Как все успеть: Как всё успевать, как правильно распределить своё время — основы тайм-менеджмента

Как всё успевать, как правильно распределить своё время — основы тайм-менеджмента

Правильное распределение времени

Чтобы хорошо учиться и успевать готовиться к аттестациям, необходимо научиться планировать время, чтобы всё успевать — и прочитать учебник, и сделать домашку, и погулять с друзьями, и заняться спортом или своим хобби.  

Тайм-менеджмент является одним из самых важных навыков в 21 веке. Умение распределять время поможет в выполнении задач, расстановке приоритетов и достижении целей. 

Мы составили для вас алгоритм, следуя которому вы сможете привести в порядок все свои дела, добиться успехов и всё успеть. А ещё это поможет в борьбе с прокрастинацией, которая часто мешает отбросить всё ненужное и приступить к делам. 

1. Определите цель

О чём вы мечтаете? Поступить в лучший вуз мира, выиграть Всеросс или стать чемпионом по танцам? Сформулируйте свою мечту и запишите. А теперь подумайте, что нужно сделать, чтобы достичь этой цели. Если ничего не приходит в голову, попросите взрослых помочь вам. Это поможет вам выделить главное, чтобы затем распорядиться своим временем правильно.

Когда вам покажется, что цель недостижима, не изменяйте цель — изменяйте свой план действий.
                                                                                                                                          Конфуций

2. Составьте список дел

Сдать эссе, сходить в магазин, выучить конспект — мы держим в голове множество задач. Из-за этого может казаться, что ничего не успеваешь, а учёба занимает всё время. Но это ощущение обманчиво. Просто мозг перегружен. Постоянно прокручивая задачи в голове, мы испытываем страх перед ними и откладываем всё на потом. Если с вами такое случается, значит, пришло время учиться планировать своё время.

<<Форма демодоступа>>

Чтобы выйти из замкнутого круга, возьмите ежедневник или блокнот и составьте список всех задач, которые у вас есть. Конкретизируйте их: вместо «позаниматься английским» напишите «читать в течение 30 минут книгу на английском». Согласитесь, последний вариант звучит уже не так сложно, как первый.

<<Блок перелинковки>>

После этого распределите задачи по приоритету: что нужно сделать срочно, а что может немного подождать. Для этого начертите большой квадрат, как на картинке, и перенесите задачи в подходящие блоки.

3. Распределите задачи по дням

Начните планирование своего времени с малого: возьмите за отрезок неделю. Постепенно вы перейдёте на долгосрочные перспективы — от месяца до года. 

Выделите каждому дню страницу и распределите задачи на неделю. Сначала запишите срочные и важные дела из первого квадрата — их поставьте в верх списка.

Одна из главных ошибок новичков — планировать на день десять дел, а выполнять только два или три. Приходится переписывать невыполненные задачи на завтра и ощущать неудовлетворённость. Чтобы этого избежать, записывайте только те дела, которые вам точно нужно сделать именно в этот день. Для остальных сделайте список «дела на неделю» и обращайтесь к нему, когда появится время. В этом случае вам легче будет распределять своё время и всё успевать.

Не пытайтесь занять весь день, задача планирования — высвободить время для творчества и отдыха, эффективно распределив ресурсы в течение дня. 

Найдите наставника, который будет контролировать ваш прогресс и интенсивность нагрузок. В «Домашней школе Фоксфорда» вы можете попросить наставника напоминать вам об учебных задачах и помочь составить учебный план, а также научиться правильно организовать своё время.

4. Зафиксируйте время выполнения задач

К каждому делу напишите примерное время выполнения, так вы научитесь оценивать свои ресурсы и эффективнее планировать день. Некоторые задачи требуют работы в течение трёх часов, а на другие понадобится 15 минут.

Фиксация времени позволяет не растягивать дело. Например, отведя на тест по физике один час, мозг будет автоматически стараться уложиться в этот отрезок. Умение укладываться в заданное время пригодится вам на экзаменах. Используйте секундомер, чтобы натренировать свои внутренние часы. 

<<Форма курс 5-11>>

5. Следите за регулярностью

Некоторые задачи нужно делать ежедневно: например, 40 минут в день заниматься английским. Чтобы не писать одинаковые задачи каждый день, сделайте трекер привычек. Вот примерный график, который может помочь распределять время и отказаться от какой-либо привычки или привить её. Отмечаете дни, когда выполняли дело и таким образом отслеживайте регулярность.

6. Найдите источники мотивации

Как правильно распределить день и заставить себя начать что-то делать? Вот наши рекомендации:

• Вспомните о мечте и зачем вы это делаете. Распечатайте вдохновляющие фразы или картинки и повесьте на стену.
• Подумайте, что вы уже успели сделать, и поблагодарите себя. Заведите дневник благодарностей и выписывайте туда перед сном как минимум пять «спасибо».
• Хвалите себя за выполненные дела, дарите себе подарки. Сдали тест на отлично — купите мороженое или сходите в кино.
• Поделитесь планами с другом. Например, расскажите, что хотите пройти курс по программированию до конца декабря. Так у вас появится ответственность ещё перед кем-то и мотивация возрастёт, а вместе с тем вы научитесь распоряжаться временем.

Как всё успеть? 5 принципов для тех, кто много на себя берёт — Карьера на vc.ru

1802 просмотров

С каждым витком своей карьеры и развитием практики мой список дел только растёт. Казалось бы вот-вот, и я разгребусь, но нет, всё тщетно.

В какой-то период моей жизни я была лишь студентом и дочкой. Потом я стала профессионалом, а затем женой и хозяйкой. А после ещё добавились роли мамы и владельца своего бизнеса на основе практики коуча. И на протяжении всего этого пути я каждый новый год снова и снова влезаю в штаны на пару размеров меньше, чувствуя себя жутко дискомфортно и беспомощно. А ведь всё потому, что ловлю себя на мысли, что количество дел не убывает, а временной ресурс трескается по швам.

Более того, похожей «болезнью» страдает и мой муж, и моё окружение, и мои клиенты, которые также стремительно развиваются. А пресловутая фраза «не надо успевать всё, успевайте важное!» становится чаще поводом для ругательств, а не облегчением.

Но я не сдаюсь, полагая, что решение можно найти для любой ситуации. И вот недавно я нашла недостающий элемент своего пазла из 5 принципов, которые помогут тем, кто как и я гребёт дела лопатой, приблизиться к удовлетворению в конце очередного дня.

5 принципов, чтобы всё успеть

1. Конкретизация понятия «всё»

Хотим мы или нет, но слово «всё» при ограниченном ресурсе пугает наш рептильный мозг. И мы хотим либо сбежать от стопки дел, занявшись чем-то полегче, либо замереть, лёжа на диване и глядя в бесконечную ленту социальных сетей, либо по-агрессировать на себя или окружающих, смотря кого мы будем обвинять в своём бездействие.

Поэтому я предлагаю успевать не всё, а дела из конкретного списка. Выписываем то, что нужно делать так, как нам удобно. Главное видеть, что сделать надо «всего лишь это» в ближайшее время. Тем самым ставя ограничение для самого себя.

Я делаю два списка. Я пишу большие списки с идеями для дел в одном месте. А в другом отмечаю для концентрации внимания только 2-3 наиболее важных из него на день или неделю. И пока не сделаю их, в большой список даже не смотрю. Это как бежать марафон: легче думать, что нужно сделать прямо сейчас ещё 2-3 шага, а не 20 км до финиша. Да к тому же финиш-то у нас бесконечно продлевается через только растущий список дел.

2. Делегирование

«Отдай или сдохни» — таков мой закон выживания в бесконечной нагрузке себя делами в разных ролях. Если я могу что-то отдать, то я в первую очередь пробую это сделать. Если что-то не сложилось, то буду решать проблему по ходу. Мой приоритет в делегирование на то, что меня не развивает или кто-то может сделать без потери качества.

Как выбирать то, что лучше и нужно делегировать и кому, тоже важное умение, которое стоит целенаправленно развивать.

Если вы на старте, то вы можете удивиться тому, сколько всего можно делегировать.

3. Приоритизация

Классику расстановки приоритетов никто не отменял. Взяться одновременно за всё можно, но порой это крайне сложно и непродуктивно. Поэтому я выделяю фокус из 2-3 дел на неделю, базируясь на критериях срочности (горящих дедлайнов) и взаимосвязи с другими задачами. Последнее помогает мне выявить те задачи, которые могут повлиять на решение других тем или иным образом. Например, мне важнее закрыть заявку на повышение квалификации в коучинге, чем писать курс по карьерному коучингу. Поскольку пока я буду его писать, заявка обработается и новая квалификация может дать моему курсу больший вес на рынке.

Если вы первый раз столкнулись с понятием приоритизации, то матрица Эйзенхауэра от 34-ого президента США, правило Парето и другие техники из области управления временем вам в помощь. Попробовав каждую технику, можно выработать свой уникальный подход.

4. Оценка ресурсов

Каждая задача требует своего объёма ресурсов. Иногда, когда мы планируем 2-3 фокуса на неделю, мы адски нагружаем себя. Мы просто недооцениваем то, сколько ресурсов может потребовать та или иная задача. Поэтому после приоритетов я обязательно делаю проверку на ресурсы: что от меня требуется? хватит мне их? а если добавить ещё рутинные дела, то как тогда? И лучше я уменьшу свой список сразу или внесу в планы больше восстановительных процедур, чем буду топить себя в омуте «раз решил, то делай».

Самая распространённая ошибка — переоценивать свои ресурсы и не корректировать своё поведение, а снова и снова перегружать себя и испытывать недовольство собой. Мы можем сегодня чувствовать себя хорошо и принимать быстро решения, а завтра сбоить. Важно учитывать это и накидывать в оценке ресурсов ещё плюс 30% сверху на разные форс-мажоры и недооценку.

5. Фокус на сделанном

Фокусироваться на том, что сделано, а не на том, чего не сделано, — это мой последний инсайт, после которого меня, наконец-то, «отпустило».

Дело в том, что если постоянно наблюдать за тем, что ещё не сделано, то мы увязаем в постоянной неудовлетворенности собой. Особенно, если проекты как марафоны длительные для реализации. Дофаминового эффекта от завершения задач не хватает, чтобы смотивировать себя на следующее действие. Делаешь много и постоянно, а ещё так много несделанного.

И тут начинается: недовольство своей скоростью, обвинение себя в неэффективности, постоянная претензия и поиск, что можно сделать лучше. Оно вам надо?

Хватит! Давайте писать чистый список дел того, что сделано. Нет, не вычеркивая из того, что запланировано. Этих прочерков может быть намного меньше, чем несделанного. Ведём именно список завершенных дел за сегодня: написал статью — записал, позвонил партнеру — записал, отвёз ребенка в школу — записал. По правилам тайм-менеджмента в 40% случаев задача появляется незапланированно. И при таком подходе мы обязательно её учтём.

А в конце дня список можно анализировать так, как вам угодно: запланировано или нет, рутина или продвигает, семейная или профессиональная и т.п. Исходя из этого, совершенствоваться как вам захочется, но уже с позитивным настроем и довольством собой. По моему опыту, фокус на сделанном уже за неделю поднимает настроение и повышает продуктивность.

Выводы

Успевать всё можно, но гораздо важнее жить в моменте здесь и сейчас, получая удовлетворения не столько от результатов, сколько от самого процесса (см. статью «Где счастье, брат? Или как перестать жить в погоне за результатами»). И последний принцип как раз добавляет ту важную нотку удовольствия от того, что вы делаете прямо сейчас, двигаясь к желаемому.

Все пять принципов проверены мной на практике, универсальны и могут быть встроены в любую систему управления временем и жизнью. Они позволяют уйти от того, что пугает, сконцентрироваться на важном и давать себе позитивное подкрепление для дальнейшего движения. Поэтому, по моим ощущениям, внедрение их не составит большого труда.

Однако каждый случай уникален. Поэтому, если вам они понравились, вы попробовали их использовать, но недовольство собой, процессом и результатами в карьерном развитии не уходит, то приглашаю вас разобраться с тем, что на самом деле вас беспокоит.

Всем любимого дела и довольства собой!

Вопрос от коуча: А что вам помогает всё успевать?

Копирование и цитирование этой статьи возможно только с указанием автора — Марина Некрестьянова

‎Подкасты Apple Podcasts

210 серий

Мы наполовину совет, наполовину руководство по выживанию. Мы ответим на все ваши вопросы, от того, как найти девушку, до того, как найти воду в пустыне.

1. Бифили когда-либо после

   Бифили Эвер Афтер

   В нашем последнем эпизоде ​​мы учимся пить чай, строить башни из людей, вечно смотреть на закат и находим Йена внутри каждого из нас.

2. Свобода, справедливость или Питер Сагал

   Свобода, Справедливость или Питер Сагал

   Мы узнаем, что случилось с двухтысячелетним пальцем ноги, и что делать, когда от наших голосов тошнит.

3. историякукуруза

   StoryCorn

   Дьявол в белом городе Автор Эрик Ларсон помогает нам писать лучше, а мы рассказываем, как молча перекусывать в кино.

4. Мы случайно сняли эпизод Хэллоуина

   Мы случайно сняли эпизод на Хэллоуин

   Марк Биттман помогает нам ответить на очень жуткий вопрос, и мы узнаем, кто помогает Обаме переехать.

5. Романтика с треской

   Романтика с треской

   Как разговаривать с рыбой и защищать дворовые знаки.

6. Доверься ему на пирамиде

   Доверьтесь ему на Frustum

   Мы поможем вам смахнуть грязь с вашего плеча и получить максимальную отдачу от Reese’s.

Отзывы клиентов

1,5 тыс. оценок

Вернись

Почему на этом славном подкасте зашло солнце?…<\3

Обнаружили слишком поздно?

Я не знаю, заканчивается это шоу или нет. Меня немного смущают причины, по которым я пропустил… Думаю, я просто буду надеяться, что выйдет еще одно шоу, или посмотрю большое прослушивание. Очень интересно / люблю изучать случайные вещи тоже.

Любимый подкаст всех времен

Ужасно смешно и интересно

Лучшие подкасты в области науки

Вам также может понравиться

NPR: еще

Как все успеть (сериал 2018–2019)

Путеводитель по сериям

• Сериал
• 2018–2019

ВАША ОЦЕНКА

Комедия

Группа NY Актеры C прокладывают свой путь через работу по выживанию, сумасшедших учителей актерского мастерства и Неловкий роман.