Какую эл почту можно придумать: Прикольные адреса электронной почты

11 лучших идей для имени электронной почты в 2022 году: [профессиональный адрес электронной почты]

Партнерское раскрытие: Полная прозрачность — некоторые ссылки на нашем веб-сайте являются партнерскими ссылками, и если вы используете их для совершения покупки, мы будем получать комиссию без дополнительных затрат для вас (вообще никакой!).

Ищете хорошие идеи для имени электронной почты? В этой статье я расскажу о лучших способах найти хорошие и профессиональные идеи для имени электронной почты, которые вы можете использовать и создавать новые электронные письма.

Имя вашего питомца похоже на хорошее имя для электронной почты.

Это остается у всех на устах и ​​в умах.

Независимо от того, нужен ли вам личный или профессиональный адрес электронной почты, именно тогда вам понадобятся творческие идеи адресов электронной почты.

В этой статье я собираюсь обсудить несколько советов по созданию хороших имен электронной почты (даже если желаемое имя пользователя уже существует).

Контент Контент

Что такое действующий адрес электронной почты? 3 части хорошей идеи для имени электронной почты

Сообщения, отправленные на действующий адрес электронной почты, будут доставлены в тот почтовый ящик для этого адреса.

В Интернете он похож на ваш почтовый ящик. С 269 миллиардами электронные письма отправляются ежедневно, у каждого есть уникальный адрес электронной почты.

Точно так же, когда вы отправляете электронное письмо кому-то еще, его адрес электронной почты определяет, откроет ли получатель сообщение, отбросит его как спам или автоматически попадет в ящик для спама (даже без ведома получателя).

Затем давайте посмотрим на части адреса электронной почты …

Как составляются адреса электронной почты?

Если вы берете [электронная почта защищена] например, действующий адрес электронной почты состоит из 3 частей:

• Джейн Смит местная часть
• Использование символа @
• Ваш собственный профессиональный домен (outlook. com, gmail.com и т. Д.)

Я рекомендую иметь профессиональный домен (например, мой адрес электронной почты [электронная почта защищена]) для создания профессионального впечатления.

Люди считают вас более защищенным, вкладывающимся в ваш бизнес, когда у вас есть профессиональный адрес электронной почты, и это не похоже на спам.

Однако не всем нужен профессиональный адрес электронной почты.. Даже без домена вы можете иметь профессионально звучащие имена электронной почты.

Давай посмотрим что происходит…

Как выбрать лучшие имена для электронной почты? 11 лучших способов выбрать хорошие имена для электронной почты

Чтобы оставаться надежным и производить хорошее впечатление, очень важно выбрать идеальный адрес электронной почты.

В настоящее время почти 50% населения мира имеет адрес электронной почты, поэтому получить желаемый адрес электронной почты может быть непросто.

Каково общее количество пользователей электронной почты в мире?

К концу 2020 года в мире будет более 5. 1 миллиарда активных пользователей электронной почты, а это означает, что получить ваш уникальный адрес электронной почты будет сложно, независимо от того, как вы его создаете.

Несмотря на это, все еще есть обходные пути, чтобы получить чистый, профессиональный адрес электронной почты.

Давай начнем…

1. Выберите поставщика услуг электронной почты по вашему выбору.

Адреса электронной почты следует регистрировать через поставщиков услуг электронной почты, таких как Gmail и Outlook.com, а не покупать домен.

Вы должны иметь в виду при выборе желаемого поставщика услуг электронной почты что популярный сервис, такой как Gmail, затрудняет получение желаемого имени электронной почты, в то время как менее популярный сервис, такой как Outlook, может по-прежнему иметь желаемое имя электронной почты.

2. Выберите имя, которое вы хотите использовать в качестве имени пользователя электронной почты.

Теперь, когда у вас есть поставщик услуг электронной почты, вам следует быстро выбрать два или три предпочтительных имени пользователя.

Ваш адрес электронной почты будет основан на двух или трех из этих имен пользователей.

Впоследствии вы можете выбрать и использовать множество интересных идей для адреса электронной почты или идентификатора электронной почты. Таким образом будет намного проще протестировать каждое имя пользователя с доступными бесплатными параметрами, а затем снова протестировать их.

Скажем, например, вам нужно имя пользователя JaneSmith.

Если вы выберете имя пользователя для своей электронной почты, убедитесь, что оно прошло проверку телефона. Поэтому, если вы попросите друга написать написание вашего имени пользователя, этот человек сможет сделать это, не спрашивая вас.

Следующие причины объясняют, почему:

Много раз вам нужно будет устно поделиться своим адресом электронной почты с друзьями, коллегами, а они, в свою очередь, могут поделиться им с другими в своей сети.

Вы можете потерять свои конфиденциальные электронные письма кому-то еще, если слушатель не сможет понять написание или ошибочно указать его адрес электронной почты с похожим звучанием.

Поскольку ДжейнСмит не сможет зарегистрироваться немедленно, очевидно, что она не сможет это сделать. Вы можете комбинировать его с этими простыми именами электронной почты.

• Поменяйте порядок имен в обратном порядке: Это один из лучших способов взломать адрес электронной почты. Используйте SmithJane, если взяли JaneSmith. В большинстве случаев это единственный вариант. Нет необходимости добавлять причудливые добавки к обратным именам, потому что они все еще имеют смысл и без них.
• Используйте сокращения: Если описанный выше трюк с именем пользователя электронной почты не помогает, попробуйте использовать сокращения своего имени пользователя. В большинстве случаев это будет недоступно, но если это так, вам повезло. Попробуйте использовать SJane или JSmith в качестве адреса электронной почты. В качестве альтернативы вы можете попробовать использовать отчество (если оно у вас есть), чтобы немного улучшить свою игру.
• Не делайте это слишком долго: Длинные и многословные имена пользователей могут показаться отличными идеями для адресов электронной почты, но их трудно запомнить, и они могут быть введены с ошибками.

3. Используйте свою профессию

По-прежнему предпочтительнее указывать свое профессиональное звание, чем добавлять расплывчатые цифры. Несколько примеров вариантов адресов электронной почты, в которых добавление вашей профессии может помочь вам получить желаемое имя пользователя электронной почты, даже если у вас нет своего обычного идентификатора:

• CAJSmith (если вы дипломированный бухгалтер)
• DrJSmith (если вы врач) или DocJaneSmith
• JaneSLawyer (Для юристов)
• VASmith (если вы виртуальный помощник)

4. Добавьте свое образование

• JaneSmithMA (магистр искусств)
• JaneBSc (магистр наук)
• JaneDDS (если вы стоматолог, это идеальное имя для электронной почты)

Отличный способ создать креативное имя электронной почты — указать вашу профессию, образование или любые навыки, которые вас идентифицируют.

Вы должны держать свой адрес электронной почты профессионально и избегать добавления таких вещей, как псевдонимы или глупые слова, иначе вы можете закончить фиаско, указанное ниже.

5. Укажите место работы или родной город

Создание имен адресов электронной почты может показаться странным, но это отличный способ не удариться головой об стену. Сделайте свой адрес электронной почты незабываемым, добавив название или аббревиатуру своего родного города.

• [электронная почта защищена]
• JaneSmithDC (если вы живете в Вашингтоне, округ Колумбия)
• JSmithUK (все еще лучшее имя пользователя, чем JaneSmith3298QA)

6. Измените свое имя

Вы можете попробовать еще одну простую идею адреса электронной почты, которая потребует от вас немного изменить свой адрес электронной почты, если ничего из этого не работает или ваше фактическое имя слишком велико для вашего имени пользователя электронной почты. Вы можете обрезать его, чтобы сделать его короче.

• Вы можете легко создать и превратить имя BillyJohnson в адрес электронной почты, BilJohnson
• Timothycruise легко превратить в Timcruise (но не TomCruise)

7. Идеи имени электронной почты для пары

Вот несколько идей для имен электронной почты пар:

• Используйте свой статус отношений: Подходящий адрес электронной почты [электронная почта защищена] и [электронная почта защищена] Чтобы получить такие доменные имена, вы должны зарегистрировать такие доменные имена, как just-engaged или lailasman.
• Взять его фамилию:Создайте адрес электронной почты своей пары, используя его фамилию, если вы берете его фамилию. Например, если Сарита Агарвал выйдет замуж за Раджеша Гояла, она может создать новый адрес электронной почты ([электронная почта защищена] или похожие).
• Используйте имя вашего партнера в качестве домена: В имени электронной почты вашей учетной записи доминирует ваш партнер, и вы чувствуете себя преданным. Зарегистрируйте домены, отражающие вашу уникальную индивидуальность, такие как [электронная почта защищена] и [электронная почта защищена]

8. Смешные идеи для имени электронной почты

Хотели бы вы добавить забавный элемент к своим адресам электронной почты? Вот несколько забавных и интересных идей для имени электронной почты, которые вы, возможно, захотите проверить. Предлагаемые забавные имена электронной почты являются вымышленными и не похожи на существующие.

• Маюр Дикшит: Дикшит — обычное имя в Индии, и его можно транспонировать в забавные адреса электронной почты, такие как [электронная почта защищена] (что пишется Mayur D**k S**t)
• Ану Спенсер: Можно сделать забавный адрес электронной почты из имени и первой буквы фамилии; *[электронная почта защищена], Например.
• Когда у вас есть профессиональный домен (о том, как это сделать, читайте здесь), вы можете подшучивать над крупными парнями с адресами электронной почты, такими как [электронная почта защищена] и [электронная почта защищена]
• Пэт Арти: Один из самых веселых адресов электронной почты колледжа — это ее адрес электронной почты в колледже.
• Адреса электронной почты студентов колледжа должны быть [электронная почта защищена], Не [электронная почта защищена], что противоречит идее студента.
• Супергерои и персонажи комиксов могут использовать такие адреса электронной почты, как [электронная почта защищена], и Джеймс Бонд может использовать [электронная почта защищена]

Предлагаем вам воспользоваться следующим списком забавных и странных адресов электронной почты. Быстрый поиск на Quora приведет вас к более вульгарным или взрослым предложениям имен электронной почты. В этой статье это не рассматривается.

9. Каков наилучший способ?o Выберите профессиональный адрес электронной почты?

Выбрать профессиональный адрес электронной почты сложнее, чем личный. Адрес электронной почты должен быть профессиональным и не содержать спама.

Лучший способ иметь профессиональный адрес электронной почты — это получить домен (не более 5 долларов в год). Это заставит вас выглядеть более профессионально, и вы сможете использовать любое имя пользователя для разных целей.

Профессиональный адрес электронной почты в вашем собственном домене может иметь любое имя пользователя, которое вам нравится, даже по одному для каждого члена вашей команды.

Примеры профессиональных адресов электронной почты:

• [электронная почта защищена]
• [электронная почта защищена]
• [электронная почта защищена]
• [электронная почта защищена]
• [электронная почта защищена] назвать несколько.

10. Альтернативы [электронная почта защищена] адрес электронной почты

Ищете рабочий адрес электронной почты, отличный от [электронная почта защищена]? Следующие советы помогут вам превратить это скучное [электронная почта защищена] адрес в тот, который является более приветливым и личным. Давайте начнем:

• [электронная почта защищена]: Вы можете использовать это как альтернативу информационным адресам электронной почты, если вы имеете в виду бизнес для своих клиентов. Корпоративные адреса электронной почты, начинающиеся с [электронная почта защищена] лучше, чем это.
• [электронная почта защищена]: Более персонализированный и привлекательный способ получения электронных писем, чем адреса на основе информации.
• Ваши посетители и клиенты также могут использовать адреса электронной почты в зависимости от человека, с которым им нужно связаться. Пожалуйста, используйте [электронная почта защищена] и [электронная почта защищена] если вы хотите, чтобы ваши зрители связались с вашим редактором или отделом кадров.

11. Альтернативы [электронная почта защищена] адрес электронной почты

Привлекать клиентов и посетителей будет проще с этими крутыми [электронная почта защищена] адрес электронной почты.

• [электронная почта защищена]: Много лет назад этот адрес использовался деловыми людьми в качестве альтернативы коммерческим адресам электронной почты. Вместо того, чтобы кричать ПРОДАЖИ, сделайте это. Им будет интересно поговорить с вами.
• [электронная почта защищена]:Вместо того, чтобы беспокоиться о том, что вам нужно от клиента, эта альтернатива больше фокусируется на том, что клиент может ожидать от нас. По сути, мы стремимся развивать бизнес компании. Если вы хотите, чтобы ваши клиенты видели больше, используйте [электронная почта защищена] а не [электронная почта защищена] адрес электронной почты.

Как получить профессиональные идеи имени электронной почты с вашим доменом?

Регистраторы смогут предоставить вам профессиональный адрес электронной почты, если вы добавите желаемое доменное имя.

С помощью таких сервисов, как Namecheap, Я зарегистрировал более 26 доменных имен менее чем за 2 минуты!

Вышеупомянутая процедура идеальна, если вам нужен только профессиональный адрес электронной почты.

Вам следует зарегистрировать свой домен в службе хостинга, такой как Bluehost если вы планируете однажды создать свой собственный веб-сайт (или начать приносить доход в блоге).

Ниже приведены пошаговые инструкции по созданию профессионального адреса электронной почты.

Адреса электронной почты на основе домена позволяют создать любой адрес электронной почты, который вы хотите, поэтому вам не нужно придумывать творческие имена для своего адреса.

Чего следует избегать при выборе идей для имени электронной почты

Вы можете зарегистрировать свой уникальный адрес электронной почты прямо сейчас, если вам понравился наш список лучших адресов электронной почты. А пока я рекомендую вам выбрать адрес электронной почты, который позволяет избежать этих ужасных ошибок имени пользователя.

Адреса электронной почты становятся постоянными после регистрации.

Еще хуже, когда ваш адрес электронной почты предоставляется друзьям или компаниям. Смена адреса электронной почты часто не рекомендуется.

Использование правильных имен электронной почты — хороший способ избежать затруднений.

Вот несколько советов по выбору лучшего имени электронной почты:

• Не используйте цифры: Число в вашем адресе электронной почты — это последнее, что вам следует учитывать. Числа загромождают адреса электронной почты.
• Не используйте случайные слова: Ваш адрес электронной почты выглядит забавно, когда вы используете случайные фразы из фильмов. Нет никакой гарантии, что когда-нибудь вы не станете профессионалом, даже если вы не собираетесь иметь учетную запись корпоративной электронной почты.
• Не кокетничайте и не используйте детские слова. Имя электронной почты, такое как coolprincerob или machohunkbilly, может не только смутить вас, но также может быть рассмотрено как спам.
• Не используйте имя вашего супруга:  Если вы собираетесь использовать адрес электронной почты только для связи со своей девушкой, вы можете добавить их имена, например JaneTimothy или Robmartha. Кроме того, если вы поделитесь им, это оставит плохое впечатление на окружающих.
• Не используйте бессмысленные или слишком короткие короткие формы:  Тот, у кого есть адрес электронной почты, например actrbrian для актера или hmeconstructrjack для профессионального строителя, не будет тратить время на его запоминание. Типы также могут отправить ваше сообщение в чужой почтовый ящик.
• Использование генератора имен электронной почты: Часто генераторы имен электронной почты будут путать вас с бесполезными комбинациями имен пользователей, бессмысленными словами и другими вещами, которые принесут больше вреда, чем пользы. Мы склонны зацикливаться на нескольких небрежно выбранных словах (например, кошка, собака, полет, король , royal и т. д.) и не думайте больше о создании креативных имен электронной почты. В конечном итоге вы пожалеете о том, что сделали. Поэтому вам следует по возможности избегать использования генераторов имен электронной почты (бесплатных или платных).

Часто задаваемые вопросы о профессиональных и хороших идеях для имени электронной почты 2022

Может ли адрес электронной почты начинаться с цифры?

Абсолютно возможно, чтобы адрес электронной почты начинался с числа. Также можно указать номер где-нибудь в середине или в конце вашего адреса электронной почты. Таким образом, вы не должны добавлять номер телефона к своему адресу электронной почты, если в этом нет крайней необходимости.

Каких распространенных ошибок в адресах электронной почты или имени пользователя следует избегать?

Вам следует избегать этих ошибок при создании имени пользователя электронной почты: если вам не нужно использовать числа, не используйте. Чтобы избежать неправильного размещения электронных писем, убедитесь, что ваше имя пользователя легко произносится.

Каковы самые лучшие идеи адресов электронной почты?

Чтобы создать адрес электронной почты, удобный и безопасный для детей, следуйте этим советам: 1) Не используйте личную информацию 2) Попробуйте рифмовать ее с их любимой едой, персонажем или игрушкой: например, Барби-Бобби (если она фанат Барби).

Как мне придумать имя для Gmail?

Лучше всего использовать собственное имя. Однако, если это не вариант, подумайте, что вам нравится, или подумайте о добавлении своей профессии. Кроме того, вы можете использовать свои хобби в качестве имен в Gmail, например foodiemartha (если вы любите поесть).

Что такое уникальный адрес электронной почты?

Термин «уникальный адрес электронной почты» относится к адресу электронной почты, который используется исключительно вами и никому не передается.

Что делать, если ваш электронный адрес занят?

Подумайте, как вы можете создать имя электронной почты, которое представляет уникальные для вас вещи (например, Samantha3, если ваше счастливое число равно 3), или создать собственный домен, который точно соответствует адресу (например, [электронная почта защищена] if [электронная почта защищена] взят). Используя этот метод, можно придумать множество идей для личных доменных адресов электронной почты.

Быстрые ссылки

• Сравнительный обзор по электронной почте
• Список 10 лучших инструментов автоматизации электронного маркетинга
• 7 альтернатив AWeber

Заключение: лучшие творческие идеи для имени электронной почты для бизнеса и общепринятых имен

Возможно, вы были вдохновлены на создание собственного уникального адреса электронной почты после прочтения нашего списка лучших имен электронной почты. Если это руководство вам помогло, поделитесь им в своей любимой социальной сети.

Какие полезные советы и уловки вы нашли для работы с именами учетных записей электронной почты? У вас есть какие-нибудь отличные идеи для имен учетных записей электронной почты? Если вы хотите обсудить передовые методы именования адресов электронной почты, оставьте комментарий ниже.

Как придумать адрес электронной почты для Google: гугл почтовый ящик

Сегодня электронная почта – это один из самых популярных способов отправки информации. Но иногда письмо ну никак не приходит. Почему – спросите Вы? Возможно адрес электронной почты слишком сложный, не читаемый, поэтому пропустить букву или символ очень легко. Часто человек при создании нового имейла, какой адрес электронной почты можно придумать? На самом деле создать интересный и при этом легкий адрес электронной почты не так уж и сложно. Стоит учесть несколько факторов и предпринять некоторые шаги, о которых пойдет речь ниже.

Содержание

• Методы создания красивого адреса электронной почты
• Gmail это отстой
• Несколько регистраций на один почтовый ящик
• Создаем несколько имен для почтового ящика
  • Полезные материалы:

Методы создания красивого адреса электронной почты

Для начала необходимо определиться, для каких целей создается почта:

• для работы (деловое общение)
• для бизнеса (для компании)
• для личного пользования (соцсетей, общения с друзьями, другого)

В целях делового общения лучше всего использовать адрес, в котором будут использоваться имя и фамилия. Согласитесь, использование фамильярных никнеймов и прозвищ (zaika_kisa, lubimka_love) не сыграет в пользу человека, который, оставляет свои контакты для общения с деловыми партнерами или потенциальными работодателями. Поэтому генерируем имя и фамилию.
Представим, что необходимо создать почтовый ящик. Удобно применять:

1. Первый буквы имени и фамилии

2. Год создания

Еще не определились с почтовым сервисом? Обязательно прочтите нашу статью о том, какую электронную почту стоит выбрать.
Деловому человеку удобно использоваться имя и фамилию в адресе. В большинстве случаев работодатели делают такой прием для сотрудников своей компании.

Если все варианты заняты, можно добавить префикс The, тогда имя ящика приобретет такой вид: [email protected], [email protected]. Не бойтесь экспериментировать с добавлением префиксов, у вас обязательно получится что-то интересное.

Если составить достойный адрес собственными силами не получается, можно воспользоваться ещё одним простым способом. Зарубежный сервис Email Name Generator поможет сгенирировать имя почты. Email Name Generator. В левой колонке можно просмотреть историю генерации, а в правой отобрать понравившейся. Таким образом, можно быстренько сгенерировать пачку имен, а потом выбрать что-то интересное.

Если необходимо создать ящик для сайта, который представляет бизнес, используйте название компании или вид деятельности, например: [email protected] или [email protected] (если представить, что компания omi распространяет игрушки).

В целях создания почты для личного пользования можно экспериментировать и проявлять фантазию. Используйте шутливые прозвища, имена известных личностей, персонажей и любимых героев, и т.д. Но не стоит забывать, почта должна быть не слишком сложной.

Хотите, чтобы почта была удобной? Применяйте такие принципы её создания:

• придумайте ник, который будет легко и удобно прочитать. Поймите, если Вам неудобно, другим будет еще хуже;
• не пишите слишком много символов. Чем меньше, тем лучше: [email protected] читается лучше, чем [email protected]. Не понятный набор цифр делает почту не читабельной.

Хотите добавить цифры? Используйте не больше 4-6, и лучше, чтобы они имели смысл, хотя бы для Вас.

• Сделайте адрес, который легко читается, запоминается, чтобы его не сложно назвать собеседнику, без лишних поисков в телефоне или на компьютере.
• При выборе сервиса для создания электронной почты, сделайте выбор в пользу местного или международного сервиса.
• При общение с иностранцами, лучше завести имейл на международном сервисе, например, gmail или yahoo.
• Не используйте сервисы стран, для которых нужны дополнительные программы – их неудобно открывать на любом другом гаджете.

Чем понятнее будет название, тем легче будет её использовать! Успехов!

Gmail это отстой

Гость 15 мая, 2018 год Когда я регистрировался первый раз, надо было указать адрес. Но какой? Домашний чтоль?? В поддержке ответили — мейл, и в чаво добавили мой вопрос. Ну раз гребаный, не стал заводить почту. Через год посмотрел, и завел ящик на gmail. Но интерфейс какой-то убогий, не знаю как пользоваться, не то что на Яндексе или Мейлру, не стал пользоваться. И так лет… Читать отзыв Когда я регистрировался первый раз, надо было указать адрес. Но какой? Домашний чтоль?? В поддержке ответили — мейл, и в чаво добавили мой вопрос. Ну раз гребаный, не стал заводить почту. Через год посмотрел, и завел ящик на gmail. Но интерфейс какой-то убогий, не знаю как пользоваться, не то что на Яндексе или Мейлру, не стал пользоваться. И так лет 5-6 я туда не заходил. Не так давно захожу, ввожу пароль, и читаю надпись что ящик имеет подозрительные действия. Што?? И просят указать номер телефона. Очень даже интересненько придумали — если судить по надписи, кто-то завладел моей почтой, указав телефон, а я должен указать свой телефон. С какого это перепугу??? Во-первых, я не указываю телефоны никому нигде. А во-вторых при регистрации не было пункта про номер телефона. Далее, если им всё-равно какой телефон, то могу подсунуть виртуальный. И что это даст? А хз! Посмотрел в ВК группу, там всё сделано чтобы усложнить жизнб пользователям, нет обсуждений. И в личке не отвечают. Если гуглику померещились действия, то возникает резонный вопрос — а нужна ли мне эта гребаная почта с такой поддержкой? Лет 6 не заходил в нее, никаких переписок не веду (была недлительная).

Для регистрации на каком либо сайте или в игре, чаще всего требуется ввод почтового ящика, на который придёт ссылка для подтверждения регистрации. Для того, чтобы зарегистрировать несколько учётных записей на одном сайте, необходимо регистрировать разные почтовые ящики, иначе при указании одного и того же почтового адреса, вы получите что то на подобии «учётная запись с таким ящиком уже существует».

Регистрировать несколько почтовых ящиков неудобно, непрактично и времязатратно. Но, выход есть, если вы пользователь почты Gmail, то вы сможете использовать один почтовый ящик для регистрации нескольких аккаунтов на одном сайте.

Несколько регистраций на один почтовый ящик

Будем использовать в качестве примера почтовый ящик [email protected]. Если вы владеете ящиком с таким именем, то добавляя в название точку (пример [email protected]), для сайтов это будут разные ящики, но все письма, отправленные на такой ящик, будут всё равно попадать в [email protected].

Создаем несколько имен для почтового ящика

Чтобы упростить задачу, можно воспользоваться программой GmailS Generator, которая путем прибавления точек создает много разновидностей вашего почтового ящика на gmail.com.

Загрузив в программу имя blog, на выходе сохраняем текстовый документ с готовыми именами ящиков, в данном случае, получилось 7 разных/одинаковых ящиков.

Размер: 10,3 МБ
Интерфейс: Русский

Как спрашивать людей о вещах и на самом деле получать ответ

Если сто лет назад написать письмо было равносильно тому, чтобы сесть с кем-то в тихой комнате и поговорить лицом к лицу, то писать электронное письмо сегодня все равно, что кричать на кто-то через шумный перекресток, когда они спешат на встречу.

Все перегружены и заняты.

Все перегружены и заняты. Мы существуем в состоянии постоянного частичного внимания, ловко переключаясь между электронной почтой, текстовыми сообщениями, социальными сетями и Интернетом. Электронное письмо, которое вы отправляете, не просто конкурирует с другим письмом за чье-то внимание; он конкурирует со всем.

Есть лучший способ работать с электронной почтой.

Автоматизируйте свой почтовый ящик

Скорее всего, ваша электронная почта будет прочитана на телефоне, как и более 50 процентов электронных писем. Мы просматриваем и чистим наши почтовые ящики на ходу, отвечая на срочные вопросы и отмечая менее срочные, чтобы вернуться к ним, когда мы вернемся за свои рабочие места.

Это означает, что ваша электронная почта, скорее всего, будет прочитана с первого взгляда, пока получатель занят своим телефоном, переключаясь между другими задачами. В лучшем случае ваша корреспонденция привлечет их внимание. Если при мимолетном взгляде это покажется убедительным, они, вероятно, вернутся к нему позже. Однако произведите плохое первое впечатление, и игра закончится еще до того, как вы начнете.

Наш информационный мозг требует нового подхода к электронной почте. Когда все заняты, уважайте их время, занимая как можно меньше его, — это ключевой способ привлечь внимание людей. При составлении электронного письма это означает быть ясным, кратким и действенным. Вы можете добиться этого с помощью нескольких простых стратегий:

Этот пост является выдержкой из книги Отписаться: как избавиться от беспокойства по электронной почте, не отвлекаться и выполнять настоящую работу , Джоселин К. Глей.

1. Лид с аск.

Подумайте о том, что появится в двухстрочном предварительном просмотре сообщения, которое получатель увидит, пролистывая свой почтовый ящик: привлечет ли это его внимание?

Не будучи резким или настойчивым, важно поместить свой вопрос в начало вашего электронного письма — по возможности в первом или двух предложениях. Цель состоит в том, чтобы привлечь внимание читателя и заставить его немедленно понять требуемое действие. Если вы поместите много вздора перед своим вопросом, нетерпеливый читатель может никогда не дойти до него.

Предположим, вы обращаетесь к генеральному директору стартапа, которым вы восхищаетесь, чтобы пригласить ее выступить на конференции. Вы можете расположить запрос следующим образом:

Привет, Кэтрин. Это Марк Холланд. Я провожу популярную конференцию Firestarters, которая ежегодно собирает более 5000 предпринимателей в Staples Center в Лос-Анджелесе. Я пишу, чтобы пригласить вас выступить на нашем мероприятии 5 марта 2016 года.

Кэтрин может и не знать, что такое, черт возьми, конференция Firestarters, но она знает кое-что важное: О чем это письмо (приглашение к выступлению). Кроме того, теперь она знает дату и место проведения мероприятия, а также то, что у него довольно впечатляющая посещаемость. Теперь, когда вопрос ясен и ее интерес пробудился, она, скорее всего, прочтет дальнейшие подробности Марка, где он может включить предысторию события и более впечатляющие статистические данные, чтобы сделать его аргументы еще более убедительными.

В мире с кратковременным вниманием лучше сразу перейти к делу, а объяснить позже. Подумайте о том, что появится в двухстрочном предварительном просмотре сообщения, которое получатель увидит, прокручивая свой почтовый ящик: привлечет ли это его внимание?

2. Добейтесь доверия.

Какое мне дело? — это молчаливый вопрос, который витает в голове у большинства людей, когда они открывают электронное письмо, особенно если оно от кого-то, кого они не знают. Вот почему очень важно установить доверие к себе в самом начале сообщения. Расскажите своему читателю, чем вы отличаетесь от других, почему вы достигли совершенства или почему они должны обратить на вас внимание.

Например, если вы отправляете бренду холодное электронное письмо с просьбой о спонсорстве, вы можете завоевать доверие, поделившись данными о своей аудитории и полученных наградах.

Привет, Том. Я Трейси Блэк, редактор Feed Daily, отмеченного наградами веб-сайта Webby, который посещают более 2 миллионов человек в месяц. Я готовлю новую серию статей, предназначенную для амбициозных молодых креативщиков, и хотела узнать, не заинтересованы ли вы в ее спонсорстве?

Если вы отправляете электронное письмо кому-то, кого вы знаете, например, связываетесь с коллегой по поводу срочной задачи, вы можете узаконить свой запрос, указав, что вы находитесь под давлением со стороны начальника (при условии, что это правда).

Привет, Том. Я слежу за вами, чтобы узнать, смогли ли вы внедрить новую функцию регистрации по электронной почте? Генеральный директор хочет, чтобы это было завершено к концу недели.

Точки данных и грубая авторитетность, конечно, не единственные ваши варианты. Вы также можете завоевать доверие, внимательно наблюдая за человеком, с которым вы общаетесь. Вы можете сказать им, как долго вы следите за их работой, что вам понравилось в последнем сообщении в блоге, которое они написали, или как можно улучшить их продукт — конечно, с тактом! Пока это не подхалимство, большинству людей нравится, когда их замечают, и это заставляет их замечать вас в ответ.

3. Расчистите путь вперед.

Эффективная электронная почта всегда проясняет путь вперед.

Я часто получаю электронные письма от людей, которые заинтересованы в некотором обмене знаниями, но никогда не уточняют, как они хотели бы, чтобы я предпринял действия. Они хотят выпить кофе? Они хотят сделать телефонный звонок? Непонятно, значит, вместо того, чтобы сказать «Да!» Мне приходится отвечать, спрашивая их, о чем они меня спрашивают в первую очередь, или, что более вероятно, вообще не отвечать.

У вас гораздо больше шансов получить ответ от кого-то, если ясно, какой следующий шаг. Это позволяет получателю легко ответить «да» на ваш запрос.

Допустим, вы обращаетесь за советом к режиссеру, которым вы восхищаетесь. Не пишите им просто по электронной почте:

Я был поклонником вашей работы в течение многих лет, и я хотел бы выбрать ваш мозг. Что ты говоришь?

Вместо этого предложите что-то конкретное:

Я давний поклонник вашей работы и очень уважаю ваш кинематографический опыт. Я хотел бы задать вам несколько вопросов о том, как вы финансировали свой первый фильм. Готовы ли вы к 15–20-минутному телефонному звонку на следующей неделе? Мой график открыт весь день в четверг и пятницу, если у вас есть свободные места. Обещаю быть кратким.

Второй пример поясняет предмет обсуждения и тот факт, что вы просто хотите сделать короткий телефонный звонок. Это означает, что получатель знает, что затраты времени будут минимальными, и, поскольку вы уже предложили дату в календаре, он знает, что ветку электронной почты можно закрыть быстро и эффективно. Другими словами, вы уважаете их время, и теперь они знают, что общение с вами не станет еще одной головной болью, которая им не нужна.

4. Если вы задаете вопрос, предложите решение.

Электронная почта — не лучшее место для дебатов. Таким образом, сообщения, которые не предлагают ничего, кроме вопроса типа « Что вы думаете о X? », как правило, неэффективны. Занятые люди не хотят разбираться в ваших проблемах за вас и не хотят писать пространный ответ. Они хотят сказать да или нет, а затем перейти к следующему. Поэтому, если вы хотите получить ответ — и добиться своего — не просто задавайте вопросы: предлагайте решения.

Давайте представим, что вы отправляете электронное письмо своему начальнику с вопросом, можете ли вы посетить конференцию. Вы можете написать:

Привет, Тина. Я заметил, что люди уже бронируют отели для конференции SXSW в следующем году. Я бы хотел пойти. Что вы думаете?

Или вы можете написать:

Привет, Тина. Я думал о том, как обогатить свой набор рабочих навыков, и, похоже, в следующем году на SXSW будет несколько докладчиков и семинаров, которые будут очень полезны. Я также могу составить отчет, чтобы поделиться с командой тем, что я узнал после возвращения. Я прикинул стоимость, и похоже, что билеты, гостиница и авиабилеты обойдутся компании примерно в 2500 долларов. Как вы думаете, может ли компания спонсировать мое участие?

Первое сообщение короткое, но ленивое, и для разъяснения того, что на самом деле поставлено на карту, потребуется множество сообщений туда и обратно. Второе письмо длиннее, но включает в себя все необходимое для немедленного разрешения разговора. Автор выполнила свою домашнюю работу, затраты и выгоды ясны, и боссу легко просто сказать «да». Проактивность в общении требует больше усилий, но в долгосрочной перспективе приносит огромные дивиденды.

5. Возможность сканирования.

Электронные письма предназначены для получения результатов, а не для проверки понимания прочитанного вашим получателем.

Используйте маркеры, цифры и/или выделение жирным шрифтом, чтобы сделать вашу электронную почту легкой и удобоваримой, подчеркнув ключевые моменты. Если вы насмехаетесь над этим типом подачи информации с ложки, действуйте и смиритесь с этим. Электронные письма предназначены для получения результатов, а не для проверки понимания прочитанного вашим получателем. Вот пример того, как вы могли бы резюмировать следующие шаги после встречи с клиентом.

Привет, Шэрон! Отличный звонок вчера! Я в восторге от следующих шагов. Вот краткий обзор того, что мы обсуждали на следующей неделе, чтобы уложиться в срок: Действия для Шэрон и команды:

— Утвердить измененные макеты (срок: пн 4/9) — Предоставить окончательный вариант баннеров (срок выполнения: среда, 4 ноября 2011 г.) Предоставить фотографии в высоком разрешении (Срок: среда, 11 апреля)

Поскольку это электронное письмо требует от клиента каких-либо действий, вы хотите, чтобы элементы действий выскакивали из электронного письма — таким образом, жирный текст — и легко усваивались — таким образом пули. Сроки выполнения также смещены в круглых скобках, чтобы их было легко увидеть.

Помните: если вы действительно хотите что-то сделать, успех зависит от того, насколько легко читатель сможет быстро обработать письмо и понять основные моменты.

6. Дайте им крайний срок.

Ваше электронное письмо срочно? Нужен ли ответ сейчас? В течение двух дней? За две недели? Возможно, вы удивитесь, узнав, что занятые люди любят сроки, потому что они помогают расставить приоритеты именно тогда, когда нужно что-то сделать. На самом деле, я обнаружил, что электронные письма без расписания с большей вероятностью будут проигнорированы. Вы, конечно, не хотите быть властным или чрезмерно требовательным, но дайте читателю вежливый контекст для тайминга.

Если вы отправляете электронное письмо близкому коллеге по поводу срочной задачи, вы можете быть довольно прямолинейны в выборе времени:

Чтобы проект не отставал от графика, мне нужен ваш ответ в ближайшие 24 часа, если это возможно.

Если вы направляете приглашение кому-то, кого вы еще не встречали, вы можете вежливо поделиться своим графиком дальнейших действий:

Я уверен, что вы заняты и вам нужно время, чтобы обдумать эту возможность. Я свяжусь с вами через две недели, если не получу от вас известий.

Или, скажем, вы хотите, чтобы ваш босс или клиент взвесили решение, но вам нужно двигаться вперед, если они не ответят вовремя:

Если я не получу от вас ответа до этой пятницы, 17 августа, я приму решение, предложенное выше.

Включение крайнего срока похоже на бросание якоря: оно фиксирует ваш запрос в пространстве и времени, повышая вероятность того, что его заметят и выполнят.

7. Пишите темы как заголовки.

Представьте, что вы Оскар Уайльд электронной почты. Будьте лаконичны.

Чтобы ваше электронное письмо было прочитано, его необходимо открыть. Ваша цель должна состоять в том, чтобы составить ясную и, в идеале, провокационную тему письма. Это очень похоже на написание привлекательного заголовка для статьи или сообщения в блоге, на который вы хотите, чтобы люди нажали.

Предположим, вы успешный музыкант и обращаетесь к дизайнеру с просьбой сделать обложку для вашего нового альбома. У вас приличная аудитория, так что вы ожидаете, что альбом будет хорошим. Вы можете использовать:

Тема: Design Gig

Это точно, но ему не хватает конкретики, и ваше электронное письмо звучит как банальное предложение. В качестве альтернативы вы можете использовать:

Тема: Дизайн обложки для громкого альбома?

Это по-прежнему верно, но вызывает любопытство, разъясняя, что именно представляет собой проект, и обещая хорошую рекламу. Особенно, когда вы пишете электронное письмо с вопросом кому-то, кого вы никогда раньше не встречали, строка темы действует как первое впечатление. И у вас есть только один шанс произвести первое впечатление.

8. Безжалостно редактируйте свои сообщения.

После того, как вы составили черновик своего электронного письма, просмотрите его беспристрастным взглядом и удалите все лишнее. Ясность и лаконичность с самого начала экономят время для всех. На создание четкого и точного электронного письма уходит больше времени, но на это отредактированное письмо также будет гораздо больше шансов получить ответ.

Чтобы еще раз взглянуть на свои электронные письма, проверьте эти 25 приложений, чтобы улучшить тему, текст и многое другое.

9. Предварительный просмотр всех сообщений на вашем телефоне.

Как упоминалось ранее, ваше сообщение электронной почты, скорее всего, будет открыто первым на телефоне. Поэтому разумно понимать, как ваше сообщение будет выглядеть в мобильных почтовых приложениях. То, что кажется удобоваримым на большом экране рабочего стола, часто выглядит как «Война и мир» на мобильном телефоне. Просмотрите свое сообщение на маленьком экране, и если оно по-прежнему выглядит слишком длинным, снова безжалостно отредактируйте его. Если ваше сообщение производит впечатление подавляющего, оно, вероятно, будет проигнорировано.

Убедитесь, что ваша электронная почта отлично выглядит везде и хорошо работает, с помощью нашего руководства по A/B-тестированию ваших электронных писем, которое включает в себя инструменты для тестирования ваших электронных писем на мобильных устройствах.

---

Если вы думаете, что все это звучит как много работы для небольшого старого электронного письма, подумайте об этом так: если вы потратите время на то, чтобы подумать о своей аудитории и адаптировать свое сообщение к их продолжительности внимания, ваши электронные письма будут более эффективными, вы с большей вероятностью получите то, что хотите, и в конечном итоге вам придется тратить меньше времени на электронную почту. Разве не этого хотят все?

Хотите лучшее приложение для управления собственной электронной почтой? Ознакомьтесь с нашим обзором 10 лучших почтовых приложений или воспользуйтесь нашим руководством по Gmail, чтобы оптимизировать Gmail для вашего рабочего процесса.

Все иллюстрации художника Томба Лобос из книги Отписаться .

Эффективное общение по электронной почте – Центр письма • Университет Северной Каролины в Чапел-Хилл

О чем эта брошюра

Этот раздаточный материал предназначен для того, чтобы помочь студентам, преподавателям и специалистам университетов научиться более эффективно использовать электронную почту. Это может помочь вам определить, является ли электронная почта лучшим способом общения в конкретной ситуации, и писать сообщения, которые успешно доносят ваш смысл до целевой аудитории.

Фон

Хотя электронная почта является ценным инструментом, она создает некоторые проблемы для писателей. Недопонимание может легко возникнуть, когда люди имеют разные ожидания в отношении сообщений, которые они отправляют и получают. Электронная почта используется для самых разных целей, в том числе для связи с друзьями, общения с профессорами и руководителями, запроса информации и подачи заявок на работу, стажировки и стипендии. В зависимости от ваших целей, сообщения, которые вы отправляете, будут различаться по своей формальности, целевой аудитории и желаемым результатам.

Итак, откуда вы знаете, что отправка электронной почты является наиболее эффективным способом достижения ваших коммуникативных целей? Когда уместно короткое сообщение, а когда более уместно отправить более длинное, профессионально звучащее электронное письмо? Как вы должны решить, какой стиль письма подходит для каждой задачи? Продолжайте читать, чтобы найти ответы на эти вопросы!

Когда электронная почта является подходящей формой связи?

Электронная почта — это хороший способ донести ваше сообщение, когда:

• Вам необходимо связаться с человеком, с которым трудно связаться по телефону, который не посещает кампус регулярно или находится в другой части страны или мира (например, кто-то, кто живет в другое время зона).
• Информация, которой вы хотите поделиться, не зависит от времени. Процесс отправки электронного письма происходит мгновенно, но это не означает, что автор может ожидать мгновенного ответа. Для многих людей отслеживание переписки по электронной почте является частью их работы, и они делают это только в рабочее время. Если ваш читатель не обещал иначе, предположим, что ему может потребоваться несколько дней, чтобы ответить на ваше сообщение.
• Вам нужно отправить кому-нибудь электронный файл, например, документ для курса, электронную таблицу, полную данных, или черновик вашей работы.
• Вам необходимо быстро распространить информацию среди большого количества людей (например, служебную записку, которую нужно разослать всему персоналу офиса).
• Вам нужна письменная запись разговора. Сохранение важных электронных писем может быть полезно, если вам нужно вернуться к тому, что кто-то сказал в более раннем сообщении, предоставить какое-либо доказательство (например, доказательство того, что вы заплатили за услугу или продукт) или просмотреть содержание важной встречи. или памятка.

Когда электронная почта НЕ подходит для использования?

Электронная почта не является эффективным средством связи, если:

• Ваше сообщение длинное и сложное или требует дополнительного обсуждения, которое лучше всего провести при личной встрече. Например, если вы хотите получить отзыв от своего руководителя о своей работе или если вы задаете преподавателю вопрос, требующий большего, чем ответ «да/нет» или простое объяснение, вместо этого вам следует запланировать встречу.
• Информация строго конфиденциальна. Электронная почта НИКОГДА не является частной! Имейте в виду, что ваше сообщение может быть перенаправлено другим людям без вашего ведома. Резервная копия вашей электронной почты всегда хранится на сервере, где ее могут легко получить заинтересованные стороны, даже если вы удалили сообщение и думаете, что оно исчезло навсегда.
• Ваше сообщение эмоционально заряжено, или тон сообщения может быть легко истолкован неправильно. Если вы не решаетесь сказать что-то кому-то в лицо, не пишите об этом в электронном письме.

Кто ваша аудитория?

У людей разные мнения о том, как должна выглядеть электронная почта, поэтому всегда полезно знать ожидания вашей аудитории. Например, некоторые люди считают электронную почту быстрой и неформальной формой общения — способом сказать «привет» или задать быстрый вопрос. Однако другие рассматривают электронную почту просто как более удобный способ передачи официального письма. Такие люди могут посчитать неофициальное электронное письмо грубым или непрофессиональным.

Такое сообщение можно отправить вашему другу, но не профессору:

Эй, Джоан,

Вы знаете, о чем задание? Вы можете мне помочь?

М

Хотя для вас может быть очевидно, что вы не стали бы отправлять такое электронное письмо своему профессору, давайте внимательно рассмотрим, какие предположения делает это сообщение о читателе и его ожиданиях. Тон этого сообщения очень непринужденный; он предполагает, что читатель знает, кто такой отправитель, и находится с ним в близких личных отношениях. Поскольку оно содержит двусмысленную ссылку на «задание», это сообщение также предполагает, что читатель знаком с предметом обсуждения (например, предполагается, что читатель будет знать, какой курс и какое конкретное задание имеет в виду отправитель). Автор также делает неявное предположение о комфорте читателя с языком, который часто используется при отправке мгновенного сообщения или текстового сообщения. Некоторые читатели могут воспринять букву «U» как знак того, что автор слишком ленив, чтобы напечатать слово «вы».

Делая предположения об ожиданиях вашей аудитории, вы увеличиваете риск того, что ваше сообщение или его тон будут неправильно истолкованы.
Чтобы убедиться, что ваше сообщение произвело ожидаемый эффект, используйте следующие вопросы, которые помогут вам подумать о вашей аудитории и ее потребностях:

• Кто ваша аудитория? Как часто ваша аудитория использует электронную почту для общения?
• Каково отношение вашей аудитории к вам, например, является ли читатель вашим учителем? Ваш босс? Друг? Незнакомец? Насколько хорошо вы их знаете? Как бы вы разговаривали с ними в социальной ситуации?
• Что вы хотите, чтобы ваша аудитория думала или предполагала о вас? Какое впечатление вы хотите произвести?

Важные компоненты эффективного электронного письма:

Строки темы

Строки темы электронной почты подобны газетным заголовкам. Они должны передавать основную мысль вашего сообщения или идею, которую вы хотите, чтобы читатель усвоил. Поэтому будьте как можно более конкретными. Темы, состоящие из одного слова, такие как «Привет», «Вопрос» или «К вашему сведению», не информативны и не дают читателю представления о том, насколько важно ваше сообщение. Если ваше сообщение зависит от времени, вы можете указать дату в строке темы, например «Встреча в четверг, 2 декабря». Подумайте о строках темы в сообщениях электронной почты, которые вы получаете. Какие из них вы считаете наиболее эффективными? Почему?

Приветствие и выход

Использовать какое-то приветствие и какое-то завершение. Не начинайте просто со своего текста и не останавливайтесь в конце без вежливой подписи. Если вы плохо знаете человека, вы можете не знать, как к нему обращаться («Как мне назвать своего ассистента/профессора?») или как подписать («Лучше всего? С уважением?»). Тем не менее, всегда лучше сделать какое-то усилие. Если вы сомневаетесь, обращайтесь к кому-то более официально, чтобы не обидеть его. Некоторые распространенные способы обращения к читателю:

• Уважаемый профессор Смит,
• Здравствуйте, мисс МакМахон,
• Привет, Мэри Джейн,

Если вы не знаете имени человека, к которому обращаетесь, или если электронное письмо адресовано разным группам, попробуйте что-то общее, но вежливое:

• Кого это может касаться,
• Уважаемые члены приемной комиссии,
• Всем привет,

Ваше закрытие чрезвычайно важно, потому что оно позволяет читателю узнать, кто с ним связывается. Всегда подписывайтесь своим именем в конце сообщения. Если вы плохо знаете читателя, вы можете также подумать о включении своей должности и организации, к которой вы принадлежите; например:

Мэри Уоткинс
Старший научный сотрудник
Bain and Company

Джозеф Смит
UNC-CH, выпуск 2009 г.

В заключение напишите что-нибудь краткое, но дружелюбное или, возможно, просто ваше имя:

• Спасибо,
• С наилучшими пожеланиями,
• Увидимся завтра,
• С уважением,

Для очень официального сообщения, такого как заявление о приеме на работу, используйте вид закрытия, который вы можете увидеть в деловом письме:

• С уважением,
• С уважением,

Cc: и Bcc: («копия» и «слепая копия»)

Копирование отдельных лиц по электронной почте — это хороший способ отправить ваше сообщение основному получателю, а также одновременно отправить кому-то еще копию. Это может быть полезно, если вы хотите передать одно и то же сообщение более чем одному человеку. В профессиональных условиях копирование чьего-либо электронного письма может помочь добиться цели, особенно если лицо, получающее копию, выполняет контролирующую роль. Например, копирование вашего начальника в электронном письме не отвечающему коллеге может побудить коллегу ответить. Однако имейте в виду, что когда вы отправляете сообщение более чем на один адрес, используя поле «Копия:», как первоначальный получатель, так и все получатели точных копий могут видеть все адреса в полях «Кому:» и «Копия:». Каждый человек, получивший сообщение, сможет увидеть адреса всех остальных, кто его получил.

Слепое копирование писем группе людей может быть полезно, если вы не хотите, чтобы все в списке имели адреса друг друга. Единственный адрес получателя, который будет виден всем получателям, указан в поле «Кому:». Если вы не хотите, чтобы кто-либо из получателей видел адреса электронной почты в списке, вы можете указать свой собственный адрес в поле Кому: и использовать скрытую копию: исключительно для адресации вашего сообщения другим. Однако не думайте, что слепое копирование всегда будет мешать получателям узнать, кто еще был скопирован — кто-то, кого скопировали вслепую, может нажать «ответить всем» и отправить ответ всем, показывая, что они были включены в исходное сообщение.

Несколько дополнительных советов по написанию более эффективных электронных писем

Подумайте о своем сообщении, прежде чем написать его. Не отправляйте электронную почту в спешке. Во-первых, определитесь с целью вашего сообщения и какого результата вы ожидаете от своего общения. Затем подумайте об аудитории вашего сообщения и о том, что им может понадобиться, чтобы ваше сообщение имело ожидаемый результат. Вы также улучшите ясность своего сообщения, если организуете свои мысли перед тем, как начнете писать. Запишите несколько заметок о том, какую информацию вам нужно передать, какие у вас есть вопросы и т. д., а затем организуйте свои мысли в логической последовательности. Вы можете попробовать методы мозгового штурма, такие как составление карт, составление списков или изложение, чтобы помочь вам организовать свои мысли.

Подумайте над тоном вашего сообщения. Когда вы общаетесь по электронной почте, ваши слова не подкрепляются жестами, интонациями голоса или другими сигналами, поэтому кому-то может быть легче неправильно понять ваш тон. Например, сарказм и шутки часто неправильно истолковываются и могут оскорбить вашу аудиторию. Точно так же будьте осторожны с тем, как вы обращаетесь к своему читателю. Например, начав электронное письмо своему профессору или ассистенту со слов «Эй!» может быть воспринято как грубое или самонадеянное (например, «Эй, ты!»). Если вы не уверены, как ваше сообщение может быть воспринято, вы можете попробовать прочитать его вслух другу, чтобы проверить его тон.

Стремитесь к ясности и краткости в письме. Вы когда-нибудь отправляли электронное письмо, которое вызывало путаницу и требовало хотя бы еще одного сообщения, чтобы исправить ситуацию? Недопонимание может произойти, если сообщение неясно, неорганизованно или просто слишком длинное и сложное, чтобы читатели могли легко понять его. Вот несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы ваше сообщение было понято:

1. Кратко укажите цель вашего письма в самом начале вашего сообщения.
2. Обязательно предоставьте читателю некоторый контекст. Если вы задаете вопрос, вырежьте и вставьте любой соответствующий текст (например, сообщения об ошибках компьютера, подсказки о назначении, которые вы не понимаете, часть предыдущего сообщения и т. д.) в электронное письмо, чтобы у читателя была некоторая рамка ссылка на ваш вопрос. При ответе на чужое электронное письмо часто бывает полезно либо включить, либо переформулировать сообщение отправителя.
3. Используйте абзацы, чтобы разделить мысли (или рассмотрите возможность написания отдельных писем, если у вас есть много несвязанных моментов или вопросов).
4. Наконец, укажите желаемый результат в конце сообщения. Если вы запрашиваете ответ, сообщите читателю, какой тип ответа вам требуется (например, ответ по электронной почте, возможное время встречи, рекомендательное письмо и т. д.). Если вы запрашиваете что-то, что имеет срок выполнения , не забудьте выделить дату выполнения на видном месте в своем сообщении. Завершение письма следующим шагом может быть очень полезным, особенно в рабочих условиях (например, вы можете написать: «Я позвоню вам по этому поводу в следующий день или около того» или «Давайте обсудим это в дальнейшем». на встрече в среду»).

Отформатируйте сообщение так, чтобы его было легко читать. Используйте пустое пространство, чтобы визуально разделить абзацы на отдельные блоки текста. Отмечайте важные детали маркером, чтобы их было легко заметить. Используйте жирный шрифт или заглавные буквы, чтобы выделить важную информацию, например сроки выполнения. (Но не пишите все сообщение заглавными буквами или полужирным шрифтом — ваш читатель может воспринять это как «крик» и не сможет определить, какие части сообщения особенно важны.)

Корректура. Перечитывайте сообщения перед отправкой. Проверьте грамматику, орфографию, заглавные буквы и пунктуацию. Если ваша программа электронной почты поддерживает это, используйте инструменты проверки орфографии и грамматики. Попробуйте прочитать свое сообщение вслух, чтобы заметить ошибки или неловкие фразы, которые вы могли бы пропустить.

Вопросы, которые следует задать себе перед отправкой сообщения по электронной почте

• Подходит ли это сообщение для отправки по электронной почте, или мне лучше передать информацию письмом, телефонным звонком или личной встречей?
• С какой целью я отправляю это электронное письмо? Будет ли сообщение казаться важным для получателя, или оно будет рассматриваться как раздражение и пустая трата времени?
• Сколько писем обычно получает читатель и что заставит его прочитать это сообщение (или удалить его)?
• Соответствуют ли формальность и стиль моего письма ожиданиям моей аудитории?
• Как будет выглядеть мое сообщение, когда оно достигнет получателя? Легко ли читать? Правильно ли я использовал грамматику и пунктуацию? Разделил ли я свои мысли на отдельные абзацы? Выделены ли в тексте важные элементы, такие как сроки выполнения?
• Предоставил ли я достаточно контекста, чтобы моя аудитория могла легко понять или проследить нить сообщения?
• Назвал ли я себя и помог ли читателю ответить надлежащим образом?
• Сможет ли получатель открывать и читать вложения?

Образцы писем

Используйте то, что вы только что узнали, чтобы объяснить, почему электронное письмо Студента 2 профессору Джонсу более эффективно, чем электронное письмо, написанное Студентом 1. Чем отличается тон сообщений? Что делает электронное письмо Студента 2 более подходящим? Какие элементы способствуют его ясности? Если бы вы были профессором Джонсом и получили оба сообщения, как бы вы ответили на каждое из них?

Письмо от студента 1:

эй,
мне нужна помощь с моим документом могу ли я прийти к вам в офис завтра

спасибо

Письмо от учащегося 2:

Привет, доктор Джонс,

Я посещаю ваши занятия по английскому языку 101 по четвергам, и у меня есть вопрос о работе, которую нужно сдать в следующий вторник. Я не уверен, что понимаю, что означает следующее предложение в подсказке:

«Напишите 10-страничный документ, аргументирующий за или против требования ENGL 101 для всех первокурсников UNC, и предоставьте адекватную поддержку своей точки зрения».

Я не уверен, что можно считать «адекватной» поддержкой. Можно ли использовать 3 источника?

Могу я прийти к вам в офис завтра в 14:00, чтобы поговорить с вами о моем вопросе? Пожалуйста, дайте мне знать, если это соответствует вашему графику. Если нет, я мог бы также прийти в пятницу после 13:00.

Спасибо,

Тим Смит

Вот две версии электронного письма начальника Джейн Доу группе ее сотрудников. Какой вариант вы считаете наиболее эффективным? Почему?

Версия 1 электронного письма Джейн Доу:

Тема: завтра
Как вы знаете, завтра днем ​​мы встретимся, чтобы обсудить состояние всех наших текущих проектов. Пончики будут предоставлены. Не забудьте прийти вовремя и взять с собой материалы, над которыми вы работали на этой неделе, — достаточное количество экземпляров для всех. Некоторые из этих материалов могут включать ваши календари, отчеты и любые важные электронные письма, которые вы отправили. Кроме того, я хотел бы напомнить вам, что ваши запросы на разрешение на парковку должны быть поданы позднее на этой неделе; вы должны сдать их мисс Джонс, и если она не будет за своим столом, когда вы зайдете, вы можете отправить их ей по электронной почте.

Версия 2 электронного письма Джейн Доу:

Тема: материалы к ср. собрание персонала

Привет всем —

На завтра в 15:00. совещание персонала в конференц-зале, пожалуйста, принесите 15 копий следующих материалов:

• Календарь вашего проекта
• Одностраничный отчет с описанием вашего прогресса
• Список целей на следующий месяц
• Копии любых сообщений с отчетами о ходе работы, которые вы отправляли клиентам за последний месяц

Увидимся завтра—

Джейн

Консультационные работы

Мы обращались к этим работам, когда писали этот раздаточный материал. Это не исчерпывающий список ресурсов по теме раздаточного материала, и мы рекомендуем вам провести собственное исследование, чтобы найти дополнительные публикации. Пожалуйста, не используйте этот список в качестве модели для формата вашего собственного списка литературы, так как он может не соответствовать используемому вами стилю цитирования. Руководство по форматированию ссылок см. в руководстве по цитированию библиотек UNC.