Как все успеть в рабочее время: десять советов для тех, у кого вечный аврал
Перестаньте заниматься микроменеджментом
Работы много всегда, и сделать все самостоятельно – невозможно. Поэтому важно эффективно использовать ресурс – личный, своей команды и внешних исполнителей. Однако всегда возникает желание доделать, переделать и поправить все самостоятельно. Именно этого и нужно избегать.
Беда в том, что править самому проще, чем учить. Но это путь в никуда: вы не только обрекаете себя на постоянную доработку, но и оказываете «медвежью услугу» своим сотрудникам. Найдите время и объясните коллегам, как стоит выполнить поставленную задачу, и (самое важное) почему именно так.
Делегируйте правильным людям
Если вы руководитель, то ваш ключ к успеху — уметь видеть сильные и слабые стороны своих сотрудников и распределять задачи исходя из этого. Кто-то хорошо делает презентации, кто-то – считает в Excel, кто-то – выступает или проводит встречи с бизнесом.
Обращая внимания на эти особенности и учитывая их во время делегирования, можно увеличить эффективность работы в разы.
Например, полтора года назад я взяла на работу девушку-интерна, изначально под задачи одного конкретного проекта. Но она так хорошо себя проявила, что я отдала ей часть своих менеджерских задач: подготовку презентаций, расчеты.
Работая таким образом, мы ощутимо экономим время – я занимаюсь подготовкой контента, который она пока не может предоставить в силу отсутствия опыта, а она, благодаря своим аналитическим способностям, красиво подает и упаковывает эту информацию.
Ранжируйте задачи
Мы в компании выделили несколько методов, которые помогают увеличивать эффективность выполнения задач. В первую очередь стоит помнить о принципе Парето – 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий – лишь 20% результата.
Руководствуясь этим методом, удобно поступать следующим образом: в начале недели понять, какие задачи нужно обязательно сделать, чтобы продвинуться в выполнении важных и глобальных дел.
И уже затем четко ставить цель на неделю, отметая ненужные встречи или не очень срочные дела.
Лучше вовремя, чем быстро
Еще один хороший метод – помнить, что зачастую лучше сделать задачу не идеально, но вовремя.
Однако необходимо ранжировать: если речь идет о важной презентации для международного форума – все должно быть выверено. Но если это всего лишь статус, который дальше никуда не пойдет, то нет большой разницы, тратить время на красивую визуализацию или просто вставить в таблицу. Поэтому смело выбирайте менее ресурсозатратный способ.
Don’t work hard, work smart
Все, наверное, знают фразу «не работай 24/7, работай головой». Когда ради идеально выполненных задач рабочий стол становится спальным местом, стоит остановиться, выспаться и спросить себя, для чего все это?
Если ты каждый день сидишь до восьми-десяти вечера, скорее всего, это говорит о неорганизованности.
Ведь зачастую перед вами не стоит цели «убиться» на работе, но есть цель сделать задачу качественно и в согласованные сроки.
Многозадачности не существует (ну, почти)
Мы все знаем о том, что наш мозг – не компьютер и не умеет с одинаковой эффективностью параллельно делать несколько вещей. Поэтому лучше всего брать задачу и концентрироваться на ней, не отвлекаясь ни на что. Отключите уведомления в мессенджерах: так вы перестанете тратить время на переключение между задачами, и сделаете все быстрее.
Но иногда совмещение дел может сыграть нам на руку: когда одна из задач неизбежна, но может выполняться в «фоновом режиме».
В моей практике бывают совещания, на которых обязательно присутствовать, но не обязательно быть 100% включенной в диалог. Во время таких встреч можно выполнять короткие и несложные задачи, например, просматривать несрочные письма или формулировать задачи команде, отвлекаясь на конкретные вопросы.
Используйте возможности технологий
Найдите приложения, которые максимально упрощают жизнь лично вам. Например, мне помогает OneNote, синхронизированный с телефоном и с гаджетами моих сотрудников, которые работают на проекте. Это очень упрощает работу и избавляет от необходимости постоянно выяснять статус задач.
Не ленитесь решать проблемы с функциональностью: это делается один раз, а жизнь облегчает навсегда.
Например, в WhatsApp не самый удобный поиск по переписке – это ужасно раздражало и отнимало время. Выяснилось, что эту проблему можно решить двумя способами:
- сохранить все важное в избранные сообщения,
- экспортировать чат для чтения с любой платформы.
Обе техники экономят мне время каждый день.
Планируйте личное время
Безусловно, иногда в жизни случаются такие периоды, когда рабочие задачи «перетекают» на нерабочее время.
Например, если это запуск нового продукта или системы, к которому готовились целый год. Но часто мы не чувствуем момент, когда переходим грань и начинаем выгорать, отдавая приоритет исключительно работе.
Это состояние стало обыденной частью нашей жизни: по статистике Gallup, 44% сотрудников периодически сталкиваются с такой проблемой, а 23% – всегда или очень часто чувствуют выгорание. Получается, что около двух третей работников, занятых полный рабочий день, выгорают на работе. Что же делать в этой ситуации и как понять, что стоит выкраивать больше времени для отдыха?
Поможет планирование личного времени. Наш календарь должен представлять собой полный список всех дел.
Нельзя планировать только рабочие мероприятия, а фитнес или встречи с друзьями оставлять на «если будет время» – личные дела должны быть не менее обязательными пунктами, чем рабочие.
Вот одно из моих правил, помогающих контролировать баланс работы и личной жизни, – когда вы вышли из офиса, все дела остаются до завтрашнего утра – возвращаться к ним дома не стоит.
Отдайте домашнюю рутину на аутсорс
Если приготовление еды приносит удовольствие, готовьте самостоятельно. А вот то, что радости не приносит, можно смело делегировать.
Например, зачем тратить время на очереди в магазине, если удобнее заказать на дом одежду, продукты и прочее (и сэкономить массу времени). Аналогично с уборкой дома.
Во время аврала включайте дополнительные резервы
Если работа «накрывает с головой», можно придумывать дополнительные способы сэкономить время, например, в пути. Во время сдачи проекта можно поехать на работу на такси, а не в метро или на личном транспорте – это может дать час-полтора дополнительного рабочего времени в комфортной и тихой машине: я на это время назначаю собеседования, совершаю не очень важные звонки.
Но главный совет – любить свою работу. Ведь здесь мы проводим существенную часть времени, получаем в офисе эмоции и необходимую человеку реализацию.
Очень сложно достичь продуктивности, если в профессии ничего не приносит удовольствие.
Как достичь максимума: книги по теме
- Сергей Бехтерев, «Как работать в рабочее время. Правила победы над офисным хаосом»;
- Гэри Келлер, Джей Папазан, «Начни с главного. Один удивительно простой закон феноменального успеха»;
- Лора Вандеркам, «Книга о потерянном времени. У вас больше возможностей, чем вы думаете»;
- Шерил Сэндберг, «Не бойся действовать. Женщина, работа и воля к лидерству»;
- Эрик Бертран Ларсен, «На пределе. Неделя без жалости к себе»;
- Сергей Бехтерев, «Майнд-менеджмент. Решение бизнес-задач с помощью интеллект-карт».
Фото в тексте и на обложке: Unsplash
Советы тем, кто работает с утра до ночи, но ничего не успевает
Варвара Гранкова / для Ведомостей
Вы проводите за ноутбуком время, которое могли бы потратить на сон, занятия спортом или разговоры с супругой и детьми.
Может казаться, что у вас в жизни все в порядке, однако в финансах и домашних делах неразбериха, потому что у вас нет времени оплатить счета, спланировать пенсию или сделать уборку. В большинстве случаев можно сделать так, чтобы меньше отвлекаться на работу в нерабочее время.
Вот четыре шага, которые должны помочь. Предлагаю постепенно вводить изменения и наблюдать, насколько вам удастся оставлять работу на работе физически и умственно.
1. Определите свои нерабочие часы.
С другой стороны, если ваша компания не фиксирует объем рабочего времени, например, если вы фрилансер или вас оценивают только за результаты, но работа все равно отнимает почти все время бодрствования, примените противоположный подход.
Подумайте, сколько часов вы хотите потратить на сон, занятия спортом, семью, друзей, уборку, финансы и т. д. Затем посмотрите, сколько вам нужно выделять ежедневно и еженедельно на эти дела. Так вы сможете определить, какое время сделать нерабочим.
2. Не держите все в голове. Далее разберитесь, что вам нужно сделать и когда вы закончите. Нужно куда-нибудь записать все необходимые задачи – в блокнот, приложение, систему управления проектами или календарь. Важно, чтобы вы не лежали ночью в постели, прокручивая в уме перечень дел.
Составив список, спланируйте работу. Возможно, вам понадобится выделить время в графике, чтобы заранее подготовить отчет, внести в календарь встречи на следующий день или выделить на выполнение своих задач конкретные часы и не назначать на это время совещания и не решать вопросы коллег. Планирование помогает снизить тревогу, что что-то останется без внимания или вы пропустите дедлайн.
Последний рецепт, который поможет разгрузить голову, – подведение итогов в конце рабочего дня.
3. Договаривайтесь с коллегами. Если вы хотите провести четкую линию между работой и домом, надо прямо обсудить это с коллегами. Например, можно сказать: «Обычно я ухожу с работы в 6 вечера, если вы захотите связаться со мной после этого времени, то я смогу ответить после 9 утра следующего рабочего дня». Иногда ваши действия могут говорить сами за себя. Если вы никогда не отвечаете после 18 ч до следующего рабочего дня, становится понятно, что в это время вы недоступны.
Но если ваша работа требует постоянно быть на связи, можно установить правила. Например, сказать: «Можете присылать мне сообщения с вопросами в течение дня, но после 6 вечера, пожалуйста, пишите по электронной почте, если вопрос не очень срочный».
4. Делайте работу на работе. Многие считают, что «настоящая работа» начинается после 17–18 ч, когда все остальные ушли из офиса или когда дети уже спят. Все просто: в эти несколько ценных часов никто не заглядывает к вам в кабинет и не просит что-то срочно сделать. Но если вы не хотите отвлекаться на работу в нерабочее время, то ею надо заниматься в течение дня.
Вы уже сможете многого добиться, если будете соблюдать рекомендации пункта 2. Следите за временем. Выделяйте часы на проектную работу. Отмечайте в календаре интервалы для ответов на электронные письма.
И если нужно куда-то пойти или поехать для решения задачи, сделайте это. Назначайте встречи самому себе и ходите на них, чтобы переделать дела. Особенно трудно, а то и вовсе невозможно не отвлекаться на работу, когда вы испытываете стресс из-за того, что что-то не сделано.
И если вы должны заниматься профессиональными задачами в нерабочее время, ограничьте их по времени. Например, скажите себе: «Сегодня я буду работать с 8 до 9 вечера, и все». Или: «Я потрачу на работу 3 ч в субботу с 13 до 16 ч, но не буду думать о делах ни до, ни после». Гораздо лучше выделить определенный интервал и придерживаться его, чем думать о работе всю ночь или все выходные и ничего не делать.
Об авторе: Элизабет Грейс Сондерс – основатель компании Real Life E Time Coaching & Training, автор двух книг
Статья впервые опубликована в «Harvard Business Review Россия». Оригинал статьи здесь – https://hbr-russia.ru/karera/upravlenie-vremenem/822678
Новости СМИ2
Отвлекает реклама? С подпиской вы не увидите её на сайте8 советов для быстрого выполнения задач
Мы ценим вашу конфиденциальность
Мы используем такие технологии, как файлы cookie, на нашем веб-сайте и через наших партнеров, чтобы персонализировать контент и рекламу, предоставлять функции социальных сетей и анализировать наш трафик.
Чтобы узнать больше, ознакомьтесь с нашей политикой конфиденциальности и политикой в отношении файлов cookie. Пожалуйста, ознакомьтесь также с нашими Условиями использования. Принимая эти условия, вы соглашаетесь с тем, что ваша информация обрабатывается Inbox Insight, ее партнерами или будущими партнерами, что вы старше 18 лет и можете получать соответствующие сообщения через этот веб-сайт, телефон, электронную почту и цифровой маркетинг. Для получения дополнительной информации о том, как мы обрабатываем ваши данные, или о том, как отказаться, ознакомьтесь с нашей политикой конфиденциальности. Наши политики и партнеры могут быть изменены, поэтому, пожалуйста, регулярно проверяйте, чтобы быть в курсе наших условий использования и обработки.
Принять условия Настройки
Существенный
Аналитика
Реклама
- Дом
- Управление
- Лидерство
- 8 советов, как быстро все сделать
Любому человеку, имеющему занятую и требовательную работу, знакомо чувство, что иногда в сутках просто не хватает часов.
Если вы устали, плохо себя чувствуете или просто не в себе, вы можете провести весь день, уставившись в экран компьютера, не в силах начать что-либо; пусть и законченный. Это не лучший рецепт для продуктивности.
Что вам нужно, так это быстро выполнить какую-то работу, хотя это легче сказать, чем сделать. Будь то управление заработной платой, выполнение заказов клиентов или подача налоговых деклараций, существует множество регулярных бизнес-процессов, которые регулируются строгими временными ограничениями. В тех случаях, когда вам просто нужно сделать что-то как можно быстрее, попробуйте использовать некоторые из этих методов, чтобы повысить свою эффективность.
1. Планируйте заранееЕсли вы начинаете свой день без четкого плана, вы рискуете потратить первые пару часов на размышления о том, что вам нужно сделать, оценить, сколько времени это займет, и поставить перед собой цели на конец дня.
Заблаговременное планирование — один из лучших способов максимально эффективно использовать свое время. Это поможет вам прибыть на работу готовым сразу приступить к работе.
Одно из ключевых соображений при составлении планов — реалистичность. Не устанавливайте временные ограничения или цели, которые, как вы знаете, вам не удастся достичь.
2. Структурируйте свое времяКлючевой частью процесса планирования является создание структуры того, как вы будете проводить свое время в течение определенного дня или недели.
Один из самых простых способов построить эту структуру — разбить весь период на отдельные части, которые можно выделить для конкретных задач. Например, вы можете посвятить первую половину своего дня телефонным звонкам, ответам на электронные письма и встречам, а вторую половину — другой работе, требующей спокойной концентрации.
3. Используйте таймер «помодоро» Техника «помодоро» — это простой метод работы, который может дать удивительно эффективные результаты. По сути, это работа над задачей в течение 25 минут, чтобы не отвлекаться и не переключаться между проектами, а затем пятиминутный перерыв. Повторяйте это в течение дня, увеличивая перерыв до 20-30 минут после каждого четвертого периода работы.
Логика этого заключается в том, что он предоставляет вам лучший способ управления своим временем на работе, с прицелом на предотвращение эмоционального выгорания. Это эффективно и приведет к тому, что вы много сделаете, но в то же время регулярные перерывы означают, что вы не будете чувствовать себя истощенным и неспособным работать через несколько часов.
4. Сохраните свой список дел для более крупных задачМэтт Гирван, президент и соучредитель My Gung Ho, сказал в интервью Mic, что его список дел сохраняется только для самых больших частей работа у него есть.
«Есть задача, которая занимает менее пяти минут? Не добавляйте его в свой список дел. Сделай это сейчас.» — Мэтт Гирван, президент и соучредитель My Gung Ho
Добавлять небольшие задачи в список дел и отмечать их галочками может быть приятно, но на самом деле это непродуктивно. Это побуждает вас откладывать более мелкие задачи на потом, а это значит, что вы не будете выполнять их, пока ваши мысли все еще заняты ими. Кроме того, это означает, что большую часть дня вы потратите на управление своими задачами, а не на достижение прогресса в их выполнении.
Прокрастинация – враг продуктивности. Это особенно опасная ловушка для сотрудников в 21 веке, учитывая, сколько потенциальных отвлекающих факторов есть на современном рабочем месте.
Если вы обнаружите, что прокрастинируете и теряете драгоценное время в течение дня, определите нежелательные помехи, которые вызывают самые большие проблемы. Для многих людей технология будет самым большим виновником.
Будь то социальные сети, сообщения от друзей или новейшие мобильные приложения, относитесь с абсолютной нетерпимостью к развлечениям, которые не имеют ничего общего с вашей работой. Если вы можете выключить телефон, сделайте это и не добавляйте на рабочий компьютер никаких социальных закладок или приложений для обмена личными сообщениями.
Техника 11 утра — это простой метод, который, по словам бизнес-наставника и тренера Саймона Рейнольдса, может принести большие результаты.
Он включает в себя начало дня с мыслью, что вы можете работать только до 11 утра, что помогает сосредоточить ваше внимание на наиболее важных и важных задачах, которые необходимо закончить как можно быстрее.
Рейнольдс советует составить небольшой список ключевых приоритетов и немедленно приступить к ним.
«Техника 11:00 работает блестяще, потому что она заставляет вас быстро действовать в том, что действительно важно».
7. Сосредоточьтесь на одной работе за разМногие люди указывают многозадачность как ключевой навык в своем резюме, и нет никаких сомнений в том, какую пользу вы можете получить, выполняя несколько разных работ одновременно.
Однако на самом деле это не лучший способ выполнять свою работу. Фактически, исследования показали, что сосредоточение внимания на нескольких задачах снижает эффективность вашей работы.
Одно исследование показало, что многозадачность снижает производительность на 40%, а другое показало, что она также снижает интеллект на 17%. И то, и другое — плохой знак для вашей способности выполнять свою работу. Вам будет лучше, если вы сосредоточитесь на одном проекте за раз и постараетесь не отвлекаться и не отвлекаться.
Когда в вашем списке дел есть несколько ключевых задач, стоит задаться вопросом, что важнее: выполнить несколько работ на среднем уровне или выполнить одну работу на высоком уровне. Если это последнее, лучший способ действий — сосредоточиться на одной цели за раз и убедиться, что вы делаете все возможное.
Концентрация только на одной задаче может помочь вам максимально эффективно использовать свое время, так как вам будет легче зафиксировать правильное мышление и ритм, чтобы выполнять работу быстро и эффективно.
8. Распределите свои дни по темам Если у вас достаточно разнообразная работа, вам может показаться хорошей идеей распределить свои дни по темам, чтобы вы сосредотачивались на одной конкретной области своей роли за раз. Это будет держать ваш разум в одном и том же месте весь день, делая вашу работу более эффективной с течением времени.
Эту технику использует глава Twitter Джек Дорси, чтобы быть максимально эффективным. Мало того, что тема каждый день дает ему направление, поэтому он всегда знает, что делать, когда начинает работу утром, это также означает, что он точно знает, к чему вернуться, если он когда-нибудь отвлечется.
Получите доступ к новейшим бизнес-знаниям в области управления
Получить доступ
ВОЙТИ ЗДЕСЬ РЕГИСТР
Информация для профессионалов
Последние передовые идеи для профессионалов в области управления
Insights for Professionals предоставляют бесплатный доступ к последним передовым идеям мировых брендов. Мы приносим пользу подписчикам, создавая и собирая специализированный контент для старших специалистов.
Шесть советов, как добиться цели на работе
Производительность труда — это бесконечный разговор. Мы все хотели бы быть более продуктивными и добиваться поставленных целей на работе. Однако это требует эффективного тайм-менеджмента и сильного целенаправленного мышления. Цель этой статьи — помочь вам достичь этого.
1. Разделение на части
Самый безопасный способ повысить производительность труда — это отбросить любые мысли о чем-либо, кроме работы, которую вы выполняете. Проще говоря, это называется компартментализацией. Хотя у одних людей это получается лучше, чем у других, вам не стоит беспокоиться, если вы попадаете во вторую категорию, поскольку способность разделять на части — не врожденный, а приобретенный навык. Это означает, что каждый может достичь уровня гуру посредством практики.
Развивайте свой бизнес быстрее благодаря лучшему командному общению!
Прежде всего, вы должны научиться придерживаться своего графика. Если нет реальной чрезвычайной ситуации, ничто другое не должно стоять между вами и работой, запланированной на определенный момент. Не поддавайтесь искушению вздремнуть, прежде чем закончить дела, остановиться, чтобы перекусить посреди работы, или не забыть позвонить бабушке только потому, что вы давно не разговаривали. Все это попытки самосаботажа. Лучший способ избежать этой естественной потребности в перерывах — планировать частые перерывы. Используйте технику помидора, чтобы разделить свое время таким образом, чтобы не создавать слишком большой нагрузки на ваш разум и позволять короткие перезагрузки.
2. Перестаньте беспокоиться
Стресс может быть самым большим убийцей продуктивности. Большинство из нас привыкли постоянно беспокоиться о вещах: о работе, которую необходимо выполнить, о разговорах, которые должны быть (или уже состоялись), об обещаниях, которые следует выполнять, и так далее. Все беспокойства и размышления гарантированно окажут негативное влияние на ваш рабочий процесс и производительность. И дела не сделаешь.
Так что вам нужно найти стратегии, чтобы справиться со всем этим и сосредоточиться. Один из способов сделать это — взять быка за рога и лишить его силы. Вместо того, чтобы беспокоиться о проблеме, которую вы не знаете, как решить, возьмите ручку на бумаге и сразу начните искать решения. Если вы не можете сделать это в одиночку, вы должны знать, что поиск кого-то, кто поможет вам, является жизнеспособным решением!
3. Научитесь делегировать полномочия
Я не могу не подчеркнуть важность командной работы на рабочем месте. Наличие команды на вашей стороне означает, что вам не нужно делать все самому. Естественно, это экономит усилия и время. Но чтобы использовать его с пользой, вы должны сначала научиться делегировать задачи. На первый взгляд это может показаться простым — вы просто говорите другим, что делать. Но любой тимлид и менеджер знает, что на самом деле все не так просто.
Делегирование правильных задач нужным людям — это большая ответственность, и от нее зависит, будет ли работа над проектом гладкой или дополнительная нагрузка на ваши плечи. Назначение неправильных людей для выполнения задач может иметь неприятные последствия и возложить на вас больше работы. Вот почему вам сначала нужно познакомиться со своей командой. У каждого члена команды есть свой уникальный набор навыков и способностей. Узнайте, что это такое и как заставить их работать на вас.
4. Рутина, рутина, рутина
Рутина не обязательно означает делать одно и то же снова и снова — мы все знаем, как это может быть скучно! Но здоровая рутина может быть полезной и позволит вам добиться цели. Это не означает делать одни и те же вещи снова и снова, но делать их в одно и то же время, одинаковым образом, день за днем.
Проще говоря, это не означает, что вам нужно есть яблоко на завтрак каждый день, это просто означает, что вам нужно завтракать каждый день. Как только вам удастся установить рабочий распорядок, все станет для вас естественным. Сведение к минимуму хаоса и ощущения, что вы не знаете, что делать дальше, дает вам большой комфорт и позволяет вам стать самой продуктивной версией себя.
5. Расставьте приоритеты
Не все цели рождаются одинаковыми. Они могут и должны быть расставлены по приоритетам на основе различных критериев. Во-первых, это нехватка времени, а затем важность. Используйте матрицу Эйзенхауэра, чтобы определить приоритеты своих целей. Короче говоря, согласно матрице, есть четыре категории целей:
- #1. Срочно и важно – нужно сделать немедленно
- №2. Важно, но не срочно — сделайте это, как только закончите #1
- №3. Срочно, но не важно – делегат
- №4. Не важно и не срочно — не стоит заморачиваться с
Приоритизация целей в соответствии с матрицей Эйзенхауэра поможет вам сэкономить драгоценное время, предоставив вам структуру, которая поможет закрепить повышение вашей производительности. И это поможет вам делать дела быстрее и эффективнее.
6. Избавьтесь от отвлекающих факторов
Стремление откладывать на потом есть у всех нас. Это естественный защитный механизм для отражения того, что наш мозг воспринимает как угрозу (все, что вызывает стресс). Так что, если предоставляется возможность, возникает огромное искушение сместить фокус с того, что важно, на то, что доставляет удовольствие. Конечно, мы можем научиться бороться с этими импульсами, и большинство из нас в большинстве случаев могут делать это успешно. Однако иногда помощь не повредит. Поэтому может быть хорошей идеей выйти из социальных сетей, чтобы не поддаваться искушению уведомлениями в чате, публикациями, комментариями и другими действиями друзей в то время, когда вы сосредоточены на работе.
Умное приложение для командного общения и совместной работы, такое как Hubgets, помогает лучше сосредоточиться на работе. Поскольку отвлекающие факторы раздражают, мы создали уровень искусственного интеллекта в Hubgets, чтобы уменьшить количество отвлекающих факторов, влияющих на вашу концентрацию на работе. Простым изменением статуса вы защищены от отвлекающих факторов и стремительного роста производительности 🙂
Еще один разумный способ избежать отвлекающих факторов — поставить все, что вам может понадобиться, рядом со своим столом.