Как объединить документы в один PDF
Для многих профессионалов объединение нескольких документов в один PDF-файл является важной частью рабочего процесса. К счастью, WPS Office предлагает широкий спектр функций для пользователей, желающих объединить несколько документов в один файл PDF. В этой статье мы обсудим, как можно объединить документы в один PDF-файл с помощью WPS Office.
Объединение нескольких документов в один PDF-файл с помощью WPS Office
С помощью WPS Office легко объединить несколько документов в один документ.
Сначала откройте программу и щелкните вкладку «PDF» в верхнем левом углу главного окна.
Здесь выберите «Объединить PDF». Откроется новое окно, в котором вы сможете добавить все документы, которые хотите объединить.
Добавьте каждый файл по отдельности, нажав кнопку «Добавить файл».
После того, как все ваши документы будут добавлены, вы можете переставить их в любом порядке, используя стрелки вверх и вниз, или удалить любые ненужные файлы, нажав на значок корзины рядом с ними.
После того, как все правильно организовано, нажмите «Объединить файл» в правом нижнем углу окна и дождитесь появления объединенного документа.
Редактирование объединенного документа
WPS Office также имеет множество инструментов для редактирования только что созданного объединенного документа. Вы можете добавлять текст или изображения с помощью встроенных инструментов или просто выделять и комментировать разделы, которые требуют изменений или исправлений. После завершения вы можете сохранить его как любой другой документ, используя формат Word или PDF, и быстро отправить его по электронной почте или в облачные хранилища, такие как Dropbox или Google Drive, из окна вашего компьютера.
Преимущества объединения документов в один PDF-файл с помощью WPS Office
Существует несколько преимуществ, связанных с использованием WPS Office для объединения документов в один файл PDF.
Во-первых, это чрезвычайно удобно для пользователя — все, что вам нужно сделать, это перетащить файлы!
Кроме того, поскольку все ваши документы надежно хранятся в облаке с помощью встроенной системы хранения WPS Office (Kingsoft Cloud Drive), вам не нужно беспокоиться о потере важной информации или данных, если что-то случится с вашим устройством или компьютер.
Наконец, поскольку процесс очень быстрый и простой, вы можете сэкономить время, вообще избегая ручного слияния документов!
Получите бесплатное членство в WPS Office
WPS Office предлагает простой способ объединить несколько документов в один файл PDF без необходимости использования какого-либо стороннего программного обеспечения. В нем есть множество инструментов для редактирования PDF-файлов онлайн или офлайн, поэтому вам не нужно переключаться между программами при внесении исправлений или добавлении аннотаций в ваши документы перед отправкой их на проверку. Благодаря интуитивно понятному интерфейсу и эффективным возможностям слияния, WPS Office упрощает для профессионалов управление рабочим процессом более эффективно и действенно при одновременной работе с несколькими документами. Это лучший офисный пакет, который предоставляет бесплатное членство всем новым пользователям, чтобы они могли пользоваться премиальными функциями WPS Office.
Объединение в один PDF-файл — несколько документов и сообщений электронной почты
Зачем вообще преобразовывать документы в PDF
Большая часть ценности организации заключается в ее документах. Будь то соглашения, счета-фактуры, официальные документы или поток электронных писем, сохранение цифровых документов и деловых записей без возможности их изменения имеет решающее значение. Например, для укрепления интеллектуальной собственности организации или для демонстрации доказательств в юридических спорах. Однако это требует переноса различных типов документов в универсальный формат. К счастью, формат PDF является отраслевым стандартом для обмена цифровыми документами и идеально подходит для этой цели. В этом посте мы рассмотрим, как быстро конвертировать различные типы документов и объединять их в один PDF-файл.
Зачем объединять документы в один файл PDF
Деловые документы бывают разных типов: от документов Word до электронных таблиц, от слайдов PowerPoint до отсканированных изображений TIFF, от сообщений электронной почты до документов, отправленных по факсу.
Совместное использование таких документов может стать настоящим бременем для ИТ-команды. Особенно, если связанные файлы не организованы и не хранятся как единое целое. И работа с этими разными типами файлов может быть довольно неприятной. Потому что для их чтения потребуются разные программные приложения.
Кроме того, для проектов или юридических целей целесообразнее объединить несколько документов в один файл PDF. И, кроме того, закладки или оглавление для ссылки на исходные документы в файле PDF. На самом деле несколько документов естественным образом связаны друг с другом, например предложение, заказ на продажу и счет-фактура или электронное письмо и его вложения. Объединение таких документов вместе позволяет легко увидеть их взаимосвязь.
Проблемы
Однако объединение различных типов документов в один файл PDF — непростая задача. Редакторы PDF, такие как Adobe Acrobat, могут больше всего вставлять различные типы документов в виде вложений в исходные форматы файлов.
Хотя такая схема может решить проблему работы с несколькими файлами, она мало что делает для устранения зависимости нескольких программных приложений от просмотра встроенных вложений. Кроме того, текстовый поиск не будет работать во встроенных вложениях, что является серьезным препятствием для поиска информации для организаций. Чтобы преодолеть это ограничение, идеальным способом было бы преобразовать эти документы в исходный формат PDF и объединить их в один файл PDF.
Конвертер PDF
Существуют специальные инструменты, помогающие в таком преобразовании. Тем не менее, подключаемый модуль PDF Converter для проводника Windows выделяется среди остальных благодаря своей уникальной способности преобразовывать различные типы документов в формат PDF и даже объединять их в один PDF.
Преобразователь легко интегрируется в оболочку проводника Windows, что делает его очень простым в использовании. Просто выберите несколько файлов в проводнике Windows, щелкните правой кнопкой мыши и нажмите «9».
0079 Объединить в один PDF меню. Он выполняет преобразование и объединение всех выбранных файлов в фоновом режиме. Более того, он не требует никаких дополнительных диалоговых окон, вводов или кликов. Так просто!
Конечным результатом является один длинный файл PDF, содержащий выбранные документы в выбранной вами последовательности. Конвертер автоматически добавляет оглавление, чтобы вы могли быстро перейти к отдельному документу в файле PDF. Кроме того, он также добавляет номер страницы, имя документа в верхний или нижний колонтитул файла PDF.
Короче говоря, независимо от типов (120+ форматов) и количества документов, конвертер маскирует процесс преобразования PDF. Иными словами, беспрепятственное взаимодействие с пользователем без каких-либо внешних зависимостей в аппаратном или программном обеспечении.
Объединение сообщений электронной почты и вложений в один файл PDF
Рассмотрим надстройку Email to PDF для объединения нескольких сообщений электронной почты и вложений в один документ PDF в Outlook.
Это небольшое приложение автоматически встраивает оглавление, упрощая переход к отдельному электронному письму или вложению в одном файле PDF.
Обратите внимание на структуру одного PDF-документа ниже (скриншот). Если вложение представляет собой составной или сжатый файл (т. е. файлы внутри файла), например файл ZIP, MSG или EML, надстройка PDF автоматически сканирует и включает эти зависимые дочерние документы в окончательный файл PDF.
Резюме
В общем, формат PDF открывает новые возможности для защиты, обмена и архивирования деловых документов и электронной почты. Преобразовывая и объединяя документы в один PDF-файл вместо использования разных исходных форматов, организации могут воспользоваться многими преимуществами:
- Упростите работу с несколькими документами, например, для проекта или электронной почты.
- Значительно сократить количество программных приложений и сред, необходимых для извлечения информации из архивных документов.
