Какая должна быть электронная почта: Как правильно написать адрес электронной почты (e-mail) ✔, чтобы вам могли на нее отправить письмо…

Правила написания электронного письма или этикет электронной почты

За последнее десятилетие электронная почта стала, пожалуй, одним из самых популярных средств делового общения. Сегодня довольно сложно найти человека, который в своей практике межличностных и межкультурных коммуникаций не использует электронную почту. Бегло сканируя взглядом адреса и темы пришедших сообщений, решаем, какие письма прочитать, а какие удалить не раскрывая. В зависимости от отношений между корреспондентами переписка может быть деловой или частной. Если письмо частное, то к нему не предъявляется жестких требований с точки зрения этики — стиль письма и манера изложения зависят главным образом от степени знакомства с адресатом.

Сегодня довольно сложно найти компанию, которая в своей практике межличностных коммуникаций не использовала бы электронную почту. Следует отметить, что в обычной деловой переписке посредством e-mail существуют общепринятые правила, которые необходимо знать и которыми следует руководствоваться. Остановимся подробно на наиболее значимых.

Правило 1. При оформлении электронного письма в обязательном порядке заполняйте все поля. В общем виде структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде:

1. Адрес и имя отправителя.

2. Адрес получателя (или адреса получателей, когда существует необходимость отправить письмо с одним текстом нескольким получателям).

3. Важность письма (это при необходимости).

4. Тема письма.

5. Приложение.

6. Письмо, состоящее из приветствия; основного текста письма; заключения; и подписи.

Правило 2. Адрес и имя отправителя должны быть узнаваемыми. Поэтому когда заводите почтовый ящик, в графе имя отправителя всегда вписывайте свои имя и фамилию. Наибольшее доверие вызывает адрес, содержащий Ваше настоящее имя, а также имя Вашей организации в названии домена, например: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов.

У вас должен быть включен JavaScript для просмотра..

Правило 3. Обязательно заполняйте графу «Тема письма». Тема письма — это особый реквизит письма, наличие которого значительно облегчает работу с электронной корреспонденцией. Судьба письма очень часто зависит от его Темы, особенно если имя и адрес отправителя Вам ничего не говорят. Тема письма должна быть краткой – не более 50 знаков – и по существу. Чем проще и понятней будет Тема письма, тем больше вероятности, что письмо будет прочитано и будет иметь отклик. Особо тщательно необходимо подумать над Темой, когда в первый раз пишете кому-либо.

Правило 4. Используйте пиктограмму («Re:»)   только для ответа. Используя пиктограмму , размещенную в поле адреса письма, на которое отвечаете, открываем форму для составления ответа. Данная форма уже содержит адрес вашего собеседника, текст его письма и Тему. Пиктограмма (Re)  является аббревиатурой английского слова «Reply:» или «Response:» и означает «Мой ответ на:».

Поэтому если тема письма меняется, изменения темы необходимо вносить, используя стрелочку вниз, размещенную справа от пиктограммы Rе. В открывшемся ниспадающем списке выбираем команду «изменить тему».

Если отвечая на чье-либо электронное письмо, вы меняете основную мысль диалога, изменяйте соответственно и Тему, а лучше начинать обсуждение нового вопроса созданием нового письма.

Правило 5. Во избежание преждевременной отправки адрес получателя вставляйте только тогда, когда письмо дописано, проверено и готово к отправке. Будьте внимательней с кнопкой «Отправить»: убедитесь, что посылаете письмо тому, кому хотели.

Правило 6. Обязательно пишите приветствие, состоящее из приветственного слова и имени получателя, перед основным текстом письма. Некоторые пользователи считают, что приветствие в электронном письме не нужно писать, поскольку это якобы бессмысленный пережиток бумажной почты, что оно не несёт в себе никакой значимой информации и содержит лишь дежурные слова.

Приветствие несёт в себе информацию о воспитанности того, кто составляет письмо. В качестве приветствия используйте следующую форму обращения: «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата!» или «Уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата, здравствуйте!» и только после этого переходите к цели Вашего сообщения.

В Европе принято всегда обращаться «Dear Sir/Madam» или менее формально, особенно, если Вы знакомы с адресатом, «Dear + имя». В США, где темп жизни и переписки более интенсивный, электронное письмо начинается с обращения, состоящего из имени и короткого «Hi + имя». В русском языке восклицательный знак ставится после обращения в письменной форме в любом жанре переписки: деловой, частной, официальной и т. д., в то время как в английском языке во всех этих жанрах ставится запятая.

Правило 7. Правильно структурируйте свое письмо. Поскольку чтение c экрана монитора гораздо сложнее, чем чтение бумажного носителя. Разбивайте текст письма на логические абзацы. Старайтесь, чтобы предложения содержали не более 15-20 слов. Отделяйте абзацы друг от друга отступом или пустой строкой.

Правило 8. Будьте краткими и выражайте мысли по существу. Основной текст письма с первого абзаца должен притягивать внимание читателя не меньше, чем его Тема. Помните об ограниченном времени потенциального читателя. Начните с цели письма, она должна быть четко сформулирована в первом предложении. Если первые предложения сформулированы правильно, то существует очень большая вероятность, что получатель письма прочтёт его до конца. Электронное письмо предназначено для быстрой передачи информации. Если необходимо переслать важную информацию, содержащую большой объем, лучше составить краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформить в виде вложения.

Правило 9. Прежде чем приступить к написанию письма, присоедините вложение. Сколько раз приходилось получать письмо, целью которого была пересылка вложения, без этого самого вложения?! Такая беспечность может не лучшим образом отразиться на Вашей деловой репутации.

Правило 10. Когда Вы пишите кому-либо в первый раз, не прикрепляйте никаких вложений. Если Вы всё же посылаете какое-то вложение без согласования с получателем, то обязательно напишите в тексте письма, что это за файл. Не присоединяйте вложения размером более 5Мбайт, так как возможна такая неприятная ситуация: Вы перешлёте свой файл на почтовый сервер за секунду, а Ваш адресат будет скачивать его целый час.

Правило 11. Составляя ответное письмо, отвечайте на ВСЕ заданные Вам вопросы. Если Вы затрудняетесь ответить, то так прямо и напишите.

Правило 12. Прежде чем отправить письмо, проверьте орфографию, грамматику и пунктуацию. Тот факт, что электронная почта — быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной. Стройте свои фразы возможно более грамотно с точки зрения орфографии и грамматики. Это важно не только потому, что неграмотно написанное письмо может испортить впечатление о Вас, и потому, что очень трудно читать текст без запятых и точек.

Правило 13. На электронные письма обязательно нужно отвечать. Электронная почта — это связь с другими людьми, и немного вежливости никогда не повредит. По правилам этикета на электронные письма обязательно нужно отвечать, а время ответа не должно превышать трех суток. Если не отвечаете на электронное письмо в течение этого срока, – это явный отказ от общения. Если Вам необходимо более длительное время для ответа на письмо, стоит объяснить причины задержки. При получении письма, содержащего вложение, обязательно подтвердите, что вложение дошло и нормально открылось. При получении писем от неизвестных людей можно на них не отвечать. Их можно удалять, не читая. При получении незатребованного письма с присоединенным файлом следует удалить файл, не распаковывая: скорее всего — это источник компьютерного вируса.

Правило 14. Не запрашивайте уведомление о прочтении. Можно после текста основного письма и перед Вашей подписью написать следующую фразу: «Прошу подтвердить получение письма ответным письмом или по указанным ниже телефонам».

Правило 15. В тексте сообщения никогда не надо использовать прописные буквы. ТЕКСТ, ВЫДЕЛЕННЫЙ ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ, рассматривается как крик. В лучшем случае его относят к неграмотности в вопросах сетевого этикета. Это может вызвать раздражение или другую нежелательную реакцию у Вашего читателя.

Правило 16. Никогда не сообщайте конфиденциальную информацию посредством электронной почты. Будьте очень осторожны при пересылке номеров своих банковских карт или другой конфиденциальной информации в тексте электронного письма. Электронная почта при пересылке может быть перехвачена и использована в корыстных целях. Кроме того, посланное Вами электронное письмо навсегда остается в памяти компьютера. 

Правило 17.

Не злоупотребляйте аббревиатурами и эмоциональным оформлением. В деловой электронной почте старайтесь не использовать такие аббревиатуры как BTW (by the way) или LOL (laugh out loud), также так называемые смайлики («улыбающиеся лица»). Они неуместны в деловой переписке, тем более что получатель письма может не знать их значение.

Правило 18. В конце письма обязательно ставьте свою подпись. Подпись — это небольшой блок текста, добавляемого в конец Ваших сообщений, который идентифицирует Вас и содержит Вашу контактную информацию. Делайте подпись краткой: не более четырех-семи строк. Длинная подпись занимает много места и может вызвать раздражение. Включайте в нее несколько возможных способов связи с Вами (обычно это номера телефонов и факса), а также ссылку на сайт Вашей компании.

По материалам статей:

1. 32 most important email etiquette tips.Emailetiquette. [Электронный ресурс] http://www.emailreplies.com/ Проверено 19.09.2015.

2. Top 26 Most Important Rules of Email Etiquette. [Электронный ресурс] http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm Проверено 20.09.2015.

Материал подготовлен Шутилиной Л.А., методистом ГМЦ ДОгМ

Параметры для доступа к личным учетным записям электронной почты Майкрософт по протоколу IMAP4

Office для бизнеса Office 365 для малого бизнеса Outlook. com Еще…Меньше

Эта статья содержит параметры для настройки почтовой программы на использование протокола IMAP4 для доступа к личной учетной записи электронной почты Майкрософт.

Способы доступа к личной учетной записи электронной почты Майкрософт

Личная учетная запись электронной почты Майкрософт имеет окончание @outlook.com, @live.com, @hotmail.com или @msn.com. Для доступа к своей личной учетной записи электронной почты Майкрософт вы можете использовать следующие способы:

• Вы можете использовать Outlook.com, которая является веб-версией браузера Outlook. При этом у вас будет доступ ко всем данным учетной записи, включая электронную почту, контакты, календарь и задачи. Дополнительные сведения см. в справке по Outlook.com.

• org/ListItem»>

  Можно использовать почтовую программу, например классическую версию Outlook. Это позволяет получать доступ к электронной почте, но доступ к контактам, календарю и задачам предоставляется только в том случае, если программа Exchange ActiveSync, как в случае с Outlook 2013.

При настройке почтовой программы, например классической версии Outlook, для доступа к учетной записи электронной почты Майкрософт необходимо сделать в ней следующее:

Параметры IMAP4 для личной учетной записи электронной почты Майкрософт

Чтобы настроить почтовую программу для доступа к личной учетной записи электронной почты Майкрософт по протоколу IMAP4, необходимо задать следующие параметры IMAP4 для учетной записи в этой программе:

Есть дополнительные вопросы?

	Чтобы получить поддержку в Outlook. com, щелкните здесь или выберите в строке меню и введите запрос. Если вам не удастся решить проблему самостоятельно, прокрутите страницу вниз до надписи Все еще нужна помощь? и выберите Да. Чтобы связаться с нами в Outlook.com, необходимо войти в систему. Если не удается войти, щелкните здесь.
	Дополнительные сведения об учетной записи Майкрософт и подписках см. в разделе Справка по учетной записи и выставлению счетов.
	Чтобы получить справку и устранить неполадки с другими продуктами и службами Майкрософт, укажите свою проблему здесь.
	Публикуйте вопросы, следите за обсуждениями и делитесь знаниями в сообществе Outlook. com.

Насколько формальным должно быть электронное письмо?

Урок 8. Насколько формальным должно быть электронное письмо?

/en/email101/avoiding-spam-and-phishing/content/

Насколько официальным должно быть электронное письмо?

Найти правильный тон для электронного письма может быть непросто. Иногда может показаться, что электронное письмо должно быть формальным, чтобы быть правильным. Правда в том, что формальный тон не всегда автоматически лучше обычного тона. Но как узнать, какой из них использовать и когда? Есть несколько вещей, на которые вы можете обратить внимание, чтобы решить, насколько формальным или непринужденным должен быть тон вашего электронного письма.

Когда электронное письмо должно звучать более официально?

Подумайте о человеке, которому вы пишете. Как вы знаете, этот человек? Какие контакты, если таковые были, у вас были в прошлом? Эти факторы станут лучшим руководством при выборе тона вашего электронного письма. Если вы инициируете первый контакт с кем-то, например, с потенциальным работодателем или с кем-то, кто выше вас по положению, обычно вы должны по умолчанию использовать формальный тон .

Всякий раз, когда вы пишете кому-то, с кем никогда не встречались лично, тон письма имеет ключевое значение. Поскольку это электронное письмо будет вашим способом произвести первое впечатление, вы должны убедиться, что оно хорошее. Придерживайтесь приветствий, в которых используется либо полное имя, либо титул и фамилия, если у вас есть такая информация. Если у вас нет имени человека, которому вы отправляете электронное письмо, используйте Кого это может касаться  в порядке.

Использование более профессионального языка и избегание сокращений также придаст вашему электронному письму более официальный тон. Например, вместо я не смогу сделать это , сказав К сожалению, я не смогу посетить , это придаст вашему письму более профессиональный тон. Также имейте в виду, что избегание сокращений и использование правильного правописания и грамматики так же важно, когда дело доходит до настройки тона вашего электронного письма.

Вот пример…

Соискатель отправляет электронное письмо рекрутеру, с которым никогда не встречалась. Официальное приветствие и язык, который она использует, придают ее письму более профессиональный тон.

Точно так же вы хотите убедиться, что вы закрываете свое электронное письмо таким образом, чтобы оно соответствовало приветствию вашего электронного письма. Завершение электронного письма просто Спасибо! может звучать дружелюбно, но может показаться слишком фамильярным и случайным. Для более официальных электронных писем лучше всего закрыть что-то вроде Большое спасибо или С уважением для поддержания профессионального тона.

Обязательно укажите контактную информацию.

Это особенно важно при установлении контакта с кем-либо, особенно с потенциальными работодателями. Вы хотите убедиться, что у них есть вся информация, необходимая для связи с вами в будущем.

Правила формальности не всегда применимы.

Например, если вы пишете ответ на полученное электронное письмо, обратите внимание на тон и язык отправителя. Это может помочь избежать многих догадок при выборе тона вашего электронного письма.

Если вы заметили, что тон звучит не совсем официально, можно отразить это в своем ответе. Например, если в приветствии кто-то использует Привет и ваше имя , будет приемлемо использовать тот же тон в вашем ответе. Посмотрите, как другой человек использует сокращения, сокращения и общий выбор слов в качестве ориентира. В большинстве ситуаций зеркальное отображение набора тонов вполне приемлемо для вашего ответа.

Когда электронное письмо может звучать более непринужденно?

Ситуации, в которых допустимо отправить более непринужденное, дружелюбное электронное письмо, как правило, более очевидны. Например, если вы пишете другу или члену семьи , конечно, уместно использовать небрежный тон .

Когда речь идет о таких людях, как ваши коллеги или ровесники, при выборе тона учитывайте два момента:

1. Как долго вы знаете этого человека?
2. В каком контексте вы знали этого человека?

Как правило, чем дольше вы кого-то знаете — или если вы общаетесь с человеком вне работы с некоторой частотой — тем более приемлемо использовать непринужденный тон. Электронное письмо с очень непринужденным тоном может больше напоминать текстовое сообщение, чем письмо, и оно может включать такие вещи, как аббревиатур или смайликов. Все зависит от культуры вашего рабочего места . Подумайте о среде, в которой вы работаете, и ищите примеры, подаваемые вашими коллегами и начальством, когда решаете, стоит ли использовать подобные вещи.

Имейте в виду…

Профессиональное не всегда совпадает с формальным. В рабочей среде важно, чтобы всегда оставался профессиональным , даже если тон разговора непринужденный. Никогда не стоит сплетничать или говорить что-то плохое о других людях, с которыми вы работаете, независимо от того, насколько хорошо вы знаете коллегу или коллегу, которому отправляете электронное письмо. Это то, что может очень легко вернуться, чтобы преследовать вас, но, к счастью, этого также легко избежать.

Продолжать

Предыдущий: Защита от спама и фишинга

Далее:Викторина по основам электронной почты

/en/email101/email-basics-quiz/content/

3 вещи, которые ДОЛЖНЫ быть успешными во всех электронных письмах Просто информируйте клиентов об изменениях, происходящих в вашей компании. Электронная почта — это удобный инструмент для охвата большого количества людей за короткий промежуток времени и за очень небольшие (если вообще есть) деньги.

Несмотря на то, что это универсальный инструмент, который служит многим различным целям, есть три вещи, которые должны быть у всех электронных писем успешными.

 

1. Привлекающая внимание тема письма

Первая (и, пожалуй, самая важная) часть успешной электронной кампании — привлекающая внимание тема. В конце концов, если ваша тема не побуждает людей открывать вашу электронную почту, сообщение внутри нее бесполезно! Выделитесь из остальных писем, накапливающихся в почтовых ящиках ваших клиентов, написав строку темы, которая привлечет их внимание. Несколько советов о том, как создать тему письма, которая обеспечит высокий показатель открываемости:

A. Сформулируйте строку темы как вопрос. Знаете ли вы…? Ты слышал…? Ты можешь поверить…? Ты видел…? Вы посещаете…? Вы уверены, что хотите пропустить…?

B. Порадуйте своих клиентов! Обратите внимание на нашу распродажу…! Часы тикают…! Не пропустите эти замечательные летние предложения. ..! Вы приглашены…! Отличные новости для дилерского центра XYZ…!

C. Укажите номер. 3 лучшие газонокосилки для больших дворов… 10 лучших квадроциклов в Колорадо…. 5 самых надежных ходунков… Яхта №1 в Америке… 5 наших любимых зимних шин… Только для вас: Скидка 30%… Скидка 50% на весь подержанный инвентарь…

D. Включите поле слияния имени. Если у вас есть чистый список адресов электронной почты и вы постоянно обновляете свою CRM, рассмотрите возможность добавления поля слияния в строку темы электронной почты, чтобы персонализировать сообщение. Эй, Джон, ты видел наши новейшие электроинструменты? Мы думаем, вам понравится наш новый выбор Can-Ams, Сью! Когда мы увидели эту рыбацкую лодку, мы подумали о тебе, Гэри. Ты не думала вложить деньги в больничную койку, Мэри?

 

2. Заманчивый призыв к действию

Отлично, ваша тема сработала, и клиент открыл письмо! Но теперь у вас есть считанные секунды, чтобы совершить действие, которое вы хотите, чтобы клиент совершил. Пишите коротко и понятно, включайте изображения (если применимо) и, самое главное, добавьте очевидный призыв к действию! Вы хотите, чтобы клиент переходил на ваш сайт? Добавьте кнопку «Проверить». Посетить определенную страницу продукта? Включите кнопку «Просмотреть запасы на складе». Записаться на демо? Включите «Зарегистрируйтесь сейчас!» кнопка. Подумайте, о чем письмо, а затем убедитесь, что клиент может предпринять какое-то действие. Если ваша тема была «Скидка 50% на весь использованный инвентарь», обязательно включите ссылку или кнопку на раздел подержанного инвентаря на вашем веб-сайте! Очень важно, чтобы ваша электронная почта не была «тупиком».

 

3. Ценность для клиента

Наконец, перед отправкой электронного письма спросите себя: найдут ли мои клиенты ценность в этом электронном письме? Убедитесь, что вы включаете что-то, что приносит пользу вашим клиентам, в каждое электронное письмо, которое вы им отправляете. Будь то возможность сэкономить деньги, получить последний продукт раньше всех, увидеть свой инвентарь в действии или посетить реконструированный выставочный зал, электронная почта должна иметь ценность.