6- ПР Создание архива
Практическая работа № 6
Создание архива данных. Извлечение данных из архива.
Цель работы: выработать практические навыки создания архивов, извлечения данных из них
Сведения из теории
Архивация (упаковка) — помещение (загрузка) исходных файлов в архивный файл в сжатом или несжатом виде.
Архивация предназначена для создания резервных копий используемых файлов, на случай потери или порчи по каким-либо причинам основной копии (невнимательность пользователя, повреждение магнитного диска, заражение вирусом и т.д.).
Для архивации используются специальные программы, архиваторы, осуществляющие упаковку и позволяющие уменьшать размер архива, по сравнению с оригиналом, примерно в два и более раз.
Архиваторы позволяют защищать созданные ими архивы
паролем, сохранять и восстанавливать
структуру подкаталогов, записывать
большой архивный файл на несколько
дисков (многотомный архив).
Сжиматься могут как один, так и несколько файлов, которые в сжатом виде помещаются в так называемый архивный файл или архив.
Программы большого объема, распространяемые на дискетах, также находятся на них в виде архивов.
Архивный файл — это специальным образом организованный файл, содержащий в себе один или несколько файлов в сжатом или несжатом виде и служебную информацию об именах файлов, дате и времени их создания или модификации.
Выигрыш в размере архива достигается за счет замены часто встречающихся в файле последовательностей кодов на ссылки к первой обнаруженной последовательности и использования алгоритмов сжатия информации.
Степень
сжатия зависит от используемой программы,
метода сжатия и типа исходного файла.
Наиболее хорошо сжимаются файлы
графических образов, текстовые файлы
и файлы данных, для которых степень
сжатия может достигать 5 — 40%, меньше
сжимаются файлы исполняемых программ
и загрузочных модулей — 60 — 90%.
Для того чтобы воспользоваться информацией, запакованной в архив, необходимо архив раскрыть или распаковать. Это делается либо той же программой-архиватором, либо парной к ней программой-разархиватором.
Разархивация (распаковка) — процесс восстановления файлов из архива в первоначальном виде. При распаковке файлы извлекаются из архива и помещаются на диск или в оперативную память.
Самораспаковывающийся архивный файл — это загрузочный, исполняемый модуль, который способен к самостоятельной разархивации находящихся в нем файлов без использования программы-архиватора.
Самораспаковывающийся архив получил название SFX-архив (SelF-eXtracting). Архивы такого типа в обычно создаются в форме .ЕХЕ-файла.
Архиваторы,
служащие для сжатия и хранения информации,
обеспечивают представление в едином
архивном файле одного или нескольких
файлов, каждый из которых может быть
при необходимости извлечен в первоначальном
виде.
В оглавлении архивного файла для каждого содержащегося в нем файла хранится следующая информация:
имя файла;
сведения о каталоге, в котором содержится файл;
дата и время последней модификации файла;
размер файла на диске и в архиве;
код циклического контроля для каждого файла, используемый для проверки целостности архива.
Архиваторы имеют следующие функциональные возможности:
1. Уменьшение требуемого объема памяти для хранения файлов от 20% до 90% первоначального объема.
2.
Обновление в архиве только тех файлов,
которые изменялись со времени их
последнего занесения в архив, т.е.
программа-упаковщик сама следит за
изменениями, внесенными пользователем
в архивируемые файлы, и помещает в архив
только новые и измененные файлы.
3. Объединение группы файлов с сохранением в архиве имен директорий с именами файлов, что позволяет при разархивации восстанавливать полную структуру директорий и файлов.
4. Написания комментариев к архиву и файлам в архиве.
5. Создание саморазархивируемых архивов, которые для извлечения файлов не требуют наличия самого архиватора.
6. Создание многотомных архивов – последовательности архивных файлов. Многотомные архивы предназначены для архивации больших комплексов файлов на дискеты.
Задания
Создайте в своей личной папке папки Исходные и папку Архив.
В папке Исходные создайте папки Документы, Рисунки, Презентации.
Откройте папку Мой компьютер и с помощью кнопки Поиск осуществите поиск:
двух файлов с расширением .
doc (размер должен быть более 50Кбайт),
которые затем скопируйте в папку Документы;двух файлов с расширением .jpg (размер должен быть более 60Кбайт), которые затем скопируйте в папку Рисунки;
двух файлов с расширением .ppt, которые затем скопируйте в папку Презентации.
doc (размер должен быть более 50Кбайт),
которые затем скопируйте в папку Документы;Откройте папку Документы, выделите все файлы, находящиеся в ней, вызовите для них контекстное меню.
В контекстном меню выберите команду Добавить в архив… Появится окно архиватора (рис. 6.1)
Рис. 6.1 – Окно архиватора
Выберите формат архива 7Z, метод сжатия Максимальный.
Имя архива задайте Архивные документы.
Нажмите кнопку Обзор и выберите папку Архив для размещения в ней архива.
Проверьте правильность настроек и нажмите кнопку OK.
Посмотрите, появился ли архивный файл Архивные документы в папке Архив.
Откройте папку Рисунки, выделите оба файла и через контекстное меню выберите команду Добавить в архив…
Выберите формат архива ZIP, метод сжатия Обычный.
В Параметрах архивации задайте режим «Каждый файл в отдельный архив»
Нажмите кнопку Обзор и выберите папку Архив для размещения в ней архивного файла.
Проверьте правильность настроек и нажмите кнопку OK.
Посмотрите, появился ли архивный файл (или файлы) в папке Архив.
Откройте папку Презентации, выделите оба файла и через контекстное меню выберите команду Добавить в архив…
Создайте самораспаковывающийся архив в папке Архив под именем Архив-Презент.
Проверьте правильность настроек и нажмите кнопку OK.
Посмотрите, появился ли архивный файл в папке Архив, чем он отличается от предыдущих архивных файлов.
Файл с текстом практической работы заархивируйте с паролем и поместите в папку Архив.
В отчете нарисуйте таблицу 1 как в образце
Таблица 1 – Образец для заполнения
Имя файла | Исходный размер | Размер сжатого файла |
________.doc | ||
________.doc | ||
ИТОГО: | ? | ? |
________. | ||
________.jpg | ||
ИТОГО: | ? | ? |
________.ppt | ||
________.ppt | ||
ИТОГО: | ? | ? |
jpgПосчитайте, на сколько процентов уменьшился суммарный размер doc-файлов, суммарный размер jpg-файлов, суммарный ppt-файлов по формуле: 100% – (R1*100%)/R0, где R1 – размер сжатых файлов, R0 – размер исходных файлов.
Извлечь файлы рисунков из архивных файлов на Рабочий стол.
В выводе по работе запишите: файлы какого формата имеют наибольшее сжатие.
Контрольные вопросы
Какой процесс называют архивацией? Для чего предназначена архивация?
Какой файл называется архивным?
Что называется разархивацией?
Какая информации хранится в оглавлении архивного файла?
Какие функциональные возможности имеют архиваторы?
От чего зависит степень сжатия и какие файлы имеют наибольший (наименьший процент сжатия)?
Что такое самораспаковывающийся архив? Чем он отличается от обычного архива?
Какое расширение имеет самораспаковывающийся архив?
Какое расширение имеет архивный файл, созданный в программе WinZip, а в WinRar?
Практическая работа №4.
Архивы данных | План-конспект урока по информатике и икт (11 класс):Практическая работа №4. УРОК 11-13
Архивы данных.
Цель работы: изучение принципов архивации файлов, функций и режимы работы наиболее распространенных архиваторов, приобретение практических навыков работы по созданию архивных файлов и извлечению файлов из архивов.
Оборудование, приборы, аппаратура, материалы: персональный компьютер, WinRar.
Краткие теоретические сведения.
Архивация (упаковка) — помещение (загрузка) исходных файлов в архивный файл в сжатом или несжатом виде.
Архивация предназначена для создания резервных копий используемых файлов, на случай потери или порчи по каким-либо причинам основной копии (невнимательность пользователя, повреждение магнитного диска, заражение вирусом и т.д.).
Для архивации используются специальные программы, архиваторы, осуществляющие упаковку и позволяющие уменьшать размер архива, по сравнению с оригиналом, примерно в два и более раз.
Архиваторы позволяют защищать созданные ими архивы паролем, сохранять и восстанавливать структуру подкаталогов, записывать большой архивный файл на несколько дисков (многотомный архив).
Сжиматься могут как один, так и несколько файлов, которые в сжатом виде помещаются в так называемый архивный файл или архив. Программы большого объема, распространяемые на дискетах, также находятся на них в виде архивов.
Архивный файл — это специальным образом организованный файл, содержащий в себе один или несколько файлов в сжатом или несжатом виде и служебную информацию об именах файлов, дате и времени их создания или модификации.
Разархивация (распаковка) — процесс восстановления файлов из архива в первоначальном виде. При распаковке файлы извлекаются из архива и помещаются на диск или в оперативную память.
Архиваторы, служащие для сжатия и хранения информации, обеспечивают представление в едином архивном файле одного или нескольких файлов, каждый из которых может быть при необходимости извлечен в первоначальном виде.
В оглавлении архивного файла, для каждого содержащегося в нем файла хранится следующая информация:
- имя файла;
- сведения о каталоге, в котором содержится файл;
- дата и время последней модификации файла;
- размер файла на диске и в архиве;
- код циклического контроля для каждого файла, используемый для проверки целостности архива.
Архиваторы имеют следующие функциональные возможности:
- Уменьшение требуемого объема памяти для хранения файлов от 20% до 90% первоначального объема.
- Обновление в архиве только тех файлов, которые изменялись со времени их последнего занесения в архив, т.е. программа-упаковщик сама следит за изменениями, внесенными пользователем в архивируемые файлы, и помещает в архив только новые и измененные файлы.
- Объединение группы файлов с сохранением в архиве имен директорий с именами файлов, что позволяет при разархивации восстанавливать полную структуру директорий и файлов.
- Написания комментариев к архиву и файлам в архиве.
- Создание саморазархивируемых архивов, которые для извлечения файлов не требуют наличия самого архиватора.
- Создание многотомных архивов– последовательности архивных файлов. Многотомные архивы предназначены для архивации больших комплексов файлов на дискеты.
Задание
Содержание отчета по результатам выполнения практической работы
Отчет должен содержать:
- Название работы.
- Цель работы.
- Результаты выполнения задания 1.
- Результаты выполнения задания 2.
- Вывод по работе.
Задание 1. Определите процент сжатия файлов и заполните таблицу 1 и таблицу 2. Процент сжатия определяется по формулам
, где S1 – сумма архивных текстовых файлов (WinZip), S0– сумма исходных текстовых файлов.
, где S2 – сумма архивных текстовых файлов (WinRar), S0– сумма исходных текстовых файлов
, где S3 – сумма архивных графических файлов (WinZip), – сумма исходных графических файлов.
, где S4 – сумма архивных графических файлов (WinRar), –– сумма исходных графических файлов
Таблица1
| Архиваторы | Размер исходных файлов | |
WinZip | WinRar | ||
Текстовые файлы: | |||
1. | 11,3 МБ | 10,9 МБ | 12,1 Мб |
2. Документ2.doc | 16,9 МБ | 17,1 МБ | 17,4 МБ |
3. Документ3.doc | 710,2 МБ | 0,63 ГБ | 0,7 ГБ |
Графические файлы: | |||
1. Зима.jpg | 122 МБ | 120,4 МБ | 124 Мб |
2. Лето.jpg | 368,7 МБ | 371 МБ | 391 МБ |
3. | 22,4 МБ | 19,8 МБ | 22,8 МБ |
4. Рассвет.bmp | 11,9 МБ | 13101,9 КБ | 13107,2 КБ |
Процент сжатия текстовой информации (для всех файлов) | Р1=? | Р2=? |
|
Процент сжатия графической информации (для всех файлов) | Р3=? | Р4=? |
|
Документ1.doc
Рябина.bmpТаблица2
| Архиваторы | Размер исходных файлов | |
WinZip | WinRar | ||
Текстовые файлы: | |||
1. | 111,3 МБ | 101,9 МБ | 121,1 Мб |
2. Документ2.doc | 165,9 МБ | 175,1 МБ | 175,4 МБ |
3. Документ3.doc | 62,12 МБ | 0,063 ГБ | 0,07 ГБ |
Графические файлы: | |||
1. Зима.jpg | 12 МБ | 12,4 МБ | 14 Мб |
2. Лето.jpg | 68,7 МБ | 71 МБ | 91 МБ |
3. | 202,4 МБ | 190,8 МБ | 202,8 МБ |
4. Рассвет.bmp | 11,9 МБ | 12808,9 КБ | 12492,8 КБ |
Процент сжатия текстовой информации (для всех файлов) | Р1=? | Р2=? |
|
Процент сжатия графической информации (для всех файлов) | Р3=? | Р4=? |
|
Документ1.doc
Рябина.bmpЗадание №2. Ответить на вопросы:
Что называется архивацией? | |
Для чего предназначена архивация? | |
Какой файл называется архивным? | |
Что называется, разархивацией? | |
Какая информации хранится в оглавлении архивного файла? | |
Какие функциональные возможности имеют архиваторы? |
1.
Что такое архивы? | Королевский колледж Кембриджа- Определение «архива»
- Библиотеки и архивы
- Почти архив
- Типы архивных хранилищ
- Кто использует архивы?
- Почему важны архивы?
- Деятельность
Определение слова «архив»
Слово «архив» трудно определить, поскольку оно используется по-разному в зависимости от контекста. Это может означать:
Набор предметов, свидетельствующих о деятельности лица или учреждения.
Здание, в котором хранятся исторические записи, также называемые «архивными центрами», «регистрационными офисами» или «хранилищами».
Любая бумага, которая устарела или редко используется.
Действие по добавлению записей в архив.
На этом веб-сайте слово «архив» будет означать:
Собрание документов, созданных или собранных одним лицом или учреждением и отобранных для долговременного хранения в качестве свидетельства их деятельности.
Формат этих документов не имеет значения; это могут быть средневековые пергаментные документы, карты, фотографии или даже цифровые файлы. Им может быть несколько веков или всего несколько недель.
Архивные документы являются первоисточниками, созданными во время описываемых ими событий участниками или свидетелями этих событий. Обычно они уникальны.
Отдельные архивные документы часто называют «записями», потому что они фиксируют событие. Их также можно назвать «рукописями», хотя это связано с тем, что они создавались вручную, а не публиковались.
Мы бы не советовали использовать слово «архив» в значениях c) и d) выше, поскольку они могут быть двусмысленными и не отражать истинную природу архивов как документов, которые в настоящее время считаются исторически значимыми. или в будущем.
Помните, что рассматриваемые нами архивы обладают следующими качествами:
Они являются первоисточниками
Они были выбраны как свидетельства исторически значимых событий
О них заботятся в надежде, что они прослужат сотни лет.
Знаете ли вы?
Слово «архив» происходит от греческого слова «archeia», что означает «публичные записи».
Библиотеки и архивы
Здесь вы впервые встретите такие термины, как «происхождение». Не волнуйтесь, они будут объяснены в последующих разделах.
| Библиотеки | ….. | Архивы |
|---|---|---|
Первичные или вторичные источники? | ||
| В основном среднее. Большая часть материалов в библиотеках опубликована. | В основном первичный. Большинство архивных документов были написаны или напечатаны создателем, а не напечатаны издателем, поэтому их часто называют рукописями. Опубликованные материалы сохраняются только в том случае, если они были использованы или собраны лицом или учреждением в ходе их работы. | |
Можно ли просматривать владения? | ||
| Да.  Материалы библиотеки обычно находятся в открытом доступе. Вы можете искать в каталоге или просто просматривать соответствующие полки. | Нет. Архивы надежно хранятся в отдельной комнате, называемой хранилищем, так что вы должны запросить их. Чтобы определить товары, которые вы хотели бы видеть, вам нужно просмотреть каталог. | |
Расположение | ||
| Тема, автор, название… | Происхождение и первоначальный заказ (обсуждается в разделе 2). | |
Каталоги | ||
| Отдельные предметы. Элементы можно найти с помощью поиска по ключевым словам и т. д. Книга имеет смысл и полезность независимо от других книг. | Иерархическое описание. Архивные каталоги отражают способ создания документов, поэтому каталог имеет разные уровни описания (обсуждается в разделе 4). Документы требуют контекстуальной информации, которую часто можно найти в структуре каталога.  Поиск по ключевым словам часто очень полезен, но важно учитывать, как каждый элемент связан с остальной частью коллекции. | |
Можно ли брать предметы взаймы? | ||
| Да, в большинстве случаев. В большинстве библиотек есть один или два раздела, предназначенных «только для справки», но большая часть их фондов будет доступна членам для заимствования. | Нет. Обычно вы можете просматривать оригинальные архивные документы только в специально отведенном помещении, называемом поисковым или читальным залом, после регистрации в качестве читателя (обсуждается в разделе 5). | |
Есть ли ограничения на доступ? | ||
| Обычно нет. Библиотеки существуют для обеспечения доступа к информации. | Иногда. Документ может быть «ограничен/закрыт», если он ненадежен или по определенным юридическим причинам, таким как защита данных (раздел 6).  Они хранятся из-за их доказательной ценности и потому, что, вероятно, в конечном итоге они будут доступны для открытого/неограниченного доступа. | |
Откуда берутся предметы? | ||
| Большинство книг в библиотеках куплены или подарены. Обычно исследователям нужна информация о том, как была приобретена книга, только если она очень редкая. | Часто документы передаются из другого отдела того же учреждения. Они могут быть пожертвованы (предоставлены на постоянной основе) или депонированы (предоставлены в виде долгосрочной ссуды) физическими лицами или сторонними учреждениями. Иногда их покупают на аукционах или у книготорговцев, но это бывает редко. Происхождение (история владения) документов очень важно по причинам, которые мы обсудим в следующем разделе. | |
Знаете ли вы?
Коллекция Берга хранится в Нью-Йоркской публичной библиотеке и содержит около 35 000 печатных томов, брошюр и плакатов, а также 2 000 погонных футов литературных архивов и рукописей, представляющих работы более 400 авторов.
Почти архивы
Существуют определенные библиотечные отделы, которые не соответствуют обычным различиям между библиотеками и архивами.
Редкие книги
Библиотеки часто хранят редкие книги в сейфах и предоставляют доступ к ним только в читальных залах, хотя редкие книги обычно не считаются архивными. Эти книги часто включают в себя первые издания, книги, которые когда-то собирались известными людьми, или средневековые тексты, написанные от руки, с прекрасными «иллюминациями» (изображениями, часто встречающимися в начале раздела или на полях).
Специальные коллекции
Специальные коллекции В отделах специальных коллекций часто хранятся редкие книги и личные документы (архивы известных или местных важных людей). В отделах специальных коллекций университетских библиотек часто хранятся диссертации, написанные выпускниками этого университета. Доступ к материалам, хранящимся в специальных коллекциях, часто аналогичен доступу в архивах, и ими могут управлять как библиотекари, так и архивариусы.
Краеведение
Во многих библиотеках есть раздел, посвященный истории и географии их региона. Они объединяют опубликованные и неопубликованные материалы. Они могут содержать архивные материалы, но чаще хранящиеся в них предметы являются суррогатными (копиями документов). Суррогаты иногда используются для предоставления доступа к информации о хрупких или часто используемых архивных документах, при этом гарантируя, что оригинальные документы не будут повреждены в результате чрезмерного обращения.
Знаете ли вы?
В Британской библиотеке есть различные отделы, в том числе отдел рукописей, где хранятся архивные документы, в том числе любовные письма между поэтом Рупертом Бруком и Филлис Гарднер.
Типы архивных хранилищ
Существует несколько типов архивных хранилищ, но большинство хранилищ относятся к следующим категориям:
Знаете ли вы?
Хотя люди и организации веками сохраняли записи, способы, которыми они это делали, изменились.
Офис звукозаписи Бедфордшира открылся в 19 г.13 и был первым офисом записи графства.
Кто пользуется архивами?
Когда-то считалось, что архивы предназначены только для ученых. Это уже не так, если это когда-либо было. Сейчас люди используют архивы для всевозможных исследований.
Студенты и преподаватели до сих пор используют архивы при написании своих диссертаций, книг или журнальных статей. Это касается не только студентов-историков, но и других предметов, изучаемых с использованием архивов, включая литературу, искусство и экономику, и это лишь некоторые из них.
Телевизионные программы , такие как «Кем ты себя возомнил?», значительно повысили популярность архивов для изучения семейной истории. Утверждается, что это повышает у людей чувство идентичности и благополучия.
Краеведы проводят исследования, чтобы лучше понять местность, в которой они живут.
Художники и дизайнеры черпали вдохновение в своих работах из архивов искусства и дизайна.
Энтузиасты посещают архивы, чтобы узнать больше о своих увлечениях. Например, люди, интересующиеся путешествиями или инженерным делом, могут использовать коллекции судостроения, почты или железных дорог.
Предприятия используют архивы в маркетинговых целях. Основные бизнес-архивы включают следующие, чьи веб-сайты можно увидеть, перейдя по ссылкам в конце этого подраздела:
Маркс и Спенсер
Джон Льюис
Почтовое отделение
Юристы, градостроители, застройщики и архитекторы используют архивы при рассмотрении вопроса о том, как управлять застроенной средой, восстанавливать здания или планировать новые.
Журналисты часто используют архивы для изучения своих статей или получения копий архивных документов для иллюстрации своих статей или некрологов.
Записи, касающиеся политики, обычно «закрыты» (недоступны для исследователей) в течение определенного периода времени, но как только они становятся общедоступными, они часто могут влиять на наши взгляды на предыдущие правительства. Одним из примеров этого является расследование Хиллсборо.
Архивы даже могут быть использованы в качестве доказательств на слушаниях о нарушениях прав человека, таких как Комиссия по установлению истины и примирению после апартеида (Южная Африка).
Некоторые люди уничтожают архивы, зная их ценность как доказательства или для социальной справедливости.
Это всего лишь несколько групп пользователей архива. Список можно продолжить.
Знаете ли вы?
В 2013 году 306 человек посетили Архивный центр Королевского колледжа в качестве читателей, из которых 211 посетили его впервые. Многие из этих читателей провели в читальном зале несколько дней.
Почему важны архивы?
Архивы важны, потому что они предоставляют свидетельства деятельности и рассказывают нам больше о людях и учреждениях. Они рассказывают истории. Они также усиливают наше чувство идентичности и понимание культур. Они даже могут обеспечить справедливость.
Записи обычно не создавались для целей исторических исследований, поэтому они часто обеспечивают менее предвзятое описание событий, чем вторичные источники.
Чтобы узнать, почему некоторые видные историки и политики придают огромное значение архивам, посмотрите это видео, созданное для кампании Национального архива «АРХИВ ИЗУЧЕН».
Знаете ли вы?
Национальный архив ответил на 36 000 письменных запросов и 38 000 телефонных запросов в 2013–2014 годах.
Деятельность
Поставьте галочки, чтобы указать, верны или нет следующие утверждения:
Заявление
1.
Архивы являются первоисточниками.Верно
Ложь
2. Архивы легко просматривать.
Верно
Ложь
3. Архивы хранятся как свидетельства исторически значимых событий.
Верно
Ложь
4. Архивные документы всегда старые.
Верно
Ложь
5. В большинстве случаев для ознакомления с архивными документами приходится посещать специальные помещения, называемые «читальнями» или «поисками».
Верно
Ложь
6. Многие предприятия имеют архивы.
Верно
Ложь
Всего ответов на вопрос: 0/6
Общий балл: 0/6
Этот ресурс создан для того, чтобы быть сложным, поэтому, если вы не получили максимальные оценки, не расстраивайтесь.
Просто обновите страницу, вернитесь к тому, что вы сделали неправильно, попробуйте еще раз, и если вы все еще не понимаете, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться по адресу archivist@kings.
cam.ac.uk.
Архивы являются первоисточниками.
cam.ac.uk.Архивирование, управление документами и записями | Стэн Гарфилд
Первоначально опубликовано 15 июня 2017 г.
38-е место в серии из 50 компонентов управления знаниями (слайды 49, 102 и 103 в KM 102) исторических целях с использованием кассет, компакт-дисков или других долговременных носителей. Архивирование — это процесс перемещения файлов, которые больше не используются активно, на отдельное устройство хранения для долгосрочного хранения. Архивные файлы по-прежнему важны для организации и могут понадобиться для дальнейшего использования или должны быть сохранены для соблюдения нормативных требований. Архивы должны быть проиндексированы и доступны для поиска, чтобы файлы можно было легко найти и получить.
Как часть жизненного цикла информации архивирование является важным заключительным этапом. Хранение слишком большого количества старой информации в сети занимает ценное хранилище, которое можно было бы лучше использовать для новой информации, увеличивает количество возвращаемых нерелевантных результатов поиска и увеличивает усилия, необходимые для обслуживания, переноса и реклассификации контента.
Есть веские причины архивировать содержимое, а не просто удалять его. Законы могут требовать хранения контента в течение определенного периода времени. Внутренние и внешние аудиты могут потребовать сохранения документов. Сохранение информации как части истории – еще одна достойная цель. И бывают случаи, когда информация, которая считалась уже бесполезной, позже оказывается необходимой. Архивирование информации отвечает каждому из этих требований.
Управление документами : отслеживание и хранение электронных документов и/или изображений бумажных документов, отслеживание различных версий, измененных разными пользователями, и архивирование по мере необходимости. Система управления документами (DMS) — это технология, обеспечивающая комплексное решение для управления созданием, сбором, индексированием, хранением, поиском и удалением записей и информационных активов организации.
Управление записями : ведение записей организации с момента их создания до их окончательного уничтожения; это может включать классификацию, хранение, защиту, архивирование и уничтожение записей.
Ведение документации — это знание того, что у вас есть, где это находится и как долго вы должны это хранить и насколько это безопасно.
Примеры процессов, политик и процедур
1. Процесс управления документами. Идеальный процесс управления жизненным циклом информации обеспечивает простой способ проверки содержимого, при этом повторно используемое содержимое сохраняется, а другое содержимое архивируется на подходящем носителе. Например, в конце проекта перечислены все документы в пространстве проектной группы, пользователь устанавливает флажки для тех, которые можно использовать повторно, а затем нажимает кнопку архивации. В результате многократно используемые документы извлекаются из пространства группы и сохраняются в соответствующем репозитории с использованием связанных метаданных, а все остальные документы архивируются на компакт-диск, который затем сохраняется в указанной архивной библиотеке.
2. Политика управления записями: определяет политику управления бизнес-записями организации
3.
Процедура архивирования: подробно описывает шаги, которые необходимо выполнить для поддержки правил архивирования политики управления записями
a. Пример: HP
б. Пример: Deloitte
Insights
1. Руководство по разработке политики управления информацией и записями Патрика Ламбе и Мариты Кинан
Требования к системе обмена знаниями, включая требования к таксономии и метаданным, должны быть сбалансированы с необходимостью управлять записями в соответствии с законодательными и нормативными требованиями. Знания, информация и записи образуют континуум, которым необходимо управлять целостно, и интегрированная политическая структура помогает поддерживать это.
2. Управление знаниями и управление документами/ECM Ник Милтон
Управление документами является частью управления информацией. Управление документами охватывает управление электронными документами, независимо от того, являются ли они знаниями или нет. Управление знаниями охватывает управление знаниями, некоторые из которых могут быть систематизированы в документах.
Между ними есть пересечение, а также отдельные отдельные области.
4. Назовите меня циничным, но… Юан Семпл
Системы управления документами — где знания умирают изящно.
5. Сложные адаптивные процессы в вики? Дэйв Сноуден
Проблема с вики всегда заключалась в крахе двух принципиально разных операций: сохранения и публикации. Вы редактируете и сохраняете страницу. Что происходит? Вы публикуете в мире. Нет одобрения. Нет возможности убедиться, что он согласуется с изменениями процесса, внесенными в другом месте, по сравнению с нормативно-правовыми актами или правилами управления, чтобы получить одобрение заинтересованных сторон или получить юридическое одобрение. Как правило, в вики-сайтах отсутствуют возможности управления контентом и рабочего процесса, а поскольку они не имеют дело с одобренными записями, им также не хватает средств управления записями и хранения записей.
6. Обеспечение будущего доступа к истории Дэвид Вайнбергер
Еще в 1940-х годах архивисты говорили о машиночитаемых записях.
Споры и эксперименты продолжаются уже много десятилетий. Один из первых подходов заключался в том, чтобы заявить, что электронные документы не являются архивами, потому что архивы не могут с ними работать. (Он говорит, что у архивариусов и делопроизводителей всегда были разногласия, потому что RM касается графиков хранения, т. е. удаления записей.) Со временем архивариусы наловчились. К 2000 году некоторые из них имели дело с электронными записями. В 2010 многие делают, а многие нет. Продолжаются дебаты.
Нам нужны три языка: юридический, делопроизводство и ИТ. Как заставить старые способы работать в новых? Нам нужны как новые методы фильтрации, так и традиционные представления об оценке.
7. Обсуждения сообщества лидеров SIKM
a. Архивирование контента
Вопрос. Коллега из ИТ предлагает архивировать контент старше 6 месяцев (все еще доступный для поиска) и удалить контент старше 12 месяцев (владелец получит уведомление по электронной почте). Должны ли мы это сделать?
Ответы:
- От Хоуи Коэна: Я предлагаю вам работать со своей командой по соблюдению требований. Существуют юридические аспекты управления записями и их хранения, которые различаются в зависимости от компании и отрасли. У ИТ-специалистов могут быть идеи, но чаще всего мы не знаем законов или правил. В своей практике я всегда работаю с юридическими, корпоративными коммуникациями, HR и комплаенс.
- От Чака Джорджо: Стремление к архивированию обусловлено ограничениями пространства для хранения или внутренними политиками хранения? Первое можно решить, помогая приобрести дополнительное хранилище, второе будет сложно, поскольку они могут не захотеть сохранять определенный контент после определенного периода времени. Вы также можете попробовать отфильтровать содержимое, чтобы сохранить только то, что может быть наиболее полезным.
- От Пола Макдауэлла: Архивирование имеет большое значение для меняющейся и растущей области, но произвольные правила архивирования хороши для менеджеров по документации и ИТ-менеджеров и часто не очень хороши для практиков. Правила должны быть понятны в первую очередь практикам, при условии, конечно, что для правил архивирования нет явных правовых оснований.
- От Тэмми Берден: Это может зависеть от объема, стоимости и видимости контента. Можете ли вы количественно оценить его ценность и, следовательно, потребность в наглядности? Если вы не можете заставить ИТ-специалистов сдвинуться с места, а ценность сохранения/повторного использования по-прежнему высока, вы можете рассмотреть возможность преобразования контента с истекающим сроком действия в записи вики или записи другого типа в банке знаний или в наборе рабочих продуктов.
Существуют юридические аспекты управления записями и их хранения, которые различаются в зависимости от компании и отрасли. У ИТ-специалистов могут быть идеи, но чаще всего мы не знаем законов или правил. В своей практике я всегда работаю с юридическими, корпоративными коммуникациями, HR и комплаенс.
б. CoP — политика архивирования и хранения
Вопрос. Мы рассматриваем возможность переноса содержимого в доступный для поиска архив через 12 месяцев, а затем удаление содержимого через 6 лет. Это разумно? Как люди это делают?
Ответ от Ли Ромеро: Упразднение сообщества и сохранение его знаний
c. Должна ли группа УЗ отвечать за управление записями?
д. Ответ от Мюррея Дженнекса: политики хранения электронной почты и лучшие практики архивирования электронной почты
8.
Не архивируйте контент автоматически; вместо этого улучшите поиск
Хранилища знаний часто настраиваются на автоматическое архивирование документов по истечении заранее определенного периода времени. Цель состоит в том, чтобы после того, как содержимое было доступно в течение 90 дней (или любой другой выбранной продолжительности), оно перестало быть актуальным и, следовательно, должно быть удалено из репозитория. Предполагается, что этот старый контент не должен отображаться в результатах поиска или в списках доступных документов.
Причины включают:
- Старые документы больше не актуальны, точны и бесполезны.
- Поиски дают слишком много результатов, поэтому удаление старых документов повысит удовлетворенность пользователей поиском.
- Авторы контента должны периодически обновлять документы.
Добавленный контент не устаревает автоматически по истечении фиксированного периода времени. Он может оставаться ценным на неопределенный срок.
Я предлагаю аналогию: только потому, что Питер Друкер умер в 2005 году, мы не убираем его книги из библиотеки. Его идеи будут полезны еще очень долго.
В одной фирме, где я работал, был автоматический процесс архивирования. В результате я часто получал сообщения от разочарованных пользователей, которые искали контент, который они ранее нашли в репозитории, но больше не могли найти. Мне пришлось бы восстанавливать этот контент из архива в активный репозиторий. Это вызывало раздражение пользователей программой МЗ, приводило к потере времени и усилий, а иногда и к задержке получения важной информации, необходимой для работы клиента.
В книге «Управление знаниями и инновации» Стив Деннинг писал: «Качество знаний зависит не от того, старые они или новые, а от того, актуальны ли они, работают ли они до сих пор. Старая она или новая, значения не имеет. Вопрос: работает ли это? Динамика академических кругов иная. Здесь празднуется новое, полезное оно или нет. На старое смотрят свысока не потому, что оно бесполезно, а потому, что смысл существования академических кругов заключается в создании нового, а не полезного.
Инновации в промышленности часто основываются на уроках прошлого, особенно на тех, которые были забыты, или на тех, которые можно объединить в новые комбинации для достижения новых результатов. Суть, однако, не в том, новые ли знания, а в том, работают ли они на практике».
В связи с неуклонным снижением стоимости массовых хранилищ, есть несколько веских причин для удаления содержимого из хранилищ знаний, если только не известно, что оно устарело, неверно или бесполезно. Вместо этого разрешите поисковым системам ограничивать результаты на основе дат и других метаданных, чтобы пользователям было легче находить нужный им контент.
Не архивировать автоматически содержимое в хранилище знаний, дискуссиях или других собраниях знаний. Вместо этого убедитесь, что поисковая система может ограничить результаты датой объекта знаний. По умолчанию можно установить ограничение результатов до последних 90 дней, один год или любая желаемая продолжительность. Но пользователям должно быть легко изменить диапазон дат, чтобы включить более старый контент в результаты поиска.
Кроме того, разрешите помечать содержимое тегами «рекомендуется», «хороший пример» или «проверенная практика» авторитетным источником, а пользователями — «мне это было полезно» или с помощью кнопки «Нравится». Затем разрешите поиск по дате, атрибуту тега, наиболее понравившемуся пользователям и т. д. Дополнительные сведения о рекомендуемых тегах см. в разделе Оценка контента за пределами брандмауэра.
Ресурсы
- Процесс управления контентом
- DMS и ECM: разница между управлением контентом и документами от NE Docs
- Почему управление документами не является управлением записями от NE Docs
- Content Life: The Art of Archiving Пол Чин
- «Собака съела мою домашнюю работу» и другие жалкие отговорки, почему я не архивирую, Шон Рэган
- Записи и архивирование Присоединяйтесь к таблице управления информацией, Энди Мур
- Архивирование как краеугольный камень электронного обнаружения: пять шагов вперед, Шон Рэган
- Архивирование корпоративных социальных сетей и эффективное управление информацией, Джордан Ричардсон
- Как внедрить программное обеспечение для управления документами, Джулия Скавичио
- Как внедрить систему управления документами в SharePoint использование типов контента, Грегори Зелфонд
- Начало работы с управлением документами: Сократите расходы и повысьте производительность с помощью интеллектуальной системы управления документами, Тодд Джонсон
- Список пожеланий к программному обеспечению для управления записями: 10 обязательных функций, Стив Вайсман
- Управление записями — преодоление барьеров для получения вознаграждения, Джудит Ламонт
- Возникающие проблемы с данными, проблемы с подходами RM, Джудит Ламонт Lambe
- KM/Knowledge Services & Archives: Get Practice by Guy St. Clair
Clair17. AIIM
- Архивирование
- Управление документами
- Управление записями
18. CMSWIRE
- Архивирование
- Канал управления документами
- Управление документами
- Управление записями
19. Kmworld
- Archiv TechTarget
- Программное обеспечение для управления корпоративной документацией
- Программное обеспечение для управления корпоративной документацией
Продукты
- Программное обеспечение для управления документами от CMSWire
- 8 компаний-лидеров ECM в 2015 году Дэвид Роу
- Лучшие программные продукты для управления документами от Capterra
- Лучшее программное обеспечение для управления документами 2017 года от Molly K. McLaughlin
- Системы управления документами: A Руководство покупателя, Чад Брукс
- Программное обеспечение для управления документами, Крейг Боровски
- Программное обеспечение для записей, Крейг Боровски
- Сравнение RMS, ECM и корпоративных информационных порталов, TAB
- Сравнительная таблица программного обеспечения для управления документами, составленная Business. com
- Топ-5 лучших систем управления документами в 2017 году, Николас Ферн
- ECM и общий доступ к облачным файлам, составленный Real Story Group
- The Forrester Wave™: ECM Business Content Services, Q2 2017 via M-Files
- Магический квадрант Gartner для управления корпоративным контентом, 2016 г. через Hyland
- Gartner ECM, 2016 г. — «Магический квадрант» — Изменения, шумиха и мошенничество? от Technology Services Group
- Магический квадрант Gartner для ECM и Обзор рынка от Venus Tamturk
Книги
- Архивирование данных на предприятии — стратегический подход Кристофер Моран
- Передовой опыт архивирования данных Джеймс Сеймур Джонсон, Саймон Фаулер и Дэвид Томас
- Сохранение цифровой информации Генри Глэдни
- Управление документами на предприятии: принципы, методы и приложения Майкл Дж. Д. Саттон
- Управление корпоративным контентом с помощью Microsoft SharePoint Кристофер Райли и Шадрах Уайт
- Практическое управление корпоративным контентом SharePoint 2013 Стив Гудиер
- Технология управления корпоративным контентом: что вам нужно знать Том Дженкинс, Дэвид Глейзер и Хартмут Шапер
- Предприятие Решения для управления контентом: что вам нужно знать Билл Форкер, Питер Джелински и Том Дженкинс
- Управление контентом в облаке — Управление корпоративным контентом 2.
com