Как придумать почту: Как придумать электронную почту: примеры и полезные советы

Как организовать себе красивую почту

Большинство людей для почты используют сервисы вроде «Яндекс Почты». Там достаточно придумать имя, а всё остальное будет на домене и инфраструктуре Яндекса:

Домены для вашего сайта

Единственный минус таких сервисов в том, что имя, которое вы придумали, может быть кем-то занято, и тогда надо придумывать что-то другое. Был mihailmaximov, а придётся делать mihailmaximov1988 или mihailmaximov.super3000 — кому на что хватит фантазии. 

Но есть и другой способ. Можно сделать себе красивую почту с собственным доменом и с любым именем. Например, такую:

Это называется почтой на своём домене. Рассказываем, как такое сделать.

Матчасть: из чего вообще состоит почта

Чтобы работала электронная почта, нужны такие компоненты: 

1. Компьютер, который будет физически эту почту обрабатывать. Обычно его называют почтовым сервером. Чаще всего на одном физическом сервере можно параллельно держать сайт, почту и много других вещей.
2. Приложение на компьютере, которое отвечает за обработку почты. 
3. Зарегистрированный и принадлежащий вам домен второго уровня типа yandex.ru или mihailmaximov.ru. Принадлежащий вам — то есть вы можете настраивать, на какой адрес направлять этот домен. 
4. Запись в реестре DNS, которая сообщает всем компьютерам в интернете, что за обработку почты отвечает вот этот физический сервер с таким-то адресом. 

Интересно, что записи для почты и для сайтов в DNS могут быть разные. Например, у вас один сервер может отвечать за отдачу сайта по адресу mihailmaximov.ru, а какой-то другой сервер на другом конце планеты — за почту на этом же адресе.

Что понадобится

Чтобы завести себе красивый почтовый ящик нам понадобится:

• свой домен — то, что будет написано в почте после символа «@»;
• свой хостинг — чтобы письмам было где храниться физически. В бесплатном сервисе они лежат на серверах, например, Яндекса, а в нашем случае они будут лежать на нашем сервере.

Все настройки делаются в панели управления хостингом, потому что на нём будут храниться письма, а домен можно просто подключить к хостингу. Мы покажем, как это работает, на примере хостинга Spaceweb. Они не платили нам за рекламу, нам просто нравится этот хостинг — на нём работает наш учебный сервер.

Настраиваем новый почтовый ящик

Заходим в панель управления хостингом и вводим свой логин и пароль:

В панели настроек находим раздел «Почта» и нажимаем «Добавить ящик». Важно, чтобы к этому моменту ваш домен был уже привязан к хостингу, иначе сделать почту не получится. Если вы не знаете, как привязать домен к хостингу, почитайте нашу статью про публикацию сайта в интернете.

Сделаем новую почту для нашего учебного сервера: для этого выберем домен mihailmaximov.ru и придумаем имя, например info. В этом случае адрес нашей новой почты будет выглядеть так: [email protected]. 

Кайф почты на своём домене в том, что можно сделать сколько угодно ящиков с разными именами, например:

admin@mihailmaximov. ru

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

На своём домене можно придумать любые имена для почты, и они точно будут свободны.

Придумываем логин, потом придумываем и запоминаем пароль от ящика. Если нужен надёжный пароль, сервис может его сгенерировать сам

После оформления ящика сервис покажет страницу с подробной информацией: адресом и паролем от ящика, параметрами настройки почтовых программ и адресом почтового веб-интерфейса.

Как войти в новую почту

Самый простой способ это сделать — использовать веб-интерфейс. Веб-интерфейс — это специальный сайт, через который можно зайти в свой почтовый ящик. У каждого хостинг-провайдера свой адрес почтового веб-интерфейса, у нашего — вот такой: webmail.sweb.ru. Именно этот адрес нам сообщили на предыдущем экране с информацией о ящике.

Заходим на сайт и вводим теперь не логин и пароль от хостинга, а логин и пароль от почты. Обратите внимание: логин — это как раз адрес нашего нового почтового ящика:

После входа мы попадаем в веб-интерфейс почты. Тут всё плюс-минус как и везде: можно отвечать, пересылать, удалять и помечать письма, создавать папки, настраивать фильтры — в общем, сразу полноценно работать:

Ещё можно прикрутить этот ящик к почтовой программе, которой вы обычно пользуетесь: Почта, Outlook, Mozilla TB, The Bat и к другим. У каждого почтовика свои требования и настройки, поэтому нужно читать инструкции конкретно для этой программы.

Можно ли поднять почтовый сервер с нуля, без хостинга

Допустим, вы покупали сервер для NextCloud и OnlyOffice. Они работают, но вам бы хотелось ещё как-то их нагрузить. Тогда теоретически можно поднять собственный почтовый сервер. Порядок действий: 

1. Устанавливаете и настраиваете приложение почтового сервера, например iRedMail.
2. Прописываете в DNS почтовую зону, которая будет указывать на ваш сервер.
3. Ждёте, когда изменения DNS распространятся по миру.

Но делать это нужно с оговоркой, что городить собственную почтовую инфраструктуру нежелательно.

Дело в том, что в интернете довольно жёстко относятся к спамерам: есть множество чёрных списков, в которые массово добавляются спамерские IP-адреса. Чтобы не прослыть спамером, нужно соблюдать определённые требования. 

Почтовые хостеры типа Яндекса или SpaceWeb следят за тем, чтобы с их серверов не рассылался спам: они проверяют отправляемые письма, находят там признаки спама и могут даже заблокировать отправку. А когда это будет ваш сервер, этих систем там может не быть.

В итоге вы можете начать работать на собственном сервере; какое-то время всё будет ок; потом вы можете поймать какое-нибудь вредоносное ПО и случайно стать спамером. Отмыться от этого будет довольно сложно. 

Текст:

Михаил Полянин

Редактор:

Максим Ильяхов

Художник:

Алексей Сухов

Корректор:

Ирина Михеева

Вёрстка:

Кирилл Климентьев

Соцсети:

Виталий Вебер

Какую почту использовать, чтобы безопасно пользоваться криптосервисами — Крипто Кринжовник на vc.

ru

Подписывайся на мой телеграм — t.me/bullweb3

312 просмотров

Чтобы начать следующий объемный цикл статей, я пробегусь по основам, так сказать нашей базе, с которой нам предстоит работать дальше.Сегодня поговорим о ,казалось бы, банальной, но очень важной штуке в 21 веке — электронной почте.

Именно благодаря электронной почте люди чаше всего и теряют доступ к своим криптомонеткам на балансе.

Сразу скажу так — если вы пользуетесь такими почтами, как @gmail,@mail,@yandex,@rambler,@yahoo,@outlook,@inbox, оставьте их для работы и чтобы получать открытки от старых друзей, ну или спам от сетевых магазинов. Эти почты нам не подходят, исключительно в плане своей ненадежности.

Если вы собрались пользоваться криптосервисами и хоть как-то желаете сохранить свои данные от кражи, то просто забудьте о них, они нам не друзья, фу, дизлайк.

А теперь я расскажу вам про наших бро, вот уж с этими почтами можно спать спокойно, они вас точно оберегут, ну и вашу крипту (только если вы не подвержены методам социальной инженерии, тут вам никто не поможет 😅).

Давайте еще раз освежим в памяти старые советы от меня:

1 — В крипте вы самостоятельно несете ответственность за ваши деньги и за совершенные вами ошибки.

2 — Никто и никогда вам не сможет помочь с ситуацией, когда вы отправили монеты на левый адрес.

3 — Никогда не переходите по ссылкам от незнакомых вам людей, будь то мессенджер, соц.сеть, почта и тд.

4 — Возник вопрос или не знаете как поступить в той или иной ситуации — напишите мне в личку, помогу разобраться, дам совет.

5 — В крипте не существует методов быстро разбогатеть, если кто-то предлагает вам вложить деньги под большой процент, отказывайтесь, это мошенники.

6 — Запомните, если вы только открываете для себя мир крипты, вам предстоит изучить огромное кол-во различной информации и научиться разбираться в том, врут вам сейчас или нет.

Эти пункты очень важны!

Так, немного отошел от темы, продолжим 😉

Почему я рекомендую именно эти почты?

Исключительно личный опыт и тонны изученной информации дают понять, что для крипты надо использовать только их. Надежное шифрование и несколько степеней защиты входа — это то, что нам надо.Может сейчас вам будет казаться, что вы зря потратили время и можно просто регистрировать все сервисы на @gmail или @mail, это не так, поверьте, я знаю о чем говорю.

Первый сервис, который я рекомендую вообще всем, друзьям, знакомый, бабушке, вот сейчас и вам, это почта — https://tutanota.com

(всегда проверяйте правильность ссылки в адресной строке)

Не забудь включить двойную аутентификацию (если вы не знаете, что это, то у меня для вас плохие новости) или 2FA еще называют, это очень важно, так же скопируйте и надежно храните ваш код восстановления, если, не дай бог, вы забудете свой пароль, то этот код вам поможет, других способов восстановить данные для входа у вас нет. Почти как в блокчейне, нет секретной фразы — нет доступа к крипте.

Второй сервис — это https://proton.me/mail

(всегда проверяйте правильность ссылки в адресной строке)

Что мне нравится именно в нем, так это то, что можно сделать второй пароль для входа, он будет распространяться на вашу папку с письмами, даже если злоумышленник сможет зайти на ваш аккаунт, не зная второго пароля он не сможет прочитать ваши письма, ну и не сможет поменять пароль от аккаунта, тк для этого тоже нужен будет второй пароль.

2FA тут тоже есть, его ставим всегда и везде.

У них сейчас другие сервисы появились, хороший vpn и облако, можете проверить (не реклама, они мне не платили, но я бы не отказался). Так что можете и не проверять, если не хотите, просто был мой совет.

А вот почта супер, используйте, рекомендую 🥰

Эти сервисы кардинально отличатся от тех, которыми вы пользовались ранее, тк они рассчитаны не для масс рынка и обычных рядовых пользователей, а для людей, которые владеют достаточным багажом знаний и их беспокоит сохранность личной информации.Возьмите прямо сейчас и создайте свой новой почтовый адрес на одном из этих сервисов, лучше даже на обоих.PS/Пароли от почт и аккаунтах не храним на блокноте на рабочем столе, в гугл документах или облачных хранилищах тоже. Пост про гигиену я писал ранее,

Что такое надежный пароль?

Там должны быть цифры, заглавные буквы вместе с прописными и спец символы. Ваш пароль должен состоять минимум из 18 символов, так на случайный подбор уйдет вечность.

Сейчас покажу пример хорошего пароля: F,$x-:%C.+37xnXo*[email protected]{;4%3

Сегодня вы узнали про надежные почты, круто!

Дальше будет все интереснее.

Подписывайся на мой тг — t.me/bullweb3

Как написать последующее электронное письмо (+12 примеров и шаблонов)

Говорят, что скрипучее колесо получает смазку.

Но скрипящее колесо может раздражать и заставлять выбрасывать всю тележку.

Перевод: то, как вы формулируете свои последующие электронные письма, имеет значение.

Итак, в этом посте я покажу вам, как написать последующее электронное письмо практически для каждого сценария, а затем предоставлю шаблоны для копирования и вставки вместе с примерами.

Содержание

• Как написать последующее электронное письмо
• Шаблон электронного письма с дополнительным запросом
• Последующий шаблон электронной почты для загрузки содержимого
• Шаблон сообщения электронной почты о последующем вызове Discovery
• Последующая цитата или предложение
• Шаблон электронного письма для подтверждения счета
• Запрос шаблона сообщения электронной почты для последующих действий
• Шаблон сообщения электронной почты для последующих сообщений о сети
• Шаблон электронного письма для последующего собеседования
• Последующее электронное письмо после отсутствия ответа
• Последующие электронные письма и фразы

Как написать последующее электронное письмо

Существуют различные виды последующих электронных писем, поэтому некоторые из этих советов применимы, а другие нет. И не забывайте, что здесь применимы общие рекомендации по копирайтингу по электронной почте, в частности, краткость.

Будьте конкретны

Если вы продолжаете общение после интервью, знакомства или встречи, персонализируйте его, включив что-то конкретное, упомянутое человеком — в идеале что-то, что, по вашему мнению, было для него особенно значимым. Это может помочь им освежить память, а также показать, что вы внимательно слушали.

Будьте искренними

Да, последующие электронные письма довольно предсказуемы и шаблонны. Но это не значит, что вы не можете быть искренними в своем общении. Не используйте общие, пустые сообщения. На самом деле подумайте о конкретном предмете, который вы хотите упомянуть, чтобы освежить их память. И если это позволяет, сохраняйте разговорный тон, если можете. Это легче читать и писать, и человек не будет чувствовать себя обязанным использовать формальный тон в своем ответе.

Включить исходное сообщение

Если вы отслеживаете предыдущее письмо, не заставляйте получателя искать исходное письмо и не переписывайте письмо. Ответьте всем на свое электронное письмо, а затем удалите себя из списка получателей, чтобы человек мог получить весь необходимый ему контекст.

Кроме того, если исходное письмо содержало вложение, прикрепите его повторно.

Имейте один четкий вопрос

Учитывая вышеизложенное, не заставляйте их перечитывать исходное письмо. Сведите его к четкому запросу, например: «Просто отвечаю на запрос в моем электронном письме ниже. Как вы думаете, сможете ли вы предоставить эти данные за период с 25 апреля по 31 мая?»

Даже если исходное электронное письмо содержало более одного запроса или точки данных, запрос чего-то простого или меньшего может увеличить ваши шансы на ответ.

Шаблон электронного письма с дополнительным запросом

Отправьте этот тип электронного письма тому, кто связался с вашей компанией, например, через общую форму запроса на вашем веб-сайте. Если они оставили номер телефона, сначала позвоните им, чтобы оставить голосовое сообщение, а затем отправьте электронное письмо, подобное этому.

Тема сообщения: В ответ на ваш запрос

Здравствуйте, [Имя],

Спасибо, что связались с нами. Я только что оставил вам голосовое сообщение. [Кратко ответьте на их вопрос].

Я буду рад поделиться более подробной информацией и ответить на любые ваши дополнительные вопросы — когда с вами лучше всего связаться? Или не стесняйтесь придерживаться переписки по электронной почте, если это проще.

Ждем подключения!

[Имя]

Контактная информация

Пример

Вот пример электронного письма с ответом на запрос с использованием приведенного выше шаблона: контактная форма на вашем сайте — это лишь один из многих способов привлечь потенциальных клиентов для вашего бизнеса. Загрузка контента — еще одна большая проблема. В идеале у вас должна быть серия последующих лид-магнитов, которые помогут им продвигаться по воронке, например:

• запись в блоге или вторая электронная книга
• приглашение на мероприятие
• тематическое исследование
• бесплатную пробную версию или проконсультируйтесь

Эти электронные письма могут быть либо сериями капель, когда вы отправляете каждое письмо в заранее указанное время, все в установленное время, либо сериями воспитания, где каждое предложение и время отправки электронного письма зависят от предыдущего действия потенциального клиента.

Вот общий шаблон, по которому вы можете моделировать:

Строка темы: Спасибо за загрузку нашего руководства!

Привет, [Имя],

Спасибо за загрузку [имя гида] и поздравляем с правильными шагами для [достижения желаемого результата]!

Как [результат советов в первом руководстве], [ввести новую боль или потребность]. Поэтому я прилагаю наш [название дополнительного ресурса], который также может быть вам полезен — не стесняйтесь отвечать на любые вопросы, которые у вас есть.

Продолжайте в том же духе,

[Имя]

Пример

Используя этот шаблон, вот пример последующего письма о загрузке контента:

Шаблон электронного письма о последующем телефонном звонке

Используйте это последующее электронное письмо после ознакомительного или ознакомительного звонка с потенциальным клиентом.

Строка темы: [Ваша компания] x [Клиент] продолжение

Привет, [Имя],

Было приятно поговорить с вами о ваших [тематических потребностях/целях] сегодня.

Я прикрепил слайды с нашей телеконференции на тот случай, если вы или кто-либо из вашей команды захотите просмотреть то, что мы обсуждали.

Я уверен, что вы все еще находитесь в режиме исследования прямо сейчас, поэтому я решил включить несколько ресурсов, которые помогут вам понять, подходим ли мы вам:

• Ресурс
• Ресурс
• Ресурс

Любые вопросы, не стесняйтесь обращаться! Вы также можете нажать здесь, чтобы запланировать еще один звонок — я буду рад поболтать.

Говорите скорее!

Имя

Пример

Вот пример электронного письма с сообщением об обнаружении звонка с использованием приведенного выше шаблона:

Последующее электронное письмо с информацией о действиях

Это электронное письмо предназначено для той же ситуации, что и выше, но с некоторыми более конкретными элементами.

Тема сообщения: [Ваша компания] x [Клиент] продолжение

Привет, [Имя],

Приятно побеседовать с вами сегодня! Я просто хотел продолжить нашу встречу с несколькими вещами.

• Чтобы ответить на ваш вопрос по [теме], [ответить на вопрос].
• Как мы уже говорили, я собираюсь [действие]
• Я приложил анкету, которую вы должны заполнить и отправить мне по электронной почте. Если у вас есть какие-либо вопросы, дайте мне знать!

П.С. Вы можете просмотреть этот [ресурс], чтобы узнать, как другие компании используют [продукт/решение] для [достижения цели].

Говорите скорее!

[Имя]

Последующая цитата или предложение

Отправьте это дополнительное электронное письмо, если вы не получили ответ по цитате или деловому предложению. В зависимости от вашей бизнес-модели и номера электронного письма, вы можете предложить демонстрацию и/или поделиться примером или ресурсом.

Строка темы: [Ваша компания] x [Клиент] продолжение

Привет, [Имя],

Я не получил от вас ответа после отправки цитаты, поэтому просто решил проверить.

• Я прикрепил его на случай, если оригинал потеряется в киберпространстве.
• Возможно, вам будет полезен этот кейс для аналогичного клиента.
• Если у вас есть какие-либо сомнения, я буду рад обсудить их с вами по электронной почте или по телефону.

С нетерпением ждем вашего ответа!

[Имя]

Пример

Вот как может выглядеть этот шаблон:

Вот другой подход. Вы можете быстро резюмировать отправленную вами цитату и/или закончить ее вопросом.

Привет [имя контактного лица],

Я хотел уточнить и проверить предложение, которое я отправил [день], в котором описывались функции, которые мы можем предложить [название компании контактного лица], чтобы помочь вам улучшить [болевую точку].

Напоминаем, сюда входит

• Функция
• Особенность
• Цена

Могу ли я ответить на другие вопросы?

Best,

Имя

Подпись

Шаблон электронного письма для подтверждения счета

Никто не хочет отправлять это электронное письмо, но это случается. Особенно для бизнеса B2B, когда у вас есть финансовые отделы. Вот простой способ проверить неоплаченный счет.

Тема сообщения: Дружеское напоминание! Неоплаченный счет № XXXX

Привет [Имя],

Надеюсь, эта записка вас удовлетворит. Я отправляю электронное письмо, чтобы проверить счет (№ 5824), который я отправил по электронной почте [дата]. Я еще не получил платеж, поэтому я просто хочу убедиться, что вы его получили.

Напоминаем, оплата должна быть произведена [дата]. Я снова прикрепил счет на случай, если он вам понадобится.

Спасибо и удачной недели!

[Имя]

Пример

Вот пример электронного письма с сообщением о счете с использованием приведенного выше шаблона:

Шаблон электронного письма с запросом на последующее действие

Используйте это электронное письмо, чтобы ответить на запрос, который вы отправили кому-то, будь то компания с высоким авторитетом домена, запрашивающая обратную ссылку, или коллега, запрашивающий часть информации.

Строка темы: Re: [Исходная строка темы]

Привет, [имя]

Я просто хотел повторить свой запрос ниже на случай, если он затерялся в вашем почтовом ящике. Вы не думали добавить нашу ссылку в свой пост?

Заранее спасибо!

Имя

Пример

Вот пример электронного письма с запросом на основе приведенного выше шаблона: Ваш бизнес. Используйте это электронное письмо, если вы хотите укрепить связь, которую вы установили с кем-то. У нас также есть множество сетевых шаблонов электронной почты здесь.

Тема сообщения: Приятно познакомиться, [имя]!

Привет [Имя],

Было приятно встретиться с вами прошлой ночью на [название мероприятия]. Мне понравился наш разговор на [тему], особенно [что-то конкретное].

Ваше упоминание [чего-то конкретного] напомнило мне об [этом/этих ресурсах], поэтому я подумал, что поделюсь ими на случай, если они окажутся полезными.

Оставайтесь на связи,

[Имя]

Пример

Вот пример сетевого электронного письма с использованием приведенного выше шаблона:

Сетевое последующее электронное письмо для продолжения разговора

Допустим, вы встретили кого-то, с кем хотели бы построить отношения или встретиться за чашечкой кофе. Используйте этот шаблон электронной почты.

Тема сообщения: Привет от [ваше имя] (название мероприятия)

Привет, [Имя],

Было приятно поговорить с вами на [название мероприятия]. Было так интересно узнать [что-то, что вас зацепило]. Что касается того, чтобы когда-нибудь выпить кофе, я бы с удовольствием предложил вам это!

Есть ли свободные места на этой или следующей неделе? Хорошие времена для меня [пусть хорошие времена катятся здесь], но я буду рад работать в соответствии с вашим графиком. Дайте мне знать, что работает для вас.

Best,

[Имя]

Шаблон электронного письма с последующим собеседованием

Это наиболее конфиденциальное из последующих электронных писем. Здесь важно придерживаться довольно формального тона. Не роботизированный, а формальный. Используйте что-то вроде этого:

Строка темы: Спасибо за ваше время

Привет [Имя],

Спасибо, что нашли время встретиться со мной сегодня, чтобы узнать обо мне, расскажите мне больше о [название компании] и [роль].

Я действительно восхищаюсь/люблю слышать о [что-то конкретное упомянуто]. Понятно, что [что-то приятное].

Перспектива использовать мой [соответствующий опыт] для [вклада в четкую инициативу/миссию] меня волнует, и я с нетерпением жду возможности снова поговорить с вами в ближайшее время.

Если есть какая-либо дополнительная информация, которую я могу предоставить, дайте мне знать.

Еще раз спасибо,

[Имя]

Пример

Вот пример электронного письма после интервью с использованием приведенного выше шаблона:

Последующее электронное письмо после отсутствия ответа

Вероятно, здесь лучше избегать открытых вопросов. Если человек не ответил, у него либо нет времени, либо он недостаточно заинтересован.

Строка темы: Re: [Исходная строка темы]

Привет [Имя],

Я не получил от вас ответа, поэтому я просто хочу спросить — вы все еще заинтересованы? Я знаю, что дела могут быть заняты, а сроки могут измениться, но я также не хочу докучать. Дайте мне знать, где вы находитесь, и я соответствующим образом скорректирую свое общение.

Спасибо!

Лучший,

[Имя]

А вот сообщение, благодаря которому получателю будет очень легко ответить:

Строка темы: Re: [Исходная строка темы]

Привет, [Имя],

Они говорят скрипучее колесо получает смазку… но скрипучее колесо также может быть очень раздражающим — и я не хочу быть таким! Так что в моей последней попытке подключиться вы можете указать свой ответ, написав в ответ только один из этих номеров:

0 — я действительно завален, но все еще заинтересован.

1 – Не интересует

Спасибо!

[Имя]

Пример

На основе первого шаблона, вот пример дополнительного электронного письма после отсутствия ответа:

Последующие электронные слова и фразы

Я собираюсь закрыть с некоторыми словами и фразами, которые вы можете использовать в своих последующих электронных письмах. Некоторые термины больше применимы к электронным письмам B2B, поэтому, если вы работаете в сфере B2C, берите то, что применимо, а остальное оставьте.

• Я думал, что
• я хотел
• Я пишу на
• Я обращаюсь к
• Круг назад
• Напишите вам
• Отправить дружеское напоминание
• Обновление поверхности
• Поместите это письмо в верхнюю часть папки «Входящие»
• Зарегистрироваться
• Сенсорная база
• Поместите на свой радар
• Круг назад
• Напомнить
• Пересмотреть
• Поднимите это вверх папки «Входящие»
• Аккуратно напомнить

📫 Больше бесплатных шаблонов писем!   >> 30 бесплатных примеров и шаблонов электронной почты для малого бизнеса

Как написать профессиональное электронное письмо, которое действительно получит ответ

Электронная почта является одним из наиболее эффективных каналов связи как внутри организации, так и за ее пределами.

Независимо от вашей должности, вы, вероятно, будете использовать электронную почту из-за ее эффективности. Возможно, вам придется написать рекомендательное письмо, обменяться информацией, сообщить важные новости или подвести итоги важной встречи.

Хорошо написанное электронное письмо дает получателю приветственное, краткое и действенное сообщение. Написание электронных писем с соблюдением этих требований можно освоить с практикой. Вы должны профессионально составить свое электронное письмо, если хотите, чтобы оно выделялось, открывалось и читалось.

В этом посте мы рассмотрим создание профессионального электронного письма, которое привлекает внимание читателей и помогает им действовать, независимо от того, отправляете ли вы электронные письма вручную или используете автоматизацию электронного маркетинга.

Что такое профессиональная электронная почта?

Существует несколько подходов к составлению профессионального электронного письма. Это может быть благодарственное письмо, заявление об увольнении вашему работодателю или сопроводительное письмо с резюме для заявления о приеме на работу. Какими бы ни были ваши мотивы для отправки электронного письма, вы должны создать профессиональную заметку, чтобы увеличить шансы на успех.

Как и в других формах общения, вы должны начать с представления себя, прежде чем углубляться в цель письма и просить получателя предпринять какие-либо действия. Профессиональная электронная почта делает , а не выглядят как в примере ниже.

Источник: Moosend

Профессиональное электронное письмо должно быть тщательно составлено с использованием определенных элементов, которые мы проанализируем в следующем разделе.

Элементы профессионального письма

Каждое профессиональное электронное письмо можно разделить на одни и те же основные части. Вы можете не использовать все эти компоненты, но вы всегда должны внимательно рассматривать каждый из них.

Невозможно недооценить эффективность хорошо структурированного, профессионального электронного письма, которое доносит суть с помощью наименьшего количества слов и мотивирует читателя к действию. Чтобы лучше понять, как создать этот опыт, вот список элементов, о которых следует помнить при написании.

Строка темы

Строка темы электронного письма вместе с вашим именем или адресом электронной почты будет тем, что увидит получатель, прежде чем решить, следует ли нажимать на ваше электронное письмо. В результате вы хотите убедиться, что четко формулируете цель своего сообщения и устанавливаете ожидания.

Также должно быть убедительно убедить получателя открыть электронное письмо. Независимо от того, насколько хорошо структурировано ваше электронное письмо, если тема не привлекает их внимания, они могут даже не открыть его, а это последнее, что вам нужно как профессионалу.

Вот несколько советов по теме письма, которые следует учитывать при следующем профессиональном электронном письме:

.

• Используйте менее 60 символов.
• Четко сформулируйте цель электронного письма в одном предложении.
• Сделайте его всплывающим, начиная с имени получателя.

Например, если вам нужно отложить встречу, вы можете написать: «Привет, [имя], можем ли мы перенести встречу?». Если вы хотите пригласить кого-то на вебинар, вы можете написать: «[имя], вот ваш шанс узнать все об электронном маркетинге!»

Источник: Moosend

Совет профессионала : При создании тем для холодных электронных писем помните, что не следует вводить аудиторию в заблуждение, создавая строки темы для кликбейта. Всегда будьте искренни, используя краткую строку темы, которая передает ваше сообщение, уважая их время.

Приветствие

Создание максимально возможного первого впечатления с помощью формального приветствия, которое обычно называют приветствием, имеет решающее значение при составлении профессионального электронного письма.

Это очень важно, потому что неправильное написание чьего-либо имени или использование неправильного приветствия может повредить тому, как они вас увидят. Достаточная приветственная мысль задает тон всему электронному письму.

Если получатель не работает в более официальной организации, где его полное имя могло бы быть более подходящим, в большинстве профессиональных дискуссий достаточно использовать только имя.

Всегда предпочтительнее использовать чье-то имя или фамилию, чем ошибочно использовать «мисс». или «г-н.» Однако предпочтительным форматом для профессоров и докторов обычно является их титул, за которым следует их фамилия.

Иногда вы можете начать свое электронное письмо, написав «Здравствуйте» или «Привет!» вместо имени получателя, если вы не уверены в его личности.

Совет для профессионалов: Вежливо начинать с благодарности получателю, независимо от того, общаетесь ли вы с кем-то впервые, отвечаете на его запрос или получаете отзыв. Читатель будет более открыт к тому, что вы хотите сказать дальше, если вы выразите благодарность.

Кузов

В теле письма вы должны указать информацию, которую хотите передать получателю. При написании профессиональных электронных писем используйте соответствующий обстоятельствам язык и избегайте использования спам-слов. Четко объясните, почему вы отправляете сообщение и какие действия, как вы надеетесь, предпримет получатель после прочтения.

Всегда начинайте с представления о себе. Это очень важно, особенно если вы отправляете электронное письмо кому-то впервые. Это может быть краткий абзац из одного-двух предложений о вас, соответствующий цели сообщения.

Вот несколько советов:

• Не добавляйте не относящуюся к делу информацию в основной смысл электронного письма.
• Вступление должно состоять не более чем из двух предложений.
• Ссылка на ваш веб-сайт или страницу LinkedIn.
• Сделайте введение простым; избегайте делать это слишком сложным.

Представившись, вы можете начать объяснять контекст вашего письма. В теле письма должно подробно объясняться сообщение, которое вы хотите отправить, как получатель может извлечь из него пользу и чего вы от него ждете.

Ни у кого нет времени читать длинное, трудночитаемое электронное письмо без контекста, поэтому делайте его простым и лаконичным. Обратите внимание на то, как много вы можете сказать меньшим количеством слов.

Вот несколько советов по созданию отличного текста электронного письма:

• Используйте форматирование и маркеры, чтобы упростить просмотр электронной почты.
• Выделяйте жирным шрифтом и курсивом определенные слова.
• Пишите короткие предложения, чтобы улучшить читаемость.
• В конце задайте открытый вопрос.
• Проверьте свою электронную почту на наличие грамматических ошибок.

Понимание ваших читателей является ключом к тому, чтобы заставить их обратить внимание на то, что вы хотите сказать, и предпринять соответствующие действия.

Закрытие

Раздел перед вашим именем и подписью является закрытием вашего электронного письма. В этот момент также должен быть включен призыв к действию. Это может включать в себя получение ответа, направление получателя на конкретную ссылку с лид-магнитом или выполнение другого конкретного действия.

То, что сделает получатель после прочтения вашей электронной почты, будет определять все. У вас есть разумная вероятность получить ответ, если он эффективно написан, подчеркивает ценность и содержит соответствующие заключительные слова.

Типичные примеры подписания включают:

• С уважением
• Лучший
• С уважением
• Спасибо
• С уважением

Неправильная подпись может создать неправильное впечатление, поскольку выглядит слишком фамильярно или непрофессионально; поэтому выберите один в зависимости от ваших отношений с получателем.

Подпись

Этот раздел может содержать вашу контактную информацию, должность, организацию или ссылки на страницы с дополнительной информацией о вас или вашем бизнесе. Все эти параметры могут добавить еще один уровень информации для ваших получателей и создать профессиональную подпись электронной почты.

Хотя большинство профессионалов не пользуются этим шансом, профессиональная электронная подпись имеет огромный потенциал, чтобы рассказать читателям больше о вас или вашем бизнесе и дать им возможность связаться с вами.

Вы также можете добавлять автоматические подписи электронной почты к каждому электронному письму, которое вы отправляете, используя большинство почтовых маркетинговых платформ, включая Gmail и Outlook. Хотя автоматизация этого раздела кажется эффективной, лучше настроить его в зависимости от цели вашего электронного письма, чтобы получить лучший ответ.

Рекомендации по написанию профессиональных электронных писем

Знайте, что вы знаете, как включить все необходимые элементы профессиональной электронной почты, пришло время изучить несколько советов, чтобы повысить шансы на успех.

Пишите кратко

Люди ежедневно получают много электронных писем, поэтому получатель с большей вероятностью ответит на электронное письмо, состоящее из нескольких коротких абзацев, чем на сообщение, которое значительно длиннее. Поэтому, учитывая время других людей, разумно писать краткие профессиональные электронные письма. Он не должен быть длиннее одного-трех кратких абзацев, в каждом из которых может быть от трех до пяти предложений. Однако крайне важно не делать его слишком коротким.

Сложность заключается в теле письма, которое должно охватывать много материала, что затрудняет контроль длины. Копирайтинг по электронной почте может стать важным оружием в вашем арсенале, и овладение принципами создания краткого письма, которое конвертирует, может очень помочь вам в долгосрочной перспективе.

Помните, что профессионалам, в основном лицам, принимающим решения в организации, не хватает времени на чтение длинных сообщений. В результате, наличие легко читаемого электронного письма с профессиональным тоном облегчает получателю возможность ответить.

Что бы вы предпочли: короткое, лаконичное электронное письмо, которое попадает прямо в суть, или длинное электронное письмо, которое утомляет вас от одного взгляда на него?

Персонализируйте его

В мире, где персонализированные push-уведомления являются обычным явлением для приложений, а персонализированная реклама бомбардирует все средства массовой информации, которые вы можете использовать, персонализация деловой электронной почты является обязательным инструментом в вашем арсенале.

Персонализированное электронное письмо выглядит так:

Источник: Moosend

Персонализация профессиональной электронной почты — это далеко не только добавление имени получателя в строку темы. Это означает добавление деталей, которые показывают, что вы провели исследование и выделили время, чтобы подготовить для них надежное предложение по электронной почте.

Многие маркетологи твердо верят, что персонализация повышает вовлеченность клиентов, поэтому внимание к ней может значительно увеличить открываемость писем и вероятность получения ответа. При разработке дизайна электронной почты лучшая стратегия — тщательно проработанный начальный абзац. Вы можете провести это исследование, просматривая учетные записи получателя в социальных сетях, веб-сайт или новостные статьи.

Концепция персонализации заключается в создании электронной таблицы с информацией о контакте. Это может быть их имя, адрес электронной почты, ледокол и, возможно, ссылка на конкретную запись в блоге или в социальной сети.

 

Источник: Moosend

Уровень успеха может значительно возрасти, если вы потратите некоторое время на изучение получателя и добавите персонализированный подход к своей профессиональной электронной почте.

Однако, если вы хотите перейти на следующий уровень и избежать ручной работы, я вас прикрою. Вы можете использовать программное обеспечение для маркетинга по электронной почте и импортировать свой CSV, позволяя программному обеспечению творить чудеса. Эта стратегия может быть очень эффективной, особенно для людей, ищущих возможности трудоустройства или занимающихся продажами и желающих профессионально представить себя другим предприятиям.

Проверка перед отправкой

Проблемы с орфографией и пунктуацией в деловых письмах могут вызвать негативное впечатление и дорогостоящие результаты. Начнем с основ, даже если вы считаете, что ваша электронная почта безупречна, дважды проверьте имя получателя и адрес электронной почты.

Продолжите строку темы, основную часть письма и заключение. Проверка электронной почты не займет много времени, но это может предотвратить ее попадание в корзину получателя.

 Убедитесь, что в первом абзаце письма четко указана ваша цель. Имейте в виду, что это ваша последняя возможность поймать любые ошибки.

Еще один параметр, о котором следует помнить, — ваши грамматические ошибки. Вам не нужно владеть грамматикой и пунктуацией, чтобы отправить электронное письмо, но очень важно искать эти ошибки. При написании профессионального электронного письма рекомендуется использовать простой и понятный английский язык, избегая жаргона и сложных фраз.

Профессиональный наконечник : Вы всегда можете установить дополнительный инструмент для своего браузера, чтобы проверять наличие грамматических ошибок, которые могут испортить ваши электронные письма.

Всегда контролировать

Профессионалы могут быть заняты, терять электронные письма в своих почтовых ящиках или помечать ваши электронные письма как спам.

Иногда люди опасаются, что отправка дополнительных сообщений расстроит их потенциальных клиентов. Вместо этого многие лица, принимающие решения, ценят человека с настойчивостью, которая не переходит границ. Чтение нескольких ваших электронных писем создает ощущение знакомства, особенно если вы отправляете холодные электронные письма потенциальным клиентам, которые вас не знают.

Чтобы создать последующее электронное письмо с высокой конверсией, вы должны учитывать следующие параметры:

• Аккуратно напомните им о своем последнем письме.
• Добавьте больше информации в свои предыдущие электронные письма, чтобы зажечь разговор и привлечь их внимание.
• Включите открытый вопрос, чтобы дать им возможность ответить.
• Последующие действия должны быть краткими и сосредоточены на основных моментах.

Совет профессионала : Создайте шаблон для последовательности двух электронных писем. Подождите от трех до пяти рабочих дней, прежде чем обращаться в первый раз. Это даст вашим потенциальным клиентам некоторое время, чтобы ответить, пока вы будете составлять следующие электронные письма.

Примеры профессиональных писем

Чтобы применить эту статью на практике, в этом разделе мы создадим два профессиональных шаблона электронной почты. Одно будет электронным письмом с заявлением о приеме на работу, а другое будет холодным электронным письмом, предлагающим какое-то сотрудничество.

Начнем с заявления о приеме на работу:

Тема сообщения: Заявление о приеме на работу в [название компании]

---

Уважаемый [имя],

 

Я надеюсь, что это письмо дошло до вас. Меня зовут [ваше имя], и я нашел вашу информацию на [вставить ледокол].

 

Я ищу новую возможность отточить свои навыки и получить знания в [вашей области]. В настоящее время я работаю [текущая роль] в [название компании]; тем не менее, я заинтересован в том, чтобы подать заявку на вакансию [позиция], которая открыта в вашем бизнесе.

 

Думаю, я смогу добавить [xyx] в эту организацию, [как].

 

Не могли бы вы обсудить эту роль по электронной почте или по телефону?

 

Спасибо, что нашли время рассмотреть мое предложение.

 

С уважением,

[ваше имя]

Этот шаблон электронной почты является отличной основой для передачи вашего резюме другим компаниям. Помните, что вы должны следить, если хотите увеличить свои шансы на положительный ответ.

Теперь давайте рассмотрим наш второй профессиональный подход к работе с электронной почтой. Это будет холодная рассылка по электронной почте для сценария B2B.

  Тема: [имя], нам нужно всего 18 секунд 

---

Здравствуйте, [имя],

 

Надеюсь, это письмо дошло до вас. Я просматривал Интернет, когда случайно наткнулся на вашу статью на [тема]. Я никогда не думал, что [что-то интересное в статье].

 

Я [ваше имя] и я [текущая должность] в [вашей компании]. В настоящее время мы ищем таких экспертов, как вы, в [области знаний], чтобы поделиться своими ценными идеями в нашем [блоге, подкасте и т. д.].

 

Вот некоторые из наших последних выпусков:

• [пример 1]

• [пример 2]

Я хотел бы быстро позвонить вам, чтобы обсудить возможность будущего сотрудничества. Не могли бы вы быть открыты в пятницу в 17:00? СТАНДАРТНОЕ ВОСТОЧНОЕ ВРЕМЯ?

 

Я с нетерпением жду вашего ответа.

 

Хорошего [дня недели],

[ваше имя]

Хотя этот пример электронной почты имеет менее формальный подход, язык остается профессиональным и содержит все упомянутые выше элементы для создания электронной почты с высокой конверсией.

Еда на вынос

Написание профессионального электронного письма может быть сложной задачей, однако, если вы будете следовать советам из этой статьи, у вас будет прочная основа для создания выигрышной заметки.