стиль «Обычный», а также те стили, которые были созданы лично вами. Закройте окно «Настройки формата» щелчком мыши на кнопке ОК.

 

Вторым нашим шагом будет тонкая настройка стилей заголовков. Заголовкам изначально присвоены шрифты с разным форматированием. Для создания программного документа, согласно ГОСТам, необходимо использовать единый шрифт для всего документа. Я использую шрифт Times New Roman 14 пт для стиля «Обычный». Для заголовков я тоже буду использовать этот шрифт, изменяя лишь его размер и интервалы.

 

Чтобы изменить стиль заголовка, наведите указатель мыши на «Заголовок 1» в области задач. Надпись отобразится в рамке и справа от нее появится кнопка с треугольником. Щелкните по этому треугольнику, и перед вами откроется контекстное меню для данного стиля. Выберите в нём команду «Изменить» (Modify), и появится диалоговое окно «Изменение стиля».

 

 

В поле «Основан на стиле» (Style based on) выберите из раскрывающегося списка значение «Нет» (No style). Поле «Стиль следующего абзаца» (Style for following paragraph) оставьте без изменения. Затем нажмите кнопку «Формат» в нижней части окна и выберите нужные команды для изменения настроек. Для изменения шрифта используйте команду «Шрифт», для изменения абзацного отступа и интервалов предусмотрена команда «Абзац». Произведите требуемые вам изменения. Я, например, для «Заголовка 1» установил следующие параметры: шрифт — Times New Roman полужирный 18 пт, абзац — выравнивание по левому краю, отступ первой строки на 1,5 см, интервал перед 0 пт, после 3 пт, междустрочный двойной, табуляция — установить 3,5 см с левого края без заполнителя.

 

Если вы хотите применить произведенные изменения для шаблона, на основе которого вы потом будете создавать ваши документы, то поставьте флажок в поле «Добавить в шаблон» (Add to template), иначе все эти изменения будут применены лишь к активному в данный момент документу.

 

Аналогично я изменил стиль оставшихся заголовков, соответственно уменьшив для каждого из них размер шрифта: «Заголовок 2» — полужирный 16 пт, «Заголовок 3» — полужирный 15 пт, «Заголовок 4» — полужирный 14 пт.

 

Таким образом, я настроил нужные мне в шаблоне стили заголовков. Теперь необходимо было создать стиль для многоуровневых списков.

 

Из пункта меню «Формат» выберите команду «Список» (Bullets and Numbering). Откроется одноименное диалоговое окно. Перейдите на вкладку окна «Список стилей» (List Styles) и нажмите кнопку «Добавить» (Add). Перед вами откроется окно «Создание стиля» (New Style) со знакомым интерфейсом и кнопками:

 

 

Обратите внимание на поле «Применить форматирование к» (Apply formatting to). Стандартно там будет установлено значение «Уровень 1». Задавая форматирование нумерации, вы применяете его исключительно к стилю «Заголовок 1». Соответственно, выбрав в этом поле следующее значение — «Уровень 2» — вы должны задать и для него то форматирование, которое ранее было задано для «Заголовка 2».

 

В поле «Имя» (Name) введите название вашего стиля (пусть будет «Нумерация_заголовков»). Затем нажмите кнопку «Формат» в нижней части окна. Доступными будут всего лишь три команды: «Шрифт», «Нумерация» и «Сочетание клавиш».

 

Выберите команду «Нумерация» (Numbering) и перед вами откроется диалоговое окно «Список». Щелкните мышью на любом образце списка и кнопка «Изменить» (Customize) в нижней части окна станет активной. Нажмите ее. Откроется новое окно, показанное на скриншоте ниже.

 

 

В этом окне нам предстоит настраивать стили нумерации каждого из заголовков. Выберите нужный уровень, например, 1. В окне отобразятся параметры, применяемые к данному уровню. Здесь вы можете настроить шрифт нумерации, абзацный отступ. Если это окно открылось в кратком виде, нажмите кнопку «Больше» (More) и будут доступны дополнительные параметры для настройки.

 

Выберите команду «Шрифт». Перед вами появится уже знакомое диалоговое окно, в котором установите такие же параметры, которые вы задавали для «Заголовка 1» (Times New Roman, полужирный, 18). Обязательно снимите все флажки в группе «Видоизменение» (Effects) — они будут бледного цвета, задайте цвет текста, отсутствие подчеркивания и проверьте все остальные настройки в других вкладках окна.

 

В группе «Положение номера» (Number Position) установите положение по левому краю на 1,5 см. В группе «Положение текста» (Text Position) установите табуляцию после 3,5 см, отступ 0 см. Выберите из открывающегося списка в параметре «Связать уровень со стилем» (Link level to style) значение «Нет». Значение в поле «Символ после номера» (Follow number with) оставьте как есть — знак табуляции.

 

После выбора второго уровня для списка, у вас в поле «Формат номера» может быть отображена буква или иной символ. Для наших же целей (создание шаблона по ГОСТу) вам нужно стереть имеющееся в поле значение, затем в поле «Предыдущий уровень» выбрать значение «Уровень 1», чтобы у нас для второго уровня заголовка появилась первая цифра, поставьте точку и в поле «Нумерация» выберите значение «1,2,3» — в поле «Формат номера» после цифры с точкой появится следующий номер 1.

Снова нажмите кнопку «Шрифт» и установите те же значения, которые вы устанавливали для стиля «Заголовок 2» (Times New Roman, полужирный, 16).

Повторите эти действия для остальных 2 уровней: 3 и 4.

Обратите внимание, когда будете настраивать заголовки 3 и 4, что вы должны сначала стереть поле «Формат номера», последовательно выбрать имеющиеся значения в поле «Предыдущий уровень»: сначала «Уровень 1», поставить точку, затем «Уровень 2» (а для Заголовка 4 — и «Уровень 3») и далее выбрать значение «1,2,3».

По окончании нажмите кнопку ОК. В области задач «Стили и форматирования» появится новый элемент (стиль) с вашим именем «Нумерация_заголовков».

 

Теперь, чтобы эти стили и списки корректно работали в новых документах, основанных на данном шаблоне, необходимо защитить стили шаблона от изменений. Для этого в меню «Формат» выберите команду «Защитить документ». Справа откроется область задач «Защита документа»:

 

 

В разделе «Ограничение на форматирование» установите флажок «Ограничить набор разрешенных стилей» и нажмите ссылку «Настройка». Откроется диалоговое окно «Ограничение на форматирование». Установите флажки в этом окне на имеющиеся в вашем шаблоне стили (которые вы создали или которые вы хотите иметь). В нашем случае это 4 уровня заголовков и стиль «Нумерация_заголовков». Нажмите кнопку «ОК». Диалоговое окно закроется и появится диалог с вопросом: «Возможно, документ содержит запрещенные стили или форматирование. Удалить их?». Выберите «Да». После всего этого нажмите кнопку «Да, включить защиту». Пароль задавать необязательно (на ваше усмотрение).

Вот теперь все документы, которые будут создаваться на основе этого шаблона, будут иметь только те стили, которые вы разрешили к использованию.

 

Последнее, что нам потребуется сделать — проверить на практике работу стилей. Для этого создайте новый документ на основе этого шаблона, введите в документ несколько строк какого-нибудь текста. Введите не меньше семи строк, чтобы проверить разные уровни заголовков. Поставьте курсор мыши на первую строку текста и примените к ней стиль «Заголовок 1».

Применить стиль буквально означает следующее: поставьте курсор в строке, стиль которой вам нужно изменить. В области задач «Стили и Форматирование» щелкните мышью на нужном стиле. Стиль будет применен к строке.

Затем примените к этому же тексту созданный вами стиль «Нумерация_заголовков». Повторите эти действия в заданной последовательности (Заголовок -> Нумерация_заголовка) для остальных строк, каждый раз применяя для них разные уровни. Должен получиться примерно такой вот иерархический список:

 

 

Как вы можете заметить, в нижней части окна у меня отобразился уровень «Заголовок 2», но с нарушенной нумерацией — 1.1. Такое бывает. И исправить это очень легко. Достаточно щелкнуть правой кнопкой мыши на этом номере, чтобы отобразилось контекстное меню. Выберите в этом меню команду «Продолжить нумерацию» (Continue previous list) и заголовок получит правильный номер, в данном случае — 2.2.

 

Надеюсь, вы поняли, как создаются стили и как они модифицируются. Также искренне надеюсь, что эта заметка поможет вам создавать правильные стили заголовков и красиво, а главное единообразно оформлять ваши документы.

 

В качестве образца прикрепляю получившийся у меня шаблон с настроенными стилями заголовков и списка:

Образец шаблона ГОСТ_тест.dot

 

Ссылки по теме:

  • Копирование стилей из одного документа в другой
  • Как изменить формат сносок

Word: Заголовки и стили | Bakersfield College

Структура заголовков является одним из наиболее важных элементов доступности. Заголовки структурируют документ и помогают читателю понять структуру и найти необходимую информацию. В Word заголовки устанавливаются с помощью «Стили». Это гарантирует, что вспомогательные технологии, такие как программы чтения с экрана, будут уведомлять слушателя о заголовке. Это также упрощает навигацию и улучшает рабочий процесс.

Иерархия заголовков

Заголовок нужен каждому документу 1. Используйте дополнительные заголовки, чтобы структурировать документ и упростить навигацию по нему. Иерархическая структура документа примерно такая:

  • Заголовок 1 — заголовок страницы или основное содержание. Там обычно только 1.
  • Заголовок 2 – заголовок основного раздела.
  • Заголовок 3 – заголовок подраздела основного раздела.
  • Заголовок 4 – подраздел подраздела Заголовка 3 и так далее до Заголовка 6.

Заголовки должны быть в последовательном порядке, не пропускать заголовок .

Пример заказа заголовка:

  • Заголовок 1
    • Рубрика 2
      • Рубрика 3
        • Рубрика 4
      • Рубрика 3
      • Рубрика 3
    • Заголовок 2
      • Рубрика 3

Адаптировано из WebAim Techniques for Word.

Стили заголовков

Начнем с заголовка документа, так как это будет ваш Заголовок 1. Чтобы сделать заголовок Заголовком:

  1. Щелкните курсором или выберите Текст Заголовка 1 (ваш заголовок)
  2. На ленте вкладки «Главная» на панели стилей выберите «Заголовок 1».

Для последующих заголовков:

  1. Либо щелкните курсором, либо выберите текст заголовка.
  2. На ленте вкладки «Главная» выберите заголовок, соответствующий этому уровню.
  3. Не пропускайте заголовки.

Персонализация стиля заголовка

Если вам не нравится шрифт, цвет или другие аспекты стиля заголовка по умолчанию, нет проблем. Вы можете изменить стиль. Обновите шрифт, цвет шрифта, размер шрифта, размер пробела до и после и многое другое.

Процедура изменения стиля

Щелкните правой кнопкой мыши стиль среди стилей на ленте или используйте раскрывающееся меню на панели стилей и выберите Изменить стиль.

Стили > Щелкните правой кнопкой мыши > Панель ModifyStyle > Раскрывающийся список

Измените шрифт, цвет, размер и т. д. Вы можете увидеть, как это будет выглядеть в окне предварительного просмотра.