Как назвать корпоративную почту: Правила создания корпоративной почты! Правила подбора адресов корпоративной почты!

Содержание

Кое-что о соглашениях об именах почтовых ящиков / Хабр

Заведя для себя «почту для домена» на Яндексе, я решил открыть свободную регистрацию посторонним юзерам почтовых ящиков на своем «модном» домене. Помимо включения функции catch-all, которая направляет всю входящую почту несуществующих ящиков моего домена на мой основной ящик, предо мной встала необходимость зарезервировать за собой все «стандартные» названия ящиков, чтобы не было недоразумений, когда какое-то имя уже забил посторонний, и вся «служебная» почта уходит совсем не вам. В П.Д.Д. можно, конечно, в любой момент экспроприировать любой ящик подконтрольного домена, но ведь осадочек-то остается. Я озадачился: какие же имена почтовых ящиков являются стандартными и системными? Техподдержка Яндекса ответила, что они резервируют для себя только имя postmaster@ на каждом домене, чтобы отслеживать жалобы и проблемы с почтой, и что на данный момент вопрос о наборе резервированных имен у них остается открытым.

Далее, результат поиска в интернете оказался немного предсказуем.
^{(на картинке: знаменитый black mailbox, место паломничества уфологов-любителей)}

RFC

Первое и главное, что я стремился найти — это RFC, коим оказался RFC 2142, MAILBOX NAMES FOR COMMON SERVICES, ROLES AND FUNCTIONS (имена почтовых ящиков для общих сервисов, ролей и функций), в последней редакции 1997 года. Приведу только интересующую нас информацию. Исходя из документа, следующие почтовые ящики должны существовать и иметь следующее назначение:

Деловые почтовые ящики:

info@ — Отдел маркетинга, тут можно узнать краткую информацию об организации, продукции, сервисах.
marketing@ — Отдел маркетинга и взаимодействия продаж.
sales@ — Отдел продаж, заказ продукции и информация о заказах
support@ Отдел клиентской поддержки, проблемы с продуктом или услугами.
abuse@ — Взаимоотношения с клиентами, ящик должен быть всегда рабочим и валидным, сюда направляются жалобы клиентов, в том числе сообщения об

«Inappropriate public behaviour».

Работа с сетью:

noc@ — Сетевые операции, сетевые инфраструктуры.
security@ — Сетевая безопасность, уведомления, оповещения или запросы.

Техническая поддержка отдельных интернетных служб

postmaster@ — SMTP, [RFC821], [RFC822]
hostmaster@ — DNS, [RFC1033-RFC1035]
usenet@ — NNTP, [RFC977]
news@ — NNTP, Synonym for USENET
webmaster@ — HTTP, [RFC 2068]
www@ — HTTP Synonym for WEBMASTER
uucp@ — UUCP, [RFC976]
ftp@ — FTP [RFC959]

Maillist сервис

(рассматривать не будем, просто перечислим основные, там целая плеяда служебным имен и куча RFC, например RFC2369)
list@

list-request@

_{Сдается мне, что этот RFC 2142 одобрялся во времена расцвета доткомов, а значит потребность в подобных соглашениях была очень актуальна. Предполагалось, видимо, что сотрудники на автомате должны уметь отправлять почту на соответствующие всем известные адреса и ожидать соответствующих компетентных ответов.}

Таким образом, следует сделать алиасы этих имен на свой «основной» email, чтобы никто не смог, например, на вашем домене открыть usenet конференцию, не стал из «отдела продаж» банчить валенками и не подписывался системным администратором всея сети с ящика noc@.

/etc/aliases

Стандартом де-факто для *nix систем является соглашение о почтовых именах, содержащееся в файле /etc/aliases. Который де-юре основывается на RFC и прочих документах, по каждому отдельному сервису.

Парадигма назначения почтовых ящиков для людей в *nix звучит примерно так: каждый юзернейм получает почтовый ящик на рабочей станции с таким же именем, как его логин. После создания юзернейма в системе вы уже можете отправлять и получать почту в свой аккаунт.(тут будет своё «но»: если разрешит root и верно прописаны MX). Если хотите получить модный алиас — обратитесь к администратору, он его пропишет в /etc/aliases или еще где в почтовой системе.

То же самое касается и системных служб. Существует масса резервных имен типа nobody, clamav@, www-data@, которые соответствуют системным учёткам служб, в реальной жизни не используются никем, кроме этих соответствующих служб и являются почтовыми алиасами системного пользователя root, поэтому мы их в расчет не возьмем, потому что все значимые имена ящиков сетевых служб мы уже узнали из предыдущего пункта. Добавим только
root@

Современный интернет и прочие негласные соглашения об именах ящиков.

Попробуем вместе с вами найти самые частые имена, которые хозяева доменов оставляют для себя и используют в качестве административных, деловых и личных контактах.
admin@
administrator@ (мьсе, знающие в этом толк, могут добавить локализованные имена админа в Windows, вроде administrador, administrateur)
user@
mail@
blog@
office@
job@ (и иногда resume@ и hr@)-для отправки и приема заявлений на работу и резюме.
spam@ — иногда его ставят как алиас к abuse@ или postmaster@, для жалоб на спам, очевидно.
billing@ — для биллинга. К.О.
account@ — для бухгалтерии и поддержки аккаунтов.
[email protected] — имя ящика повторяет домен, очевидно, для эстетики.

alex@, boss@ — не стесняйтесь забить свои имена, фамилии и ники, чтобы исключить фактор социального инжиниринга, когда, вас, например, зовут Алексей, и ваша жена, прекрасно зная что вы купили vashdomen.ru, получает с ящика [email protected] письмо сомнительного содержания — не ровен час поверит злоумышленнику.
Вы можете что-то добавить в этот лист.

Кроме этого мне почти ничего не известно о соглашениях почтовых имен в системах Windows, существуют ли они в действительности?

Таким образом, зарезервировав все эти имена, как алиасы для своего основного ящика на домене, вы обезопасите себя, в том, числе от мейлбокс-сквоттерства и злонамеренного использования ящиков с «системными» именами. Так же вся «служебная» переписка по вашему домену, которая может придти на системные имена не останется без внимания. Если вы организовываете почту для офиса, то подобные соглашения могут быть так же полезны вам.

Что такое корпоративная почта | Unisender

Корпоративная почта — это адрес электронной почты, который размещается на домене компании и используется только в ее интересах. Как правило, для корпоративной электронной почты используют адреса формата: [email protected].

Зачем нужна корпоративная почта

Корпоративная почта позволяет сотрудникам компании удобно обмениваться сообщениями и материалами друг с другом, а также с партнерами и клиентами.

Для клиентов и партнеров наличие корпоративной почты — первая монетка в копилку доверия к любой организации:

по корпоративной почте сразу видно, откуда тебе написали;
такой адрес гораздо проще запомнить;
компания, письма от которой поступают с gmail. com или mail.ru, кажется подозрительной и ненадежной.

Помимо положительного влияния на имидж, корпоративная почта позволяет компании:

Удобно управлять всеми адресами внутри организации. Например, предоставлять доступ к какому-то внутреннему ресурсу по домену.

Отправлять массовые email-рассылки. Рассылки — один из самых эффективных каналов взаимодействия с аудиторией. И если компания хочет заниматься email-маркетингом, то ей не обойтись без корпоративной почты с настроенными записями SPF и DKIM. Массовые рассылки с обычной почты почти наверняка попадут в спам. Кроме того, большинство сервисов для рассылок требуют указать в качестве адреса отправителя корпоративную почту
Защититься от спама и вирусов. Например, если вы создаете корпоративную почту на Яндексе или в Гугле, то в придачу получаете встроенную антивирусную защиту и мощные настраиваемые спам-фильтр.

Для отправки массовых рассылок с корпоративной почты лучше заводить отдельный ящик, например maria@domain. com вместе с именем отправителя, от которого будет рассылка. Сейчас лучше работают рассылки от конкретного человека, а не от [email protected] или [email protected].

Когда создаете новую почту, обязательно делайте грамотный прогрев ящика и не начинайте отправки массовых рассылок сразу по 1-5 тысяч контактов.

Мария Ло

владелец агентства Emailix, Retention маркетолог, консультант

Способы организации корпоративной почты

Есть несколько основных способов организовать корпоративную почту. Выбор того или иного варианта зависит как от размеров бизнеса и его основных особенностей, так и от того, сколько вы готовы тратить на обслуживание почтовых ящиков.

Бесплатные email от почтового сервиса

Строго говоря, таким способом вы не получите корпоративную почту, так как почтовый ящик для каждого сотрудника будет зарегистрирован на бесплатных ресурсах (gmail.com, mail.ru, yandex.ru), и в адресе не будет домена компании. Однако такие ящики также можно использовать для решения бизнес-задач.

Главным и единственным плюсом такого способа организации корпоративной почты является то, что он бесплатный и простой.

Но если рассматривать этот вариант в масштабах компании, то недостатков оказывается гораздо больше:

такую почту нельзя настроить под потребности компании;

сложно создать большое количество email с красивыми именами, так как большинство адресов уже кем-то заняты;
когда важные письма от имени компании приходят с непонятных адресов типа [email protected], это вызывает сомнения в надежности и серьезности такого бизнеса.

Корпоративная почта от почтового сервиса

Это самый популярный способ организовать корпоративную почту. Почтовые сервисы предоставляют компаниям возможность создать корпоративную почту на своем домене. Самое приятное, что некоторые из них предлагают такую услугу бесплатно. Например, Яндекс и Mail.ru дают доступ к корпоративной почте без денег, достаточно подключить домен.

Основные преимущества корпоративной почты от почтового провайдера:

можно создать любое количество email-адресов с именами, которые легко запоминаются;

домен компании будет в каждом почтовом адресе;
встроенная антивирусная защита;
мощные настраиваемые спам-фильтры.

Подробную инструкцию о том, как завести корпоративную почту на Gmail, Mail.ru и Яндексе, вы найдете в статье «Как завести корпоративную почту на своем домене».

Корпоративная почта от хостинг-провайдера

Такой вариант популярен для компаний, сайты которых размещены на серверах определенных хостеров. В этом случае можно разместить на сервере и почтовые ящики с любыми именами и указанием корпоративного адреса в email-имени.

Некоторые хостинги предоставляют корпоративную почту бесплатно после покупки домена.

Плюсы такого способа организации корпоративной почты:

персональное управление и настройка основных фильтров;
полное шифрование всей передаваемой корреспонденции с помощью протоколов SSL/TLS;
мощные настраиваемые спам-фильтры
настройка переадресаций — например, письма, которые приходят на ящик support@domain. com, могут переадресовываться отдельной группе сотрудников отдела техподдержки;
управление объемами почтовых ящиков.

Email-адреса на собственном почтовом сервере

Самый независимый из всех способов, но при этом самый трудозатратный.

Сложность способа заключается в том, что для его реализации нужны определенные технические возможности и оборудование:

интернет-канал с высокой скоростью;
физический сервер с установленной оперативной системой Linux или Windows Server;
специальное ПО для функционирования сервера;
действующее доменное имя.

Чтобы обеспечить все нужные условия, требуются значительные вложения. Однако в результате вы получите особые преимущества:

гибкое дисковое пространство;
персональную настройку фильтров и переадресации писем;
простое резервное копирование;
постоянный личный контроль работы и надежности сервера.

Конечно, для выполнения всей этой работы вам понадобится штатный специалист, что повлечет дополнительные постоянные расходы на оплату его труда. Однако при этом ваша почта будет полностью независимой и управляемой. Основными минусами такого решения являются высокая стоимость реализации, а также зависимость от качества работы интернет-провайдера.

Выбор варианта реализации корпоративной почты остается за вами. Оцените возможности вашей компании, предположительную загруженность почты, а также бюджет, которым располагаете. После этого будет легче выбрать оптимальное решение.

Корпоративная почта — это необходимый инструмент в арсенале любой компании. Она дает возможность наладить общение между сотрудниками и отделами, отправлять рассылки от имени вашей организации, а также повысить доверие и лояльность клиентов и партнеров.

Главные мысли

3 правила, которым необходимо следовать при выборе корпоративного адреса электронной почты

Сабина Плиммер in Your business

Время чтения:

Профессиональный адрес электронной почты с четкой и простой структурой именования, использующий индивидуальный домен, важен для любого бизнеса, который серьезно относится к построению доверительных отношений с клиентами. Со временем доверие приводит к солидной репутации бренда и повышению продаж, поэтому каждый бизнес должен относиться к этому серьезно.

Использование собственного доменного имени — это лучший способ, которым корпоративный адрес электронной почты может помочь бизнесу улучшить свой профессиональный имидж. Использование [email protected] повышает доверие и придает вашему бизнесу респектабельный вид. Это также отличный способ популяризировать название вашей компании и сохранить контроль над своим брендом. Давайте немного углубимся в то, почему использование собственного доменного имени так важно для бизнеса.

Доступность адреса электронной почты — при использовании собственного домена доступен любой желаемый дескриптор (бит перед @). Маловероятно, например, что [email protected] доступен, поэтому вам, вероятно, придется вставлять цифры и символы в свой дескриптор, что, опять же, заставляет вас выглядеть непрофессионально среди ваших клиентов.
Преемственность – в бизнесе важна преемственность бренда. Если у вас есть собственный домен, вы можете настроить все адреса электронной почты своих сотрудников в одном формате, например. [email protected]. Это поможет вам создать организованный и чистый имидж бренда.
Запоминаемость — клиенты с гораздо большей вероятностью запомнят простой адрес электронной почты, такой как [email protected], по сравнению с адресом, заполненным специальными символами и цифрами, которые вам пришлось бы использовать, если бы вы использовали Yahoo или Gmail.
Лучший контроль — предприятия, использующие провайдера интернет-услуг (ISP) для своих учетных записей электронной почты, не имеют никаких гарантий, что их провайдер продолжит работу в будущем или продолжит предоставлять те услуги учетной записи электронной почты, которые им нужны. Использование собственного домена означает, что вы можете сохранить свою учетную запись электронной почты, даже если вы решите переключиться на другой веб-хостинг.

Ваше доменное имя — это только половина дела, когда дело доходит до настройки ваших адресов электронной почты. Стандартизация ручек, которые вы используете для всей своей команды, также является ключом к развитию вашего бренда. Убедитесь, что это решено, прежде чем вы начнете настраивать адреса электронной почты своих сотрудников. Как правило, наиболее профессиональными форматами являются полное имя, комбинация имени и инициалов или только имя или фамилия.

Вы даже можете настроить общую учетную запись электронной почты, например, [email protected]. При настройке адресов электронной почты важно учитывать длину имени пользователя и размер вашего бизнеса. Например, политика только имени не будет работать для более крупных компаний, так как почти наверняка будет несколько Джонов!

Отображаемые имена также являются очень важной частью создания адреса электронной почты. Это имя отображается во фрагменте электронного письма, когда электронное письмо попадает в папку «Входящие» вашего клиента. Обычно это будут ваше имя и фамилия, но есть и другие варианты, которые могут быть более подходящими. Если вы используете общий адрес электронной почты, вы можете изменить отображаемое имя на название вашей компании, например, название вашей компании здесь com>.

Целесообразно настроить специальный адрес электронной почты для использования на вашем веб-сайте, например, [email protected]. Его легко запомнить, и он никогда не устареет (если вы используете адрес электронной почты сотрудника, он может уйти, а это означает, что вам придется обновить все свои веб-страницы с новой контактной информацией).

Важно настроить переадресацию электронной почты, если вы используете определенные адреса электронной почты таким образом. Это гарантирует, что электронные письма дойдут до нужных людей в вашей компании. Поставщики корпоративной электронной почты обычно очень легко настраивают переадресацию электронной почты, поэтому стоит изучить это как вариант для вашего бизнеса.

Подводя итог, можно сказать, что использование адреса электронной почты, в котором используется собственное доменное имя, повышает доверие к вашему бизнесу и делает вас более профессиональным. Кроме того, это помогает вам развивать, рекламировать и контролировать свой бренд. Клиенты смогут легко связаться с вами, а ваши контактные данные будут легко узнаваемы и запоминаемы.

Обычно называется «От имени». Это имя отображается в папке «Входящие» над или слева от строки темы. Он сообщает получателю, кто отправил сообщение или от кого оно отправлено. Исследования показали, что это так же или даже более важно, чем строка темы. Если получатель не знает, от кого пришло письмо, оно сразу попадет в корзину.

Для большинства маркетинговых рассылок по электронной почте отправляйте от своего бренда или названия компании. Это дает вам постоянное имя и адрес электронной почты для всех ваших электронных писем и максимально использует ваш статус в белом списке, если подписчики добавляют вас в свою адресную книгу. Кроме того, если ваши сотрудники периодически меняются, изменение вашего адреса электронной почты отправителя лишает вас всех тех замечательных знакомств, которые вы создали. Ваши подписчики не будут знать, кого искать в папке «Входящие», и вы обязательно увидите более низкий показатель открываемости.

Обычно не рекомендуется отправлять маркетинговые электронные письма от конкретного человека в компании , за исключением случаев некоммерческой организации с известным или видным президентом или генеральным директором. Вы можете увидеть увеличение количества ответов, отправив электронное письмо «от» самого Главного Уполномоченного. Несколько некоммерческих клиентов emfluence используют главу отдела или группу по сбору средств, чтобы связаться с каждой заинтересованной группой. Они видят показатели открытия выше среднего, потому что подписчики в каждой группе хорошо знают этого лидера и, скорее всего, откроют электронные письма.

В коммерческом мире, когда вы отправляете персонализированное электронное письмо о продажах один на один, его можно использовать имя и адрес электронной почты вашего продавца, особенно если есть отношения, и подписчик легко узнает имя. Это особенно верно для продавцов B2B , которые часто строят свои продажи, выстраивая отношения. Имя продавца иногда даже более узнаваемо, чем компания, в которой он работает.

Когда уместно использовать адрес электронной почты, на который нет ответа, для отправки электронной почты? Никогда. Важно, чтобы ваш исходный адрес электронной почты был реальным адресом, который отслеживается реальным человеком. Если вы отправляете электронную почту, но не получаете ее, вас могут воспринять как большой мегафон без ушей. В эпоху вовлеченности клиенты и потенциальные клиенты хотят знать, что вы будете рядом, чтобы поговорить с ними, а не только с ними.

Советы по игре From Name
Всегда проверяйте, что вы отправляете сообщения с проверенного адреса электронной почты и домена. Мы написали об этом в блоге , и вы всегда можете обратиться в нашу службу поддержки, чтобы узнать больше.

Штирлиц — Сеть печатных салонов в Перми

Как назвать корпоративную почту: Правила создания корпоративной почты! Правила подбора адресов корпоративной почты!