Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем
Если постоянно заваливает работой и домашними делами, возможно, стоит пересмотреть подход к планированию. Управление временем — целая наука. Рассказываем, как работает тайм-менеджмент и как управлять своим временем
Что такое тайм-менеджмент
Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.
Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.
Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают. Не стоит забывать и про знаменитое «правило Парето», согласно которому всего 20% усилий приносят 80% результата и наоборот.
Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях, не отклоняться от курса и в конечном итоге не стать «сбитым летчиком» на рынке труда.
Принципы тайм-менеджмента
Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.
- Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
- Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
- Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.
Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов.
Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.
Лучшие методы тайм-менеджмента
1. Подготовка с вечера
Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.
План задач на завтра можно составлять в блокноте на бумаге или в приложении
2. Хотя бы N минут
Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач «на потом», даже если это важные или срочные дела. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять. По мнению Джулии Мюллер, профессора Университета Лейпцига, так у человека останется право передумать, и оно повышает чувство контроля над ситуацией.
Он перестает думать, что его принуждают делать что-то, чего он делать совершенно не хочет [2], поэтому дальнейшая работа идет легче.
3. Дедлайны
Ставьте четкие сроки сдачи работы — дедлайны. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки [3]. При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит руководитель или конкурсная комиссия. В личных делах внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.
4. Поедание «лягушки»
Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро [4]— делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.
5. Мелкие задачи
Это полная противоположность предыдущему методу.
Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].
6. Автофокус
Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение. Автор метода Марк Форстер считает [6], что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.
7. Сделайте это завтра
Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел.
В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.
Форстер разделяет «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в бизнесе или профессии. Здесь вы полноценно применяете свои навыки и знания. Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление.
Занятость появляется, когда вы откладываете настоящую работу ради мелких задач. Деятельность — не то же самое, что действие. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, — скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе».
8. Деление большой задачи
Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать.
Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования». Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.
9. Одна задача в один промежуток времени
Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.
10. Методы фиксированного времени
Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.
Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.
Чаще всего таймер Pomodoro выглядит так (Фото: bakunin.com)
Метод «90 на 30» Тони Шварца [9] и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse [10], строятся по похожему принципу.
Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.
Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.
Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.
11. Принцип девяти дел
Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.
Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям.
По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели. Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.
12. Канбан
Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать. Наравне со Scrum, канбан является одним из ключевых методов системы управления Agile, которую также надо внедрять с умом, чтобы не добиться противоположного результата.
Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.
Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец.
Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.
13. Хронометраж
Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.
- Зафиксировать. В течение нескольких недель раз в один-два часа фиксируйте выполненные задачи и время, которое понадобилось на их выполнение. Дела на две-три минуты можно опустить. Цель этапа — фиксация, стороннее наблюдение за собой.
- Найти важное. По прошествии этих недель отметьте в той же тетради, когда время было потрачено с пользой, когда можно было сделать задачу быстрее, а когда время пропало впустую.
- Планировать. Скорректируйте расписание и процесс работы на основе своей статистики.
14. Матрица Эйзенхауэра
Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века.
Матрица Эйзенхауэра
- Важно и срочно — сделать. Это задачи с дедлайнами. Например, завершить проект для клиента, отправить черновик статьи, ответить на важные письма, забрать детей из школы. Если их не сделать, это чревато неприятными последствиями.
- Важные и несрочные — запланировать. Это дела без крайнего срока, которые, нужны для вашего роста. Например, сходить в спортзал, заняться изучением иностранного языка, пойти на нетворкинг-сессию. Такие дела нужно планировать заранее, чтобы не потерять.
- Неважные и срочные — делегировать.
Эти задачи стоит аккуратно и обоснованно делегировать своим сотрудникам или коллегам, чтобы освободить свое время для важных и срочных дел. - Неважные и несрочные — удалить. Это занятия, которые не приносят пользы в работе и не помогают достигать цели. Например, листать ленту в соцсетях, играть в видеоигры, смотреть телевизор. Такие дела забирают много времени, поэтому их нужно контролировать или отказаться вовсе.
Эти задачи стоит аккуратно и обоснованно делегировать своим сотрудникам или коллегам, чтобы освободить свое время для важных и срочных дел.15. Тайм-менеджмент по хронотипу
Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:
- «Медведи». Им комфортно просыпаться с 7 до 11 утра, пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов, а отход ко сну должен быть не позднее 23 часов.
- «Львы». Могут просыпаться без будильника с 5:30 до 10 утра, наиболее продуктивны с 10 до 17, уйти на боковую им лучше до 22:30.
- «Волки». Очень тяжело встают по утрам, их время с 7:30 до 12 часов, эффективно работают до 20 часов и легко уходят спать в 00:00.
- «Дельфины». Люди с беспокойным режимом сна, поэтому даже если они встают с 6 до 10, могут легко заснуть обратно. Чтобы уснуть к полуночи, им нужно убрать любые экраны за два часа до сна. Пик их активности — с 10 до 18 часов.
Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше. Вы также можете ознакомиться с советами Германа Грефа, Павла Дурова и других бизнес-лидеров о том, как и когда лучше работать и отдыхать.
Приложения для управления временем
Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.
- Focus To-Do — таймер Pomodoro и таск-менеджер одновременно.
- Trello — канбан-доска для личных нужд и работы в команде.
- Forest — таймер для телефона: пока вы не трогаете свой смартфон, на его экране растет дерево. Стоит вам разблокировать его в неположенное время, дерево погибает.
- Notion — база данных для хранения и систематизации практически любой входящей информации.
- Todoist — планировщик, который можно настроить под разные методы планирования, в том числе матрицу Эйзенхауэра.
- SingularityApp — таск-менеджер, который умеет переделывать письма из электронной почты в задачи.
Книги по тайм-менеджменту
Эти книги дополняют статью и раскроют техники подробнее.
- Тео Компернолле, «Освободи мозг: Что делать, когда слишком много дел».
- Дэвид Андерсон, «Канбан. Альтернативный путь в Agile».
- Максим Дорофеев, «Джедайские техники».
- Марк Форстер, «Сделай это завтра».
- Майкл Бреус, «Всегда вовремя».
Читайте также на РБК Трендах:
- 15 лайфхаков Notion — для работы, бизнеса и повседневных задач
- Техника Pomodoro: как управлять временем
- 25 лучших книг по тайм-менеджменту
org/Article»>
По его словам, партнёры из Гонконга объясняют сложившуюся ситуацию давлением из-за санкций. Он также отметил, что в этом отношении в Гонконге действуют достаточно строгие законы.Игнорирование Россией международных гуманитарных норм угрожает жизням и глобальному доверию — ЮРИСТ — Комментарий
Автор, главный прокурор-основатель Специального суда ООН по Сьерра-Леоне, утверждает, что явное несоблюдение Россией конвенций не только рискует жизнями и благополучие лиц, затронутых вооруженными конфликтами, но и подрывает доверие международного сообщества к приверженности нации гуманитарным нормам.
..
Продолжающиеся нападения вооруженных сил Российской Федерации на гражданское население и гражданские объекты нарушают международное право и основные человеческая порядочность. На протяжении последних столетий человечество пыталось регулировать поведение на поле боя в надежде, что с теми, кто находится на поле боя, например, с ранеными и больными, военнопленными и гражданскими лицами, обращаются гуманно и защищают.
С момента создания Организации Объединенных Наций после Второй мировой войны существует ряд конвенций, протоколов и договоров, которые гарантируют, что во время международного или немеждународного вооруженного конфликта методы и средства ведения войны регулируются международным правом.
Бывший Советский Союз и Российская Федерация игнорируют закон, ведут себя беззаконно и совершают ужасные нарушения этого закона. Они ежедневно совершают военные преступления. Примером может служить недавнее нападение на больницу, охраняемое место.
Женевские конвенции 1949 г.
играют решающую роль в защите лиц, оказавшихся на поле боя, обеспечивая соблюдение основных прав и принципов человека даже в условиях вооруженных конфликтов. Эти конвенции устанавливают правила гуманного обращения с ранеными и больными солдатами, военнопленными и гражданскими лицами, оказавшимися в эпицентре вооруженных конфликтов.
Присоединяясь к Женевским конвенциям, страны признают важность соблюдения гуманитарных принципов во время войны. В этих договорах подчеркивается запрет пыток, жестокого обращения и неизбирательных нападений на гражданских лиц. В них также изложены обязанности государств по оказанию медицинской помощи, обеспечению справедливого обращения с военнопленными и содействию обмену информацией между сторонами, участвующими в конфликте.
Хотя Российская Федерация подписала Женевские конвенции, высказывались опасения по поводу соблюдения ею этих принципов в определенных ситуациях. Несоблюдение конвенций не только ставит под угрозу жизнь и благополучие людей, затронутых вооруженными конфликтами, но и подрывает доверие международного сообщества к приверженности нации гуманитарным нормам.
Игнорирование Женевских конвенций может иметь серьезные последствия для Российской Федерации. Это может привести к дипломатической изоляции, напряженным международным отношениям и возможным юридическим последствиям. Более того, несоблюдение этих конвенций подрывает доверие к России как ответственному глобальному игроку, влияя на ее положение в международном сообществе. Кроме того, уголовная ответственность предусмотрена за действия президента Путина, его военачальников и военнослужащих. Международный уголовный суд возбудил дела о военных преступлениях и уже выдал ордер на арест Путина и еще одного его коллеги за военные преступления.
Признание важности Женевских конвенций имеет решающее значение для всех стран, включая Российскую Федерацию. Поддерживая эти гуманитарные принципы, страны демонстрируют свою приверженность защите жизни и достоинства людей, затронутых вооруженными конфликтами, укреплению стабильности и соблюдению прав человека даже в разгар войны.
Дэвид М.
Крейн — главный прокурор-учредитель Специального суда ООН по Сьерра-Леоне; Основатель Глобальной сети подотчетности; возглавляет рабочую группу по содействию международному сообществу в создании Специального трибунала для Украины по делу о преступлении агрессии.
Предлагаемая ссылка: Дэвид М. Крейн, Игнорирование Россией международных гуманитарных норм угрожает жизни и глобальному доверию, JURIST – Академический комментарий, 8 июня 2023 г., https://www.jurist.org/commentary/2023/ 06/Российско-Женевские конвенции.
Эта статья была подготовлена к публикации сотрудниками JURIST. Пожалуйста, направляйте любые вопросы или комментарии им по адресу [email protected]
Мнения, выраженные в комментарии JURIST, являются исключительной ответственностью автора и не обязательно отражают точку зрения редакторов JURIST, сотрудников, доноров или Университета Питтсбурга.
Россия обвиняет США во взломе тысяч устройств Apple для слежки за дипломатами
Федеральная служба безопасности России (ФСБ) обвиняет разведку США во взломе «тысяч телефонов Apple» для слежки за российскими дипломатами.
Согласно заявлению ФСБ, опубликованному в четверг, США использовали ранее неизвестное вредоносное ПО для атак на устройства iOS.
Российская компания по кибербезопасности «Лаборатория Касперского» также опубликовала в четверг отчет о вредоносных программах для iOS из неизвестного источника. Пресс-секретарь «Лаборатории Касперского» сначала сообщила The Record, что компания не может проверить, связаны ли эти две атаки, но через час отправила обновленный комментарий, в котором говорится, что российское агентство компьютерной безопасности уже публично заявило, что индикаторы компрометации в обоих отчетах одинаковы. .
«Лаборатория Касперского» не смогла подтвердить все выводы ФСБ «из-за отсутствия сообщаемых ими технических деталей», сообщила пресс-секретарь.
В ФСБ заявили, что вредоносное ПО не только поражало внутренних пользователей, но и действовало против иностранных номеров и абонентов сотовой связи, использующих SIM-карты, зарегистрированные в дипломатических представительствах и посольствах в России.
В список вошли страны блока НАТО, постсоветского пространства, а также Израиль, Сирия и Китай.
Российская разведка утверждает, что в ходе расследования выяснилось, что Apple сотрудничает с Агентством национальной безопасности США (АНБ).
«Это доказывает, что заявленная Apple приверженность защите конфиденциальности пользовательских данных на самом деле вводит в заблуждение», — заявили в ФСБ.
АНБ отказалось от комментариев. Представитель Apple оспорил отчет ФСБ.
«Мы никогда не работали с каким-либо правительством над внедрением бэкдора в какой-либо продукт Apple и никогда не будем», — сказал представитель.
Олег Шакиров, эксперт по внешней политике и безопасности Центра стратегических разработок, сказал, что такого рода обвинения со стороны ФСБ, которые он назвал «квазиатрибуцией», не являются чем-то необычным для российских властей.
«Несмотря на некоторую специфичность, в них отсутствуют технические подробности», — написал он в Twitter.
Обвинения такого типа, которые я называю квазиатрибуцией, не являются чем-то необычным для российских властей. Хотя они несколько конкретны, им не хватает технических деталей
Например, в апреле ФСБ обвинила США и НАТО в использовании Украины для проведения кибератак на Россиюhttps://t.co/m1sTsAzQvk
— Олег Шакиров (@shakirov2036) 1 июня 2023 г.
Например, в апреле ФСБ обвинила США и НАТО в использовании Украины для проведения кибератак на Россию.
За последним заявлением ФСБ следует также заявление Министерства иностранных дел России, предупреждающее о «глобальной слежке со стороны США».
«Соединенные Штаты поставили себя выше закона», — говорится в заявлении. «Ни одно государство не имеет права злоупотреблять своими технологическими возможностями», — заявили в министерстве.
По сообщениям российских СМИ, в марте администрация президента России поручила своим сотрудникам избавиться от устройств Apple.
«Больше никаких айфонов. Либо выбрасывайте, либо отдавайте детям», — сказал один из сотрудников администрации.
Никаких технических подробностей о зловреде и его предполагаемых жертвах ФСБ не предоставила.
Исследование «Лаборатории Касперского»
В четверг «Лаборатория Касперского» опубликовала отчет о ранее неизвестных вредоносных программах, нацеленных на устройства iOS. Генеральный директор компании Евгений Касперский назвал это «чрезвычайно сложной, профессионально направленной кибератакой» и сказал, что «пострадали несколько десятков iPhone сотрудников компании — как высшего, так и среднего звена».
Правительство США обвинило «Лабораторию Касперского» в том, что оно представляет угрозу национальной безопасности, и запретило доступ к продуктам компании федеральным агентствам. Касперский утверждает, что работает независимо от российского правительства.
В отчете вредоносное ПО не связано с конкретным источником. Несколько часов спустя Иван Квятковски, старший научный сотрудник компании, опубликовал в Твиттере оценку, согласно которой «эти два набора действий на самом деле связаны».
Операция, описанная «Лабораторией Касперского», началась в 2019 году и продолжается до сих пор. Самая последняя версия устройств Apple, успешно атакованных вредоносным ПО, — iOS 15.7.
В рамках этой кампании хакеры отправляют сообщения с вложением, содержащим эксплойт, своим целям через службу iMessage. Без какого-либо взаимодействия с пользователем сообщение запускает уязвимость, которая приводит к выполнению кода.
Шпион также незаметно передает на удаленные серверы приватную информацию: записи с микрофона, фотографии из мессенджеров, геолокацию и данные о ряде других действий владельца зараженного устройства.
Устройства могут быть повторно заражены при перезагрузке, а исходное сообщение и эксплойт во вложении удаляются на заключительных этапах процесса заражения, устраняя следы компрометации.
Неявным признаком наличия шпионского ПО на устройстве является отключение возможности обновления iOS, заявили в «Лаборатории Касперского».
«Лаборатория Касперского» заявила, что все еще анализирует шпионское ПО, поскольку функции безопасности на устройствах iOS могут затруднить их проверку — исследователям пришлось создавать автономные резервные копии зараженных устройств, сообщила компания.
«Хотя это и не точно, но мы считаем, что атака не была направлена конкретно против «Лаборатории Касперского» — компания просто первой обнаружила это», — заявил представитель «Лаборатории Касперского».
«Мы ждем дополнительной информации от наших коллег из национальных CERT и сообщества кибербезопасности, чтобы понять реальную опасность этой шпионской кампании».
Джонатан Грейг и Мартин Матишак внесли свой вклад в эту историю.
- Правительство
- Вредоносное ПО
- Национальное государство
- Новости
- Россия
- Apple 90 106
- ФСБ
- США
- АНБ
- Касперский
- шпионское ПО
Дарина Антонюк
является внештатным корреспондентом Recorded Future News в Украине. Она пишет о стартапах в области кибербезопасности, кибератаках в Восточной Европе и состоянии кибервойны между Украиной и Россией. Ранее она была техническим репортером Forbes Украина.