8.3. Документы, передаваемые по каналам электронной почты (ЭП) \ КонсультантПлюс
8.3. Документы, передаваемые по каналам электронной
почты (ЭП)
ЭП позволяет осуществлять обмен данными между средствами ЭВТ, анализ, обработку и хранение полученных и отправленных сообщений.
ЭП используется как для пересылки сообщений внутри одной организации, так и для передачи сообщений между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.
Адресат электронной почты получает изображение документа (электронного сообщения) на экране ЭВМ или в виде копии на бумажном носителе, полученной при помощи печатающего устройства (принтера).
КонсультантПлюс: примечание.
В соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 02.07.2013) в случаях, если федеральными законами и иными нормативными правовыми актами, вступившими в силу до 1 июля 2013 года, предусмотрено использование электронной цифровой подписи, используется усиленная квалифицированная электронная подпись.
В соответствии с законодательством юридическая сила документов, хранимых, обрабатываемых и передаваемых с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью, порядок пользования которой определен Федеральным законом «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в указанных системах программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.
Наличие бумажных аналогов отправленных по электронной почте документов определяется в регламентах, инструкциях по ДОУ в организации. Бумажный аналог создает удобства в работе для сотрудников, необходим в случае возникновения конфликтных ситуаций, в случае неполучения документа адресатом и т.п.
Подключившись к ЭП, пользователь получает возможность переписываться с другими абонентами.
ЭП предоставляет абонентам следующие возможности:
— взаимодействовать через электронные почтовые ящики с подразделениями организации, между собой и с иными абонентами сети ЭП;
— иметь оперативный доступ к информации, хранящейся в базах данных различных организаций;
— обмениваться сообщениями с абонентами других сетей;
— получать сообщения с телеконференций по интересующим темам и отправлять собственные сообщения в телеконференцию;
— иметь доступ к публичным архивам, существующим на некоторых серверах как в Internet, так и в других, связанных с ней, сетях во всем мире.
Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный «почтовый ящик» (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя. Обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.
Всю корреспонденцию, в зависимости от ее содержания и предназначения, система электронной почты хранит в различных «папках», которые подразделяются на личные и общие. Это дает возможность разделять полученные письма и отправленные; отдельно хранить незаконченные письма и копии удаленных; защищать частную информацию, поскольку личные папки одного пользователя не должны быть доступны для других пользователей системы ЭП.
В системе ЭП предусмотрены следующие операции с письмами: поиск, копирование и перенос из одной папки в другую, отбор по заданному критерию.
Встроенная адресная книга и текстовый редактор облегчают процесс создания и отправления писем. Однажды созданное и занесенное в базу форм документов письмо может быть использовано многократно.
Электронное сообщение состоит из адреса или нескольких адресов получателей, заголовка, содержащего служебную информацию, и текста.
Адрес в системе ЭП состоит из имени электронного почтового ящика, которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя и домена, который описывает место, компьютер или локальную систему, где этот электронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком «@», например:
[email protected] — имя@домен.
Домен состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками.
В сети Internet допускаются домены верхнего уровня, обозначающие код организации:
COM — коммерческие организации;
EDU — учебные и научные заведения;
GOV — правительственные учреждения;
MIL — военные организации;
NET — сетевые узлы Internet;
ORG — прочие организации.
Служебный заголовок электронного сообщения содержит несколько полей, которые задаются автором сообщения или автоматически добавляются системой.
Если текст электронного сообщения получается слишком большим (более 100 килобайт), его лучше сжать при помощи команд «compress» в системах семейства UNIX, «pkarc» или «pkzip» в MS DOS или отправлять сообщение по частям.
Если нужно переслать файл, содержащий нетекстовую информацию, объектный код, файл базы данных или файл с изображением, его следует перекодировать в текстовую форму.
Посылать электронное сообщение, содержащее закодированную информацию, разрешается в том случае, если у получателя информации есть возможность его раскодировать.
Требования к оформлению документов, посылаемых ЭП, аналогичны требованиям, изложенным в разделах 3, 4. На документе должны быть указаны автор документа, его дата, регистрационный номер, название вида (кроме письма), должность и фамилия лица, подписавшего документ, электронный адрес организации и электронно-цифровая подпись (ЭЦП) автора.
Документы, поступившие по ЭП, регистрируются с соблюдением единых с бумажными документами правил и регистрационных форм. К номеру документа, поступившего или отправляемого по ЭП, добавляется значок «@»: N 141@.
Использование электронной цифровой подписи (ЭЦП) требует создания надежной системы защиты от несанкционированного доступа к документам за счет построения системы разграничения прав доступа к информации на различных уровнях иерархии организации.
ЭЦП выдается конкретному лицу (как аналог собственноручной подписи) и ее использование для заверения подписи другого человека не разрешается.
Документ, направляемый по ЭП, подписывается ЭЦП. При отсутствии руководителя документ подписывается его заместителем в соответствии с распределением обязанностей и отправляется по ЭП без ЭЦП.
Для наиболее важных документов возможна проверка подлинности ЭЦП. В случае неподтверждения ЭЦП исходящего документа он не отправляется и возвращается исполнителю. В случае неподтверждения ЭЦП поступившего документа производятся необходимые выяснения.
Поступивший по ЭП документ может передаваться на исполнение в бумажной форме со штампом «дубликат» или иным обозначением аналога электронного документа. Правильность ЭЦП подтверждается соответствующей отметкой: «ЭЦП верна. Подпись оператора» или «ЭЦП подтверждена. Подпись оператора». Отметку следует проставлять в виде штампа.
Организация может создать свою внутреннюю корпоративную информационную систему, которую сотрудники могут использовать самостоятельно и по собственному усмотрению — без подтверждения ЭЦП.
Такая система электронного общения вводится руководителем организации.
В данном случае возможно использование передаваемых документов (сообщений) без вывода их на бумагу.
Зачем нужна электронная почта в эпоху мессенджеров и соцсетей?
Настоящее и будущее email: она проиграла конкуренцию за общение, но без нее не обойтись
Электронной почте в следующем году исполнится 55 лет. И все чаще можно услышать мнение, что ее время ушло, а центром цифровой коммуникации пользователей стали социальные сети и мессенджеры. В таких сервисах действительно намного удобнее обмениваться сообщениями и взаимодействовать в целом. Но у электронной почты есть свои преимущества. С помощью экспертов RSpectr объясняет, почему следует говорить не об угасании, а о новых задачах email и ее трансформации в связи с развитием нейросетей и искусственного интеллекта.
Как изменилось использование электронной почты?
Есть два типа использования email: для работы и для личных целей.
Рабочая почта. Основная ее функция за годы практически не изменилась. Коллегам или клиентам по-прежнему отправляют электронные письма. Сами сервисы получили новые функции, которые делают работу удобней и эффективней. К примеру, в почте можно прикреплять файлы напрямую из облака или редактировать документы в режиме онлайн.
Личная почта. Подходы к использованию email в личных целях изменились очень сильно. Теперь почта практически не выполняет функцию общения. Но взамен она получила новые задачи. Как рассказал RSpectr заместитель вице-президента по стратегическим проектам Mail.Ru Group Алексей Сергеев,
почта стала центром, который собирает информацию о цифровой жизни человека
Сюда приходят письма о бронировании отелей и покупке авиабилетов, чеки из интернет-магазинов, выписки из банков, результаты медицинских анализов, уведомления от государственных органов и многое другое.
«Задача современной электронной почты – помочь разобраться в этом огромном потоке информации, скрыть все лишнее и показать по-настоящему важное, а также максимально облегчить поиск необходимой информации», – объясняет А.
Сергеев.
Преимущества электронной почты
Можно выделить три основных преимущества электронной почты по сравнению с мессенджерами и социальными сетями.
Открытый протокол. Пользователям не нужно быть в одной системе, чтобы отправить друг другу сообщение. Написать из Viber в WhatsApp не получится, а с «Яндекса» на Gmail – пожалуйста.
Отложенный формат общения. Пользователи не ждут мгновенной реакции на письмо. С одной стороны, это приводит к тому, что почта становится неудобной для повседневной коммуникации. С другой – обычно люди пишут письма более внимательно и осознанно. Это делает переписку содержательнее, чем общение в мессенджерах и соцсетях.
Хранение и поиск информации. Формат электронной почты позволяет легко хранить и находить важные сведения, которые могут пригодиться не прямо сейчас, а через неделю или год: договоры, подтверждения оплаты, страховые полисы и т. д. Отыскать нужную информацию в сообщениях мессенджера или соцсети бывает сложно, особенно если переписка с этим пользователем ведется постоянно.
Новые функции электронной почты
Помимо естественных преимуществ, сервисы электронной почты за последние годы приобрели новые функции, которые делают их конкурентоспособными в цифровом мире.
Новые функции, прежде всего, облегчают работу с входящим потоком писем и внутренним поиском информации
У одних компаний их больше, у других меньше, но тенденция уже ясна.
Автоматическая сортировка писем. Первой почтой, которая ввела умную сортировку, стала Gmail. Приходящие письма автоматически распределяются по папкам. Сейчас их в почте Gmail пять: «Личные», «Путешествие», «Работа», «Счета» и «Категории» (с подгруппами «Соцсети», «Оповещения», «Форумы» и «Промоакции»). В середине 2018 года в рамках большого продуктового обновления автоматическую сортировку ввела Mail.Ru. В отдельные группы объединены рассылки и сообщения от соцсетей. Также выделяются транзакционные письма: заказы, финансы, регистрации, путешествия, билеты и штрафы. Аналогичный сервис есть и у «Яндекс.
Почты». Письма распределяются по четырем категориям: общение, покупки, поездки и соцсети.
Управление рассылками. В середине 2018-го Mail.Ru внедрила также функцию управления рассылками. С ее помощью можно посмотреть весь список адресов, с которых приходят информационные письма, быстро отписаться от ненужных и удалить лишнее. При этом пользователь будет по-прежнему получать транзакционные письма. То есть остается возможность через почту восстановить пароль от сервиса. Раньше управлять рассылками можно было только через внешние сервисы. 13 февраля 2019 года аналогичный функционал ввела «Яндекс.Почта».
Оплата прямо в почте. Пока такая функция работает только в Mail.Ru. Пользователи, получая уведомления о штрафах ГИБДД, могут оплатить их прямо в почтовом ящике. По такому же принципу можно пополнить баланс мобильного телефона. «Недавно мы также запустили кнопку оплаты на письмах-уведомлениях для ряда наших партнеров. Мы планируем и дальше развивать это направление», – отметил А.
Сергеев. По его словам, таким образом электронная почта переходит от уведомлений о проблеме к реальной помощи в ее решении. Аналогичных функций у других почтовых провайдеров нет.
Умные ответы. Эта функция работает на базе нейросети, которая подбирает подходящие по смыслу варианты короткого ответа на письмо и предлагает их пользователю. В 2017 году ее внедрила почта Gmail. На русском языке она реализована только у Mail.Ru.
Какие функции тестируются?
Умная помощь. Тестируется некоторыми сервисами корпоративной почты. Как рассказал RSpectr Тимур Бадретдинов, руководитель направления Microsoft компании «Системный софт», искусственный интеллект (ИИ) находит в письме задачу или встречу и предлагает поставить «флажок» или занести событие в календарь. Можно разрешить ИИ делать это самостоятельно.
Умные автоответчики. Эта функция тестируется, например, службами поддержки различных компаний. Как пояснил RSpectr Дмитрий Микушин, ведущий инженер по приложениям для GPU* и ML** хостинг-провайдера REG.
RU, ИИ подбирает оптимальный ответ на основе текстового анализа конкретного обращения клиента, что улучшает восприятие услуги по сравнению с шаблонными автоответчиками.
Интеграция с умными голосовыми помощниками. По мнению Т. Бадретдинова, такой симбиоз позволит переложить рутинные операции по обработке писем, назначению встреч и сбору необходимой для анализа информации на «виртуальные плечи» ИИ.
Какой станет электронная почта в будущем?
Email развивается вместе с информационными технологиями.
Новые функции, которые уже доступны пользователям, – следствие внедрения нейросетей в технологические процессы
Руководитель направления облачных вычислений REG.RU Андрей Кузьмин, говоря о ближайшем будущем почты, назвал несколько новых возможностей, связанных с автоматизацией:
- автосоздание темы письма на основе содержимого;
- автоперевод текста письма на любые языки, включая язык жестов;
- интеллектуальные помощники, которые выбирают стиль письма в зависимости от собеседника (деловой, дружеский, официальный и т.
д.) - автосоставление ответа;
- поиск контакта, даже если его нет в адресной книге;
- сортировка писем на основе предпочтений конкретного пользователя;
- умные спам-фильтры на основе ИИ.
д.)«Очень много опций может быть создано на основе предпочтений пользователей, персональной информации, круга общения, соцсетей и прочих данных, которые уже сейчас собираются крупными игроками», – отметил А. Кузьмин.
А. Сергеев считает, что революции в использовании электронной почты не случится, но количество практических задач, которые можно решить с помощью email, будет расти. «Возможно, на смену работе со списком писем придет совсем новый формат взаимодействия, когда умный интерфейс будет сам выбирать все важное, требующее нашего внимания, и помогать решить эти задачи максимально быстро и удобно», – прогнозирует эксперт.
***
Важным аспектом использования электронной почты всегда была безопасность. О том, каким угрозам подвергаются современные почтовые системы, RSpectr рассказал аналитик ГК InfoWatch Сергей Хайрук.
КОММЕНТАРИЙ ЭКСПЕРТА
Безопасность электронной почты
Проблема стойкости защитных систем бесплатных почтовых аккаунтов традиционно распадается на несколько направлений.
Прежде всего, необходимо обеспечить безопасность среды в целом, то есть проработать механизмы противодействия негативному воздействию извне. С этой задачей крупные IT-компании справляются сравнительно успешно в силу того, что атаки извне – перманентное явление. В этом смысле
службы безопасности IT-гигантов пребывают в постоянной готовности, уровень экспертизы растет с каждой отраженной атакой
Неизбирательное массовое воздействие извне – будь то спам, фишинг или вирусные атаки, – в общем, не представляет серьезной угрозы на современном этапе развития технологий при условии, что поставщики IT-сервисов своевременно инвестируют в совершенствование систем защиты и персонала. Не секрет, например, что антивирусная индустрия сегодня – это не только реакция на активное заражение, но и работа, построенная на предиктивных началах, например, исследование даркнета на предмет новых хакерских технологий, создание honeypot (ресурс для приманки злоумышленников) и пр.
Сложнее с компрометацией данных единичного пользователя, когда по вине или неосторожности владельца почтового ящика, поставщика IT-сервиса или иной организации в руках злоумышленников оказываются логины и пароли для доступа к почтовому аккаунту в результате утечки данных.
К сожалению, число таких случаев растет. В 2017 году по данным Аналитического центра InfoWatch
86% утечек по всему миру были связаны с компрометацией персональных данных
В общей сложности был потерян контроль над 13,3 млрд записей. Огромный массив сведений о пользователях, в том числе адреса электронной почты и пароли, оказался в распоряжении злоумышленников.
Даже если сами провайдеры услуг электронной почты довольно успешно справляются с задачей обеспечения безопасности информации своих пользователей, это еще не является гарантией защищенности указанной информации.
Кроме того, стоит отметить, что в мире устойчиво растут «низкотехнологичные» угрозы, связанные с компрометацией корпоративной почты (business email compromise, BEC).
В основе подобных инцидентов лежит фишинг. Предварительно злоумышленники проводят разведку, пытаясь найти изъяны в выбранной компании и определить те или иные особенности, которые затем можно использовать в фишинговых атаках. Например,
мошенники могут анализировать переписку первых лиц компании, отмечая те или иные слова и обороты, которые присущи руководителям
Затем с поддельного аккаунта злоумышленники запрашивают у сотрудников конфиденциальную информацию, маскируясь под представителя топ-менеджмента, санкционируют денежные переводы на мошеннические счета.
Поскольку преступники используют методы социальной инженерии, на файловом уровне защита здесь не работает. Решения для проверки репутации email-адресов помогают лишь отчасти. Поэтому компаниям нужны продвинутые решения на основе технологий искусственного интеллекта, интегрированные в системы предотвращения утечек данных (DLP), которые позволят использовать экспертные правила и анализ стилей, чтобы выявить злоумышленников в переписке.
* GPU – англ. graphics processing unit, графический процессор.
** ML – англ. machine learning, машинное обучение.
Изображение: freepik.com
ЕЩЕ ПО ЭТОЙ ТЕМЕ:
Mail.ru увеличила выручку на 32,5% в 2018 году
Электронная почта Определение и значение | Dictionary.com
- Лучшие определения
- Викторина
- Похожие материалы
- Примеры
- Британский
- Научный
- Культурный
или по электронной почте
[ ee-meyl ]
/ ˈiˌmeɪl /
Сохранить это слово!См. синонимы для электронной почты на Thesaurus.com
Показывает уровень обучения в зависимости от сложности слова.
сущ.
система для отправки сообщений одному или нескольким получателям через телекоммуникационные каналы связи между компьютерами с использованием специального программного обеспечения или веб-службы: связь по электронной почте практически мгновенная.
сообщение, отправленное по электронной почте: Отправьте мне электронное письмо об этой идее, и я свяжусь с вами.
адрес, по которому человек может получать сообщения электронной почты: у него есть мой номер телефона и адрес электронной почты на случай, если ему понадобится связаться со мной.
глагол (используется с дополнением)
для отправки (сообщения или файла) (лицу или организации) по электронной почте: он отправил свой ответ на приглашение по электронной почте. Я отправил электронное письмо в компанию, но ответа пока не получил.
глагол (используется без объекта)
для отправки электронной почты; общаться по электронной почте или обмениваться электронными письмами: она написала по электронной почте, что на следующей неделе будет в отпуске.
Мы переписывались по электронной почте в течение трех недель, прежде чем встретились.
ТЕСТ
МОЖЕТЕ ЛИ ВЫ ОТВЕЧАТЬ НА ЭТИ ОБЫЧНЫЕ ГРАММАТИЧЕСКИЕ СПОРЫ?
Есть грамматические дебаты, которые никогда не умирают; и те, которые выделены в вопросах этой викторины, наверняка снова всех разозлят. Знаете ли вы, как отвечать на вопросы, которые вызывают самые ожесточенные споры по грамматике?
Вопрос 1 из 7
Какое предложение правильное?
Происхождение электронной почты
Впервые записано в 1975–1980 гг.; электронная почта + почта 1
история использования электронной почты
См. Интернет.
Слова рядом с электронной почтой На основе Random House Unabridged Dictionary, © Random House, Inc., 2023 г.
Слова, относящиеся к электронной почте
информационные технологии, сеть, связь, электронная почта, банк данных, электронная почта, глобальная деревня, инфобан, информационная супермагистраль, виртуальная реальность, голосовая почта
Как использовать электронную почту в предложении
Затем этот URL-адрес можно опубликовать в социальных сетях или отправить в текстовом сообщении, электронной почте или куда-либо еще.
Amazon делает Alexa Routines общедоступным|Сара Перес|17 сентября 2020 г.|TechCrunch
Директор Патрика Генри Мишель Ирвин не ответила на вопросы «Голоса Сан-Диего», но во вторник вечером отправила электронное письмо семьям поддержки, указав, что тренеры отсутствовали.
Школьные виды спорта превратились в «клубы» в условиях пандемии – теперь два тренера отсутствуют|Эшли Макглоун|17 сентября 2020 г.|Голос Сан-Диего можно найти на сайте Folger.
Театральная сцена округа Колумбия дополнена фильмами, концертами и многим другим|Патрик Фоллиард|17 сентября 2020 г.|Вашингтон Блэйд перехвачено.
Подкаст: COVID-19 помогает превратить Бразилию в государство наблюдения|Энтони Грин|16 сентября 2020 г.|MIT Technology Review
Таким образом, вы можете быстрее находить приложения, электронные письма или веб-сайты.
Управляйте своим телефоном быстрее, чем сейчас|Дэвид Нилд|16 сентября 2020 г.|Popular-Science
Невидимые электронные письма Джеба Буша против однополых браков|Джеки Кусинич|9 января, 2015|DAILY BEAST
В переписке по электронной почте мой друг сказал, что многие повторяли один и тот же краткий обзор, но так и не смогли уточнить.
Обзор «Empire»: хип-хоп музыкальные стулья с безумным уклоном в мыльную оперу|Judnick Mayard|8 января 2015|DAILY BEAST круг невольных жертв.
Sony подверглась второму взлому?|Шейн Харрис|8 января 2015 г.|DAILY BEAST
Тем не менее, электронное письмо относится к 1970-м годам, «когда полицейские регулярно попадали в засады и казнились».
Нам нужно, чтобы наша полиция была лучше, чем эта|Ник Гиллеспи|31 декабря 2014|DAILY BEAST
Она добавляет, что они продолжали переписываться по электронной почте, но «в конце концов он отказался от интервью».
Сделка с Серийным Джеем? Он разозлился, портит нашу хронологию|Эмили Шайр|31 декабря 2014 г.|DAILY BEAST
В этот момент вам может быть интересно, какие темные секреты я хранил в своем телефоне, на картах памяти и в электронной почте.
Младший брат|Кори Доктороу
На нем огромными светящимися белыми буквами были ее открытый ключ, отпечаток пальца и адрес электронной почты.
Младший брат|Кори Доктороу
Последнее сообщение было отправлено с одноразового адреса электронной почты одного из новых бразильских анонимайзеров.
Младший брат|Кори Доктороу
Мы пользуемся мгновенными сообщениями и электронной почтой и используем браузер миллионами различных способов.
Маленький Брат|Кори Доктороу
Подождите, пока не придет новое электронное письмо, и сосчитайте слова, которые появляются в нем.
Little Brother|Cory Doctorow
Британский словарь определений для email
/ (ˈiːmeɪl) /
существительное
сокращение от электронной почты
глагол (tr)
to контакт (лицо) по электронной почте
отправить (сообщение, документ и т. д.) по электронной почте
Производные формы электронной почты
e-mailer, существительное Collins English Dictionary — Complete & Unabridged 2012 Digital Edition © William Collins Sons & Co.
Ltd., 1979, 1986 © HarperCollins
Издательства 1998, 2000, 2003, 2005, 2006, 2007, 2009, 2012Научные определения для эл. Система для отправки и получения сообщений в электронном виде через компьютер сеть. Электронная почта является асинхронной и не требует, чтобы получатель сообщения был в сети во время отправки или получения сообщения. Электронная почта также позволяет пользователю мгновенно рассылать сообщения большому количеству получателей.
Сообщение или сообщения, отправленные или полученные такой системой.
Научный словарь American Heritage® Copyright © 2011. Опубликовано издательством Houghton Mifflin Harcourt Publishing Company. Все права защищены.
Культурные определения электронной почты
Электронная почта
Электронная почта стала одним из наиболее широко используемых аспектов Интернета, поскольку она обеспечивает средство массовой коммуникации почти в любую точку мира на высокой скорости.
примечания для электронной почты
Распространение спама и передача компьютерных вирусов через вложения электронной почты являются двумя наиболее проблемными аспектами этой технологии.
Новый словарь культурной грамотности, третье издание Авторское право © 2005 г., издательство Houghton Mifflin Harcourt Publishing Company. Опубликовано издательством Houghton Mifflin Harcourt Publishing Company. Все права защищены.
Электронная почта делает нас несчастными
В начале 2017 года во Франции вступил в силу закон о труде, который пытался сохранить так называемое право на отключение. Компании с пятьюдесятью или более сотрудниками должны были договориться о конкретных правилах использования электронной почты в нерабочее время с целью сокращения времени, которое работники проводят в своих почтовых ящиках вечером или в выходные дни. Мириам Эль-Хомри, тогдашний министр труда, частично оправдывала новый закон как необходимый шаг для снижения эмоционального выгорания. Закон громоздкий, но он указывает на универсальную проблему, избежать которой стало труднее во время недавнего перехода к более неистовому и импровизационному подходу к работе: электронная почта делает нас несчастными.
Чтобы изучить влияние электронной почты, группа исследователей из Калифорнийского университета в Ирвайне подключила сорок офисных работников к беспроводным пульсометрам примерно на двенадцать дней. Они записали вариабельность сердечного ритма испытуемых — распространенный метод измерения психического стресса. Они также отслеживали использование сотрудниками компьютеров, что позволяло им сопоставлять проверки электронной почты с уровнем стресса. То, что они обнаружили, не удивило бы французов. «Чем дольше человек тратит на электронную почту в [данный] час, тем выше уровень стресса за этот час», — отмечают авторы. В другом исследовании исследователи разместили тепловизионные камеры под монитором компьютера каждого испытуемого, что позволило им измерить контрольные «цветы тепла» на лице человека, которые указывают на психологический стресс. Они обнаружили, что пакетная проверка входящих сообщений — обычное «решение» для улучшения работы с электронной почтой — не обязательно является панацеей.
Другие исследователи обнаружили аналогичную связь между электронной почтой и несчастьем. В исследовании, опубликованном в 2019 году, рассматривались долгосрочные тенденции в состоянии здоровья группы из почти пяти тысяч шведских рабочих.
Когда сотрудники несчастны, они работают хуже. Они также с большей вероятностью, как предупредил французский министр труда, выгорают, что приводит к увеличению расходов на здравоохранение и высокой текучести кадров. Профессор Гарвардской школы бизнеса обнаружил, что предоставление группе консультантов по менеджменту предсказуемого перерыва в работе с электронной почтой увеличило долю тех, кто планировал остаться в фирме «на долгий срок», с 40 до 58 %. Способность электронной почты делать нас несчастными также имеет более философское значение. В мире двести тридцать миллионов работников умственного труда, что включает, по данным Федеральной резервной системы, более трети рабочей силы США. Если это огромное население становится несчастным из-за рабской преданности почтовым ящикам и каналам чата, то это приводит к целому ряду глобальных несчастий! С утилитарной точки зрения этот уровень страдания нельзя игнорировать, особенно если есть что-то, что мы могли бы сделать, чтобы облегчить его.
Учитывая эти ставки, тем более удивительно, что мы тратим так мало времени на то, чтобы понять источник этого недовольства. Многие в бизнес-сообществе склонны пренебрегать психологическими последствиями электронной почты как случайным побочным эффектом, вызванным плохими привычками в почте или слабым телосложением. Однако я пришел к выводу, что в создании нашего несоответствия с этим инструментом задействованы гораздо более глубокие силы, в том числе те, которые проникают в самую суть того, что движет нами как людьми.
Потребность взаимодействовать друг с другом — одна из сильнейших мотивационных сил, с которыми сталкиваются люди. Как объясняет психолог Мэтью Либерман в своей книге «Социальное: почему наш мозг запрограммирован на связь», социальные сети, закодированные в наших нейронах, связаны с нашими системами боли, вызывая сильное чувство разбитого сердца, которое мы испытываем, когда умирает кто-то из близких. , или полное опустошение, которое мы можем испытать, когда слишком долго изолированы от других людей.
«Эта социальная адаптация имеет решающее значение для того, чтобы сделать нас самым успешным видом на земле», — пишет Либерман.
Оборотной стороной эволюционной одержимости социальным взаимодействием является соответствующее чувство бедствия, когда ему мешают. Во многом так же, как наше влечение к еде сочетается с грызущим ощущением голода в ее отсутствие, наш инстинкт общения сопровождается тревожным беспокойством, когда мы пренебрегаем этими взаимодействиями. Это важно в офисе, потому что неприятный побочный эффект чрезмерного общения по электронной почте заключается в том, что оно постоянно подвергает вас именно этой форме социального стресса. При неистовом подходе к профессиональному сотрудничеству сообщения генерируются быстрее, чем вы можете успевать: вы заканчиваете один ответ и обнаруживаете, что за это время пришло еще три, и, пока вы дома, ночью, или на выходных, или когда вы в отпуске вы не можете избежать осознания того, что письма в вашем почтовом ящике накапливаются все больше и больше в ваше отсутствие.
Когда вы пропускаете прием пищи, говоря своему урчащему желудку, что еда будет позже в течение дня и, следовательно, у него нет причин бояться голодной смерти, это не облегчит сильное чувство голода. Точно так же объяснение вашему мозгу, что пренебрежение взаимодействиями, отражаемое вашим переполненным почтовым ящиком, имеет мало общего со здоровьем ваших отношений, похоже, не предотвращает соответствующее чувство фоновой тревоги. Мы действительно можем измерить этот триумф древних социальных влечений над рациональным современным мозгом в лаборатории. В одном особенно коварном исследовании исследователи выяснили, как осторожно оценить нашу психологическую реакцию на прерванное цифровое соединение. Испытуемых приводили в комнату для решения словесных головоломок. Им сказали, что в рамках эксперимента исследователь также хотел протестировать беспроводной тонометр. Испытуемого оставляют решать головоломки, а через несколько минут исследователь возвращается в комнату и объясняет, что смартфон испытуемого создает «помехи» беспроводному сигналу, поэтому ему нужно переместить телефон на стол номер четыре.
Во время всей этой шарады беспроводной монитор отслеживает физиологическое состояние субъекта, измеряя кровяное давление и частоту сердечных сокращений, что позволяет исследователям внимательно следить за эффектом разделения телефона. Результаты предсказуемы. В периоды, когда в комнате звонит телефон, показатели стресса и тревожности у испытуемого подскакивали выше. Точно так же увеличился уровень стресса, о котором сообщали сами, и снизилась самооценка удовольствия. Производительность головоломки поиска слов снизилась в период безответного звонка.
С рациональной точки зрения испытуемые в этом эксперименте знали, что пропущенный звонок не является кризисом, поскольку люди постоянно пропускают звонки и явно заняты чем-то более важным в данный момент.
Действительно, во многих случаях телефон испытуемого уже был переведен в беззвучный режим, который исследователи тайно выключали, перемещая телефон по комнате. Это означает, что испытуемые уже планировали пропустить любые звонки или сообщения, которые поступят во время эксперимента. Но это рациональное понимание не могло сравниться с лежащим в основе эволюционным давлением, которое укоренило идею о том, что игнорирование потенциальной связи — действительно плохая идея. Испытуемые были охвачены тревогой, в то время как их рациональные умы, если бы их спросили, скорее всего, ответили бы, что в лаборатории не происходит ничего, о чем стоило бы беспокоиться.
Пропущенные соединения в постоянно заполняющемся электронном почтовом ящике звучат как палеолитические тревожные звоночки — несмотря на все наши попытки убедить себя, что это оставшееся без ответа сообщение не имеет решающего значения. Этот эффект настолько силен, что, когда компания Арианны Хаффингтон, Thrive Global, исследовала, как избавить своих сотрудников от этого беспокойства, пока они были в отпуске (когда знания о накоплении сообщений становятся особенно острыми), она закончила экспериментом с экстремальным решением, названным Процветай.