Архивация что это: Архивация | это… Что такое Архивация?

Что такое архивация файлов и как она работает

Рано или поздно все новички задаются вопросом: что представляет собой архивация файлов, зачем она нужна среднестатистичному пользователю. Постараемся дать ответы на эти и некоторые другие вопросы, связанные с процессом архивации. После прочтения вы начнёте намного лучше разбираться в нюансах работы на персональном компьютере.

Содержание: [показать]

• Архивы: что это такое
• Какие подвиды бывают
• Архивация файлов – что это такое
• Разновидности архиваторов: лучшие из лучших
• WinRAR
• WinZIP
• 7-ZIP
• HaoZip
• Архивация файлов в Windows (видео)
• Вместо вывода

Архивы: что это такое

Архив представляет собой контейнер, в котором помещаются самые разные виды данных. Попадая в него, они не только надёжно хранятся, но ещё и немного уменьшаются в размерах благодаря процедуре сжатия.

Активное использование архивов практически на всех компьютерах мира объясняется удобной организацией структуры папок/файлов, уменьшением размера для отправки по электронной почте и создания копий. Работать с архивами просто и комфортно.

Какие подвиды бывают

1. Самораспаковывающийся. По факту, перед нами исполняемый тип, выполненный в формате exe. Просто запустите – он сам распакуется в выбранное вами место.
2. Многотомный. Так называется архив, который изначально разбит на несколько составляющих. Показал высокую эффективность при использовании объёмных файлов. Разделили их на компактные части, поместили на носители – и дело в шляпе!
3. Запароленный. Уже из названия понятно, что открыть такой архив обычным кликом мышки не получится. Нужно будет ввести пароль. Классная штука, когда нужно защитить личные данные.
4. Непрерывный. Каждый элемент представляет собой одно целое. Плюсы очевидны, однако не обошлось и без минусов. Чтобы извлечь один из элементов, придётся дождаться распаковки остальных.

Создание пароля для архива

Архивация файлов – что это такое

Действительно, зачем архивировать документы и папки? Архивацией называется процесс создания архива посредством упаковки файлов. Может происходить вместе со сжатием или без него.

Для архивирования используются специальные программы, именуемые архиваторами. Это идеальный вариант для тех, кто хотел бы увеличить свободное место на винчестере, привести файлы в порядок либо организовать на компьютере рабочее пространство.

Архиватор – особое ПО, предназначенное для аккуратной упаковки файлов в архив или, наоборот, их извлечения оттуда. При создании архивов сохраняются метаданные: название, время создания, право доступа и пр. Качественные архиваторы могут задействовать сжатие без потерь для того, чтобы снизить вес архива. В дальнейшем это позволит выполнить распаковку с точностью до одного бита. Качество не теряется.

Все файлы сжимаются совершенно по-разному. Некоторые упаковываются как текстовые, то есть размер уменьшается существенно. Другие – исключительно как бинарные (либо сильно уменьшаются в размерах, либо остаются почти неизменными).

Разновидности архиваторов: лучшие из лучших

Было бы неплохо узнать, какие архиваторы стоит использовать и почему. Эту классификацию мы приготовили специально для вас.

WinRAR

Пожалуй, самый популярный архиватор среди всех существующих на рынке. Вам стоит выбрать его из-за богатого функционала, приятного интерфейса. Скорость работы приличная, качество сжатия тоже радует. Разумеется, на русском языке. Поддерживает все распространённые типы архивов – от rar и zip до 7z. Идеальный выбор для тех, кто только начинает осваивать компьютер.

WinRAR или WinZip — выбор за Вами

WinZIP

Не менее известный софт с просто ошеломляющим функционалом. Работает с большинством популярных расширений, переведён на русский. Скажем вкратце – если у вас на диске скопилось 10 гигабайт фотографий, попробуйте WinZip. Используя архиватор WinZIP, вы без труда уменьшите их вес до 9,5, а то и до 9 гигабайт!

Кстати, ВинЗип ещё и прекрасно синхронизируется с облачными сервисами, что весьма и весьма удобно.

7-ZIP

Бесплатное и не менее популярное ПО, чем WinZIP и WinRAR. Имеет собственное расширение 7z. Также поддерживает такие распространённые форматы, как зип, рар и пр. Меню оформлено в простом, лаконичном стиле. Это делает архиватор ещё привлекательнее.

Как и все перечисленные выше программки, 7-ZIP полностью переведена на русский язык. Скорость работы очень и очень приличная.

HaoZip

Можно с уверенностью заявить, что перед нами – полноценная и очень точная копия программы WinRAR. Она дублирует известный архиватор не только по функционалу, но и по внешнему стилю. Реализована поддержка множества форматов, степень сжатия восхитительная. Пожалуй, единственным минусом HaoZIP является отсутствие возможности запаковать данные в формат RAR. Вам будет доступна только распаковка. Надеемся, что этот маленький недостаток исправят в самое ближайшее время.

Архивация файлов в Windows (видео)

Вместо вывода

Надеемся, вам понравился материал об архивации данных. Мы продолжим публиковать материалы на эту тему. Впереди много интересного – оставайтесь с нами!

Архивирование документов, архивация документов постоянного срока хранения

Обеспечение полной сохранности бумаг, безопасность их содержания и удобство доступа – одна из основных задач каждой серьезной организации. Компания ОРБ предлагает услуги по организации и хранению архива документов, благодаря чему вы без лишних хлопот и временных затрат сможете навести порядок в бумагах предприятия. Задача архивации – это помощь как руководителям, так и персоналу, ответственному за архивные работы.

Этапы архивирования документов

На сегодняшний день выполняется архивирование документов следующих типов: бумаг временного хранения с неистекшим сроком давности, дел по личному составу и документации, предназначенной для постоянного хранения. Если же бумаги не подлежат дальнейшему содержанию, выполняется их уничтожение.

Архивная обработка документов проводится в несколько этапов:

Подготовительные мероприятия. Проводится анализ имеющихся бумаг компании, выявляется их состав и особенности, благодаря чему удается значительно упростить последующий процесс архивации документов.

Сортировка. Из всего спектра бумаг организации устраняются те, которые не имеют ценности и не являются необходимыми для хранения.

Систематизация. Для дальнейшего упрощения поиска бумаги сортируют по времени создания, типу, принадлежности к определенному отделу компании. Затем документы одного типа подшиваются в дела и дополняются печатью организации.

Опись. Перед архивированием документов к делам прикрепляется титульный лист, на котором указывается число и перечень бумаг, период их хранения, архивный код.

Каталогизация. На данном этапе подготовленные документы помещают в место их будущего хранения. Как правило, дела сортируются по своему типу на отдельные полки.

Документы из Архивного фонда России, которые находятся у частных лиц, хранить самостоятельно у себя могут их владельцы или собственники, они же имеют право передать такие бумаги на содержание по предварительно составленному договору в муниципальный, государственный или частный архив.

В данном случае условия хранения такой документации определяются и устанавливаются самими владельцами, но всегда с соблюдением норм, указанных в Законе об Архивном деле. При архивной обработке документов также руководствуются Основными правилами хранения.

Особенности архивации документов

В ходе работы любой фирмы, предприятия, организации всегда создается огромное количество документов, отображающих суть их непосредственной деятельности. В силу постоянного развития подобных компаний объем и количество офисных документов неустанно растет. Поэтому законодательство РФ очень четко регулирует действующие правила, которых следует придерживаться при уничтожении и архивировании документов.

Компания ОРБ предлагает полный спектр услуг по архивации документов. Цель нашей работы в отношении каждого клиента – это обработка 100% предоставленных бумаг и их последующее грамотное упорядочение согласно действующего законодательства. В ходе систематизации наши специалисты отбирают документы, у которых истек срок хранения, чтобы в дальнейшем их уничтожить. Также они проводят архивные работы, тщательно оформляют и подготавливают протоколы, акты, описи после их упорядочения для проверки экспертной комиссией самой организации.

Архивирование документов включает в себя следующие услуги:

• Исследование состояния всех предоставленных для архивного фонда документов в комплексе.
• Экспертиза практической и научной ценности бумаг с целью установить их подлинные сроки хранения.
• Проведение систематизации документов бухгалтерского, банковского, научно-технического направления, а также бумаг в отношении личного состава.
• Оформление описи дел.
• Выделение тех дел и документов, которые подлежат уничтожению, и составление на этот счет специального акта.
• Архивный переплет.

Выполнение переплета – неотъемлемый этап архивных работ. Данная услуга позволяет предупредить преждевременную выемку бумаг, предотвращает непреднамеренную потерю документов, позволяет увеличить свободное пространство на стеллажах за счет уплотнения дел (переплетенная папка объемом 250 листов имеет толщину не более 4 см), распределяет дела, которые предназначены для последующего аудита или архивного хранения.

Переплет выполняется для документов как постоянного, так и временного либо оперативного (до 5 лет) хранения.

Архивация документов от нашей компании также подразумевает предоставление консультаций в отношении правильного хранения бумаг, периода их подлинности и уничтожения. Наши сотрудники всегда готовы прийти на помощь и ответить на любые вопросы в отношении хранения архивов документов и их оборота.

Узнайте, почему архивирование документов так важно

Архивирование документов — это безопасное хранение информации (как в цифровом, так и в бумажном формате), которую вы больше не используете регулярно.

Это важно, потому что:

• предотвращает потерю данных
• гарантирует, что только нужные люди могут получить доступ к нужным документам
• обеспечивает упорядоченность документов и легкий доступ к ним
• экономит ценное место для хранения в вашем офисе и на вашем сервере
• помогает вашему бизнесу соответствовать юридическим требованиям для аудита

Основная причина архивирования ваших документов — избежать потери данных

Все документы могут быть уничтожены или повреждены (если они цифровые) умышленно, случайно или в результате стихийного бедствия, такого как наводнение или пожар.

Электронные документы могут быть скомпрометированы:

• угрозы безопасности
• программный или аппаратный сбой
• сбой питания
• компьютерные неисправности

Бумажные документы могут быть утеряны через:

• кража
• человеческая ошибка
• стихийное бедствие

Правильное архивирование документов предотвращает все это, давая вам душевное спокойствие и гарантируя, что в случае наихудшего события ваши данные не пострадают.

5 причин важности архивирования документов

1. Данные хорошо организованы, поэтому легче найти нужные документы, когда они вам нужны

Правильное архивирование документов означает, что ваши сотрудники имеют быстрый и безопасный доступ к необходимой им информации, что приводит к сокращению простоев и задержек.

Многие компании предпочитают использовать программное обеспечение для управления записями для хранения, управления и доступа к своим записям.

Программное обеспечение для управления записями имеет несколько преимуществ:

• Вы можете безопасно получать доступ к цифровым документам из любого места, где есть подключение к Интернету
• Вы можете получать обновления в режиме реального времени, когда сотрудники получают доступ к документу, вносят в него изменения или запрашивают его получение
• Вы по-прежнему можете получать доступ к печатным копиям по мере необходимости. Компания, занимающаяся архивированием документов, такая как Russell Richardson, безопасно доставит документы в печатном виде всего за несколько часов

Вы можете создать политику управления записями, чтобы определить, как и где должны храниться документы. В нем будет указано, что нужно сделать вашему бизнесу, чтобы соответствовать передовым методам управления записями, чтобы записи обрабатывались правильно, когда они готовы к архивированию.

Вы можете узнать больше о создании политики управления записями для вашей компании в нашем руководстве по передовым методам управления записями.

2. Записи могут быть легко проверены и извлечены по юридическим причинам

Аудит

Аудит включает в себя проверку записей вашего бизнеса, чтобы подтвердить их точность. Аудиты могут проводиться внутренним сотрудником или внешним отделом HM Revenue & Customs (HMRC). Если вы проходите внешний аудит, HMRC захочет увидеть такие документы, как:

• бланки расходов и квитанции
• протокол заседания правления
• отчеты по заработной плате
• контрактов
• записи о денежных расходах

Если вы не можете предоставить эти документы, вы:

• риск сделать процесс аудита более длительным и дорогим — например, для проверки финансов вашей компании вам, возможно, придется собрать устные показания или письменные заявления от сотрудников и людей, с которыми вы ведете бизнес
• может быть оштрафован — вы можете просмотреть полный список потенциальных штрафов, вынесенных HMRC, на его веб-сайте
.

Архивирование документов делает этот процесс более быстрым и легким для аудиторов, поскольку они будут иметь мгновенный доступ к необходимой им информации, что сэкономит им (и вашему бизнесу) время и нервы.

Периоды хранения

По закону ваша компания должна хранить определенные документы в течение определенного периода времени (известного как период хранения). Подробнее о сроках хранения документов можно прочитать здесь.

Программное обеспечение для управления документами и архивирования, которое мы используем в Russell Richardson, позволяет нашим клиентам отслеживать сроки хранения своих документов и даты, когда документы могут быть уничтожены. Когда документы будут готовы к уничтожению, вы можете легко запросить это через программный портал.

Судебные иски

Если на вашу компанию подан иск — сотрудником, клиентом или другой компанией — вас могут попросить предоставить определенные документы в поддержку вашего дела. Наличие легкодоступных, хорошо организованных записей гарантирует, что вы сможете предоставить информацию, необходимую в рамках любого судебного разбирательства.

3. Повышает безопасность — только нужные люди могут получить доступ к нужным документам

Когда вы архивируете цифровые документы, вы можете защитить их паролем, чтобы только определенные люди могли получить к ним доступ. Системы управления документами создают контрольный журнал, чтобы вы могли видеть, кто открывал, изменял или удалял файлы, и получать обновления в режиме реального времени.

Заархивированные бумажные файлы более безопасны, поскольку ваша компания по управлению документами гарантирует, что только сотрудники, у которых есть разрешение, могут получить к ним доступ. Компания возьмет файлы из хранилища и передаст их указанному лицу в вашем бизнесе.

Онлайн-портал и система сканирования штрих-кодов, которые мы используем в Russell Richardson, создают полный журнал аудита, когда и где файлы были перемещены, извлечены или уничтожены.

Если произойдет самое худшее, и ваш бизнес подвергнется стихийному бедствию, которое уничтожит документы в бумажном формате, электронная система управления документами будет иметь жизненно важное значение в процессе аварийного восстановления.

4. Экономит место в офисе

Архивирование документов экономит ценное место в вашем офисе, храня бумажные документы вне офиса. Преобразование бумажных документов в цифровой формат означает, что вы можете уничтожить бумажные копии (или хранить их вне офиса) и получить к ним доступ через безопасный онлайн-портал. Кроме того, вы можете хранить бумажные документы вне офиса, не преобразовывая их в цифровые версии, и при этом экономить место в офисе.

5. Предотвращает потерю данных

Потеря важных документов может иметь серьезные последствия для вашего бизнеса:

• Падение производительности — восстановление потерянных файлов может занять часы или дни, что означает, что ваши сотрудники не могут работать. Чем больше документов вы потеряете, тем больше будет простоев в вашем бизнесе.
• Потеря доверия клиентов — если вы потеряете файлы, связанные с личной информацией ваших клиентов, или файлы будут украдены, это не только повлияет на ваши отношения с этими клиентами, но и может привести к значительному штрафу.
• Нарушение закона — если вы потеряете конфиденциальную информацию или люди без полномочий получат к ней доступ, ваш бизнес может нарушить Общий регламент по защите данных (GDPR). Это может иметь несколько возможных последствий, включая уголовное преследование и значительные штрафы.
• Ущерб вашей репутации — потеря данных может привести к нежелательному вниманию СМИ и нанести ущерб репутации вашего бизнеса.

Самый простой способ предотвратить это — защитить свои документы, заархивировав их в надежной компании по архивированию документов.

Компании по управлению записями предлагают услуги архивирования, чтобы обеспечить легкий доступ к документам по деловым или юридическим причинам или в целях аудита. Russell Richardson предлагает высокозащищенную услугу архивирования, хранения и управления записями документов. Узнайте больше о том, как мы можем помочь вашему бизнесу, здесь.

Подробнее о выборе надежного архивного сервиса можно узнать здесь.

Часто задаваемые вопросы

Как удаленные архивы гарантируют безопасность и безопасный доступ к документам?

Во многих случаях хранение записей за пределами офиса более безопасно, чем их хранение в вашем помещении. Склады за пределами площадки часто строятся специально и имеют такие элементы безопасности, как:

• Видеонаблюдение
• ограниченный доступ
• проверенный персонал службы безопасности
• система отслеживания штрих-кодов, которая гарантирует, что записи никогда не потеряются

Если вы решите работать со специализированной компанией, которая предоставляет решения для управления цифровыми документами, вы можете получать записи через безопасный портал. В зависимости от службы вы можете загрузить цифровую копию документа или запросить безопасную доставку оригинальной записи.

Вы можете узнать больше о различных типах удаленного архивирования и о том, какой из них подходит для вашей компании, из нашего руководства по трем основным типам услуг по архивированию документов.

Как я могу быть уверен в безопасности записей и документов?

Если вы ведете учет на месте:

• хранить их в специально отведенном помещении, защищенном надежными замками и/или системой доступа
• не допускать посетителей или неуполномоченных сотрудников в помещение без разрешения и надзора
• четко маркируйте все файлы и коробки и храните их в простой для понимания системе
• установите в помещении охранную и пожарную сигнализацию и, если в помещении существует риск затопления, рассмотрите возможность установки защиты от паводковых вод
• уничтожить все записи, которые вам больше не нужны

Компания по управлению документооборотом может сделать все вышеперечисленное за вас и хранить ваши записи вне офиса, чтобы освободить ценное пространство в вашем помещении.

Как архивировать печатные документы?

Прежде чем вы решите, как архивировать печатные документы, вам необходимо создать политику управления записями, которая определяет, что ваша компания должна делать, чтобы придерживаться передовой практики управления записями. Подробнее о том, что такое передовой опыт управления записями и как создать политику управления записями, можно прочитать здесь.

Разработав политику, вы можете уничтожать записи, которые вам не нужны, и устанавливать срок хранения для записей, которые необходимо архивировать.

Вы можете архивировать печатные документы у себя или за пределами офиса. Хранение документов на месте может занимать много места и может быть не таким безопасным, как их хранение в специально построенных помещениях. Специально построенные объекты обычно имеют функции безопасности (в том числе ограниченный доступ) и обеспечивают защиту от затопления и пожара.

Решения для управления цифровыми документами значительно упрощают хранение и поиск документов. Каждой папке и ящику с файлами присваивается уникальный штрих-код, который сканируется перед помещением документов на хранение. Это не только поможет вам узнать, какие документы в какой коробке, но и означает, что всякий раз, когда вам нужен документ, компания, управляющая вашими файлами, может доставить его вам через службу отслеживаемой доставки.

Как архивировать документы проекта?

Архивирование проектных документов означает, что сотрудники могут обращаться к ним при работе над аналогичными проектами. Когда вы завершаете проект, вы должны хранить проектные документы и данные в системе управления записями вашей компании. Сюда входят любые документы, созданные:

• работники, работающие по временным контрактам
• другие компании или подразделения, принимавшие участие в проекте

Перед архивированием документа проекта обычно создается документ обзора проекта. Когда люди хотят узнать, что произошло в проекте, у них есть необходимая информация в одном документе. В зависимости от проекта может потребоваться сделать доступными для поиска все документы или только некоторые из них.

Как архивировать медицинские документы?

Если вы ведете медицинский бизнес, вам придется следовать определенным процедурам архивирования и политикам хранения. Вы должны хранить медицинские записи в течение длительного времени, поэтому в большинстве случаев их лучше хранить за пределами офиса, чтобы освободить ценное место в вашем помещении. Медицинские записи содержат очень конфиденциальные личные данные, поэтому их необходимо хранить в надежном месте.

Выбор компании по управлению документами для архивирования медицинских записей означает, что:

• эти строго конфиденциальные документы надежно хранятся
• компания найдет все необходимые документы и доставит их вам

Чтобы узнать больше о том, как услуги архивирования документов могут помочь вашему бизнесу, узнайте, как может помочь Russell Richardson. Позвоните специалистам по телефону 0800 294 6552 или напишите по электронной почте [email protected]

.

Что такое архивирование документов и как оно работает?

Архивирование документов означает помещение информации, которую вы больше не используете регулярно, в безопасное хранилище на продолжительный период времени.

Это сложный процесс, чтобы сделать все правильно, и если вы сделаете это неправильно, вы рискуете стать уязвимыми для нарушений безопасности. Компании, занимающиеся архивированием документов, могут управлять вашими документами вместо вас, снижая риск ошибок и помогая улучшить защиту ваших данных.

На этой странице мы объясним:

• Что такое архивирование документов и как это сделать
• Как работает архивация документов
• Как получить заархивированные документы
• Как выбрать надежную службу архивирования документов
• Часто задаваемые вопросы об услугах архивирования

Что такое архивирование документов?

Архивирование документов — это безопасное хранение информации, которую вы больше не используете регулярно.

Существует два варианта архивации документов:

• Архивирование документов в вашем собственном помещении —  это займет ценное место для хранения и означает, что вам потребуется внедрить надлежащую систему архивирования, чтобы вы могли легко находить документы, когда они вам нужны
• Архивирование документов в архивной компании — специализированная компания соберет ваши документы и сохранит их в специально отведенных для этого помещениях. В зависимости от выбранной вами услуги они:
  • архивируйте ваши документы, сканируйте их и отправляйте вам по запросу
  • архивировать ваши документы и доставлять вам отдельные печатные копии документов по запросу
  • сканировать бумажные документы перед их архивированием или уничтожением

Архивирование документов вне офиса может сэкономить ценное пространство в вашем помещении и значительно упростить поиск документов.

Что такое архивирование цифровых документов?

Решения для управления цифровыми документами относятся к сканированию документов, которые должны храниться в цифровом виде. Это означает, что пользователь имеет больший контроль над своими электронными записями. Вы можете самостоятельно управлять цифровыми документами через онлайн-портал для более легкого доступа, хотя это, вероятно, будет стоить дополнительно.

Какие компании выиграют от архивирования цифровых документов?

• Предприятия, которые производят много документов
• Предприятия, которым необходим частый доступ к прошлым данным
• Предприятия, которые с большей вероятностью будут подвергаться аудиту (финансовые фирмы и т. д.)

Плюсы	Минусы
— Легкий доступ — Экономия места (бумажные документы могут быть уничтожены/переработаны после сканирования) — Легко найти документы по ключевым словам или штрих-коду	— Большие первоначальные затраты — Потребуется время для оцифровки бэк-каталога документов — Специализированный характер услуги означает, что эксплуатационные расходы могут быть высокими

Как работает архивирование документов?

Прежде чем архивировать какие-либо деловые документы, вам нужно определить, как вы будете это делать, чтобы все в вашей компании обрабатывали документы одинаковым образом. Создав процедуру управления документами и архивирования, вы можете гарантировать, что ваши документы архивируются правильно, надежно и легко извлекаются, когда они вам нужны.

Несколько советов о том, как архивировать бумажные документы, можно прочитать здесь и как выбрать подходящие коробки или контейнеры здесь.

Какой бы тип решения для архивирования вы ни выбрали, компания по архивированию документов должна забрать ваши документы из вашего помещения в рамках услуги.

Существует три основных типа услуг по архивированию документов:

1. Стандартные услуги по архивированию документов

Архивная компания хранит ваши документы вне офиса, на специальном складе. Они дают каждой коробке или файлу свой собственный штрих-код, чтобы вы знали, какие документы в какой коробке.

Когда вам нужен документ, вы можете попросить компанию доставить вам оригинал через службу доставки с отслеживанием.

2. Услуга сканирования по требованию для архивации документов

Служба сканирования по запросу работает следующим образом:

• Компания архивирует ваши бумажные документы.
• Когда вы запрашиваете документ, компания сканирует его и отправляет вам по электронной почте.
• Получив цифровой документ, вы можете потребовать, чтобы бумажный документ был повторно заархивирован или уничтожен.

У вас по-прежнему будет доступ к онлайн-порталу, через который вы сможете просматривать, где хранятся ваши документы и даты их извлечения или уничтожения.

3. Услуга сканирования полного архива документов

Эта услуга включает в себя сканирование всего вашего архива (или любого количества документов по вашему желанию), а затем либо уничтожение и переработку бумажных документов, либо хранение их в хранилище.

Основным преимуществом службы полного сканирования архивов является то, что после сканирования документов вы можете получить к ним доступ и управлять ими самостоятельно, не обращаясь к архивной компании с просьбой отправить их вам. Однако большинство компаний, занимающихся архивированием, не предоставляют эту услугу в качестве стандартной, вместо этого они объединяются с компаниями-партнерами, чтобы предоставить полную услугу сканирования архивов. Из-за объема выполняемой работы эта услуга часто намного дороже, чем услуга сканирования по требованию.

Как получить доступ к своим документам с помощью программного обеспечения для архивации?

Программное обеспечение для сканирования и архивирования документов позволяет легко и безопасно находить, отслеживать и извлекать архивные документы, независимо от того, находятся ли они в бумажном или цифровом формате.

• Если ваши документы были отсканированы и сохранены в цифровом виде, у вас будет полный доступ ко всему вашему архиву.
• Если ваши документы были сохранены в бумажном формате, вы можете использовать программное обеспечение для просмотра места их хранения и базовой информации, такой как даты их хранения, последнего извлечения или уничтожения.

Программное обеспечение для архивирования документов обычно имеет следующие функции:

• Интернет-портал, где вы можете запросить отправку вам копий ваших документов или запросить уничтожение документов
• Контролируемый безопасный доступ, поэтому только авторизованный персонал может просматривать, изменять или извлекать документы
• Контрольный журнал, чтобы увидеть, кто получал доступ, исправлял, сохранял или уничтожал документы

Системы штрих-кодирования часто используются вместе с программным обеспечением для архивирования, чтобы упростить и ускорить отслеживание отдельных документов и ящиков для хранения.

В Russell Richardson мы используем высокозащищенное программное обеспечение для хранения и управления документами O’Neil, которое позволяет вам искать документы, создавать отчеты, запрашивать поиск и многое другое. Если вы хотите узнать больше, позвоните нам по телефону 0800 294 6552 или свяжитесь с нами через нашу контактную форму.

Как получить заархивированные документы?

Какова процедура получения цифровых документов?

Если вы использовали службу сканирования архива	Если вы использовали службу сканирования по запросу
Все ваши документы сканируются перед архивированием. У вас будет полный доступ ко всем вашим отсканированным документам, так что вы сможете самостоятельно искать и загружать документы. Некоторые архивные компании, такие как Russell Richardson, используют партнеров по сканированию для предоставления полного сервиса сканирования архивов.	Все ваши документы архивируются без сканирования. Вы получите цифровые копии только тех документов, которые вы запросили. Перед отправкой по электронной почте они будут зашифрованы и защищены паролем.

Какова процедура получения бумажных документов?

Архивная компания присвоит каждой коробке уникальный штрих-код, прежде чем поместить ее на хранение. Вы можете использовать эту систему штрих-кода, чтобы запросить документ, и архивная компания найдет файл и доставит его вам лично.

Доставка будет полностью отслеживаться и в целях максимальной безопасности доставляться только указанному контактному лицу. Как только вы закончите работу с документом, архивная компания соберет его и повторно заархивирует или уничтожит, если вы решите, что бумажная копия вам больше не нужна.

Если вы хотите узнать больше, позвоните нам по телефону 0800 294 6552 или свяжитесь с нами через нашу контактную форму.

Каковы преимущества использования службы архивации документов?

Экономия места — архивирование документов освобождает ценное пространство в вашем офисе за счет перемещения громоздких архивных ящиков за пределы офиса

Повышенная безопасность – документы хранятся в охраняемых помещениях, и доступ к ним имеют только уполномоченные сотрудники

Больше контроля — документы постоянно отслеживаются, поэтому их невозможно потерять, найти или изменить без записи

Лучшая организация и производительность — сотрудники могут легко находить нужные документы и получать к ним доступ

Знания — если вы не знаете, как архивировать бумажные документы, архивные компании могут сделать это за вас

Гибкость — вы можете архивировать все свои документы или только определенные файлы, например, счета-фактуры или записи отдела кадров.

Безопасность – архивирование документов обеспечивает их защиту от пожара и наводнения

Соблюдайте закон — убедитесь, что вы всегда соблюдаете отраслевые правила ведения учета

Чтобы узнать больше, ознакомьтесь с нашими часто задаваемыми вопросами о том, как подготовить бумажные документы к архивированию.

Как выбрать надежную службу архивирования документов

Есть ряд вопросов, которые вы можете задать при поиске надежной службы архивирования:

• Меры безопасности
• Ссылки
• Служба поддержки клиентов
• Сборы
• Членство и стандарты
• Добавлены дополнения

• Какие меры безопасности они принимают?

Спросите у архивной компании, какие меры безопасности они используют для защиты документов, находящихся на месте. Стандартные функции безопасности для складских помещений включают:

• Системы видеонаблюдения и сигнализации
• сотрудников, прошедших полную проверку безопасности
• гусеничные развозные фургоны
• безопасное удаление конфиденциальных отходов

Программное обеспечение для архивации документов должно иметь многофакторный доступ и иметь возможность полностью отслеживать перемещение или изменение документов.

• Могут ли они предоставить рекомендации от предыдущих или существующих клиентов?

Попросите посмотреть рекомендации от компаний, которые в настоящее время пользуются их услугами архивирования. Вы можете прочитать отзывы некоторых наших клиентов здесь.

• Легко ли с ними связаться, и есть ли у них отзывчивая служба поддержки?

Если у вас возникли проблемы или вам нужна помощь, важно знать, что вы можете легко связаться с компанией, предоставляющей услуги по архивированию. У Рассела Ричардсона есть специальный менеджер по работе с клиентами для каждого клиента, поэтому наши клиенты знают, к кому обращаться, если им нужна помощь.

• Взимают ли они плату за выезд?

Это стандартная практика для компаний, занимающихся архивированием документов, просить новых клиентов подписать контракт. Многие архивные компании взимают плату за выезд с клиентов, чтобы получить свои документы из хранилища или передать их другому поставщику.

В Russell Richardson у нас нет платы за выезд, поскольку мы не согласны с взиманием платы с клиентов за возврат документов. Мы верим, что уровень нашего обслуживания удержит клиентов от переезда.

• Являются ли они членами признанных отраслевых групп и соответствуют ли они отраслевым стандартам сканирования и архивирования?

Хотя не существует официальных стандартов, которым должны соответствовать компании, занимающиеся сканированием и архивированием, есть ряд вещей, на которые следует обратить внимание, чтобы убедиться, что выбранной вами компании можно доверять. Они демонстрируют, что архивная компания соответствует определенным стандартам.

Рассел Ричардсон является членом PRISM International (Professional Records and Information Services Management). Мы поддерживаем и сертифицированы в соответствии со следующими стандартами ISO: 

• ISO 9001:2008 — Системы управления качеством
• ISO 14001:2004 — Системы экологического менеджмента
• ISO 27001:2013 — Системы управления информационной безопасностью

Мы также придерживаемся британского стандарта BS OHSAS 18001 2007 — Система управления охраной труда и промышленной безопасностью.

• Какие дополнительные услуги они предоставляют?

Прежде чем согласиться на использование службы архивирования документов, узнайте, что именно включено. Некоторые компании просто предоставляют место для хранения архивных документов — аналогично хранилищам — без каких-либо функций безопасности.

Помимо хранения документов, хорошая архивная компания должна также предлагать услуги безопасного индексирования, поиска, сканирования, сбора и доставки, а также полезные дополнительные услуги, такие как ящики для хранения.

Часто задаваемые вопросы об услугах архивирования

Что предоставляют услуги удаленного архивирования и сканирования документов?

Процедура архивирования бумажных документов зависит от выбранной вами компании. Стандартная служба архивирования документов будет:

• собирать документы и доставлять их на место по запросу
• использовать программное обеспечение для управления информацией для записи всех документов в системе, что означает, что ничто не может быть утеряно
• правильно утилизируйте и перерабатывайте документы – некоторые компании предпочитают уничтожать или перерабатывать свои бумажные документы после их преобразования в цифровой формат
.
• хранить документы, как правило, в архивных ящиках в охраняемых помещениях
• позволяют получать цифровые копии ваших документов
• предоставить услугу по поиску и доставке бумажных документов

Что могут архивировать услуги архивирования документов?

Помимо бумажных документов, вы можете архивировать многие другие предметы, такие как:

• фотографии, негативы и слайды
• газеты и журналы
• карт
• книг

С помощью услуг архивирования Russell Richardson вы можете безопасно хранить любые из перечисленных выше элементов в одном месте.

Как архивные компании хранят фотографии?

Несмотря на широкое распространение цифровой фотографии, у многих людей все еще есть распечатанные фотографии, негативы и слайды, которые они хотят сохранить. Архивные компании могут сканировать фотографии в цифровой формат и/или сохранять существующие фотографии, негативы и слайды, чтобы сохранить их для будущих поколений.

В хранилище можно хранить не только личные фотографии. Такие предприятия, как медийные компании и профессиональные фотографы, также могут извлечь выгоду из освобождения места за счет архивирования печатных копий своих изображений.

Чем может помочь архивирование документов, если моя компания проходит аудит?

Если ваша компания проходит аудит, вам может потребоваться предоставить такие документы, как платежная ведомость, информация об НДС, документы международной торговли и т. д. Во время этого аудита вам может потребоваться предоставить эту информацию за последние несколько лет. Правительство настаивает на том, чтобы все записи были разборчивыми и легкодоступными для проверки в случае необходимости.

Архивация документов сохранит ваши документы в надежном, безопасном и чистом месте. Ваши документы будут легко доступны благодаря отслеживанию штрих-кода, что даст вам полный контроль над вашими записями. Рассел Ричардсон может отправить или отсканировать отдельные документы по вашему запросу через онлайн-портал.

Как долго я должен хранить документы?

Некоторые деловые документы имеют срок хранения, то есть вы должны хранить их в течение определенного периода времени, прежде чем уничтожать.

• Рекомендуется хранить отчеты о выплате заработной платы и заработной плате в течение трех лет с конца налогового года, к которому они относятся
• По закону вы должны вести учет НДС в течение шести лет
• Вы должны хранить торговые документы в течение четырех лет, хотя рекомендуется 10 лет, если они потребуются для уголовного расследования

В медицинской и юридической сфере документы должны храниться еще дольше – например, записи врача общей практики должны храниться в течение 10 лет после смерти пациента. Некоторые юридические документы необходимо хранить в течение 50 лет после закрытия дела.

Вы должны указать срок хранения вашей компании для документов, кроме тех, которые вы должны хранить по юридическим причинам и причинам аудита, в политике управления записями вашей компании

Подробнее о законодательных требованиях к архивированию документов можно прочитать здесь.

Как работает программное обеспечение для сканирования и архивирования?

Программное обеспечение для сканирования и архивирования превращает стандартные печатные документы в сканируемые файлы. Они используют часть программного обеспечения, известную как OCR (оптическое распознавание символов). Программное обеспечение OCR преобразует изображения печатного, рукописного или печатного текста в PDF или другие текстовые документы. Затем эти документы можно искать с помощью программного обеспечения для архивирования. Это означает, что пользователи могут искать ключевые слова или фразы.

Из-за специализированного характера программного обеспечения для сканирования и архивирования, скорее всего, вы будете платить за эту услугу. Сканирование бэк-каталога документов займет время, и если ваша компания производит много документов, это будет непрерывный процесс.

Какова процедура архивирования бумажных документов с Расселом Ричардсоном?

Компания Russell Richardson максимально упрощает процедуру архивирования бумажных документов. Ваши файлы будут защищены на нашем складе с 24-часовым видеонаблюдением, и доступ к ним будет осуществляться только через наш персонал, прошедший проверку безопасности.

Три шага, необходимые для архивации бумажных документов у нас:

• 1. Ваши документы собираются и затем помещаются на хранение на наш специальный склад
• 2. Каждой коробке или файлу будет присвоен уникальный штрих-код
.
• 3. Вы можете запросить документы через наш онлайн-портал
• 3а. Отдельные документы можно сканировать и отправлять по электронной почте
.
• 3б. Коробки можно отправить службой отслеживаемой доставки
.

Как долго я могу архивировать свои документы у Рассела Ричардсона?

Вы можете заархивировать свои документы с Расселом Ричардсоном на любой период времени, требуемый вашими сроками хранения или законами о защите данных.

Как указано выше, некоторые документы необходимо хранить в течение многих лет, но мы также храним записи, близкие к дате их бесплатного уничтожения.

Когда вам больше не нужны записи, команда Russell Richardson может безопасно уничтожить бумажные документы.

Что мне делать, чтобы соблюдать нормативные требования и защищать данные?

Защита данных должна быть приоритетом для любого бизнеса. Вы должны защищать данные своих сотрудников и клиентов по самым высоким стандартам. Режим защиты данных в Великобритании описан в DPA 2018, а также в GDPR.

Что такое защита данных?

Защита данных — это процесс защиты важной информации от потери, компрометации или повреждения. Если вы собираете информацию о людях по любой причине, кроме личных, семейных или домашних, вы должны соблюдать законы о защите данных.

Каждый человек имеет право на неприкосновенность частной жизни и контроль над своей личностью и взаимодействием с людьми и бизнесом. Защита данных гарантирует, что люди доверяют компаниям свои данные и, следовательно, поддерживают инновационное использование данных.

Что считается персональными данными?

Существует множество типов персональных данных. Некоторые ключевые примеры:

• имя
• адрес
• фото
• IP-адрес
• генетические данные
• биометрические данные

Каждый день разрабатываются новые типы данных и методы сбора данных. Это означает, что новые типы персональных данных могут подпадать под защиту данных. Реализация GDPR от 25 мая 2018 г. призвана предложить ключевые обязательства, принципы и права в области защиты данных.

Что такое GDPR?

GDPR расшифровывается как Общий регламент по защите данных. GDPR — это набор правил, которые дают гражданам ЕС (и Великобритании после Brexit) больший контроль над своими личными данными. Сейчас люди создают больше данных, чем когда-либо прежде, через социальные сети, интернет-магазины, правительства и банки. GDPR призван помочь защитить эти данные и обеспечить их безопасное и законное использование.

Если вы храните данные, вы должны документировать свои действия по обработке. Эти записи должны храниться в письменном виде, обновляться и быть легко доступными для ICO (Управление уполномоченного по информации) по запросу.