Что значит формат пдф: Обзор формата Adobe PDF

PDF – расшифровывается как «Portable Document Format», что в переводе означает «Переносимый формат документов». Созданный Adobe, он впервые был запущен в начале 1990-х годов как способ полностью сохранить документ в одном файле. Поскольку интернет тогда был еще молод, они в основном использовались для публикации на рабочем столе документов для печати. Компании использовали PDF-файлы для сохранения плакатов, флаеров и других подобных файлов для физической печати.

Adobe Acrobat было нелегко заполучить, у PDF-файлов не было всех функций интеграции, которые они делают сегодня, и использование dial-up для загрузки большого PDF было очень медленным. Через несколько лет Adobe выпустила Adobe Reader бесплатно для всех, и в конечном итоге PDF выбил несколько конкурентов, чтобы стать файловым стандартом для фиксированных документов.

Интересно, что PDF был первоначально проприетарным форматом, что означает, что Adobe контролирует PDF-файлы и как они функционируют. В 2008 году они отказались от этого права собственности, и PDF стал открытым стандартом. Теперь PDF-файлы по-прежнему имеют базовый набор свойств, но они не зависят от Adobe. В самом деле, вы можете найти десятки других бесплатных PDF-читателей.

Чтобы понять, почему PDF был такой революцией, когда он только появился, мы должны понять, что такое этот стандарт в то время. В начале 90-х профессиональное программное обеспечение, используемое для создания графики и документов, приводило к невыносимо большим файлам, особенно когда в них были встроены изображения, шрифты и другие графические элементы. Помните, что машины в это время имели крошечную часть вычислительной мощности компьютера, который вы используете сегодня, что означает, что каждый бит эффективности был жизненно важен.

Чтобы исправить это, разработчики программного обеспечения начали использовать ссылки на другие ресурсы на компьютере. Предположим, вы использовали специальный шрифт в своем документе. Вместо того, чтобы сохранять все данные для этого шрифта внутри вашего документа, он вытащил необходимую информацию из установочной папки шрифта на вашем компьютере. Это уменьшило нагрузку на файл документа, сделав его более легким.

Это будет работать нормально, если вы не перемещаете шрифт на свой компьютер. Однако, если вы принесли файл на другой компьютер, у которого не было вашего конкретного шрифта, это выглядело бы неправильно. Вы можете представить себе сколько времени вы потратили на создание важного документа, а затем он стал выглядеть просто ужасно, потому что вы не сохранили ссылки на графические элементы.

PDF изменил это. Adobe нашла способ собрать все части файла и превратить его в более мелкие. Очевидно, что это намного эффективнее, чем обходные решения, которые разработчики использовали перед тем, как был представлен PDF.

И поэтому PDF стали стандартом.

Портативный формат PDF имеет большое значение: PDF-файлы выглядят одинаково независимо от того, на каком устройстве они просматриваются. Независимо от того, используете ли вы Windows 10, Mac, Chrome OS, Android, Windows Phone, iPad или Windows XP — на любом программном и аппаратном обеспечении, файлы PDF остаются неизменными. Информация, содержащаяся в PDF-файле, не зависит от устройства создателя или зрителя. Включение шрифтов, картинок, диаграмм и т. п. — это не борьба за PDF.

Сравните это с отправкой документа Microsoft Word. Что произойдет, если ваш получатель не имеет Microsoft Word на своем компьютере? Конечно, они могут открыть его в Документах Google, но документ при этом может сильно отличаться, поскольку Docs обрабатывает файлы по-разному. Если вы потратили много времени на создание таблиц, изображений и других элементов в правильном порядке, все это могло бы выйти из окна. И что, если они попытаются открыть документ Word на своем телефоне?

Как правило, PDF-файлы предназначены для просмотра. То, что вы видите, когда вы нажимаете «Сохранить», — это то, что получит кто-то другой, который просмотрит документ. И вам даже не нужно устанавливать программу — большинство современных браузеров открывают PDF-файлы без проблем. Хотя вы можете редактировать PDF-файлы, вы ограничены несколькими вариантами, если не заплатите за премиальное программное обеспечение, такое как Adobe Acrobat, Foxit PhantomPDF или Nitro.

В дополнение к переносимости, описанной выше, PDF-файлы имеют несколько функций, которые способствовали их постоянной популярности.

Во-первых, PDF-файлы позволяют настраивать параметры безопасности. Когда вы создаете PDF-файл, вы можете отключить способность зрителей печатать документ, оставлять комментарии к нему или копировать его текст. Таким образом, когда правительства и предприятия размещают онлайн-формы, они могут в значительной степени ограничить их для предотвращения злоупотреблений. Для большей безопасности вы также можете защитить PDF паролем.

Вы, вероятно, заметили, что PDF-файлы также работают с полями заполнения. Создатель PDF может размещать выделенные блоки в любом месте документа, чтобы показать, где они хотели бы, чтобы читатель добавлял информацию. Даже если они ограничивают редактирование, зритель все равно может набрать свое имя, адрес и другую соответствующую информацию в эти поля.

Незначительные функции, такие как добавление комментариев, выделение, штампы, гиперссылки и другой контент в прямом эфире, сохранили PDF-файлы в течение текущего десятилетия. Программное обеспечение оптического распознавания может захватывать документы и легко превратить их в PDF-файлы, а некоторые независимые издатели даже выпускают книги в формате PDF. Его простота использования, надежный набор функций и вездесущность закрепили PDF в повседневной вычислительной жизни.

Я провел краткий обзор формата PDF, чтобы Вы узнали, как это началось, как он работает и что делает его настолько важным и популярным. В мире с различными операционными системами, размерами экрана, браузерами и аппаратными компонентами, PDF остается стойким и неизменным. Зная, что созданный вами документ не пройдет каких-либо странных изменений, прежде чем ваш зритель это увидит.

Теперь, когда вы знаете все о PDF-файлах, ответьте на следующие вопросы:

Как часто вы используете PDF-файлы? Есть ли у вас другая причина использовать их, кроме перечисленных здесь? Дайте нам знать, что вы думаете об этом формате файла в комментариях!

Читайте также

Чем отличается формат PDF от PDF/A, и какой формат лучше использовать для сохранения отсканированных образов документов?

Сохранение скана в формате PDF

PDF (“portable document format”) — это универсальный формат электронных документов. Он создан по инициативе компании Adobe, и его исходное предназначение — электронное представление печатных материалов. Отсюда следуют задачи данного формата — хранение информации о цветовой схеме и расположении элементов, а также обеспечение идентичного вывода на разных мониторах и принтерах.

За время своего существования формат PDF значительно прибавил в возможностях. Eщё в первой редакции формата появилась возможность вставлять гиперсылки в текст, шифровать документ с паролем и тем самым защищать его от модификации.

В версии PDF 1.4 поверх изображения можно наносить текстовый слой, в том числе невидимый. То есть пользователь, видя «картинку», тем не менее может копировать с неё текст. Кроме того, в этой же версии появилась возможность вставлять метаданные в виде пар «ключ-значение», каждая из которых может быть связана с какой-то частью документа (например, отдельным изображением) или со всем документом целиком. Это важные нововведения, с точки зрения архивного хранения, и они поддерживаются форматом по сей день.

Сохранение в PDF/A. Когда нужен этот формат?

PDF/A — это подмножество формата PDF, содержащее ограниченный набор возможностей представления данных. Данный формат является стандартом ISO и предназначен для долгосрочного хранения электронных документов.

Обеспечение длительного срока хранения достигается посредством внедрения в содержимое электронного документа в формате PDF/A всей информации, необходимой для его отображения. К ней, в частности, относятся шрифты — те из них, которые использованы в документе, включены в него. К слову, это влияет на его размер: документ в формате PDF/A не меньше, а вероятно даже больше по размеру, чем документ с аналогичным содержимым, сохранённый в формате PDF.

Считается, что документ, хранимый в формате PDF/A, из-за полного отсутствия связи с такими изменчивыми вещами как гиперссылки и мультимедийный контент, можно будет открыть в любой операционной системе через какое угодно время с помощью приложения, поддерживающего соответствующий формат. Поскольку PDF/A обеспечен статусом международного стандарта, его поддержка со стороны разработчиков ПО в долгосрочной перспективе оправдана, а использование целесообразно по сравнению с другими доступными форматами хранения, которые могут измениться в любой момент времени.

При этом целостность и неизменность неподписанного документа в формате PDF/A не может быть гарантирована и не заявляется как особенность формата. Другими словами, несмотря на то, что данный формат позиционируется как обеспечивающий долгосрочное хранение, изменение содержимого документа возможно и не является отклонением от нормы, если оно не зашифровано. Однако есть ещё один нюанс: для каждого конкретного документа, формат которого заявлен как PDF/A, невозможно заведомо утверждать, что это действительно так. Необходима верификация на соответствие требованиям формата для каждого конкретного документа. И если на этапе размещения в архиве или после очередного изменения она не будет проведена, можно считать миссию обеспечения долгосрочного хранения потенциально проваленной (с некоторыми оговорками, но всё же).

Исходя из описанных выше различий между форматами PDF и его потомком PDF/A, вполне можно предположить, что первый больше пригоден для оперативного обмена и краткосрочного хранения электронных документов, тогда как PDF/A, несмотря на потенциально большой размер единичного документа (в него внедрены все использованные шрифты, а это для краткосрочного использования избыточный и ощутимый балласт), имея статус международного стандарта, гарантирует, что даже через продолжительное время, вне зависимости от окружения и операционной системы, любой пользователь сможет открыть документ в данном формате, располагая приложением-просмотрщиком. Этот факт укладывается в концепцию архива электронных документов и должен учитываться при сохранении каждого документа в нём.

Сканированный образ документа. Что это такое?

Теперь необходимо определиться с тем, что такое отсканированный образ документов. В подавляющем большинстве случаев это растровое изображение. Предполагается, что текста поверх него нет, то есть в документе хранится исключительно отсканированный растр — изображение, текст на котором непонятен компьютеру, а понятен только человеку. В исключительных случаях поверх растрового изображения может быть расположен текстовый слой, частично или целиком наполненный. Причём делается это либо вручную человеком, либо с помощью системы распознавания текста. Можно предположить, что документ содержит метаданные, так или иначе связанные с видом документа и его содержимым (например, если это счёт-фактура, метаданные могут содержать информацию о поставщике, дате выставления, сумме и т.д.).

Очевидно, что отсканированный образ документа допускает, но не подразумевает долгосрочного хранения. Но всё-таки в большинстве случаев образ должен храниться не меньше бумажного оригинала, а зачастую значительно дольше, поскольку значимость и важность его в контексте организации-владельца всегда есть. Кроме того, образ снят с бумажного документа, а это значит, что его изменение не подразумевается, хотя и возможно.

На основании перечисленных особенностей, которыми обладает отсканированный образ документа, можно смело заявлять, что одинаково пригодны оба формата. Хотя PDF/A допускает и метаданные, и текстовый слой поверх изображения, и даже подписание документа с целью защитить его от модификации.

Формат PDF: особенности, преимущества и недостатки.

1. Преимущества и недостатки.
2. Где используется?

PDF(Portable Document Format), не просто всем известный и удобный формат, а и единственный, который является стандартом с 2008 года. Он был разработан командой компании Adobe Systems. Разработчики формата поставили перед собой задачу создать такой формат отображения документа, чтобы на любом устройстве документ открывался и выглядел одинаково.

Вкратце PDF мы уже рассматривали в статье «Форматы графических файлов — JPG, PNG, SVG, PDF», сегодня попробуем выявить достоинства и недостатки этого векторного формата.

Часто этот формат ассоциируется с «безбумажным офисом», а в случае с дизайном — с подготовкой к печати и с передачей графических макетов в типографию.

Плюсы:
— стандартизованность и популярность: открывается на любых устройствах с любыми операционными системами ровно в том виде, в котором был создан;
—  средство просмотра формата, Adobe Acrobat Reader, часто предустановлено на компьютер, если устройство поставлялось с операционной системой. Если же нет – он доступен для скачивания с сайта разработчика Adobe Systems и это совершенно бесплатно;
— занимает мало места на жестком диске, потому что поддерживает множество алгоритмов компрессии;
— безопасность: пользователь может настроить параметры безопасности для своего файла, например, запрет печати, запрет редактирования, использование электронной подписи для определения подлинности документа и т.д.

Минусы:
— редактор PDF файлов – платный;
— редактировать pdf файлы в специализированных программах, сложнее, чем любые другие графические файлы;
— сложно работать с текстом, он воспринимается как картинка.

PDF формат используется для хранения и передачи текстовой и графической информации в сети, например для передачи фирменного бланка в полиграфию или размещение анкеты на сайте. Отлично подходит для демонстрации наработок: показать легко, отредактировать – сложно. Это усложняет воровство интеллектуальной собственности. Ну и идеи «безбумажного офиса» воспринимаются на ура всеми, кто задумывается об экологии на планете.

Руководитель отдела маркетинга и главный генератор идей компании Logaster. Автор книги «Как создать фирменный стиль и не разориться». Ценит экспертный подход, но в то же время использует простой язык для объяснения сложных идей.

PDF/X: подарок, которого ждали

Всё чаще в публикациях, посвящённых допечатной подготовке, стала появляться доселе незнакомая аббревиатура PDF/X.

Чтобы разобраться, давайте вспомним историю. Как известно, изначальное предназначение Portable Document Format (PDF) — быть межплатформенным средством для обмена документацией. Именно эту цель преследовал исполнительный директор Adobe Systems Джон Ворнок, когда в 1991 г. осознал необходимость разработки универсального формата для документов (тем, кто хочет ознакомиться с аргументами мэтра, рекомендую познавательную статью по адресу http://www.planetpdf.com/ mainpage.asp?webpageid=1851). У компании уже была интересная разработка — язык описания страниц PostScript, под управлением которого вполне успешно работали лазерные принтеры и ФНА, эксплуатировавшиеся на всех существовавших платформах. Этот язык и был взят за основу нового формата.

Следовательно, PDF был нацелен, в первую очередь, на корпоративный рынок, больше всего страдавший от проблем с открытием документов, созданных в различных программах. Разработка была быстро взята на вооружение, и время, которое армия клерков ранее тратила на эту примитивную операцию, стало расходоваться более эффективно.

Итак, PDF был совершенно не предназначен для использования в полиграфии. Позже Adobe адаптировала его под нужды печатающей братии, и ныне формат всё чаще выступает как альтернатива традиционным способам. Оценивая сегодняшнее положение PDF, можно констатировать, что он состоялся именно как межплатформенное средство обмена цифровой информацией. «Сваяв» своё творение в любом пакете, каждый через PDF может сохранить его для всемирной истории, сделав доступным для просмотра, архивации, поиска из любой среды, в т. ч. и поисковыми машинами Интернета. Замечательно!

Несколько иная картина вырисовывается, если отдать это творение для печати. Как правило, люди малознакомые с полиграфией не могут создать PDF так, чтобы в итоге получилось именно то, что они хотели. Налицо конфликтная ситуация.

PDF стал неотъемлемой частью процесса допечатной подготовки благодаря предсказуемости результатов. Корректно созданные файлы невелики по размеру и быстро выводятся на печать. Однако PDF может содержать чуждые для препресса элементы (аннотации, комментарии, изображения в модели RGB), бывает, отсутствуют шрифты. Приведённый пример показывает: то, что файл имеет расширение PDF, ещё ни о чём не говорит, — кто знает, как его делали? Разумеется, в таком случае ничего хорошего на печати ожидать не приходится.

Во избежание подобных недоразумений и была введена отдельная спецификация формата — PDF/Х, описывающая требования исключительно для допечатной подготовки. Предполагается, что его использование позволит ввести в обиход издательского сообщества понятие blind exchange («слепой обмен», или «без входного контроля»).

Разновидности PDF/X

PDF/Х разработан Комитетом по стандартизации графических технологий (CGATS) при Американском институте национальных стандартов (ANSI) и основывается на спецификации Adobe формата PDF. Фактически, это не один стандарт, а целых три: PDF/Х-1, PDF/Х-2, PDF/Х-3. Первоначальная редакция PDF/Х-1 (PDF/Х-1:1999, основана на спецификации PDF 1.2) исключала использование цветов RGB, аннотаций, полей электронных форм и комментариев. Это упростило процедуру приёма PDF и сократило время запуска их в работу, гарантировав надлежащее качество.

Редакция PDF/Х-1:2001 появилась после выхода Acrobat 4 и стала поддерживать возможности новой спецификации PDF 1.3. Самая поздняя из семейства PDF/Х-1 — редакция PDF/Х-1а, в ней запрещено использование OPI (Open Prepress Interface) и шифрование (encryption). Таким образом, PDF/Х-1 является базовым форматом, принятым издательской индустрией в качестве стандарта.

Но жизнь вносит свои коррективы… Дело в том, что поддержка исключительно CMYK и Duotone накладывает определённые ограничения на применение PDF/Х-1а. Многие, особенно крупные издательства, предпочитают изображения в модели sRGB. Тогда, в отличие от CMYK (строго привязанного к определённому типу бумаги, растискиванию растровой точки и прочим меняющимся параметрам), при помощи ICC-профилей можно учитывать особенности допечатных и печатных процессов, следовательно, при любых условиях получать оттиски наилучшего качества.

Эти поправки и составили основу стандарта PDF/Х-2, который отличается от предшественника гораздо меньшей «дисциплинированностью». Он поддерживает цветовую модель LAB, управление цветом с помощью профилей ICC, разрешает применение OPI и даже допускает отсутствие внедрённых шрифтов. Базируясь на спецификации PDF 1.4, позволяет использовать полупрозрачные объекты.

В общем, получился довольно гибкий формат, ориентированный исключительно на профессионалов. Однако «техника в руках дикаря — груда металла». Представив, сколько проблем возникнет, когда он попадёт к не самым компетентным людям, учёные мужи разработали промежуточный вариант между PDF/Х-2 и PDF/Х-1а (ближе к последнему). Кроме возможностей, поддерживаемых PDF/Х-1 (и, конечно же, прозрачности), по стандарту PDF/Х-3 позволено использовать палитру LAB с цветокорректирующими профилями. Поскольку утверждён совсем недавно, он только начинает распространяться.

Создание PDF/X

Самый удобный способ создать PDF/X-совместимый документ — использовать Acrobat 6.0 Professional. Acrobat Distiller может создавать файлы по стандартам PDF/X1-a и PDF/X-3 (необходимый тип выбирается из предустановок программы Adobe PDF Settings). В процессе создания файлов Distiller проверяет полученный PostScript на соответствие принятым нормам. При полном их соблюдении в документ дописывается соответствующая информация. Если PDF, удовлетворяющий выбранному стандарту, из PostScript создать невозможно, Distiller прекращает работу и в отчёте (log file) перечисляет все обнаруженные проблемы.

Кроме Adobe, продукты, создающие PDF/X-совместимые документы, выпустили все известные игроки рынка: Agfa (Apogee Series 3), Apago, Callas, CGS, Creo, Dalim, Fujidilm, Global Graphics и Heidelberg.

Удостовериться, что перед вами действительно PDF, получивший «добро» на печать, можно в Acrobat. Например, при использовании его пятой версии и Enfocus PitStop достаточно зайти в меню Certified PDF/Show Status. У Acrobat 6.0 Professional соответствующая информация находится в Document/Preflight/Validate.

Несмотря на то, что формирование PDF согласно новым спецификациям гарантирует корректное цветоделение, от некачественного результата PDF/X не убережёт (низкое разрешение, ошибки с overprint и т. п.). Поэтому анализ файлов средствами предварительной проверки — такая же неотъемлемая процедура, как и для любых других, подготовленных к выводу.

В Acrobat 6.0 Professional проверка выполняется из меню Document/Preflight. Сначала выбирается определённый профиль, а после завершения инспекции появляется окно с её результатами. Объект, вызвавший проблему (пометки красными символами), можно просмотреть, дважды щёлкнув на её описании. При этом Acrobat перейдёт на необходимую страницу и вокруг некорректного элемента появится красная прерывистая рамка. Если проблем не обнаружено, тут же из исходного файла можно сделать PDF/X-совместимый (Save as PDF/X). Затем желательно готовый файл снабдить сертификатом подлинности (Validate) — это избавит персонал сервисного бюро от траты времени на его очередную инспекцию. В файл дописывается информация о результатах проверки, выбранном профиле и дате проверки.

Выводы

PDF/X, являясь подмножеством PDF, обезопасит всех участников технологической цепочки допечатной подготовки от гипотетической головной боли. Он должен придти на смену существующему способу генерации PDF, когда сервисные бюро сохраняют требуемые настройки Distiller (Job options) в виде файла (*.joboptions) и затем распространяют их всем клиентам, ориентирующимся на использование этого формата. О широких перспективах PDF/X свидетельствует тот факт, что в недавно вышедшем Adobe InDesign CS уже присутствуют опции для создания публикаций по обеим спецификациям (PDF/Х-1а и PDF/Х-3).

Электронный документооборот: Word DOC или PDF?

Word Document и PDF – старые соперники

Наиболее часто для работы с документами используется формат Word Document (файлы с расширением .doc). Это стандартный формат файлов, создаваемых с помощью программы Microsoft Word. Его популярность полностью обусловлена популярностью данного текстового процессора. История формата Word Document началась вместе с программой Microsoft Word, в то время обычного редактора для создания текстов. С тех пор каждая новая версия Microsoft Word приносила с собой новую версию формата, которая не очень сильно, но все-таки отличалась от предыдущей. Причем компания Microsoft не заботилась об обратной совместимости. Это значит, что файл, созданный и отформатированный в последней версии редактора Word, во всех предыдущих может выглядеть иначе.

Еще одной особенностью формата Word Document является его закрытость. Разрабатывала его компания Microsoft специально для использования в своем текстовом процессоре, а поэтому он является ее собственностью. Спецификации формата Word Document не разглашаются. Доступ к ним имеют лишь официальные партнеры корпорации Microsoft, а также правительства некоторых государств. Исключением является спецификация формата документов Microsoft Word 97, которая в 1998 году была опубликована в составе Microsoft Office Development Office 97 Documentation. Из-за этой закрытости очень сложно следить за развитием формата Word Document. Известно лишь то, что долгое время никаких принципиальных изменений в нем не происходило. И только в Microsoft Office 2007 появился новый формат Word Document, основанный на технологии XML.

Другим распространенным форматом для хранения электронных документов является формат PDF (Portable Document Format). Он был разработан компанией Adobe Systems. Главной его целью было представление в электронном виде любой полиграфической продукции. Впервые он был представлен общественности в 1991 году, а уже в 1992 на выставке Comdex Fall получил звание “best of Comdex”. С тех пор формат PDF довольно сильно изменился. В 1994, 1996, 1999 и 2001 годах выходили его новые версии, в каждой из которых вводилась поддержка новых функций, таких как внешние линки, потоки статей, машинонезависимые цвета, цветовое пространство CMYK, растрирование и оверпринт, ICC-цвета, 2-байтные CID-шрифты и многое, многое другое.

Главное отличие формата PDF – машино- и платформонезависимость. Это значит, что любой документ данного формата может быть открыт на компьютере, работающем под управлением любой операционной системы (с помощью соответствующего программного обеспечения), и при этом будет выглядеть точно так же, как и на том ПК, на котором он создавался. Это – главное преимущество формата PDF. Благодаря нему документы такого типа гораздо более практичны как для создания электронного архива для внутреннего использования компании, так и для обмена информацией с партнерами и удаленными филиалами.

Электронный документооборот: Word Document или PDF?

Весь процесс работы с электронными документами можно разделить на три основных этапа – создание, пересылка (передача ответственным лицам, публикация и т.п.) и хранение. На первом из них формат Word Document имеет явное преимущество, т.к. редактирование PDF документов затруднительно. Текстовый процессор Microsoft Word – явный лидер в области программного обеспечения, использующегося для создания документов, который установлен практически на каждом офисном компьютере. Он прост в использовании, обладает широкими функциональными возможностями и давно уже превратился в стандарт “де-факто”. В то же время полноценных редакторов для создания PDF-файлов просто-напросто не существует. Даже профессиональные версии ПО Adobe Acrobat позволяют вносить лишь минимальные изменения в уже существующий документ (например, заполнить анкету, добавить комментарий и т.п.). То есть для того, чтобы создать PDF файл необходимо сначала создать его в любом другом формате, а потом уже конвертировать его в PDF с помощью какого-либо программного обеспечения. Естественно, для конечного пользователя это не очень удобно.

А вот на следующем этапе все преимущества, наоборот, оказываются на стороне формата PDF. Давайте рассмотрим их подробнее.

Во-первых, это, конечно же, платформонезависимость. Не важно, какие компьютеры стоят в офисах ваших партнеров и под управлением каких операционных систем они работают. Не важно, какое у них установлено программное обеспечение для чтения PDF-файлов. В любом случае они смогут увидеть и при необходимости распечатать документы именно в том виде, в каком нужно. В то время как при использовании формата Word Document очень желательно, чтобы обе стороны обмена использовали одну и ту же версию ПО. Говоря откровенно, проблема с версиями программ для чтения файлов актуальна и для формата PDF. Однако нужно учитывать, что это ПО бесплатно. А поэтому новую версию в случае необходимости всегда можно загрузить из Интернета.

Вторым преимуществом формата PDF является бесплатность программ для просмотра файлов, сохраненных в нем. Любой человек или любая компания может совершенно свободно скачать из Интернета программу Acrobat Reader и использовать ее для работы с электронными документами. Особенно это хорошо в том случае, когда необходим односторонний обмен информацией.

Третьим преимуществом формата PDF при передаче файлов партнерам или клиентам компании является безопасность. Дело в том, что документы, созданные в Microsoft Word, часто становятся переносчиками различных вирусов. Кроме того, иногда в электронных документах необходимо использовать встроенную защиту от несанкционированного доступа. И в этом плане формат PDF имеет некоторое преимущество, поскольку его спецификация была исследована многими независимыми разработчиками ПО и экспертами в области информационной безопасности, которые подтвердили отсутствие уязвимостей и специально оставленных “дыр”.

Есть у формата PDF еще одно, четвертое преимущество. Дело в том, что он стандартизован ISO (International Organization for Standardization) для архивного хранения электронных документов и для обмена компаниями информацией друг с другом. Кроме того, представители Adobe заявили, что собираются передать спецификацию последней версии своего формата общественной организации Association for Information and Image Management (AIIM), которая намерена продвинуть ее в качестве общего международного стандарта для реализации электронного документооборота. В том случае, если это осуществиться (а вероятность такого развития событий велика), использование технологии PDF для электронного документооборота, будет регламентировано по всему миру.

Все эти преимущества формата PDF актуальны и для третьего этапа документооборота, а именно, для хранения электронных документов. Таким образом, налицо весьма интересная ситуация. С одной стороны, создавать документы придется в формате Word Document, т.к. создать PDF-документ сразу невозможно. Но передавать и хранить документы удобнее в формате PDF. Можно, конечно, выбрать какую-то одну технологию и смириться с ее недостатками. Но лучше все-таки использовать комбинированный документооборот: создавать файлы в формате Word Document, а перед их отправкой или передачей в архив, конвертировать в PDF. Такой подход позволяет использовать все плюсы обеих технологий и избежать их минусов. А поэтому перед компаниями часто возникает задача по конвертированию файлов из формата DOC в формат PDF.

Конвертирование Word Document в PDF? Запросто!

Решая задачу конвертирования документов из формата Word Document в формат PDF на корпоративном уровне, в первую очередь необходимо думать об удобстве конечных пользователей. Этот процесс должен быть максимально автоматизированным, чтобы сотрудник мог осуществлять его буквально нажатием на одну кнопку. Наглядным примером такого решения является продукт Universal Document Converter. По сути, он представляет собой виртуальный принтер. Это значит, что после установки данного программного обеспечения в операционной системе появляется ещё одно “печатающее устройство”. Оно доступно из любых приложений, в том числе, и из Microsoft Word. Отправляя документ на этот виртуальный принтер, пользователь инициирует процесс конвертирования. Такой подход позволяет минимизировать временные затраты сотрудников компании, а, значит, и финансовые затраты самой компании, на преобразование файлов из формата Word Document в формат PDF.

Иногда в компаниях возникает необходимость массового конвертирования документов из формата Word Document в формат PDF. Для решения такой задачи можно последовательно открывать файлы один за другим и распечатывать их на виртуальном принтере. Однако это очень неудобно и отнимает много времени. Поэтому для существенного ускорения процесса массового конвертирования можно воспользоваться любой утилитой пакетной печати, например, программой PrintConductor. Принцип ее работы очень прост. Пользователю необходимо только задать список документов, которые нужно распечатать, и устройство, на котором это необходимо сделать. Естественно, если в качестве принтера будет указан виртуальный принтер Universal Document Converter, то в результате мы получим пакетное конвертирование файлов из формата Word Document в формат PDF.

Таким образом, благодаря недорогому (а утилита PrintConductor вообще бесплатна) и максимально простому в использовании программному обеспечению любая компания может использовать все преимущества форматов Word Document и PDF и отказаться от их недостатков.

Что такое PDF файл? Преимущества и недостатки PDF

Загружая документ из Интернета, вы можете заметить, что он имеет формат .PDF. Возможно, вы также заметили, что его трудно (если вообще возможно) редактировать. Чтобы открыть файл .PDF формата нужно иметь специальную программу, например Adobe Acrobat Reader. Иногда пользователи путаются, какой формат выбрать. Почему люди используют PDF файлы? Разве не проще пользоваться .DOC или .DOCX форматами?

На самом деле, формат .PDF широко распространен для передачи различного рода документов и электронных книг. Почему так произошло? Давайте разберемся, что такое PDF файл, и узнаем его плюсы и минусы.

Преимущества PDF файлов

Давайте вернемся к вопросу “Что лучше, PDF или DOCX?”. DOCX — отличный формат для пользователей, которые используют Microsoft Office на своих устройствах. DOCX это стандартный формат документов Microsoft Word. Но если кто-то открывает ваш файл, на его компьютере должен быть установлен текстовый редактор от MS, или другая программа, которая умеет работать с этим форматом. Хотя и большинство альтернатив MS Office могут конвертировать .DOC в нужный формат, этот процесс иногда изменяет оригинальное форматирование и создает лишние хлопоты.

К счастью, большинство операционных систем полностью поддерживают PDF файлы. Это значит, что вам не нужно создавать документ специально для пользователей Windows, MacOS, Linux, IOS, или Android. Просто выберите PDF и будьте уверены, что он откроется на любом устройства.

Когда стоит использовать .PDF формат?

В ситуациях, когда вы не знаете, на какой операционной системе будет открываться файл, используйте PDF. Скажем, вы решили выложить на сайт книгу, журнал, брошюру, или какой-либо важный документ. На сайт могут заходить люди с компьютеров под управлением Windows, Linux или владельцы смартфонов на IOS или Android. Лучшим вариантом в данном случае будет использование .PDF формата. Каждое устройство сможет его открыть и отобразить содержимое.

Еще лучше, если после загрузки документа, он автоматически открывается через браузер. Популярные браузеры, такие как Google Chrome (это одна из малоизвестных функций Chrome) или Mozilla Firefox имеют встроенные PDF-просмотрщики, потому люди могут просмотреть документ просто и быстро.

Отдавайте преимущество PDF файлам при отправке по Email. Представим, что вы отправляете резюме. Хорошо, если получатель проверяет почту с компьютера, и может открыть .DOCX файл. А если нет? Со смартфона или планшета проще открыть .PDF ежели .DOC.

Недостатки .PDF формата

Получив файл, вы можете захотеть изменить его, но тут кроется одна из основных проблем PDF файлов — их сложно редактировать. Если DOC файл это оригинальный текстовый документ, который можно легко изменять, то PDF больше напоминает изображение. Редактирование возможно, но для этого нужен просмотрщик со встроенной функцией редактирования, или соответствующая программа.

Когда не нужно использовать PDF

Не используйте формат .PDF, когда вы хотите иметь “живой документ”, который может быть отредактирован другими пользователями. Вы можете добавить редактируемые поля в PDF документ, но полное редактирование требует немалых усилий. Если вы работаете с другими пользователями, желательно узнать, какие операционные системы они используют и договориться о типе файлов, который подходит всем.

По крайней мере, каждый может использовать облачную службу документов, например Google Docs. Для режима “только чтение” хорошо подойдет PDF, а для редактирования — его использовать не стоит.

Итог

Теперь вы знаете, что такое PDF файл, в каких случаях его стоит использовать, а которых лучше подойдет .DOC. Прежде чем создавать документ, подумайте о тех, кто будет им пользоваться. Желаю удачи.

Источник: www.maketecheasier.com

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Что такое файл PDF?

Урок 8: Что такое файл PDF?

/ ru / базовые-компьютерные-навыки / ПО с открытым исходным кодом и с закрытым исходным кодом / контент /

Что такое файл PDF?

Adobe PDF файлов — сокращенно для формата переносимых документов . файлов — сегодня являются одним из наиболее часто используемых типов файлов. Если вы когда-либо загружали форму или документ для печати из Интернета, например налоговую форму IRS, велика вероятность, что это был файл PDF. Каждый раз, когда вы видите файл, заканчивающийся на .pdf , это означает, что это файл PDF.

Зачем нужны файлы PDF?

Допустим, вы создаете информационный бюллетень в Microsoft Word и публикуете его в виде файла .docx , который является форматом файлов по умолчанию для документов Word. Если на компьютерах всех не установлен Microsoft Word, нет гарантии, что они смогут открывать и просматривать информационный бюллетень. А поскольку документы Word предназначены для редактирования, есть вероятность, что некоторые форматирование и текст в вашем документе могут быть смещены.

Напротив, файлы PDF в первую очередь предназначены для просмотра , а не для редактирования . Одна из причин их популярности заключается в том, что PDF-файлы могут сохранять форматирование документа , что делает их более доступными для совместного использования и помогает им выглядеть одинаково на любом устройстве. Распространение информационного бюллетеня в виде файла PDF поможет гарантировать, что каждый сможет просматривать его так, как вы хотели.

Открытие файлов PDF

Открыть и просмотреть файл PDF довольно просто. Большинство современных веб-браузеров открывают файлы PDF прямо в окне вашего браузера , а не загружают их на ваш компьютер.Если ваш браузер не может этого сделать, он должен предложить вам загрузить файл. Попробуйте щелкнуть эту ссылку, чтобы увидеть, как она работает на вашем компьютере.

Если вам нужно просмотреть файл PDF только один раз, обычно проще всего открыть его в веб-браузере. Если вам понадобится доступ к PDF-файлу позже, вы захотите сохранить копию на свой компьютер. Этот процесс будет зависеть от вашего веб-браузера, но в приведенном ниже примере кнопка Сохранить PDF находится в правом верхнем углу.

Если файл PDF уже находится на вашем компьютере, вы можете просто дважды щелкнуть , чтобы открыть его. с помощью приложения PDF по умолчанию.

Если на вашем компьютере используется Windows 7 или более ранняя версия, вам может потребоваться загрузить бесплатную программу просмотра PDF (например, Adobe Reader), прежде чем вы сможете просматривать файлы PDF.

Редактирование файлов PDF

Как мы упоминали ранее, PDF-файлы в первую очередь предназначены для просмотра, а не редактирования. Однако могут быть случаи, когда вы сталкиваетесь с PDF-файлом, который позволяет вам ввести определенную информацию, например имя и адрес. В этих PDF-файлах используется специальная функция, называемая полей формы , которая позволяет вам вводить новую информацию в документ и сохранять изменения.Например, этот PDF-файл содержит несколько полей формы для ввода вашего имени, адреса и другой информации.

Эта функция поддерживается не всеми веб-браузерами, поэтому вам может потребоваться загрузить PDF-файл, прежде чем вы сможете использовать поля формы для добавления информации.

Также могут быть случаи, когда вы хотите сделать маленьких правок в файлы PDF, например, добавление комментария или выделение текста. Чтобы узнать больше о редактировании PDF-файлов, ознакомьтесь с нашим уроком о том, как редактировать и объединять PDF-файлы.

Создание файлов PDF

Существует несколько способов создания файлов PDF, но метод во многом зависит от используемого вами устройства. Например, если вы используете Windows 10, вы можете перейти в диалоговое окно «Печать» , затем выбрать PDF из списка принтеров наверху . Это позволяет вам создавать PDF-файлы из всего, что вы обычно можете распечатать, включая документы, электронные письма и веб-страницы.

Если вы работаете на Mac, в диалоговом окне «Печать» есть меню PDF, которое позволяет сохранить файл в формате PDF.

Если на вашем компьютере установлена ​​Windows 8 или более ранняя версия, у вас есть несколько вариантов. Самый простой способ — использовать программное обеспечение, которое поддерживает экспорт PDF , например Microsoft Office или Google Chrome.

Другой вариант — использовать конвертер PDF , например Smallpdf, бесплатное приложение, которое запускается в вашем веб-браузере. Smallpdf может преобразовывать различные типы файлов , например, документы Microsoft Office , в формат PDF.

Хорошо, это основы файлов PDF!

/ ru / basic-computer-skills / how-to-set-up-a-wifi-network / content /

Что такое файл PDF (и как его открыть)?

Файл с расширением.pdf — это файл в формате Portable Document Format (PDF). PDF-файлы обычно используются для распространения документов только для чтения, сохраняющих макет страницы. Они обычно используются для таких документов, как руководства пользователя, электронные книги, формы приложений и отсканированные документы, и это лишь некоторые из них.

Что такое файл PDF?

PDF был создан Adobe в 1990-х годах для достижения двух целей. Во-первых, люди должны иметь возможность открывать документы на любом оборудовании или в любой операционной системе, без необходимости использовать приложение для их создания — все, что вам нужно, это программа для чтения PDF-файлов, и в наши дни большинство веб-браузеров отвечают всем требованиям.Во-вторых, где бы вы ни открывали PDF-файл, макет документа должен выглядеть одинаково.