Как успевать все делать на работе: Как организовать работу, чтобы всё успевать и не страдать

Как организовать работу, чтобы всё успевать и не страдать

Записывайте все дела

Когда в компьютере одновременно открыто множество вкладок и программ, он может тормозить и работать неэффективно. Так же и с нашим мозгом.

Согласно исследованию учёных из Гарвардского университета, человек может держать в голове около семи задач одновременно. При этом попытка постоянно удерживать множество дел в краткосрочной памяти истощает клетки нервной системы — мы становимся рассеянными и невнимательными, появляются проблемы со сном и памятью.

Задачи копятся и забирают много сил, ведь их сложно удержать в памяти, так как человеческое внимание ограничено. Ваня срывает сроки просто потому, что забыл

Чтобы работать эффективно, из головы нужно выгружать всё, что ворует внимание: мысли о рабочих задачах, бытовых делах, планах на вечер. Попробуйте ежедневно выписывать все задачи в ежедневник, заметки в телефоне или любой таск-менеджер.

Не обязательно сразу группировать их в списки. Просто выписывайте подряд всё, что придёт в голову. Это займёт не больше пяти минут в день, но вы заметите, что соображать стало легче.

Ваня выписал все задачи из головы и освободил её для продуктивной работы. Теперь не придётся держать все дела в памяти

Сортируйте задачи по приоритетам

Достичь дзена в плотном графике дел поможет планирование и расстановка приоритетов. Специалист по психологии Брэндон Смит в своём исследовании выяснил, что планирование помогает избавиться от навязчивых мыслей о работе и полноценно отдохнуть после трудового дня.

Чтобы планировать дела, не обязательно придерживаться какой-то сложной системы. Попробуйте просто разделять задачи на «срочные» и «несрочные» — такая сортировка поможет понять, за что браться первым делом.

Первым делом Ваня закрыл все несрочные дела, а на срочные уже не осталось времени

Если получилось планировать с учётом дедлайнов, добавьте ещё один критерий — «важность». Он поможет тщательнее расставить приоритеты. Например, дело может быть несрочным, но важным: созвониться с коллегами и обсудить план работ по проекту. Критерий «важно» поможет не откладывать дело далеко, а добавить в ближайшее окно в своём расписании.

Чтобы распределить задачи по приоритетам, сначала выпишите их в один список. А затем определите для каждой свой приоритет, состоящий из срочности и важности. Давайте на примере:

1. Добавить кнопку заказа на сайт — «срочно», «важно» (нужно сделать в первую очередь).

2. Согласовать прототип сайта — «не срочно», «важно» (можно отложить на вторую половину дня).

3. Договориться с коллегой о встрече — «не срочно», «не важно» (сделать, если останется время).

Иван расставил приоритеты для своих задач. Теперь понятно, за что браться в первую очередь, а что можно отложить

Декомпозируйте задачи

Большие задачи кажутся нам неподъёмными и сложными. Мы боимся к ним приступать, потому что непонятно, с чего начать. Но если разбить большую задачу на множество подзадач, она уже не будет казаться такой огромной. Эти маленькие кусочки легко осилить по отдельности.

Такой приём называется декомпозицией: один тяжёлый пакет с продуктами нести гораздо сложнее, чем два пакета поменьше с этими же продуктами в обеих руках.

Без декомпозиции задача Ивана кажется большой и сложной, поэтому он прокрастинирует из страха к ней приступить

Чтобы декомпозировать задачу, разбейте её на последовательность шагов. Например, фронтенд-разработчику нужно добавить форму обратной связи на сайт. С первого взгляда задачу можно сделать быстро. А вот что будет, если её декомпозировать:

Шаг 1. Запросить у дизайнера макет формы.

Шаг 2. Договориться с бэкенд-разработчиком о том, как будет выглядеть запрос-ответ сервера.

Шаг 3. Отобразить все элементы формы с помощью HTML и CSS.

Шаг 4. Написать код для обработки данных пользователя и их отправки на сервер.

Получается, что выполнение задачи зависит не только от фронтенд-разработчика, а ещё от скорости работы дизайнера и согласования с бэкендом. Теперь задача не кажется такой большой и сложной. Она разбита на конкретные шаги и понятно, с чего и как начать.

Благодаря декомпозиции Иван смог понять, сколько времени займёт задача и с чего начать

Избавьтесь от отвлекающих факторов

Если хотите повысить концентрацию, попробуйте сделать одно простое действие — уберите телефон с рабочего стола.

По данным учёных из Техасского университета, даже если смартфон просто лежит рядом во время работы, наши когнитивные способности снижаются. Не говоря уже о том, что это отличный способ прокрастинировать, ведь уведомления из чатов — повод оторваться от скучной задачки.

Иван постоянно отвлекается на уведомления. Половина рабочего дня позади, а задачки не закрыты. Причём на сообщения ушла большая часть дневной нормы внимания

Если убирать телефон в другую комнату не получается, попробуйте хотя бы выключать уведомления. Можно блокировать мессенджеры и соцсети на время работы с помощью специальных приложений, например Stay Focused.

Ещё один раздражитель для нашего мозга — разнообразие предметов на рабочем столе: упаковки от сладостей, разбросанные ручки и блокноты, грязные чашки и «нужные» вещи. Посмотрите на свой стол и подумайте, что действительно необходимо вам для работы, — и скорее всего заметите, что половину можно убрать.

Иван стал убираться на столе и спрятал телефон в тумбочку. Теперь он меньше отвлекается от работы и не теряет впустую запас своего внимания

Планируйте регулярный отдых

Отдыхать всё-таки нужно, даже если вы полны энтузиазма и готовы работать по ночам. Последствия работы без отдыха: быстрая утомляемость, снижение концентрации внимания, вспыльчивость, головная боль, отсутствие интереса к работе и любимым хобби.

Иван решил, что закроет все свои задачи даже ценой сна

Не обязательно уходить в длительный отпуск. Чтобы восстанавливать силы, отдыхать нужно по чуть-чуть, но каждый день. Вот как можно это делать.

1. Делайте перерывы во время работы. Если сложно себя контролировать, используйте технику Pomodoro: засеките таймер на 30–40 минут, работайте это время, а после сделайте паузу минут на 10. Цифры могут меняться — опирайтесь на себя.

2. Отдыхайте после работы. Качественный отдых — не всегда медитация или спорт. Если вам хочется посмотреть дурацкое шоу на YouTube, это будет не менее полезной перезагрузкой для мозга.

3. Высыпайтесь. Банальный, но важный совет. Взрослому человеку для продуктивной работы мозга и поддержания здоровья нужно спать 7–8 часов в сутки.

4. Не стоит забывать и про физическую активность. Например, опрос среди госслужащих в Австралии показал, что сотрудники, которые делали зарядку несколько раз в течение дня, испытывали меньше стресса.

Если слово «спорт» вызывает у вас сопротивление, добавьте в своё расписание хотя бы ежедневные прогулки. Чем больше у вас будет поводов пройтись пешком, тем лучше для организма и общего состояния. Например, ходите в магазин не в соседний дом, а прогуляйтесь до того, который в другом квартале.

Иногда даже после отдыха мы чувствуем себя уставшими. Проблема в том, что зачастую отдых воспринимается как очередная задача. Например, мы хотим расслабиться, гуляя по парку, и при этом ставим цель пройти 5 километров. 

Отдых не должен быть очередным достижением. Его суть — расслабление. Если решили отдохнуть, не пытайтесь измерить, как эффективно вы провели свободное время. 

Иван больше не чувствует себя разбитым, потому что высыпается и успевает отдыхать вовремя

Резюме

Чтобы всё успевать и при этом не чувствовать себя разбитым, попробуйте добавить в свою жизнь следующие пункты. Не обязательно начинать практиковать их одновременно — это может быть сложно. Попробуйте сначала что-то одно, а потом постепенно добавляйте остальное.

1. Выгружайте дела из головы в ежедневник или планировщик. Не обязательно группировать их в списки. Просто выписывайте всё, что нужно сделать, посмотреть, послушать каждый день. Это освобождает мозг от лишней нагрузки.

2. Расставляйте приоритеты. Разделяйте задачи на «срочные» и «несрочные». Если получается, добавьте критерий «важные» и «не важные». Это поможет понять, за что браться первым делом.

3. Декомпозируйте задачи. Прежде чем делать задачу, разделите её на понятные шаги. Так вы будете понимать, в какой последовательности выполнять задачу и сколько потратите времени.

4. Избавьтесь от отвлекающих факторов. Убирайте телефон со стола во время работы или выключайте уведомления. А ещё не забывайте удалять мусор и грязную посуду с рабочего места — это тоже отвлекает.

5. Регулярно отдыхайте. Делайте перерывы между задачами в течение дня и расслабляйтесь после работы. Выберите комфортный для вас способ отдохнуть: например, посмотреть видео на YouTube с кружкой чая — ничем не хуже, чем медитация.

Как все успеть в рабочее время: десять советов для тех, у кого вечный аврал

Перестаньте заниматься микроменеджментом

Работы много всегда, и сделать все самостоятельно – невозможно. Поэтому важно эффективно использовать ресурс – личный, своей команды и внешних исполнителей. Однако всегда возникает желание доделать, переделать и поправить все самостоятельно. Именно этого и нужно избегать.

Беда в том, что править самому проще, чем учить. Но это путь в никуда: вы не только обрекаете себя на постоянную доработку, но и оказываете «медвежью услугу» своим сотрудникам. Найдите время и объясните коллегам, как стоит выполнить поставленную задачу, и (самое важное) почему именно так.

Делегируйте правильным людям

Если вы руководитель, то ваш ключ к успеху — уметь видеть сильные и слабые стороны своих сотрудников и распределять задачи исходя из этого. Кто-то хорошо делает презентации, кто-то – считает в Excel, кто-то – выступает или проводит встречи с бизнесом. Обращая внимания на эти особенности и учитывая их во время делегирования, можно увеличить эффективность работы в разы. 

Например, полтора года назад я взяла на работу девушку-интерна, изначально под задачи одного конкретного проекта. Но она так хорошо себя проявила, что я отдала ей часть своих менеджерских задач: подготовку презентаций, расчеты.

Работая таким образом, мы ощутимо экономим время – я занимаюсь подготовкой контента, который она пока не может предоставить в силу отсутствия опыта, а она, благодаря своим аналитическим способностям, красиво подает и упаковывает эту информацию. 

Ранжируйте задачи

Мы в компании выделили несколько методов, которые помогают увеличивать эффективность выполнения задач. В первую очередь стоит помнить о принципе Парето – 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий – лишь 20% результата.

Руководствуясь этим методом, удобно поступать следующим образом: в начале недели понять, какие задачи нужно обязательно сделать, чтобы продвинуться в выполнении важных и глобальных дел. И уже затем четко ставить цель на неделю, отметая ненужные встречи или не очень срочные дела. 

Лучше вовремя, чем быстро

Еще один хороший метод – помнить, что зачастую лучше сделать задачу не идеально, но вовремя.

Однако необходимо ранжировать: если речь идет о важной презентации для международного форума – все должно быть выверено. Но если это всего лишь статус, который дальше никуда не пойдет, то нет большой разницы, тратить время на красивую визуализацию или просто вставить в таблицу. Поэтому смело выбирайте менее ресурсозатратный способ.

Don’t work hard, work smart

Все, наверное, знают фразу «не работай 24/7, работай головой». Когда ради идеально выполненных задач рабочий стол становится спальным местом, стоит остановиться, выспаться и спросить себя, для чего все это?

Если ты каждый день сидишь до восьми-десяти вечера, скорее всего, это говорит о неорганизованности.

Ведь зачастую перед вами не стоит цели «убиться» на работе, но есть цель сделать задачу качественно и в согласованные сроки. 

Многозадачности не существует (ну, почти)

Мы все знаем о том, что наш мозг – не компьютер и не умеет с одинаковой эффективностью параллельно делать несколько вещей. Поэтому лучше всего брать задачу и концентрироваться на ней, не отвлекаясь ни на что. Отключите уведомления в мессенджерах: так вы перестанете тратить время на переключение между задачами, и сделаете все быстрее.

Но иногда совмещение дел может сыграть нам на руку: когда одна из задач неизбежна, но может выполняться в «фоновом режиме».

В моей практике бывают совещания, на которых обязательно присутствовать, но не обязательно быть 100% включенной в диалог. Во время таких встреч можно выполнять короткие и несложные задачи, например, просматривать несрочные письма или формулировать задачи команде, отвлекаясь на конкретные вопросы.

Используйте возможности технологий

Найдите приложения, которые максимально упрощают жизнь лично вам. Например, мне помогает OneNote, синхронизированный с телефоном и с гаджетами моих сотрудников, которые работают на проекте. Это очень упрощает работу и избавляет от необходимости постоянно выяснять статус задач.

 

Не ленитесь решать проблемы с функциональностью: это делается один раз, а жизнь облегчает навсегда.

Например, в WhatsApp не самый удобный поиск по переписке – это ужасно раздражало и отнимало время. Выяснилось, что эту проблему можно решить двумя способами: 

• сохранить все важное в избранные сообщения,
• экспортировать чат для чтения с любой платформы. 

Обе техники экономят мне время каждый день.

Планируйте личное время 

Безусловно, иногда в жизни случаются такие периоды, когда рабочие задачи «перетекают» на нерабочее время. Например, если это запуск нового продукта или системы, к которому готовились целый год. Но часто мы не чувствуем момент, когда переходим грань и начинаем выгорать, отдавая приоритет исключительно работе.

Это состояние стало обыденной частью нашей жизни: по статистике Gallup, 44% сотрудников периодически сталкиваются с такой проблемой, а 23% – всегда или очень часто чувствуют выгорание.

Получается, что около двух третей работников, занятых полный рабочий день, выгорают на работе. Что же делать в этой ситуации и как понять, что стоит выкраивать больше времени для отдыха?

Поможет планирование личного времени. Наш календарь должен представлять собой полный список всех дел.

Нельзя планировать только рабочие мероприятия, а фитнес или встречи с друзьями оставлять на «если будет время» – личные дела должны быть не менее обязательными пунктами, чем рабочие.

Вот одно из моих правил, помогающих контролировать баланс работы и личной жизни, – когда вы вышли из офиса, все дела остаются до завтрашнего утра – возвращаться к ним дома не стоит. 

Отдайте домашнюю рутину на аутсорс

Если приготовление еды приносит удовольствие, готовьте самостоятельно. А вот то, что радости не приносит, можно смело делегировать.

Например, зачем тратить время на очереди в магазине, если удобнее заказать на дом одежду, продукты и прочее (и сэкономить массу времени). Аналогично с уборкой дома. 

Во время аврала включайте дополнительные резервы

Если работа «накрывает с головой», можно придумывать дополнительные способы сэкономить время, например, в пути. Во время сдачи проекта можно поехать на работу на такси, а не в метро или на личном транспорте – это может дать час-полтора дополнительного рабочего времени в комфортной и тихой машине: я на это время назначаю собеседования, совершаю не очень важные звонки.  

Но главный совет – любить свою работу. Ведь здесь мы проводим существенную часть времени, получаем в офисе эмоции и необходимую человеку реализацию. Очень сложно достичь продуктивности, если в профессии ничего не приносит удовольствие. 

Как достичь максимума: книги по теме

• Сергей Бехтерев, «Как работать в рабочее время. Правила победы над офисным хаосом»;
• Гэри Келлер, Джей Папазан, «Начни с главного. Один удивительно простой закон феноменального успеха»;
• Лора Вандеркам, «Книга о потерянном времени. У вас больше возможностей, чем вы думаете»;
• Шерил Сэндберг, «Не бойся действовать. Женщина, работа и воля к лидерству»;
• Эрик Бертран Ларсен, «На пределе. Неделя без жалости к себе»;
• Сергей Бехтерев, «Майнд-менеджмент. Решение бизнес-задач с помощью интеллект-карт».

---

Фото в тексте и на обложке: Unsplash

11 советов по быстрому выполнению задач

Любому человеку, имеющему занятую и ответственную работу, знакомо чувство, что иногда в сутках просто не хватает часов.

Если вы устали, чувствуете себя немного плохо или просто не в своем уме, вы можете провести весь день, уставившись в экран компьютера, не в силах начать что-либо; пусть и законченный. Это не лучший рецепт для продуктивности.

Что вам нужно, так это быстро выполнить какую-то работу, хотя это легче сказать, чем сделать. Будь то управление заработной платой, выполнение заказов клиентов или подача налоговых деклараций, существует множество регулярных бизнес-процессов, которые регулируются строгими временными ограничениями. В тех случаях, когда вам просто нужно сделать что-то как можно быстрее, попробуйте использовать некоторые из этих методов, чтобы повысить свою эффективность.

1. Планируйте заранее

Если вы начинаете свой день без четкого плана, вы рискуете потратить первые пару часов на размышления о том, что вам нужно сделать, оценить, сколько времени это займет, и поставить себе цели на следующий день. конец дня

Заблаговременное планирование — один из лучших способов получить максимальную отдачу от вашего времени. Это поможет вам прибыть на работу готовым сразу приступить к работе.

Используйте дневник, лист бумаги или даже программное обеспечение для управления проектами, чтобы записывать это и держать под рукой во время работы.

Одно из ключевых соображений при составлении планов — реалистичность. Не устанавливайте временные ограничения или цели, которые, как вы знаете, вам не удастся достичь.

2. Структурируйте свое время

Ключевой частью процесса планирования является создание структуры того, как вы будете проводить свое время в течение определенного дня или недели.

Один из самых простых способов построить эту структуру — разбить весь период на отдельные части, которые можно выделить для конкретных и, возможно, сложных задач. Например, вы можете посвятить первую половину своего дня телефонным звонкам, ответам на электронные письма и встречам, а вторую половину — другой работе, требующей спокойной концентрации.

Эффективное структурирование своего времени поможет вам эффективно расставить приоритеты в своей рабочей нагрузке и избавит вас от траты слишком большого количества времени на ее организацию.

Как говорит Дэвид Аллен, автор книги Getting Things Done и создатель методологии GTD:

«Если вы не уделяете должного внимания тому, что привлекает ваше внимание, оно отнимет у вас больше внимания, чем оно того заслуживает. ”

 

3. Используйте таймер помидора

Техника помидора — это простой метод работы, который может дать удивительно эффективные результаты. По сути, это работа над задачей в течение 25 минут, чтобы не отвлекаться и не переключаться между проектами, а затем пятиминутный перерыв. Повторяйте это в течение дня, увеличивая перерыв до 20-30 минут после каждого четвертого периода работы.

Логика этого заключается в том, что он предоставляет вам лучший метод управления своим временем на работе, с прицелом на предотвращение эмоционального выгорания. Это эффективно и приведет к тому, что вы много сделаете, но в то же время регулярные перерывы означают, что вы не будете чувствовать себя истощенным и неспособным работать через несколько часов.

4. Сохраните свой список дел для более крупных задач

Мэтт Гирван, президент и соучредитель My Gung Ho, сказал в интервью Мику, что его список дел сохраняется только для самых крупных задач, которые он имеет на.

«Есть задача, которая занимает менее пяти минут? Не добавляйте его в свой список дел. Сделай это сейчас.» – Мэтт Гирван, президент и соучредитель My Gung Ho

 

Добавлять небольшие задачи в список дел и отмечать их галочками может быть приятно, но на самом деле это непродуктивно. Это побуждает вас откладывать более мелкие задачи на потом, а это значит, что вы не будете выполнять их, пока ваши мысли все еще заняты ими. Кроме того, это означает, что большую часть дня вы потратите на управление своими задачами, а не на достижение прогресса в их выполнении.

5. Борьба с прокрастинацией

Прокрастинация – враг продуктивности. Это особенно опасная ловушка для сотрудников в 21 веке, учитывая, сколько потенциальных отвлекающих факторов есть на современном рабочем месте.

Если вы обнаружите, что прокрастинируете и теряете драгоценное время в течение дня, определите нежелательные перерывы, которые вызывают самые большие проблемы. Для многих людей технология будет самым большим виновником.

Будь то социальные сети, сообщения от друзей или новейшие мобильные приложения, не допускайте отвлекающих факторов, которые не имеют ничего общего с вашей работой. Если вы можете выключить телефон, сделайте это и не добавляйте на рабочий компьютер никаких социальных закладок или приложений для обмена личными сообщениями.

6. Избегайте бесполезных и ненужных совещаний

Еще один способ оптимизировать свое рабочее время — переоценить необходимость планирования совещаний. Хотя совместная работа и общение жизненно важны в любой организации, чрезмерные встречи часто приводят к напрасной трате времени и снижению производительности. Устраняя или сокращая частоту второстепенных совещаний, вы позволяете себе и членам своей команды уделять больше времени критически важным задачам и проектам.

Вместо посещения совещаний, которые напрямую не способствуют достижению ваших целей, вы можете выделить это время для назначения задач, разработки стратегии и более эффективного выполнения своей работы. Это позволяет поддерживать стабильный рабочий процесс, сводить к минимуму отвлекающие факторы и в конечном итоге достигать лучших результатов за более короткий промежуток времени.

Вы также можете использовать инструменты и платформы для управления задачами, чтобы упростить общение и убедиться, что все находятся на одной странице без необходимости постоянных личных встреч.

7. Используйте «метод 11 утра»

Техника 11 утра — это простой метод, который, по словам бизнес-наставника и тренера Саймона Рейнольдса, может принести большие результаты.

Он включает в себя начало дня с мыслью, что вы можете работать только до 11 утра, что помогает сосредоточить ваше внимание на наиболее важных и важных задачах, которые нужно закончить как можно быстрее.

Рейнольдс советует составить небольшой список ключевых приоритетов и немедленно приступить к ним.

«Техника 11:00 работает блестяще, потому что она заставляет вас быстро действовать в том, что действительно важно».

 

8. Сосредоточьтесь на одной работе за раз

Многие люди указывают многозадачность в качестве ключевого навыка в своем резюме, и нет никаких сомнений в том, какую пользу вы можете получить, выполняя несколько разных работ одновременно.

Однако на самом деле это не лучший способ выполнять свою работу. Фактически, исследования показали, что сосредоточение внимания на нескольких задачах снижает эффективность вашей работы.

Одно исследование показало, что многозадачность снижает производительность на 40%, а другое показало, что она также снижает интеллект на 17%. И то, и другое является плохим признаком вашей способности выполнять свою работу. Вам будет лучше, если вы сосредоточитесь на одном проекте за раз и постараетесь не отвлекаться и не отвлекаться.

Когда в вашем списке задач есть несколько ключевых задач, стоит задаться вопросом, что важнее: выполнять несколько работ на среднем уровне или выполнять одну работу на высоком уровне. Если последнее, лучший способ действий — сосредоточиться на одной цели за раз и убедиться, что вы делаете все возможное.

Концентрация исключительно на одной задаче может помочь вам максимально эффективно использовать свое время, так как вам будет легче зафиксировать правильное мышление и ритм, чтобы выполнять работу быстро и эффективно.

9. Выполняйте второстепенные задачи в течение 10 минут

Еще одна очень эффективная стратегия повышения производительности — стремление выполнять неважные и повторяющиеся задачи в течение 10 минут. Быстрое выполнение этих небольших, но надоедливых задач не только поможет навести порядок в вашем ежедневном списке задач, но и создаст чувство выполненного долга, которое подпитывает мотивацию к будущим действиям и задачам.

Ключ к успеху заключается в выявлении и приоритизации повторяющихся задач в начале дня. Установив ограничение по времени в 10 минут, вы можете сосредоточиться на эффективном выполнении каждой задачи, не отвлекаясь и не перегружаясь.

Быстрое завершение этих управляемых частей работы позволяет вам выделять больше времени и энергии на высокоприоритетные и сложные задачи, что в конечном итоге повышает общую производительность. Кроме того, удаление этих раздражающих задач из вашего списка задач создает более организованную и управляемую рабочую нагрузку и обеспечивает психологическую поддержку, поскольку снижает стресс и беспокойство, которые мы все можем ассоциировать с загроможденным списком дел.

10. Тематика ваших дней

Если у вас довольно разнообразная работа, вам может показаться хорошей идеей тематические дни, чтобы вы могли сосредоточиться на одной конкретной области своей роли за раз. Это будет держать ваш разум в одном и том же месте весь день, делая вашу работу более эффективной с течением времени.

Эту технику использует председатель Twitter Джек Дорси, чтобы быть максимально эффективным. Тема не только дает ему направление каждый день, поэтому он всегда знает, что делать, когда начинает работу утром, но это также означает, что он точно знает, к чему вернуться, если он когда-нибудь отвлечется.

11. Группируйте похожие и пересекающиеся задачи

Группировка ежедневных и релевантных задач — это простая стратегия, которая может помочь вам более продуктивно и эффективно использовать свое время. Базовый план для начала работы — определить похожие и релевантные задачи, например ответить на несколько электронных писем или просмотреть регулярные отчеты или данные, чтобы не переключаться между несвязанными действиями. Это освободит вас, чтобы сосредоточиться на написании отчетов, посещении собраний или других важных задачах в течение другого выделенного периода времени. Такой подход помогает вам оставаться сосредоточенным и избегать постоянных перерывов, которые могут подорвать вашу производительность.

Как повысить производительность на работе — бизнес-руководства

Филлис Коркки

Иллюстрации Антуана Корбино

Часто ли вы замечаете, что ваш рабочий день выходит из-под контроля? Вы начинаете каждый день с плана сделать так много, но вскоре обнаруживаете, что отвлекаетесь, сосредотачиваетесь на малоприоритетных задачах и просто откладываете дела на потом. Так как же восстановить контроль над своим временем? Универсальные списки того, как повысить продуктивность, не работают; мы расскажем о методах повышения производительности, которые можно адаптировать к вашей личности и стилю работы.

Три основы продуктивности

Используйте эти принципы, которые помогут вам в течение рабочего дня.

Все рабочие и рабочие дни уникальны. С меньшим количеством компаний и сотрудников, придерживающихся традиционного рабочего дня с 9 до 5, различия в наших рабочих днях становятся более заметными. Но если оставить в стороне эти различия, ко всем нашим советам по повышению продуктивности применимы три всеобъемлющие идеи:

1. Доверяйте небольшим шагам . Вы не можете рассчитывать на то, что за один день изменятся многолетние рабочие привычки. Небольшие изменения в том, как вы работаете, могут постепенно привести к большим изменениям в производительности. Попробуйте один совет, чтобы начать, и продолжайте добавлять новые, когда найдете стратегии, которые лучше всего подходят для вас.

2. Будьте ответственными. Будь то еженедельные встречи с коллегой или установка собственных сроков и объявление их другим, необходимость отчитываться перед кем-то часто может заставить вас выполнить работу.

3. Прости себя. Вы человек: смиритесь с тем, что иногда вы будете ошибаться, отвлекаться и у вас будет плохой день. Важнее двигаться дальше, чем зацикливаться на своих ошибках.

Для многозадачности

Если вы пытаетесь делать три дела одновременно, вы часто добиваетесь очень малого.

Биологическая невозможность

Думаете, что сможете сделать больше, выполняя несколько задач одновременно? Попробуйте позвонить своему коллеге, набрав электронное письмо и проверив свою страницу в Facebook. Вам может казаться, что вы работаете продуктивно, но, вероятно, вы не выполняете ни одну из этих задач эффективно.

У всех нас есть ограниченный объем когнитивной пропускной способности — количество мыслей и воспоминаний, которые мы можем удерживать в уме в любой момент времени. Ваш мозг может обманывать себя, думая, что у него больше возможностей, чем на самом деле, но на самом деле он работает очень усердно, чтобы обрабатывать несколько мыслей одновременно, когда вы переключаетесь между задачами. Ваша способность выполнять задачи зависит от того, насколько хорошо вы можете сосредоточиться на одной задаче за раз, будь то пять минут или час.

«Многозадачность невозможна по-человечески», — сказал Эрл К. Миллер, профессор неврологии Института обучения и памяти Пикауэра при Массачусетском технологическом институте.

Больше ошибок и меньше творчества

Когда вы работаете в режиме многозадачности, вы, как правило, совершаете больше ошибок. По словам доктора Миллера, когда вы переключаетесь между задачами, нейронные сети вашего мозга должны вернуться, чтобы выяснить, где они остановились, а затем перенастроиться. Эта дополнительная активность заставляет вас замедляться, и ошибки становятся более вероятными.

«Люди гораздо более эффективны, если они выполняют одну задачу, — сказал он.

Многозадачность также мешает творчеству, сказал он. По-настоящему инновационное мышление возникает, когда мы позволяем нашему мозгу следовать логическому пути связанных мыслей и идей, и это более вероятно, когда мы можем сосредоточиться на одном мысленном пути в течение длительного периода времени.

Мозг подобен мышце: он становится сильнее с использованием, сказал доктор Миллер. Как и в случае с физическими упражнениями, чем больше мы укрепляем наши ментальные связи, сосредотачиваясь на одной задаче, исключая все остальные, тем лучше мы можем работать.

Как работать в однозадачном режиме

В меру своих возможностей создайте рабочую среду, которая поощряет выполнение одной задачи за раз. Вероятно, нереалистично думать, что мы можем выделять часы на одну задачу, но даже выполнение одной задачи в течение пяти минут может повысить производительность.

Вот несколько небольших изменений, которые вы можете внести:

Избавьтесь от искушения: Активно сопротивляйтесь желанию проверять посторонние социальные сети, пока вы работаете над задачей. Некоторым работникам, возможно, придется зайти так далеко, чтобы установить программы, предотвращающие отвлечение, такие как SelfControl, Freedom, StayFocusd и Anti-Social, которые блокируют доступ к наиболее захватывающим частям Интернета на определенные периоды времени.

Работа только на одном экране: Уберите свой мобильный телефон и выключите второй монитор.

Перемещение: Если вы обнаружите, что теряете концентрацию, перечитывая одно и то же предложение снова и снова, или если ваши мысли постоянно отвлекаются от темы, встаньте и ненадолго пройдитесь, сказал доктор Миллер. Короткая прогулка по офису поднимет настроение, уменьшит чувство голода и поможет сосредоточиться.

Работа с интервалами: Установите таймер на пять или 10 минут и посвятите это время тому, чтобы сосредоточиться на своем задании. Затем позвольте себе отвлечься на минуту, если вы вернетесь к своей задаче еще на пять или десять минут.

​Когда отвлекающие факторы берут верх

Склонность отвлекаться является изначальной, так что простите себя, если вы это делаете. По словам доктора Миллера, он возник еще в первые дни нашей жизни, когда нам нужно было мгновенно реагировать на львов, тигров и других хищников, которые угрожали нам. Каждый сенсорный ввод был очень интересным, и наша реакция на него иногда была вопросом жизни или смерти. Наш мозг не отказался от этого древнего механизма выживания; мы все еще жаждем этого информационного похлопывания по плечу, сказал он.

К счастью, чем больше мы работаем, сосредотачиваясь на одной задаче за раз и игнорируя отвлекающие факторы, тем больше мы тренируем префронтальную кору — более развитую часть нашего мозга. Тогда становится легче сосредоточиться.

Подробнее об управлении отвлекающими факторами

Для прокрастинаторов

Ответственность — перед собой или перед другим человеком — может иметь решающее значение для вашей продуктивности.

Быть ответственным

Чтобы бороться с прокрастинацией, найдите ответственного партнера. Это может быть коллега или менеджер, роль которого заключается в получении регулярных отчетов о ходе выполнения вашего проекта. Человек, которого вы выберете, должен будет серьезно отнестись к своей роли, выражая разочарование, если вы не достигли своей цели, и признательность, если вам это удалось. Некоторые заядлые прокрастинаторы даже соглашаются на поощрения или наказания в соответствии со своими дедлайнами, в зависимости от того, что их больше всего мотивирует. Наградой может быть бесплатный обед; наказанием может быть электронное письмо в отдел, сообщающее, что крайний срок не для меня.

Не сбиться с пути

Списки дел работают, чтобы держать вас подотчетными, потому что они помогают вам оставаться на пути к выполнению самой важной работы — если вы используете их эффективно, то есть.

Перед тем как уйти с работы, составьте список из пяти-восьми целей, которые вы хотели бы выполнить на следующий день, сказала Джули Моргенштерн, эксперт по тайм-менеджменту из Нью-Йорка. В отдельный список добавьте любые личные дела, которые необходимо выполнить в этот день, например, бронирование авиабилета в отпуск или покупка подарка на день рождения. Этот список должен содержать не более двух-трех пунктов. Будьте реалистичны в отношении того, что вы можете сделать за рабочий день, и не поддавайтесь желанию составить список дел на всю неделю, что может привести к стрессу и перегрузке.

Сделайте пункты вашего списка дел конкретными, реалистичными и простыми — не упаковывайте тайно восемь или 10 задач в один огромный пункт, например «завершить проект». Вместо этого разбейте свой проект на небольшие отдельные компоненты.

Недостатки списка дел

Поскольку наш первобытный разум жаждет отвлечься, классический список дел может предотвратить отвлекающие факторы в течение дня. Но люди также подвержены так называемой «структурированной прокрастинации», когда, чтобы не работать над сложной задачей, они тратят время на гораздо более легкую. Ответ на электронное письмо или отметка «Нравится» публикации на Facebook может быть формой структурированной прокрастинации. Написание списка дел также может быть формой структурированной прокрастинации. Итак, уделяйте себе пять минут или меньше, чтобы каждое утро составлять список дел. Держите его сфокусированным и кратким, чтобы вы не тратили больше времени на проверку элементов, чем на их выполнение.

Ведущие списки

Некоторым людям нравится хранить свои списки на бумаге, делая выразительные и удовлетворяющие их галочки каждый раз, когда они выполняют задание. Другие предпочитают компьютерный маршрут. В этом случае доступно множество приложений, в том числе следующие:

• Todoist: это приложение хорошо работает на многих платформах и имеет множество функций, таких как напоминания, заметки и возможность синхронизации ваших списков с вашими устройствами. 902:30
• «Помни о молоке»: включает функцию, которая позволяет пользователям делиться задачами с другими, например с коллегами и членами семьи.
• Evernote: это приложение для создания заметок позволяет создавать списки дел в форме личных блокнотов.

Чтобы избежать путаницы, выберите для своих списков либо бумажный, либо цифровой формат, так как работать с обоими может быть сложно.

За рабочим столом

Место, где вы работаете, может иметь такое же значение, как и то, как вы работаете.

Что ваш рабочий стол говорит о вас

Не существует единственно правильного способа организовать рабочий стол. Но ваше физическое рабочее пространство может иметь большое влияние на производительность. Это «может либо зарядить вас энергией, либо истощить вашу энергию», — сказала г-жа Моргенштерн, эксперт по тайм-менеджменту.

В целом, только 25 процентов беспорядка на столе связаны с организационными навыками, утверждает г-жа Моргенштерн, остальное связано с тайм-менеджментом. «С каждой бумагой на вашем столе связана задача, и эта задача потребует времени». У вас было достаточно времени, чтобы все сделать? По ее словам, неконтролируемые стопы бумаги могут быть признаком того, что вам нужно делегировать полномочия.

Спросите себя: Стопки на вашем столе те же, что были три недели назад, или они двигаются? Пока они не застаиваются, у вас, вероятно, все в порядке. с некоторым беспорядком, сказала г-жа Моргенштерн.

В большинстве случаев держите свой стол в чистоте, за исключением проекта, которым вы занимаетесь в данный момент, вместе с оборудованием, необходимым для его завершения, сказала она. Вы также должны создать пространство для «внутренней зоны» — совершенно новых вещей, которые только что поступили, — и «вне зоны» для вещей, которые закончены и нуждаются в распространении.

Один из самых простых способов начать менять свое рабочее место — потратить последние 10 минут рабочего дня на подготовку стола к следующему дню. Тогда вам не придется начинать свой день со вчерашнего беспорядка, сказала мисс Моргенштерн. Если вы начнете с рабочего стола, подготовленного к предстоящему дню, это может сильно повлиять на ваше мышление и продуктивность.

Для пользователей компьютеров (всех)

Компьютеры не только ускоряют темп работы, но и замедляют ее.

Знай свой компьютер

Незнание возможностей своего компьютера может стать серьезным препятствием для продуктивной работы. Некоторые люди опасаются, что обращение за технической помощью выставит их некомпетентными, но на самом деле все наоборот, согласно исследованию .

Обратитесь за советом по технологиям, если вы считаете, что компьютерная или онлайн-задача занимает больше времени, чем должно. Возможно, вы не знаете, как эффективно использовать конкретный тип технологии, или вы не знаете, каковы прошлые практики компании в определенной области. Приложите усилия, чтобы найти людей, которые могут заполнить пробелы в ваших знаниях, уважая при этом их время и обязанности.

Менеджеры могут помочь в этом процессе, предлагая регулярные информационные сессии и руководства для конкретных компаний, связанные с такими технологиями, как электронная почта, Excel, Microsoft Word, Slack и другими. Программа наставничества – еще один вариант.

Возьмите под контроль свой почтовый ящик

Вы постоянно останавливаетесь, чтобы проверить электронную почту? Электронная почта — идеальный способ практиковать структурированную прокрастинацию — когда вы работаете над легкой, неважной задачей, а не над более сложной, но важной.

Электронная почта похожа на жизнь: она беспорядочна, несовершенна, полна неожиданностей, и каждый ведет себя по-своему. Идеальной системы электронной почты не существует. Эксперты могут продвигать ценность таких методов, как «Ноль входящих», когда вы пытаетесь очищать свой почтовый ящик каждый день, но даже если ваш почтовый ящик пуст, ваша рабочая жизнь — со всеми ее вопросами без ответов, незавершенными проектами и сложными проблемами — останется полный. Примите ежедневную задачу держать под контролем свою рабочую жизнь, используя электронную почту как своего союзника, а не врага.

Вот несколько приемов, которые помогут вашей электронной почте работать на вас:

• Каждый день выделяйте определенное время для обработки электронной почты. Это может быть несколько раз в день или пять минут каждый час, сказала г-жа Моргенштерн, эксперт по тайм-менеджменту. «Уделите электронной почте все свое внимание, когда вы работаете над ней», — сказала она.
• Разделите электронную почту на группы. При сканировании электронной почты разделите сообщения на две группы: те, которые требуют быстрых ответов, и те, которые требуют вдумчивых ответов. Попробуйте «правило двух минут», популяризированное Дэвидом Алленом, автором книги «Getting Things Done». Если вы можете обойтись без электронного письма за две минуты, сделайте это сейчас; если нет, сделайте это позже в назначенное время. Если электронные письма потребуют нескольких дней размышлений, выиграйте себе немного времени, подтвердив получение в тот же день и сказав, что ответите позже. Поставьте перед собой цель довести дело до конца. 902:30
• Попробуйте определить электронные письма, которые вы активно избегаете. Часто в электронных письмах, которых вы избегаете, есть эмоциональная составляющая, говорит г-жа Моргенштерн, потому что они включают в себя отказ кому-то или принятие трудного решения. Вместо того, чтобы откладывать ответ, вы, скорее всего, сэкономите время, отвечая лично или по телефону, где ваш тон и индивидуальность будут более понятны, чем пытаться написать идеальный дипломатический ответ в электронном письме.
• Отключить уведомления. Некоторые эксперты по электронной почте советуют проверять электронную почту только два или три раза в день, но во многих рабочих средах это нереально — очень важное сообщение от начальника или клиента может потребовать быстрого ответа. Но почти все может подождать 20 минут. Итак, отключите уведомления по электронной почте на 20–30 минут, когда вам нужно сосредоточиться на чем-то другом.

Получить помощь

Потратьте неделю или две на выявление проблем с электронной почтой, которые постоянно расстраивают вас или замедляют работу. Затем найдите в своей компании «гуру электронной почты» и узнайте, не захочет ли этот человек пообщаться с вами в течение получаса, чтобы объяснить различные возможности вашей системы электронной почты. Вашим гуру может быть суперэффективный коллега или кто-то из службы технической поддержки, но это должен быть кто-то, кто может показать вам, как использовать встроенные функции, о которых вы можете не знать, например, фильтры, которые могут блокировать неважные сообщения и отправлять их в спам. Спросите, как вы можете использовать метки, папки, фильтры, архивы, помеченные сообщения, списки отписки и другие функции, чтобы тратить меньше времени на электронную почту.

В вашем офисе нет знатока электронной почты? Существует множество онлайн-ресурсов с советами по управлению электронной почтой. Но если какая-то техника вам не подходит, откажитесь от нее.

Подробнее о создании продуктивного рабочего пространства

Для тех, кто обладает властью

Неудивительно, что то, как вы относитесь к своему телу, может влиять на то, как работает ваш разум.

Двигайтесь больше

Непрерывная работа в течение долгих часов не означает, что вы делаете больше. Иногда лучший способ что-то сделать — это , а не , чтобы поработать над этим какое-то время.

Сидеть в течение длительного периода времени просто вредно для вас, но это также плохо для вашей способности быть продуктивным. Когда вы встаете и двигаетесь, улучшается приток крови к мозгу, что улучшает когнитивные функции. Алан Хедж, профессор эргономики в Корнеллском университете, предлагает рабочим одновременно сидеть, стоять и ходить, чтобы постоянно менять положение тела и давать мозгу отдохнуть от работы.

Как сделать офисную работу более продуктивной

Комбинация сидения, стояния и ходьбы по времени поможет вам работать лучше.

1. Посиди 20 минут и работай.
2. Постой восемь минут и работай.
3. Перестаньте работать и прогуляйтесь две минуты.
4. Повторить.

Делайте длинные перерывы

Где вы были в последний раз, когда вам пришла в голову отличная идея? Ваш стол? Или когда вы были в душе, когда гуляли с собакой или отвозили детей в школу?

Работа по 10-12 часов в день может принести вам баллы у некоторых боссов, но это не очень хорошо для творчества. Вместо того, чтобы работать, подумайте о намеренном перерыве от большого проекта на срок до 10 часов. Это позволит новым идеям замариноваться в вашем подсознании, заставляя ваши нейроны создавать новые связи.

Сон — один из самых эффективных способов сделать долгий перерыв, поэтому постарайтесь не расправляться с ним быстро. Исследования показывают, что сон позволяет нашему мозгу создавать новые и неожиданные связи, ведущие к озарениям и прорывам, что объясняет, почему нам так часто приходят в голову блестящие идеи во время утреннего душа.

Научитесь определять признаки умственной усталости, например, перечитывать одно и то же предложение снова и снова на веб-сайтах или писать электронные письма, не имея в виду реальных целей или приоритетов. Не чувствуйте себя виноватым из-за перерыва, или ухода на тот день, когда вы можете подумать, что вашему мозгу нужно время для перезарядки.

Попробуйте вздремнуть

Довольно часто в середине дня ощущается «послеобеденный провал». Ваше тело естественным образом хочет заснуть примерно через семь часов после пробуждения, и это усиливается эффектами пищеварения. К сожалению, эта биологическая реальность сталкивается с экономической: большинство офисов не одобряют сон.

Если есть возможность вздремнуть на работе 20 минут (например, если вы работаете дома), обязательно сделайте это. Чтобы максимально увеличить свою энергию, может быть хорошей идеей выпить чашку кофе перед сном. Исследования показали, что этот метод, вероятно, работает, потому что короткий дневной сон помогает очистить мозг от вызывающего сон соединения аденозина. Между тем, кофеину требуется около 20 минут, чтобы проявить свой физиологический эффект — он начинает действовать как раз в тот момент, когда человек просыпается.

Однако, если о сне не может быть и речи, приучите себя быстро распознавать признаки послеобеденного провала: сонливость и неспособность сосредоточиться. Затем встаньте и пройдитесь, поговорите с коллегой за другим столом или поработайте над чем-то менее требовательным к вашему мозгу, пока сонливость не пройдет.

Борьба со стрессом

Когда мы чувствуем себя подавленными на работе, наша реакция «бей или беги», как правило, вступает в игру, заставляя нас делать быстрые, неглубокие вдохи. Это посылает меньше кислорода в мозг, заставляя нас становиться еще более напряженными и думать менее ясно. Противодействуйте последствиям стресса, дыша более эффективно.

По словам Белисы Вранич, клинического психолога и инструктора по дыханию, большинство людей дышат вертикально, в том смысле, что их плечи поднимаются при вдохе. Многие люди также дышат верхней частью грудной клетки, тогда как большая часть легких находится в середине тела.

Горизонтальное дыхание поначалу может показаться неестественным, но на самом деле именно так дышат животные и маленькие дети. Работая со своим телом, а не против него, вы максимизируете приток крови к своему мозгу — и ваши умственные способности.

Как дышать горизонтально

Эта техника помогает бороться со стрессом, делая более глубокие вдохи.

Обратите внимание на осанку

Когда вы чувствуете стресс, вы можете начать поднимать плечи к ушам, сжимать лицо или напрягаться во всем теле. Со временем эти действия становятся настолько привычными, что вы перестаете их осознавать. Цель хорошей осанки состоит в том, чтобы расширять наши тела, а не сжимать их. Хорошая осанка позволяет дышать полнее, предотвращает хроническую боль и мыслит более ясно.

Во время работы старайтесь осознавать любое избыточное напряжение, которое вы держите в своем теле. Например, вы можете напрягать руки гораздо сильнее, чем необходимо, когда печатаете или используете мышь. Если вы начинаете чувствовать какое-либо напряжение, попробуйте растянуть эту часть тела.

Как следить за своей осанкой

Попробуйте это упражнение, чтобы улучшить свою рабочую осанку.

Это упражнение является составной частью Техники Александера, способа научиться избавляться от вредного напряжения в теле. По словам Линдси Ньюиттер, владельца полиции осанки в Нью-Йорке, этот метод предупреждает о практике, называемой «достижением цели», когда люди пытаются забежать вперед и упустить из виду настоящее. Когда вы видите людей, сгорбившихся перед своими экранами, скорее всего, они выигрывают. Хорошая осанка позволяет вам выполнять свою работу в настоящий момент и, следовательно, выполнять ее более эффективно.

Подробнее о вашем теле и продуктивности

Распространенные мифы о продуктивности

Вот правда о распространенных заблуждениях об умной работе.

Миф: Люди, которые хорошо справляются с многозадачностью, делают больше.

Факт: Многозадачность — это иллюзия. Исследования показывают, что люди делают больше, если концентрируются на одной задаче за раз. Частое переключение между задачами или уверенность в том, что вы на самом деле делаете более одного дела одновременно, на самом деле замедляют вашу работу.

Миф: Важно, чтобы к концу дня во входящих не было писем.

Факт: Цель «ноль входящих» работает для одних людей, но не для других. Ключом к управлению электронной почтой является определение определенного времени дня для ее чтения и ответа на нее, чтобы различать электронные письма, которые можно обработать быстро, и те, которые требуют больше времени, а также научиться использовать все функции вашего почтового программного обеспечения (папки). , фильтры и архивы) наиболее удобным для вас способом.

Миф: Во время работы лучше стоять.