Какой емайл можно написать: Как правильно написать адрес электронной почты (e-mail) ✔, чтобы вам могли на нее отправить письмо…

Как написать Email, на который вам точно ответят

Писать письма стало настолько повседневным занятием, что можно подумать, будто у людей это получается само собой.

Однако, получив тысячи писем за последний год, я могу с уверенностью сказать, что частота не гарантирует эффективность. Что означает: множество людей понятия не имеет о том, как написать правильный email. Даже те, кто профессионально занимается PR!

Неважно, насколько базовым кажется этот навык, всему нужно учиться. И, к сожалению, никто не рвется обучать молодежь написанию эффективных писем, несмотря на то, что это краеугольный камень современной коммуникации. Знание, как написать хороший email, — то есть тот, на который ответят – ключ к вашему успеху. Одно письмо может решить, получите ли вы работу, станет ли кто-то вашим ментором, найдете ли вы финансирование для реализации ваших идей, получите ли вы совет, который сможет изменить всю вашу жизнь.

Каждое письмо – это товар, даже если вы не продаете бизнес-идею в буквальном смысле. Вы продаете другую идею – стоит ли отвечать на это письмо – и это совсем не просто. Человек которому вы пишете, ежедневно может получать десятки, даже сотни писем, и он, вполне вероятно, не может выделять равное время и внимание каждому из них. Так что, как и при личных «продажах», у такого человека есть свои способы разделения писем на два потока – те, на которые стоит ответить и те, который отправятся в корзину. И то, куда направится ваше, зависит от того, даст ли ваш email тревожный звонок получателю – письмо – это первое впечатление о человеке в данном случае, и нажмет ли он «ответить» или «удалить» зависит от маленьких, почти неуловимых сигналов.

В каких же точках отправитель и получатель письма могут НЕ найти общий язык:

Позиция получателя
• Получает множество писем
• Если это личность публичная, ему часто пишут комплиментарные письма
• Регулярно слышит стандартный набор вопросов и просьб об услуге
• Мало свободного времени
• Не против вам помочь, но только если это быстро

Позиция отправителя
• Тратит много времени на написание «идеального» (или идеально длинного) письма
• Уверен, что его запрос оригинален, уникален и вообще особенный
• Уверен, что до него никто о такой услуге не просил
• Не может представить, почему ему могут отказать
• Стремится рассказать всю свою историю, все аспекты, так что слушатель точно уяснит его точку зрения

Секрет того, чтобы вам ответили на письмо – поставить себя на место адресата и соответствующим образом составить ваш email. Как это сделать? Ниже мы приводим список моментов, на которые люди обращают внимание, когда решают, стоит ли отвечать на письмо. Да, может показаться, что требования несколько жесткие. Но это не вопрос личной неприязни одного человека — это именно то, на что все собственники компаний, рекрутеры и редакторы газет обращают внимание, оценивая письма, это то, что люди и так говорят у вас за спиной – и нет смысла скрывать все эти вещи от людей, пытаясь казаться «милым».

Примечание: это руководство касается только писем , которые вы пишете, когда вам что-то нужно от получателя, даже если это просто ответ. Если вы просто набросали email, чтобы наскоро поделиться информацией или выразить признательность, или переписываетесь с кем-то, кого хорошо знаете, — эти правила не так важны.

 

 

Как правильно написать письмо

Уважайте время получателя и убедитесь в том, что этот email вообще необходим

Время каждого человека бесценно. Когда вы отправляете письмо, то, что вы сообщаете, это: «То, что я хочу сказать, стоит 5 минут твоего времени, времени, которое ты мог бы потратить на дела или провести с семьей».

Так что не заставляйте других тратить время на решение вопроса, с которым вы и сами можете разобраться. Верьте в себя! Я поражаюсь количеству вопросов, на которые можно легко ответить за 10 секунд с помощью Google или Yandex (очень хочется иногда написать: «Позвольте, я для вас погуглю…»).

Начинайте с приветствия

Если вы с места в карьер начинаете с первого предложения вашего письма, это звучит грубо. Используйте “Добрый день, _____” ,  “Здравствуйте, _____”. Но не “Привет ____”, по крайней мере, если у вас еще нет тесных связей и истории переписки.

Мне кажется, тенденция опускать приветствие еще сильнее заметна, когда используется контактная форма для отправки сообщения через сайт. Не забывайте, что даже если вы используете форму, адресату послание приходит в виде письма.

Адресуйте ваше письмо тому, кому вы пишете (тем)

Приложите все усилия, чтобы выяснить имя того, кто действительно будет читать это письмо, вместо того, чтобы начинать с просто «Здравствуйте» или «To whom it may concern» (англ. «Тому, кого это касается»). Использование имени делает ваш email более личным, персональным, и он уже не выглядит как спам. Если за волнующий вас вопрос отвечают двое, пишите двоим: «Здравствуйте, Елена и Александр!»

Правильно пишите имя адресата

Идиотизм, да? Неправильное написание имени обрубает все возможные связи с человеком еще до прочтения самого письма. Получателю становится понятно, что вы мало что о нем знаете, да и вообще не слишком склонны вдаваться в детали. И если вы после неправильного обращения еще и напишете «Я ваш большой поклонник», вы автоматически вылетаете за неискренность.

Установите эмоциональную связь до того, как перейдете к делу

Подойдет любая «речь в лифте», которая поможет создать связь с адресатом до того, как речь зайдет о бизнесе. Это заставит адресата чуть больше к вам проникнуться, захотеть вас выслушать, помочь вам. Будьте лаконичны и правдивы. Вот примеры вступлений для создания такой связи:

«Я большой поклонник блога ProNetworking.ru и читаю ваш сайт уже 1,5 года. Благодаря ProNetworking я познакомился с несколькими топовыми бизнесменами, получил повышение и нашел ментора»

«Уже 5 лет я покупаю туалетную воду Gucci Flora. Первый раз мне подарил ее муж на день рождения, и с тех пор это мой любимый аромат»

«Как ваш земляк из Владивостока…»

«Я искренне восхищаюсь вашим исследованием обезьян-ревунов. После вашей книги я решил поступить в университет и специализироваться в биологии. Именно поэтому я вам и пишу…»

Еще иногда люди делают что-то в этом роде: «У вас отличный сайт. Мне очень понравилась статья (то, что отправитель очевидно «выцепил» с первой страницы минуту назад)». Когда формирование связи настолько «липовое», оно имеет обратный эффект. Вы должны писать так, чтобы адресат понимал, что вы не просто отправляете одно и тоже шаблонное сообщение всем подряд, изменяя только имя отправителя, но что вы искренне в нем заинтересованы.

Другие ошибки в коммуникации с людьми в бесплатном видеокурсе по нетворкингу здесь (+ пошаговая инструкция).

Сохраняйте краткость и переходите к делу

Еще раз: время любого человека бесценно. Не стоит посылать многотомные тексты. Не нужно рассказывать вашу биографию. Переходите к делу и опишите ситуацию как можно меньшим числом предложений. Вы можете предположить, что если снабдить адресата максимальным количеством деталей, вероятность того, что он или она вам ответит, повысится. Пожалуй, что наоборот. Большой текст перегружает читателя, он скорее удалит ваше письмо, чем потратит 10 минут на весь ваш свиток. Если ваша идея недостаточно интересна, чтобы зацепить даже в паре фраз, вам стоит поработать над ней, и если совет, который вам нужен, требует многочисленных абзацев с объяснениями, лучше исследуйте вопрос самостоятельно, пока не сможете сформулировать простой вопрос, который вы зададите по email другому человеку.

Абсолютно четко выражайте вашу просьбу

Даже если вы хотите сделать ваше письмо максимально кратким, выразите то, что вы хотите получить от адресата, совершенно четко и конкретно.

Вот одно из последних писем, от которого я в восторге:

Здравствуйте, Максим!
Мне очень нравится Ваш сайт. Похоже на то, чем мы занимаемся. Нам бы стоило подумать о партнерстве или совместном проекте. Как вы думаете, что мы могли бы сделать?
Искренне Ваша,
Анна

Само собой, я понятия не имею, как мы могли бы сотрудничать… Вы появились в моей жизни 10 секунд назад. И если вы связываетесь со мной, это именно ваша задача – подумать обо всех этих вещах, а затем обратиться ко мне с идеей, которая могла бы мне понравиться – с четким, конкретным предложением. Вы должны представить получателю товар, глядя на который, он скажет «да» или «нет». Если вы задаете вопрос, будьте как можно более конкретны, так, чтобы адресат не тратил много времени на ответ.

Чем короче ваше письмо, и чем проще адресату ответить на ваш вопрос, тем выше вероятность этот ответ получить.

Не пытайтесь дразнить

Вот еще одно милое письмо из недавних:

Привет, Максим!
У меня есть потрясающая идея о том, как улучшить ваш сайт. Напишите мне, если хотите узнать больше!
Сергей

И с чего я должен тратить время на ответ, если я даже не знаю, заинтересует ли меня ваша идея? Сразу же удаляем.

Если у вас есть сайт, дайте на него ссылку

Не рассказывайте о вашем сайте, блоге без ссылок. Я знаю, что это займет всего 5 секунд – зайти в Google и поискать, но я не буду этого делать. Это очередная помеха для «сделки». Старайтесь максимально упростить все для получателя.

А когда вы даете ссылку на ваш сайт, убедитесь, что он работает и активен.

НЕ ИСПОЛЬЗУЙТЕ CAPS LOCK

Это универсальный симптом безумия. Если вы все пишете КАПСЛОКОМ, выглядит так, словно вы кричите. Удаляем сразу же.

и не пишите все маленькими буквами

Да, я знаю, на дворе 2014 год и заглавные буквы остались в 20 веке. И, возможно, однажды молодежь решит массово покончить с ними. Но пока это не произошло, и вам приходится иметь дело с 30-летними стариками вроде меня, используйте заглавные буквы там, где это нужно. Если вы ленитесь даже нажать shift на клавиатуре, я вряд ли отнесусь к вашему письму так же серьезно, как к письмам других людей.

Перечитайте email на предмет ошибок

Несколько раз прочитайте ваше письмо, убедитесь, что все написано правильно. Помните, вы пытаетесь произвести первое впечатление – пусть оно будет хорошим. Я знаю одного редактора сайта, который отказывается от пресс-релиза, если находит в нем хоть одну ошибку. Лично я не гонюсь за совершенством, бывали случаи, когда я отправлял письма, казавшиеся мне идеальными, а потом перечитывал и находил чудовищную ошибку. Но, по крайней мере, постарайтесь хотя бы написать правильно те слова, которые важны для получателя. «Я хочу писать про «netvorking» сыграет не в вашу пользу.

Эти советы довольно универсальны. Используйте их, когда пишете автору сайта, большому боссу, потенциальному партнеру или клиенту, да и просто любому незнакомому человеку. Тогда шансы на то, что вы получите ответ на свой email, сильно возрастут.

Максим Чернов

PS. О том, как правильно общаться не только по почте, но и через Linkedin, Facebook, по телефону и, конечно, вживую – узнайте в бесплатном видеокурсе по деловой коммуникации здесь.

Поделиться с друзьями

comments powered by HyperComments

Как правильно писать e-mail «по-русски»? | #всемдиктант

Правильно писать электронная почта. Нет-нет, это была шутка, у нас есть ответ на этот вопрос. Возник он, между прочим, неспроста: автор этой заметки общается по электронной почте ежедневно. И ежедневно видит абсолютно разные написания: от e-mail (человек не знает, как правильно передать это слово кириллицей, поэтому считает, что если написать его латиницей, то точно не ошибется) до мыла (согласитесь, это прошлый век!) и маила / мэила / е-мэила (продолжать можно до невозможности долго).

Фото из открытых источников

Фото из открытых источников

Тем не менее лингвисты уже давно кодифицировали это слово, и его написание зафиксировано в «Русском орфографическом словаре» РАН. А быстро проверить написания разных слов не отходя от кассы можно на официальном научно-информационном ресурсе Института русского языка им. В.В. Виноградова РАН «АКАДЕМОС», где на данный момент отражены нормативные написания более чем 200 000 единиц русского языка.

Страница ресурса «АКАДЕМОС» по запросу «имейл»

Страница ресурса «АКАДЕМОС» по запросу «имейл»

Итак, правильно писать имейл ─ никакого дефиса в этом слове нет (отправьте письмо на имейл, вот мой имейл). Это слово также склоняется (видите справа от слова -а? это указание на окончание в родительном падеже). Правильно: у меня нет его имейла, отправь мне по имейлу. И не переживайте, что Microsoft Word или встроенные в ваш браузер спелл-чекеры (они, кстати, пишутся именно так и тоже склоняются ─ можете проверить) подчеркивают имейл красным.

Корректное написание латиницей ─ e-mail (с дефисом). Если компонент имейл- выступает в качестве части сложного слова, то такое слово пишется через дефис: имейл-рассылка, имейл-адрес.

Кстати, мы запускаем рубрику «Как правильно?», где будем рассказывать о сложных словах, написание которых вызывает у носителей русского языка затруднения. Если у вас есть вопросы о том или ином слове, оставляйте их в комментариях ─ будем отвечать и делать небольшие подборки!

Автор: Екатерина Тупицына

Материалы защищены авторским правом. При цитировании обязательны ссылка на источник (канал #всемдиктант на Яндекс.Дзене) и указание автора публикации.

Что такое функция «Скрыть e-mail»?

Функция «Скрыть e-mail» позволяет случайным образом создавать уникальные адреса электронной почты для приложений, веб-сайтов и других целей, чтобы не сообщать личный адрес. Она интегрирована в функцию «Вход с Apple» и в iCloud+. 

«Скрыть e-mail» — это служба, позволяющая сохранить в тайне личный адрес электронной почты при создании новой учетной записи для приложения, оформлении подписки на информационную рассылку онлайн или отправке электронного письма малознакомому адресату.

Использовать функцию «Скрыть e-mail» можно двумя основными способами. Первый из них подразумевает применение одновременно с функцией «Вход с Apple», чтобы вы могли регистрировать учетные записи с адресами, созданными случайным образом, прямо в поддерживаемых сторонних приложениях или на веб-сайтах. Во втором случае эта функция запускается в iCloud+, позволяя случайным образом создавать на вашем устройстве, в Safari или на веб-сайте iCloud.com необходимое количество адресов электронной почты для разных страниц или любых других целей. 

 

Принцип работы функции «Скрыть e-mail»

Функция «Скрыть e-mail» позволяет случайным образом создавать уникальные адреса электронной почты с автоматической переадресацией писем в ваш личный ящик. Создаваемые адреса не повторяются. Вы можете читать электронные письма, отправляемые на эти адреса, и отвечать без смены почтового профиля. Ваш личный адрес раскрываться не будет.

• При создании учетной записи в приложении или посещении веб-сайта, где поддерживается функция «Вход с Apple», вы можете указать свой адрес электронной почты, если доверяете ресурсу, или скрыть его для сохранения конфиденциальности. Если вы воспользуетесь функцией «Скрыть e-mail», то отправлять уведомления на созданный таким образом адрес сможет только приложение или веб-сайт, где была зарегистрирована эта учетная запись. Дополнительные сведения о функции «Вход с Apple» см. в этой статье. 
• При наличии подписки на iCloud+ вы сможете случайным образом создавать уникальные адреса в любом поле, где требуется указать электронный адрес, в Safari на всех устройствах iPhone, iPad или iPod touch с iOS 15 или iPadOS 15 либо более поздней версии. Кроме того, это можно будет делать по запросу в приложении «Настройки» или на веб-сайте iCloud.com. Дополнительные сведения об iCloud+ см. в этой статье. 

Компания Apple не проверяет и не обрабатывает содержимое сообщений электронной почты, проходящих через службу «Скрыть e-mail», за исключением стандартной фильтрации спама — это необходимо, чтобы сохранять статус надежного поставщика услуг электронной почты. После доставки все сообщения удаляются с серверов ретрансляции (как правило, в течение нескольких секунд).

Изменить адрес электронной почты, на который приходят перенаправленные сообщения, можно в любой момент. Вы также можете отключить перенаправление электронной почты, чтобы больше не получать сообщения. Управлять адресами, созданными при помощи функции «Скрыть e-mail», можно в приложении «Настройки» на iPhone, iPad или iPod touch либо на веб-сайте iCloud.com.

Дата публикации: 23 сентября 2021 г.

Как правильно написать email на английском языке

Содержание:

1. Структура электронного письма
   1. Subject (тема письма)
   2. Обращение
   3. Основная часть
   4. Вложение
   5. Заключительная фраза
2. Образец формального письма
3. Образец неформального письма
4. Дополнительные рекомендации

Современный мир сложно представить без общения по интернету — все мы, так или иначе, сталкиваемся с деловой или дружеской электронной перепиской. В этой статье мы расскажем о том, как правильно написать электронное письмо на английском языке.

Написать идеальное электронное письмо не так просто, как кажется на первый взгляд. Нужно учитывать не только адресата, но и лексику, которая должна использоваться в разных случаях. Существуют два типа электронных писем — формальные и неформальные.

Формальное или официальное письмо мы пишем, когда хотим быть вежливыми, но плохо знаем адресата — такое часто случается в деловой переписке.

Неформальное — когда хорошо знакомы с читателем и хотим быть дружелюбными.

Вот несколько случаев использования формального и неформального обращения:

Формальное	Неформальное
Письмо клиенту или деловому партнеру Заявление о приеме на работу Отклик на вакансию Отзыв или жалоба Деловое письмо от одной компании к другой Письмо с запросом официальной информации	Письмо для друга или знакомого Письмо коллеге Поздравление с днем ​​рождения коллеги Письмо родственникам

Формальный email должен быть простым, лаконичным, коротким и содержательным. Не следует использовать узко специальную лексику, но употреблять просторечия и жаргонизмы тоже не стоит. Такое письмо всегда должно быть вежливым и грамматически правильным, иметь четкую структуру и необходимое оформление.

В неформальном письме, наоборот, можно использовать жаргон, сленг, уменьшительно-ласкательные обращения. Такое письмо не имеет четких правил и зачастую может быть свободным в форме подачи информации. Однако и у формальных и у неформальных писем должна быть определенная структура.

Структура электронного письма

Subject (тема письма)

Обычно тема письма расположена сразу под адресом электронной почты получателя. Игнорировать эту часть не стоит, потому что именно тема — это первая часть информации, которую увидит адресат письма.

Особенно тема важна для официальной переписки, ведь в ней раскрывается основная суть сообщения, показывается важное оно или нет. В любом случае, она влияет на то, прочитают письмо или нет.

Хорошо составленная тема письма — это основная мысль обращения, в ней должно быть ключевое слово или деталь сообщения.

Например, если вы хотите оповестить коллегу о предстоящем совещании, то можно написать: meeting on the 26th May at 11 a.m.

Или, например, об обучающей лекции:

lecture on the 26th March at 10 a.m.

Если вы посылаете резюме для устройства на работу, то можно написать:

CV for employment.

В любом случае, эта часть письма должна быть очень короткой, не более 7 предложений и передавать его самую суть.

В неформальном письме, например, в письме другу, следует также указать основную мысль текста, но можно сделать это менее официально.

Например, если друг прислал вам приглашение на день рождения, то можно написать:

Thank you for an invitation.

Обращение

После темы письма идет обращение к адресату, именно с него нужно начинать основной текст сообщения. Как и в обычном письме, обращение от остального текста обязательно отделяется запятой. Далее текст идет с новой строки.

Например,

Dear Ms. Jackson,

Thank you…

Вот несколько частоупотребляемых обращений с комментариями:

Обращение

Случаи использования

Dear Mr. Hopkins, Dear Ms. Hopkins, Dear Sir or Madam, To Whom It May Concern, Dear partners, Dear Recruiter,

Обращение к конкретному мужчине. Обращение к конкретной женщине. Универсально для замужней или не замужней, если вас не просили использовать Mrs. или Miss. Используется, если вы не знаете, кто будет отвечать на сообщение — мужчина или женщина. Вполне допустимая фраза, если вы вообще не знаете, кто может ответить на ваше письмо. Такое может случиться при написании email на корпоративную почту компании. Употребляется, когда вы обращаете свое письмо не к одному человеку, а к группе людей. Можно употребить вместо “To Whom It May Concern”, если вы знаете должность человека, к которому обращаетесь.

В неформальном письме, соответственно, нет таких жестких правил.

Обращение	Случаи использования
Hi Tom, / Hello Kate, Good morning, / Good afternoon,	Неформальное обращение к другу. Более формальное приветствие.

Основная часть

Начать основной текст письма следует с обозначения цели его написания. В деловом письме первый абзац следует сделать максимально коротким и содержательным.

Последующие абзацы должны пояснять информацию которую вы уже сообщили. Как правило, формальные письма пишутся коротко и по существу без лишних описаний и подробностей.

Не забывайте, что каждую смысловую часть письма следует выделять новым абзацем.

Вот несколько фраз, с которых можно начать первое предложение в деловом письме:

Thank you for your letter… / Спасибо за Ваше письмо…

We would like to thank you for your letter of… / Мы хотели бы поблагодарить Вас за ваше письмо…

I regret to inform you… / Мне жаль сообщить вам…

I’m writing to let you know that… / Я пишу, чтобы сообщить о…

We would like to point out that… / Мы хотели бы обратить ваше внимание на…

Please could you send me… / Не могли бы вы выслать мне…

Примеры для неформального письма:

How are you doing? / Как твои дела?

It was nice to hear from you recently / Было приятно услышать о тебе недавно

I’m sorry I haven’t written for such a long time / Прости, что так долго не писал тебе

Hope you’re well / Надеюсь, что у тебя все хорошо

Основная часть неформального письма может быть в свободной форме, не имеет четких правил. Главное — ориентироваться на степень близости с адресатом. Если у вас нет близких отношений, тогда лучше не вдаваться в подробности и детали.

Вложение

Вложение — важный элемент электронного письма, особенно официального. Если вы прикрепляете документ, то нужно обязательно сообщить об этом, иначе получатель может пропустить или не заметить его.

Вот несколько примеров:

We enclose… / Мы прилагаем…

I am sending you… / Я высылаю тебе/Вам

Please find attached… / Пожалуйста, посмотрите

Заключительная фраза

В электронном письме также должна быть и заключительная фраза. В официальном варианте могут использоваться такие выражения:

Sincerely yours, / Искренне Ваш,

Kind regards, / С уважением,

With many thanks, / С благодарностью,

Yours faithfully, / Искренне Ваш (используется, если имя вам не известно)

После заключительной фразы нужно указать ваше имя и фамилию. В случае, если письмо было направленно компании, то укажите свою должность.

Для неформального письма:

Best wishes, / С наилучшими пожеланиями,

Write back soon, / Ответь мне поскорее,

Bye for now, / Пока,

See you soon, / До скорого,

Hope to hear from you soon, / Надеюсь получить ответ в скором времени

Далее мы приведем два варианта электронных писем — формального и неформального.

Дополнительные рекомендации

1. Не забывайте про форматирование текста. Делайте отступы, выделение жирным или курсивом. Это улучшит внешний вид и читабельность текста.
2. Перечитайте письмо вслух после того, как написали его. Уберите лишние слова или повторения.
3. Текст должен быть целостным. Также не забывайте учитывать основные правила пунктуации английского языка.

В этой статье мы разобрали основные правила написания email на английском языке. Надеемся, что эта информация будет вам полезна в простом общении и в деловой переписке.

Удачи!

12345

Проголосовало 1 чел.

Как отправить анонимный e-mail — список бесплатных сервисов

09 апреля, 2015, 17:30

133764

Сегодняшние почтовые сервисы собирают массу информации о пользователях. Что уж говорить, если «корпорация добра» Google со своим сервисом Gmail первой начала интеграцию своих сервисов, завязывая все на таргетированной рекламе. Однако в противовес почтовым гигантам в интернете существует небольшое количество анонимных почтовых сервисов, позволяющих избавиться от потоков спама и уберечь ваши личные данные от использования не по назначению. AIN.UA отобрал пять сервисов, позволяющих оправлять анонимный e-mail.

UPD: В 2021 году редакция AIN.UA обновила список сервисов, позволяющих отправить анонимный e-mail.

Как отправить анонимный e-mai

Как отправить анонимный e-mai

Стоит отметить, что пользоваться такими сервисами есть смысл только в связке с TOR, VPN, или хотя бы прокси — недавно мы уже писали, как скрыть свою активность в интернете. В общем, любым способом нужно скрыть свой настоящий IP-адрес. Теперь рассмотрим сами почтовые сервисы.

Guerrillamail

Сервис создает вам почтовый ящик, входящая корреспонденция из которого удалится спустя час после прочтения. Есть возможность настроить переадресацию на свой настоящий ящик. По желанию временную почту можно быстро удалить или создать новую.

The Anonymous Email

На этом сайте для регистрации вам нужно просто указать свой настоящий e-mail. При этом следует убрать галочки с опций сохранения ваших данных и участия в рассылке. Сервис гарантирует анонимность, но, в отличие от Guerrillamail, не позволяет создавать временные ящики.

Anonymousemail

Сервис для отправки почты с анонимного ящика. Есть возможность оставить свой настоящий e-mail для обратной связи, при этом получатель сообщения его не увидит. Очень простой в использовании и надежный сайт.

Send-email

Аналогичный предыдущему сервис, с которого каждый день отправляется более 100 000 писем. Каждый раз отправка идет с нового ящика. Можно указать адрес для обратной связи.

Secure Mail

Сервис позволяет шифровать сообщения, с используя 4096-битный ключ. Таким образом, видеть и отвечать сообщения могут только собеседники. Согласно заявлению на сайте, Secure Mail не собирает личные данные пользователей, включая IP-адреса. Есть поддержка отправки сообщений на мобильные устройства.

CyberAtlantis

Сервис позволяет отправлять сообщения собеседнику анонимно — в процессе IP-адрес удаляется из пакетов данных. Таким образом, переписка становится зашифрованной. Интерфейс сервиса интуитивно понятный и простой.

Anonemail

Просто и бесплатный сервис, позволяющий отправлять письма, без каких-либо упоминаний личной информации отправителя. Для того, чтобы его использовать, понадобится перейти на сайт, указать адрес получателя, тему письма, а также ввести сообщение.

Mailnesia

Сервис генерирует одноразовые почтовые адреса, с помощью которых можно мгновенно отправить сообщение. Удобно также и то, что Mailnesia имеет встроенную опцию подтверждения ссылок, что понадобится для подтверждения регистраций и тд.

HideMyAss

Почтовый сервис популярного анонимайзера. Предназначен только для входящей почты. На этот адрес можно настроить получение уведомлений от социальных сетей, а также прочей менее полезной корреспонденции.

Как написать письмо, чтобы вам ответили. Правила email-этикета для старшеклассников и студентов

Зачем соблюдать этикет?

Культурно составленное электронное письмо поможет вам произвести хорошее впечатление на собеседника.

• Вы повысите количество ответов
• Вам будет легче договориться с собеседником
• Вы сможете представить себя как компетентного человека

Например, выпускник Венчурного Акселератора хочет представить свой проект инвесторам. Но он не знает, что отправлять одинаковое письмо сразу нескольким адресатам некультурно, поэтому добавляет в адресную строку сразу 10 получателей. Вроде это логично, потому что информация всем инвесторам нужна одинаковая, а работы меньше. На самом деле такое поведение считается очень некорректным, и ответ наверняка не придет. Шансы на начало диалога возрастают, если вы отправляйте индивидуальные письма каждому получателю и лично обращайтесь к инвесторам.

Что такое этикет в email-переписке?

В деловой переписке этикет – это общепринятый набор правил, соблюдение которых считается нормой, а несоблюдение – неприличным.

Например, по правилам нельзя рассылать одинаковые письма-предложения сразу нескольким адресатам, добавляя их в адресную строку всех вместе. Это считается очень грубым нарушением этикета и говорит о неуважении к получателям.

Как соблюсти все правила этикета?

1. Вступление

Знакомство с вашим письмом начинается с темы, поэтому очень важно уделить внимание и придумать короткую, но четкую и емкую тему письма.

Темы «Привет» или «Знакомство» ничего не говорят получателю о цели вашего имейла. Используйте темы вроде «Запрос о поставке велосипедов», «Партнерство с магазином велосипедов» и ни в коем случае не оставляйте тему пустой.

Кроме того, еще до открытия письма, получатель увидит, с какой почты оно пришло. Рабочие почты, привязанные к домену вашего сайта, вызывают доверие, в то время как письма даже с хорошо составленной темой, пришедшие с почты [email protected], могут полететь прямиком в корзину.

Когда собеседник откроет письмо, первое, что он увидит – это приветствие. Если вы переписываетесь с незнакомым человеком, избегайте неформального тона. Обращайтесь к собеседнику на «вы» и приветствуйте его в формальной манере: «Здравствуйте» или «Добрый день». Формулировок вроде «Приветик!» или «Хаю-хай!» лучше избегать.

Постарайтесь узнать имя человека, которому вы пишете письмо, и обратитесь к человеку по имени или даже по имени-отчеству.

2. Тело письма

В деловой переписке желательно не шутить и не писать с сарказмом. Юмор воспринимается каждым человеком по-разному, и вы можете случайно оскорбить собеседника. Кстати, в некоторых культурах то, что кажется нам смешным, может считаться грубым.

В теле письма старайтесь писать максимально четко, коротко и ясно. Основная мысль письма должна находится в начале, а менее важные детали – ближе к концу письма. Адаптируйте ваши письма так, чтобы их было легко прочитать на телефоне. То есть письмо должно быть не длиннее трех абзацев. Хорошим тоном считается экономить время собеседника, поэтому если вы можете сказать что-то в двух словах – скажите это в двух словах, а не в 10 предложениях.

Старайтесь разбивать текст на короткие абзацы из одного-двух предложений, а не писать их в одну кучу. Деловое письмо – это не художественный роман, поэтому вместо длинных описаний используйте короткие тезисы.

Если ответ на ваше письмо не требуется, постарайтесь закончить разговор, чтобы собеседнику не пришлось отвечать вам. Например, в конце напишите «Благодарю, до встречи завтра в 14.00» или «Спасибо, мы подумаем над вашим предложением и свяжемся с вами как только придем к решению». По правилам этикета отвечать на такие письма не обязательно, что позволяет избежать бесконечно тянущейся цепочки ненужных имейлов.

В конце письма обязательно подпишитесь. Подпись должна включать ваше имя и должность в компании, контакты, такие как телефон, адрес электронной почты, ссылки на социальные сети и сайт вашей компании. Подпись можно оформить графически либо сделать текстовой. Это может показаться мелочью, но хорошо составленная подпись играет роль в создании первоначального доверия и помогает представить вас как серьезного человека.

Поздравляю – вы написали письмо. Не забудьте проверить грамматику и орфографию. Отправлять письма с грубыми ошибками – плохая идея, собеседнику вы можете показаться как минимум невнимательным человеком. Большая часть почтовых клиентов уже включает сервисы проверки орфографии, поэтому обязательно потратьте пять минут, чтобы ими воспользоваться.

3. Ответы

Прежде всего, обязательно отвечайте на все письма, кроме спама. Оставлять имейлы без ответа некультурно.

Отвечать моментально считается необязательным в бизнес-переписке, в конце концов, электронная почта – это не мессенджер. Но лучше не задерживайте ответ дольше, чем на 24 часа. Используйте функцию «ответить», чтобы сохранить историю переписки и напомнить собеседнику, о чем шел разговор.

Функцией «ответить всем» пользуйтесь с осторожностью. Иногда ответ должен быть адресован части получателей в переписке. Тогда лучше нажать «ответить» и добавить нужных получателей вручную и не засорять почтовые ящики остальных ненужной информацией.

Если важно, чтобы получатель прочитал письмо, не указывайте его в копии, а добавляйте его электронную почту в основную строку адресатов. Если получателей письма несколько и вы ждете определенного ответа или действия от конкретного человека, об этом нужно прямо указать в теле письма. Например «Андрей, пожалуйста, ознакомьтесь с вложением и дайте мне знать, что вы думаете!»

4. Вложения

Если вы прикрепляете к письму файл, хорошим тоном считается продублировать его, вставить файл в тело письма. Получателю не нужно будет скачивать непонятное вложение, которое теоретически может содержать в себе вирус.

Чтобы точно узнать все тонкости делового этикета, рекомендую прочитать «Новые правила деловой переписки» Максима Ильяхова и «Правила делового общения» Нины Зверевой.

Отправить сертификат по электронной почте из своей учётная запись CertCentral

Отправить сертификат по электронной почте из своей учётная запись CertCentral | docs.digicert.com It looks like your browser has JavaScript disabled. Some site features might not work unless you enable JavaScript.

Выполните следующие инструкции отправки по почте копии вашего сертификата SSL/TLS на указанные адреса электронной почты из вашей учётная запись CertCentral. Можно также выбрать формат доставки сертификата: вложение в сообщении, обычный текст в теле сообщения, либо указание ссылки для скачивания в теле сообщения.

1. В своей учётная запись CertCentral перейдите на страницу Заказы.

   В меню на боковой панели нажмите Сертификаты > Заказы.

2. На странице Заказы воспользуйтесь фильтрами и функциями расширенного поиска для поиска сертификата, который вы хотите скачать.

3. В столбце Заказ № сертификата, который вы хотите скачать, нажмите на ссылку Быстрый просмотр.

4. В окне данных Заказ № (справа) нажмите Отправить сертификат.

5. В окне Отправить сертификат выполните указанные ниже действия.

   1. В окне Отправить сертификат на укажите адрес электронной почты, на который следует отправить сертификат (через запятую).
   2. В поле Отправить сертификат как, выберите способ отправки сертификата.
      • Вложение – Отправка сертификата в виде вложения к сообщению.
      • Открытый текст – Отправьте сертификат, как открытый текст в теле сообщения.
      • Ссылка для скачивания – Включите ссылку на страницу скачивания в тело сообщения. Данная ссылка перенаправляет получателя на страницу, с которой можно скачать сертификат.

Для обращения к данной странице получатель не обязательно должен быть членом вашей учётная запись CertCentral.

6. Для добавления настраиваемого сообщения к сообщению выполните шаги, описанные ниже:

   1. Установите флажок Добавить настраиваемое сообщение.
   2. В открывшемся текстовом поле введите сообщение, которое нужно отправить вместе с сообщением по электронной почте (например, «Установите данный сертификат на сервере в левом углу серверной II«).

7. По окончании ввода текста нажмите Отправить сертификат.

8. Операция выполнена! Вы успешно отправили копию вашего сертификата SSL/TLS.

Этот сайт используйте файлы «cookie» и другие технологии отслеживания для облегчения навигации и предоставления вам возможности оставлять отзывы, для анализа использования вами наших продуктов и сервисов, помощи в наших действиях по продвижению и рекламированию и предоставления содержания третьих сторон. Прочитайте нашу Политика в отношении файлов «cookie» и Политику конфиденциальности для получения более подробной информации.

×

Как писать профессиональные электронные письма (с шаблонами)

Профессиональные электронные письма предлагают эффективный способ обработки важных сообщений на рабочем месте. Вы можете написать электронное письмо, чтобы проконсультироваться после собеседования, ответить на предложение о работе или связаться с клиентами. Понимание того, как составлять профессиональные электронные письма, позволяет с уверенностью писать грамотные и эффективные сообщения. В этой статье мы предлагаем шаблоны для нескольких распространенных профессиональных писем.

Что такое профессиональная электронная почта?

Профессиональная электронная почта — это любое сообщение, которое вы делаете как сотрудник или потенциальный сотрудник компании.Эти письма должны иметь стандартный формат и профессиональный тон. Использование отраслевого жаргона допустимо, когда вы пишете кому-то, кто также знаком с этими терминами и фразами. Сосредоточьтесь на использовании ясного и лаконичного языка в профессиональных электронных письмах, поскольку получателю часто приходится работать с несколькими сообщениями в день. Профессиональные электронные письма краткие и эффективные, позволяя обеим сторонам сосредоточиться на задаче.

Как написать профессиональное электронное письмо

Понимание того, как написать профессиональное электронное письмо, поможет вам разработать эффективные коммуникации для любых потребностей на рабочем месте.Выполните следующие действия, чтобы создать профессиональное электронное письмо для рабочих целей:

1. Создайте информативную строку темы.
2. Вежливо поприветствуйте.
3. Немедленно обратитесь к делу.
4. Включите четкий призыв к действию.
5. Закройте свои контактные данные.

1. Создайте информативную строку темы

Строка темы позволяет получателю знать, чего ожидать, и часто помогает им расставить приоритеты для электронных писем в своем почтовом ящике.Строка темы должна быть лаконичной, чтобы ее было хорошо видно.

2. Вежливо поприветствуйте

Большинство профессиональных писем можно начинать с «Уважаемый» или «Здравствуйте». Если вы пишете своему близкому коллеге, вы можете просто указать его имя в приветствии.

Подробнее: 20 способов создать электронную почту

3. Немедленно обратитесь к точке

Немедленно укажите цель электронного письма. Уважайте время получателя и максимально кратко опишите необходимую информацию.Используйте маркированный или нумерованный список, чтобы упорядочить информацию, если необходимо рассмотреть несколько моментов.

4. Включите четкий призыв к действию

Если вам нужно, чтобы получатель что-то сделал в ответ на ваше электронное письмо, укажите, что это такое. Включите подробную информацию о том, как получатель должен ответить, если вы ожидаете ответа. Сообщите им, есть ли крайний срок, о котором им следует знать.

5. Введите свою контактную информацию.

Завершите письмо, указав свое имя и должность, а также свою контактную информацию.Это должно включать как минимум ваш номер телефона. Вы также можете указать свой адрес, особенно если получателю может потребоваться отправить вам бумажные документы или продукты.

Подробнее: Как завершить электронное письмо

Профессиональные шаблоны электронной почты

Ниже вы найдете несколько распространенных профессиональных шаблонов электронной почты:

Благодарственное письмо после интервью

Уважаемый [Имя] ],

Спасибо, что встретились со мной сегодня, чтобы обсудить должность [должность] в [компании].Было приятно познакомиться с вами, и мне понравилось обсуждать [ссылка на беседу в интервью]. Я очень рад возможности поделиться своими навыками и опытом [в отрасли или образовании] с командой [отдела], так как считаю, что могу быть ценным активом в вашей [проектной] работе.

Жду скорого ответа. Пожалуйста, дайте мне знать, если вам понадобится дополнительная информация.

С уважением,

[Имя]

Электронное письмо после интервью

Здравствуйте, [Имя],

Я проходил собеседование на [должность] в [компании] [дата] и хотел зарегистрироваться с вами о текущем статусе этой работы.Я рад возможности работать с командой [отдела] и помогать с [задачами, в которых вы сталкиваетесь, IE, создание вашей клиентской базы, создание новых маркетинговых кампаний].

Сообщите мне, есть ли дополнительная информация, которую я могу предоставить, чтобы помочь в процессе приема на работу. С нетерпением жду Вашего ответа.

С уважением,

[Имя]

Подробнее: Дополнительные примеры электронной почты для после интервью

Профессиональная электронная почта с просьбой пояснить

Здравствуйте, [имя],

Спасибо, что нашли время чтобы связаться со мной по [теме].Не могли бы вы предоставить мне дополнительную информацию, чтобы я мог лучше понять ваш запрос? Я хотел бы помочь вам как можно быстрее. Если бы вы могли подробно описать три наиболее важных момента, в которых вам нужна моя помощь, это помогло бы ускорить процесс.

Как только я получу это разъяснение, я смогу помочь вам более эффективно.

Спасибо,

[Имя]

Электронное письмо об отклонении предложения о работе

Уважаемый [Имя],

Спасибо, что предложили мне должность [должность] в [Компания].Я ценю, что вы нашли время рассмотреть меня для этой работы. После тщательного рассмотрения я понял, что в настоящее время это не совсем подходит для моих целей. Я решил [принять другую должность, остаться на нынешней должности, искать другую работу или пойти другим путем].

Еще раз спасибо за ваше время и поддержку. Я желаю вам удачи в поиске подходящего сотрудника на эту должность.

С уважением,

[Имя]

Электронное письмо с просьбой о представлении

Здравствуйте [Имя],

Я был [цель, т.е.е. ищу новую работу, ищу новых клиентов] и заметил, что вы [укажите соединение, то есть с которым работали, написали статью с] [имя цели]. Я надеялся, что вы познакомите меня, и я смогу [гол]. Я представил образец введения с некоторыми подробностями о проекте, над которым я работаю, ниже, но, пожалуйста, не стесняйтесь настраивать его самостоятельно. Не стесняйтесь, дайте мне знать, если я могу предоставить дополнительную информацию.

Надеюсь, у вас все хорошо, и с нетерпением жду встречи с вами в ближайшее время.Спасибо за любую помощь, которую вы можете оказать.

Best,

[Имя]

Электронное письмо с профессиональным представлением

Привет [Имя],

Я хотел бы познакомить вас с [Имя]. Он [название должности] в [компании], ищущий [потребности, то есть поставщики, которые могут удовлетворить растущие потребности компании, исследователи в отрасли, опытные фрилансеры для нового проекта]. Я думаю, что вы подходите для этого проекта и хотели бы помочь вам наладить контакт друг с другом.

Я скопировал [Имя] в это электронное письмо, чтобы он сам мог рассказать вам больше о [возможности]. [Имя] — это [отношения, то есть мой бывший сотрудник, выпускник, подрядчик, с которым я работал], и я очень рекомендую его для [типа работы]. Я надеюсь, что это начало выгодных отношений для вас обоих.

С уважением,

[Имя]

Электронное письмо с запросом рекомендации клиента

Привет [Имя],

Большое спасибо за ваши добрые слова в отношении [проекта], который мы завершили для вас в прошлом месяце.Если вы не возражаете, я хотел бы процитировать ваше сообщение в разделе отзывов на нашем сайте. Пожалуйста, дайте мне знать, если вас это устраивает. Если нет, то ничего страшного. Никакого давления!

Я также хотел сообщить вам, что в ближайшие три месяца у нас есть [количество] вакансий для новых клиентов. Мне нравится работать с такими клиентами, как вы, которые воодушевлены [целями]. Если вы знаете кого-либо, кто может извлечь выгоду из наших услуг, пожалуйста, присылайте их мне.

Вы можете предоставить им следующую контактную информацию, чтобы они могли связаться со мной лично.Мой прямой номер телефона — [номер], а мой адрес электронной почты — [адрес]. Я могу предложить скидку 10% новым клиентам, которые зарегистрируются в течение следующих трех месяцев. Вы получите скидку 10% на следующую услугу для привлеченных клиентов, купивших не менее [сумма]. Дополнительная информация о наших текущих акциях доступна по ссылке [ссылка].

Спасибо!

Best,

[Имя]

11 самых важных правил этикета электронной почты, которым необходимо следовать при профессиональном общении

Электронная почта стала одним из основных способов общения людей как в личных, так и в профессиональных целях.Фактически, большинство людей составляет по крайней мере одно электронное письмо в день, и многие люди ежедневно пишут несколько электронных писем. Хотя отправка электронного письма может показаться простым и, безусловно, быстрым и эффективным способом общения, существует несколько правил, которые следует соблюдать при работе с электронной почтой в профессиональном качестве. В этой статье мы обсудим 11 основных правил этикета электронной почты, которые следует учитывать при написании и отправке профессиональных писем.

Что такое этикет электронной почты?

Электронный этикет относится к тому, как человек должен вести себя при написании, ответе и отправке электронных писем.Этикет электронной почты может отличаться в зависимости от характера отправляемого электронного письма. Например, этикет, которого вы должны придерживаться при отправке электронных писем друзьям и родственникам, скорее всего, отличается от этикета, которого от вас ожидают на рабочем месте. Знание базового этикета электронной почты может гарантировать, что вас будут воспринимать как профессионала и вы будете уверены в том, что пишете электронные письма или отвечаете на них в различных условиях.

Электронный этикет важен по ряду причин, в том числе потому, что он:

• Позволяет вам продемонстрировать профессионализм в деловой обстановке
• Обеспечивает простоту и понятность ваших электронных писем
• Может предотвратить потенциальные судебные иски, связанные с отправкой несоответствующих электронных писем рабочая обстановка

Связано: Как написать профессиональный адрес электронной почты

11 правил этикета электронной почты, которым следует следовать при написании и отправке электронных писем

Ниже приведены 11 правил этикета электронной почты, которым вы должны следовать при написании или ответе на электронные письма в профессиональном качестве:

1. Убедитесь, что ваш адрес электронной почты носит профессиональный характер.
2. Убедитесь, что ваш тон профессиональный.
3. Используйте четкую и лаконичную строку темы.
4. Избегайте грамматических и орфографических ошибок.
5. Еще раз проверьте написание имени получателя.
6. Используйте стандартный, удобный для чтения шрифт и размер шрифта.
7. Не включайте в электронную почту смайлики или другие анимации.
8. Включайте только необходимые вложения.
9. Отвечайте на профессиональные электронные письма как можно быстрее.
10. Убедитесь, что вы отправляете письмо правильному получателю.
11. Проверьте электронную почту перед тем, как нажать «Отправить».

1. Убедитесь, что ваш адрес электронной почты носит профессиональный характер.

Использование профессионального адреса электронной почты является важной частью хорошего этикета электронной почты. Если вы отвечаете на электронное письмо внутри вашей организации, вы всегда должны использовать адрес электронной почты, предоставленный вам вашей компанией. Если вы отвечаете на профессиональные электронные письма вне работы, создайте профессиональное электронное письмо с вашим именем, чтобы получатели могли легко видеть, кто отправляет электронное письмо.

2. Убедитесь, что ваш тон профессиональный.

Сохранение профессионального тона в ваших профессионально ориентированных электронных письмах — еще один важный компонент хорошего этикета электронной почты. Даже если вы хорошо знаете этого человека, вам следует стремиться оставаться как можно более профессиональным при переписке в служебном качестве. Избегайте сокращений или излишне небрежной лексики.

3. Используйте ясную и лаконичную строку темы.

При написании профессионального электронного письма убедитесь, что ваша тема письма ясна и легко понимается.Это может помочь быстро донести до получателя, что касается вашего письма, а также гарантировать, что ваше письмо действительно будет открыто получателем. Если ваша тема нечеткая или слишком случайная, получатель может удалить или пропустить ваше письмо.

Связано: 20 способов создать электронную почту

4. Избегайте грамматических или орфографических ошибок

Делайте все возможное, чтобы избежать грамматических или орфографических ошибок в своей электронной почте. Это показывает получателю, что вы серьезно относитесь к своей переписке и не ленитесь писать электронные письма.

5. Еще раз проверьте написание имени получателя.

Для хорошего этикета электронной почты очень важно правильно написать имя получателя. Одно неправильное написание может сделать ваше общение небрежным и оскорбительным. Прежде чем нажать «отправить», дважды или даже трижды проверьте правильность написания имени и фамилии получателя.

6. Используйте стандартный, легко читаемый шрифт и размер шрифта

Вам следует использовать стандартный, легко читаемый шрифт, например Calibri, Times New Roman или Arial, и размер шрифта 10 или 12 .Такое сочетание размера и букв гарантирует, что большинство получателей легко прочитают и отсканируют вашу электронную почту.

7. Не включайте смайлики или другие анимации в свою электронную почту.

Не включайте смайлики или другие анимации, такие как смайлы, в свои профессиональные электронные письма. Это может показаться слишком случайным и может оказать негативное впечатление на получателя.

8. Включайте только необходимые вложения.

Перед включением вложения в электронное письмо убедитесь, что оно необходимо для конкретного отправляемого сообщения.Например, документ, содержащий только одно или два предложения, может быть включен в тело сообщения электронной почты, а не отправлен во вложение. Кроме того, не забудьте упомянуть вложение в своем электронном письме, чтобы получатель не пропустил его.

9. Как можно быстрее отвечайте на профессиональные электронные письма

Хотя от вас вряд ли ожидают, что вы будете сразу же получать каждое полученное электронное письмо, своевременный ответ на электронные письма является хорошим этикетом электронной почты. Это особенно актуально для клиентов или других электронных писем, которые могут быть срочными.Постарайтесь расставить приоритеты для своих писем по мере их поступления, чтобы вы могли определить, на какие письма требуется самый быстрый ответ.

Связанный: Написание холодного электронного письма: руководство и примеры

10. Убедитесь, что вы отправляете свое электронное письмо правильному получателю

Распространенная ошибка, которая случается на рабочем месте, заключается в том, что человек отправляет электронное письмо не тому получателю. Это особенно актуально, когда на рабочем месте несколько сотрудников с одинаковым именем.Можно легко щелкнуть сохраненный адрес электронной почты только для того, чтобы после его отправки понять, что это был неправильный получатель электронной почты. Не забудьте еще раз убедиться, что у вас правильный адрес электронной почты получателя, прежде чем нажать «отправить».

11. Корректируйте свое электронное письмо перед тем, как нажать «отправить».

Перед отправкой любого профессионального электронного письма вы всегда должны вычитать письмо хотя бы один раз, чтобы убедиться, что оно правильное и содержит всю необходимую информацию. Вычитка электронных писем может предотвратить как орфографические, так и грамматические ошибки, а также необходимость отправки дополнительного электронного письма из-за отсутствия информации в исходном письме.

Как написать идеальное профессиональное электронное письмо на английском языке

Следуйте этим пяти простым шагам, чтобы убедиться, что ваши английские электронные письма являются совершенно профессиональными. Начните с приветствия. Поблагодарите получателя. Назовите свою цель. Добавьте заключительное слово. Завершите заключительным словом. Хотя электронные письма обычно не такие формальные, как письма, они все же должны быть профессиональными, чтобы создать хороший имидж вас и вашей компании.

Как написать официальное электронное письмо

Следуйте этим пяти простым шагам, чтобы убедиться, что ваши электронные письма на английском написаны на высоком профессиональном уровне.

1. Начните с приветствия
2. Поблагодарите получателя
3. Укажите свою цель
4. Добавьте заключительное слово
5. Закончите закрытием

6. Начните с приветствия

   Всегда открывайте электронную почту с приветствия, например “ Дорогая Лилиан ». Если ваши отношения с читателем формальные, используйте его фамилию (например, «Уважаемая миссис Прайс» ). Если отношения более случайные, вы можете просто сказать: «Привет, Келли» . Если вы не знаете имя человека, которому пишете, используйте: «Для кого это может касаться» или «Уважаемый господин / госпожа» .

7. Поблагодарить получателя

   Если вы отвечаете на запрос клиента, вам следует начать с строки благодарности. Например, если у кого-то есть вопрос о вашей компании, вы можете сказать «Спасибо, что обратились в компанию ABC». Если кто-то ответил на одно из ваших писем, обязательно скажите: «Спасибо за быстрый ответ», или «Спасибо, что ответили мне». Поблагодарив читателя, он расслабится, а вы будете казаться более вежливыми.

8. Укажите свою цель

   Если вы начинаете общение по электронной почте, возможно, будет невозможно включить строку благодарности. Вместо этого начните с определения своей цели. Например, «Я пишу, чтобы узнать о…» или «Я пишу в отношении…» .

   Четко изложите свою цель в начале письма, а затем переходите к основному тексту письма. Помните, что люди хотят читать электронные письма быстро, поэтому ваши предложения должны быть короткими и ясными. Вам также необходимо уделить особое внимание грамматике, орфографии и пунктуации, чтобы создать профессиональный имидж себя и своей компании.

9. Добавьте заключительное слово

   Перед тем, как закончить электронное письмо, вежливо поблагодарить читателя еще раз и добавить несколько вежливых заключительных замечаний.Вы можете начать с «Спасибо за терпение и сотрудничество» или «Спасибо за внимание» , а затем продолжить с «Если у вас есть какие-либо вопросы или проблемы, не стесняйтесь, дайте мне знать» и «Я с нетерпением жду вашего ответа» .

10. Окончание с закрытием

    Последний шаг — добавить соответствующее закрытие с вашим именем. «С уважением», , «С уважением», и «Спасибо», — все профессионалы.Избегайте закрытия, такого как «С наилучшими пожеланиями» или «Приветствия» , если вы не являетесь хорошими друзьями с читателем. Наконец, прежде чем вы нажмете кнопку отправки, еще раз просмотрите свою электронную почту и проверьте правописание, чтобы убедиться, что она действительно идеальна!

Вы еще не изучаете EF English Live? Ознакомьтесь с курсом общего и делового английского в действии, запросив пробную версию на один месяц всего за один доллар *. Дополнительные сведения об основных советах по профессиональному английскому можно найти здесь.

Wil

Wil — писатель, преподаватель, технолог и увлеченно изучающий язык.Он преподавал английский язык в классах и в Интернете почти 10 лет, обучал учителей использованию классных и веб-технологий, а также писал материалы электронного обучения для нескольких крупных веб-сайтов. Он говорит на четырех языках и сейчас ищет еще один, чтобы начать учить.

Как написать правильное электронное письмо: произвести правильное впечатление

Независимо от того, являетесь ли вы перспективным молодым специалистом или опытным менеджером, написание электронной почты является жизненно важным аспектом делового общения. А благодаря тому, что часто называют загадками английской грамматики и тонкостями письменного слова, это может стать ежедневной проблемой.Это особенно верно, если вам нужно мотивировать занятых людей ответить или обратиться к потенциально щекотливой теме. Чтобы написать отличное электронное письмо, вам нужно знать две вещи: типичных ошибок, которых следует избегать, и стратегии следующего уровня, чтобы продвигаться вперед.

Но обо всем по порядку — вы должны знать, как выглядит хорошее электронное письмо, если вы собираетесь его написать.

Вот совет: Если вы пишете электронное письмо, создаете презентацию или просто отправляете быстрый твит, Grammarly может вам помочь! Попробуйте приложение Grammarly, чтобы писать чище и впечатляюще.

Анатомия хорошего электронного письма

Каждое электронное письмо, которое вы пишете, имеет одинаковую базовую структуру: тема, приветствие, тело письма и закрытие. Но, как и в любой письменной форме профессионального общения, есть правильный способ и стандарты, которым следует следовать. Вот как написать правильное электронное письмо:

1 Тема

Тема может быть самой важной частью электронного письма, хотя ее часто упускают из виду в пользу тела письма.Но если вы пишете кому-то холодное электронное письмо или просто устанавливаете профессиональные отношения, ваша тема может побудить людей открыть сообщение, а также сформировать ожидания относительно того, что в нем заключено. С другой стороны, плохо составленная или общая тема (например, «Привет» или «Вы не хотите пропустить») может отпугнуть читателя и привести к тому, что ваше письмо попадет в папку для спама.

«Потратьте вдвое больше времени на создание правильной строки темы, чем на [тело], потому что, если они не откроют письмо, это не имеет значения», — говорит Коул Шафер, основатель и руководитель отдела копирования Honey Copy.

2 Открывалки

В большинстве случаев написания электронных писем вы захотите включить быстрое приветствие, чтобы поблагодарить читателя, прежде чем погрузиться в основное сообщение или запрос.

Исключение: когда вы находитесь в цепочке электронных писем с близкими коллегами, часто становится более естественным отбросить открывающую (а также закрывающую). Хотя поначалу это может показаться ошибкой, это свидетельствует о лучшем профессиональном взаимопонимании.

3 Кузов

Тело электронного письма — это суть вашего сообщения, и оно должно иметь четкую и конкретную цель, например, получение отзыва о презентации или организация встречи с новым клиентом.Он также должен быть лаконичным. Таким образом, люди будут более склонны читать его, а не бегло просматривать и рисковать пропустить важную информацию. Если можете, сведите все к нескольким предложениям на выбор.

А для электронных писем, требующих большей длины и детализации, постарайтесь сделать их максимально сфокусированными. «Никто не хочет получать роман. Вы хотите, чтобы это было между тремя, четырьмя или пятью строками текста », — говорит Шафер.

4 Закрытия

Так же, как вы хотите начать дело с правильной ноги с вашего приветствия, вы также хотите хорошо расстаться.Это означает написание дружеского одобрения. И есть из чего выбирать.

Например, вот 12 распространенных и профессиональных закрытий, которые пользователи Grammarly выбрали в определенный день:

Вам нужно выбрать подход, который соответствует вашей личности, и адаптировать его к вашим отношениям, чтобы обеспечить соответствующий уровень профессионализма. С другой стороны, в профессиональных электронных письмах лучше не использовать распространенные закрывающие строки, такие как «любовь», «отправлено с iphone» или «спасибо».

Вы можете добавить любое слово в свой личный словарь.

Какие слова вы добавите? # чистка https://t.co/itTRLCarol

— Grammarly (@Grammarly) 18 сентября 2018 г.

Распространенные ошибки при написании электронных писем (и что делать вместо этого)

Подобно тому, как каждое электронное письмо — это возможность для профессионального роста, существует вероятность того, что вы попадете в обычные дурные привычки при написании электронных писем. Вот восемь ошибок, которых следует избегать:

1 Пропуск необходимых оксфордских запятых

Оксфордская запятая может быть несколько поляризующей, когда вы думаете о том, как написать правильное электронное письмо, в зависимости от того, какое руководство по стилю используется для профессионального общения в вашей отрасли — обычно его либо избегают, либо приветствуют как инструмент для разъяснения.В любом случае, многие люди имеют твердое мнение об этом. Но их отсутствие может привести к путанице, в зависимости от предложения.

Как и здоровый брак, стиль AP требует четкого общения. Мы также верим в ценность компромисса. Напоминаем, что Книга стилей не запрещает использование всех оксфордских запятых. Если пропуск запятой может привести к путанице или неверному толкованию, используйте запятую. https://t.co/vGsuRrwpQW

— AP Stylebook (@APStylebook) 15 августа 2018 г.

Что делать вместо этого: Хотя оксфордская запятая может не подходить в определенных контекстах, обычно рекомендуется использовать ее в электронных письмах.Это потому, что это поможет вам сэкономить время и избежать недопонимания, путаницы и даже юридических проблем.

2 Хеджирование

Пользователи Grammarly знают, что когда дело доходит до хеджирования, лучше его опустить, чем оставить, особенно в электронных письмах. И если вы беспокоитесь о том, чтобы показаться невежливым, не беспокойтесь: вопреки распространенному мнению, хеджирование заставляет вас казаться менее уверенным, что в конечном итоге может подорвать ваше письмо.

Что делать вместо этого: Выскажите свою идею или мнение, а затем объясните «почему», лежащее в основе ваших рассуждений.Так вас лучше поймут, и вы проявите свой талант.

3 Чрезвычайно длинная и / или непонятная копия

Вы бы прочитали письмо длиной в 1000 слов? Вероятно, нет — большинство людей просматривают длинные электронные письма. А если вы добавите в черновик сложные для понимания предложения или смешанные сообщения, у вас еще меньше шансов получить удовлетворительный ответ. (Или любой ответ.)

«Я получаю тонну [электронных писем], которые представляют собой просто огромные блоки текста. И я понимаю, почему они это делают — так что у вас достаточно подробностей.Но это действительно трудно читать, и я не собираюсь читать все это целиком, — говорит Кэт Бугард, писатель-фрилансер из Висконсина.

Вместо этого используйте: Будьте краткими и сосредоточьтесь на текущем вопросе. Затем закончите призывом к действию, запрошенной датой ответа и дайте понять, что вы открыты для вопросов и последующих действий (если это так).

4 Быть слишком небрежным (или формальным)

В зависимости от ваших обстоятельств, чрезмерное отклонение от повседневной или формальной стороны письма может быть ошибкой.Чрезмерная небрежность часто рассматривается как ошибка новичка, но жесткие формальные выражения также могут повредить вашему сообщению.

Что делать вместо этого: Ключ к достижению идеального баланса между формальным и непринужденным — это думать об отношениях между вами и получателем и принимать социальные сигналы по мере развития вашего общения.

«Вы как бы хотите видеть, что кто-то делает, и участвовать, подыгрывать, как бы осознавать, как развивается общение и как складываются ожидания в отношениях», — говорит Дэн Пост Сеннинг, эксперт по этикету в Институте Эмили Пост.

5 Трафареты

Не все штампы в электронной почте являются смертным грехом. Некоторые аспекты ваших писем обязательно будут немного шаблонными. В конце концов, большинство электронных писем имеют одинаковую базовую структуру, и есть фразы, которые вы можете использовать, чтобы обеспечить ясность или охватить свои основы. Но если вы собираетесь повторять фразы, убедитесь, что они имеют четкую цель.

Как сказала Кира Райт-Руис, менеджер по социальным сетям в Google Local Guides: «Хотя я всегда повторяю:« Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы », я действительно хочу знать, есть ли у них вопросы.”

Однако в большинстве случаев вы захотите по возможности убрать клише, так как они могут заставить людей отключиться. Вот семь лучших, которых следует избегать:

Метод

. Мы провели поиск терминов, используемых пользователями Grammarly, на основе наших самых популярных статей в блогах.

Что делать вместо этого: Попробуйте прочитать черновик на предмет клише, тона и голоса, чтобы более эффективно передать свое сообщение, не отвлекая читателя. Спросите себя: если бы ваш босс (или мама) прочитал это письмо, вы были бы довольны им? Если да, то вы на правильном пути.

6 Повторение

Люди часто повторяют слова в одном абзаце, дважды в двух предложениях или просто слишком близко друг к другу, чтобы остаться незамеченными. Хотя это не самое страшное нарушение, это еще одна вещь, от которой читатель может отключиться.

Вот наиболее часто повторяющиеся слова, которых следует избегать:

Что делать вместо этого: Попробуйте прочитать черновик вслух, используя функцию преобразования текста в речь на телефоне или запустите его коллегой перед отправкой.Грамматика также может помочь вам уловить эти повторяющиеся или чрезмерно используемые слова.

7 Роботизированный язык

Электронная почта

может быть потомком обычной почты, но это не значит, что ваши сообщения должны звучать как старая версия вас самих. Фактически, электронные письма должны звучать как человек, который их пишет. Поэтому использование фраз, которые звучат как что-то из викторианского романа, — не лучший прием, если вы хотите установить контакт с читателем.

«Посмотрим правде в глаза: никто не хочет читать учебники для вузов.Вы хотите прочитать блог, статью или настоящий разговор. Они люди, а не роботы. Так что используйте язык, который звучит так, как если бы вы просто сидели в кафе, — говорит шеф по копированию Шафер.

Что делать вместо этого: Вы можете добиться более естественного эффекта, притворившись, что пишете другу или разговариваете с дружелюбным знакомым. Например, вы, вероятно, не сказали бы что-то вроде «Приветствую» или «Надеюсь, у вас хорошая погода», если бы вы встречались с кем-то за чашкой кофе.Вы бы сказали что-то вроде «Привет» или «Еще раз спасибо за уделенное время».

8 Чрезмерное использование восклицательных знаков!

Энтузиазм большой. Но в определенных контекстах чрезмерное использование восклицательных знаков может принести больше вреда, чем пользы. Это особенно верно, если вы налаживаете новые отношения или связываетесь с кем-то за пределами вашей компании. В конце концов, вы являетесь представителем своей работы, когда используете корпоративный адрес электронной почты. Но людям нравятся восклицательные знаки, и многие люди по-прежнему полагаются на них, чтобы передать позитивный тон.

Например, вот наиболее распространенные предложения и слова, которые люди используют с восклицательными знаками в электронных письмах:

Что делать вместо этого: После того, как вы написали черновик, выполните быстрый поиск восклицательных знаков и решите, какие (если они есть) оставить, исходя из ваших отношений с получателем. Как правило, старайтесь ограничиваться одним или двумя сообщениями в электронном письме с коллегами.

Сегодня мы чувствуем благодарность.

Благодарен за то, что такая суперзвезда контента, как @MarketingProfs, использует Grammarly.#fridayfeeling #ourherohttps: //t.co/rrLpgheikv

— Grammarly (@Grammarly) 28 сентября 2018 г.

Письма следующего уровня по электронной почте

Когда у вас есть правильный формат электронной почты и вы знаете, каких ошибок следует избегать, самое время сосредоточиться на выделении ваших черновиков среди бесчисленных писем, которые большинство людей получает каждый день. Вот четыре стратегии, которые помогут вам перейти на следующий уровень:

Думай позитивно

Отправка отрицательного или даже нейтрального электронного письма может поставить вас в затруднительное положение.И, как и в случае с любым письменным сообщением, здесь может быть место для неправильного толкования.

«В отсутствие другой информации наша интерпретация часто по умолчанию отрицательная», — объясняет эксперт по коммуникационному этикету Пост Сеннинг. «Когда вы говорите о негативном общении, вы [упускаете] информацию, которая является тоном голоса, мерцанием в глазах, хорошим юмором, с которым вы что-то намереваетесь, или даже искренней заботой или беспокойством, с которыми вы предлагая критику. Так что будьте очень осторожны.Когда что-то кажется вам негативным, это, вероятно, покажется кому-то еще более негативным ».

Выбери правильный тон

Вы не хотели бы получать электронное письмо с надписью «Уважаемый [клиент]» или со ссылкой на вашу работу в сфере связей с общественностью, когда вы на самом деле занимаетесь продажами, потому что это сразу покажет, что отправитель либо массово рассылает вам электронные письма, либо или они не провели надлежащего исследования и не нашли нужный контакт. Точно так же вы должны убедиться, что каждое электронное письмо, которое вы отправляете, имеет тон, созданный специально для получателя, и что вы отправляете его нужному человеку.

Таким образом, даже несмотря на то, что использование шаблонов может показаться заманчивым, важно персонализировать его и учитывать стиль общения получателя, прежде чем отправлять. Для этого быстрый поиск в Google или просмотр ленты LinkedIn или Twitter получателя могут творить чудеса.

Перед отправкой попробуйте поставить себя на место получателя, чтобы проверить тон и содержание. А если вам трудно прочитать свой собственный тон в электронном письме, детектор тона Grammarly может помочь вам определить, как вы звучите для получателя.

Последующие действия — своевременно

Если вы отправляете электронное письмо, скорее всего, вы ждете своевременного ответа. Но из-за большого количества писем, которые большинство людей обрабатывают каждый день, все может потеряться. Как правило, последующее сообщение никогда не должно приходить раньше, чем через двадцать четыре часа после отправки первоначального электронного письма.

Другими словами: не отправляйте повторный запрос через два часа после отправки. В крайних случаях такое поведение может даже заблокировать вас.«Когда вы уделяете больше времени и действительно заботитесь о человеке по другую сторону письма, вы сразу же увидите гораздо более высокий процент откликов. Мне пришлось усвоить это на собственном горьком опыте », — говорит руководитель отдела копирования Шафер.

Легко для глаз

Большинство отправляемых вами сообщений, скорее всего, будут более короткими, что отлично подходит для быстрого ответа и выполнения задач. Но для более длинных писем сканирование — это главное. Вот тогда и пригодятся такие вещи, как полужирный шрифт, маркеры, подчеркнутые предложения и раздел TL; DR (слишком длинный, не читал).

При составлении электронного письма следует учитывать множество факторов, и возможна большая погрешность. Но в конце концов, дело не в совершенстве. Речь идет об эффективном общении.

«Я думаю, что люди чувствуют давление, которое заставляет вас быть идеальным коммуникатором с таким огромным словарным запасом и идеально структурированными предложениями. И я не знаю, что это всегда так, потому что вы всего два человека, которые общаются, — говорит писатель-фрилансер Бугард.

Еще из Grammarly:

Gmail: отправка электронной почты

/ ru / gmail / setup-a-gmail-account / content /

Введение

Теперь, когда вы создали учетную запись Gmail, вы можете начать отправлять сообщения электронной почты. Написание электронного письма может быть таким же простым, как ввод сообщения, или вы можете использовать форматирование текста , вложения и подпись , чтобы настроить свое сообщение.

В этом уроке мы покажем вам, как составить электронное письмо , добавить вложение и создать подпись , которая будет отображаться во всех отправляемых вами сообщениях.

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать больше об отправке электронной почты с помощью Gmail.

Отправка электронной почты

Когда вы пишете электронное письмо, вы будете использовать окно создания . Здесь вы добавите адрес электронной почты получателя (ов) , тему и тело сообщения электронной почты, которое является самим сообщением. Вы также сможете добавить различные типы форматирования текста , а также одно или несколько вложений .При желании вы даже можете создать подпись , которая будет добавляться в конец каждого отправляемого вами электронного письма.

Окно создания

Нажимайте кнопки в интерактивном меню ниже, чтобы узнать о различных частях окна создания сообщения.

Чтобы отправить электронное письмо:

1. На левой панели меню нажмите кнопку Составить .
2. Окно создания появится в правом нижнем углу страницы.
3. Вам необходимо добавить одного или нескольких получателей в поле Кому: .Вы можете сделать это, набрав один или несколько адресов электронной почты , разделенных запятыми, или вы можете щелкнуть На , чтобы выбрать получателей из ваших контактов , затем щелкните выберите .
4. Введите тему сообщения.
5. В поле body введите свое сообщение. Когда вы закончите, нажмите Отправить .

Если человек, которому вы пишете, уже является одним из ваших контактов, вы можете начать вводить его имя , фамилия или адрес электронной почты , и Gmail отобразит контакт под полем Кому: .Затем вы можете нажать клавишу Enter , чтобы добавить человека в поле To: .

Добавление вложений

Вложение — это просто файл (например, изображение или документ), который отправляется вместе с вашим электронным письмом. Например, если вы подаете заявление о приеме на работу, вы можете отправить свое резюме в виде вложения, при этом основной частью электронного письма будет сопроводительное письмо . Рекомендуется включить сообщение в тело вашего электронного письма с объяснением, что такое вложение, особенно если получатель не ожидает вложения.

Не забудьте прикрепить файл , прежде чем вы нажмете Отправить . Забыть прикрепить файл — удивительно частая ошибка.

Чтобы добавить вложение:

1. При составлении сообщения электронной почты щелкните значок скрепки в нижней части окна создания.
2. Появится диалоговое окно загрузки файла . Выберите файл, который хотите прикрепить, затем нажмите Открыть .
3. Вложение начнет загружаться. Большинство вложений загружается в течение нескольких секунд, но для больших вложений может потребоваться больше времени.
4. Когда вы будете готовы отправить электронное письмо, нажмите Отправить .

Вы можете нажать Отправить до завершения загрузки вложения. Он продолжит загрузку, и Gmail автоматически отправит электронное письмо, как только это будет сделано.

Форматирование электронной почты

Gmail позволяет добавлять в текст различные типы форматирования .

Нажмите кнопку форматирования в нижней части окна создания, чтобы увидеть различные параметры форматирования.

Нажмите кнопки в интерактивном меню ниже, чтобы узнать о различных параметрах форматирования в Gmail.

Для более серьезных писем, таких как заявление о приеме на работу , будьте осторожны, чтобы не добавлять форматирование, которое могло бы показаться слишком неформальным , например, яркие цвета или смайлики .

Добавление подписи

Подпись — это дополнительный блок текста, который появляется после каждого отправляемого вами электронного письма. По умолчанию Gmail не включает подпись, но ее легко создать.Обычно он включает ваше имя и некоторую контактную информацию , например номер телефона или адрес электронной почты. Если вы используете Gmail на работе, вы можете указать заголовок и адрес компании или веб-сайт .

1. Щелкните значок шестеренки в правом верхнем углу страницы, затем выберите Настройки .
2. Прокрутите вниз до раздела Подпись .
3. Введите желаемую подпись в поле.Вы также можете изменить шрифт , добавить другое форматирование или вставить изображение , если хотите.
4. Прокрутите страницу вниз и нажмите Сохранить изменения .

Ваша подпись должна быть краткой. Вместо того, чтобы перечислять все номера телефонов, адреса электронной почты и почтовые адреса, по которым с вами можно связаться, просто перечислите наиболее важные .

Имейте в виду, что вашу подпись увидят много разных людей, поэтому вы можете не указывать свой домашний адрес или что-то слишком личное.Даже если вы отправляете электронное письмо только людям, которых вы знаете, кто-то может все равно переслать ваше электронное письмо кому-то другому, что может раскрыть вашу подпись еще большему количеству людей.

Вызов!

1. Открыть Gmail .
2. Создайте подпись для своих писем.
3. Напишите новое электронное письмо.
4. Отправьте электронное письмо себе, указав свой адрес электронной почты в качестве получателя .
5. Введите тему и сообщение в теле сообщения электронной почты.
6. Прикрепите файл или изображение к электронному письму. Если у вас его нет, вы можете загрузить и использовать изображение ниже, щелкнув правой кнопкой мыши и выбрав Сохранить изображение как .
7. Когда вы закончите, ваше электронное письмо должно выглядеть примерно так:
8. Необязательно : Выберите отправить , чтобы отправить электронное письмо самому себе.

/ ru / gmail / ответ на электронную почту / content /

Как писать официальные электронные письма на английском языке

Эта статья поможет вам лучше общаться и писать официальные электронные письма на английском языке.

Электронная почта — одно из наиболее часто используемых средств связи в мире. Они работают быстро, незамедлительно и позволяют взаимодействовать со всеми видами бизнеса в пределах и за пределами страны. На работе, прежде всего, правильное написание официальных электронных писем на английском языке требует определенных навыков, и, учитывая профессиональную ситуацию, важно не совершать ошибок, чтобы произвести хорошее впечатление о себе и своей компании.

В этой статье вы найдете:

• Правила написания официальных электронных писем на английском языке
• Правильный формат для использования
• Примеры официальных электронных писем на английском языке

Правила написания официальных электронных писем в Английский

Чтобы правильно написать электронное письмо на английском, не импровизируйте! Прочтите следующий совет, чтобы избежать серьезных ошибок, которые могут поставить под угрозу успех электронного письма с момента его получения.

Тема

Тема — это первая часть информации, которую видят получатели электронного письма, и если оно написано неправильно или неясно, оно может подтолкнуть читателя к его удалению, даже не открывая! Поэтому важно с самого начала дать ясное и точное сообщение, указав содержание или причину написания двумя или тремя словами, которые привлекают внимание получателя.

Style

В отличие от многих других языков, которые требуют длинных сложных предложений в формальном письменном контексте, английский очень лаконичен и предпочитает короткие предложения и простую структуру.Убедитесь, что вы разбили текст на два или три абзаца — это позволит читателю быстро увидеть ключевые моменты.

Формулы вежливости

Когда вы пишете электронное письмо на английском, вы не только используете другой язык, но и попадаете в другую культуру с другими привычками. Англосаксы в целом уделяют много внимания формам вежливости и благодарности, поэтому никогда не забывайте добавлять их.

Проверьте электронную почту

Никогда не отправляйте электронное письмо на английском языке, не перечитав то, что вы написали.Грамматические ошибки или опечатки очень распространены даже на вашем родном языке, поэтому на английском вы можете легко ошибиться. Двойная проверка написанного — простой шаг, который поможет вам не выглядеть непрофессиональным и, прежде всего, небрежным.

Подпись

Убедитесь, что ваши электронные письма заканчиваются всей важной информацией о вас, включая:

• имя и фамилию
• должность
• относительные данные о вашей компании (имя, адрес..)
• ссылка на сайт компании

Формат официального электронного письма на английском языке

• Введение
• Основной текст
• Заключение

Введение

В зависимости от типа ваших отношений с человеком, которому вы пишете, есть разные способы начать электронное письмо, но любое электронное письмо всегда должно начинаться с приветствия. В нашем конкретном случае, будучи формальным, наиболее подходящими вариантами являются:

• Уважаемый господин / госпожа / госпожа (фамилия получателя, e.грамм. Мистер Блэк)
• Уважаемый господин / госпожа (если вы не знаете имя получателя) или, в более общем плане, «Кого это может касаться»

После первого приветствия вам необходимо вступительное предложение, которое четко указывает причину письменно и соответствует теме электронного письма. Кратко представьтесь (длинные тексты часто мешают людям их читать), а затем продолжайте:

• Я пишу в отношении… (тема письма)
• Я пишу в связи с… (тема письма)
• Я пишу письмо со ссылкой на…

Если вы пишете электронное письмо для отправки информации, вы можете начать с одного из следующих предложений:

• Я пишу, чтобы сообщить вам…
• Я рад сообщить вам… ( если вы сообщаете хорошие новости)
• С сожалением сообщаю вам, что … (если вы сообщаете плохие новости)

Если вместо этого вы отвечаете на полученное вами электронное письмо, вы можете сказать:

• Я пишу в ответ на…
• Пишу в ответ на…
• Пишу, чтобы поблагодарить вас за… (если нужно поблагодарить получателя)

Основная часть текста

Общепринятых формул для писать тело текста, потому что это ва Работает в соответствии с функцией того, что вам нужно сообщить.Полезно подготовить первоначальный проект, а затем внести исправления.

Общие правила заключаются в том, что текст должен быть разделен на короткие абзацы, избегая сокращений и акронимов, которые вы можете использовать, наоборот, при написании неформального электронного письма семье и друзьям.

В зависимости от типа сообщения, которое вы отправляете, есть несколько способов написать окончательное приглашение до завершения электронного письма, например:

• Я с нетерпением жду вашего ответа
• Заранее спасибо
• За для получения дополнительной информации, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне
• Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы
• Спасибо за внимание

Заключение

Наиболее распространенный способ завершить электронное письмо:

• С уважением
• С уважением
• С уважением (если вы начали письмо с «Уважаемый господин / госпожа», потому что не знаете имени получателя)
• С уважением (если вы начали письмо с «Уважаемый господин / госпожа / Ms + surname)
• С уважением

Примеры официальных писем на английском языке

Давайте посмотрим, как все это работает на практике.

Пример 1: Задержка доставки заказа

Тема: Задержка доставки

Уважаемый г-н Паскаль,

С сожалением сообщаем вам, что мы не сможем уважать предварительно согласованный срок доставки вашего заказа. Сегодня наш поставщик предупредил нас, что у него возникли проблемы с поставками, что приведет к задержке в нашей производственной цепочке. Надеемся на ваше понимание и благодарим за терпение.

Примите наши извинения.

С уважением,

…

Пример 2: Ответ на объявление о вакансии

Тема: Должность редактора веб-контента7 D

9000 ,

Что касается вашего объявления о вакансии в xxx, я хотел бы подать заявку на должность редактора веб-контента в вашей компании.

Я окончил Университет ххх по специальности «Коммуникационные науки» и несколько лет проработал в цифровом агентстве в качестве специалиста по контенту. Я считаю, что мои навыки и опыт соответствуют требованиям, предъявляемым к должности. Я буду рад представиться на собеседовании, которое позволит вам лучше оценить мой возможный набор.

Копия моего резюме прилагается. С нетерпением жду Вашего ответа.

С уважением,

…

Пример 3: Отправка каталога продукции

Тема: Новый каталог продукции

s. hap

По вашему запросу мы недавно отправили вам наш новый каталог. Мы уверены, что это позволит вам убедиться в качестве нашей продукции. Наш местный агент свяжется с вами в ближайшее время, чтобы договориться о встрече в подходящий вам день и время, чтобы подробно обсудить, как наши продукты могут быть полезны для нужд вашей компании.

Для получения дополнительной информации, пожалуйста, свяжитесь с нами.

С уважением,

…

Если вы хотите улучшить свой английский и научиться писать электронные письма, найдите курс английского языка, который соответствует вашим потребностям.

Этот пост был адаптирован из блога WSE Italy: Come Scrivere Email In Inglese Esempi

Как написать профессиональный (и эффективный) адрес электронной почты

Люди получают десятки, сотни или даже тысячи электронных писем (давайте даже не будем говорить о сколько непрочитанных писем находится в моем почтовом ящике прямо сейчас), и их легко пропустить — или просто проигнорировать — их на свитке.Итак, когда вы пишете электронное письмо, вы должны сделать все, что в ваших силах, чтобы получатель увидел, открыл, прочитал и действовал в соответствии с ним так, как вы надеетесь.

Дело в том, что некоторые электронные письма более эффективны и, вероятно, получат отклик, чем другие. «Ваше письмо заметят и привлекут к себе внимание, которого оно заслуживает, если оно написано надлежащим образом и профессионально ориентировано именно на вашу аудиторию», — говорит карьерный тренер Muse Линн Бергер.

Независимо от того, в какой области или отрасли вы работаете или хотели бы работать, знание того, как писать электронные письма для достижения ваших целей, имеет жизненно важное значение.Вот основные сведения, которые помогут вам начать работу — если вы новичок в работе — или убедиться, что это письмо в самый раз.

Элементы профессиональной электронной почты

Независимо от того, о чем ваша электронная почта, ее можно разбить на одни и те же основные части. В зависимости от ситуации вам может не понадобиться использовать все эти элементы, но вы всегда должны учитывать каждый из них.

Строка темы

Строка темы находится в отдельном поле над самим сообщением, но она по-прежнему является важной частью вашего электронного письма.И вы должны никогда не оставлять его — иначе ваше сообщение, скорее всего, останется неоткрытым, независимо от того, пропустит ли его читатель или оно попадет в папку нежелательной почты.

Эта короткая фраза (вместе с вашим именем или адресом электронной почты) будет тем, что получатель увидит, прежде чем он решит, нажимать ли на ваше письмо или нет, поэтому вы хотите убедиться, что вы четко указываете, о чем ваше сообщение, и устанавливаете правильные ожидания. Держитесь подальше от строк темы, которые просто говорят «Привет» или «Пожалуйста, прочтите», если вы не знаете человека хорошо.Вместо этого попробуйте что-нибудь вроде этих примеров:

• «Можем ли мы назначить встречу?»
• «Запрошено резюме для Мэтью Ли»
• «Вопрос от коллеги из UT-Austin»
• «Отзыв о черновике отчета, необходимый EOD в понедельник»
• «Вопрос о списке квартир — 123 Maple Street»

Примечание: Если вы подаете заявление о приеме на работу по электронной почте, иногда в объявлении о вакансии вам будет предложено указать что-то вроде вашего имени, названия должности или номера в строке темы, и вам следует всегда следовать этим указаниям.

Единственный раз, когда вам не нужно писать тему, — это если вы отвечаете или пересылаете чье-то сообщение: в этом случае вы можете просто оставить существующую строку темы — если вы не хотите выделить конкретный срок или Пункт действия.

Подробнее: 5 слов, которые следует включить в строки темы электронной почты (и 4 слова, которых следует избегать любой ценой)

Приветствие

Подойдете ли вы к кому-то на работе, кого вы не знаете ну и просто начать говорить об отчете, который должен быть готов, не говоря «привет» или даже их имени? Возможно нет.Таким образом, вам не следует делать это по электронной почте, и вам определенно не следует этого делать, если вы никогда раньше не общались с этим человеком. Начните свое сообщение с соответствующего приветствия (чаще всего «Привет», «Здравствуйте» или «Уважаемый») и имени получателя, если вы его знаете.

В большинстве случаев общения на рабочем месте только имя вполне нормально, если только человек не работает в более официальной компании, где использование его полного имени может быть более уместным (или, скажем, вы отправляете электронное письмо главе подразделения или компании) .Включение имени или полного имени — это , всегда лучше , чем случайное неверное определение гендерной принадлежности кого-то с помощью «Мисс». или «мистер» Однако для профессоров и врачей обычно лучше всего использовать их титул, за которым следует фамилия.

Если вы не знаете, кому будет отправлено ваше электронное письмо, иногда можно полностью пропустить имя и просто написать «Привет» или «Привет», чтобы начать свое сообщение. «Кого это может касаться» может быть просто замечательно, если вы пишете электронное письмо в отдел обслуживания клиентов или что-то подобное, но никогда не используйте это в сопроводительном письме.

Body

Здесь вы фактически записываете информацию, которую хотите отправить человеку, которому вы пишете по электронной почте. У каждого электронного письма есть тело, будь то отдельное слово («Спасибо!») Или абзацы и абзацы, но, пожалуйста, не делайте его слишком длинным! В случае профессиональных писем убедитесь, что язык соответствует ситуации, и четко укажите, почему вы отправляете сообщение, и какие действия (если таковые имеются), как вы надеетесь, предпримет получатель после прочтения.

Подробнее: Руководство редактора по написанию смехотворно хороших писем

Закрытие (или выход)

Закрытие вашего электронного письма — это (обычно одинарная) строка перед вашим именем и / или подписью.Пропуск этого может показаться грубым или резким, поэтому обязательно укажите его, если вы не пишете кому-то, кого хорошо знаете, или у вас несколько писем в цепочке. Наиболее частыми закрытием профессиональных писем являются «С наилучшими пожеланиями» и «Спасибо». Но вы определенно можете изменить его в зависимости от ваших предпочтений и обстоятельств.

Подробнее: Как завершить любое профессиональное письмо (плюс список подписей, когда вы устали говорить «лучший»)

Подпись

Обычно вы заканчиваете электронное письмо, подписав в конце только свое имя.Обычно здесь достаточно вашего имени, но для более официальных электронных писем (например, сопроводительного письма) ваше полное имя может быть оправдано. Вы также можете включить дополнительную информацию после своего имени (часто в строках ниже), такую ​​как ваша контактная информация, должность, компания, местоимения или ссылки с дополнительной информацией о вас или вашей компании. Вы также можете создать подпись электронной почты по умолчанию, которая содержит некоторые или все эти компоненты.

Подробнее: 5 быстрых, простых (и бесплатных!) Способов создать отличную подпись электронной почты сегодня

Советы по написанию профессионального электронного письма

Вот несколько вещей, которые помогут вам гарантировать чтобы ваши электронные письма были эффективными и профессиональными.

Сохраняйте лаконичность

Электронная почта — один из основных способов общения на работе, поэтому люди получают много, из них. Если кто-то просматривает почтовый ящик с 50 (или 500) непрочитанными сообщениями, он с большей вероятностью ответит в данный момент на что-то, состоящее максимум из нескольких коротких абзацев, а не на что-то гораздо более длинное. Так что относитесь с уважением к чужому времени и пишите короткие и по существу.

Добавьте индивидуальный подход

Поскольку вы хотите быть краткими, а письменным сообщениям не хватает тональности речи, электронная почта «может показаться краткой», — говорит Барб Гирсон, карьерный тренер Muse, но это легко исправить.

Быть профессионалом не значит быть роботом. Поэтому, прежде чем перейти к сути сообщения, «сделайте паузу и добавьте небольшое любезность», — говорит Гирсон, чтобы поблагодарить человека на другом конце вашего электронного письма. Это может быть очень просто: «Надеюсь, это письмо вас хорошо заинтересует» или «Надеюсь, у вас отличная неделя». Если вы дружите с человеком, которому пишете по электронной почте, вы можете сослаться на то, что знаете о нем, например: «Как вы с детьми собирали яблоки в прошлые выходные?» или: «Ты видел игру Packers вчера вечером?» Примечание. С сопроводительными письмами обычно можно сразу погрузиться.

Подробнее: 40 строк открытия электронной почты, которые намного лучше, чем «Счастливого понедельника!»

Четко изложите свое намерение

Во всех профессиональных сообщениях вы должны четко указывать, почему вы пишете электронное письмо, и что вы ищете или просите. Не заставляйте читателя догадываться о вашей точке зрения.

Вы можете открыть сопроводительное письмо примерно таким: «Я очень рад подать заявку на вашу должность по развитию открытых продаж.»Или после вступительного слова коллеге вы можете сказать:« Я просто хотел узнать о завтрашней презентации »или« В продолжение вчерашней встречи… »

В конце электронного письма вы также можете указать призыв к действию, например: «Можете ли вы дать мне отзыв об этой колоде к полудню четверга?» или даже четкое заявление о том, что никаких действий не требуется, например: «Нам от вас ничего не нужно прямо сейчас, но мы просто хотели держать вас в курсе!» просто для того, чтобы быть уверенным, что получатель предоставит нужную информацию.

Подробнее: 5 Скопируйте и вставьте призывы к действию, которые вы можете (и должны) использовать в своих электронных письмах

Вычитайте корректуру!

Если вы отправляете несколько писем в день, этот шаг может быть легко пропустить, но вам следует перечитывать все письма на предмет орфографии и грамматики, говорит Бергер. Если у вас есть время, Бергер даже рекомендует сохранить ваше письмо как черновик и вернуться к нему позже, чтобы убедиться, что оно хорошо выглядит свежим взглядом. Это, вероятно, не обязательно для записки коллеге, которую вы отправляете по электронной почте несколько раз в день, но для особо важных или деликатных писем это может помочь вам обнаружить эту досадную опечатку или ошибку до того, как вы нажмете «Отправить».

Бонусный совет: убедитесь, что электронная почта является правильным инструментом в первую очередь

В зависимости от того, что вы пытаетесь сообщить, электронная почта может быть неподходящим инструментом, говорит карьерный тренер Muse Хизер Юровски: «Хотя хорошо … Письменное и краткое электронное письмо, безусловно, эффективно и позволяет читателю ответить в удобное для него время, телефонный звонок иногда может заменить несколько электронных писем, в то же время он дает гораздо больше результатов и укрепляет отношения ». Поэтому, если это уместно с учетом ваших отношений с этим человеком, подумайте о том, чтобы позвонить или отправить более короткое электронное письмо, чтобы назначить встречу.Если в вашем офисе работает ваш коллега, вы также можете подойти к его столу или использовать такой инструмент, как Slack, который позволяет ускорить обмен данными.

Примеры профессиональных писем

Как это выглядит в действии? Вот несколько примеров писем. у тебя отличная неделя.В настоящее время я работаю специалистом по маркетингу в XYZ Co, и я видел вашу недавнюю публикацию на LinkedIn о вашей философии проведения маркетинговых исследований. Я хотел связаться с вами, чтобы вы знали, насколько я восхищен вашими словами о том, как данные рассказывают историю, если вы позволите.

Как человек, начинающий свою карьеру, мне интересно узнать больше о маркетинге роста как о возможном пути для меня. Если вы открыты для этого, мне бы хотелось пообщаться и поговорить о том, как вы попали в эту сферу и какой совет вы можете дать тем, кто надеется перейти от роли универсального специалиста начального уровня к роли специалиста по маркетингу роста.Есть ли у вас возможность для Zoom или телефонного звонка в ближайшие недели?

С нетерпением жду встречи и благодарим вас за то, что вы нашли время прочитать это сообщение.

С уважением,

Риши Ананд
Координатор по маркетингу, XYZ Co
https://www.linkedin.com/in/anand-rishi

Выражение признательности:

Тема: Спасибо за разговор и время!

Уважаемый профессор Вашингтон,

Надеюсь, это электронное письмо вам понравится.Я обращаюсь к вам, чтобы поблагодарить вас за то, что вы поговорили с нашим биологическим клубом о вашем исследовании. Мы все нашли это увлекательным, и мне очень понравилось, как вы остались дольше, чем планировали, чтобы ответить на все наши вопросы. Меня особенно заинтересовало то, что вы сказали об этом исследовании, которое может распространиться на другие области тела! Я планирую записаться на ваш курс BIO409 в следующем семестре и с нетерпением жду возможности узнать об этих концепциях более подробно!

Еще раз спасибо,

Hillary Thompson Тема: Счета-фактуры от майских поставщиков (отправлены службой EOD в среду?)

Привет Карла,

Как долго прошли выходные? Вы добрались до пляжа, как говорили? Я знаю, что вы, вероятно, все еще устраиваетесь, но когда у вас будет возможность, не могли бы вы прислать счета-фактуры поставщика за май? Бухгалтерии нужны они к EOD в среду.

Спасибо!

Tish

Как писать разные типы писем:

Ищете совет о том, как писать определенные типы писем? Ознакомьтесь с этими статьями (с шаблонами и / или примерами), когда вы отправляете электронное письмо в определенных ситуациях:

Регина Борселлино, редактор The Muse из Нью-Йорка, занимается поиском работы и советами по карьере, в частности, передовым опытом резюме, собеседованием, удаленным работа, а также личностное и профессиональное развитие.До того, как присоединиться к Muse, Регина была редактором в InvestorPlace, где она также писала на такие темы, как инвестирование и биотехнологические компании. Она имеет степень бакалавра английского языка и литературы Университета Мэриленда и степень магистра творческого письма Американского университета. Найдите ее в LinkedIn и Twitter.

Другие работы Регины Борселлино.