Подписи в почте: Подпись в электронном письме как инструмент маркетинга

Как подписывать электронные письма | Москва

Зачем нужна подпись электронных писем

Основная задача подписи в любом сообщении – логически завершить беседу. Однако в деловой переписке подпись может выполнять ряд дополнительных функций, например:

1. Предоставление дополнительной контактной информации

В подписи вы можете указать:

• Телефон
• E-mail
• Мессенджеры и т.д.

Это необходимо для того, чтобы адресат мог связаться с вами любым удобным для него способом. Например, если вы укажете федеральный номер 8-800, то повысите шансы на обратную связь. А это положительно влияет на конверсию рассылки.

2. Повышение узнаваемости бренда

Подпись нередко содержит в себе наименование компании, ее логотип или элементы фирменного стиля. Это нацелено на повышение узнаваемости бренда – нужно стремиться напоминать клиентам о себе и поддерживать образ.

3. Привлечение подписчиков для корпоративных аккаунтов

Современный бизнес обязан иметь страницы в социальных сетях (Вконтакте, Одноклассники и др.). Электронные письма – один из наиболее доступных способов привлечения подписчиков для этих страниц. Достаточно всего лишь добавить кнопки социальных сетей в подписи к письмам, чтобы пользователи могли в один клик перейти на корпоративный аккаунт и подписаться на него.

4. Формирование положительного впечатления

С помощью подписи в e-mail вы сможете не только не испортить, но и даже улучшить впечатление о себе. Тон подписи и способ обращения к адресату поможет настроить его на формальную или неформальную беседу.

Что необходимо указывать в подписи

Подпись в электронном письме может включать в себя следующие элементы:

1. Основная информация об отправителе

К основной информации об отправителе относится:

• Имя и фамилия
• Должность
• Наименование компании

Эти сведения помогут адресату понять, кто именно к нему обращается. Имя и фамилию лучше указывать именно в таком порядке (и в той форме, в которой вы хотите, чтобы к вам обращались) – в противном случае создается впечатление излишней формальности. Также старайтесь придерживаться того языка, на котором вы обращаетесь к адресату. Например, если вы общаетесь на русском языке, не стоит использовать англоязычные обращения и подписи, а также названия профессий (кроме случаев, когда этого невозможно избежать).

2. Контактная информация

Как уже было замечено выше, в качестве контактов можно использовать:

• E-mail
• Номер телефона
• Мессенджер
• Адрес

Несмотря на то, что адрес электронной почты можно увидеть в информации об отправителе, не будет лишним продублировать его – это необходимо для удобства пользователя. При необходимости вы можете указать дополнительный e-mail.

В подписи рекомендуется указывать личный номер телефона (или городской – но с добавочным номером). Не стоит указывать официальный номер телефона компании (даже если вы используете IVR) или факс. Оставляя свой номер телефона или мессенджеры, будьте готовы принимать звонки даже в нерабочее время.

Адрес компании следует указывать на тот случай, если клиент захочет встретиться лично или будет вынужден посетить офис компании (например, для подписания документов и т.д.).

Пример подписи в письме

Хорошая	Плохая
С наилучшими пожеланиями, Иван Иванов, старший Frontend-разработчик компании «…» Тел.: + 7 (495) 123-45-67 доб. 1 WhatsApp: + 7 (999) 123-45-67 E-mail: [email protected] Адрес компании: Москва, ул. Арбат, д.1, оф. 1	Best regards, Иванов Иван, Senior Frontend Developer, «…» Тел.: 89991234567

3. Элементы фирменного стиля и повышения узнаваемости

Среди этих элементов можно выделить:

• Фотография адресанта
• Логотип компании
• Элементы фирменного стиля компании
• Кнопки социальных сетей

Вы можете разместить свою фотографию в подписи – это не только позволит установить контакт при общении (адресату будет проще ассоциировать вас с реальным человеком), но и поможет клиенту узнать вас на случай личной встречи.

Чтобы привлечь внимание к бренду, разместите логотип компании (а также используйте фирменные цвета в оформлении самого письма и подписи к нему) и кнопки социальных сетей.

4. Призыв к действию

В подписи к электронному письму вы можете разместить призыв к действию, например:

• Анонс вебинара
• Ссылка на новый материал в блоге
• Приглашение посетить стенд компании на выставке и прочее.

Подключите телефонию МТТ с аналитикой звонков Отслеживайте звонки из почты и конверсию

Как сделать подпись в письме

Алгоритм действий для изменения подписи в электронном письме зависит от используемого почтового клиента. Рассмотрим, как это сделать для Почта Mail.ru и Яндекс.Почта.

1. Почта Mail.ru:

1. На странице почтового клиента в нижней части нажимаем «Настройки»
2. На открывшейся вкладке выбираем «Все настройки»
3. На открывшейся странице на вкладке «Главная» выбираем раздел «Имя и подпись»
4. Нажимает значок «Редактировать» и изменяем имя отправителя и подпись.

2. Яндекс.Почта:

1. На странице почтового клиента в правом верхнем углу нажимает «Настройки»
2. На открывшейся вкладке выбираем «Личные данные, подпись, портрет»
3. На открывшейся странице вводим текст подписи, выбираем ее расположение (сразу после ответа или внизу всего письма) и нажимаем «Добавить подпись».

Советы

• Проверяйте актуальность данных, кликабельность ссылок и т.д.
• Не перегружайте подпись лишней информацией. Она должна уместиться буквально в 4-5 строчек
• Если вы активно общаетесь по электронной почте внутри компании, с постоянными клиентами, с клиентами в России и за рубежом – сделайте несколько вариантов подписи и используйте их в соответствующих ситуациях
• Визуально разделяйте информацию. Контактные данные лучше разбивать на блоки (например, с помощью графических разделителей)
• Отслеживайте переходы по ссылкам, анализируйте открываемость писем и другие метрики email-рассылок.

Поделиться в соцcетях

Вам может быть интересно

/promotions/6-mesyatsev-besplatnykh-zvonkov/

5

6 месяцев бесплатных звонков!

Подключите красивый номер 8‑800 и общайтесь с клиентами полгода бесплатно.

Электронная подпись для Почты России — Удостоверяющий центр СКБ Контур

Почта России ввела упрощенное получение писем и почтовых отправлений. Для получения посылок по упрощенной схеме понадобится только мобильный телефон и ПЭП — простая электронная подпись.

Простая электронная подпись — это подпись, которая формируется сочетанием кодов и паролей (ст. 2 63-ФЗ «Об электронной подписи»). То есть это обычная комбинация логина и пароля или код доступа из смс-сообщения. ПЭП имеет юридическую силу только по договоренности сторон. 

С электронной подписью от Почты России забирать посылки стало намного легче. ПЭП не избавляет от очередей в отделении, но сокращает время на выдачу писем и отправлений. Клиентам больше не нужны паспорт и бумажное извещение, посылку отдадут клиенту, используя механизм простой электронной подписи. 

Раньше, чтобы забрать почтовое отправление, получатели ждали извещение, брали паспорт и шли в отделение. Сейчас все гораздо проще:

• отслеживаем посылку на сайте Почты России или в мобильном приложении;
• приходим в почтовое отделение;
• получаем отправление без паспорта, назвав свою фамилию.

Но упрощенная схема работает, только если вы оформили Почтовый паспорт и получили простую электронную подпись. А о том, как это сделать, расскажем дальше.  

Электронная подпись бывает простой, квалифицированной и неквалифицированной. Какая подпись подходит именно вам — подскажут специалисты УЦ Контура. Они подберут оптимальную электронную подпись для личный целей или для ведения бизнеса

Заказать электронную подпись

Ускоренная схема работает по всей стране. Специальные программы разработаны и для физических, и для юридических лиц. Напоминаем, чтобы перейти на упрощенное получение посылок, нужно сделать простую электронную подпись 

Электронная подпись Почты России для физических лиц

Для клиентов-физлиц выпускают идентификатор «Почтовый паспорт». Это абсолютно бесплатный сервис, доступный практически всем. Идентификатор — уникальный номер, который используется для идентификации клиента. Чтобы получить этот номер, нужно заполнить заявление на получение идентификатора «Почтовый паспорт».

При помощи идентификатора и работает ускоренная схема: чтобы получить посылку без паспорта нужна простая электронная подпись. А ПЭП для клиентов Почты России формируется путем сочетания электронного идентификатора и сгенерированных уникальных кодов.

Электронный идентификатор, а значит, и ПЭП, выдают только клиентам старше 14 лет.

Цифровая подпись для юридических лиц на Почте России

Для юридических лиц Почта России подготовила особый сервис — получение заказных писем онлайн. Подключиться нужно через портал Госуслуг. Воспользоваться программой могут и организации, и ИП, и даже физлица. 

Это очень удобно:

1. Все электронные заказные письма от государственных органов и контрагентов приходят в ваш Личный кабинет.
2. Оплачивать посылки можно онлайн.
3. Онлайн же ведется статистика и отчеты по отправлениям электронных заказных писем.
4. За онлайн-уведомления о вручении не нужно платить, и приходят они моментально.
5. Канал, по которому передаются данные, зашифрован и защищен.

Кроме того, электронные письма, подписанные ЭП, юридически приравниваются к бумажным документам. Но для работы с сервисом заказных писем понадобится уже не ПЭП, а квалифицированная электронная подпись. 

Контур предлагает специальную электронную подпись для работы с сервисом отправки писем и посылок Почты России

Заказать

Получайте квалифицированную ЭП и подключайтесь к сервису заказных писем. Вот что для этого понадобится:

1. Обратиться в аккредитованный Удостоверяющий центр за электронной подписью.
2. Заключить договор с АО «Почта России».
3. Утвердить техническое задание. Его еще называют бланк заказа.
4. Получить доступ к личному кабинету Отправителя. Его предоставит Почта России.
5. Запросить у менеджера спецификацию API (application programming interface). Это специальные функции, процедуры и структуры, которые предоставляет рабочее приложение (в данном случае Почта России) для взаимодействия с внешними программами и системами.  

Для онлайн-работы с Почтой России нужно установить средства криптографической защиты информации. Например, КриптоПро CSP не ниже пятой версии.

Чтобы получать посылки по ускоренной схеме, нужно написать заявление и оформить ПЭП. Напоминаем, что это бесплатная услуга. Но подпись не оформят клиентам младше 14 лет, поскольку для регистрации нужны паспортные данные. А паспорта в России выдают только с 14 лет.

Через сайт Почты России

Клиент заполняет регистрационную форму на сайте Почты России. Для регистрации понадобится только паспорт и номер мобильного телефона.

Покажем пошагово, как зарегистрироваться для упрощенного получения посылок:

Шаг 1. Зайдите на официальный сайт Почты России — в раздел «Упрощенное получение отправлений».

Шаг 2. Выберите способ подключения через pochta.ru.

Шаг 3. Зарегистрируйтесь. Нужно заполнить все поля регистрационной формы.

Шаг 4. Подтвердите регистрацию. На номер мобильного телефона придет код, введите его в поле «Код подтверждения».

Затем нужно подтвердить регистрацию по электронной почте. Действуйте по аналогии: введите код, который отправили на электронку.

Шаг 5. Заполните и отправьте анкету для регистрации. ИНН и СНИЛС заполнять необязательно. А контакты — номер телефона и электронная почта — отображаются автоматически: вы их уже подтвердили.

Чтобы завершить оформление, возьмите паспорт и приходите в любое отделение почтовой связи. После обработки персональных данных вам оформят ПЭП: с этого момента можно получать посылки без паспорта и извещения.

Если при регистрации или получении простой электронной подписи возникнут проблемы, воспользуйтесь сервисом поддержки услуги — [email protected].

Через Госуслуги

Если вы зарегистрированы на портале государственных услуг, оформить ПЭП будет еще проще. У зарегистрированных пользователей верифицирована учетная запись, то есть подтверждены все персональные данные. Поэтому приходить в отделение почтовой связи и подтверждать свою личность не нужно.  

Если же вы только планируете зарегистрироваться на Госуслугах, внимательно изучите правила работы портала. Большинство государственных услуг предоставляют по заявлению пользователя, и электронная подпись для этого не требуется. Но некоторые действия на портале надо подтверждать своей ЭП. 

Получить электронную подпись физлица можно только в Удостоверяющих центрах, аккредитованных по новым правилам. УЦ Контур — один из таких центров

Заказать

Итак, оформление простой электронной подписи через портал Госуслуг проходит в дистанционном режиме. Если у вас есть подтвержденная учетная запись, действуйте так:

Шаг 1. Переходите в раздел «Упрощенное получение отправлений». Выбирайте подключение через Госуслуги.

Шаг 2. Авторизуйтесь и войдите в личный кабинет.

Шаг 3. Предоставьте права доступа Почте России.

Шаг 4. Подтвердите номер мобильного телефона.

Шаг 5. Проверьте свои персональные данные. 

Подтвердите согласие с правилами регистрации и использования сервиса. Отправьте регистрационную форму.

Простая электронная подпись готова: можно получать посылки по ускоренной схеме.

В отделении

Оформить простую электронную подпись можно и в любом почтовом отделении. Возьмите с собой паспорт и заполните регистрационную анкету прямо на почте. Назовите оператору свой номер мобильного телефона и сообщите код подтверждения, когда он придет. Все, оформление ПЭП завершено.

Если изменится номер мобильного или паспортные данные, нужно сразу же уведомить Почту России — лично или онлайн. Иначе простая электронная подпись перестанет работать. Обратитесь в почтовое отделение, куда подавали заявление на оформление ПЭП.

Простая электронная подпись для почты — это комбинация электронного идентификатора и уникальной кодировки для доступа пользователя. У каждого клиента свой идентификатор — номер мобильного телефона.

Каждый раз, когда вы приходите на почту за посылкой, система автоматически генерирует новый код для получения отправления. Вам приходит СМС-сообщение на номер телефона, который указали при регистрации. Еще один способ оповещения — через Push уведомления мобильного приложения Почты России.

При получении почтового отправления нужно назвать:

• трек-номер;
• фамилию, имя, отчество;
• номер телефона.

Паспорт и бумажное уведомление не нужны. Как только оператор вводит номер мобильного, срабатывает ПЭП. Система генерирует и отправляет на ваш номер код доступа. Назовите его, и вам отдадут посылку. А если вам пришло несколько посылок, их можно получить по одному коду доступа — все и сразу.

Хотя использование электронной подписи для почты подразумевает выдачу отправлений без паспорта, лучше возьмите его с собой. По регламенту, оператор Почты России может запросить удостоверение личности, если будет сомневаться, что клиент — это фактический получатель посылки.

Некоторые отправления не выдадут без паспорта даже при наличии простой электронной подписи. По упрощенной схеме нельзя получать отправления с наложенным платежом:

• письма;
• посылки;
• бандероли.

Если для получения почтового отправления требуется оплата получателя, его выдадут только с паспортом.

Не работает ускоренное получение и для мелких пакетов. Мелким пакетам не присваивают трек-номер: почтальон опускает их в почтовый ящик, а если в доме нет ящиков — передает консьержу для вручения. Если же пакет слишком крупный и не помещается в ящик, его придется получать на почте. ПЭП для этого не понадобится. Мелкий пакет выдадут только по паспорту и заполненному извещению.

Создание и использование подписей электронной почты в Mail на Mac

Вы можете создать подготовленный текст, называемый подписью , который будет использоваться при отправке сообщений электронной почты. Например, вы можете создать одну подпись для своей рабочей электронной почты и другую подпись для своей личной электронной почты.

Открыть для меня почту

Создать подписи

1. В приложении «Почта» на Mac выберите «Почта» > «Настройки», затем нажмите «Подписи».

2. В левом столбце (список учетных записей) выберите учетную запись электронной почты, для которой вы хотите использовать подпись.

   Если при создании подписи выбрано значение «Все подписи», вам необходимо перетащить новую подпись в нужную учетную запись электронной почты, прежде чем вы сможете ее использовать.

3. Нажмите кнопку «Добавить» под средней колонкой.

4. В средней колонке (список подписей) введите имя подписи.

   Это имя появляется во всплывающем меню «Подпись», когда вы пишете сообщение.

5. В правом столбце (предварительный просмотр) выполните одно из следующих действий, чтобы создать подпись:

   • Редактирование текста : Нажмите «Редактировать» в строке меню, чтобы вставить текст, преобразовать текст в ссылки и проверить орфографию и грамматику.

   • Форматирование текста : Нажмите «Формат» в строке меню, чтобы изменить шрифт и цвет, изменить выравнивание текста и добавить списки.

   • Добавить изображение : Перетащите изображение в область предварительного просмотра.

Если вы хотите, чтобы ваша подпись отображалась после исходного текста сообщений, на которые вы отвечаете или пересылаете, снимите флажок «Размещать подпись над текстом в кавычках».

Удалить подписи

1. В приложении «Почта» на Mac выберите «Почта» > «Настройки», затем нажмите «Подписи».

2. Выберите подпись в средней колонке, затем нажмите кнопку «Удалить» .

Когда вы удаляете подпись из списка «Все подписи», она удаляется из любой учетной записи, которая ее использует.

Автоматически добавлять подпись к сообщениям электронной почты

Вы можете выбрать подпись, которая будет автоматически добавляться к отправляемым вами сообщениям.

1. В приложении «Почта» на Mac выберите «Почта» > «Настройки», затем нажмите «Подписи».

2. Выберите учетную запись в левом столбце.

3. Нажмите всплывающее меню «Выбрать подпись», затем выберите подпись.

   Если у вас есть более одной подписи для учетной записи, Mail может автоматически переключаться между ними — выберите «В случайном порядке» или «В последовательном порядке» во всплывающем меню.

Если вы не хотите, чтобы подпись автоматически добавлялась к вашим сообщениям, нажмите всплывающее меню «Выбрать подпись», затем выберите «Нет».

Примечание: Подпись не добавляется автоматически к сообщениям, которые вы отправляете с уникального случайного адреса, созданного с помощью Hide My Email.

Добавляйте подпись к электронным письмам самостоятельно

1. В приложении «Почта» на Mac нажмите всплывающее меню «Подпись» в сообщении, которое вы пишете.

2. Выберите подпись.

   Если ожидаемая подпись отсутствует во всплывающем меню «Подпись» или меню не отображается, выберите «Почта» > «Настройки», нажмите «Подписи», затем убедитесь, что подпись была добавлена ​​к правильной учетной записи электронной почты.

Удаление подписи из сообщений электронной почты

1. В приложении «Почта» на Mac в сообщении, которое вы пишете, щелкните всплывающее меню «Подпись».

2. Выберите Нет.

В зависимости от того, как почтовый сервер получателя обрабатывает подписи, ваша подпись может отображаться получателю в виде вложения или изображения.

Если вы используете iCloud Drive на своем Mac и других устройствах и в параметрах iCloud Drive выбрана Почта, ваши подписи автоматически обновляются и становятся доступными на этих устройствах. См. раздел Использование iCloud Drive для хранения документов.

Если вам нужно отправить подписанный PDF-документ, вы можете использовать функцию «Разметка в почте», чтобы создать рукописную подпись и добавить ее в документ. Вы также можете использовать приложение Preview для заполнения и подписания PDF-форм.

См. также Отправка и получение визитных карточек в Mail на Mac

Создание электронной подписи — служба поддержки Майкрософт

Создание и отправка электронной почты

• Добро пожаловать на вашу электронную почту
  видео
• Создание, отправка и ответ на электронное письмо
  видео
• Создать подпись электронной почты
  видео
• Отправка и получение вложений
  видео
• Отозвать или заменить отправленное электронное письмо
  видео

Следующий: Управление электронной почтой

Создание и отправка электронной почты

Перспективное обучение

Создание и отправка электронной почты

Создание и отправка электронной почты

Создать подпись электронной почты

• Добро пожаловать на вашу электронную почту
  видео
• Создание, отправка и ответ на электронное письмо
  видео
• Создать подпись электронной почты
  видео
• Отправка и получение вложений
  видео
• Отозвать или заменить отправленное электронное письмо
  видео

Следующий: Управление электронной почтой

Попробуйте!

Создавайте собственные подписи, которые можно автоматически добавлять в сообщения электронной почты. Подписи электронной почты могут включать текст, изображения, вашу электронную визитную карточку, логотип или даже вашу рукописную подпись.

Создать подпись электронной почты

1. Выберите Новый адрес электронной почты .

2. Выберите Подпись > Подписи .

3. Выберите Новый , введите имя подписи и выберите OK .

4. В разделе Изменить подпись введите свою подпись и отформатируйте ее так, как вам нравится.