Подпись для почты: Подпись в электронной почте

Подпись в электронной почте

Каждый Дон Кихот воюет с ветряными мельницами, а каждый дизайнер воюет с неправильными подписями в письмах

О чем речь

https://bureau.ru/bb/soviet/20110330/
Бо́льшая часть примеров подписей из этого совета

Многие из вас видели что-то такое:

или такое:

иногда даже такое:

иногда встречается и такое:

Эти подписи на шкале хорошо-плохо где-то между «плохо» и «полная катастрофа». Мой пост о том, как делать правильно.

Почему это важно

Подпись — такая же неотъемлемая часть письма, как тема, письмо и вложения. Все вместе они влияют на восприятие письма, создают определенную тональность и что-то сообщают об адресанте. Неудачная подпись может испортить впечатление от очень внимательно написанного письма, поэтому на неё нужно обращать не меньшее внимание, чем на само письмо.

Хорошая и плохая подпись

Я уверен, что для подписи в личных письмах достаточно имени и фамилии, а иногда и просто имени. Все нижеперечисленное относится к рабочей переписке, где не всегда можно обойтись только именем и фамилией.

Я бы ориентировался вот на такие моменты:

1. Подпись должна быть на языке ваших адресатов
   Если пишете на английском — подпись на английском, пишете на русском — подпись на русском. Никаких Best regards и Senior Java Developer в русскоязычной переписке.
2. Сначала имя, потом фамилия
   Писать наоборот, — сначала фамилию, а потом имя — очень формальный стиль. К нему хочется сразу дописать и отчество. Само имя пишите так, как вас следует называть. Внимательные люди будут называть именно так как написано: Света, Даниил, Ася, Маргарет, Митя, Наталия. (см. Не ошибаться в именах)
3. В подписи не должно быть очевидного
   Не надо подписывать, что [email protected] — это эл. почта, знак @ однозначно говорит: «Это — адрес электронной почты». Да и вообще сам адрес эл. почты вообще не нужно писать, он же вот, перед глазами у адресата.
   Если сайт расположен на том же домене, что и электронная почта, то его тоже можно не указывать. Ваши читатели не глупые и поймут, что у компании с почтой [email protected] сайт ptsecurity.com. В некоторых компаниях принято перечислять все сайты в подписи сотрудников, не надо так.
   Если без сайта никак нельзя обойтись, тогда из ссылки нужно хотя бы убрать http:// и www.
4. Телефон — только личный
   Если указываете телефон, то только мобильный или городской с добавочным, общий телефон компании лучше не указывать.
   Факс тоже лучше не указывать.
5. Без «С уважением»
   Ваши адресаты чувствуют, что вставка в подпись каждого письма «С уважением» не имеет ничего общего с уважением. Вместо этого штампа лучше проявить настоящее уважение и написать удобное для читателя письмо: сформулировать говорящую тему, написать короткое структурированное письмо, ввести в курс дела, приложить все ссылки и файлы, а также явно указать, что вы от человека хотите.
6. Указывать понятную должность
   Очень часто в подпись вставляют должность адресанта, само по себе это не проблема. Однако иногда должность человека неговорящая: специалист, инженер, оператор. В этом случае лучше дополнить формальную должности реальной ролью: Старший специалист → Старший инженер поддержки, Менеджер продукта → Менеджер Яндекс-карт».
7. Не указывать и должность, и отдел
   Нужно стараться не увеличивать подпись без необходимости и указывать что-то одно: или должность, или отдел. Часто можно совместить отдел и должность: вместо длинной комбинации «Отдел технологий разработки + инженер» написать «devops-инженер».
8. Не нужно писать всю оргструктуру
   Если вам нужно указать отдел, то не нужно указывать всю организационную структуру до своего отдела включительно:
   Группа разработки систем машинного обучения
   Отдел перспективных технологий
   Департамент исследований и разработки
9. Не нужно рекламы почтовых программ и устройств
   Подпись — это часть вашего письма, не оставляйте в ней «Отправлено с моего айфона» или «Отправлено из AquaMail для Андроида
   http://www. aqua-mail.com».
   На самом деле продакт-менеджеры мобильных почтовых клиентов повышают свои метрики и зарабатывают свою премию за счет ваших писем и ваших читателей. Для читателей такая подпись выглядит то ли как хвастовство «Смотри, у меня новый айфон», то ли как неуважение «Мне лень потратить одну минуту на настройку подписи».

Открыть покрупнее

10. Никакого форматирования
    Форматирование привлекает слишком много внимания к подписи и отвлекает от письма. Лучше не использоваться в подписи курсив, полужирное начертание, подчеркивание, выделение цветом, в том числе бледно-серым. Кажется, что бледно-серый приглушенный и его не будет видно, на самом же деле любое изменение цвета видно само по себе. См. иллюстрацию на полях.
    Хуже всего выглядит яркий красный текст.
11. Никаких картинок или логотипов
    Не нужно вставлять логотипы компании, продуктов, конференций и митапов, красивые кнопки подписки, логотипы социальных сетей. Как и форматирование картинки привлекают слишком много внимания к письму, а кроме этого могут ещё и сломаться, будет совсем некрасиво (см. Переверстка: письмо из Пикпоинта).
12. Подпись отделяется от письма двумя пустыми строками
    Подпись достаточно отделить пустым место, без всяких линий и черточек. В технологических компаниях существуют люди, которые знают про RFC на эл. почту, где написано, что подпись отделяется двумя дефисами и пробелом. Я бы с ними не спорил.

Но вообще, даже в корпоративной подписи обычно достаточно имени с фамилией и изредка должности.

Примеры хорошей подписи

Вот несколько примеров, которые я считаю допустимыми.

Для совсем небольшой команды:

Михаил Озорнин

Для большой компании с множеством проектов:

Михаил Озорнин
Дизайнер в проекте Apple Don’t Watch

Подпись для тех, кто часто пишет наружу:

Михаил Озорнин
Руководитель пресс-службы Apple Russia
моб: +7 999 999-99-99

Ссылки в тему

В вопросе подписей писем очень много мифов и плохих традиций.

Я собрал ещё немного авторитетных мнений про подписи:

alpinabook.ru/catalog/marketing/469181	Новые правила деловой переписки
ksoftware.livejournal.com/318907.html	Коля Товеровский борется с подписью в Додо-пицце
bureau.ru/bb/soviet/20110330	Совет Ильи Бирмана про подписи
tema.livejournal.com/2684019.html	Культура электронного письма: 10 заповедей, есть немного про подписи.

Создание подписи сообщения электронной почты

Создание и отправка сообщения

Обучение работе с Outlook

Создание и отправка сообщения

Создание и отправка сообщения

Создание подписи сообщения электронной почты

• Добро пожаловать в электронную почту
  Видео
• Создание и отправка сообщений электронной почты, а также ответы на них
  Видео
• Создание подписи сообщения электронной почты
  Видео
• Отправка и получение вложений
  Видео
• Отзыв или замена отправленного сообщения
  Видео

Далее: Управление электронной почтой

Проверьте, как это работает!

Создавайте собственные подписи, которые могут автоматически добавляться в сообщения электронной почты. Подписи могут содержать текст, изображения, электронную визитную карточку, логотип и даже рукописную подпись.

Создание электронной подписи

1. Выберите команду Создать сообщение.

2. Нажмите кнопку Подпись и выберите пункт Подписи.

3. Выберите Создать, введите имя для подписи и нажмите кнопку ОК.

4. org/ListItem»>

   В поле Изменить подпись введите свою подпись и отформатируйте ее.

5. Нажмите кнопку ОК и закройте сообщение.

6. Нажмите кнопку Создать сообщение, чтобы увидеть созданную подпись.

Если у вас несколько подписей, перейдите в раздел Выберите подпись по умолчанию

и укажите подпись для новых сообщений. Вы всегда сможете сменить подпись при написании сообщения.

Хотите узнать больше?

Создание подписи электронной почты в Outlook

Как добавить подпись электронной почты в Apple Mail: полное руководство

[Обновление]: эта статья была обновлена ​​13 сентября 2021 г. вам больше нравится) должно быть как можно проще. Так ли это? Если у вас когда-либо возникали проблемы с настройкой подписи электронной почты в Apple Mail, это руководство для вас. Я покажу вам, как создать подпись электронной почты с помощью бесплатного генератора подписи электронной почты и как добавить ее в собственный почтовый клиент Apple.

Как добавить подпись электронной почты в формате HTML в Apple Mail — простой способ

[ОБНОВЛЕНИЕ]: мы обновили наш бесплатный генератор подписи электронной почты, добавив специальную опцию для Apple Mail. Больше нет необходимости просматривать файловую систему или вставлять HTML-код непосредственно в текстовые файлы. Пожалуйста.

Чтобы настроить профессиональную подпись электронной почты в Apple Mail, следуйте этой краткой инструкции:

1. Прежде чем начать, небольшое предупреждение. Если возможно, не используйте генератор подписи электронной почты с браузером Safari. Я не хочу показывать пальцем, но этот браузер имеет тенденцию добавлять ненужное форматирование к подписям. Так что, если вы не хотите создать легкую атмосферу Пикассо с абстрактным форматированием подписи, используйте другой браузер или действуйте на свой страх и риск.
2. Перейдите к генератору подписи, выберите Apple Mail и следуйте интуитивно понятному интерфейсу, чтобы создать собственную подпись электронной почты. В случае сомнений вы всегда можете обратиться к руководству пользователя. Когда предварительный просмотр подписи электронной почты справа выглядит великолепно, нажмите Применить подпись .

3. Далее, Скопируйте свою подпись в буфер обмена.

4. Старт Apple Mail .

5. Затем перейдите на Mail > Настройки > Подписи .

6. Прежде чем продолжить, переключитесь с Все подписи на свою учетную запись электронной почты (1), добавьте новую подпись электронной почты с помощью кнопки + (2) и снимите флажок Всегда совпадать с моим шрифтом сообщения по умолчанию вариант (3). Если вы этого не сделаете, подпись, вероятно, не получится правильной. Затем вставьте скопированную ранее подпись (4) и (необязательно) выберите ее как подпись по умолчанию (5). Обратите внимание, что на этом этапе подпись не будет выглядеть правильно в редакторе Apple Mail — не беспокойтесь об этом.

7. Когда вы составляете новое электронное письмо, подпись должна быть там со всем форматированием и изображениями, отображаемыми правильно (даже если они отсутствовали в редакторе подписи).

Это было не так уж сложно, не так ли?

Теперь у вас есть профессиональная подпись электронной почты в вашем почтовом клиенте Apple. Но что, если вы хотите, чтобы все в вашей компании получили одинаковую подпись? Вы можете промыть и повторить всю процедуру для всех, но на выполнение такой задачи у вас может уйти много времени. Особенно, если некоторые пользователи используют более одного почтового клиента. Вот почему я оставил лучший метод напоследок.

---

Управление подписями электронной почты в масштабах всей организации (самый простой способ)

Если ваша компания использует Microsoft 365 или Exchange Server в качестве платформы электронной почты, вы можете управлять подписями электронной почты для всех, причем разумно. Независимо от того, какие почтовые клиенты используются, независимо от того, сколько пользователей, вы можете развернуть подписи для всех за считанные минуты. Будь то Apple Mail, Outlook для iOS или любой другой клиент, используемый на любом другом устройстве, инструменты управления подписями электронной почты позволяют мгновенно обновлять подписи в вашей компании.

• Подписи электронной почты CodeTwo для Office 365 — решение №1 для подписи электронной почты для клиентов Microsoft 365. С помощью этой гибкой веб-службы подписи электронной почты вы можете легко управлять своими подписями Microsoft 365 с любого устройства. Его можно интегрировать с инструментами веб-аналитики, инструментами опроса CSAT и решениями для планирования встреч, и он первым среди конкурентов использует новейшие технологии, помогающие вам эффективно управлять своим брендом.
• CodeTwo Exchange Rules — лучшее решение для подписи, если вы используете Exchange Server. Он позволяет превратить простую подпись электронной почты в эффективный маркетинговый канал.
  А если вы хотите сделать гораздо больше, чем просто управлять подписями электронной почты, он включает вариант Pro, который дает вам полный контроль над потоком почты.

Подробнее…

Сделайте вашу электронную подпись идеальной на дисплеях Retina и 4k

15 хороших примеров заявлений об отказе от ответственности по электронной почте

[Обновление]:  Впервые этот блог был опубликован 20 января 2017 года. Он был обновлен новыми примерами отказа от ответственности и некоторой дополнительной информацией.

Отказ от ответственности по электронной почте существует уже давно, и на то есть веская причина. Несмотря на продолжающуюся дискуссию об их юридической силе и применимости, юридические группы настаивают на том, чтобы вставлять их в электронные письма. Отказ от ответственности информирует получателей о том, что они могут и не могут делать с электронными письмами, отправленными от вашей компании. Скромная просьба сообщить отправителю, если сообщение предназначалось кому-то другому, обычно работает. Благодаря этому вы можете, например. узнать, что что-то не так в вашем списке подписки на рассылку новостей, или даже сохранить сделку, просто написав адрес электронной почты вашего клиента с ошибкой.

Если перед вами стоит задача создать заявление об отказе от ответственности или подпись по электронной почте для вашей компании, и вы потеряли сознание, не бойтесь. Мы здесь, чтобы вдохновлять.

Прежде всего, не забудьте вставить данные вашей компании в заявление об отказе от ответственности. Это служит более чем одной цели. Предоставление информации о вашей компании требуется по закону в некоторых странах. Дополнительную информацию о юридических требованиях к заявлениям об отказе от ответственности по электронной почте см. в этой статье. Помимо юридического аспекта, существует еще и высокая маркетинговая ценность. Включение названия вашей компании и другой информации в каждое электронное письмо делает ваш бренд все более и более узнаваемым и укрепляет связь между вами и клиентом.

В этой статье вы можете найти текстовое содержание ваших заявлений об отказе от ответственности. Если вы хотите придать им приятный графический дизайн и сочетать с красивой подписью электронной почты, вы можете ознакомиться со статьей о профессиональном дизайне подписи электронной почты. Здесь предоставленные примеры заявлений об отказе от ответственности разделены на разделы в зависимости от того, к чему они относятся:

• Конфиденциальность
• Безопасность
• Контракты
• Экология
• Ответственность сотрудников
• Расчетное время ответа
• Заявления об отказе от ответственности в информационных бюллетенях
• Примеры полного отказа от ответственности
• Плохие заявления об отказе от ответственности по электронной почте

Конфиденциальность

Одним из наиболее важных моментов, которые следует упомянуть в хорошем примере отказа от ответственности по электронной почте, является конфиденциальность. Проще говоря, это означает, что сообщение должно быть прочитано только первоначальным получателем и что распространение его содержимого строго запрещено. Имейте в виду, что простое добавление такого заявления об отказе от ответственности не гарантирует, что электронное письмо не будет передано или переадресовано. Если вы делитесь строго конфиденциальной информацией, лучше использовать такие механизмы, как шифрование.

1. Содержание этого письма является конфиденциальным и предназначено только для получателя, указанного в сообщении. Категорически запрещается передавать какую-либо часть этого сообщения третьим лицам без письменного согласия отправителя. Если вы получили это сообщение по ошибке, пожалуйста, ответьте на это сообщение и удалите его, чтобы мы могли гарантировать, что такая ошибка не повторится в будущем.
2. Это сообщение отправлено в рамках обсуждения между [Имя отправителя] и адресатом, имя которого указано выше. Если вы получили это сообщение по ошибке, мы были бы очень признательны, если бы вы сообщили нам, что сообщение было отправлено вам. В этом случае мы также просим вас удалить это сообщение из вашего почтового ящика и не пересылать его или любую его часть кому-либо еще. Спасибо за сотрудничество и понимание.

Безопасность

Это напоминание адресату, что он должен проверить сообщение и вложения на наличие вирусов. Это может либо предотвратить заражение компьютеров клиентов, либо привлечь компанию к ответственности за ущерб, причиненный вирусами.

3. [Ваша компания] придает большое значение безопасности клиента. Поэтому мы приложили усилия, чтобы убедиться, что сообщение содержит ошибки и не содержит вирусов. К сожалению, полная безопасность электронной почты не может быть обеспечена, так как, несмотря на наши усилия, данные, содержащиеся в электронных письмах, могут быть заражены, перехвачены или повреждены. Поэтому получатель должен проверить электронное письмо на наличие угроз с помощью соответствующего программного обеспечения, поскольку отправитель не несет ответственности за любой ущерб, причиненный просмотром содержимого этого электронного письма.

Контракты

Иногда может случиться так, что когда кто-то запрашивает котировку, получатель предполагает, что это равносильно заключению соглашения. В других ситуациях сотрудник может увлечься и пообещать нечто, превышающее его полномочия. Эти примеры отказа от ответственности по электронной почте помогают обеим сторонам избежать недоразумений.

4. Этот запрос котировок отправляется для сравнения доступных предложений и не подразумевает заключения юридически обязывающего договора.
5. Ни один сотрудник [название вашей компании] не имеет права заключать какие-либо обязывающие контракты без явного письменного согласия своего руководителя. Поэтому любое желание заключить соглашение должно быть подтверждено менеджером [Имя отправителя].

Защита окружающей среды

Эти примеры уведомлений об отказе от ответственности по электронной почте очень короткие и с красивым зеленым значком могут поддержать окружающую среду и показать, что вы заботитесь о ней.

6. Пожалуйста, не распечатывайте это письмо, если в этом нет необходимости. Каждое нераспечатанное электронное письмо помогает окружающей среде.
7. Нужно ли распечатывать это письмо? Если вы заботитесь об окружающей среде так же, как и мы, пожалуйста, воздержитесь от печати электронных писем. Это помогает сохранить окружающую среду лесной и свободной от мусора.

Ответственность сотрудников

Это уведомление об отказе от ответственности по электронной почте предлагает помощь компании, когда, например. сотрудник пишет что-то оскорбительное. Это мера безопасности против предъявления иска компании за личную точку зрения отдельных лиц в компании.

8. Взгляды и мнения, содержащиеся в этом письме, принадлежат их автору и не обязательно отражают взгляды и мнения компании. Наши сотрудники обязаны не делать никаких клеветнических положений, не нарушать и не санкционировать нарушение каких-либо законных прав. Поэтому компания не несет никакой ответственности за такие заявления, содержащиеся в электронных письмах. В случае возникновения каких-либо убытков или других обязательств сотрудники несут полную ответственность за содержание своих электронных писем.
9. Мнения и убеждения, выраженные в этом письме, принадлежат мне и не должны отражать мнения и убеждения компании.

Расчетное время ответа

Расчетное время ответа обычно добавляется к электронным письмам, отправляемым из общих почтовых ящиков, в которых наблюдается интенсивный поток почты. Хорошим примером является адрес электронной почты службы технической поддержки. Информация о том, когда ожидать ответа, часто добавляется к заявлению об отказе от ответственности в автоматическом ответе.

10. В связи с увеличением количества запросов в службу поддержки, которые мы получаем в настоящее время, получение ответа может занять до X дней. Мы всегда сначала отвечаем лицензированным пользователям. Приносим свои извинения за доставленные неудобства.

Отказ от ответственности по электронной почте в информационных бюллетенях

Это особенно важно, так как касается списков подписчиков. В соответствии с правилами, касающимися рассылки спама по электронной почте и конфиденциальности, вы должны предоставить простой способ отказаться от подписки на такой список. Возможно, вам интересно, что может произойти, если не будет механизма отписки? Или если вы не предоставляете информацию о вашей компании? Например, согласно Канадскому законодательству о борьбе со спамом (CASL), отправка коммерческих электронных сообщений в пределах Канады, из Канады или в Канаду без такого механизма может привести к уголовным и гражданским обвинениям, а также к крупным штрафам. Для получения дополнительной информации вы можете посетить этот сайт. Ниже приведены несколько примеров заявления об отказе от ответственности по электронной почте, чтобы показать вам, как выразить его словами.

11. Вы получили это письмо, потому что подписались на информационный бюллетень на [адрес вашего веб-сайта]. Вы всегда можете отписаться от нашей рассылки, нажав на Отписаться Вы также можете ответить на это сообщение, включив отписаться в теме.
12. Это сообщение отправлено вам, потому что ваш адрес электронной почты есть в списке наших подписчиков. Если вы не заинтересованы в получении подобных писем, просто нажмите Отписаться .
13. Спасибо за подписку на нашу рассылку. Команда [название вашей компании] приложит все усилия, чтобы предоставить качественную информацию в полях, которые вы указали при подписке. Однако, если вы решите, что больше не хотите получать от нас такие электронные письма, не стесняйтесь щелкнуть ссылку ниже. Нажмите здесь, чтобы отказаться от подписки .

Если вы сами управляете списком подписчиков, вы можете легко создать ссылку для отписки. Просто создайте гиперссылку в тексте отписки и свяжите ее с: mailto:[email protected]?subject=unsubscribe

Примеры заявления об отказе от ответственности по электронной почте с полным содержанием

---

---

Во многих случаях вам понадобится заявление об отказе от ответственности, относящееся более чем к одной из перечисленных категорий. В таком случае существует большой риск того, что ваше заявление об отказе от ответственности станет раздражающе длинным. Задача сделать такой отказ от ответственности кратким и исчерпывающим – непростая задача, поэтому вот пример, который вы можете использовать:

14. Компания ● Улица ● Город ● Почтовый индекс ● Штат ● Страна ● Веб-сайт
    Содержание этого сообщения является конфиденциальным. Если вы получили его по ошибке, сообщите нам об этом по электронной почте, а затем удалите сообщение. Запрещается копировать, пересылать или каким-либо образом раскрывать содержание этого сообщения кому-либо. Целостность и безопасность этого электронного письма не может быть гарантирована через Интернет. Таким образом, отправитель не несет ответственности за любой ущерб, причиненный сообщением.

Компания Street City Postal Code Страна Веб -сайт Страна Веб -сайт Страна Веб -сайт . Страна. Вы не можете делиться этим сообщением или любыми его вложениями с кем-либо. Обратите внимание, что вы, как получатель, обязаны проверить электронную почту на наличие вредоносного программного обеспечения. Наконец, мнения, раскрытые отправителем, не обязательно должны отражать мнения компании, поэтому компания отказывается брать на себя какую-либо ответственность за ущерб, причиненный содержанием этого электронного письма.

Неправильные примеры заявлений об отказе от ответственности

Юридическая сила заявлений об отказе от ответственности по электронной почте является предметом многочисленных дискуссий. Одной из основных причин этого является распространенное заблуждение, что отказ от ответственности по электронной почте похож на юридический договор. Они не.

Три наиболее распространенных неправомерных использования заявления об отказе от ответственности в электронной почте:

• Заявление об отказе от ответственности длиной в одну страницу (и я видел даже больше) на разных языках, в котором делается попытка перечислить все возможные варианты неправильного использования электронной почты. Это особенно плохо, когда добавляется к электронному письму, состоящему из одного предложения.
• Агрессивные требования, предназначенные для того, чтобы напугать случайного получателя. Они, вероятно, будут иметь неприятные последствия больше, чем что-либо еще.
• Юмористические или непрофессиональные оговорки, добавленные в деловую переписку.

Примеры неправильных заявлений об отказе от ответственности:

16. Строго запрещено делиться, копировать, распечатывать или иным образом обрабатывать содержимое этого письма без письменного согласия отправителя.
17. Это письмо было отправлено с древней каменной таблички.
18. Если ваше письмо покажется мне интересным, я сразу отвечу. Если это еще одно стандартное деловое электронное письмо, подождите 4 рабочих дня для ответа.
19. Неважно, что я здесь пишу, так как дисклеймеры все равно никто не читает.

Как управлять заявлениями об отказе от ответственности для всей компании

Чтобы автоматически вставлять персонализированные заявления об отказе от ответственности и подписи по электронной почте или настраивать полностью фирменные автоматические ответы, вы можете использовать CodeTwo Exchange Rules Pro (если ваша компания использует Microsoft Exchange) или CodeTwo Подписи электронной почты для Office 365 (если ваша компания использует Exchange Online из Office 365 в качестве почтового сервера). Эти программы позволяют создавать заявления об отказе от ответственности и централизованно управлять ими, которые автоматически добавляются во все электронные письма, отправляемые вашей компанией.