Как правильно писать электронную почту: Как правильно написать адрес электронной почты (e-mail) ✔, чтобы вам могли на нее отправить письмо…

Правила написания электронного письма или этикет электронной почты

За последнее десятилетие электронная почта стала, пожалуй, одним из самых популярных средств делового общения. Сегодня довольно сложно найти человека, который в своей практике межличностных и межкультурных коммуникаций не использует электронную почту. Бегло сканируя взглядом адреса и темы пришедших сообщений, решаем, какие письма прочитать, а какие удалить не раскрывая. В зависимости от отношений между корреспондентами переписка может быть деловой или частной. Если письмо частное, то к нему не предъявляется жестких требований с точки зрения этики — стиль письма и манера изложения зависят главным образом от степени знакомства с адресатом.

Сегодня довольно сложно найти компанию, которая в своей практике межличностных коммуникаций не использовала бы электронную почту. Следует отметить, что в обычной деловой переписке посредством e-mail существуют общепринятые правила, которые необходимо знать и которыми следует руководствоваться. Остановимся подробно на наиболее значимых.

Правило 1. При оформлении электронного письма в обязательном порядке заполняйте все поля. В общем виде структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде:

1. Адрес и имя отправителя.

2. Адрес получателя (или адреса получателей, когда существует необходимость отправить письмо с одним текстом нескольким получателям).

3. Важность письма (это при необходимости).

4. Тема письма.

5. Приложение.

6. Письмо, состоящее из приветствия; основного текста письма; заключения; и подписи.

Правило 2. Адрес и имя отправителя должны быть узнаваемыми. Поэтому когда заводите почтовый ящик, в графе имя отправителя всегда вписывайте свои имя и фамилию. Наибольшее доверие вызывает адрес, содержащий Ваше настоящее имя, а также имя Вашей организации в названии домена, например: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов.

У вас должен быть включен JavaScript для просмотра..

Правило 3. Обязательно заполняйте графу «Тема письма». Тема письма — это особый реквизит письма, наличие которого значительно облегчает работу с электронной корреспонденцией. Судьба письма очень часто зависит от его Темы, особенно если имя и адрес отправителя Вам ничего не говорят. Тема письма должна быть краткой – не более 50 знаков – и по существу. Чем проще и понятней будет Тема письма, тем больше вероятности, что письмо будет прочитано и будет иметь отклик. Особо тщательно необходимо подумать над Темой, когда в первый раз пишете кому-либо.

Правило 4. Используйте пиктограмму («Re:»)   только для ответа. Используя пиктограмму , размещенную в поле адреса письма, на которое отвечаете, открываем форму для составления ответа. Данная форма уже содержит адрес вашего собеседника, текст его письма и Тему. Пиктограмма (Re)  является аббревиатурой английского слова «Reply:» или «Response:» и означает «Мой ответ на:».

Поэтому если тема письма меняется, изменения темы необходимо вносить, используя стрелочку вниз, размещенную справа от пиктограммы Rе. В открывшемся ниспадающем списке выбираем команду «изменить тему».

Если отвечая на чье-либо электронное письмо, вы меняете основную мысль диалога, изменяйте соответственно и Тему, а лучше начинать обсуждение нового вопроса созданием нового письма.

Правило 5. Во избежание преждевременной отправки адрес получателя вставляйте только тогда, когда письмо дописано, проверено и готово к отправке. Будьте внимательней с кнопкой «Отправить»: убедитесь, что посылаете письмо тому, кому хотели.

Правило 6. Обязательно пишите приветствие, состоящее из приветственного слова и имени получателя, перед основным текстом письма. Некоторые пользователи считают, что приветствие в электронном письме не нужно писать, поскольку это якобы бессмысленный пережиток бумажной почты, что оно не несёт в себе никакой значимой информации и содержит лишь дежурные слова.

Приветствие несёт в себе информацию о воспитанности того, кто составляет письмо. В качестве приветствия используйте следующую форму обращения: «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата!» или «Уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата, здравствуйте!» и только после этого переходите к цели Вашего сообщения.

В Европе принято всегда обращаться «Dear Sir/Madam» или менее формально, особенно, если Вы знакомы с адресатом, «Dear + имя». В США, где темп жизни и переписки более интенсивный, электронное письмо начинается с обращения, состоящего из имени и короткого «Hi + имя». В русском языке восклицательный знак ставится после обращения в письменной форме в любом жанре переписки: деловой, частной, официальной и т. д., в то время как в английском языке во всех этих жанрах ставится запятая.

Правило 7. Правильно структурируйте свое письмо. Поскольку чтение c экрана монитора гораздо сложнее, чем чтение бумажного носителя. Разбивайте текст письма на логические абзацы. Старайтесь, чтобы предложения содержали не более 15-20 слов. Отделяйте абзацы друг от друга отступом или пустой строкой.

Правило 8. Будьте краткими и выражайте мысли по существу. Основной текст письма с первого абзаца должен притягивать внимание читателя не меньше, чем его Тема. Помните об ограниченном времени потенциального читателя. Начните с цели письма, она должна быть четко сформулирована в первом предложении. Если первые предложения сформулированы правильно, то существует очень большая вероятность, что получатель письма прочтёт его до конца. Электронное письмо предназначено для быстрой передачи информации. Если необходимо переслать важную информацию, содержащую большой объем, лучше составить краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформить в виде вложения.

Правило 9. Прежде чем приступить к написанию письма, присоедините вложение. Сколько раз приходилось получать письмо, целью которого была пересылка вложения, без этого самого вложения?! Такая беспечность может не лучшим образом отразиться на Вашей деловой репутации.

Правило 10. Когда Вы пишите кому-либо в первый раз, не прикрепляйте никаких вложений. Если Вы всё же посылаете какое-то вложение без согласования с получателем, то обязательно напишите в тексте письма, что это за файл. Не присоединяйте вложения размером более 5Мбайт, так как возможна такая неприятная ситуация: Вы перешлёте свой файл на почтовый сервер за секунду, а Ваш адресат будет скачивать его целый час.

Правило 11. Составляя ответное письмо, отвечайте на ВСЕ заданные Вам вопросы. Если Вы затрудняетесь ответить, то так прямо и напишите.

Правило 12. Прежде чем отправить письмо, проверьте орфографию, грамматику и пунктуацию. Тот факт, что электронная почта — быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной. Стройте свои фразы возможно более грамотно с точки зрения орфографии и грамматики. Это важно не только потому, что неграмотно написанное письмо может испортить впечатление о Вас, и потому, что очень трудно читать текст без запятых и точек.

Правило 13. На электронные письма обязательно нужно отвечать. Электронная почта — это связь с другими людьми, и немного вежливости никогда не повредит. По правилам этикета на электронные письма обязательно нужно отвечать, а время ответа не должно превышать трех суток. Если не отвечаете на электронное письмо в течение этого срока, – это явный отказ от общения. Если Вам необходимо более длительное время для ответа на письмо, стоит объяснить причины задержки. При получении письма, содержащего вложение, обязательно подтвердите, что вложение дошло и нормально открылось. При получении писем от неизвестных людей можно на них не отвечать. Их можно удалять, не читая. При получении незатребованного письма с присоединенным файлом следует удалить файл, не распаковывая: скорее всего — это источник компьютерного вируса.

Правило 14. Не запрашивайте уведомление о прочтении. Можно после текста основного письма и перед Вашей подписью написать следующую фразу: «Прошу подтвердить получение письма ответным письмом или по указанным ниже телефонам».

Правило 15. В тексте сообщения никогда не надо использовать прописные буквы. ТЕКСТ, ВЫДЕЛЕННЫЙ ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ, рассматривается как крик. В лучшем случае его относят к неграмотности в вопросах сетевого этикета. Это может вызвать раздражение или другую нежелательную реакцию у Вашего читателя.

Правило 16. Никогда не сообщайте конфиденциальную информацию посредством электронной почты. Будьте очень осторожны при пересылке номеров своих банковских карт или другой конфиденциальной информации в тексте электронного письма. Электронная почта при пересылке может быть перехвачена и использована в корыстных целях. Кроме того, посланное Вами электронное письмо навсегда остается в памяти компьютера. 

Правило 17. Не злоупотребляйте аббревиатурами и эмоциональным оформлением. В деловой электронной почте старайтесь не использовать такие аббревиатуры как BTW (by the way) или LOL (laugh out loud), также так называемые смайлики («улыбающиеся лица»).

Они неуместны в деловой переписке, тем более что получатель письма может не знать их значение.

Правило 18. В конце письма обязательно ставьте свою подпись. Подпись — это небольшой блок текста, добавляемого в конец Ваших сообщений, который идентифицирует Вас и содержит Вашу контактную информацию. Делайте подпись краткой: не более четырех-семи строк. Длинная подпись занимает много места и может вызвать раздражение. Включайте в нее несколько возможных способов связи с Вами (обычно это номера телефонов и факса), а также ссылку на сайт Вашей компании.

По материалам статей:

1. 32 most important email etiquette tips.Emailetiquette. [Электронный ресурс] http://www.emailreplies.com/ Проверено 19.09.2015.

2. Top 26 Most Important Rules of Email Etiquette. [Электронный ресурс] http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm Проверено 20.09.2015.

Материал подготовлен Шутилиной Л.А., методистом ГМЦ ДОгМ

С чего начать письмо (советы + шаблоны)

Учитывая, что ежедневно на планете отправляется и получается свыше 300 миллиардов email-сообщений, электронная почта является важнейшим средством общения. А профессионально и грамотно начать деловое письмо — особенно когда вы пишете кому-то, с кем вы не знакомы — может оказаться очень непростым делом, как для маркетологов и продажников, так и для специалистов клиентского обслуживания.

И то, как и с чего вы начнете ваше сообщение, может иметь решающее значение для того, закроет ли получатель ваше письмо сразу же (и удалит его), или продолжит чтение. Настоящая статья содержит ряд советов, касающихся того, как следует начинать сообщения электронной почты, а также ряд наиболее часто используемых приветствий и стартовых фраз, которыми вы можете воспользоваться при составлении вашей собственной деловой корреспонденции.

1. Приветствие

Начните ваше послание с подходящего приветствия, выбирать которое следует, в зависимости от того, насколько официальным должно быть ваше письмо. Всегда обращайтесь к получателю по имени (если оно вам известно), чтобы ваше приветствие было более индивидуальным. И последнее, но не по значению, — обязательно убедитесь, что вы правильно написали имя вашего получателя. Важный совет: лучше скопировать имя из предыдущих сообщений электронной почты или с сайта, чтобы не допустить досадных ошибок в написании имени.

2. Представление и объяснение причины обращения (если нужно)

Когда вы пишете кому-то впервые, представьтесь, а также вкратце опишите причину, по которой обращаетесь к получателю. То, как вы это сделаете, определит, продолжит получатель читать ваше сообщение или нет. Поэтому старайтесь определить цель вашего письма максимально возможно четко и убедительно.

Если у вас есть общие друзья, коллеги или знакомые, следует об этом упомянуть, поскольку это может увеличить ваши шансы на получение ответа. К примеру, можно невзначай написать что-то вроде: ‘Привет, [Имя]! В выходные я случайно встретил нашего общего друга Александра Андреева (из [Компания]), и он рассказал мне, что вы ищете новый программный комплекс для работы с клиентами, поскольку та программа, в которой вы работаете сейчас, больше не справляется с вашими потребностями…’

3.

Открывающая фраза / вежливое пожелание (при необходимости)

Если вы давно не писали получателю (или если у вас с получателем неформальные взаимоотношения), будет правильным написать краткую, положительно настроенную фразу вроде ‘Надеюсь, Ваши дела идут отлично.’ Подобная фраза поможет задать нужный тон остальной части вашего письма.

Либо же, если получатель до этого поделился какими-либо новостями о себе в LinkedIn или других социальных сетях, не стесняйтесь поздравить его с последними достижениями (как личными, так и профессиональными). Можно написать что-то подобное: ‘Поздравляю с повышением!’ или ‘Мои поздравления! Меня очень порадовало, что [Компания получателя] заполучила такого серьезного клиента, как [Компания]!’

4. Строчка признательности (при необходимости)

В зависимости от ситуации, вы можете добавить краткое выражение вашей благодарности получателю. К примеру, если ваш клиент/потенциальный клиент обратился к вам с запросом, обязательно напишите что-то такое: ‘Спасибо, что обратились к нам’ или ‘Спасибо за Ваше обращение в [Компания]’. Но в то же время, когда вы стремитесь выразить признательность, очень важно сделать это выражение персональным, поскольку стандартные выражения признательности (наподобие тех, что указаны выше) всё же звучат слишком обще и стандартно, и могут вызывать ощущение неискренности или отстраненности.

Просто добавив в такую фразу имя вашего получателя, вы сделаете вашу благодарность более теплой и искренней. Вот пример: ‘Мария, большое Вам спасибо за Ваше обращение в [Компания] с этой проблемой. Вы абсолютно правы…’

Профессиональные приветствия в электронной почте

В мире делового общения самым популярным приветствием, пожалуй, является ‘Здравствуйте, [Имя]’. Это приветствие обычно рекомендуется для использования в сообщениях, написанных, как в официальном, так и в неофициальном стиле общения.

Приветствие ‘Дорогой(ая) [Имя]’ также допустимо, как в официальном, так и в неофициальном стиле. Для вашего удобства мы подготовили еще ряд типовых приветствий, с которых вы можете начинать ваши профессиональные деловые сообщения электронной почты. Взгляните:

---

Когда вы пишете одному или двум получателям:

Дорогой(ая) [Имя],
Дорогие [Имя] и [Имя],
Здравствуйте, [Имя],
Привет, [Имя],
[Имя],
Добрый день, [Имя],

---

Когда вы пишете трем и более получателям:

Всем здравствуйте!
[Название группы или команды],
Привет, команда!
Всем привет!
Приветствую!
Доброе утро,
Добрый день,
Добрый вечер,

---

Когда вы не знаете имени получателя:

Добрый день!
Приветствую!
Здравствуйте!
Привет!
Уважаемый менеджер по персоналу,
Уважаемый отдел кадров,

---

Общие открывающие фразы сообщений электронной почты

Вслед за приветствием вы можете поместить в письмо краткое открывающее предложение, которое будет служить отправной точкой для главного содержимого вашего письма. В то же время, при составлении писем в официальном стиле или для ‘холодной’ отправки потенциальному клиенту, подобных фраз лучше избегать, поскольку они могут звучать излишне панибратски. Ниже мы привели несколько наиболее популярных открывающих фраз для сообщений электронной почты.

Hope this email finds you well.
I trust you are doing well.
How’s it going at [Company name]?
It’s great to hear from you.
I’m pleased to hear that…
I hope you enjoyed your weekend.
Hope you’re enjoying your holiday.
I hope you had a great trip.
I hope you’re doing well.
Hope you’re feeling great!
I hope you’re having a great week.
I hope you’re having a wonderful day.
I hope you enjoyed the event.
I hope you enjoyed your vacation.
I’m reaching out about…
I’m wanted to ask about…
I just wanted to send you a brief note about …
Congratulations on [recent accomplishment].
How did [recent project/ event] turn out?
I loved your recent [article/social media post].

Фразы, открывающие сообщения follow-up

Если вы не уверены, о чем писать в начале вашего follow-up сообщения, попробуйте одну из приведенных ниже открывающих фраз:

As we discussed in our phone call …
As we discussed at our meeting …
As promised, here’s …
I’m checking in on …
Just checking in to make sure that …
Following up on our meeting …
I am writing to follow up on…
I’m getting back to you about…
This is just a quick note to…
This is just a quick reminder…
I wanted to let you know that…
Can you please give me an update on …
I’m writing to remind you about…
It was great to meet you at [event].
It was great talking to you last week.
I’m glad we had a chance to chat at the [event].
It was a pleasure to meet you yesterday.

Фразы, открывающие ответные сообщения электронной почты

При ответе на сообщение вашего клиента или потенциального клиента, пара слов благодарности, в большинстве случаев, будет вполне кстати. Если у вас не получается органично интегрировать вашу благодарность в письмо или нет вдохновения, попробуйте один из приведенных ниже вариантов:

Thanks for getting in touch.
Thank you for your message.
Thank you for letting me know.
Thank you for the update.
Thank you for the heads up.
Thanks for keeping me in the loop.
Thanks for the quick response.
Thank you for taking the time to [write to us/give us your feedback].
Thank you so much for getting back to me.
Thanks for getting back to me so quickly.
Thanks for your feedback on …
I’m sorry it took me so long to get back to you.
I apologize for the late response.
I’m sorry it’s been so long since my last email.
Sorry for my late reply.
Could you please clarify [something]?
Could you explain what you mean by [something]?
Could you give us some more details on…?

Как начать сообщение ‘холодной’ продажи

При написании ‘холодного’ письма потенциальному клиенту, определять, посчитает получатель ваше письмо заслуживающим прочтения или нет, будет первый абзац этого письма. Поэтому здесь важно произвести на читателя впечатление и выделиться. Вот несколько примеров того, какого рода информацию можно поместить во вступительный абзац вашего письма:

“My name is [Name], and I am the marketing director for [Company]. [Mutual connection] recommended that I get in touch with you regarding …”

“My name is [Name], and I’ll keep this quick. I’m the founder of a software tool that helps businesses like yours achieve [specific goals] through [product benefits].”

“My name is [Name] and we work with companies like [Company 1], [Company 2], and [Company 3] to improve their [sales/ marketing efforts/ customer service, etc. ].”

“[Name] from [Company] here. I saw you recently [visited our website/ downloaded a whitepaper, etc.]. I’ve worked with similar companies in [field/ industry] and I thought I’d reach out.”

“My name is [Name] and I’m with [Company]. We have recently launched a new solution that [what your solution does]. Based on your online profile [profile link], it appears that you might be the right person to talk about [problem solved by your product].”

Если вы хотите узнать подробнее, читайте статью, посвященную шаблонам электронной почты для холодных продаж.

С чего начать повторное сообщение follow-up в продажах

Повторно писать потенциальному клиенту может быть непросто, особенно если он не ответил на ваши предыдущие сообщения. Если это ваш случай, — попробуйте одну из приведенных ниже эффективных открывающих фраз — они могут оказаться полезны!

“I trust that you have had an opportunity to read my previous email and look at our website, so I figured it’d be worth checking in with you again. ”

“I sent you an email a while ago about [Company] and how I think we could be a great fit for you and [Company]. Did you know that our clients report [a **% increase] in [sales] when they use our [software/ platform/ tool]?”

“I hope I’m not overstepping, but I see that you have read my previous email and visited our site (the wonders of modern technology). I think this will be a good time for us to take the conversation further. What do you think? Are you available for a quick call on [date and time]?”

“I know how busy you must be managing your team and helping them increase [job function]. I sent you some information about [Product] a while ago and I thought this might be a good time to give you a practical demonstration.”

“I’m writing to follow up on my email as I didn’t hear back from anyone on the team. As I stated in my previous message, I believe [Product] can greatly improve how you do [what your product helps with].”

Если вы хотите узнать подробнее, читайте статью, посвященную шаблонам сообщений follow-up в продажах.

Design your own templates

LiveAgent gives you the power to design your own customer email templates, thus helping you to improve the customer service. Curious about all the opportunities?

Try LiveAgent Запланировать демонстрацию

С чего начать послепродажное письмо / письмо-приветствие клиента

Всякий раз, когда кто-то покупает ваш продукт или регистрируется на вашем сервисе, вы должны поблагодарить этого человека или поприветствовать его в вашей ‘клиентской семье’, чтобы обеспечить отличное начало ваших отношений. Лучшим способом сделать это является отправка письма-приветствия, содержащего выражение вашей признательности клиенту, краткое введение и любую полезную ему информацию.

“Thank you for your recent purchase with us! I hope you’re enjoying your [product/ service].”

“Welcome to [Company]! We’re feeling pretty lucky that you chose us, and I just wanted to say thank you on behalf of our whole company.”

“I’m [Name], the founder of [Company] and I’d like to personally thank you for signing up for our service. ”

“Welcome to [Product/ Company]. We’re thrilled to see you here! I’ll be your guide during this onboarding period, and my goal is to ensure you have a positive experience and get the most out of our [product/service].”

“Welcome to [Brand]! We’re excited to have you on board and we can’t wait for you to start using [product/ service] and seeing results.”

Взгляните на подготовленные нами дополнительные шаблоны послепродажных писем и шаблоны приветственных писем.

С чего начать письмо по клиентскому обслуживанию

Почти любое письмо, связанное с клиентским обслуживанием, должно начинаться с выражения клиенту благодарности, вне зависимости от того, является ли письмо ответом на запрос в службу поддержки или на претензию клиента. И вот как могут выглядеть такие выражения признательности:

“Thanks for reaching out! I’d be more than happy to help you.”

“Thank you for contacting [Company]. My name is [Name] and it would be my pleasure to assist you with …”

“Thank you for writing to us today. I’d be happy to answer those questions for you …”

“Thank you for your inquiry about […]. I’m really sorry to hear that you can’t […] I’m escalating your issue so that someone can take a closer look at what’s going on right away.…”

“Thank you for writing in. This message is to confirm that we’ve received your request, and will be in touch within ** hours with a complete response.”

Если вы хотите узнать об этой теме подробнее, взгляните на нашу статью с шаблонами в клиентском обслуживании.

Как начать письмо с извинениями

Отвечая сердитым и раздраженным клиентам, обязательно выразите сочувствие и принесите клиенту извинения от лица вашей компании. И вот как это можно сделать:

“Thanks so much for reaching out about order #[number]. I’m so sorry the product hasn’t worked out for you.”

“I’m so sorry that you had a negative experience with [product/ service/ company department]. I’ve looked into the issue, and it seems that [briefly explain the reason for their bad experience]. ”

“I am so sorry to hear that you have had such a poor experience with us. Although we strive for 100% customer satisfaction, it’s clear we’ve fallen short in this instance – and that’s unacceptable.”

“I am so sorry to hear that [a brief summary of their bad experience]. That should have never happened, and I completely understand how frustrating this must be for you.”

“Thank you for providing us this feedback. I realize how frustrating it must be to [details of the issue]. We obviously failed this time, and for that, we are very sorry.”

LiveAgent сочетает в себе великолепный онлайн чат, систему управления тикетами и автоматизацию, которые позволяют нам предоставлять нашим клиентам непревзойденный уровень поддержки.

Peter Komornik, генеральный директор

Заключение

Начало вашего делового письма (его приветствие, открывающая фраза и первое предложение) — это первое, что видит получатель, открывая ваше письмо. Грамотно и профессионально начав ваше сообщение, вы с большей долей вероятности сможете произвести на получателей положительное впечатление. Выбор конкретного варианта приветствия и первых нескольких предложений для ваших профессиональных деловых сообщений электронной почты будет зависеть от вашей аудитории и от темы обращения к ней. И, если у вас когда-либо возникнет неуверенность, относительно того, с чего начать ваше следующее письмо клиенту или холодному потенциальному клиенту, обращайтесь к приведенным выше вариантам приветствий и открывающих фраз.

Не забывайте внимательно проверять ваши письма на отсутствие любых орфографических или иных ошибок, перед отправкой всегда необходимо лишний раз убедиться, что вы корректно написали имя вашего получателя. И последний наш совет: пишите коротко и ясно, поскольку никто не любит читать длинные затянутые письма. Быстро переходите к делу, используйте подходящие интонации и общий тон письма, — и у вас всё получится.

Часто задаваемые вопросы

Почему важно обращать особое внимание на начало письма?

Профессионально начиная ваши письма, у вас больше шансов оставить у получателя благоприятное первое впечатление. А, когда вы пишете кому-либо впервые, это впечатление имеет принципиальное значение, поскольку именно оно способно сподвигнуть получателя не только дочитать до конца ваше сообщение, но и ответить на него.

Каких приветствий следует избегать в электронной почте?

Такие приветствия, как ‘Приветик, [Уменьшительное имя]’ или даже ‘Привет, [Имя]’ слишком неформальны и подходят только для тех случаев, когда вы уже давно общаетесь с получателем и успели установить с ним хорошие отношения. С другой стороны, такие выражения как ‘Ответственному за … специалисту…’ или ‘Уважаемый господин/госпожа’, являются излишне официальными и даже устаревшими, и могут использоваться лишь в исключительных случаях, и только когда вы не знаете имен ваших получателей.

Как нужно начинать письмо: в официальном или в неофициальном стиле?

Сообщения, начатые в более индивидуальной, неофициальной форме, как правило, производят на читателя более благоприятное впечатление. В то же время, если писать в слишком неформальном и свободном стиле, можно добиться противоположного, отталкивающего эффекта. И, если вы не уверены, в каком тоне следует обращаться к получателю письма, то всегда лучше избрать тон чуть более официальный, нежели рисковать тем, что его сочтут за панибратство. При этом вы всегда можете скорректировать манеру и тон ваших сообщений, в зависимости от тона и манеры речи ответных сообщений от вашего получателя.

Попробуйте LiveAgent прямо сейчас​

Мы предлагаем вам содействие в переносе ваших данных к нам из наиболее популярных сторонних Help Desk систем.

Более 3000 обзоров

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “Почему важно обращать особое внимание на начало письма?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Профессионально начиная ваши письма, у вас больше шансов оставить у получателя благоприятное первое впечатление. А, когда вы пишете кому-либо впервые, это впечатление имеет принципиальное значение, поскольку именно оно способно сподвигнуть получателя не только дочитать до конца ваше сообщение, но и ответить на него. ” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Каких приветствий следует избегать в электронной почте?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Такие приветствия, как ‘Приветик, [Уменьшительное имя]’ или даже ‘Привет, [Имя]’ слишком неформальны и подходят только для тех случаев, когда вы уже давно общаетесь с получателем и успели установить с ним хорошие отношения. С другой стороны, такие выражения как ‘Ответственному за … специалисту…’ или ‘Уважаемый господин/госпожа’, являются излишне официальными и даже устаревшими, и могут использоваться лишь в исключительных случаях, и только когда вы не знаете имен ваших получателей.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Как нужно начинать письмо: в официальном или в неофициальном стиле?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Сообщения, начатые в более индивидуальной, неофициальной форме, как правило, производят на читателя более благоприятное впечатление. В то же время, если писать в слишком неформальном и свободном стиле, можно добиться противоположного, отталкивающего эффекта. И, если вы не уверены, в каком тоне следует обращаться к получателю письма, то всегда лучше избрать тон чуть более официальный , нежели рисковать тем, что его сочтут за панибратство. При этом вы всегда можете скорректировать манеру и тон ваших сообщений, в зависимости от тона и манеры речи ответных сообщений от вашего получателя.” } }] }

Назад к шаблонам Зарегистрироваться БЕСПЛАТНО

Как завершить письмо (советы + шаблоны)

Воспользуйтесь нашим профессиональным руководством и советами и узнайте, как правильно завершать ваши письма. С нашими бесплатными шаблонами вы уже сегодня сможете повысить коэффициент ответов на ваши письма и CTR!

Поля контакта

Заполняйте пользовательские поля посредством API, эффективно применяйте пользовательские фильтры для поиска, правила для продвинутой автоматизации с функцией ‘поля контакта’ системы LiveAgent.

Шаблоны писем для апсейла/кросс-продаж

Кросс-продажи и апсейл — техники, которые помогут увеличить продажи. Кросс-продажи это предложение товара/услуги, связанного с товаром, который клиент собирается купить. Апсейл — это предложение клиенту товара/услуги в более дорогом варианте. Чтобы эти техники приносили результаты, нужно следовать двум золотым правилам.

Необходимо усовершенствовать клиентское обслуживание?

LiveAgent поможет улучшить качество клиентского обслуживания, предостеречь от опасных шагов и обеспечить человеческий контакт с клиентами. Несмотря на автоматизацию и использование чат-ботов, важно сохранять человеческое общение.Компания предлагает бесплатный период использования продукта для ознакомления.

Как написать деловую электронную почту — 10 примеров и шаблонов деловой электронной почты

Хотите знать, как написать деловую электронную почту? Что ж, вы попали в нужное место. К концу этого блога вы будете знать, как отправлять деловое электронное письмо в любой ситуации, и улучшите свои общие навыки делового общения.

Наши примеры деловой электронной почты покажут вам, как начать и закончить деловую электронную почту, доставить ваше сообщение в формате деловой электронной почты и получить то, что вы в конечном итоге хотите: ответ на свое электронное письмо.

Различные примеры написания деловой электронной почты, которые мы рассмотрим, научат вас предложениям деловой электронной почты и другим советам по деловому общению, которые помогут вам справиться с любой ситуацией в соответствии с этикетом электронной почты.

Различные образцы деловой электронной почты, которые мы разбираем, иллюстрируют, как представить свой бизнес в электронной почте, как извиниться, как сказать спасибо и как вежливо сказать нет в деловой электронной почте, а также как написать деловое письмо с вложениями.

Готовы начать?

И последнее, но не менее важное: мы познакомим вас с шаблонами деловой электронной почты Flowrite , которые помогут вам увеличить эффективность ваших деловых электронных писем и сообщений, например:

Что такое деловая электронная почта?

Деловая электронная почта — это важный инструмент общения с сотрудниками и внешними организациями, включая клиентов, подписчиков и заинтересованных лиц.

Деловая электронная почта может использоваться не только для обмена информацией и обновлениями, но и для продвижения продуктов, управления жалобами, поддержки клиентов и привлечения поставщиков. Проще говоря, деловая электронная почта — это кровь любой современной компании.

Деловые электронные письма обычно короткие, вежливые и написаны с четкой целью. Однако деловая электронная почта не должна быть скучной. Правильно составленное деловое электронное письмо может информировать, вовлекать и вдохновлять любого читателя.

Как написать деловое электронное письмо

Составление отличного делового электронного письма включает в себя небольшой процесс и немного психологии. Во-первых, вам нужно понять, как форматировать деловую электронную почту, включая хорошую строку темы, соответствующее приветствие, основной текст и окончание. Но более того, вам нужно не только предоставлять информацию, но и немного вдохновлять.

Каждое электронное письмо — это помеха, говорят исследователи. Вы просите кого-то прочитать вашу электронную почту, поэтому она должна иметь ценность. Ваше электронное письмо должно иметь цель и излагать ее четко и быстро. Не тратьте время и слова на то, чтобы добраться до сути, ясно объясните, зачем вы обмениваетесь сообщениями и чего вы хотите, — говорит Джефф Су в Harvard Business Review.

Мы все получаем сотни электронных писем в день, поэтому вы должны усердно работать, чтобы избежать того, что ученые называют «стандартизированными, расплывчатыми и безличными реализациями межличностных действий». Наш перевод: персонализируйте свои электронные письма и сделайте их интересными или рискуете потерять внимание читателей.

Формат деловой электронной почты

Основы написания формата деловой электронной почты должны быть знакомы любому онлайн-пользователю. Типичный формат официальной деловой электронной почты состоит из пяти основных частей, включая:

1. Строка темы
2. Официальное приветствие
3. Основной текст
4. Заключительная фраза
5. Подпись
   

Понимание формата деловой электронной почты позволяет вам делать наброски, быстро структурируйте и напишите деловое электронное письмо с нуля за считанные минуты.

Мы рассмотрели основные части профессиональных приветствий и окончаний электронной почты в других сообщениях, поэтому здесь мы будем краткими. Вместо этого мы углубимся в содержание более подробно, в том числе предоставим 10 примеров деловых писем, которые привлекают внимание и требуют действий.

Деловые приветствия по электронной почте

Нет ничего волшебного в том, как начать деловую электронную почту; вы используете официальное приветствие по электронной почте и соответствующее вступительное предложение электронной почты. Суть вашего сообщения зависит от того, с кем вы связываетесь, чего вы хотите и почему, но основы того, как начать хорошую деловую электронную почту, довольно стандартны.

Многие люди хотят знать, как начать деловой разговор по электронной почте с кем-то, кого они никогда не встречали. Если вы знаете имя человека, вежливо начать с:

• Уважаемый (имя человека)
  

Используйте его полное имя и избегайте титулов (например, мистер или миссис), поскольку они устарели и могут вызвать оскорбление. .

Предположим, вам трудно решить, как обращаться к кому-либо в деловой электронной почте. В этом случае мы предлагаем быть формальным, а не неформальным. Так что, хотя вы можете использовать любое вступление, которое вы выберете в личном электронном письме, если вам интересно, можете ли вы использовать «Привет» в деловых письмах или электронных письмах, мы бы не советовали этого делать.

Если вы не знаете человека, слишком неформальные приветствия, такие как «Привет», могут показаться неформальными и непрофессиональными, что может привести к неправильному началу ваших отношений.

Как начать деловую электронную почту

Первое предложение должно объяснить, кто вы, откуда вы и чего хотите. Конечно, уместить все это может быть непросто, но вот пример того, как начать деловую электронную почту.

Тема сообщения: Ассортимент продукции Dragon весна-лето 2022

Уважаемый Роберт Чейндж,

Я надеюсь, что это письмо найдёт вас хорошо. Меня зовут Синди Крюс, и я обращаюсь к вам из Dragon Enterprises с информацией о некоторых новых продуктах, которые, как я думаю, могут вас заинтересовать.

Решение о том, как вы начнете деловую электронную почту, полностью зависит от того, что вы пытаетесь сказать. Тем не менее, описанный выше подход — проверенная временем классика.

Чтобы узнать больше о том, как начать электронное письмо, ознакомьтесь с нашими примерами деловой электронной почты в этой статье.

Как закончить деловое письмо

Как мы уже объясняли, каждое деловое письмо должно иметь смысл и цель, поэтому четко сформулируйте, чего вы хотите от читателя. Итак, давайте воспользуемся приведенным выше примером, чтобы проиллюстрировать, как это может работать в формальном контексте.

Тема: Ассортимент продукции Dragon весна-лето 2022

Уважаемый Роберт Чейндж,

Я надеюсь, что это письмо найдёт вас хорошо. Меня зовут Синди Крюс, и я обращаюсь к вам из Dragon Enterprises с информацией о некоторых новых продуктах, которые, как я думаю, могут вас заинтересовать.

Я буду рад вашим отзывам о нашей новой линейке продуктов и хотел бы договориться о звонке, чтобы обсудить следующие шаги. Пожалуйста, ответьте на это письмо, если хотите пообщаться в чате, указав удобные для вас даты и время.

Я с нетерпением жду вашего ответа.

С уважением,

Синди Крюс

Если между двумя участниками уже существуют отношения, можно быть менее формальным. Итак, вот как это может работать.

Тема: Наш новый ассортимент продукции

Привет Роберт,

Я получаю информацию о некоторых новых продуктах, которые, как я думаю, могут вас заинтересовать.

Я хотел бы рассказать вам о некоторых новых функциях и преимуществах, а также о льготных ценах, которые мы можем предложить нашим надежным клиентам. Позвоните мне или напишите мне по электронной почте, если вы хотите наверстать упущенное.

Я с нетерпением жду вашего ответа.

С уважением,

Синди Крюс

Как видите, этот пример сохраняет профессионализм, но не слишком жестко. Например, выбор правильной строки закрытия электронного письма может существенно изменить тон письма.

Как завершить деловое письмо

Официальный способ завершения делового письма — использовать один из двух вариантов. Вот что они собой представляют и когда вы их используете.

• С уважением – это формальная подпись, если вы адресуете письмо человеку и знаете его имя
• С уважением — официальное подтверждение деловой электронной почты, если вы не знаете имени человека, которому отправляете электронное письмо
  

Существуют и другие, менее формальные, но все более популярные, закрытые деловые электронные письма, включая:

• С уважением
• С наилучшими пожеланиями
• С наилучшими пожеланиями
• Спасибо
• Я с нетерпением жду ответа от
  

Решая, как подписать деловое письмо, подумайте о том, насколько хорошо вы знаете читателя и насколько формальным вы хотите быть. Если вы уже писали кому-то по электронной почте и у вас есть отношения, не стесняйтесь быть немного менее формальным. С другой стороны, придерживайтесь проверенных способов подписи электронной почты, если это первое сообщение, которое вы отправляете.

Образцы деловой электронной почты

Вот несколько общих фраз, которые помогут вам лучше писать деловые электронные письма, и несколько советов по их использованию.

Узнайте, как:

• Представиться в электронном письме
• Извиниться
• Сказать спасибо
• Вежливо сказать нет
• Сказать, что вы заняты
• Опишите вложения, которые вы включаете

Как представить свой бизнес по электронной почте

Представляясь в электронном письме, укажите свое имя, должность и название компании. Не пытайтесь быть умным или забавным; придерживайтесь основной информации, которую может захотеть узнать любой читатель.

• Меня зовут Лоуренс Джонс, и я директор по маркетингу в (вставьте название компании)

Как извиниться в деловом письме

Извиниться в деловом письме может быть сложно, но это лучше всего сделано быстро и чисто, как отрывание лейкопластыря. Так что не ходите вокруг да около и не путайте сообщение; просто извинись.

• Я хотел бы извиниться за ваш недавний опыт работы с нашей компанией.

Как сказать спасибо в деловом электронном письме

Говоря спасибо в электронном письме, будьте кратки, но конкретны. Не просто скажите спасибо; объясните, за что вы благодарите человека и какое влияние он оказал. Если вы благодарите их за то, что они сделали, 

• , я хотел бы поблагодарить вас за потрясающую работу над недавним проектом. Ваша работа помогла нам сэкономить значительное количество времени и денег.

Как вежливо сказать «нет» в деловой электронной почте

Научиться вежливо говорить «нет» — это ключевой навык делового общения, который может оказаться непростой задачей. Мы приучены не разочаровывать людей, но помните, что речь идет не о вас лично, а о бизнесе. Вежливое, но твердое «нет» может улучшить то, как вас воспринимают. Заманчиво извиниться или уточнить свой ответ, но не делайте этого. Придерживайтесь фактов и не теряйте фокуса.

• К сожалению, в настоящее время мы не можем удовлетворить ваш запрос.

Как сказать, что я занят по электронной почте

Работа может быть достаточно напряженной, даже если вам не нужно объяснять, почему вы заняты. Не извиняйтесь, но дайте понять, что у вас нет времени. Вместо этого управляйте ожиданиями и закончите позитивно, объяснив, когда вы можете помочь.

• В настоящее время я не могу поддержать вас в этом проекте, так как занят другой работой. Тем не менее, у меня будет возможность поработать с вами на следующей неделе.
  

Как написать деловое электронное письмо с вложениями

Сообщите читателю, что есть вложение, что оно содержит и почему оно необходимо. Например, если файл большой или в определенном формате, который может потребовать от них доступа к приложению, сообщите им об этом.

• Прилагаю копию запрошенного Вами отчета. Размер PDF-файла составляет 10 МБ, поэтому имейте в виду, прежде чем делиться им. Вам может потребоваться просмотр программного обеспечения, чтобы прокомментировать его.

10 примеров написания деловой электронной почты

Лучший способ объяснить концепции, которые мы описываем, — применить их на практике. Вот 10 примеров эффективных деловых писем. Мы рассмотрели большинство основных причин, по которым вам нужно отправить кому-то сообщение в этих шаблонах электронной почты для деловой переписки. Используйте эти шаблоны для информации, но обязательно отредактируйте и адаптируйте их к вашим конкретным обстоятельствам.

1. Как написать электронное письмо в компанию

Если вам сложно написать деловое электронное письмо в компанию, с которой вы никогда раньше не работали, не волнуйтесь — это одно из самых требовательных писем. написать. Заманчиво включить слишком много, но вы находитесь на вершине воронки, поэтому сосредоточьтесь на основах и будьте краткими. В нашем первом бизнес-примере мы описываем, как написать письмо в компанию совершенно холодно.

Тема сообщения: (Вставьте компанию) новый ассортимент продукции

Дорогой Райан Харрис,

Меня зовут Роберт Чен, и я обращаюсь к вам из (указать компанию) с некоторой информацией о нашем новом замечательном ассортименте продукции.

Я просмотрел ваш веб-сайт, изучил информацию о вашей компании и считаю, что наши продукты нравятся вашим клиентам. Пожалуйста, ознакомьтесь с прилагаемой информацией и свяжитесь со мной, если вам потребуется дополнительная информация. Я свяжусь с вами в ближайшие пять дней, чтобы связаться с вами.

С уважением,

Роберт Чен

2. Образец ответа на деловое электронное письмо

В этом примере мы рассмотрим, как ответить на электронное письмо с деловым предложением, отправленное вам компанией. Прежде чем писать, подумайте, что вы хотите сделать с информацией, которую они предоставили. Будьте ясны, если вы заинтересованы или не заинтересованы. Это сэкономит время (и позволит избежать нежелательных писем в будущем).

Тема: RE: (Вставьте компанию) новый ассортимент продукции

Дорогой Роберт Чен,

Спасибо, что связались со мной по поводу вашего нового ассортимента продукции. Изучив образец, мы хотели бы узнать больше о вашем бизнесе и о том, как мы могли бы работать вместе.

Пожалуйста, свяжитесь со мной, чтобы организовать официальную встречу.

С уважением,

Райан Харрис

3. Образец электронной почты клиенту для нового бизнеса

Отправка холодного электронного письма потенциальному клиенту в совершенно холодном состоянии может создать новые связи и создать новый бизнес. Не существует установленных правил о том, как написать деловое электронное письмо потенциальному клиенту, но вы должны показать, что вы изучили то, что они делают, и понимаете, кто они такие. Прежде чем использовать этот образец электронного письма для клиентов для бизнеса, проведите небольшое исследование и отредактируйте его.

Тема сообщения: Маркетинговое агентство для (вставьте название компании)

Дорогой Райан Харрис,

Меня зовут Мила Дэвидсон, я директор по маркетингу в (вставьте название компании). Я изучил ваш бизнес и понял, что вы ищете нового маркетингового поставщика. Мне бы очень хотелось обсудить с вами, чем мы занимаемся, и изучить некоторые потенциальные способы совместной работы.

Пожалуйста, посетите наш веб-сайт и свяжитесь со мной, если вы хотите узнать больше о нашем бизнесе и услугах.

С уважением,

Мила Дэвидсон

4. Образец электронного письма о деловом сотрудничестве

Деловое сотрудничество — это партнерство, которое приносит пользу вам обоим, поэтому подходите к любому электронному письму позитивно и целенаправленно. В этом примере того, как написать электронное письмо с запросом на деловое партнерство, мы сосредоточимся на преимуществах совместной работы. Этот образец электронного письма для совместной работы также подходит для тех, кто интересуется, как написать электронное письмо потенциальному деловому партнеру.

Строка темы: Маркетинговая платформа влияния для (вставьте название компании)

Дорогая Мила Дэвидсон

Меня зовут Лукас Джордж, я генеральный директор (вставьте имя). Я изучал ваш бизнес и хотел бы обсудить, есть ли у нас потенциал для сотрудничества по нашему (вставьте продукт).

Пожалуйста, посетите наш веб-сайт и свяжитесь со мной, если вы хотите узнать больше о нас.

С уважением,

Шарлотта Смит

5. Как отправить деловое предложение по электронной почте

Деловое предложение — это больше, чем запрос на партнерство, это официальный документ, в котором подробно изложены условия ваших отношений. Решая, как начать рассылку бизнес-предложений, помните, что это письмо увидят несколько человек, поэтому будьте формальными.

Тема: Коммерческое предложение для (Вставьте название компании)

Привет Мила,

Прилагаем копию нашего коммерческого предложения. В коммерческом предложении вы найдете подробную информацию о наших планах, в том числе о том, как мы надеемся сотрудничать с вашей организацией.

Просмотрите файл и свяжитесь со мной напрямую, если у вас есть какие-либо комментарии, вопросы или вопросы. Я с нетерпением жду ответа от вас в ближайшее время.

С уважением,

Шарлотта Смит

6. Как написать электронное письмо с представлением бизнеса

Владение навыками представления вашего бизнеса другим поможет вам завоевать клиентов, наладить партнерские отношения и обеспечить прибыльные проекты. Оставьте продажи на потом и начните со встречи. Этот пример того, как написать электронное письмо с приглашением на деловую встречу, может быть изменен, и в нем будет указано, как написать электронное письмо с деловым приглашением.

Тема сообщения: Мы готовы помочь вам увеличить доход

Дорогая Мила Дэвидсон

Меня зовут Лукас Джордж, я генеральный директор (вставьте название компании). Мы работаем с несколькими компаниями, подобными вашей, помогая им улучшать свои услуги для своих клиентов, повышая удовлетворенность клиентов и увеличивая доходы.

Я приложил некоторую информацию о нашем бизнесе, включая информацию о наших услугах. Я был бы рад возможности обсудить это с вами лично или по телефону, как только у вас будет возможность ознакомиться с ним.

Свяжитесь со мной и назначьте подходящую дату и время, чтобы мы могли наверстать упущенное.

С уважением,

Шарлотта Смит

7. Как написать электронное письмо с деловым запросом

Деловой запрос — это официальное незапрошенное сообщение с запросом информации. Опять же, разденьте его, будьте ясны и сосредоточьтесь на том, чего вы хотите. Получатель должен точно знать, о чем вы просите, почему и когда ему нужно ответить. Посмотрите наш пример того, как написать электронное письмо с бизнес-запросом, здесь.

Тема сообщения: Ваша цена

Всем привет,

Меня зовут Лукас Джордж, я директор по маркетингу в (вставьте название компании). Я связываюсь с вами, чтобы запросить некоторую информацию о ваших текущих ценах на продукт.

Пожалуйста, не могли бы вы предоставить мне ваш прайс-лист и контактную информацию того, с кем я могу поговорить? Я с нетерпением жду вашего ответа.

Пожалуйста, не могли бы вы предоставить мне ваш прайс-лист и контактную информацию того, с кем я могу поговорить? Я с нетерпением жду вашего ответа.

С уважением,

Лукас Джордж

8. Как написать деловое электронное письмо с просьбой о чем-либо

Это зависит от того, что вы хотите, но деловое электронное письмо с просьбой о чем-то должно включать то, что вы хотите, когда вы хотите и почему. Вот пример того, как написать деловое электронное письмо с просьбой о чем-то.

Тема сообщения: Запрос: Бегущая строка

Всем привет,

Меня зовут Лукас Джордж, я директор по маркетингу в (вставьте название компании). Мне нужно арендовать шатер для моего мероприятия 22 сентября. Пожалуйста, не могли бы вы связаться со мной, чтобы сообщить о доступности, деталях цен и ваших условиях?

Я с нетерпением жду вашего ответа.

С уважением,

Лукас Джордж

9. Как написать холодное электронное письмо для бизнеса

Если вам интересно, когда можно отправлять электронные письма незнакомым людям о вашем бизнесе? Ответ: в любое время, если то, о чем вы с ними связываетесь, актуально. В любом холодном электронном письме сосредоточьтесь на ценности, которую вы можете предложить, а не на том, что вы хотите. Вы можете увидеть, как это работает, на этом примере того, как написать холодное электронное письмо для бизнеса.

Тема: Платформа управления запасами для (вставьте название компании)

Дорогой Тимоти Лорен,

Я увидел ваш твит в поисках новых способов управления вашими запасами и хотел связаться с вами. Мы создали новую систему в Connections, которая может обрабатывать счета, управлять платежами и т. д. — и все это с единой платформы с различными интеграциями.

Если вы хотите узнать, как Connections может помочь вам и вашему бизнесу, свяжитесь со мной сегодня.

Спасибо,

Джеймс Хэммет

10. Как написать последующее деловое электронное письмо

Быстрое и вежливое электронное письмо после деловой встречи — это профессиональная вежливость, которую вы не должны забывать. В этом примере того, как написать последующее электронное письмо клиенту после деловой встречи, мы сводим к минимуму детали и фокусируемся на организации последующей связи.

Тема: Продолжение нашей беседы

Дорогой Пол Саймон,

Было приятно встретиться с вами сегодня и узнать больше о вас, вашей компании и ваших продуктах. Я был рад обсудить потенциальное сотрудничество и с нетерпением жду продолжения наших дискуссий в будущем.

Пожалуйста, дайте мне знать о вашей готовности к встрече в будущем, и я буду рад ее организовать.

С уважением,

Дэвид Майклс

Шаблоны деловой электронной почты от Flowrite

Flowrite — это инструмент для написания ИИ, который за считанные секунды превращает ваши инструкции в готовые к отправке электронные письма и сообщения, например:

пунктуация — вы называете это. По сути, вы можете сосредоточиться на своих мыслях и идеях, и Flowrite оживит их. Мы осмелимся сказать, что это самый быстрый способ начать писать более качественные электронные письма.

В нашей коллекции шаблонов с искусственным интеллектом представлены десятки шаблонов электронной почты для бизнеса, которые помогут вам во всех аспектах, описанных в этой статье.

Как улучшить навыки написания деловой электронной почты

Мы надеемся, что это руководство помогло вам понять, как писать деловую электронную почту.

Если вы нашли это полезным, мы предлагаем вам добавить его в закладки, чтобы вы могли вернуться к нашим примерам деловой электронной почты и выбрать лучшие форматы деловой электронной почты, предложения и шаблоны, а также узнать, как правильно начинать и заканчивать деловую электронную почту.

Если вы хотите еще больше улучшить свои навыки написания деловой электронной почты, попробуйте Flowrite, это может быть одним из самых эффективных способов сделать это. Помимо повышения продуктивности за счет превращения инструкций в готовые к отправке электронные письма с помощью наших шаблонов деловой электронной почты, вы также можете учиться у нашего помощника по написанию ИИ.

Как сказала одна из наших первых пользователей, Камилла: «Теперь я даже черпаю вдохновение из сгенерированных электронных писем для моего собственного стиля общения. Кажется, что я учусь у стиля Flowrite не меньше, чем инструмент учится у меня. »

Как писать эффективные электронные письма с помощью ChatGPT: советы и рекомендации

Время чтения: 10 минут

Электронная почта, ах, проклятие профессиональной жизни! Это то, что мы любим ненавидеть. Его распространение и проникновение во все сферы жизни сделали его прискорбным объектом ненависти. Тем не менее, большинство людей предпочитают это встрече или телефонному звонку. Это одна из тех вещей, ценность которых мы осознаем только тогда, когда ее у нас отнимают.

Ненавидьте их или любите, электронная почта не скоро устареет. Их доминирующий статус как средства общения в профессиональной среде остается неоспоримым. Вот почему написание эффективных электронных писем является важным навыком.

В этой статье мы попытаемся сделать написание электронной почты менее утомительным и скучным, если не совсем увлекательным. Это с ChatGPT для автоматизации определенных аспектов написания электронных писем. Используя ChatGPT для написания электронных писем, мы можем писать эффективные, короткие, четкие и личные сообщения, при этом значительно сокращая время на создание электронных писем.

Мы можем использовать ChatGPT для написания убедительных электронных писем и автоматизации различных частей процесса написания электронной почты. От создания персонализированной электронной почты до написания привлекательных строк темы, ChatGPT можно с выгодой использовать, чтобы сделать написание электронной почты менее опасным.

Давайте узнаем, как мы можем использовать ChatGPT для написания электронных писем и обеспечения того, чтобы наши электронные письма передавали правильное сообщение четко, лаконично и в том тоне и стиле, которые нужны получателям.

Ниже приведен полный (хотя и не исчерпывающий) список случаев, когда мы можем использовать ChatGPT для создания эффективных электронных писем и автоматизации процесса написания электронной почты.

1. Создавайте привлекательные темы
2. Пишите поздравительные письма
3. Создавайте эффективные электронные письма для холодных продаж
4. Создавайте презентационные электронные письма, которые могут повысить конверсию
5. Писать электронные письма после транзакции
6. Пишите вежливые электронные письма менеджеру с учетом тона
7. Пишите привлекательные рекламные электронные письма
8.  Создавайте маркетинговые электронные письма A/B, чтобы повысить эффективность
9. Добавить призыв к действию в электронные письма
10. Создание быстрых ответов по электронной почте

Вот несколько примеров подсказок ChatGPT, которые можно использовать для создания различных типов электронных писем:

1. Придумайте строку темы для электронного письма о нашем ограниченном по времени скидочном предложении.

2. Мне нужно отправить персонализированное электронное письмо коллеге, поздравив его с недавним достижением. Можете ли вы помочь мне написать короткое и вдумчивое сообщение, которое заставит их почувствовать себя ценными?

3. Напишите электронное письмо о холодной продаже, которое привлечет внимание потенциальных клиентов и побудит их узнать больше о моем продукте. Будьте лаконичны и не делайте это слишком формальным. Сделайте тему письма привлекательной, чтобы она вызывала интерес и повышала открываемость. Включите эту предоставленную ссылку Calendly с просьбой заказать звонок: [ссылка Calendly]

4. Составьте короткое и убедительное ценностное предложение, которое найдет отклик у получателя и побудит его к действию. Включите в электронное письмо следующее ценностное предложение: [ценностное предложение]

5. Можете ли вы создать электронное письмо, в котором выражается наша признательность клиентам, купившим наш продукт, и содержится информация о том, как они могут связаться с нами для получения поддержки?

6. Я хочу отправить персонализированное электронное письмо своим подписчикам на информационный бюллетень, предлагая им специальную скидку на наш последний продукт. Можете ли вы помочь мне составить краткую и привлекающую внимание тему электронного письма, а также короткое и убедительное сообщение?

7. Можете ли вы создать электронное письмо, в котором выражается наша признательность клиентам, купившим наш продукт, и содержится информация о том, как они могут связаться с нами для получения поддержки?

8. Можете ли вы помочь мне разработать две разные версии маркетингового электронного письма, чтобы проверить, какая из них будет иметь более высокий коэффициент открытия? Какие эффективные элементы следует учитывать при A/B-тестировании кампаний по электронной почте?

9. Мне нужно отправить электронное письмо потенциальному клиенту, который проявил интерес к нашему продукту. Можете ли вы помочь мне написать короткое и персонализированное сообщение, чтобы привлечь их внимание? Включите призыв к действию.

10. Напишите ответ на письмо ниже в тональности и стиле сообщения. Будьте кратки и лаконичны. Подпишите сердечным тоном. [Получено письмо здесь]

Это лишь несколько образцов. Ниже вы найдете больше информации о том, как использовать ChatGPT для написания электронных писем, их подсказок и контекстов. Итак, давайте научимся писать электронные письма с помощью ChatGPT и делать это более эффективно и продуктивно на практических примерах.

Создавайте привлекательные темы с помощью ChatGPT

Тема электронного письма, едва ли стоит говорить, что это самый важный элемент электронного письма. Это лицо электронной почты. А лицо, как известно, бросается в глаза. Создайте привлекательную строку темы, и вы можете надеяться, что электронное письмо будет воспринято тепло.

Но это легче сказать, чем сделать. Однако с ChatGPT мы создаем привлекательные и восхитительные темы электронных писем, избавляя себя от сложной задачи: думать.

Попросите ChatGPT дать вам список советов о том, как создать привлекательную тему электронной почты. Вот что это дало мне:

1. Пишите кратко и лаконично
2. Будьте конкретны
3. Используйте язык, ориентированный на действие
4. Персонализируйте строку темы
5. Создать ощущение срочности
6. Избегайте использования всех заглавных букв или слишком большого количества восклицательных знаков

Полезные, но общие вещи. Вы можете попросить ChatGPT указать конкретные строки темы для определенного электронного письма.

Придумайте тему для электронного письма о нашем ограниченном по времени скидочном предложении.

Если вы считаете, что это слишком деловито, слишком методично и потому устарело, и хотите добавить немного беззаботности, вы можете попросить ChatGPT добавить каламбур или использовать юмор в строке темы.

Или вы можете персонализировать строку темы, попросив ChatGPT включить имя получателя. Вы должны упомянуть имя в подсказке, конечно.

Создавайте краткие и персонализированные сообщения электронной почты с помощью ChatGPT

Текст письма не менее важен, чем его лицо. Именно здесь основная часть времени тратится на создание (или попытки создать) подходящий тон — не слишком случайный, но и не слишком формальный — и поддержание идеальной длины.

Никто не любит получать трактаты на почту. Но односложные ответы тоже не совсем приятны. Краткость может быть душой остроумия; но я полагаю, что «хорошо» или смайлик с поднятым большим пальцем — это не совсем то, что имел в виду Шекспир.

С помощью ChatGPT мы можем создавать идеальные, чувствительные к тону и лаконичные электронные письма за несколько минут. Больше не нужно застревать на «Дорогой» или односложных ответах.

Ниже приведены несколько примеров того, как использовать ChatGPT для написания электронных писем по разным причинам и в разное время года.

Используйте ChatGPT, чтобы написать электронное письмо коллеге с поздравлением

Мы все хотим оказывать поддержку — и особенно, чтобы нас считали таковыми. Поэтому важно поздравить коллегу или друга, чтобы наше молчание не было истолковано как зависть или обида. Но выбор правильных слов и тона часто может быть трудным.

Больше нет. ChatGPT может помочь нам писать подлинные, если не подлинные, электронные письма, которые будут более искренними, чем мы когда-либо могли написать.

Мне нужно отправить персонализированное электронное письмо коллеге, поздравив его с недавним достижением. Можете ли вы помочь мне написать короткое и вдумчивое сообщение, которое заставит их почувствовать себя ценными?

Как видите, ответ очень шаблонный и, конечно же, формальный. Вы можете попросить его изменить тон и длину сообщения.

Вы можете попросить его сгенерировать любое электронное письмо, которое вы хотите написать.

Связанные : Используйте ChatGPT в качестве помощника по написанию, чтобы писать быстрее и лучше

Используйте ChatGPT для написания электронных писем с холодными продажами

Электронные письма с холодными продажами, как следует из названия, почти всегда холодны и часто воспринимаются холодно. Большинство из них звучат пресно и имеют механический тон. Однако этого не должно быть.

По иронии судьбы, мы можем использовать ChatGPT, чат-бота, чтобы наши холодные электронные письма звучали более человечно и тепло.

Напишите электронное письмо о холодной продаже, которое привлечет внимание потенциальных клиентов и побудит их узнать больше о моем продукте. Будьте лаконичны и не делайте это слишком формальным. Сделайте тему письма привлекательной, чтобы она вызывала интерес и повышала открываемость. Включите предоставленную calendly ссылку с просьбой заказать звонок: https://calendly.com/amigo/15-min-call.

Пишите эффективные электронные письма, используя ChatGPT, чтобы повысить конверсию

Хотите знать, как создать идеальное электронное письмо с коммерческим предложением? Для этого можно использовать ChatGPT. Хотя он не может предоставить идеальные, готовые электронные письма, он может помочь вам сдвинуться с мертвой точки. Вы можете использовать его шаблон, чтобы уточнить и персонализировать свою презентацию.

Составьте краткое и убедительное ценностное предложение, которое найдет отклик у получателя и побудит его к действию. Включите в электронное письмо следующее ценностное предложение: [ценностное предложение]

Большинство писем с презентациями останутся без ответа. Но, как известно всем продавцам, это не повод впадать в уныние. Последующие электронные письма находятся в арсенале.

И здесь вы также можете попросить ChatGPT помочь вам написать последующие электронные письма.

Напишите ответное электронное письмо на вышеуказанное электронное письмо, которое не получило ответа.

Связанные : Как использовать ChatGPT для вдохновения: руководство для начинающих

Электронные письма с благодарностью клиентам после совершения сделки

Успешное завершение презентации — это не конец продаж. На самом деле, это только начало. Выстраивание отношений с клиентами и их удержание так же важно, как и привлечение новых клиентов, если не больше.

Вот почему послепродажные электронные письма не менее важны, чем питч-письма.

Как и в случае создания электронных писем, здесь мы также можем попросить ChatGPT помочь нам с электронными письмами после продажи.

Можете ли вы создать электронное письмо, в котором выражается наша признательность клиентам, купившим наш продукт, и содержится информация о том, как они могут связаться с нами для получения поддержки?

Напишите искреннее и вежливое электронное письмо своему руководителю с помощью ChatGPT

Электронное письмо начальнику может быть, мягко говоря, немного пугающим. Создать идеальное электронное письмо для отправки менеджеру — это подвиг, недоступный простым смертным. Но с помощью ChatGPT мы можем стать на шаг ближе к совершенству.

Можете ли вы написать электронное письмо моему менеджеру на работе и попросить его прекратить контролировать меня на микроуровне? Сделайте тон позитивным и дружелюбным. Не будьте агрессивны, даже пассивно. Предложите пообщаться в конце.

Пишите убедительные рекламные электронные письма с привлекательными темами

Как насчет того, чтобы написать рекламное электронное письмо с помощью ChatGPT?

Я хочу отправить персонализированное электронное письмо своим подписчикам на информационный бюллетень, предлагая им специальную скидку на наш последний продукт. Можете ли вы помочь мне составить краткую и привлекающую внимание тему электронного письма, а также короткое и убедительное сообщение?

Используйте ChatGPT для создания маркетинговых электронных писем и их A/B-тестирования.

Вы также можете попросить ChatGPT создать различные маркетинговые электронные письма, которые можно будет протестировать с помощью A/B. Вы можете создать столько из них, сколько вам нужно, а затем провести A/B-тестирование каждого из них.

Можете ли вы помочь мне разработать две разные версии маркетингового электронного письма, чтобы проверить, какая из них будет иметь более высокий коэффициент открытия? Какие эффективные элементы следует учитывать при A/B-тестировании кампаний по электронной почте?

Добавить призыв к действию в электронное письмо

Хотите добавить в электронное письмо ссылки для регистрации или ссылки на календарь? Скажите ChatGPT сделать это.

Или вы можете просто попросить ChatGPT включить CTA, не делая этого самостоятельно.

Мне нужно отправить электронное письмо потенциальному клиенту, который проявил интерес к нашему продукту. Можете ли вы помочь мне написать короткое и персонализированное сообщение, чтобы привлечь их внимание? Включите призыв к действию.

Создать быстрый ответ на электронное письмо

Немного устали, чтобы отвечать на письмо от продавца или коллеги? Позвольте ChatGPT формировать ответы электронной почты для вас.

Напишите вежливый и краткий ответ на электронное письмо ниже, сообщив им, что я больше не заинтересован в их услугах.
[Получено электронное письмо здесь]

Ниже приведено сообщение, которое оно мне дало. Я, конечно, мог бы использовать это.

Чтобы получить максимальную отдачу от ChatGPT, попросите его уточнить и сократить результаты; он многословен, а его ответы универсальны. Даже после того, как вы удовлетворены результатом, важно отредактировать и вычитать текст, сгенерированный ChatGPT, перед его отправкой, так как часто он дает неправильные ответы с такой же уверенностью, как и правильные.

Заключительное примечание

ChatGPT — это всего лишь инструмент для письма, и как инструмент для письма он весьма хорош. Но иногда это неправильно. Более того, он очень шаблонен в своем подходе к написанию электронных писем — да и к любому другому делу — и становится монотонным и пресным, как и его разумный аналог.

Но это отличный инструмент, который поможет нам начать или продолжить работу. Мы можем поручить ему использовать разные стили письма или принимать разных персонажей. И станет лучше подражать людям. Но он по-прежнему нуждается в значительном человеческом участии, и его результаты следует использовать только в качестве шаблонов.

Однако, если все используют электронные письма, сгенерированные ChatGPT, для общения друг с другом, то это будут чат-боты, обменивающиеся сообщениями друг с другом. Это сделало бы электронные письма более безличными и отдаленными, чем они уже есть, лишив их той частички человечности, которая есть в них. И, конечно же, мы не можем полностью делегировать общение машинам.

Некоторые инструменты для написания электронной почты для повышения производительности

• ChatGPT Writer — бесплатное расширение Chrome, которое использует ChatGPT для создания электронных писем и автоматизации написания электронной почты.

• Исходящий поток — Инструмент для написания и персонализации электронной почты с искусственным интеллектом, который генерирует холодные электронные письма одним нажатием кнопки.

• Бесплатный генератор тем электронной почты на базе искусственного интеллекта — создавайте контекстно релевантные строки темы электронной почты с помощью ChatGPT.

• Лаванда — использует ChatGPT для создания и обобщения электронных писем и предлагает изменения на основе миллионов других электронных писем, чтобы сделать их более эффективными.