Из чего состоит емайл пример: Как правильно написать адрес электронной почты (e-mail) ✔, чтобы вам могли на нее отправить письмо…

Инструменты и способы верификации email-адресов

Несмотря на популярность и кажущуюся простоту рассылок, выйти на высокий ROI от email-маркетинга удается не всем. Одна из причин неэффективности кампаний может быть чисто технической — это наличие в вашей базе нерабочих электронных адресов получателей. В этой статье команда сервиса Snov.io детально расскажет о том, каких ошибок при настройке рассылки стоит избегать и как проверить почты перед отправкой писем.

Время чтения 8 минут

1. Что такое проверка валидности email
2. Когда необходима проверка email на валидность
3. Как бесплатно проверить, существует ли почта

• Пингование с другого email-адреса
• Double opt-in
• Бесплатные сайты для проверки почты

Как происходит полноценная верификация email

• Ошибки в синтаксисе email-адресов 
• Дубликаты в списке email-адресов 
• Спам-ловушки 
• Временные почты 
• Ошибки MX записи 
• Несуществующие аккаунты
• Тип email-адреса
• Активность получателя

Что такое проверка валидности email

Сталкивались ли вы когда-нибудь с сообщением почтового сервиса о том, что отправленный email не был доставлен? Такие ситуации возникают, когда электронная почта получателя по тем или иным причинам не валидна.

Источник изображения: Freshdesk.com

Обмен электронными письмами возможен благодаря существованию Web/Mail серверов, протоколов POP3, SMTP и клиента (аккаунтов) электронной почты.

Вы как пользователь взаимодействуете с клиентом электронной почты, например, Thunderbird. Клиент, в свою очередь, обменивается данными с почтовым сервером через SMTP-протокол. Чтобы ваш email дошел до получателя, последний должен иметь валидный адрес, то есть — клиента, который зарегистрирован на почтовом сервере и способен обмениваться данными с ним.

Источник изображения: Wikipedia

Как это проверить? Любой email-адрес состоит из трех компонентов:

• зарегистрированного имени пользователя;
• разделителя “@”;
• доменного имени или IP почтового сервера.

Каждый из них может содержать маркеры, сигнализирующие о неработоспособности контакта. Есть видимые маркеры невалидности email. Например, на адрес “[email protected]” достаточно просто посмотреть, чтобы сделать вывод об ошибке. Но часто работоспособность почты трудно или невозможно определить визуально. В таком случае для проверки лучше использовать специальные сервисы и программы.

Когда необходима проверка email на валидность

Email-маркетинг предполагает создание массовых рассылок для целевой аудитории, которые невозможно осуществить без сформированной базы контактов. Довольно редко есть смысл запускать единичную кампанию — как правило, один и тот же адресат получает серию писем с заданной частотой.

Если в вашей базе накопилось много невалидных email адресов, на каждый из которых системно отправляются письма, это приведет к негативным последствиям:

• увеличится процент отказов от писем и/или спам-жалоб — это негативно отразиться на репутации домена, вплоть до его блокировки;
• email-маркетинг будут иметь низкий ROI — другими словами, вы будете тратить деньги на ветер.

Больше об этом показателе в статье «Что такое ROMI, ROI, и как его посчитать».  

Чтобы избежать репутационных и финансовых рисков, перед запуском рассылки нужно проводить верификацию email-адресов с использованием специальных сервисов. Она будет полезна не только маркетологами и менеджерам по продажам, но и всем, кто регулярно отправляет электронные письма.

Как бесплатно проверить, существует ли почта

Пингование с другого email-адреса

Создайте несколько клиентов и отправьте тестовые письма на email-адреса из вашей базы контактов. Это недорогой, но довольно медленный способ: он подойдет, скорее, для проверки нескольких адресов. Если же в счет идут десятки или сотни получателей — проверка вручную займет много времени. 

Потребуется выполнить эти действия по нескольку раз, чтобы найти ответы об ошибках доставки письма или, в случае с валидными email-адресами — зафиксировать факт отсутствия ответов ошибки сервера.

Double opt-in

В отличие от системы single opt-in, двойная подписка предполагает не только сбор адреса электронной почты через форму регистрации, но и отправку электронного письма с просьбой подтвердить email.

Источник изображения: Pinterest

Таким образом верификация почт происходит еще на этапе их сбора. Этот метод имеет очевидные ограничения — он не подходит для валидации собранных ранее адресов.

Бесплатные сайты для проверки почты

В Интернете можно найти бесплатные сервисы для проверки контактов, например, 2IP. 

Недостаток подобных сервисов — ограничение на количество проверок. Как правило, это один адрес за раз.

Как происходит полноценная верификация email

На рынке существует много сервисов валидации email адресов: QuickEmailVerification, MailboxValidator, Snov.io, MillionVerifier и прочие. Профессиональная верификация позволяет определить разные виды ошибок.

Ошибки в синтаксисе email-адресов 

Синтаксические ошибки валидации это пропущенные буквы в названии компонентов электронного адреса или пропущенный знак “@”.

Дубликаты в списке email-адресов 

Если ваша база данных состоит из тысяч почт, наличие в ней дубликатов может свести на нет маркетинговые усилия. Люди будут получать много одинаковых сообщений и вероятность отписки от рассылки вырастет.

Спам-ловушки 

В почтовых сервисах существуют catch-all настройки, позволяющие автоматически перенаправлять входящие сообщения в специально созданные папки или спам. Как правило, для этого в настройках почты прописывается «секретный суффикс», который потом добавляется к основному адресу при регистрации на сайтах или при заполнении форм. 

Пример с Habr.com

Если такой адрес “[email protected]” попадет в базу, получатель, скорее всего, никогда не увидит ваше письмо в папке «Входящие».

Временные почты 

Существуют сервисы, позволяющие принимать электронные письма на временный email, который самостоятельно уничтожается через определенное время. Такие email-адреса должны быть исключены из Вашей базы для рассылок.

Ошибки MX записи 

Mail eXchanger (MX) запись предназначена для маршрутизации электронной почты. Она содержит два поля: 

• имя почтового сервера, обслуживающего домен; 
• порядковый номер предпочтения этого сервера.  

Без MX записи домен не является почтовым — поэтому он не может принимать почту и должен быть исключен из базы для рассылки.

Несуществующие аккаунты

Определить, является ли электронный адрес действующим, можно благодаря существованию протокола Simple Mail Transfer Protocol (SMTP). Передача электронного письма между почтовыми серверами отправителя и получателя происходит через отправку и получение команд, которые формируют SMTP-сессию.

Для определения работоспособности email-адреса сервисы валидации делают проверку — отправляют запрос на mail-сервер и ждут ответ. Оба действия занимают несколько секунд, что позволяет быстро проверить работоспособность большого количества адресов.

Помимо ошибок email-адресов, полноценная верификация email помогает определить еще несколько важных моментов.

Тип email-адреса

Существуют служебные email-адреса (Role-based Addresses), рассылки на которые нужно делать с особой осторожностью. Особенно — в случае с персонализированными текстами.  

Часто такие почты имеют привязку к должности, а не к конкретному человеку. И поскольку сотрудники компании меняются, наличие большого количества служебных адресов в вашей базе рано или поздно может привести к увеличению показателя отказов.

Активность получателя

Даже при рабочем адресе показатели эффективности рассылок будут низкими, если пользователь практически никогда не проверяет свой электронный почтовый ящик. Большинство людей имеет несколько почт, некоторые создают отдельные аккаунты: для личных и рабочих нужд, или для регистрации на сайтах в интернете. Информация о частоте использования email-аккаунта позволит очистить базу от лишних.

Пренебрежение этапом верификации email при настройке маркетинговых рассылок может обойтись действительно дорого. От безрезультатно инвестированных денег до риска добавления в «черный список спамеров». Вне зависимости от того, какой метод валидации вы выберете — ручной или с помощью профессиональных сервисов — убедитесь, что электронные адреса в базе не содержат ошибок, описанных выше.

Как составить тему для email-письма – алгоритм и примеры

Ошибки в темах писем в email-маркетинге порой обходятся дорого. Если тема не зацепила и не мотивировала открыть письмо – деньги и время, потраченные на текст, просто ушли в никуда. Не говоря уже об отсутствии новых лидов и продаж. Так какими же должны быть темы для email-писем?

Рассказываем, как составить цепляющую тему email-рассылки, советуем как ее усилить в моменте и улучшать в перспективе, приводим 16 классических и оригинальных приемов составления тем с примерами.

Почему тема важна

Да, на Open Rate (процент открытых email-писем) влияет не только тема, но и имя отправителя, степень знакомства с клиентом, качество базы, время отправки, частота рассылки.

Но чаще всего именно тема помогает человеку принять решение – читать или не читать. По данным OptinMonster 47% получателей электронной почты открывают письмо только на основе темы.

Как подобрать качественную тему – алгоритм

1.

Определяем, о чем конкретно текст

Скорее всего, тему для email-письма вы формулируете уже после того, как написали текст. Перечитайте его несколько раз и ответьте на вопрос: о чем он конкретно. Не о путешествиях по России, а о 5 интересных провинциальных городах России. Не о модных новинках осени, а о выбранных вашим стилистом модных новинках осени.

2. Добавляем пользу для аудитории

Изучите всю информацию о базе, которая у вас есть. Ответьте на вопрос: зачем людям открывать ваше сообщение. Какую пользу они получат? Если обобщить, польза может быть:

• Эмоциональной (для души) – посмеяться, успокоиться, получить удовольствие
• Рациональной (для ума) – сэкономить, устранить сомнения, разобраться в сложном вопросе.

Конечно, в каждой категории больше вариантов. Но выберите хотя бы саму категорию. Зачем пишете – ради эмоциональной или рациональной пользы? И переложите это на тему: не «‎Проверьте свой английский», а «Веселый тест на знание английского‎».

3. Определяемся с длиной

Длинная тема не нужна. Две причины: она не вмещается в поле и из-за объема становится не такой динамичной – уже нет импульса «открыть срочно!».

Какая длина идеальна?

• По данным Litmus за 2021 год, 41,6% открытий электронной почты приходится на мобильные телефоны. На большинстве мобильных в теме отображается от 33 до 43 символов.
• В 2019 году, согласно AWeber, 82% компаний отправляли в теме письма не больше 60 символов.
• А по исследованиям Yesware, самое адекватное количество слов в теме — до 5. Если больше, Open Rate снижается.

Пишите не больше 60 символов и пяти слов. А лучше ориентироваться на смартфоны и делать меньше 43 символов.

4. Набрасываем несколько вариантов тем

Теперь, отталкиваясь от того, что узнали на первых двух этапах, накидайте как минимум 10 тем для своей email-рассылки. Можно использовать известные приемы составления заголовков – 4U, интрига, срочность и еще десятки разных. Или просто писать то, что велит сердце.

Несколько примеров привлекательных тем:

Рифма придает теме литературность и выделяет в почтовом ящике

Скидка подана не банально, а обернута в метафору – это цепляет

В тему вынесли деньги, а деньги – одна из тем, работающих всегда

Упор на пользу плюс состыковка с актуальными событиями

Сразу обозначили формат текста «‎гид» – письмо уже кажется полезным и структурированным

Если нет вдохновения, загляните в почтовый ящик и посмотрите заголовки, которые вас впечатляют, полистайте соцсети. А еще лучше  дойдите до конца этой статьи – там приводим крутые примеры тем для рассылки.

5. Выбираем релевантную тему

Теперь отсейте варианты, которые не отвечают пунктам 1-3. Возможно, их будет не так много, но это важно сделать. И проверьте, чтобы тема отвечала содержанию текста. Здорово, если у вас есть, кому показать свои варианты – коллегам, друзьям, даже маме. Так вы взглянете на тему под другим углом и поймете, что важно и интересно людям. А еще получите идеи, как улучшить тему, или убедитесь в том, что она и так хорошая.

6. Убираем спам и остальной мусор

По данным OptinMonster 69% получателей электронной почты считают письма спамом только на основании темы.

Поэтому прежде всего уберите из темы стоп-слова, которые спам-фильтры или сами люди могут посчитать спамом. Их больше 100. Самые известные: заработок, новинка, скидки, срочно, бесплатный.

Не только слова могут вызвать подозрения. Больше одного знака восклицания или одного знака вопроса, обилие капса  – тоже.

Некоторые хитрые отправители ставят в тему письма Re – чтобы создать ощущение, что переписка уже идет. Но это лишь повышает шансы попасть в спам. Так делать не стоит.

Как усилить тему: 3 пункта

1. Эмодзи

Эмодзи визуально выделяют тему на фоне остальных. А если использованы удачно – интригуют и мотивируют открыть письмо.

Nielsen Norman Group в 2020 году выяснили, что темы со смайликами получили средний рейтинг доверия 3,51, в то время как без – 3,43.

Вот как эффективно применять смайлы в email-маркетинге:

• Не используйте эмодзи каждой теме.
• Ставьте смайлы, когда они уместны – создают нужный контекст, добавляют эмоции.
• Не используйте очевидные смайлы. Не нужно ставить огоньки на распродажи или тыквы на Хэллоуин – представьте, сколько у человека на почте таких писем. Ваше просто не выделится.Если вы поставите хотя бы смайл скелета или привидения – уже будет лучше.
• Не добавляйте больше 2-3 смайлов, и их необязательно ставить рядом. Если эмодзи много, шанс улететь в спам выше.

Смайликов несколько, но они органично вписываются в тему

• И главное – отталкивайтесь от интересов аудитории и от собственного голоса бренда. Если ваш язык сдержан и вы делаете продукт для крупного бизнеса – эмодзи будут неуместны.

2. Прехедер

Прехедер – это строчка в почтовом ящике, которая отображается после темы. Обычно в нее подтягивается спонтанная фраза из письма – и это не всегда хорошо.

Лучше прописывать прехедер самостоятельно, при верстке письма. Один из способов – написать прехедер мелким шрифтом в начале текста и покрасить в цвет фона. Он не будет виден человеку, но отобразится в почте и сработает примерно также, как эмодзи – создаст контекст, вызовет эмоции. Кстати, эмодзи в прехедере тоже можно использовать.

Короткая тема и такой же короткий проясняющий прехедер

Правила хорошего прехедера:

• Он емкий – 30-50 символов
• Раскрывает тему подробнее или дополняет ее, но не повторяет

3. Имя отправителя

В email-маркетинговых стратегиях крупных компаний на Open Rate сильнее влияет даже не тема, а имя отправителя. И это понятно.

Но в случаях с небольшим бизнесом имя отправителя тоже многое значит. Оно показывает, кто именно пишет, и впоследствии делает компанию узнаваемой.

Характеристики качественного имени отправителя:

• В нем есть название компании
• Если название короткое или компания малоизвестная, может содержать сферу услуг
• Может включать имя человека, ответственного за email-рассылку. Это особенно работает с информационными письмами, а не продающими
• Состоит из 1-3 слов
• Его легко найти по поиску в почтовом ящике
• Не содержит цифр и странных символов – все это намекает на спам. Исключение – если цифры и символы есть в названии бренда

Как улучшать тему не в моменте, а в перспективе

Чтобы темы раз от раза привлекали внимание клиентов, важно постоянно работать над ними. Вот несколько рекомендаций, которые помогут повысить качество тем для рассылок email-писем и в целом увеличат Open Rate.

• Повышайте насмотренность. Подпишитесь на конкурентов и сохраняйте идеи. Просматривайте крутые информационные рассылки от крупных компаний – Тинькофф, Секрет Фирмы, Авиасейлс. Вдохновляйтесь и в своем стиле применяйте понравившиеся темы для рассылок.
• Следите за базой подписчиков. Регулярно чистите ее от неактивных адресов и пополняйте активными. Тогда темы будут получать больше отклика, а письма будут реже попадать в спам.
• Подбирайте подходящее время отправки сообщения. Иногда сообщение не открывают, потому что оно приходит в неподходящее время. Тема, может, и цепляет, но это бесполезно. Поэтому отслеживайте, когда ваш Open Rate выше и старайтесь отправлять письма в этот момент.
• Сегментируйте аудиторию. Разделите подписчиков на несколько групп по какой-то важной характеристике. И для каждой делайте отдельную тему письма. Например, к более молодой аудитории можно будет обратиться на ты, к старшей – на вы. Это самый простой пример с темой письма для рассылки.

Если углубиться – аудиторию можно сегментировать не только по возрасту, но и по активности в рассылке, социальному статусу и даже типу отдыха. Все это умеет делать платформа для email-маркетинга Sendsay. И даже больше – вы можете выбрать любую характеристику для сегментации – хоть любовь к котикам. Сервис автоматически будет отправлять электронные письма по выбранным группам. Кстати, Sendsay умеет подбирать и наиболее подходящее время для отправки сообщения каждому подписчику.

• Проводите A/B-тестирование. Попробуйте проверить на практике, какие темы вызовут у аудитории больше отклика. Для одного письма придумайте два варианта заголовков – например, более сдержанный и более дерзкий. И 50% базы отправьте первый вариант, 50% – второй. Это тестирование входит в функционал современных сервисов рассылок, таких как Sendsay. Также в сервисах можно отслеживать важные показатели эффективности рассылок, в том числе Open Rate.

16 привычных и необычных приемов составления тем с примерами

1. Юмор

Хороший способ разбавить привычные заголовки. Но тут крайне важно попасть в аудиторию, чтобы не пошутить неуместно.

Неоднозначные шутки, которые интригуют

Слегка дерзкий юмор – подходит не всем

2. Вопрос

Классика заголовков и тем для рассылок. Здесь может быть вопрос к читателю или тема, которая начинается с вопросительного слова. Всегда привлекает внимание и сразу показывает, о чем письмо.

Кстати, открытые вопросы, на которые нельзя ответить просто «да‎» или «нет» работают лучше, потому что намекают человеку, что в письме есть развернутый ответ.

С таким вопросом сразу ясно, о чем будет текст

Знаки вопроса тоже можно использовать в теме

Иногда здорово работают и закрытые вопросы

3. Советы

Если делаете полезную подборку, делитесь опытом – тему можно подать как советы. Это похоже на вариант с вопросами, но тут акцент именно на слове «‎совет». Оно порой имеет волшебную силу.

Цифры + советы – выигрышная комбинация

Один совет порой лучше нескольких – письмо кажется коротким и простым

4. Цифры

Еще один классический прием в темах для рассылок. Цифры упрощают и систематизируют информацию. Помогают прикинуть, насколько большое письмо.

Если есть цифры – много текста в теме не нужно

Цифры необязательно использовать в начале темы

5.

Ньюсджекинг

Прием, при котором события в городе, стране или мире используются как инфоповоды для продвижения компании. Это делает письмо своевременным злободневным и отлично работает в темах для email-писем.

Да-да, инфоповоды могут быть очень широкими

Если писать о знаменитостях, то о тех, кто на слуху у ЦА

Ну, и куда без сериалов, о которых говорит весь мир

6. Страх

Манипулятивный прием, но работающий. В идеале надо «‎пугать» человека в теме, а в прехедере отбивать страх. Часто этот прием используют в коммерческих рассылках – «‎больше таких скидок не будет» и похожие приемы, чтобы продать. Но в темах информационных рассылок его можно применять изящнее.

И все же часто играть на чувстве страха не стоит. Несколько раз это может показаться веселым, но если переусердствовать, читатель просто отправит компанию в спам или отпишется. Никому не нравится постоянно пугаться.

В теме – страх, в прехедере – предостережение и начало объяснений

Тема намекает на страх, но имя отправителя показывает, что письмо не от банка, а значит – бояться нечего

7.

Цитата

Если пишете историю, делаете интервью или как-то еще говорите о людях – выносите в тему их цитату. Эмоциональную и интригующую.

Коротко, но мотивирует почитать историю

Вместе с цитатой можно выносить имя автора, особенно если это известный человек

8. Провокация

Здесь не надо оскорблять человека – достаточно просто написать что-то вызывающее раздражение. То, что клиенты не ожидают от вашей компании.

Сначала кажется, что речь идет о подписчике. Но это не совсем так – в письме все объясняют и проявляют заботу о читателе

Интрига и почти нецензурная брань – очень даже провокационная тема

9. Обращение к человеку

По данным AWeber за 2019 год, письма с именем человека в теме открывают на 26% чаще. Конечно, это не абсолютная  истина, но попробовать персонализировать тему стоит. Взгляд человека непроизвольно выхватывает свое имя из потока сообщений. Главное – обращаться к читателю так, как для него приемлемо – без панибратства или без официоза.

Милое ненавязчивое обращение создает ощущение переписки с подругой

10. Лаконичная тема

Способ подходит не всем, но можно протестировать. Суть этого приема в том, что из темы почти ничего не ясно, зато она очень интригует. Журнал «Секрет Фирмы‎» –- просто эталон в мире коротких заголовков. Посмотрите сами.

Всего 1-2 слова, но цепляет и интригует

11. Ошибка

Еще один неоднозначный способ, но попробовать можно. Намеренно допустите ошибку в каком-то слове из темы. Это точно выделит вашу тему на фоне остальных. Или даже мотивирует читателя написать вам и рассказать об оплошности.

Но тут особенно важно учесть, что у вас за компания и как вы общаетесь с аудиторией, кто вообще ваши клиенты. Одно дело, если это открытые и толерантные ребята, которые сидят в ТикТоке и часто видят в роликах блогеров приемы с подобными ошибками. И другое, если это зрелые и серьезные предприниматели консервативных взглядов. В первом случае над ошибкой посмеются и «по фану‎» зайдут почитать письмо. Во втором – засомневаются в компетентности компании.

Сама тема не супер интересная, но ошибка в слове «йога‎» придает ей пикантность

12. Двусмысленность

Прием подойдет компаниям, которые близки своей аудитории, часто с ней общаются не только через почту. Его суть в том, что в теме используется фраза, которую можно понять несколькими способами. Простор для любителей каламбуров.

Такой заголовок выделяется в почте и заставляет задуматься

Неоднозначно и интригующе

А это даже слегка провокационно

13. Особая связь

Задача этого приема – затронуть личное. Тут можно написать что-то теплое или обратиться к подписчику, как к хорошо знакомому человеку, или спросить что-то интимное. Такая персонализация без имени. Но конечно, важно не перейти границы.

Трогательно и коротко

Письмо как будто бы от друга – слегка развязное, но интригующее

А это сообщение еще и задевает интимную тему – деньги

14.

Крылатые фразы

С первого взгляда прием кажется избитым – все знают эти заезженные фразочки. Но секрет в том, как подать фразу в теме. Иногда получается искрометно.

Поговорки и пословицы очень выручают, когда хочется сделать креативную тему, а идей нет

А здесь сразу два приема – и крылатая фраза, и ньюсджекинг

15. Что внутри

Если присылаете в письме что-то кроме обычного текста – здорово работает прием с квадратными скобками. Просто напишите в них, какой еще формат контента ждет читателя в письме.

Чек-лист – простой тематический контент, ради которого хочется просмотреть письмо

16. Про что письмо

Иногда самый простой способ написать тему для email-рассылки – сказать, о чем сообщение. По сути, без намеков.

Понятно и в то же время интригующе

Кажется, что-то про музыку, но хочется открыть и убедиться

Тема письма для email-рассылки – итог

Чтобы написать цепляющую тему для электронного письма, важно знать свою аудиторию и понимать, что вы хотите до нее донести. Это база, а на нее можно накладывать разные приемы составления заголовков, применять вдохновляющие шаблоны и постоянно тестировать разное. Со временем вы найдете темы, которые «заходят‎» именно вашим подписчикам.

И конечно, помните, что на Open Rate влияет не только тема, но и еще куча факторов – уделяйте им внимание. И не забывайте постоянно оценивать эффективность своих рассылок.

Над статьёй работали:

Присоединяйтесь к нам в соцсетях

Основные части сообщения электронной почты и адрес

• ОПИСАНИЕ

  получение уведомления о сообщении электронной почты на компьютере

• ИСТОЧНИК

  Nipitphon Na Chiangmai / EyeEm / Getty Images 90 005

Электронная почта — один из самых популярных способов общаться в 21 веке. Но знаете ли вы различные части сообщения электронной почты? Как насчет частей адреса электронной почты? Продолжайте читать, чтобы узнать об основных частях сообщений и адресов, которые вы используете каждый день.

Когда вы думаете о сообщении электронной почты, вы можете думать о человеке, которому вы его отправляете, и о том, что вы собираетесь сказать. Однако эффективное электронное письмо имеет гораздо больше элементов, чем эти несколько. Дважды проверьте эти части перед отправкой следующего электронного письма.

1. Строка темы

О чем электронная почта? Хорошая тема подытоживает письмо и делает его достаточно важным, чтобы читатель мог его открыть. Строки темы, такие как «Привет» или «Встреча», расплывчаты и затрудняют понимание того, о чем будет электронное письмо.

Реклама

2. Отправитель

Здесь отображается адрес электронной почты отправителя сообщения. Большинство почтовых сервисов отображают имя человека перед его адресом электронной почты, чтобы его было легче идентифицировать. Когда вы нажмете «ответить», ваше электронное письмо будет отправлено только этому человеку.

3. Получатель

Если вы получаете сообщение, ваш адрес электронной почты, вероятно, не появится здесь. Вместо этого вы можете увидеть формулировку вроде «мне». Получатели сообщения могут также включать адреса электронной почты в эти разделы:

• Копия (Копия) – люди, которые получают электронное письмо для собственной информации, но от которых не ожидают ответа. Когда вы нажимаете «ответить всем», все эти адреса получают ваш ответ.
• Слепая копия (BCC) — люди, которые получают электронное письмо, но не указаны в качестве получателей. Отправители используют раздел BCC, если они не хотят, чтобы получатели знали, кто еще получил электронное письмо. Они не получают ответы «ответить всем».

Реклама

4. Приветствие

После строки темы получатель увидит приветствие или приветствие. Он должен соответствовать тону, который вы пытаетесь задать в остальной части вашего письма. Не пропускайте эту часть, если только вы не переписываетесь по электронной почте с кем-то в виртуальной беседе.

5. Тело электронной почты

Тело электронной почты содержит сообщение электронной почты. В эффективных электронных письмах тела писем должны быть короткими, а во вложения добавляется более подробная информация. Для официальных электронных писем, таких как сообщения работодателю или электронные письма вашему учителю, лучше избегать общепринятых сокращений электронной почты.

6. Закрытие

Если сообщение электронной почты является электронным письмом, вежливо заканчивать его заключением. Выбранное вами завершение должно соответствовать тону остальной части письма. Официальные окончания включают «С уважением» и «Спасибо», в то время как в более дружеских сообщениях можно использовать «Скоро свяжемся с вами!» или «Увидимся позже!»

Реклама

7. Подпись

Дружественные письма могут подписываться именем отправителя. Но многие учетные записи деловой электронной почты имеют разделы для подписи, которые включают должность отправителя, компанию и даже логотип компании. Эти расширенные подписи полезны при обращении к клиентам или сотрудникам других компаний.

8. Вложения

Электронное письмо может содержать вложение, содержащее дополнительную информацию. Вложение может быть документом для просмотра, изображением для обмена или файлом любого другого типа. Большинство учетных записей электронной почты имеют ограничения на размер вложений, поэтому отправитель может добавить файл в само письмо, а не прикреплять его.

• ОПИСАНИЕ

  основные части электронного письма

• ИСТОЧНИК

  лицо человека: AaronAmat / iStock / Getty Images Plus, Дизайн макета Copyright YourDictionary / Owned by YourDictionary

Хотите верьте, хотите нет, но ваш адрес электронной почты содержит много информации о вас. Он может раскрыть ваше имя, интересы, опыт работы в Интернете и профессионализм. Сравните свой адрес электронной почты с этими частями и посмотрите, не пора ли сменить онлайн-персону на новую.

Реклама

1. Имя пользователя

Имя пользователя — это первая часть адреса электронной почты. На заре Интернета люди выбирали забавные имена пользователей, такие как «musicfan156» или «blueeyes563», которые описывали их хобби или личности. Но теперь, когда электронная почта настолько заметна в профессиональном мире, имена пользователей, как правило, включают настоящее имя или инициалы человека. Например, Хавьера Мартинеса скорее будут воспринимать всерьез как «jmartinez», чем как «heavymetallover42628».

2. Символ @

Символ @, означающий «в», отделяет имя пользователя от остальной части адреса электронной почты. Это означает, что имя пользователя принадлежит домену по другую сторону символа @. Сервер, получающий электронную почту, использует символ @, чтобы определить, на каком почтовом сервере он должен сортировать входящее сообщение.

Реклама

3. Почтовый сервер

Имя почтового сервера человека находится справа от символа @. Это указывает на организацию, на которой размещен сервер, на который отправляются их электронные письма. Многие компании создают собственные доменные имена для своих сотрудников, в то время как другие домены доступны для личного пользования (например: Gmail, Yahoo, Outlook).

4. Домен верхнего уровня

Почтовый сервер и домен верхнего уровня (TLD) объединяются в доменное имя пользователя. Домен верхнего уровня сообщает пользователям, в какую организацию они отправляют электронное письмо. Существует шесть общих доменов верхнего уровня:

• .com — компания
• .edu — учебное заведение
• .gov — государственное учреждение
• .org — организация
• .net — сеть
• .mil — военный

• ОПИСАНИЕ

  части адреса электронной почты

• ИСТОЧНИК

  Copyright YourDictionary / Owned by YourDictionary

Теперь, когда вы знаете основные части сообщения электронной почты и адреса, пришло время поработать над тем, что вы хотите сказать. Электронные письма различаются в зависимости от их контекста, точно так же, как дружеские и деловые письма, но есть несколько способов убедиться, что ваше электронное письмо эффективно передает вашу точку зрения. Прочитайте пять советов по написанию эффективных электронных писем, чтобы получить желаемые результаты от вашего электронного сообщения. Или, при необходимости, научитесь писать определенные типы электронных писем, например сообщения об отсутствии на работе.

Тело электронного письма: значение, пример и формат

Основной текст электронного письма называется телом электронного письма. Оно следует за введением, и именно здесь автор делает основную мысль.

Тело — одна из самых важных частей электронного письма, поскольку именно здесь автор объясняет, почему он пишет получателю. Научиться составлять четкий, краткий основной текст имеет решающее значение для развития сильных коммуникативных навыков.

Формат тела электронной почты

После приветствия отправителя автор должен дважды нажать «Enter», чтобы поставить пробел между приветствием и телом письма. Текст электронного письма будет варьироваться в зависимости от точного контекста, но обычно придерживается следующего формата:

Вводная строка

Вступительную строку автор должен начинать с вежливого приветствия получателю. Иногда отправитель может представиться, если у него нет отношений с получателем. Например, студент может открыть электронное письмо профессору со следующим введением:

Тема: Просьба о помощи в написании эссе по истории

Уважаемый профессор Смит,

Я надеюсь, что это письмо дошло до вас. Меня зовут Джон Смит, и я учусь на вашем курсе «Введение в европейскую историю».

Здесь писатель обращается к профессору с вежливым приветствием и приветствует профессора первой строкой. Это выражает уважение к получателю. Затем писатель представляется, чтобы убедиться, что профессор понял, кто он такой.

Вводная строка электронного письма задает тон и формирует впечатление получателя об отправителе. Писатели должны использовать дружественный, уважительный язык во вступительной строке.

Основная информация

После представления себя и темы электронного письма отправитель должен объяснить основную мысль электронного письма. Например, общие темы включают: задать получателю вопрос, предоставить получателю информацию или выразить благодарность. В этом разделе автор также должен предоставить любую важную конкретную информацию. Например, если они приглашают получателя на мероприятие, они должны включать такие детали, как время и место.

Автор из предыдущего примера может перейти к основным деталям своего письма следующим образом:

Большое спасибо за отзыв о моем эссе о Французской революции. Я пишу вам, потому что я все еще немного не понимаю, как составить сильный тезис. Мне было интересно, могу ли я организовать онлайн-встречу с вами, чтобы обсудить это.

Писатели всегда должны использовать краткие, лаконичные формулировки в теле письма. Чем проще текст, тем больше вероятность того, что читатель прочитает и поймет письмо целиком.

Дополнительная информация

Когда автор ожидает ответа на электронное письмо, он должен объяснить, что он ожидает, в конце основного текста. Например, если автор приглашает получателя на мероприятие, он должен объяснить, как использовать RVSP в конце тела сообщения.

RVSP примерно означает «пожалуйста, ответьте» на французском языке, происходящее от выражения «répondez s’il vous plaît». Если вы видите слова RVSP в приглашении, автор хочет, чтобы вы ответили, сможете ли вы принять участие!

Студент, пишущий своему профессору о назначении встречи, может включать такие подробности:

Я доступен в понедельник и четверг в любое время. Пожалуйста, дайте мне знать, если любой из этих дней работает для вас. Спасибо!

При прикреплении вложения авторы должны сообщить получателю, что прилагается и почему. Это гарантирует, что получатель не пропустит вложение.

Наглядные материалы или дополнительная информация

Иногда авторы также включают в свои электронные письма наглядные изображения, чтобы проиллюстрировать мысль получателям. Например, если человек хочет получить отзыв получателя о новом дизайне логотипа компании, он будет включать изображения логотипа после введения темы в начале основного текста.

Писатели также могут копировать и вставлять PDF-файлы в текст сообщения электронной почты. При просмотре PDF они должны нажать «Редактировать», а затем «Копировать файл». Затем они должны перейти к тексту своего электронного письма и вставить файл, нажав «Control» и «V» или щелкнув правой кнопкой мыши и выбрав «Вставить».

Писатели должны выбирать тон основного текста в зависимости от своих отношений с получателем. Например, если студент пишет профессору, он должен использовать формальный академический тон. Однако, если учащийся пишет близкому другу из своего класса, он может использовать непринужденный тон. Независимо от уровня формальности, писатели всегда должны использовать вежливые и четкие формулировки в теле письма.

Ограничение размера тела сообщения электронной почты

Тело сообщения электронной почты не должно быть длинным. У людей часто не так много времени, чтобы прочитать электронные письма и быстро просмотреть несколько сразу. Писатели должны стремиться использовать короткий язык, который сразу попадает в суть.

Системы электронной почты также не могут обрабатывать слишком длинные электронные письма. Например, большинство почтовых систем обрабатывают только 524 000 символов в теле письма. Стандартный предел для вложенных файлов также составляет около 20 мегабайт (МБ).

Если электронные письма будут короткими, у получателя будет меньше времени на обработку. Надеюсь, они ответят быстрее!

Пример тела сообщения электронной почты

Тело сообщения электронной почты будет выглядеть по-разному в зависимости от того, является ли оно формальным или неформальным.

Пример официального электронного письма

В следующем примере показано, как студент может написать официальное электронное письмо профессору.

Уважаемый Профессор Смит,

Я надеюсь, что это письмо дошло до вас. Меня зовут Джон Смит, и я учусь на вашем курсе «Введение в европейскую историю». Большое спасибо за ваш отзыв о моем эссе о Французской революции. Я пишу вам, потому что я все еще немного не понимаю, как составить сильный тезис. Мне было интересно, могу ли я организовать онлайн-встречу с вами, чтобы обсудить это. Я доступен в понедельник и четверг в любое время. Пожалуйста, дайте мне знать, если любой из этих дней работает для вас. Спасибо!

Best,

John Smith

Если человек пишет электронное письмо другу или члену семьи, он может использовать более неформальный тон. Вот как выглядело бы сообщение выше, если бы оно было отправлено другу:

Привет, Кэти!

Давно не виделись! Я действительно борюсь с этим сочинением для урока истории. Вы понимаете, какой аргумент мы должны привести? Кроме того, если у вас есть свободный второй урок в следующий вторник и вы хотите встретиться, чтобы поговорить об этом, я был бы очень признателен. Спасибо!

-John

Обратите внимание, как автор неофициального электронного письма использует небрежную лексику и сокращения. Он не представляет себя, потому что уже знает получателя, но все же дает конкретные сведения о времени и месте, как автор официального электронного письма.

Электронное письмо для отправки резюме

Написание электронного письма для отклика на вакансию является важным навыком письма для всех соискателей. Часто рекрутеры просят соискателей отправить электронное письмо с резюме. Для этого писателю нужно будет написать сообщение в теле письма.

Отправляя резюме по электронной почте, соискатели должны включать вежливые тексты.

Тело электронного письма с вложенным резюме не должно быть длинным. Он должен представить отправителя и должность, на которую он претендует. Он также должен использовать вежливые выражения, чтобы показать, что заявитель является уважительным кандидатом. Например, следующий пример демонстрирует, как человек может написать электронное письмо при отправке резюме.

Уважаемый менеджер по найму,

Я надеюсь, что это электронное письмо вас заинтересует. Меня зовут Джейн Ричардс. Пишу в ответ на вакансию ресепшн в банке KJF. Пожалуйста, найдите мое резюме и рекомендательные письма во вложении. Если вам нужна дополнительная информация, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне по адресу [email protected] или +1 123-456-789.0.

Я с нетерпением жду вашего ответа!

Best,

Джейн Ричардс

Авторы должны указать имя рекрутера в приветствии по электронной почте. Если имя рекрутера неочевидно, соискатели все равно должны попытаться провести небольшое исследование и выяснить, кому они могут адресовать заявку. Если имени по-прежнему нет, можно написать «Уважаемый менеджер по найму» или «Уважаемый коллектив отдела».

Ссылка в теле письма

Часто авторам необходимо включать ссылки в тело письма. Для этого писатель может перейти на вкладку «Вставка» и нажать «Ссылка». Иногда на этой кнопке будет написано «Гиперссылка» или появится значок ниже. Затем автор может скопировать и вставить ссылку в поле.

Иногда значок «Ссылка» в электронном письме выглядит так.

Писатели также могут вставлять видео или изображения, щелкнув вкладку «Вставить», а затем кнопку изображения.

Основной текст — ключевые выводы

• Основной текст электронного письма называется телом.
• В теле письма автор объясняет основную мысль письма.
• Писатели должны использовать лаконичный и простой язык в теле письма.