1 для чего предназначена архивация: / 100 %. Windows Vista / (, ) / —

1. Что такое архивные файлы, для чего предназначены программы-архиваторы.

Федеральное государственное образовательное учреждение

Высшего профессионального обучения

«Томский Государственный Педагогический Университет»

Факультет национальная экономика

РЕФЕРАТ

По дисциплине: Деловая информатика

Тема: Методы архивирования информации

Выполнил:

студент ___ курса

Заочного отделения.

Проверил:

г. Томск – 2006

Содержание:

1. Что такое архивные файлы, для чего предназначены программы-архиваторы

2. Работа с архивами

3. Пересылка файлов из архива и в архив

4. Извлечение файлов из архива и их удаление

5. Создание архива. Методы архивирования

6. Перезапись файлов при распаковке

7. Тестирование архивов

13. Практическое использование

Литература

Архивные файлы – это документы, рисунки и др. файлы, которые специально сжаты (упакованы) с целью более рационального размещения на дискете или для передачи по электронной почте через интернет. При этом архивный файл занимает в несколько раз меньше места (иногда в 10 — 100 раз!) и может быть свободно размещен на дискете или более быстро отправлен по электронной почте (вместо 10мин. – 1-2 мин.)

Архивные файлы широко используются для передачи информации в Интернете и по электронной почте, причем благодаря сжатию информации повышается скорость её передачи. Это особенно важно при передаче информации по телефонной линии.

Архиваторы — это специальные программы, которые позволяют работать с архивными файлами, т.е. запаковывать и распаковывать архивные файлы.

Необходимость архивации связана также с необходимостью резервного копирования информации на диски и дискеты с целью сохранения ценной информации и программного обеспечения компьютера для защиты от повреждения и уничтожения (умышленного или случайного, под действием компьютерного вируса).

Архиваторы позволяют сжимать информацию в памяти компьютера при помощи специальных математических методов. При этом создается копия файла меньшего размера. В одном архиве может хранится сразу несколько файлов или даже несколько папок. Это даёт возможность разместить больше информации на диске или дискете.

Коэффициент сжатия характеризует процентное отношение сжатого (архивного) файла по отношению к исходному. Т.е. Kсжатия=(Laрхив/Lисхоный )100% Однако удобнее использовать обратное отношение, которое показывает во сколько раз архивный файл меньше исходного. Kуменьшения = Lисхоный/ Laрхив.

Вывод оглавления в панель. Вы можете вывести в панель Norton Commander оглавление архивного файла, выделив курсором в обычной панели с оглавлением каталога имя архивного файла и нажав Enter (с помощью мыши — дважды щелкнув имя архивного файла). Если на другой панели уже выведено оглавление архива, то попытка вывода еще одного оглавления в панель будет проигнорирована (одновременно оглавления двух архивных файлов в Norton Commander вывести нельзя).

Вид панели. Вид панели с оглавлением архива — такой же, как панели с оглавлением каталога, только в заголовке панели отображается тип архивного файла (например, Zip:, Arj: и т.д.) и имя архивного файла.

Просмотр оглавления архива. Вы можете работать с панелью, содержащей оглавление архивного файла, почти также, как с панелью, содержащей оглавление каталога. Так, Вы можете просматривать оглавление архива, «листая» его клавишами PgUp и PgDn, отмечать там файлы нажатием клавиши Ins или щелчком правой кнопки мыши. Для изменения порядка вывода информации о файлах в архиве Вы можете пользоваться комбинациями клавиш Ctrl F3 — Ctrl F7.

«Подкаталоги» архива. Если архив включает сведения о каталогах, в которых находятся содержащиеся в нем файлы, эти сведения будут отображены и в панели с оглавлением архивного файла — в ней будут выведены не только файлы, но и подкаталоги. Вы можете «входить» в подкаталоги, «спрятанные» внутри архива и выходить из них так же, как при просмотре обычных каталогов. Так, для входа в подкаталог надо выделить курсором его имя и нажать Enter (или дважды щелкнуть имя этого подкаталога мышью), а для выхода — выделить «..» в начале панели и нажать Enter (или дважды щелкнуть «..» мышью).

Выход из просмотра оглавления. Если Вы выделите «..» на самом внешнем уровне в архиве (так сказать, в «корневом каталоге» архива) и нажмете Enter (или дважды щелкните «..» мышью), Вы выйдите в просмотр каталога, содержащего архив. Другой вариант — нажать комбинацию клавиш Ctrl \ или нужное число раз Ctrl PgUp.

Работа с архивом. При работе с оглавлением архива Вы можете использовать большинство возможностей Norton Commander так же, как это делается при работе с оглавлением каталога. В частности, Вы можете копировать файлы в архив и из архива, удалять файлы из архива, просматривать файлы, находящиеся в архиве. Norton Commander автоматически вызывает соответствующий архиватор, а также программы просмотра, для выполнения требуемых действий. Тем не менее, работа с архивом имеет некоторые отличия от работы с каталогом.

Просмотр файлов в архиве. Для просмотра файла в архиве надо установить курсор на имя файла в панели с оглавлением архива и нажать клавишу F3.

6- ПР Создание архива

Практическая работа № 6

Создание архива данных. Извлечение данных из архива.

Цель работы: выработать практические навыки создания архивов, извлечения данных из них

Сведения из теории

Архивация (упаковка) — помещение (загрузка) исходных файлов в архивный файл в сжатом или несжатом виде.

Архивация предназначена для создания резервных копий используемых файлов, на случай потери или порчи по каким-либо причинам основной копии (невнимательность пользователя, повреждение магнитного диска, заражение вирусом и т.д.).

Для архивации используются специальные программы, архиваторы, осуществляющие упаковку и позволяющие уменьшать размер архива, по сравнению с оригиналом, примерно в два и более раз.

Архиваторы позволяют защищать созданные ими архивы паролем, сохранять и восстанавливать структуру подкаталогов, записывать большой архивный файл на несколько дисков (многотомный архив).

Сжиматься могут как один, так и несколько файлов, которые в сжатом виде помещаются в так называемый архивный файл или архив.

Программы большого объема, распространяемые на дискетах, также находятся на них в виде архивов.

Архивный файл — это специальным образом организованный файл, содержащий в себе один или несколько файлов в сжатом или несжатом виде и служебную информацию об именах файлов, дате и времени их создания или модификации.

Выигрыш в размере архива достигается за счет замены часто встречающихся в файле последовательностей кодов на ссылки к первой обнаруженной последовательности и использования алгоритмов сжатия информации.

Степень сжатия зависит от используемой программы, метода сжатия и типа исходного файла. Наиболее хорошо сжимаются файлы графических образов, текстовые файлы и файлы данных, для которых степень сжатия может достигать 5 — 40%, меньше сжимаются файлы исполняемых программ и загрузочных модулей — 60 — 90%. Почти не сжимаются архивные файлы. Программы для архивации отличаются используемыми методами сжатия, что соответственно влияет на степень сжатия.

Для того чтобы воспользоваться информацией, запакованной в архив, необходимо архив раскрыть или распаковать. Это делается либо той же программой-архиватором, либо парной к ней программой-разархиватором.

Разархивация (распаковка) — процесс восстановления файлов из архива в первоначальном виде. При распаковке файлы извлекаются из архива и помещаются на диск или в оперативную память.

Самораспаковывающийся архивный файл — это загрузочный, исполняемый модуль, который способен к самостоятельной разархивации находящихся в нем файлов без использования программы-архиватора.

Самораспаковывающийся архив получил название SFX-архив (SelF-eXtracting). Архивы такого типа в обычно создаются в форме .ЕХЕ-файла.

Архиваторы, служащие для сжатия и хранения информации, обеспечивают представление в едином архивном файле одного или нескольких файлов, каждый из которых может быть при необходимости извлечен в первоначальном виде.

В оглавлении архивного файла для каждого содержащегося в нем файла хранится следующая информация:

• имя файла;

• сведения о каталоге, в котором содержится файл;

• дата и время последней модификации файла;

• размер файла на диске и в архиве;

• код циклического контроля для каждого файла, используемый для проверки целостности архива.

Архиваторы имеют следующие функциональные возможности:

1. Уменьшение требуемого объема памяти для хранения файлов от 20% до 90% первоначального объема.

2. Обновление в архиве только тех файлов, которые изменялись со времени их последнего занесения в архив, т.е. программа-упаковщик сама следит за изменениями, внесенными пользователем в архивируемые файлы, и помещает в архив только новые и измененные файлы.

3. Объединение группы файлов с сохранением в архиве имен директорий с именами файлов, что позволяет при разархивации восстанавливать полную структуру директорий и файлов.

4. Написания комментариев к архиву и файлам в архиве.

5. Создание саморазархивируемых архивов, которые для извлечения файлов не требуют наличия самого архиватора.

6. Создание многотомных архивов – последовательности архивных файлов. Многотомные архивы предназначены для архивации больших комплексов файлов на дискеты.

Задания

1. Создайте в своей личной папке папки Исходные и папку Архив.

2. В папке Исходные создайте папки Документы, Рисунки, Презентации.

3. Откройте папку Мой компьютер и с помощью кнопки Поиск осуществите поиск:

• двух файлов с расширением .doc (размер должен быть более 50Кбайт), которые затем скопируйте в папку Документы;

• двух файлов с расширением .jpg (размер должен быть более 60Кбайт), которые затем скопируйте в папку Рисунки;

• двух файлов с расширением .ppt, которые затем скопируйте в папку Презентации.

4. Откройте папку Документы, выделите все файлы, находящиеся в ней, вызовите для них контекстное меню.

5. В контекстном меню выберите команду Добавить в архив… Появится окно архиватора (рис. 6.1)

Рис. 6.1 – Окно архиватора

6. Выберите формат архива 7Z, метод сжатия Максимальный.

7. Имя архива задайте Архивные документы.

8. Нажмите кнопку Обзор и выберите папку Архив для размещения в ней архива.

9. Проверьте правильность настроек и нажмите кнопку OK.

10. Посмотрите, появился ли архивный файл Архивные документы в папке Архив.

11. Откройте папку Рисунки, выделите оба файла и через контекстное меню выберите команду Добавить в архив…

12. Выберите формат архива ZIP, метод сжатия Обычный.

13. В Параметрах архивации задайте режим «Каждый файл в отдельный архив»

14. Нажмите кнопку Обзор и выберите папку Архив для размещения в ней архивного файла.

15. Проверьте правильность настроек и нажмите кнопку OK.

16. Посмотрите, появился ли архивный файл (или файлы) в папке Архив.

17. Откройте папку Презентации, выделите оба файла и через контекстное меню выберите команду Добавить в архив…

18. Создайте самораспаковывающийся архив в папке Архив под именем Архив-Презент.

19. Проверьте правильность настроек и нажмите кнопку OK.

20. Посмотрите, появился ли архивный файл в папке Архив, чем он отличается от предыдущих архивных файлов.

21. Файл с текстом практической работы заархивируйте с паролем и поместите в папку Архив.

22. В отчете нарисуйте таблицу 1 как в образце

Таблица 1 – Образец для заполнения

Имя файла	Исходный размер	Размер сжатого файла
________. doc
________.doc
ИТОГО:	?	?
________.jpg
________.jpg
ИТОГО:	?	?
________.ppt
________.ppt
ИТОГО:	?	?

23. Посчитайте, на сколько процентов уменьшился суммарный размер doc-файлов, суммарный размер jpg-файлов, суммарный ppt-файлов по формуле: 100% – (R₁*100%)/R₀, где R₁ – размер сжатых файлов, R₀ – размер исходных файлов. Результаты по каждой категории файлов запишите в отчет.

24. Извлечь файлы рисунков из архивных файлов на Рабочий стол.

25. В выводе по работе запишите: файлы какого формата имеют наибольшее сжатие.

Контрольные вопросы

1. Какой процесс называют архивацией? Для чего предназначена архивация?

2. Какой файл называется архивным?

3. Что называется разархивацией?

4. Какая информации хранится в оглавлении архивного файла?

5. Какие функциональные возможности имеют архиваторы?

6. От чего зависит степень сжатия и какие файлы имеют наибольший (наименьший процент сжатия)?

7. Что такое самораспаковывающийся архив? Чем он отличается от обычного архива?

8. Какое расширение имеет самораспаковывающийся архив?

9. Какое расширение имеет архивный файл, созданный в программе WinZip, а в WinRar?

Архивирование, управление документами и записями | Стэн Гарфилд

Чтение: 11 мин.

·

15 июля 2018 г.

Первоначально опубликовано 15 июня 2017 г.

38-й в серии из 50 компонентов управления знаниями (слайды 49, 102 , и 103 в км 102)

Архивирование : автономное хранилище файлов для юридических, аудиторских или исторических целей с использованием лент, компакт-дисков или других долговременных носителей. Архивирование — это процесс перемещения файлов, которые больше не используются активно, на отдельное устройство хранения для долгосрочного хранения. Архивные файлы по-прежнему важны для организации и могут понадобиться для дальнейшего использования или должны быть сохранены для соблюдения нормативных требований. Архивы должны быть проиндексированы и доступны для поиска, чтобы файлы можно было легко найти и получить.

Как часть жизненного цикла информации архивирование является важным заключительным этапом. Хранение слишком большого количества старой информации, доступной в Интернете, занимает ценное хранилище, которое можно было бы лучше использовать для новой информации, увеличивает количество возвращаемых нерелевантных результатов поиска и увеличивает усилия, необходимые для обслуживания, переноса и реклассификации контента.

Есть веские причины архивировать содержимое, а не просто удалять его. Законы могут требовать хранения контента в течение определенного периода времени. Внутренние и внешние аудиты могут потребовать сохранения документов. Сохранение информации как части истории – еще одна достойная цель. И бывают случаи, когда информация, которая считалась уже бесполезной, позже оказывается необходимой. Архивирование информации отвечает каждому из этих требований.

Управление документами : отслеживание и хранение электронных документов и/или изображений бумажных документов, отслеживание различных версий, измененных разными пользователями, и архивирование по мере необходимости. Система управления документами (DMS) — это технология, обеспечивающая комплексное решение для управления созданием, сбором, индексированием, хранением, поиском и удалением записей и информационных активов организации.

Ведение документации : ведение документации организации с момента ее создания до ее окончательного уничтожения; это может включать классификацию, хранение, защиту, архивирование и уничтожение записей. Ведение документации — это знание того, что у вас есть, где это находится и как долго вы должны это хранить и насколько это безопасно.

Примеры процессов, политик и процедур

1. Процесс управления документами. Идеальный процесс управления жизненным циклом информации обеспечивает простой способ проверки содержимого, при этом повторно используемое содержимое сохраняется, а другое содержимое архивируется на подходящем носителе. Например, в конце проекта перечислены все документы в пространстве проектной группы, пользователь устанавливает флажки для тех, которые можно использовать повторно, а затем нажимает кнопку архивации. В результате многократно используемые документы извлекаются из пространства группы и сохраняются в соответствующем репозитории с использованием связанных метаданных, а все остальные документы архивируются на компакт-диск, который затем сохраняется в указанной архивной библиотеке.

2. Политика управления записями: определяет политику управления бизнес-записями организации

3. Процедура архивирования: подробно описывает шаги, которые необходимо выполнить для поддержки правил архивирования политики управления записями

a. Пример: HP

б. Пример: Deloitte

Insights

1. Руководство по разработке политики управления информацией и записями Патрика Ламбе и Мариты Кинан

Требования к системе обмена знаниями, включая требования к таксономии и метаданным, должны быть сбалансированы с необходимостью управлять записями в соответствии с законодательными и нормативными требованиями. Знания, информация и записи образуют континуум, которым необходимо управлять целостно, и интегрированная политическая структура помогает поддерживать это.

2. Управление знаниями и управление документами/ECM Ник Милтон

Управление документами является частью управления информацией. Управление документами охватывает управление электронными документами, независимо от того, являются ли они знаниями или нет. Управление знаниями охватывает управление знаниями, некоторые из которых могут быть систематизированы в документах. Между ними есть пересечение, а также отдельные отдельные области.

4. Назовите меня циничным, но… Юан Семпл

Системы управления документами — где знания умирают изящно.

5. Сложные адаптивные процессы в вики? Дэйв Сноуден

Проблема с вики всегда заключалась в крахе двух принципиально разных операций: сохранения и публикации. Вы редактируете и сохраняете страницу. Что происходит? Вы публикуете в мире. Нет одобрения. Нет возможности гарантировать, что он согласуется с изменениями процесса, внесенными в другом месте, по сравнению с нормативно-правовыми актами или правилами управления, чтобы получить одобрение заинтересованных сторон или получить юридическое одобрение. Как правило, в вики отсутствуют возможности управления контентом и рабочего процесса, а поскольку они не имеют дело с одобренными записями, им также не хватает средств управления записями и хранения записей.

6. Обеспечение будущего доступа к истории Дэвид Вайнбергер

Еще в 1940-х годах архивисты говорили о машиночитаемых записях. Споры и эксперименты продолжаются уже много десятилетий. Один из первых подходов заключался в том, чтобы заявить, что электронные документы не являются архивами, потому что архивы не могут с ними работать. (Он говорит, что у архивариусов и делопроизводителей всегда были разногласия, потому что RM касается графиков хранения, т. е. удаления записей.) Со временем архивариусы наловчились. К 2000 году некоторые из них имели дело с электронными записями. В 2010 многие делают, а многие нет. Продолжаются дебаты.

Нам нужны три языка: юридический, делопроизводство и ИТ. Как заставить старые способы работать в новых? Нам нужны как новые методы фильтрации, так и традиционные представления об оценке.

7. Обсуждения сообщества лидеров SIKM

a. Архивирование контента

Вопрос. Коллега из ИТ предлагает архивировать контент старше 6 месяцев (все еще доступный для поиска) и удалить контент старше 12 месяцев (владелец получит уведомление по электронной почте). Должны ли мы это сделать?

Ответы:

1. От Хоуи Коэна: Я предлагаю вам работать со своей командой по соблюдению требований. Существуют юридические аспекты управления записями и их хранения, которые различаются в зависимости от компании и отрасли. У ИТ-специалистов могут быть идеи, но чаще всего мы не знаем законов или правил. В своей практике я всегда работаю с юридическими, корпоративными коммуникациями, HR и комплаенс.
2. От Чака Джорджо: Стремление к архивированию обусловлено ограничениями пространства для хранения или внутренними политиками хранения? Первое можно решить, помогая приобрести дополнительное хранилище, второе будет сложно, поскольку они могут не захотеть сохранять определенный контент после определенного периода времени. Вы также можете попробовать отфильтровать содержимое, чтобы сохранить только то, что может быть наиболее полезным.
3. От Пола Макдауэлла: Архивирование имеет большое значение для меняющейся и растущей области, но произвольные правила архивирования хороши для менеджеров по документации и ИТ-менеджеров и часто не очень хороши для практиков. Правила должны быть понятны в первую очередь практикам, при условии, конечно, что для правил архивирования нет явных правовых оснований.
4. От Тэмми Берден: Это может зависеть от объема, стоимости и видимости контента. Можете ли вы количественно оценить его ценность и, следовательно, потребность в наглядности? Если вы не можете заставить ИТ-специалистов сдвинуться с места, а ценность сохранения/повторного использования по-прежнему высока, вы можете рассмотреть возможность преобразования контента с истекающим сроком действия в записи вики или записи другого типа в банке знаний или в наборе рабочих продуктов.

б. CoP — политика архивирования и хранения

Вопрос. Мы рассматриваем возможность переноса содержимого в доступный для поиска архив через 12 месяцев, а затем удаление содержимого через 6 лет. Это разумно? Как люди это делают?

Ответ от Ли Ромеро: Упразднение сообщества и сохранение его знаний

c. Должна ли группа УЗ отвечать за управление записями?

д. Ответ от Мюррея Дженнекса: политики хранения электронной почты и лучшие практики архивирования электронной почты

8. Не архивировать контент автоматически; вместо этого улучшите поиск

Хранилища знаний часто настраиваются на автоматическое архивирование документов по истечении заданного периода времени. Цель состоит в том, чтобы после того, как содержимое было доступно в течение 90 дней (или любой другой выбранной продолжительности), оно перестало быть актуальным и, следовательно, должно быть удалено из репозитория. Предполагается, что этот старый контент не должен отображаться в результатах поиска или в списках доступных документов.

Причины включают:

1. Старые документы больше не актуальны, точны и бесполезны.
2. Поиски дают слишком много результатов, поэтому удаление старых документов повысит удовлетворенность пользователей поиском.
3. Авторы контента должны периодически обновлять документы.

Добавленный контент не устаревает автоматически по истечении фиксированного периода времени. Он может оставаться ценным на неопределенный срок.

Я предлагаю аналогию: только потому, что Питер Друкер умер в 2005 году, мы не убираем его книги из библиотеки. Его идеи будут полезны еще очень долго.

В одной фирме, где я работал, был автоматический процесс архивирования. В результате я часто получал сообщения от разочарованных пользователей, которые искали контент, который они ранее нашли в репозитории, но больше не могли найти. Мне пришлось бы восстанавливать этот контент из архива в активный репозиторий. Это вызывало раздражение пользователей программой МЗ, приводило к потере времени и усилий, а иногда и к задержке получения важной информации, необходимой для работы клиента.

В книге «Управление знаниями и инновации» Стив Деннинг писал: «Качество знаний зависит не от того, старые они или новые, а от того, актуальны ли они, работают ли они до сих пор. Старая она или новая, значения не имеет. Вопрос: работает ли это? Динамика академических кругов иная. Здесь празднуется новое, полезное оно или нет. На старое смотрят свысока не потому, что оно бесполезно, а потому, что смысл существования академических кругов заключается в создании нового, а не полезного. Инновации в промышленности часто основываются на уроках прошлого, особенно на тех, которые были забыты, или на тех, которые можно объединить в новые комбинации для достижения новых результатов. Суть, однако, не в том, новые ли знания, а в том, работают ли они на практике».

Учитывая, что стоимость массового хранилища неуклонно снижается, есть несколько веских причин для удаления контента из репозиториев знаний, если только не известно, что он устарел, неверен или бесполезен. Вместо этого разрешите поисковым системам ограничивать результаты на основе дат и других метаданных, чтобы пользователям было легче находить нужный им контент.

Не архивировать автоматически содержимое в хранилище знаний, дискуссиях или других собраниях знаний. Вместо этого убедитесь, что поисковая система может ограничить результаты датой объекта знаний. По умолчанию можно установить ограничение результатов до последних 90 дней, один год или любая желаемая продолжительность. Но пользователям должно быть легко изменить диапазон дат, чтобы включить более старый контент в результаты поиска.

Кроме того, разрешите помечать содержимое тегами «рекомендуется», «хороший пример» или «проверенная практика» авторитетным источником, а пользователями — «мне это было полезно» или с помощью кнопки «Нравится». Затем разрешите поиск по дате, атрибуту тега, наиболее понравившемуся пользователям и т. д. Дополнительные сведения о рекомендуемых тегах см. в разделе Рейтинг контента за пределами брандмауэра.

Ресурсы

1. Процесс управления контентом
2. DMS и ECM: разница между управлением контентом и документами в NE Docs
3. Почему управление документами не является управлением записями в NE Docs
4. Content Life: The Искусство архивирования Пол Чин
5. «Собака съела мою домашнюю работу» и другие жалкие отговорки, почему я не архивирую, Шон Рэган
6. Записи и архивирование Присоединяйтесь к таблице управления информацией, Энди Мур
7. Архивирование как краеугольный камень электронного обнаружения: пять шагов вперед, Шон Раган
8. Архивирование корпоративных социальных сетей и эффективное управление информацией, Джордан Ричардсон
9. Как внедрить программное обеспечение для управления документами, Джулия Скавичио
10. Как внедрить систему управления документами в SharePoint использование типов контента, Грегори Зелфонд
11. Начало работы с управлением документами: Сократите расходы и повысьте производительность с помощью интеллектуальной системы управления документами, Тодд Джонсон
12. Список пожеланий к программному обеспечению для управления записями: 10 обязательных функций, Стив Вайсман
13. Управление записями — преодоление барьеров для получения вознаграждения, Джудит Ламонт
14. Возникающие проблемы с данными, проблемы с подходами RM, Джудит Ламонт
15. Электронное управление записями, отставание повсюду, Патрик Lambe
16. KM/Knowledge Services & Archives: Get Practice by Guy St. Clair

17. AIIM

• Архивирование
• Управление документами
• Управление записями

18. CMSWire

• Архивирование
• Канал управления документами
• Управление документами
• Управление записями

9000 4 19. KMWorld

• Архивирование
• Управление документами
• Управление записями

20. TechTarget

• Программное обеспечение для управления корпоративной документацией
• Программное обеспечение для управления корпоративной документацией

Продукты

1. Программное обеспечение для управления документами от CMSWire
2. 8 компаний-лидеров ECM в 2015 году Дэвид Роу
3. Лучшие программные продукты для управления документами от Capterra
4. Лучшее программное обеспечение для управления документами 2017 года от Molly K. McLaughlin
9 0079 Системы управления документами: A Руководство покупателя, Чад Брукс
5. Программное обеспечение для управления документами, Крейг Боровски
6. Программное обеспечение для записей, Крейг Боровски
7. Сравнение RMS, ECM и корпоративных информационных порталов, TAB
8. Сравнительная таблица программного обеспечения для управления документами, составленная Business. com
9. Топ-5 лучших систем управления документами в 2017 году, Николас Ферн
10. ECM и общий доступ к облачным файлам, составленный Real Story Group
11. The Forrester Wave™: ECM Business Content Services, Q2 2017 via M-Files
12. Магический квадрант Gartner для управления корпоративным контентом, 2016 г. через Hyland
13. Gartner ECM, 2016 г. — «Магический квадрант» — Изменения, шумиха и мошенничество? Группой технологических услуг
14. «Магический квадрант» Gartner для ECM и обзора рынка. Автор Venus Tamturk

Книги

1. Архивирование данных на предприятии — стратегический подход Кристофер Моран
2. Передовой опыт архивирования данных Джеймс Сеймур
3. Тишина Архива (Принципы и практика управления записями и архивами) Валери Джонсон, Саймон Фаулер и Дэвид Томас
4. Сохранение цифровой информации Генри Глэдни
5. Управление документами для предприятия: принципы, методы и приложения, Майкл Дж. Д. Саттон,
6. Управление корпоративным контентом с помощью Microsoft SharePoint, Кристофер Райли и Шадрах Уайт,
7. Практическое управление корпоративным контентом SharePoint 2013, Стив Гудиер,
8. Технология управления корпоративным контентом: что вам нужно Need to Know Том Дженкинс, Дэвид Глейзер и Хартмут Шапер
9. Решения для управления корпоративным контентом: что вам нужно знать Билл Форкер, Питер Джелински и Том Дженкинс
10. Управление контентом в облаке — Управление корпоративным контентом 2.0, Том Дженкинс
11. Управление записями, Джудит Рид и Мэри Ли Джинн
12. Управление записями для чайников, Блейк Ричардсон Управление информацией: основы профессиональной практики, Уильям Саффади
13. Управление записями и метаданными SharePoint: цифровое архивирование в Office 365, Альфред де Верд
14. Управление записями Дебби Уэст
15. Внедрение электронных систем управления документами и записями Азад Адам
16. Управление электронными записями: методы, лучшие практики и технологии Роберт Ф. Смоллвуд и Роберт Ф. Уильямс
17. Управление записями: справочник Принципы и практика Элизабет Шеперд
18. Основы управления записями Кайли Уэлч

Пошаговое руководство по SAP Archiving для начинающих

Перейти к содержимому

У вас есть учетная запись S или P?

В этом случае вам потребуется SAP Universal ID. Через несколько месяцев SAP Universal ID станет единственным способом входа в сообщество SAP. Без него вы потеряете свой контент и значки. Если у вас несколько учетных записей, используйте инструмент консолидации, чтобы объединить содержимое.

Начало работы с универсальным идентификатором SAP

Технические статьи

Раджвин Сингх Суд

29 июня 2020 г. 8 минут чтения

• Введение
• Преимущества
• Требования к системе
• Процесс архивирования
• Доступ к архивным данным
• Вызов/сохранение архивных данных
• Пошаговый сценарий с использованием рабочего элемента рабочего процесса

 

Архивирование данных — это процесс, при котором из системы удаляются огромные объемы данных, которые не использовались в течение длительного времени. SAP рекомендует этот процесс архивации данных для очистки стандартных таблиц SAP, для повышения производительности и удобства использования системы, что приводит к сокращению времени отклика. Большинство признаков производительности системы, с которыми столкнутся администраторы, будут постоянными системными дампами, связанными со стандартными транзакциями/программами SAP, приводящими к тайм-ауту/сбою выделения памяти TSV_TNEW_PAGE_ALLOC_FAILED, в первую очередь запрашивающему увеличение системной буферной памяти.

 

Некоторые из стандартных, часто используемых стандартных объектов SAP для процесса архивирования: —

Еще одна важная транзакция, прежде чем мы действительно приступим к архивированию, — это транзакция анализа таблицы TAANA, которая помогает консультанту получить общую картину размера таблицы в система. Это поможет консультанту принять решение об обработке архива для конкретных стандартных объектов SAP.

Это обязательные шаги (настройки системы) для систем, в которых архивирование должно выполняться впервые или где по какой-либо причине архивирование было прекращено.

Шаг 1. Предварительная обработка. На этом шаге будут установлены индикаторы удаления. Применимо к некоторым объектам.

Шаг 2. Запись. : /Volumes/Archiving/<Имя объекта>/…), Применимо ко всем объектам

Шаг 3 — Удалить: — Письменные записи будут удалены. Применимо ко всем объектам. убедитесь, что резервная копия файловой системы архивации сделана для письменных записей, перед выполнением шага удаления должен быть выдержан не менее 2 дней.

Шаг 4 — Постобработка: — Для удаления вторичных индексов в FI_DOCUMNT и данных о перемещении в QM_CONTROL.

Этот этап начинается, когда данные уже удалены. Но зачем нам этот этап, когда мы знаем, что это избыточные данные. Ответ заключается в том, что никакие данные не являются избыточными, так как большую часть времени исторические данные о транзакциях необходимо просматривать для целей аудита или в некоторых случаях, когда нам необходимо отслеживать исторические данные, чтобы выяснить анализ основных причин при косвенных сценариях. Для этого нам нужно пойти на создание и активацию Инфоструктур. Инфраструктуры — это не что иное, как настраиваемая таблица словаря данных, которая будет создана и автоматически заполнена после завершения этапа удаления в процессе архивирования. Шаги для этого описаны на следующем шаге, и мы также рассмотрим то же самое в пошаговом сценарии. Пошаговый подход описан в блоге https://blogs.sap.com/2014/10/16/infostructures-in-sap-sd-configuration-and-working/

Да, архивные объекты SAP могут быть отозваны/сохранены. Почему нам это нужно снова, это может быть требование аудита / некоторые срочные обстоятельства, когда исторические данные необходимо восстановить для какой-то неотложной необходимости в бизнес-процессе. Одним из примеров является CHANGEDOCU, где кнопка перезагрузки активируется для получения того же самого: —

Обратите внимание, что перезагрузка/вызов/сохранение заархивированных данных должны выполняться только в экстренных случаях, так как это также может вызвать несоответствие в текущих данных. система. Важным шагом/проверкой для включения функции перезагрузки является проверка того, есть ли связанные с ней программы чтения или нет, а выбор архива активен или нет. Для проверки нам нужно перейти в транзакцию AOBJ и ввести объект архивации, а затем дважды щелкнуть: —

 

Здесь мы рассмотрим рабочие элементы для нашего практического сценария.

Первым шагом мы активируем информационную структуру, чтобы данные, которые будут заархивированы, сохранялись в информационной структуре. Существует множество стандартных информационных структур для рабочих элементов, таких как SAP_BO_2_WI_001, SAP_O_2_WI_001 и SAP_WORKITEM001. Для нашей демонстрационной цели мы будем использовать SAP_O_2_WI_001 для нашей демонстрационной цели. Используйте транзакцию SARJ, чтобы активировать то же самое: —

. После активации той же кнопки перехода к отображению и нажмите на техническую деталь, в которой вы найдете активированную таблицу информационной структуры Z и программу отчета (которая считывает архивированные и удаленные данные рабочего элемента из таблицы информационной структуры), а также: —

Теперь, чтобы прочитать уже заархивированные данные, мы можем либо запустить программу отчета, либо уже есть стандартные программы чтения, использовать транзакцию AOBJ и нажать кнопку положения, а во всплывающем окне добавить объект архивации WORKITEM, выбрать то же самое и дважды щелкнуть на программах чтения, которые показывают две программы чтения, которые мы будем использовать после завершения нашей деятельности по архивированию: —

Теперь давайте приступим к процессу архивирования. Обратите внимание специально для WORKITEM: вы можете архивировать только те рабочие элементы, которые имеют один из следующих статусов: • Завершено • Логически удалено (ОТМЕНЕНО). Таким образом, рабочие элементы в диапазоне дат вашего задания архивирования, которые все еще выполняются, не будут затронуты. Если родительский рабочий элемент находится в состоянии «В процессе», все дочерние рабочие элементы останутся в системе и не будут архивированы, даже если они будут завершены. Весь рабочий процесс должен иметь статус «Завершен» или «Логически удален», чтобы его можно было заархивировать. Теперь давайте найдем рабочие элементы, используя транзакцию SWI1. Мы постараемся выбрать только тех, у кого статус завершен или логически удален и диапазон данных 1 месяц назад: —

После того, как мы выполнили транзакцию swi1, мы найдем несколько записей (151 запись, которые логически удалены). Итак, теперь мы думаем, что после того, как мы выполним процесс архивирования, все 151 будут удалены. Ответ — нет, если вы, возможно, слышали во время нашей предыдущей презентации слайдов, что не все они будут удалены, потому что это только рабочие элементы, принадлежащие рабочему процессу. Если рабочий процесс ошибочен или все еще выполняется, они не будут рассматриваться для удаления/архивирования.

Теперь давайте начнем наши поиски архивирования рабочих элементов. Введите транзакцию SARA и введите WORKITEM в качестве объекта архивации, чтобы у вас было четыре варианта. Что касается этапа предварительной обработки, мы уже определили элементы на предыдущем слайде, поэтому теперь первым шагом будет запись, которая будет фактически записывать рабочие элементы (завершенные/логически удаленные) в архивный файл. Позволяет выполнить это. Создайте вариант как Z_test, затем щелкните дату начала и добавьте как немедленный и добавьте принтер в параметры буфера.

После настройки параметра спула нам нужно установить вариант Z_TEST для получения рабочих элементов за последние 30 дней. Нажмите кнопку редактирования рядом с вариантом Z_TEST, после чего откроется всплывающее окно с отдельным экраном выбора или для всего экрана выбора. Выберите для всего экрана выбора, а затем появится экран, на котором будет запрашиваться дата создания рабочего элемента, введите диапазоны дат для одного месяца, сохраните вариант и выполните, чтобы запустить задание записи, которое покажет очередь списка (39)элементы, отмеченные для удаления/архивирования.

Теперь операция записи завершена. Если вы проверите журнал заданий и очередь заданий, вы обнаружите, что всего было выбрано 39 Witem. Полная информация есть в очереди заданий. Следующим шагом является удаление, которое фактически удалит все эти рабочие элементы из системы и переместит их в инфоструктуры. Теперь нажмите на опцию удаления в SARA, вы заметите, что заданы параметры запуска и очереди, сохраните их и нажмите на выбор архива, чтобы выбрать рабочие элементы, записанные на предыдущем шаге, чтобы продолжить удаление и выполнить, чтобы запустить задание удаления.

после того, как вы нажмете кнопку выбора архива, вы попадете на экран, на котором будет отображаться файл, содержащий элементы архива, которые были записаны на нашем этапе записи

После выполнения операции удаления запускается задание удаления, которое фактически удалить все рабочие элементы, которые мы записали в архивный файл, из системы на уровне базы данных. После этого перейдите в SM37 и проверьте статус задания для удаления заданий.

Наконец мы удалили из системы лишние рабочие элементы. Но как нам это проверить, если вы помните, что мы выполнили этап предварительной обработки SWi1 для получения рабочих элементов. Теперь, если вы перепроверите его, вы увидите, что элементы уменьшились со 151 до 28. А также первый шаг активации инфоструктур, которые, в свою очередь, сгенерировали таблицу. Пожалуйста, проверьте эту таблицу с помощью SE16, вы увидите в ней много записей. Следовательно, мы успешно выполнили архивирование. Теперь это действие также может быть периодическим, где нам нужно изменить дату как периодическое задание.

Теперь, если вы помните, мы активировали информационную структуру, в которой мы создали таблицу Z, содержащую записи об удаленных рабочих элементах.

Что касается третьего шага чтения, то это не что иное, как вызов программы чтения, которая выберет уже удаленные рабочие элементы из инфоструктур. На наших предыдущих слайдах я уже показал вам, как проверить, есть ли какие-либо программы чтения, связанные с объектом архивации SAP, с помощью транзакции AOBJ. Теперь шаг чтения приведет вас туда и попросит вас выполнить программу чтения. Обратите внимание, что параметры подбора нужно подобрать именно из инфоструктуры Z таблицы.

Теперь это последний этап управления. По сути, это покажет сводку действий по архивированию, которые мы выполнили.

Целью этой записи в блоге было дать представление о процессе архивирования в среде SAP. Это также должно было предоставить пошаговое руководство для консультантов, которым было поручено архивирование в их проекте и которые плохо знакомы с архивированием SAP.