7 способов больше успевать и меньше уставать
Наталия Широкова
Многим из нас хотелось бы раздвоиться, чтобы успевать больше. Но это, к сожалению, невозможно. Зато вполне возможно повысить свою продуктивность в 1,5-2 раза, экономя энергию на простых ежедневных действиях. В книге «Заряжен на 100%» множество советов, которые помогут это сделать. Мы выбрали семь проверенных способов.
1. Делайте больше перерывов
Закон убывающей отдачи гласит: если не соблюдать ритмичность и не восстанавливать энергию в течение рабочего дня, вы будете становиться все менее продуктивными.
Возьмем двух сотрудников: оба работают с 9:00 до 19:00. Первый отдыхает только 20 минут во время обеда. Второй обедает 40 минут, после обеда спит 15 минут, ближе к пяти часам вечера выходит на короткую прогулку и делает небольшие перерывы в остальное время.
Второй работает почти на два часа меньше, но успевает гораздо больше, потому что первый часам к четырем уже выжат как лимон.
Работа превращается в видимость.
Не пытайтесь трудиться до изнеможения, делайте больше перерывов.
Абсолютная длительность вашего рабочего времени уменьшится, но его качество значительно возрастает, особенно в конце дня.
2. Составляйте матрицу дел
Простой инструмент для расстановки приоритетов в рутинных делах и задачах — матрица дел, она же матрица Эйзенхауэра, она же матрица ABCD. Матрица состоит из четырех квадрантов (A, B, C, D), по которым вы распределяете задачи, исходя из двух характеристик — важности и срочности.
Обсудите распределение задачи с коллегами, чтобы все понимали, какие дела страдают в угоду более приоритетным и срочным. И действуйте по матрице, не беспокоясь из-за клубка неразобранных проблем.
Матрица дел МИФотворца Рената Шагабутдинова. Помогает оценить загрузку, понять, от каких задач можно безболезненно отказаться.
3. Создайте «стерильную кабину»
Термин «стерильная кабина» — из авиации. При взлете и посадке — наиболее ответственных, сложных и опасных этапах — в кабине допускаются разговоры только на темы, связанные с полетом.
Устройте себе «стерильную кабину» — время и пространство для сосредоточенной работы и концентрации.
Если вы работаете дома, обговорите с близкими, что в определенное время вас нельзя беспокоить. Можно сделать табличку с двумя цветами: красный — нельзя отвлекать или входить в комнату, зеленый — можно.
А для коллег, которые тоже работают удаленно, установите в календаре встречу на ваше «стерильное» время и назовите ее, например, «мораторий на встречи и звонки» (идея Артема Степанова, CEO МИФа). Расскажите коллегам, что в это время можно звонить только по срочным вопросам.
4. Соберите рассылки в дайджест
Разбор почты с десятком рассылок отнимает много времени и сил. Упростите этот процесс. Сервис Unroll.me позволяет увидеть в одном месте список всех рассылок, на которые вы подписались — умышленно или неосознанно (например, забыв убрать галочку при онлайн-покупке).
Просмотрев общий список, вы сможете быстро, в один клик, отписаться от ненужных рассылок и значительно освободить свой ящик.
Кроме того, вы можете настроить опцию The Rollup и получать одно письмо со всеми рассылками раз в сутки в определенное время.
5. Избавляйтесь от хлама
Свободный стол помогает концентрироваться на работе. — Источник
Избавляйтесь от хлама на виртуальном рабочем столе и на физическом. Старые журналы, бумаги, записи, чеки, диски — на обычном столе; бесчисленные папки, файлы — на виртуальном. Все это отвлекает, мешает концентрироваться. Без этого станет легче дышать.
На виртуальном рабочем столе оставьте только тематические папки, например «Работа», «Документы», «Спорт», «Консалтинг», «Семья», а все остальное организуйте внутри них. Не сохраняйте отдельные документы на рабочий стол.
6. Освобождайте память
Нашему мозгу трудно удерживать что-то в памяти и параллельно глубоко размышлять. Освободите сознание от плавающих задач, и вам станет легче мыслить. Для этого нужно провести нечто вроде «выгрузки» мозга. Просто запишите все задачи, которые придут в голову, — отсеять можно потом.
Выгрузите все задачи на бумагу. — Источник
Если у вас есть книга Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок», воспользуйтесь списком напоминаний, сгруппированных по разным сферам жизни — с ними будет проще вспомнить все зависшие в памяти задачи. Но можно обойтись и простым блокнотом.
Формулируйте задачи просто, начиная с глагола, так, чтобы действие можно было выполнить за час-два.
Все, что сложнее и больше, — это проекты, которые можно декомпозировать до задач. После выгрузки памяти занесите задачи в удобную вам систему хранения — главное, чтобы это было внешнее хранилище, а не ваш мозг.
7. Заводите простые правила
Простые правила позволяют экономить силы в сложном мире. Проще не заказывать домой еду с доставкой вообще, чем думать о том, где заказать полезную. Проще решить, что вы не пьете алкоголь или пьете один бокал дважды в неделю, чем подсчитывать допустимую дозу с помощью сложного алгоритма.
Нам в МИФе было проще решить, что мы будем обсуждать каждую рекомендованную читателями книгу, чем придумывать (и использовать, что даже более существенно) сложный алгоритм для предварительного отбора.
Устанавливайте простые правила и выполняйте их, не занимая голову.
По материалам книги «Заряжен на 100%»
Обложка поста — unsplash.com
Как все успевать и не уставать: советы специалиста по тайм-менеджменту
В современном мире так хочется многое успевать. Уделять внимание близким, находить время на занятия спортом, следить за состоянием здоровья, не забывать об увлечениях. Но это не всегда удается, ведь иногда так хочется после дня, проведенного в офисе или на учебе, просто улечься перед телевизором и включить режим «пусть весь мир подождет». Как спастись от прокрастинации и начать действовать сразу, а не после дождичка в четверг? С этим вопросом мы обратились к психологу Института бизнеса Белорусского государственного университета, автору программ по самоорганизации, продуктивности и позитивному мышлению Наталье Коротаевой.
Коллаж Татьяны ГОРБАЧ, «ЗН»
– Наталья Андреевна, давно интересуюсь темой тайм-менеджмента.
На личном примере и исходя из опыта друзей знаю, как иногда сложно заставить себя что-то сделать. Подскажите, сколько оптимально планировать задач на день? Как определить, какие из них важнее?
– Людей можно условно разделить на рационалов, тех, что планируют и делают, и иррационалов, которым свойственна спонтанность. Парадокс в том, что рационалам и без дополнительных инструментов удается быть продуктивными, а спонтанным сама идея пользоваться планировщиками перекрывает кислород. Для тех и других главное – правильно расставлять приоритеты. Далее эти приоритеты следует использовать в качестве фильтра: все, что не входит в список важного, откладывать на потом. Если вы новичок в самоорганизации, следует начинать с одного маленького дела в день, чтобы точно его выполнить. Это улучшит ваш боевой дух. Когда одно дело будет получаться стабильно, планируйте два, со временем добавляйте еще и еще. Те, кто уже знаком с азами тайм-менеджмента, могут за основу взять систему один-три-пять: на день ставить одно дело, которое нужно выполнить обязательно, три менее важных и пять необязательных задач.
– Предположим, в голове составила список важных дел. Куда их переносить – на бумагу или в электронный носитель?
Наталья Коротаева
– В этом вопросе все индивидуально. Многие предпочитают вести записи от руки, и, выполняя какую-то из намеченных задач, вычеркивать ее. Желание побыстрее закрасить все пункты некоторых мотивирует быть более продуктивными. Преимущество электронных планировщиков в том, что они всегда под рукой, не придется судорожно вспоминать, что и во сколько вы наметили, если забыли блокнот дома. Существует множество бесплатных мобильных приложений для этих целей. Например, Evernote, Notion, Microsoft To Do или Google Keep.
– Красиво и структурированно заполнять блокнот или приложения недостаточно. В тайм-менеджменте важны методы работы с задачами. Какие, на ваш взгляд, самые эффективные?
– Многозадачность давно признана неэффективной.
Важно концентрироваться на чем-то одном: максимально устранить возможные отвлекающие факторы, выключить звук уведомлений на телефоне. Важно следить за режимом дня. Если ищете 25-й час в сутках, стоит пересмотреть свой график. Если встать в 05:00, то уже к 10:00 можно закрыть большинство вопросов. Если решитесь на такой эксперимент, опирайтесь на биоритмы. В течение дня наш ресурс силы воли истощается, поэтому важно тратить энергию в первую очередь на важные задачи. Начинать свой день стоит с «лягушки» – дела, которое нам не очень приятно и требует много внутренних ресурсов, или «хвоста» – вопроса, который вы не успели закрыть вчера. Но этот метод подходит не каждому. Некоторым, прежде чем приступить к чему-то серьезному, нужно сначала сделать что-то маленькое и простое, чтобы «раскачаться».
– Часто бывает: утром встала и принялась выполнять сложные задачи. Но уже через час устала и захотела прилечь…
– Да, эта проблема знакома многим. В таких случаях хорошо работает метод pomodoro.
Приступая к выполнению какой-нибудь задачи, поставьте таймер на 25 минут. Когда услышите звуковой сигнал, сделайте пятиминутный перерыв, в который разрешите себе отвлечься на чай, разминку, уборку. Потом снова запускайте секундомер и возвращайтесь к делу. При желании время интервалов труда и отдыха можно подстроить под себя.
В ТЕМУ
Книги, которые советует прочитать Наталья Коротаева
• Майкл Бреус «Всегда вовремя». Книга с рекомендациями о том, как жить в гармонии со своими биоритмами.
• Глеб Архангельский «Тайм-драйв». Автор – самый известный русскоязычный специалист в тайм-менеджменте.
• Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок». Подойдет скорее для рационалов.
• Яна Франк «Муза и чудовище: как организовать творческий труд». Вариант для тех, кому ближе спонтанность.
Анна СУШКОВА, студентка факультета журналистики БГУ
Как быть более продуктивным и менее утомленным на работе
Если вы начинаете свой рабочий день уже утомленным, вы не одиноки.
Согласно Общему социальному исследованию 2016 года, почти 50 процентов людей говорят, что они «часто или всегда устают из-за работы», что на 32 процента больше, чем 20 лет назад, сообщает Harvard Business Review.
Шестьдесят три процента людей говорят, что у них «высокий уровень стресса на работе с крайней усталостью», согласно опросу CompPsych 2012 года, пишет USA Today. Тридцать шесть процентов «просто работают усерднее», чтобы справиться.
«Люди так утомлены, потому что они всегда включены», — говорит Стив Мэгнесс, соавтор книги «Пиковая производительность», CNBC Make It.
Проблема в том, что никто не становится лучше в своей работе, просто прилагая все больше и больше усилий, как отмечает журнал New York в интервью с Мэгнессом и его соавтором Брэдом Столбергом.
Мэгнесс, которая тренирует профессиональных бегунов, начала исследование «Пиковые результаты», чтобы выяснить, как целеустремленные люди могут добиться успеха в своих областях, не выгорая при этом.
Он обнаружил, что, хотя стресс необходим для роста и производительности, восстановление также необходимо. Людям нужно «позволить своему разуму прийти в себя и отдохнуть, чтобы они почувствовали себя омоложенными», — говорит он.
Вот пять простых стратегий, которые вы можете использовать каждый день, чтобы быть более продуктивными, не теряя выносливости.
1. Сделайте перерыв, НАСТОЯЩИЙ
«Сидя перед телевизором, когда вы сидите в своем телефоне и проверяете Twitter, это не очень помогает», — сказал он Make It CNBC. Хотя вы можете подумать, что это отдых, «ваш разум все еще был активен и занят, и все такое прочее, вот почему вы испытываете это умственное истощение, это чувство «бла».
Вместо этого проведите немного времени с друзьями. По словам Мэгнесса, «социальное восстановление» обеспечивает декомпрессию и создает «переходную фазу, чтобы перейти от сильного стресса к отдыху вашего тела», — рассказывает он журналу New York.
2. Примите стресс и используйте его
В книге Мэгнесс и Штульберг описывают свою формулу успеха как «стресс + отдых = рост».
Так что стресс полезен. «Очевидно, что вы не станете лучше в том, в чем вы пытаетесь стать лучше, если вы действительно не будете над этим работать», — говорит он.
Но рассматривайте стресс как стимул или вызов, а не как проблему. Для Мэгнесс правильный настрой таков: «Я чувствую себя немного некомфортно, но это хорошо, потому что это сигнал, что мое тело готовится к битве», — говорит он.
3. Улучшите свой сон
Когда люди отдают предпочтение работе, а не сну, они получают больше часов, но неизбежно делают меньше дел.
«Ваша продуктивность, ваши когнитивные способности, ваша креативность — все они резко падают без сна», — говорит он. «Поэтому, пока у вас есть больше времени, вы просто становитесь менее продуктивными, и со временем ваше тело просто входит в эту физическую, умственную, психологическую колею, потому что оно не может вернуться на 100 процентов».
Чтобы сон был более продолжительным и качественным, держите телефон и компьютер подальше от спальни, советует Мэгнесс.
4. Разделите свой рабочий день
«Планируйте перерывы», — говорит он. «Это могут быть просто пятиминутные перерывы, когда вы встаете, идете гулять, перестаете сидеть за своим столом». Важно не тренироваться восемь (или больше) часов подряд.
Короткая 10-минутная прогулка повысит вашу продуктивность и креативность, говорит он.
5. Не позволяйте своей карьере быть вашей личностью
Это проблема, которую Мэгнесс видит в своих спортсменах — бег становится определяющим качеством. «Это становится исключительно тем, кто они есть, а затем, если они не преуспевают или терпят неудачу, это атака на их эго и их самих», — говорит он.
Думайте о работе как о чем-то, что вы делаете. «Если вы измените это мышление, — объясняет Мэгнесс, — это просто сделает его более устойчивым».
Понравилась эта история? Нравится CNBC Make It на Facebook.
Не пропустите: Основатель компании с оборотом в 1 миллиард долларов: Почему многочасовая работа может нанести ущерб вашему бизнесу из-за стресса, недостаточного сна, неправильного питания и других факторов образа жизни.
Попробуйте эти советы по самопомощи, чтобы восстановить уровень энергии.
Если вы чувствуете, что страдаете от сильной усталости, которая не проходит после отдыха и сна, у вас может быть основное заболевание. Обратитесь к терапевту за консультацией.
Ешьте часто, чтобы побороть усталость
Хороший способ сохранить энергию в течение дня — это есть обычные приемы пищи и здоровые закуски каждые 3–4 часа, а не обильные приемы пищи реже.
Узнайте больше о здоровом питании.
Двигайтесь
Вам может показаться, что упражнения — это последнее, о чем вы думаете. Но на самом деле регулярные упражнения заставят вас чувствовать себя менее уставшим в долгосрочной перспективе, поэтому у вас будет больше энергии.
Даже одна 15-минутная прогулка может дать вам заряд энергии, а преимущества увеличиваются при более частых физических нагрузках.
Начните с небольшого количества упражнений. Постепенно наращивайте его в течение недель и месяцев, пока не достигнете рекомендуемой цели в 2 часа 30 минут аэробных упражнений средней интенсивности, таких как езда на велосипеде или быстрая ходьба, каждую неделю.
Подробнее о начале тренировки.
Ознакомьтесь с рекомендациями по физической активности для взрослых.
Похудеть, чтобы набраться энергии
Если ваше тело имеет лишний вес, это может быть утомительно. Это также создает дополнительную нагрузку на сердце, из-за чего вы можете устать. Похудейте, и вы почувствуете себя гораздо более энергичным.
Помимо здорового питания, лучший способ похудеть и удержать вес — это быть более активным и больше заниматься спортом.
Подробнее о том, как похудеть.
Хорошо спите
Многие люди не высыпаются в достаточном количестве, чтобы оставаться бодрыми в течение дня.
На веб-сайте Королевского колледжа психиатров есть информация о хорошем сне.
Советы по хорошему сну включают в себя:
- ложиться спать и вставать утром в одно и то же время каждый день
- избегать дневного сна
- уделять время отдыху перед сном
Снижение стресса для повышения энергии
Стресс требует много энергии. Попробуйте ввести расслабляющие мероприятия в свой день. Это может быть:
- тренировка в тренажерном зале
- йога или тай-чи
- прослушивание музыки или чтение
- времяпровождение с друзьями
Все, что расслабляет, повышает вашу энергию.
Узнайте больше о том, как снять стресс.
Разговорная терапия побеждает усталость
Есть некоторые доказательства того, что разговорная терапия, такая как консультирование или когнитивно-поведенческая терапия (КПТ), может помочь бороться с усталостью или усталостью, вызванной стрессом, беспокойством или плохим настроением.
Обратитесь к терапевту за направлением на лечение разговорной речью в NHS или за советом о посещении частного терапевта.
Откажитесь от кофеина
Королевский колледж психиатров рекомендует всем, кто чувствует усталость, отказаться от кофеина. В нем говорится, что лучший способ сделать это — постепенно отказаться от всех напитков с кофеином в течение 3 недель.
Кофеин содержится в:
- кофе
- чае
- коле
- энергетических напитках
- некоторых обезболивающих и растительных лекарственных средствах
Вы можете обнаружить, что отсутствие кофеина вызывает у вас головные боли.
