Почему все так любят пошаговые инструкции, а они не работают
Всем нам сотни раз попадались статьи, тренинги, книги с такими названиями, как «Пошаговая инструкция, как сделать бизнес», «10 шагов, как заработать миллион» или «Простой алгоритм достижения счастья». Такие заголовки нам нравятся и притягивают наше внимание. И безумно хочется воспользоваться этими волшебными советами.
Однако я вынужден вас разочаровать – они не работают в жизни. Совсем не работают.
Так почему же с одной стороны нас влекут подобные темы, а с другой их нельзя повторить? Как относиться к инструкциям и как извлекать из этого больше пользы, чем мы привыкли?
Об этом речь и пойдет далее.
Что такое инструкция? Это понятная последовательность действий обусловленная причинами или шаблон действий для достижения определенного результата. Инструкция не приемлет отклонения от последовательности действий.
Самый простой пример. Настройка каналов телевизора. Вы заходите в нужный пункт меню, находите автонастройку и запускаете поиск каналов. Все готово. Работает? – Конечно работает.
Подобных инструкций великое множество и все они связаны зачастую с неодушевленными предметами – компьютерами, телефонами, микроволновками… Или с одушевлёнными предметами, но там, где отсутствуют выбор. Например туристический путеводитель по городу в котором проложен маршрут от музея до театра. Пройдите 500 метров прямо, сверните направо, через 300 метров поверните налево
.
Все узнали такие инструкции? Наверняка.
Чем они хороши – они понятны, просты, последовательны, не подвергаются сомнениям и достижимы. Люди к ним настолько привыкли, что начинают примерять их в области, где инструкции ничего не дают.
Инструкции неприемлемы в отношениях между людьми. В бизнесе, а бизнес это прежде всего отношения между людьми, в семье и дружбе…
Такие инструкции неприемлемы в условиях неопределенности, например в творчестве. В тех сферах, где задействовано сознание человека.
Отсюда мы получает разочарование от следования инструкциям для достижения своих целей. «Я попробовал, но у меня не получилось построить бизнес», «Наверное в этой инструкции, чего-то не хватает, поэтому я не смог повторить маркетинговую кампанию»…
Люди совершают 2 главные ошибки, пытаясь скопировать пошаговые алгоритмы или шаблоны других людей. Во первых – это привычка воспринимать инструкции как догмы, а не как личный опыт создателя инструкций. Во вторых – не наполняют эмоциональным смыслом реализацию своей задачи на основе инструкции.
Абсолютно не верной является позиция «Сейчас я все сделаю, как указано в пошаговом алгоритме и у меня все получится – я найду новых клиентов, я напишу статью, я разработаю новый продукт». Это слепое копирование не дает возможности вашему сознанию проявить себя и создать, что-то новое. А ведь в этом и смысл нашего сознания. Поэтому единственной правильной мыслью, которая должна вас посетить при использовании чужого шаблона «У этого человека получилось это сделать и он прошел следующие шаги. Как сделать так, чтобы у меня получилось еще лучше на основе его опыта. Что я могу взять из аге опыта, а что я могу изменить или усовершенствовать. Я понимаю, что так как у него у меня не получится, но я могу и должен сделать еще лучше.» У любой задачи существуют множество решений и путей ее достижения. Шаблон в этом случае это всего лишь один из множества возможных вариантов.
Мы не задаем себе еще одного главного вопроса. «Что чувствовал создатель инструкции, когда проходил все ее шаги по достижению результата?» Он испытывал грусть, тоску, нежелание действовать, усталость, лень или же наоборот он испытывал тягу к познанию, интерес к задаче, озарение и воодушевление. Что на самом деле сделало возможным создание пошаговой инструкции? Это один из важнейших вопросов. Потому что нами движут не инструкции, а именно эмоции. В определенных обстоятельствам мы способны свернуть горы и достичь намеченных целей. При этом мы явно не испытываем грусть и точно не испытываем безразличия. Мы находимся на эмоциональном подъеме. Не в этом ли ответ на вопрос, почему люди достигают результатов.
Так ли нужен нам чужой алгоритм для решения задач? Или нам необходима всего лишь вера в успех и эмоциональный заряд, а остальное мы найдем как сделать. Или напротив когда у нас на руках инструкция, но нет желания ею воспользоваться, способны мы достичь чего-то?
Что такое инструкция? Это рамки чужих обстоятельств. Правда заключается в том, что невозможно создавать что-то свое и новое, находясь в рабстве обстоятельств. А копируя чужие действия мы поступаем именно так.
Подробнее о рабстве обстоятельствКак только вы увидите очередную инструкцию о том, как за 5 простых шагов сделать то, что у вас еще не получалось, не пытайтесь копировать шаблон действий другого человека. Отнеситесь к нему как к одному из многих вариантов решений и обязательно наполните эмоциями свой путь. Тогда инструкции и шаблоны действительно принесут вам пользу и избавят от разочарований.
Рукавишникова предложила дать пошаговые инструкции для пользователей цифровых госсервисов
© пресс-служба сенатора
У россиян, 19 процентов которых не пользуются пока интернетом, есть колоссальная потребность в обучении системному использованию цифровых технологий. Об этом заявила первый заместитель председателя Комитета Совета Федерации по конституционному законодательству и государственному строительству, замглавы Совета по развитию цифровой экономики при палате регионов Ирина Рукавишникова.
25 мая в палате регионов пройдёт «круглый стол» на тему «Развитие цифровых компетенций и повышение уровня информационной грамотности граждан», сообщается на сайте Совета Федерации. К участию в дискуссии приглашены представители руководства Минцифры, Минпросвещения и Миннауки, Минюста, Федеральной налоговой службы, региональных органов власти Вологодской и Ростовской областей, Москвы, научного и экспертного сообществ.
Ирина Рукавишникова, которая выступит модератором мероприятия, привела данные Росстата — в 2019 году доля населения, обладающая цифровой грамотностью и компетенциями в сфере цифровой экономики, составила 24,8%, в 2020 году — 24,6%.
Также сенатор рассказала, что согласно опросу фонда «Общественное мнение», проведенного в марте текущего года, на вопрос «Как вы оцениваете свой уровень владения компьютером?», примерно 37% респондентов ответили — средний, около 27% — элементарный, 12% — продвинутый, 5% — профессиональный, 19% никогда не пользовались компьютером, 1% опрошенных затруднились с ответом. А 19% россиян, по данным опроса, не пользуются Интернетом.
«Жизнь подсказывает, что у россиян есть колоссальная потребность в обучении системному использованию цифровых технологий», — считает Рукавишникова.
Читайте также:
• В российских вузах хотят открыть более 100 IT-кафедр • Участие чиновников в оказании госуслуг хотят сократить до минимума
Сенатор сообщила, что Правительство России уже ввело в эксплуатацию и в ближайшие годы запустит 25 масштабных суперсервисов, призванных облегчить взаимодействие гражданина и государства в различных отраслях. Среди них — портал правового просвещения и бесплатной правовой помощи.«Граждан необходимо научить ими пользоваться, дать простые и понятные пошаговые инструкции. Чтобы каждый россиянин мог легко и эффективно применять данные сервисы для решения своих жизненно важных вопросов», — отметила Ирина Рукавишникова.
Бесплатный вебинар 01.06.2020 Выход предприятия из карантина. Пошаговые инструкции.
Проведен вебинар «Выход предприятия из карантина. Пошаговые инструкции», который состоялся 01.06.2020 в 10.00.
Темы вебинара:
- Декларация о проведении санитарно-противоэпидемических мероприятий. Порядок оформления.
- Программа производственного контроля в условиях коронавирусной инфекции 2019-nCoV. Как составить.
- Аудит готовности бизнеса к открытию. Проведение предварительной оценки.
- Обеспечение работников средствами индивидуальной защиты (антисептики, маски, перчатки). Перечень средств, какое количество средств поддерживать в наличии.
- Контроль за состоянием здоровья сотрудников. Как часто и какие средства использовать.
- Дезинфекция помещений. Типы помещений, периодичность проведения.
- Организация питания сотрудников, централизованная столовая и правила выделения мест для приема пищи.
- Контроль потока клиентов, маршрутизация и иные мероприятия на предупреждение заноса и распространения коронавирусной инфекции.
Для кого:
Руководители организаций
Главные бухгалтера
HR и кадровые специалисты
Руководители участков, цехов, отделов
Лекторы:
Михеева Елена Владимировна
Заведующая учебно-методического кабинетом Учебного Экспертного Центра, кандидат биологических наук.
Начало трансляции в 10.00.
Время: с 10.00 до 11.00
Дата: 01 июня 2020 года
Ссылка за час до начала
Стоимость: БЕСПЛАТНО
Записаться на вебинар
Пиаршкола «PR в медицине». Новые инструменты, пошаговые инструкции и разбор свежих кейсов.
Это трехдневный очный практический курс для специалистов по связям с общественностью, работающих в государственных и частных медицинских клиниках, медицинских центрах и больницах.
Мероприятие пройдет в очном формате с соблюдением всех необходимых санитарных мер.
В рамках Пиаршколы специалисты-практики, работающие в пиаре и в медицине, проведут мастер-классы по различным аспектам коммуникационной работы в современном медицинском учреждении:
- работа с информационными поводами,
- отношения с журналистами,
- внутренние коммуникации,
- работа в социальных сетях,
- взаимодействие с блогерами,
- управление репутацией и работа с негативом,
- работа со спикером,
- личный бренд врача,
- кризисные коммуникации в медицинском учреждении,
- коммуникации с пациентами и т.д.
Все мастер-классы построены исключительно на кейсах из области медицины, в том числе будут разобраны и кейсы участников Пиаршколы. Этот курс подойдет и опытным пиарщикам и тем, кто только начинает свой путь в профессии.
Занятия ведет главный редактор журнала «Пресс-служба» Тимур Асланов и приглашенные им спикеры-эксперты и сотрудники пресс-служб медицинских учреждений.
В программе школы также нетворкинг-сессия и обмен опытом между участниками. Это позволит всем, и познакомиться, и пообщаться, и обсудить самые наболевшие проблемы, и завести новые полезные контакты.
Итак,
- 3 дня полного погружения в тему медицинского пиара.
- 3 дня получения знаний, интенсивного профессионального общения со спикерами и другими участниками, обмен опытом, совместное выполнение практических заданий и просто позитива.
Всем, кто соскучился по живому обучению и общению с коллегами, устал от скайпа и зума, хочет подпитаться идеями и энергетикой: ждем вас в Москве с 10 по 12 марта 2020 года. Пиаршкола журнала Пресс-служба. Специальный модуль «PR в медицине»
Посмотрите программу и подайте заявку на обучение тут: https://clck.ru/TVe4aИли звоните по тел.+7 (495) 540-52-76
Лучшие выкройки и пошаговые инструкции пошива рюкзака
Рюкзак удобен для переноски предметов и вещей, необходимых для работы или досуга. Предлагаемый промышленностью ассортимент обширен, но требует затрат, поэтому знания как сделать этот аксессуар собственными силами сэкономят финансы и реализуют тягу к творчеству в сфере handmade.
Как сделать выкройку рюкзака
В начале процесса рекомендуют нарисовать рюкзаки 2-3 видов и выбрав оптимальный, приступать к кроению и шитью. Линии будущих резов наносят либо сразу на ткань, либо по контуру шаблона, начерченного на плотной бумаге. Изготовление деталей и их сборка при отсутствии плана как сшить рюкзак своими руками без выкроек, которые чертят самостоятельно, либо копируют готовые рисунки, затруднительно. Поэтому лучше предварительно делать примерку изделия из бумажных деталей. Это обнаружит изъяны на этапе проектирования без порчи ткани/
Для разметки деталей необходимы:
- плотная бумага или тонкий картон, если чертежи по изготовлению планируют использовать многократно;
- раскроечный стол с размерами, превышающими самую большую деталь изделия;
- набор лекал и угольник для углов 90°;
- мыло, мел, графитовый карандаш для нанесения линий;
- ножницы.
На шаблоне отображают деталь в масштабе 1:1с припусками, маркируют места швов, отмечают лицевую часть и изнаночную, метками обозначают расположение фурнитуры и аксессуаров. Составление письменной заметки об особенностях кроя и последовательности сшивания деталей ускоряет работу и страхует от ошибок.
Перед началом работы определяют параметры изделия:
- объем;
- высота и ширина спинки;
- способ как пришить лямки к рюкзаку и угол их наклона.
Верное определение этих параметров предупреждает нарушение осанки и связанные с нею появление болей в пояснице и шее.
Выкройка рюкзака состоит из деталей:
- Дно, от формы которого зависит вид изделия. Оно может быть прямоугольным, овальным, редко — треугольным.
- Спинка, размеры которого определяются габаритами будущего владельца. Это — прямоугольник из ткани шириной менее размаха плеч и высотой его спины от поясницы до шейного отдела позвоночника.
- Боковина — часть изделия, обращенная к внешнему миру. На ней крепятся карманы, украшения, авторские аксессуары.
- Крышка (верхний клапан) —деталь для красоты или для увеличения объема спортивных и охотничьих рюкзаков.
- Приспособления для переноски: лямки, ручка, боковые держатели.
Количество фрагментов раскроя зависит от выбора формы и вида рюкзака.
Джинсовый рюкзак
Выкройку рюкзака из джинсовой ткани делают при желании повторно использовать материал пришедших в негодность брюк. Для этого, кроме исходной заготовки-штанов, необходимы подкладочная ткань для внутреннего слоя и швейные принадлежности.
Конфигурацию деталей для простой сумки-рюкзака размечают сразу на ткани с допусками и сшивают в следующем порядке:
- Распарывают внутренние (шаговые) швы сверху донизу, передний — до гульфика. Штанины по размеченной с допуском в 0,5 см линии соединяют сначала вручную, потом делают шов швейной машинкой.
- Подобным образом соединяют внутренние швы правой и левой штанины для образования заднего шва.
- Переднюю и заднюю части размечают по планируемой длине и прострачивают понизу.
- Дно формируют из боковых сторон, сложив из ткани уголки. Все соединительные швы обметывают.
- Из остатков штанин выкраивают клапан, оторачивая его бейкой. Карманы используют готовые или размечают и шьют самостоятельно.
- Лямки утолщают уплотнителем, на концах пришивают ограничители.
- Подкладочную ткань кроят по размеру рюкзака, сшивают и вставляют швом вовнутрь. Верхнюю часть укрепляют заклепками или люверсами.
Сшитые детали украшают аппликациями и бижутерией, укрепляют фурнитуру.
Мастер классы для уверенных домашних портных предлагают шить конструкции с параметрами, не зависящими от величины исходных джинсовых брюк или юбки. Для этого на бумаге чертят выкройки рюкзаков с размерами, которые предварительно можно протестировать на удобство ношения.
Она состоит из деталей:
- боковина – 1 шт.,формируется из сшитых штанин или юбки;
- дно- 2 слоя, между которыми помещают укрепляющую прокладку из твердого материала;
- крышка – 1 шт., двухслойная, с внешним карманом на молнии и бейкой по периметру;
- ручки-лямки — 2шт., по 2 слоя джинса и лента внутри;
- держатели — 2; внутри вшивают укрепляющий слой из синтетической ленты;
- ручка-петля 1 шт., по 2 слоя и веревка внутри для крепости на разрыв.
На бумаге эти детали имеют такие очертания.
Спинка и боковина здесь объединены изначально, но на этапе примерки их кроят раздельно.
Сборку проводят, соединяя последовательно:
- сшивают боковину в мешок без дна;
- закрепляют держатели с кольцами;
- сшивают дно и основное тело рюкзака;
- сверху пришивают лямки и ручку-петлю;
- укрепляют крышку-клапан;
- декорируют украшениями.
В этом перечне не указаны работы по вставке вкладыша из подкладочной ткани.
Детские рюкзаки
Дети любят вещи, которые выделяют их в коллективе. Вычерчивая выкройку детского рюкзака учитывают рекомендации:
- предпочтительная форма — в виде ранца;
- количество внутренних перегородок — не менее 2-3 для размещения учебников, тетрадей, сменной одежды для внеклассных занятий;
- ручки и лямки — должны быть широкими, без жестких поверхностей, которые натирают кожу;
- замки и фурнитурные детали устанавливаются упрощенной конструкции, но повышенной прочности;
- в спинке укрепляют жесткие пластины для предотвращения сколиоза.
Собирают конструкцию последовательно:
- шьют на спинке каналы для пластин;
- на деталях укрепляют аксессуары и украшения;
- пришивают лямки и ручки;
- сшивают боковины и спинку в мешок;
- пришивают дно и клапан.
Для детей дошкольного возраста шьют декоративные рюкзачки упрощенной конструкции.
Торба
Форма в виде мешка с завязыванием верхней его части 10-12 см бретельками — надежная и древняя конструкция. Выкройка рюкзака своими руками такого вида формирует прямоугольник с закругленными или 90-градусными ребрами снизу. Лямки делают из сшитых веревок. Их длину регулируют затягиванием узлов в удобных местах без применения фурнитуры.
Шьют такой рюкзак так:
- выкроив детали, пристрачивают обрезки материалов для украшения;
- клапан —декоративный, его сострачивают из 2-х слоев с изнаночной стороны, потом выворачивают;
- присоединяют дно снизу, крепят люверсы сверху;
- лямки приторачивают в последнюю очередь.
Получается рюкзачок такого дизайна.
В стиле пэчворк
Техника шитья из материала, предварительно собранного из лоскутков, сшитых в случайном порядке или с образованием орнамента, затрудняет изготавливать объемные изделия. Размеры выкройки ограничены сделанным куском ткани, а его разнородность и количество швов предполагает двухслойную конструкцию (с подкладкой) с одним отделением и верхним клапаном.
Карманы следует располагать только внутри или делать их врезными на молниевой застежке. Предпочтительная форма — в виде прямоугольной или овальной трубы, затягивающейся сверху веревкой, пропущенной сквозь люверсы.
Материалы применяют разнообразные, вариантом может быть рюкзак из кожи или кожзаменителя (в виде преобладающего фона) в комбинации с лоскутами ткани, гирлянд из бисера, стеклянных шариков.
Порядок пошива:
- кроят деталь-дно;
- сшивают дно и верх изнутри;
- сшивают подкладку с карманами;
- крепят окантовку;
- пришивают лямки, ручку и клапан.
Изделие готово.
Примеры самодельных сшитых рюкзаков
Перед началом изготовления необходимо ознакомиться с фото возможных моделей этого аксессуара для переноса вещей и выбрать нужную.
Пошаговые инструкции
Как выбирать?
Для определенности опишем в общих чертах процедуру выбора.
1. Для начала надо определить, какого размера вам нужны рольставни (от размера не все, но многое зависит)
- Первый размер — ширина в мм
- Второй размер — высота в мм
2. Определиться с видом установки
Более прочным считается установка в проем (внутри проема). Но не всегда это возможно и есть свои минусы — короб, куда сворачиваются рольставни, будет закрывать окно (сантиметров на 15).
Установка на проем менее прочна, но не закрывает стекло. При этом способе установки размер проема от размера конструкции отличается. По ширине надо добавить приблизительно 120 мм, к высоте надо добавить приблизительно 200 мм.
3. Выбрать профиль, из которого будут изготовлены ваши рольставни
- Легкий и дешевый профиль AR 40/N (ширина конструкции до 3000 мм)
- Легкий профиль AR 55/N (ширина конструкции более 3000 мм)
- Прочный (антивандальный) профиль AER 44/S (ширина конструкции до 4000 мм)
- Прочный (антивандальный) профиль AER 55/S (ширина конструкции более 4000 мм)
- Гаражный профиль AG 77
- Решеточный профиль AEG 56
4. Выбрать вид управления
- Ручное управление выбирается в зависимости от веса полотна:
- Электрическое управление:
- Электропривод ( от 15 и до 140 кг) минимальная ширина конструкции 650 мм
- Электропривод с возможностью ручного подъема
- Электропривод с дистанционным управлением
- Электропривода — несколько штук от одного выключателя
- Электропривода с автоматической системой управления
5. Выбрать вид запорного устройства
- Боковые задвижки (щеколды). Необходимо открыть окно и закрыть задвижки (принцип щеколды). Задвижки ездят в специальных прорезях в направляющих. Применяется со всеми видами механического управления.
- Замок в нижнюю планку. Применяется со всеми видами механического управления. В нижнюю планку полотна рольставен встраивается замок с ключом. Принцип действия аналогичен боковым задвижкам (при повороте ключа ригельная пластина раздвигается и рольставни запираются), но чтобы открыть или запереть рольставни нужен ключ.
- Верхние замки. Применяются с карданом или электроприводом. Встраиваются на вал в коробе рольставен. Автоматически блокируют поднятие рольставен.
- Электрозамок с ключом. Применяется с электроприводом и аналогичен простому выключателю, но поднятие/опускание рольставен возможно только при наличии ключа.
После того как вам станет понятно, что вы хотите от рольставен, можно звонить на фирму — просчитывать свой заказ.
Закажите ворота или рольставни прямо сейчас! |
NX CAM. Методология обработки (пошаговые инструкции). IDEAL PLM. Идеал ПЛМ
Рассмотреть пример методологии обработкиСистема NX CAM содержит в себе большой набор настроек и параметров для создания САМ-операций. Этот функционал дополняется инструментами моделирования и работы со сборками, инструментами настройки среды и автоматизации создания траекторий. Все это позволяет использовать систему для решения задач высокой сложности, таких как:
- Работа с большими, многокомпонентными сборками содержащими: сборки элементов фиксации и нескольких установленных в них моделей, тяжелых моделей станков с набором оснастки. Вся система симулируется и осуществляется проверка элементов сборки на столкновения и контроль над удалением материала.
- Обработка сложной геометрии с моделированием вспомогательных поверхностей для задания траектории инструмента. Параметризация вспомогательных поверхностей для возможности применения на другой типовой модели (поверхности перестраиваются при указании новой геометрии).
- Создание библиотек оснастки и привязка к ним диалоговых окон с инструкциями по работе с ними. Применение библиотек данных по обработке и оптимизация подач. Занесение всех библиотек в базу данных Teamcenter и классификация библиотечных единиц.
Компания Ideal PLM помогает решить подобную проблему и существенно ускорить внедрение системы путем составления методологии обработки. Методология обработки представляет собой пошаговые инструкции по работе с системой составленные специалистами с многолетним опытом работы в NX. Помимо пошаговых инструкций в методологии содержится краткий теоретический материал, относящийся к каждой рассмотренной в инструкции дисциплине. Например, если необходимо работать с многокомпонентной сборкой, то в пошаговой инструкции описываются действия, а в дополнение — описание теории работы с большими сборками и даны ссылки на справку NX.
Пошаговые инструкции по написанию — Microsoft Style Guide
- 2 минуты на чтение
В этой статье
Следуйте этим рекомендациям, чтобы помочь вам составить четкие и простые инструкции, пишете ли вы простые пошаговые процедуры или сложные процедуры, состоящие из нескольких шагов.
См. Также
Форматирование текста в инструкциях
Форматирование знаков препинания
Комплексные процедуры
Сложные инструкции часто состоят из нескольких шагов, отформатированных как нумерованный список. Для многоэтапных процедур в нумерованных списках:
Отформатируйте процедуры единообразно, чтобы клиенты могли легко найти их при сканировании.
Используйте заголовок, чтобы помочь клиентам быстро найти инструкции. Используйте заголовок, чтобы рассказать клиентам, что инструкции помогут им сделать.
Примеры
Чтобы добавить счет
Добавить счетВыберите один стиль фразировки для заголовков и напишите их все одинаково (в параллельной структуре).
Используйте отдельные пронумерованные записи для каждого шага. Можно комбинировать короткие шаги, которые происходят в одном месте пользовательского интерфейса.
В большинстве случаев включают в себя действия, завершающие шаг, такие как кнопки ОК или Применить.
Используйте полные предложения.
Используйте формы повелительного наклонения. В инструкциях клиенты действительно хотят, чтобы вы указали им, что им делать.
Используйте согласованные структуры предложений. Например, всегда используйте фразу, когда вам нужно сказать клиенту, с чего начать. В остальное время каждое предложение начинайте с глагола.
Примеры
На ленте перейдите на вкладку Дизайн .
Открыть фото.
Для Выравнивание выберите Левый .Начинайте первое слово на каждом шаге с заглавной буквы.
Используйте точку после каждого шага.
Исключение
При указании клиентам вводить данные без знаков препинания, не используйте точку. Попробуйте отформатировать текст чтобы вводимые пользователем данные появлялись в новой строке.Ограничьте процедуру семью шагами, а лучше меньше. Постарайтесь уместить все шаги на одном экране.
ПримерыДля создания группы плиток
- На начальном экране выберите плитки, которые нужно сгруппировать вместе.
- Перетащите их на открытое пространство. Когда за ними появится серая полоса, отпустите плитки, чтобы создать новую группу.
Для планирования спринтов
- В представлении Backlogs выберите первый спринт под Current . Или откройте свой бэклог спринта по следующему URL-адресу:
https: // AccountName / DefaultCollection / TeamProjectName / _backlogs / iteration
Несколько предопределенных спринтов перечислены в Current и Future .Фактические названия спринтов различаются в зависимости от шаблона процесса, используемого для создания вашего командного проекта. Однако календарные даты не назначены. - Чтобы установить календарные даты, выберите первый спринт под Текущий и выберите даты.
Пошаговые процедуры
Если вы используете последовательный формат для пошаговых инструкций,
используйте тот же формат для пошаговых инструкций, но замените
номер с пулей.
Пример
Чтобы переместить группу плиток
- На начальном экране уменьшите масштаб и перетащите группу в нужное место.
Советы по написанию шагов
Прежде чем описывать действие, убедитесь, что клиент знает, где должно произойти действие.
Если инструкция отображается в том же пользовательском интерфейсе, где происходит действие, обычно нет необходимости указывать сведения о местоположении.
Если вам нужно убедиться, что покупатель начинает с нужного места, дайте короткую фразу в начале шага.
Пример
На вкладке Design выберите Header Row .Если есть вероятность путаницы, сделайте вводный шаг.
Пример
На ленте перейдите на вкладку Дизайн .
Простые инструкции с прямоугольными скобками
Для сокращения простых последовательностей используйте прямые угловые скобки. Включите пробел до и после каждой скобки, и не делайте скобки жирные.
Пример
Выберите Счета > Другие счета > Добавьте счет .
Совет по специальным возможностям Программы чтения с экрана могут пропускать скобки и читать такие инструкции, как Menu > Go To > Folders as Menu Go To Folders, , что может сбить с толку клиентов. Перед использованием этого подхода проконсультируйтесь со специалистом по специальным возможностям.
Создатель пошаговых инструкций (бесплатный шаблон)
Создавайте простые инструкции за считанные минутыЭкономьте время и дайте людям подробные инструкции всего за несколько минут.
Выполнить задачу легко, если вы создадите документ с пошаговыми инструкциями. Шаблоны инструкций TechSmith придадут вам простой и профессиональный вид, не будучи дизайнером.
Ваши письменные инструкции могут быть легко объединены с пользовательским снимком экрана.
Лучше всего то, что вы получаете десятки профессионально разработанных шаблонов, которые можно настроить за считанные минуты. С помощью нескольких простых щелчков мыши вы можете изменить снимки экрана, цвета, шрифты и макет в соответствии с той задачей, которую вы пытаетесь показать.
Загрузить Snagit
Как сделать пошаговую инструкциюУзнайте, как создать шаблон из шаблона, шаг за шагом.
1. Выберите изображения для использования в руководстве.
Чтобы использовать шаблон, нажмите кнопку Создать и выберите Изображение из шаблона или выберите изображения из области «Последние снимки», затем щелкните правой кнопкой мыши и выберите Объединить в шаблоне .
2. Выберите шаблон
В зависимости от того, что будет показывать ваше руководство, вы можете выбрать шаблон с пронумерованными шагами, временной шкалой или даже сравнением, чтобы показать разницу между двумя изображениями.
Примечание. Snagit поставляется с бесплатными базовыми шаблонами, и есть другие шаблоны, доступные при годовой подписке на TechSmith Assets for Snagit.
3. Расположите изображения, добавьте заголовок и подписи
Если ваши изображения расположены не в желаемом порядке, перетащите их, чтобы изменить их порядок. Чтобы упростить выполнение инструкций, добавьте текст заголовка и краткие подписи в текстовые поля. Когда все настроено, нажмите Объединить .
4. Настройте изображения
Изображения масштабируются, чтобы заполнить каждое пространство.Чтобы настроить масштаб и положение изображения, дважды щелкните область перетаскивания, измените размер и переместите изображение по мере необходимости.
5. Поделитесь пошаговой инструкцией
Когда ваше руководство будет готово, распечатайте его, сохраните как PDF-файл или файл изображения или отправьте его на один из выходов Snagit, например Screencast.com, Email или Microsoft Word, для быстрого и удобного обмена.
Создание руководства
Создание руководства «Как сделать»:
- , чтобы описать пошаговый процесс, которому должен следовать пользователь для выполнения задачи
- для предоставления пользователю технических инструкций по использованию программного обеспечения или технологии
Не создавайте «Практическое руководство»:
- , если вы перечисляете информацию в произвольном порядке, что лучше отражается в маркированном списке
Перед тем, как создать новый фрагмент контента, поищите на веб-сайте, существует ли он уже, и поговорите с другими людьми, которые могут нести за него ответственность.Мы не хотим дублировать контент на веб-сайте, так как это может сбивать с толку пользователей.
Другое необходимое руководство
Для получения помощи в присвоении имени вашему руководству «Как сделать», выборе правильного типа руководства и написании резюме руководства см. Создание руководства.
При объяснении подробного процесса, в котором ваш пользователь должен следовать пошаговым инструкциям, важно, чтобы структура и текст были ясными и простыми для понимания.
Написать непосредственно пользователю
По возможности начинайте каждый шаг с глагола.Это помогает сделать ваши инструкции четкими и краткими и гарантирует, что вы используете активный голос, например:
- Войдите в Agresso, используя свое имя пользователя и пароль.
- Выберите «Ввести и заявить о расходах (персонал)» или «Ввести и заявить о расходах (учащийся)».
- Введите вашу информацию в форму.
Используйте слово «выбрать», а не «щелкнуть» в целях обеспечения доступности и для пользователей мобильных устройств, которые не будут использовать мышь.
Использовать нумерованные списки
Определите логический порядок, в котором пользователю необходимо выполнить шаги для выполнения задачи, затем представьте его в виде нумерованного списка.
Обозначьте разные этапы заголовками
Если общий процесс состоит из разных этапов, разделите их на несколько разделов с подзаголовками. См. Наше руководство по форматированию, чтобы узнать, как создавать заголовки.
Не нумеруйте подзаголовки, иначе вы можете получить вложенные нумерованные списки. Если процесс разделен на несколько этапов, перезапустите числовую последовательность после каждого подзаголовка.
Использование визуальных средств массовой информации
Используйте визуальные средства массовой информации, такие как изображения и видео, для поддержки вашего письменного контента, а не в качестве его замены.Также помните, что вы должны включать подробные и содержательные заголовки и замещающий текст в свои изображения и видео, и что все видео должны иметь доступные субтитры.
Что нужно помнить при написании своего практического руководства
Сделать:
- напишите краткие фразы («Выберите вариант», а не «Вам следует выбрать вариант» или «Учащийся должен выбрать вариант»)
- пишите простым английским языком, чтобы содержание было как можно более понятным
- структурируйте свои шаги в том порядке, в котором пользователь должен их выполнить
- разбивать содержимое на разделы с заголовками, используя нумерованные списки для структурирования содержимого
- убедитесь, что ваши заголовки следуют тем же принципам, что и при написании заголовка
- абсолютно ясно дает понять, когда от пользователя требуется действие («Вы должны связаться со Службой для студентов», а не «Обратиться в Службу для студентов», «Вы должны заполнить форму», а не «Заполнить форму»).
Нельзя:
- использовать визуальные средства массовой информации, такие как снимки экрана или видео, без предоставления той же информации в письменной форме для пользователей с программами чтения с экрана
- используйте значки (например, символ проводника Windows), если контекст не делает понятным для пользователей с программами чтения с экрана, что они должны выбрать
- используйте символ больше>, чтобы направить пользователя к следующему шагу
- используйте общие заголовки («Дополнительная информация»)
- используйте ненужные заголовки («Введение», поскольку пользователям не нужно введение, им нужна самая важная информация)
- структурируйте свой контент как часто задаваемые вопросы — они вам не понадобятся, если ваш контент краткий, хорошо структурированный и написан в последовательном порядке
Ресурсы, которые помогут вам написать руководство
Руководство по стилю Университета поможет вам убедиться, что вы используете ту же терминологию, стиль и тон, что и остальная часть веб-сайта.Это важно, чтобы пользователи веб-сайта могли легко понять нас благодаря согласованности нашего контента.
Наше руководство по форматированию поможет вам создать соответствующие заголовки, ссылки, списки и другое форматирование для вашей страницы. Это важно, потому что это делает информацию, которую мы предоставляем, более понятной для пользователей веб-сайта.
7.7 Инструкции по написанию — Основы технического письма
Одно из наиболее распространенных и важных применений технического письма — это предоставление инструкций, этих пошаговых объяснений того, как собирать, эксплуатировать, ремонтировать или выполнять текущее обслуживание чего-либо.Хотя они могут показаться интуитивно понятными и простыми в написании, инструкции — одни из самых плохо написанных документов, которые вы можете найти. У большинства из нас, вероятно, было много неприятных опытов с плохо написанными инструкциями. Эта глава покажет вам, что профессионалы считают лучшими методами предоставления инструкций.
Для эффективного набора инструкций требуется следующее:
- Четкое, точное и простое письмо
- Полное понимание процедуры во всех ее технических деталях
- Умение поставить себя на место читателя, человека, пытающегося использовать ваши инструкции
- Способность детально визуализировать процедуру и зафиксировать эту осведомленность на бумаге
- Готовность проверить ваши инструкции на том, для кого вы их написали.
В начале проекта по написанию набора инструкций важно определить структуру или характеристики конкретной процедуры, о которой вы собираетесь писать. Вот несколько шагов, которые необходимо выполнить:
1. Проведите тщательный анализ аудитории и задачи
На раннем этапе процесса определите аудиторию и ситуацию ваших инструкций. Помните, что определение аудитории означает определение уровня знакомства ваших читателей с темой.
2.Определить количество задач
Сколько задач в процедуре, о которой вы пишете? Давайте использовать термин процедура для обозначения всего набора действий, для обсуждения которых предназначены ваши инструкции. Задача — это полунезависимая группа действий в рамках процедуры: например, установка часов на микроволновой печи — одна из задач в большой общей процедуре работы с микроволновой печью.
Простая процедура, такая как замена масла в автомобиле, содержит только одну задачу; полунезависимых групп видов деятельности нет.Более сложная процедура, такая как использование микроволновой печи, содержит несколько полунезависимых задач: установка часов; установка уровня мощности; с помощью таймера; чистка и уход за микроволновой печью, среди прочего.
У некоторых инструкций есть только одна задача, но в ней много шагов. Например, представьте себе набор инструкций по сборке детских качелей. По моему собственному опыту, ступеней было больше 130! Это может быть немного пугающе. Хороший подход — сгруппировать похожие и связанные шаги по фазам и начинать перенумеровать шаги на каждой новой фазе.Таким образом, этап представляет собой группу аналогичных шагов в рамках однозадачной процедуры. В примере с качелями установка рамы была бы этапом; закрепить вещь в земле было бы другим; сборка качелей для коробки была бы еще одним делом.
3. Определите лучший подход к пошаговому обсуждению
Для большинства инструкций вы можете сосредоточиться на задачах или на инструментах (или функциях инструментов). В подходе к задаче (также известном как ориентация на задачу) к инструкциям по использованию службы автоответчика у вас будут следующие разделы:
- Запись приветствия
- Воспроизведение сообщений
- Сохранение сообщений
- Пересылка сообщений
- Удаление ваших сообщений и т. Д.
Это задачи — типичные вещи, которые мы хотели бы делать с машиной.
С другой стороны, в подходе инструментов к инструкциям по использованию копировального аппарата, вероятно, будут разделы о том, как использовать определенные функции:
- Кнопка копирования
- Кнопка отмены
- Кнопка увеличения / уменьшения
- Кнопка подборки / сшивания
- Кнопка размера копии и т. Д.
Если вы разработали набор инструкций по этому плану, вы должны написать шаги по использованию каждой кнопки или функции копировального аппарата. Инструкции, использующие этот инструментальный подход, сложно заставить работать.Иногда название кнопки не совсем соответствует задаче, с которой она связана; иногда вам нужно использовать больше, чем одну кнопку, чтобы выполнить задачу. Тем не менее, бывают случаи, когда подход с использованием инструментов / функций может быть предпочтительнее.
4. Проектные группировки задач
Возможно, вам потребуется не только перечисление задач. Задач может быть так много, что вы должны сгруппировать их, чтобы читателям было легче находить отдельные. Например, следующие общие группы задач в инструкциях:
- Задачи по распаковке и настройке
- Установка и настройка задач
- Основные рабочие задачи
- Текущее обслуживание
- Задачи по устранению неисправностей.
Ниже приводится обзор разделов, которые обычно встречаются в инструкциях. Не думайте, что каждый из них должен быть в фактических инструкциях, которые вы пишете, или что они должны быть в порядке, представленном здесь, или что это единственные возможные разделы в наборе инструкций.
Для альтернативных форматов ознакомьтесь с примерами инструкций.
Введение: тщательно спланируйте введение в свои инструкции. Он может включать любое из следующего (но не обязательно в этом порядке):
- Укажите конкретные задачи или процедуры, которые необходимо объяснить, а также объем (что будет и что не будет охвачено)
- Укажите, что требуется аудитории с точки зрения знаний и опыта для понимания инструкций.
- Дайте общее представление о процедуре и ее достижении
- Укажите условия, при которых следует (или не следует) использовать эти инструкции
- Дайте обзор содержания инструкций.
Общие предупреждения, предостережения, предупреждения об опасности : инструкции часто должны предупреждать читателей о возможности испортить свое оборудование, нарушить процедуру и причинить себе вред. Кроме того, инструкции часто должны подчеркивать ключевые моменты или исключения. Для этих ситуаций вы используете специальные уведомления — примечания, предупреждения, предостережения и предупреждения об опасности. Обратите внимание, как эти специальные примечания используются в приведенных выше примерах инструкций.
Техническая подготовка или теория: в начале определенных видов инструкций (после введения) вам может потребоваться обсуждение предыстории, связанной с процедурой.Для некоторых инструкций этот фон имеет решающее значение — в противном случае шаги процедуры не имеют смысла. Например, у вас может быть некоторый опыт работы с этими программными апплетами, в которых вы определяете свои собственные цвета, перемещая красные, зеленые и синие ползунки. Чтобы по-настоящему понять, что вы делаете, у вас должен быть цветной фон. Точно так же вы можете представить, что для некоторых инструкций с использованием камер также может потребоваться некоторая теория.
Оборудование и принадлежности: обратите внимание, что большинство инструкций включает список вещей, которые вам необходимо собрать перед началом процедуры.Сюда входит оборудование, , инструменты, которые вы используете в процедуре (например, миски для смешивания, ложки, формы для хлеба, молотки, дрели и пилы) и расходные материалы , предметы, которые потребляются во время процедуры (например, дерево, краска , масло, мука и гвозди). В инструкциях они обычно перечислены либо в виде простого вертикального списка, либо в виде списка из двух столбцов. Используйте список из двух столбцов, если вам нужно добавить некоторые спецификации к некоторым или всем элементам, например, названия брендов, размеры, количества, типы, номера моделей и т. Д.
Обсуждение шагов: Когда вы дойдете до фактического написания шагов, нужно помнить о нескольких вещах: (1) структура и формат этих шагов, (2) дополнительная информация, которая может потребоваться, и (3) точка зрения и общий стиль письма.
Структура и формат: Обычно мы представляем набор инструкций в формате вертикальных нумерованных списков. И большинство из них действительно так. Обычно так вы форматируете свои фактические пошаговые инструкции.Однако есть некоторые вариации, а также некоторые другие соображения:
- Шаги с фиксированным порядком — это шаги, которые должны выполняться в указанном порядке. Например, если вы меняете масло в автомобиле, слив масла — это шаг, который должен выполнить перед заливкой нового масла. Это нумерованные списки (обычно вертикальные нумерованные).
- Шаги переменного порядка — это шаги, которые могут выполняться практически в любом порядке.Хорошими примерами являются те руководства по устранению неполадок, которые советуют вам проверить это, проверить то, где вы пытаетесь что-то исправить. Вы можете выполнять эти действия практически в любом порядке. Для этого типа маркированный список является подходящим форматом.
- Альтернативные этапы — это те, на которых представлены два или более способов выполнить одно и то же. Альтернативные шаги также используются, когда могут существовать различные условия. Используйте маркированные списки с этим типом, с OR, вставленным между альтернативами, или вводной, указывающей, что альтернативы вот-вот будут представлены.
- Вложенные шаги могут использоваться в случаях, когда отдельные шаги внутри процедуры довольно сложны сами по себе и должны быть разбиты на подэтапы. В этом случае вы увеличиваете отступ и упорядочиваете подэтапы как a, b, c и так далее.
- «Бесступенчатая» инструкция . может использоваться, когда вы действительно не можете использовать нумерованный вертикальный список или обеспечить прямое руководство читателя в виде инструкций. Некоторые ситуации должны быть настолько обобщенными или настолько разнообразными, что шаги не могут быть указаны.
Дополнительное обсуждение: Часто недостаточно просто сказать читателям, чтобы они делали то или иное. Им нужна дополнительная пояснительная информация, например, как вещь должна выглядеть до и после шага; почему они должны заботиться об этом шаге; какой механический принцип стоит за тем, что они делают; еще более подробное объяснение шага на микроуровне — обсуждение конкретных действий, составляющих шаг.
Проблема с дополнительным обсуждением, однако, в том, что оно может скрыть фактический шаг.Вы хотите, чтобы фактический шаг — конкретные действия, которые должен предпринять читатель, — выделялись. Вы же не хотите, чтобы все это было закопано в кучу слов. Есть как минимум два способа избежать этой проблемы: вы можете разделить инструкцию из приложения на отдельные параграфы; или можно жирным шрифтом инструкцию.
Выделение ключевых шагов пользователя полужирным шрифтом. может быть очень полезным способом четко обозначить, что нужно делать читателю. Часто командный глагол выделяется жирным шрифтом; иногда жирным шрифтом выделяется обсуждаемый ключевой компонент.
Использование пассивного голосового сигнала в инструкциях может быть проблематичным. По какой-то странной причине некоторые инструкции звучат так: «Чтобы временно остановить отображение, нужно нажать кнопку Pause ». Мы не только беспокоимся о психическом здоровье кнопки паузы, но и задаемся вопросом, кто должен ее подавлять ( ниндзя, ?). Было бы более полезно указать, когда читатель должен « нажать кнопку паузы». Рассмотрим следующий пример: «Затем кнопка таймера устанавливается на 3:00.Можно снова спросить: «Кто устанавливает? Ниндзя ? » Человек, следующий этим инструкциям, может подумать, что это просто ссылка на какое-то существующее состояние, или он может спросить: «Они говорят со мной?» Использование третьего лица также может привести к неловкости: «Затем пользователь должен нажать кнопку паузы». Инструкции обычно должны быть написаны с использованием форм командных глаголов и с использованием слова «вы», чтобы было ясно, что читатель должен делать.
Возможно, графика важнее для инструкций, чем в любой другой форме технического письма.Иногда словами просто не объяснить шаг. Иллюстрации часто имеют решающее значение для способности читателя визуализировать то, что они должны делать. Убедитесь, что графика представляет изображение с точки зрения читателя.
Поскольку люди редко хотят, чтобы читал инструкции, но часто имеют , отформатируйте свои инструкции для неохотной читаемости. Попробуйте заставить вашего читателя захотеть, чтобы их прочитал, или, по крайней мере, не сопротивляется идее консультироваться с ними.Легко читаемый формат позволит читателям, которые самостоятельно разобрались с некоторыми инструкциями, перейти к разделу, в котором они застряли. Используйте то, что вы узнали о заголовках, списках, визуальных элементах и пассивном пространстве, для создания эффективных и удобочитаемых инструкций:
Заголовки : обычно вам нужны заголовки для любого справочного раздела, который у вас может быть, раздела оборудования и расходных материалов, общего заголовка для раздела фактических инструкций и подзаголовков для отдельных задач или этапов в этом разделе.
Списки : аналогично, инструкции обычно широко используют списки, в частности пронумерованные вертикальные списки для фактических пошаговых объяснений. Простые вертикальные списки или списки из двух столбцов обычно хороши для раздела оборудования и расходных материалов. Списки в предложениях хороши всякий раз, когда вы делаете обзор предстоящих событий.
Особые примечания : вам может потребоваться предупредить читателей о возможностях, в которых они могут повредить свое оборудование, израсходовать расходные материалы, вызвать сбой всей процедуры, травмировать себя или других — даже серьезно или со смертельным исходом.Компании были привлечены к ответственности за отсутствие этих специальных уведомлений, за плохо написанные специальные уведомления или за специальные уведомления, которые были неуместны. См. Специальные уведомления для полного обсуждения правильного использования этих специальных уведомлений, а также их формата и размещения в инструкциях.
По мере того, как вы перечитываете и исправляете свои инструкции, убедитесь, что они делают следующее:
- Четко опишите точную процедуру для объяснения
- Предоставить обзор содержания
- Укажите требования к аудитории
- По возможности используйте различные типы списков; в частности, используйте нумерованные списки для последовательных шагов
- Используйте заголовки и подзаголовки, чтобы разделить основные разделы и подразделы в логическом последовательном порядке.
- При необходимости используйте специальные примечания
- Используйте графику для иллюстрации основных действий и объектов
- При необходимости предоставьте дополнительные пояснения к этапам
- При необходимости создайте раздел со списком оборудования и расходных материалов.
Эта глава была адаптирована из онлайн-технической статьи Дэвида Макмерри, которая находится под международной лицензией Creative Commons Attribution 4.0.
Хотите объяснить, как? Сделайте это визуально с помощью этих бесплатных инструментов
Когда вы хотите научить свою аудиторию, как что-то делать, визуализация — один из самых простых и эффективных способов создания потрясающих медиа. Хотя мы говорили о более очевидных способах визуализации инструкций, таких как презентация SlideShare или видео, вот несколько новых, более креативных способов визуализации инструкций с практическими рекомендациями.
Инструктография: Best o f два w orldsИнструктографика — это тип информационного графического изображения, в котором представлены пошаговые инструкции и который особенно популярен на Pinterest. Инфографика очень популярна в Pinterest. Эти визуальные эффекты представляют собой связанные изображения, которые проведут вас через этапы того, как что-то сделать. Есть две версии:
- Только изображение: используйте описательные изображения на каждой панели, чтобы четко показать, что делать без дальнейших инструкций.
- Изображения в паре с подробными или простыми инструкциями: объясните каждый шаг по мере того, как зритель перемещается вниз по связанным изображениям.
Выбор формата зависит не от предпочтений, а от необходимости. Если вы действительно можете показать, как что-то делать только с изображениями, сделайте это. Если вы считаете, что возможна путаница или изображения не могут показать все, укажите контекст.
Когда вы соединяете изображения с текстом, сделайте текст кратким. (Помните, многие люди видят ваше изображение в виде эскиза: сделайте его ясным и минимальным.)
Instructographics отлично подходят для SaaS (программное обеспечение как услуга), электронной коммерции и розничной торговли, среди других секторов. Вот пара примеров:
- Замороженные взбитые сливки: Walgreens подготовила своевременную и эффективную инструкцию о празднике и разместила ее на своей доске Pinterest. Используя только изображения, рисунок показывает зрителям, как превратить взбитые сливки из банки в замороженную начинку для горячего шоколада. Обратите внимание, как на первой панели показано все необходимое для создания проекта.
- Снежные шары своими руками: хотя связь может быть не очевидной, eCollegeFinder.org спонсировал инструкцию о том, как создавать снежные шары в банке. Я делюсь этим как отличным примером наглядного пособия, которое включает сжатый текст под изображениями, чтобы объяснить, что нужно и как создать снежный шар из баночки своими руками.
Бесплатная версия Canva абсолютно достаточна для создания классной инструктографии.
Помимо использования Canva для составления инструктографии, есть еще несколько ресурсов, которые могут вам помочь:
- Icon Finder — значки, позволяющие более эффективно отображать слова (убедитесь, что вы используете «бесплатный» фильтр при поиске.)
Нажмите для увеличения
Создать интерактивную i f lowWhatFix — это более новая опция, которая сделала визуальные инструкции очень интерактивными. Это отличное решение для цифровой прогулки по сайту или для объяснения того, как работает ваш продукт. Потоки WhatFix обычно короткие, что ведет к дальнейшему продвижению клиента по воронке конверсии.
Для создания потока вам понадобится плагин FireFox или расширение Google Chrome.Когда это установлено, это просто. Чтобы просмотреть примеры потоков, перейдите на эту страницу и попробуйте воспроизвести любой из них.
Нажмите для увеличения
Вы можете встроить виджет WhatFix на свой сайт или предоставить пользователям возможность просматривать его как видео на YouTube.
Вот пример потока WhatFix, объясняющий, как проверить настройки телефона на Facebook:
Нажмите для увеличения
Если вы устанавливаете расширение для браузера, нажмите «Live», чтобы просмотреть инструкции, воспроизводимые на странице, поясняемой в блок-схеме.Вот тот же процесс мобильных настроек Facebook, но в режиме реального времени:
Нажмите для увеличения
Скорее всего, вам будет достаточно бесплатной версии. Учетные записи pro позволяют размещать ваши потоки локально, удалять брендинг и т. Д.
Ремень t he p ower o f a nimated G IF sУдивительно, но анимированные GIF-файлы не использовались так часто, как вы думаете, для обучения других тому, как что-то делать.Люди этим не пользуются. Ваши усилия будут выделяться. Что может быть лучше, чем это?
Вот небольшой GIF-файл, показывающий, как использовать функцию поиска на сайте Content Marketing Institute:
Нажмите для увеличения
Чтобы создать собственные анимированные GIF-файлы для учебных пособий, попробуйте следующие инструменты:
- GIF Brewery — этот инструмент, который обычно используется в качестве генератора предварительного просмотра видео, позволяет создавать мини-анимированные GIF-файлы из видеоклипов. Доступно только для Mac OSX… извините, пользователи Windows и Linux.
- Recordit — Создавайте гифки с помощью быстрых снимков экрана. Обрежьте свой рабочий стол, чтобы он соответствовал сегменту, который вы хотите смотреть, затем запишите, улучшите и готово. Идеально подходит для скринкастов.
- EZGIF — Выберите изображения, соедините их вместе, сохраните свой GIF. Это так просто. На сайте также есть инструмент для преобразования видео в GIF, средство изменения размера и различные инструменты для редактирования.
- Gyazo — Инструмент для создания снимков экрана и скринкастов поддерживает как анимированные GIF-файлы, так и видео, которые можно загрузить бесплатно.
- Cockos LICEcap — Приложение с открытым исходным кодом захватывает сегмент вашего рабочего стола и создает анимированный GIF. Отлично подходит для цифровых, программных и других руководств.
У каждого инструмента разная сила, но все сводится к тому, чтобы использовать то, что вам удобнее. Вы можете создавать GIF из видео или изображений или начинать с нуля. Оттуда вы можете поделиться ими в социальных сетях или на других сайтах. Они также отлично подходят для включения в сообщения в блогах в качестве визуального перерыва в тексте.
Примечание. Twitter теперь позволяет воспроизводить анимированные GIF-файлы в сообщениях (как и Pinterest и Google Plus). Это должно дать вам представление о том, что GIF-файлы могут сделать для вашего сайта.
Нижняя л внутренняяСуществует множество различных способов создания наглядной инструкции. Первый путеводитель по сайту определяет некоторые другие основные форматы:
Нажмите для увеличения
Нет причин сосредотачиваться исключительно на одном типе визуального контента, чтобы проинструктировать вашу аудиторию.Например, инструктографика может быть преобразована в презентацию (каждый шаг как отдельный слайд) и загружена в SlideShare. Презентацию можно переформатировать в руководство в формате PDF (мини-электронную книгу).
Этот путь переупаковки может быть сколь угодно длинным: чем больше у вас есть инструментов, тем больше у вас возможностей для продвижения и ремаркетинга вашего визуального информационного содержания.
У вас есть какие-нибудь советы по использованию наглядных руководств? Оставляйте их в комментариях.
Ищете другие способы максимизировать влияние вашего контента, добавляя отличные визуальные эффекты? Попробуйте один из этих 27+ удобных инструментов для лучшего маркетинга визуального контента.
Изображение на обложке Mconnors, MorgueFile, через pixabay.com
Создание пошаговых инструкций с изображениями и видео
Что, если бы вы могли стандартизировать способ создания визуальных рабочих инструкций? В производстве и эксплуатации мы убедились в невероятной эффективности стандартизации процессов с помощью визуальных рабочих инструкций. Но что, если мы пойдем дальше и я скажу вам, что есть несколько передовых методов создания самих инструкций? Внедрение некоторых из этих передовых методов поможет вам быстрее и эффективнее запускать новые процессы в цехе.
Перечень инструкций или размещение пометок по всему цеху, чтобы указать на новое изменение процесса, не является жизнеспособным решением, особенно когда эти заметки можно легко потерять, испачкать или уничтожить. Вы должны иметь возможность обновлять свои процессы как можно быстрее и эффективнее.
Позвольте мне объяснить, как я пришел к некоторым передовым методам быстрого и эффективного создания точных и убедительных цифровых рабочих инструкций.
Три состояния процесса до инструкций по визуальной работе
Мне нравится думать, что производственные процессы существуют в 3-х различных состояниях до внедрения программного обеспечения для визуальных рабочих инструкций.Вначале важно сосредоточиться на правильном при создании рабочих инструкций. Эти:- Как вы, , хотели бы, чтобы выполнялась работа;
- Как вы, думаете, работа выполняется;
- Как работа на самом деле выполнена.
При разработке рабочих инструкций хорошо учитывать все три, но одна важнее других.
Какой?
Когда вы собираетесь разработать свои рабочие инструкции с нуля, не время реструктурировать ваши процессы.Помните, что вы хотите действовать быстро, и впоследствии можно будет легко внести новые изменения в процесс. Велика вероятность, что у вас и у других коллег появятся новые идеи для существующего процесса, и вы должны уделить им подходящее время, когда дойдете до этого момента.
Но в настоящее время мы работаем над реализацией рабочих инструкций для имеющегося у нас процесса.
Вы также можете подумать, что знаете, как выполняется процесс, но я гарантирую, что это не совсем то, как вы представляете себе это в своей голове. Если это ваш единственный источник информации, проблемы неизбежно возникнут.
Теперь мы остаемся с третьим состоянием: как на самом деле выполняется работа . Вы должны увидеть это сами и понять, что происходит на самом деле. Вот почему «Перейти к Гемба» — такой важный фундаментальный компонент бережливого производства. Гемба — это японский термин, который переводится как «реальное место». Рекомендуется пойти в цех, чтобы увидеть «реальное место» собственными глазами.
Идут в цех
Когда вы воспроизводите определенную задачу с течением времени, вы неизбежно столкнетесь с недостатками в процессе.Опытные сотрудники, которые много лет выполняют эту задачу, знают, почему и как возникают эти недостатки! Они знают, что вызовет проблемы с качеством в будущем, и разработали некоторые рабочие методы для предотвращения ошибок.Обратите внимание на эти методы, которые были интегрированы в производственный процесс. Ваша рабочая инструкция будет инструментом для операторов. Если он не передает точный метод, который они используют, высока вероятность того, что на вашем предприятии возникнет диссонанс процесса.
Если шаги не могут быть выполнены так, как показано, как ваши сотрудники могут доверять остальным инструкциям или новым методам, которые вы в конечном итоге внедрите?
Помните: ваша рабочая инструкция и то, что делается в цехе, должны совпадать на 100%.
После того, как наш процесс настроен и запущен в цеху, мы можем уделить время его улучшению. Мы ВСЕГДА должны стремиться к постоянному совершенствованию.
Понимание того, где необходимы улучшения, станет более ясным, когда VKS Pro начнет автоматически генерировать полезные данные.
А пока вы можете обратиться к руководителям вашей группы или наиболее опытным операторам, которые проведут вас через текущий процесс для получения пошаговых инструкций.
Совместное использование техники
Наконец-то мы подошли к тому моменту, когда вы можете поделиться своей техникой. Метод, указанный в рабочих инструкциях, хорош по нескольким причинам:- Операторы помогли создать его благодаря своим знаниям и опыту
- Он отражает текущую передовую практику
- Внимание к деталям, за которым легко следить
- Требуется меньше туда и обратно
Все дело в визуальных эффектах
Чтобы передать процесс, ничто не может сравниться с высококачественными визуальными эффектами.«Картинка стоит тысячи слов» — это не только глупо; это тоже очень верно. Вы должны стремиться минимизировать объемный текст, насколько это возможно. Когда вы раздаете рабочие инструкции новому сотруднику, вам не нужно беспокоиться о том, поймут ли они текст. Вы хотите, чтобы они воспроизводили именно то, что видят!
Надо ли проинструктировать кого-нибудь нажать кнопку? Покажите изображение пальца, нажимающего эту кнопку.
Есть причина, по которой в инструкциях LEGO нет слов.Их пошаговые инструкции с картинками настолько просты для понимания, что даже дети справляются с заданиями. Это означает, что ваши инструкции должны содержать серию изображений и / или видео с ключевыми действиями, которые необходимо выполнить оператору. Помните, всегда делайте снимок или видео с точки зрения оператора.
Конечно, вы все равно захотите добавить текст в свои пошаговые инструкции с изображениями для дальнейшего объяснения сложного процесса, но предоставление вашим операторам визуального и интерактивного представления — это мощный инструмент.С помощью нашего программного обеспечения для рабочих инструкций любые пространные объяснения можно хранить сбоку и ссылаться на них при необходимости.
Вам также не нужно беспокоиться о том, что у вас слишком много шагов. Если вы используете VKS, проверенные и опытные операторы всегда могут переключиться в режим «Эксперт», чтобы пропустить простые шаги, которые были разработаны для новых сотрудников.
Документирование процесса с помощью фотографий
Очень важно делать фотографии документируемого процесса, так как они обеспечат визуальное представление о том, как должна выполняться работа.
Но поскольку ваши инструкции будут больше, чем просто фотографии, вам нужно будет делать заметки. Вы можете создать рабочие инструкции в реальном времени рядом с процессом, что сэкономит вам время, но иногда это может отнимать много времени у операторов, поскольку процесс может идти медленнее.
Кроме того, отсутствие деталей может привести к тому, что вам придется снова проконсультироваться с оператором и / или пересмотреть процесс. Это может помешать вам создавать инструкции, поскольку этот конкретный процесс может быть неактивен в настоящее время, когда у вас будет время вернуться в производственный цех.Мы хотим запечатлеть весь процесс одним дублем.
Плюсы
- Возможность делать качественные снимки.
- Возможность документировать процессы и одновременно создавать рабочие инструкции.
Минусы
- Невозможность быстро делать заметки, не замедляя операторов.
- Возможна необходимость повторного документирования процесса, если что-то было упущено.
Это приводит нас к следующему совету, который мы открыли благодаря нашим знаниям о племенах и предоставлению сотен тысяч рабочих инструкций, созданных с помощью VKS!
Запись процесса на видео
Запись видео для ваших рабочих инструкций может быть большим преимуществом, поскольку она позволит вам запечатлеть весь процесс.Кроме того, любой сложный шаг в ваших инструкциях, для которого будет полезно видео, можно дополнить частью записи, чтобы обеспечить более широкий контекст. Однако чего-то ключевого не хватает… фотографий!
Вы можете попытаться сделать скриншоты из видео, но эти изображения будут более низкого качества и потенциально размытыми. Кроме того, как только вы окажетесь перед компьютером, потребуется много времени, чтобы многократно приостанавливать воспроизведение видео, чтобы сделать скриншоты изображений, которые вы хотите использовать в своих инструкциях.
Плюсы
- Захват всего процесса за один раз.
- Быстро и производительно для операторов.
Минусы
- Некачественные и потенциально бесполезные фото.
- Требуется много времени на постпродакшн.
Решение: гибрид фото и видео
Вот случай, когда мы можем получить лучшее из обоих миров, порекомендовав сочетание фото и видео.Во время съемки, если это делается с помощью телефона, камеры или планшета, который поддерживает эту опцию, автор может нажать кнопку фото, чтобы сделать высококачественные снимки одновременно с записью видео.
Видите ли вы в процессе такой момент, который идеально представлял бы следующий шаг в инструкции? Делайте качественные снимки во время записи.
Автор может в процессе задать вопросы оператору и все будет записано. Подобное документирование процесса избавит от необходимости делать трудоемкие записи, уменьшив при этом влияние на производительность оператора.
После того, как работа будет выполнена, вернитесь к своему компьютеру, загрузите свои изображения в программу рабочих инструкций и послушайте видео, пока вы его создаете. Вы сможете собирать информацию быстрее и эффективнее, не упуская при этом ни одной важной детали.
Даже если вы забудете некоторые изображения, вы все равно можете делать скриншоты из видео в крайнем случае. Это не позволит вам повторить уже проделанную работу.
Pro Совет: рекомендуется снимать со скоростью 60 кадров в секунду для получения четких изображений при паузе кадра.Многие современные смартфоны оснащены этой возможностью.
Если есть часть процесса, которая оказывается довольно сложной в ваших пошаговых инструкциях с изображениями, добавьте часть видео в качестве шага инструкции. Это легко сделать, если вы используете решение для цифровых рабочих инструкций, такое как VKS.
Использование программного обеспечения рабочих инструкций естественным образом сокращает время, необходимое для создания и распространения визуально убедительных и удобных рабочих инструкций. Стандартизируя свой процесс и применяя эти передовые методы при создании рабочих инструкций, вы сможете ускорить производственное время и создать эффективный материал, на который могут положиться ваши сотрудники и ваш бизнес.
Техническое письмо в Интернете: инструкции
В этой главе основное внимание уделяется одному из наиболее важных способов написания технической документации — инструкциям. Как вы знаете, инструкции — это пошаговые объяснения того, как что-то делать: как строить, эксплуатировать, ремонтировать или обслуживать вещи.
Обязательно ознакомьтесь с примерами.
Инструкции по написанию
Одно из наиболее распространенных и наиболее важных применений технического письма — это инструкции — эти пошаговые объяснения того, как что-то делать: что-то собирать, что-то эксплуатировать, что-то ремонтировать или выполнять текущее обслуживание чего-либо.Но для чего-то, казалось бы, такого простого и интуитивно понятного, инструкции — одни из худших документов, которые вы можете найти. Как и я, у вас, вероятно, было много неприятного опыта с плохо написанными инструкциями. То, что следует в этой главе, может не быть надежным и надежным руководством по написанию инструкций, но оно покажет вам, какие методы профессионалы считают лучшими.
В конечном итоге для хорошего написания инструкций необходимо:
- Четкое, простое письмо
- Полное понимание процедуры во всех ее технических деталях
- Ваша способность поставить себя на место читателя, человека, пытающегося использовать ваши инструкции
- Ваша способность визуализировать процедуру во всех деталях и зафиксировать это понимание на бумаге
- Наконец, ваша готовность пройти этот дополнительный путь и проверить свои инструкции на том человеке, для которого вы их написали.
К настоящему времени вы, вероятно, изучили заголовки, списки и специальные уведомления — написание набора инструкций с помощью этих инструментов, вероятно, кажется очевидным. Просто разбейте обсуждение на пронумерованные вертикальные списки и добавьте несколько специальных уведомлений в очевидные моменты, и все готово! Что ж, не совсем так, но это отличное начало. В этой главе исследуются некоторые особенности инструкций, которые могут сделать их более сложными. Вы, в свою очередь, можете использовать эти соображения, чтобы спланировать свои собственные инструкции.
Некоторые предварительные сведения
В начале проекта по написанию инструкций важно определить структуру или характеристики конкретной процедуры, о которой вы собираетесь писать.
Аудитория и ситуация. На раннем этапе процесса определите аудиторию и ситуацию ваших инструкций. Помните, что определение аудитории означает определение уровня ее знакомства с темой, а также другими подобными деталями. См. Обсуждение аудиторий и шаги, которые следует использовать при определении аудиторий.
Что наиболее важно, если вы изучаете письменный курс, вам нужно будет написать описание своей аудитории и приложить его к инструкциям. Это позволит вашему инструктору оценить ваши инструкции с точки зрения их правильности для целевой аудитории. И помните также, что на курсах технического письма предпочтительнее писать для неспециализированной аудитории — это гораздо сложнее для вас как для писателя.
Количество задач. Сколько задач в процедуре, о которой вы пишете? Давайте использовать термин процедура для обозначения всего набора действий, для обсуждения которых предназначены ваши инструкции.Задача — это полунезависимая группа действий в рамках процедуры: например, установка часов на микроволновой печи — одна из задач в большой общей процедуре работы с микроволновой печью.
Такая простая процедура, как замена масла в автомобиле, содержит только одну задачу; полунезависимых групп видов деятельности нет. Более сложная процедура, такая как использование микроволновой печи, содержит множество таких полунезависимых задач: установка часов; установка уровня мощности; с помощью таймера; чистка и уход за микроволновой печью, среди прочего.(Инструкции по использованию камеры сгруппированы по задачам.)
В некоторых инструкциях есть только одна задача, но в ней много шагов. Например, представьте себе набор инструкций по сборке детских качелей. По моему собственному опыту, ступеней было больше 130! Это может быть немного пугающе. Хороший подход — сгруппировать похожие и связанные шаги по фазам и начинать перенумеровать шаги на каждой новой фазе. Таким образом, этап представляет собой группу аналогичных шагов в рамках однозадачной процедуры.В примере с качелями установка рамы была бы этапом; закрепить вещь в земле было бы другим; сборка качелей для коробки была бы еще одним делом.
Лучший подход к пошаговому обсуждению. Еще одно соображение, которое, возможно, вы не сможете определить на ранней стадии, — это как сфокусировать свои инструкции. В большинстве инструкций вы можете сосредоточиться на задачах или на инструментах (или функциях инструментов).
Используйте ориентацию на задачу. Сосредоточьтесь на задачах, которые хотят выполнять ваши читатели; используйте how to или –ing фразы в заголовках.В подходе к задаче (также известном как ориентация задачи) к инструкциям по использованию службы автоответчика у вас будут следующие разделы:
- запись вашего приветствия
- воспроизведение ваших сообщений
- сохранение сообщений
- пересылка сообщений
- удаление ваших сообщений и т. Д.
Это задачи — типичные вещи, которые мы хотели бы делать с машиной. Для дальнейшего обсуждения см. Главу, посвященную анализу задач.
С другой стороны, в инструментах, подходящих к к инструкциям по использованию копировального аппарата, будут следующие маловероятные разделы:
- кнопка копирования
- кнопка отмены
- кнопка увеличения / уменьшения
- Кнопка подборки / сшивания
- кнопка размера копии и т. Д.
Если вы разработали набор инструкций по этому плану, вы должны написать шаги по использованию каждой кнопки или функции копировального аппарата.Инструкции, использующие этот инструментальный подход, сложно заставить работать. Иногда название кнопки не совсем соответствует задаче, с которой она связана; иногда вам нужно использовать больше, чем одну кнопку, чтобы выполнить задачу. Тем не менее, бывают случаи, когда подход с использованием инструментов / функций может быть предпочтительнее.
Группировки задач. Листинг задач может быть не всем, что вам нужно сделать. Задач может быть так много, что вы должны сгруппировать их, чтобы читателям было легче находить отдельные.Например, в инструкциях обычно группируются задачи:
- задачи по распаковке и настройке
- задачи установки и настройки
- основные рабочие задачи
- плановых работ по техобслуживанию
- задач по поиску и устранению неисправностей; и так далее
Общие разделы в инструкциях
Ниже приводится обзор разделов, которые вы обычно найдете в инструкциях. Не думайте, что каждый из них должен быть в фактических инструкциях, которые вы пишете, или что они должны быть в порядке, представленном здесь, или что это единственные возможные разделы в наборе инструкций.
Читая следующие общие разделы инструкций, ознакомьтесь с примерами инструкций.
Схематическое изображение инструкции. Помните, что это типичная или общая модель содержания и организации — возможны многие другие.
Вступление. Тщательно спланируйте введение в свои инструкции. Убедитесь, что он выполняет одно из следующих действий (но не обязательно в этом порядке), которые применимы к вашим конкретным инструкциям:
- Укажите конкретные задачи или процедуры, которые необходимо объяснить, а также объем покрытия (что не будет охватывать ).
- Укажите, что нужно аудитории с точки зрения знаний и опыта для понимания инструкций.
- Дайте общее представление о процедуре и ее достижении.
- Укажите условия, при которых следует (или не следует) использовать эти инструкции.
- Дайте обзор содержания инструкций.
См. Раздел, посвященный введению, для дальнейшего обсуждения.
Общие предупреждения, предостережения, предупреждения об опасности.Инструкции часто должны предупреждать читателей о возможности испортить свое оборудование, испортить процедуру и пораниться. Кроме того, инструкции часто должны подчеркивать ключевые моменты или исключения. Для этих ситуаций вы используете специальные уведомления — примечания, предупреждения, предостережения и предупреждения об опасности. Обратите внимание, как эти специальные примечания используются в приведенных выше примерах инструкций.
Техническая подготовка или теория. В начале некоторых инструкций (конечно, после введения) вам может потребоваться обсуждение предыстории, связанной с процедурой.Для некоторых инструкций этот фон имеет решающее значение — в противном случае шаги процедуры не имеют смысла. Например, у вас может быть некоторый опыт работы с этими программными апплетами, в которых вы определяете свои собственные цвета, перемещая красные, зеленые и синие ползунки. Чтобы по-настоящему понять, что вы делаете, у вас должен быть цветной фон. Точно так же вы можете представить, что для некоторых инструкций с использованием камер также может потребоваться некоторая теория.
Оборудование и расходные материалы.Обратите внимание, что в большинстве инструкций есть список того, что вам нужно собрать перед началом процедуры. Сюда входит оборудование, , инструменты, которые вы используете в процедуре (например, миски для смешивания, ложки, формы для хлеба, молотки, дрели и пилы) и расходные материалы , предметы, которые потребляются во время процедуры (например, дерево, краска , масло, мука и гвозди). В инструкциях они обычно перечислены либо в виде простого вертикального списка, либо в виде списка из двух столбцов. Используйте список из двух столбцов, если вам нужно добавить некоторые спецификации к некоторым или всем элементам, например, названия брендов, размеры, количества, типы, номера моделей и т. Д.
Обсуждение шагов. Когда вы дойдете до фактического написания шагов, нужно помнить о нескольких вещах: (1) структура и формат этих шагов, (2) дополнительная информация, которая может потребоваться, и (3) точка зрения и общий стиль письма.
Структура и формат. Обычно мы представляем набор инструкций в виде вертикальных нумерованных списков. И большинство из них действительно так. Обычно так вы форматируете свои фактические пошаговые инструкции.Однако есть некоторые вариации, а также некоторые другие соображения:
- Шаги с фиксированным порядком — это шаги, которые должны выполняться в указанном порядке. Например, если вы меняете масло в автомобиле, слив масла — это шаг, который должен выполнить перед заливкой нового масла. Это нумерованные списки (обычно вертикальные нумерованные).
- Шаги переменного порядка — это шаги, которые могут выполняться практически в любом порядке.Хорошими примерами являются те руководства по устранению неполадок, которые советуют вам проверить это, проверить то, где вы пытаетесь что-то исправить. Вы можете выполнять эти действия практически в любом порядке. Для этого типа маркированный список является подходящим форматом.
- Альтернативные шаги — это те, на которых представлены два или более способов выполнить одно и то же. Альтернативные шаги также используются, когда могут существовать различные условия. Используйте маркированные списки с этим типом, с OR, вставленным между альтернативами, или вводной, указывающей, что альтернативы вот-вот будут представлены.
- Вложенные шаги . В некоторых случаях отдельные шаги внутри процедуры могут быть довольно сложными сами по себе, и их необходимо разбить на подэтапы. В этом случае вы увеличиваете отступ и упорядочиваете подшаги как a, b, c и так далее.
- «Бесступенчатая» инструкция . И, наконец, существуют инструкции, которые действительно не могут использовать нумерованный вертикальный список и которые мало или вообще не делают прямого направления читателя в виде инструкций.Некоторые ситуации должны быть настолько обобщенными или настолько разнообразными, что шаги не могут быть указаны.
См. Главу, посвященную спискам, для ознакомления со стилем и форматом этих возможностей.
Дополнительное обсуждение. Часто недостаточно просто сказать читателям, чтобы они делали то или иное. Им нужна дополнительная пояснительная информация, например, как вещь должна выглядеть до и после шага; почему они должны заботиться об этом шаге; какой механический принцип стоит за тем, что они делают; еще более подробное объяснение шага на микроуровне — обсуждение конкретных действий, составляющих шаг.
Однако проблема с дополнительным обсуждением заключается в том, что оно может скрыть фактический шаг. Вы хотите, чтобы фактический шаг — конкретные действия, которые должен предпринять читатель, — выделялись. Вы же не хотите, чтобы все это закопалось в кучу слов. Есть как минимум два способа избежать этой проблемы: вы можете разделить инструкцию из приложения на отдельные параграфы; или можно жирным шрифтом инструкцию.
Фактические действия пользователя в инструкциях выделены жирным шрифтом. Полужирный текст помогает отличить фактическое действие от дополнительной информации.
Стиль письма. То, как вы на самом деле пишете инструкции, предложение за предложением, может показаться противоречащим тому, чему вас учили предыдущие уроки письма. Однако обратите внимание на то, как написаны «реальные» инструкции — они используют много императивных (командных или прямых адресов) видов записи; они часто используют «ты». Это вполне уместно.Вы хотите попасть в лицо читателю, привлечь его или его все внимание. По этой причине предложения в виде инструкций звучат так: «Теперь нажмите кнопку« Пауза »на передней панели, чтобы временно остановить отображение» и «Будьте осторожны, чтобы не …»
Особая проблема связана с использованием пассивного залога в инструкциях. По какой-то странной причине некоторые инструкции звучат так: «Чтобы временно остановить отображение, следует нажать кнопку« Пауза ». Мы не только беспокоимся о психическом здоровье кнопки «Пауза», но и задаемся вопросом, кто должен подавлять эту вещь (вы говорите со мной?).Или рассмотрите следующий пример: «Затем кнопка таймера установлена на 3:00». Опять же, как человек, выполняющий эти инструкции, вы можете пропустить это; вы можете подумать, что это просто ссылка на какое-то существующее состояние, или вы можете спросить: «Они говорят со мной?» Почти так же плохо с использованием третьего лица: «Затем пользователь должен нажать кнопку паузы». Опять же, это старый двойной дубль: вы оглядываете комнату и задаетесь вопросом: «Кто я?» (Подробнее см. Проблема с пассивным голосом.)
Еще одна типичная проблема со стилем написания в инструкциях заключается в том, что люди, кажется, хотят опустить статьи: «Нажмите кнопку паузы на передней панели, чтобы временно остановить отображение информации» или «Землянин, пожалуйста, укажите адрес ближайшей пиццерии.«Зачем мы это делаем? Мы все втайне хотим быть роботами? В любом случае, не забудьте включить все статьи ( a , an , ) и другие подобные слова, которые мы обычно используем в инструкциях.
Графика в инструкции
Наверное, больше, чем в любой другой форме письма (кроме, может быть, комиксов), графика важна для инструкций. Иногда словами просто не объяснить шаг. Иллюстрации часто имеют решающее значение для способности читателя визуализировать то, что они должны делать.
В курсе технического письма инструкции могут потребовать от вас включения иллюстраций или других видов графики — того, что обычно используется в инструкциях. Проблема, конечно, может заключаться в том, что у вас нет доступа к графике, которая подходила бы для ваших конкретных инструкций, и что вы не чувствуете безумной уверенности в своих художественных способностях. Есть способы преодолеть эти проблемы! Взгляните на предложения на графике. В этой главе вы увидите не только предложения по созданию графики, но и требования к их формату.
Формат в инструкции
Заголовки. В своих инструкциях хорошо используйте заголовки. Обычно вам нужны заголовки для любого справочного раздела, который у вас может быть, раздела оборудования и расходных материалов, общего заголовка для раздела фактических инструкций и подзаголовков для отдельных задач или этапов в этом разделе. Взгляните на примеры в начале этой главы. Общие требования см. В заголовках.
Списки. Точно так же в инструкциях обычно широко используются списки, особенно пронумерованные вертикальные списки для фактических пошаговых объяснений.Простые вертикальные списки или списки из двух столбцов обычно хороши для раздела оборудования и расходных материалов. Списки в предложениях хороши всякий раз, когда вы делаете обзор предстоящих событий. См. Списки общих требований.
Особые примечания. В инструкциях вы должны предупреждать читателей о возможностях, при которых они могут повредить свое оборудование, израсходовать расходные материалы, привести к сбою всей процедуры, травмировать себя или других — даже серьезно или со смертельным исходом. Компании были привлечены к ответственности за отсутствие этих специальных уведомлений, за плохо написанные специальные уведомления или за специальные уведомления, которые были неуместны.См. Специальные уведомления для полного обсуждения правильного использования этих специальных уведомлений, а также их формата и размещения в инструкциях.
Отрезки надписей в инструкциях. В первом примере обратите внимание на то, что уведомление смещено к тексту на предыдущем шаге. Во втором примере обратите внимание, что серьезное уведомление помещено в начале перед любым из шагов.
Число, сокращения и символы.В инструкциях также используется множество цифр, сокращений и символов. Рекомендации по этим областям.
Контрольный список исправлений для инструкций
Когда вы перечитываете и исправляете свои инструкции, обратите внимание на следующие проблемы:
- Убедитесь, что вы предоставляете реальные инструкции — объяснения того, как что-то построить, эксплуатировать или ремонтировать.
- Напишите хорошее введение — в нем укажите точную процедуру, которую необходимо объяснить, укажите требования аудитории и сделайте обзор содержания.
- Убедитесь, что вы используете различные типы списков везде, где это возможно. В частности, используйте пронумерованные вертикальные списки для последовательных шагов.
- Используйте заголовки, чтобы выделить все основные разделы и подзаголовки для подразделов. (Помните, что заголовок «Введение» между заголовком и первым абзацем не требуется. Помните, что в этом задании нельзя использовать заголовки первого уровня; начните со второго уровня.)
- При необходимости используйте специальные примечания.
- Убедитесь, что вы используете стиль и формат для всех заголовков, списков, специальных уведомлений и графических изображений, представленные в этих главах. Если это проблема, свяжитесь со своим инструктором.
- Используйте графику, чтобы проиллюстрировать ключевые действия или объекты.