Отправить письмо ∙ Обращения граждан
Написать письмоПоля, отмеченные *, обязательны для заполнения
Информация о персональных данных авторов обращений, направленных в электронном виде, хранится и обрабатывается с соблюдением требований российского законодательства о персональных данных.
В электронной анкете в Вашем обращении укажите:
кому Вы его направляете или куда Вы его направляете
Президенту Российской Федерации в Администрацию Президента Российской Федерации должностному лицу Администрации Президента Российской Федерации
Выберите из списка
Руководителю Администрации Президента Вайно Антону ЭдуардовичуПервому заместителю Руководителя Администрации Президента Громову Алексею АлексеевичуПервому заместителю Руководителя Администрации Президента Кириенко Сергею ВладиленовичуЗаместителю Руководителя Администрации Президента Козаку Дмитрию НиколаевичуЗаместителю Руководителя Администрации Президента Магомедову Магомедсаламу МагомедалиевичуЗаместителю Руководителя Администрации Президента Островенко Владимиру ЕвгеньевичуЗаместителю Руководителя Администрации Президента – пресс-секретарю Президента Пескову Дмитрию СергеевичуРуководителю протокола Президента Китаеву Владиславу НиколаевичуПомощнику Президента – начальнику Государственно-правового управления Президента Брычёвой Ларисе ИгоревнеПомощнику Президента — начальнику Референтуры Президента Калимулину Дмитрию РафаэльевичуПомощнику Президента Левитину Игорю ЕвгеньевичуПомощнику Президента Мединскому Владимиру РостиславовичуПомощнику Президента Миронову Дмитрию ЮрьевичуПомощнику Президента Орешкину Максиму СтаниславовичуПомощнику Президента Ушакову Юрию ВикторовичуПомощнику Президента Фурсенко Андрею АлександровичуПомощнику Президента – начальнику Контрольного управления Президента Шалькову Дмитрию ВладиславовичуСоветнику Президента Кобякову Антону АнатольевичуСоветнику Президента Левицкой Александре ЮрьевнеСоветнику Президента Толстому Владимиру ИльичуСоветнику Президента – председателю Совета по развитию гражданского общества и правам человека Фадееву Валерию АлександровичуСоветнику Президента, специальному представителю Президента по вопросам климата Эдельгериеву Руслану Сайд-ХусайновичуСпециальному представителю Президента по вопросам природоохранной деятельности, экологии и транспорта Иванову Сергею БорисовичуПолномочному представителю Президента в Конституционном Суде Коновалову Александру ВладимировичуПолномочному представителю Президента в Государственной Думе Минху Гарри ВладимировичуПолномочному представителю Президента в Совете Федерации Муравьёву Артуру АлексеевичуПолномочному представителю Президента в Северо-Западном федеральном округе Гуцану Александру ВладимировичуПолномочному представителю Президента в Приволжском федеральном округе Комарову Игорю АнатольевичуПолномочному представителю Президента в Сибирском федеральном округе Серышеву Анатолию АнатольевичуЗаместителю Председателя Правительства – полномочному представителю Президента в Дальневосточном федеральном округе Трутневу Юрию ПетровичуПолномочному представителю Президента в Южном федеральном округе Устинову Владимиру ВасильевичуПолномочному представителю Президента в Уральском федеральном округе Якушеву Владимиру ВладимировичуПолномочному представителю Президента в Северо-Кавказском федеральном округе Чайке Юрию ЯковлевичуПолномочному представителю Президента в Центральном федеральном округе Щёголеву Игорю ОлеговичуНачальнику Управления Президента по внешней политике Неверову Игорю СвятославовичуНачальнику Управления Президента по внутренней политике Ярину Андрею ВениаминовичуНачальнику Управления Президента по вопросам государственной службы и кадров Травникову Максиму АлександровичуНачальнику Управления Президента по государственным наградам Осипову Владимиру БорисовичуНачальнику Управления Президента по обеспечению конституционных прав граждан Локаткиной Татьяне АлександровнеНачальнику Управления информационного и документационного обеспечения Президента Фёдорову Антону ЮрьевичуНачальнику Управления Президента по работе с обращениями граждан и организаций Михайловскому Михаилу ГеннадьевичуНачальнику Управления пресс-службы и информации Президента Цыбулину Андрею МихайловичуНачальнику Управления протокола Президента Куликовой Анне АлександровнеНачальнику Управления Президента по общественным связям и коммуникациям Смирнову Александру ЮрьевичуНачальнику Экспертного управления Президента Симоненко Владимиру АлександровичуНачальнику Управления Президента по обеспечению деятельности Государственного совета Российской Федерации Харичеву Александру ДмитриевичуНачальнику Управления Президента по научно-образовательной политике Биленкиной Инне ПетровнеНачальнику Управления Президента по развитию информационно-коммуникационных технологий и инфраструктуры связи Матвеевой Татьяне ВладимировнеНачальнику Управления Президента по общественным проектам Новикову Сергею ГеннадьевичуНачальнику Управления Президента по вопросам противодействия коррупции Чоботову Андрею Сергеевичу
В электронной анкете в Вашем обращении укажите в именительном падеже Ваши:
Фамилию *
Имя *
Отчество (при наличии) *
Отчество отсутствует
Наименование организации (юридического лица)
В электронной анкете в Вашем обращении укажите:
адрес электронной почты, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации Вашего обращения (необходимо указывать адрес электронной почты, который принадлежит только Вам, для обеспечения неразглашения сведений, содержащихся в Вашем обращении, а также сведений, касающихся Вашей частной жизни, без Вашего согласия) *
Кабинет с таким адресом электронной почты уже зарегистрирован.
Чтобы иметь возможность отслеживать статус отправляемого сообщения, пожалуйста, войдите в личный кабинет, используя пароль
Пароль
Повторите адрес электронной почты для автоматической проверки правильности его заполнения
Номер телефона
Напишите текст обращения
В соответствии с частью 1 статьи 7 Федерального закона от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» гражданин в своём обращении в обязательном порядке излагает суть предложения, заявления или жалобы.
Обращаем Ваше внимание, что в целях объективного и всестороннего рассмотрения Вашего обращения в установленные сроки необходимо в тексте обращения указывать адрес описанного Вами места действия, факта или события.
В случае, если текст Вашего обращения не позволяет определить суть предложения, заявления или жалобы, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в соответствии с их компетенцией, о чем Вам будет сообщено в течение семи дней со дня регистрации обращения.
Обращаем Ваше внимание, что при написании текста обращения в форме электронного документа в поле ввода текста обращения в форме электронного документа для изложения сути предложения, заявления или жалобы отсутствует ограничение по вводимому количеству символов.
В поле ввода текста обращения в форме электронного документа в Вашем обращении:
изложите суть предложения, заявления или жалобы *
В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин вправе приложить к обращению необходимые документы и материалы в электронной форме, воспользовавшись функцией «Прикрепить файл».
Обращаем внимание, что прикрепляемые в предложенном на сайте формате документы и материалы служат лишь подтверждением доводов автора обращения, изложенных в тексте обращения.
Приложить необходимые документы и материалы в электронной форме можно в любой последовательности двумя самостоятельными вложениями файла без архивирования (файл вложения) по одному из двух разных типов допустимых форматов:
текстового (графического) формата: txt, doc, docx, rtf, xls, xlsx, pps, ppt, odt, ods, odp, pub, pdf, jpg, jpeg, bmp, png, tif, gif, pcx;
аудио- (видео-) формата: mp3, wma, avi, mp4, mkv, wmv, mov, flv.
Иные форматы не обрабатываются в информационных системах Администрации Президента Российской Федерации.
При подключении оборудования пользователя к сети «Интернет» по выделенным каналам связи с использованием технологий ADSL, 3G, 4G, WiFi и иных технологий, обеспечивающих аналогичные скорости передачи данных в сети «Интернет», передача и обработка файла(ов) с суммарным размером:
— до 5 Мб осуществляется, как правило, без задержки во времени;
— от 5 Мб до 10 Мб может осуществляться с задержкой во времени;
— свыше 10 Мб может быть не осуществлена.
Для приложения к обращению необходимых документов и материалов в электронной форме нажмите кнопку «Прикрепить файл(ы)».
Прикрепить файл(ы)
Прикрепить файл(ы)
Обращаем Ваше внимание, что подтверждением прикрепления файла(ов) вложения является появление строки с наименованием(ями) выбранного(ых) Вами файла(ов).
В случае успешной отправки с гарантией доставки письма в электронной форме появляется информационное сообщение, содержащее дату и номер отправления ID.
«Большое спасибо!
Отправленное дд.мм.гггг Вами письмо в электронной форме за номером ID=ХХХХХХ будет доставлено и с момента поступления в Администрацию Президента Российской Федерации зарегистрировано в течение трех дней.».
Если всё верно, нажмите «Отправить письмо» ещё раз, в противном случае нажмите «Вернуться» для редактирования формы.
Адресат
Вы указали :
Фамилия, имя, отчество
Адрес электронной почты
Страна
Регион
Почтовый индекс
Населённый пункт
Обратный адрес
Телефон
Социальное положение
Льготный состав
Тематика обращения
Прикреплённый файлПрикреплённые файлы
Второй вопрос
Тематика обращения
Прикреплённый файл
Вернуться
Отправка документов и сообщений электронной почты — Business Central
- Статья
- Чтение занимает 4 мин
Вы можете легко обмениваться информацией и документами, такими как заказы на продажу и покупку и счета-фактуры, по электронной почте прямо из Business Central, не открывая приложение электронной почты.
Вы можете отправлять почти все типы документов в виде вложений PDF. Кроме того, вы можете настроить макет отчета, который включает информацию из документа в текст электронного письма вместе с текстом, который делает электронное письмо более дружелюбным, например, стандартное приветствие. Дополнительные сведения см. в разделе Управление макетами отчетов и документов.
Отправляя счета-фактуры, вы можете упростить клиентам выполнение платежей через платежную службу, например PayPal, путем автоматического добавления информации и ссылки на службу в электронное письмо. Дополнительные сведения см. в разделе Включение платежей клиентов через службу платежей.
Чтобы включить сообщения электронной почты в Business Central, запустите мастер настройки Настройка электронной почты. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка электронной почты.
Примечание
Business Central поддерживает только исходящую электронную почту. Вы не можете также получать ответы в приложении.
Эта процедура описывает, как прикрепить учтенный счет-фактуру к электронному письму в виде файла PDF с текстом электронного письма для конкретного документа.
Выберите значок , введите Учтенные счета продажи, а затем выберите связанную ссылку.
Укажите счет, затем выберите действие Печатать/Отправить и выберите Отправить.
В поле Эл. почта выберите Да (запросить настройки). Дополнительные сведения см. в разделе Настройка профилей отправки документов.
Если в поле Эл. почта страницы Кому отправить документ установлено значение Да (запросить настройки), то откроется страница Отправить сообщение эл. почты с заполненным полем Кому: и документом, приложенным в виде PDF-файла. В поле Содержание вы можете либо ввести текст вручную или заполнить его настроенным текстом, связанным с типом документа.
Нажмите кнопку ОК.
В поле Кому: введите допустимый адрес электронной почты. Значение по умолчанию — адрес электронной почты клиента.
В поле Тема введите описательный текст темы. Значение по умолчанию — имя и номер счета клиента.
В поле Вложение созданный счет по умолчанию прикрепляется как PDF-файл.
В поле Содержание введите краткое сообщение получателю.
Если на странице Выбор отчета — продажи настроен текст сообщения электронной почты, связанный с документом, поле Содержание заполняется автоматически. Для получения дополнительной информации см. раздел Настройка повторно используемых текстов и макетов сообщений электронной почты.
Нажмите кнопку ОК для отправки сообщения электронной почты.
Примечание
Если вам не нужно указывать параметры электронной почты при каждой отправке документа, вы можете выбрать вариант Да (использовать настройки по умолчанию) в поле Эл.
почта на странице Кому отправить документ. В этом случае страница Отправить сообщение эл. почты открываться не будет. См. шаг 4. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка профилей отправки документов.
Вы можете быстро составлять электронные письма для контактов, клиентов, поставщиков, продавцов/покупателей и банковских счетов прямо со страниц этих объектов. Просто выберите Процесс, а затем Отправить электронное письмо, чтобы открыть редактор электронной почты. Для банковских счетов действие Отправить электронное письмо находится в Действия.
Чаевые
Если вы часто отправляете сообщения электронной почты, которые похожи по своей природе, или хотите отправить массовую рассылку, например, для рекламной кампании продаж, использование шаблонов Word с электронной почтой может ускорить процесс. Вы можете создать шаблон для таких объектов, как клиенты, поставщики и контакты, который будет генерировать содержимое электронного сообщения для вас и даже персонализировать содержимое для получателя на основе данных в Business Central.
Если вам назначен сценарий электронной почты, связанный с сущностью, которой вы отправляете электронное письмо, или документом, который вы отправляете, вложение может быть автоматически добавлено к вашему сообщению. Это связано с тем, что для сценария электронной почты было назначено вложение по умолчанию. Вы можете удалить вложение, если не хотите отправлять его вместе с сообщением. Для получения дополнительной информации см. раздел Назначение сценариев электронной почты учетным записям электронной почты.
Документы, помеченные как распечатанные при отправке
Некоторые документы в Business Central имеют поле, которое указывает, сколько раз этот документ был напечатан. Число в этом поле также обновляется, если вы отправляете документ по электронной почте, потому что для него создается файл PDF. Число обновляется, даже если вы не отправляете электронное письмо.
Business Central сохраняет электронные письма, которые вы отправляете, на странице Отправленные. Это позволяет вам повторно отправлять сообщения электронной почты или пересылать их кому-то другому. Если вы не можете найти сообщение электронной почты среди отправленных, поищите его на странице Исходящая электронная почта.
Примечание
В зависимости от расширения, которое ваша компания использует для электронной почты, администраторы могут видеть список сообщений, отправленных всеми, но не содержимое сообщений
В пункте Исходящая электронная почта вы найдете сообщения электронной почты, которые вы сохранили как черновики, и сообщения электронной почты, которые не удалось отправить, например, если адрес электронной почты был недействительным. Для сообщений, которые не удалось отправить, вы можете выбрать Показать ошибку или Исследовать ошибку для устранения проблемы.
См. также
Управление макетами отчетов и документов
Настройка электронной почты
Выставление счетов продажи
Работа с Business Central
Бесплатные модули электронного обучения для Business Central можно найти здесь
Как написать официальное электронное письмо с 6 примерами
Все мы пишем всевозможные электронные письма на работе: сообщаем о новостях компании, запрашиваем информацию, отвечаем клиентам, отслеживаем встречи и многое другое. Если вам неловко создавать такие сообщения, мы здесь, чтобы помочь!
В этой статье вы узнаете, как написать официальное электронное письмо, что такое официальный формат электронной почты и как сделать ваше сообщение ясным и профессиональным. Внизу этой страницы вы найдете несколько официальных примеров электронных писем для разных случаев. Не стесняйтесь использовать их для справки!
Электронная почта зависит от контекста, поэтому, прежде чем составлять черновик сообщения, подумайте о своих отношениях с получателем. Это ваш начальник, коллега, потенциальный партнер? Это поможет вам определить соответствующий уровень формальности для вашего электронного письма. Если вы сомневаетесь, безопаснее придерживаться более формальной версии.
Официальный формат электронной почты: что включить в электронную почту
Написать деловую электронную почту намного проще, если вы знаете, как ее структурировать. Вот ключевые компоненты, которые должно содержать ваше сообщение.
1. Строка темы
Это важная часть вашего письма, которая определяет, откроет ли его человек. Хорошая строка темы информирует получателя о том, о чем электронное письмо и почему он должен его прочитать. Постарайтесь сделать тему письма ясной, конкретной и по существу. Например:
Маркетинговый бюджет Q4: Пожалуйста, просмотрите до 31 августа
Познакомьтесь с новым вице-президентом по проектированию
Spark для Android: Первые впечатления от наших пользователей
Запрос на отпуск на 10-20 августа
2. Приветствие по электронной почте
Как начать официальное электронное письмо? В начале письма приветствуйте человека по имени. В зависимости от уровня формальности ваше приветствие может варьироваться от простого «Привет» до официального «Уважаемый господин/госпожа/доктор/профессор…». В самых официальных случаях используйте двоеточие вместо запятой после приветствия. . Например, «Уважаемая мисс Смит:»
Вот несколько примеров приветствия по электронной почте:
Привет [Имя],
Здравствуйте [Имя],
Уважаемый [Имя],
Уважаемый господин/госпожа/доктор/профессор [Фамилия],
Приветствую,
Привет,
Привет всем,
Всегда делайте все возможное, чтобы узнать имя получателя, чтобы обратиться к нему по электронной почте. Если ваше исследование не увенчалось успехом, используйте общее приветствие, например «Приветствую».
Если вам нужна дополнительная помощь в выборе правильного приветствия, проверьте лучшие приветствия по электронной почте и те, которых следует избегать.
3. Тело электронного письма
Теперь пришло время создать основную часть вашего электронного письма. Вот как это сделать:
- Всегда посвящайте одно письмо одной теме. Например, вам может понадобиться, чтобы ваш коллега рассмотрел ваш квартальный отчет и обсудил стратегию найма в вашем отделе. Это слишком много информации для одного письма! Лучше отправить два отдельных сообщения по каждой теме, чтобы человеку было легко ответить. Таким образом, у вас больше шансов получить быстрый ответ.
- Объясните, о чем вы пишете. Если вы отправляете электронное письмо незнакомцу, кратко представьтесь, а затем сразу переходите к делу. Четко укажите цель вашего электронного письма, чтобы человек мог понять, почему вы пишете ему письмо и как он может помочь. Например:
Я хотел бы пригласить вас выступить на нашей ежегодной конференции разработчиков.
Я веду блог о кошках на YouTube, и мы хотели бы представить ваш бренд в нашем следующем видео.
Я уже давно пользуюсь вашим сервисом и хочу сообщить о проблеме, с которой недавно столкнулся.
- Цените время читателя. Предоставьте получателю любую дополнительную информацию, необходимую для ответа. В то же время старайтесь, чтобы ваше электронное письмо было коротким и простым, и не перегружайте его дополнительными подробностями. Помните, что электронная почта — не лучшее место для длительных дискуссий.
- Сделайте вашу электронную почту удобной для чтения. Разбейте свое сообщение на абзацы и используйте заголовки и списки. Там, где это уместно, выделяйте ключевую информацию полужирным шрифтом или
4. Официальное закрытие электронной почты
Официальное закрытие электронной почты сообщает получателю, что делать дальше. Если вы хотите, чтобы они что-то сделали, включите четкий и конкретный призыв к действию. Если вы просто завершаете предыдущую дискуссию, завершите свое электронное письмо дружеской нотой, чтобы показать читателю, что вы готовы поддерживать с ним связь.
Вот как можно закончить официальное электронное письмо:
Пожалуйста, дайте мне знать до пятницы, 15 августа, если вы хотите выступить на конференции.
Было бы здорово сделать быстрый звонок завтра, чтобы обсудить наше сотрудничество.
Спасибо за помощь и отзыв. Будем на связи!
5. Подпись
Вот вежливые фразы, которыми вы можете подписать свою электронную почту:
С уважением,
С наилучшими пожеланиями,
С наилучшими пожеланиями,
С уважением,
С уважением,
С уважением,
Еще раз спасибо,
Затем введите свое имя и контактную информацию. Если вы пишете от имени компании или организации, включите эту информацию в свою подпись. Узнайте больше о создании профессиональной электронной подписи.
Ваш контрольный список электронной почты перед отправкой
После того, как вы создали свое электронное письмо, осталось проверить пару вещей:
- Убедитесь, что ваш адрес электронной почты подходит. Если вы пишете с личной электронной почты, ваш адрес должен выглядеть так: имя.фамилия@example.com . Если вы отправляете электронное письмо от имени компании, используйте корпоративную электронную почту. Ваш старый адрес электронной почты [email protected] не подходит для деловой переписки, если только вы не владеете магазином товаров для сауны. Узнайте больше о создании профессионального адреса электронной почты.
- Дважды проверьте имя и адрес электронной почты получателя. Убедитесь, что вы пишете нужному человеку и правильно пишете его имя.
- Проверка грамматики и орфографии. Внимательно проверьте свою электронную почту и избегайте использования смайликов или неформальных сокращений, таких как BTW или ASAP. Их лучше оставить для ваших сообщений друзьям.
- Придерживайтесь профессионального шрифта. Хотя многие почтовые клиенты позволяют изменять шрифт сообщений электронной почты, используйте что-нибудь консервативное, например Arial или Sans Serif. Избегайте игры с разными цветами и использования всех заглавных букв.
- Не забудьте прикрепить файлы. Если вы отправляете кому-то документ, обязательно прикрепите его. Назовите свой файл правильно, чтобы получатель мог догадаться, что внутри (например, «Маркетинговый бюджет Q4»).
Примеры официальных электронных писем
После того, как вы научились писать официальные электронные письма, давайте взглянем на примеры. Обратите внимание, что эти образцы предназначены только для справки, и мы рекомендуем вам настроить их в соответствии с тоном и уровнем формальности, подходящим для конкретного получателя и случая.
Пример электронного письма 1: Объявление
Тема: Знакомьтесь с новым представителем службы поддержки клиентов
Уважаемая команда,
Я рад представить вам [Имя], который сегодня приступает к работе в качестве представителя службы поддержки клиентов. Она будет оказывать техническую поддержку и помощь нашим пользователям, следя за тем, чтобы они получали наилучшие впечатления от наших продуктов.
Не стесняйтесь лично поприветствовать [Имя] и поздравить ее с новой ролью!
С уважением,
[Ваше имя]
[Должность]
Пример письма 2: Последующее деловое электронное письмо
Тема: RE: [строка темы вашего предыдущего письма]
Привет [Имя],
Последующее сообщение на мое предыдущее письмо о сотрудничестве с вашим сайтом. Мне все еще интересно написать гостевой пост о лучших практиках UX для приложений для знакомств. Имея 10-летний опыт работы в мобильной индустрии, у меня есть много идей, которыми я могу поделиться с вашей аудиторией.
Пожалуйста, дайте мне знать, если вы заинтересованы в сотрудничестве!
Бест,
[Ваше имя]
Подробнее: Как написать последующее электронное письмо после встречи
Пример письма 3: Запрос
Тема: Заявка на отпуск на 10-15 сентября
Уважаемый господин! /РС. [Фамилия],
Я хотел бы попросить отпуск с понедельника, 9 сентября, до пятницы, 13 сентября.
Я позабочусь о том, чтобы завершить все свои текущие проекты и нерешенные задачи до отпуска. Мои коллеги [Имя] и [Имя] будут исполнять мои обязанности во время моего отсутствия.
Ждем вашего одобрения.
С уважением,
[Ваше имя]
[Должность]
Пример электронного письма 4: Вопрос
Тема: Есть ли у вас скидки для студентов на Ежегодную конференцию по кодированию?
Здравствуйте,
Я хотел бы спросить, предоставляете ли вы скидки для студентов на билеты на ежегодную конференцию по кодированию.
Я учусь на дневном отделении Техасского университета и очень рад вашему мероприятию, но, к сожалению, цена билета слишком высока для меня. Я был бы признателен, если бы вы могли предложить мне образовательную скидку.
С нетерпением жду вашего ответа!
Бест,
[Ваше имя]
Пример письма 5: Жалоба
Тема: Жалоба на качество наушников
Здравствуйте,
Я купил наушники в Perfect Music в понедельник, 11 августа. обнаружил, что левый наушник не работает. К сожалению, сотрудники отказались заменить наушники или вернуть мне деньги, хотя я предоставил квитанцию.
Я глубоко разочарован качеством товара и неуважительным обращением со мной в вашем магазине.
Я надеюсь решить эту проблему и вернуть свои деньги, в противном случае мне придется предпринять дальнейшие действия.
Лучший,
[Ваше имя]
Пример электронного письма 6: Ответ на жалобу
Уважаемый [Имя],
Приносим извинения за неприятный опыт, который у вас был в нашем магазине, и я могу понять ваше разочарование. Я передал вашу жалобу нашему руководству, и мы сделаем все возможное, чтобы это больше никогда не повторилось.
Я возместил вашу покупку, и ваши средства должны быть у вас в ближайшее время. Мы также хотим предложить вам скидку 10% на следующую покупку в нашем магазине. Пожалуйста, используйте этот промо-код, чтобы получить скидку: [ссылка].
Примите наши извинения за доставленные неудобства.
С уважением,
[Ваше имя]
[Должность]
[Контактные данные]
Узнать больше: Как написать письмо с извинениями
Давайте суммируем основные принципы написания официального электронного письма. Чтобы ваше сообщение было четким и эффективным, всегда помните о контексте и ваших отношениях с получателем, придерживайтесь формального формата электронной почты и цените время читателя.
После того, как вы научились писать официальное электронное письмо, пришло время попрактиковаться. Если вы хотите сделать электронную почту более увлекательной и приятной, попробуйте наш почтовый клиент Spark. Он дает вам суперспособности электронной почты, такие как отсрочка, последующие напоминания и планирование электронной почты, чтобы вы могли сэкономить время и сосредоточиться на важной работе.
Как написать официальное электронное письмо с 10 образцами
Вы не знаете, как написать официальное электронное письмо?
Не беспокойтесь; ты не один. Начать официальное электронное письмо может быть сложной задачей, поскольку сообщение чаще всего важно, чем нет. Тем не менее, официальное письмо по электронной почте — это то, чему мы все можем научиться.
В этой статье мы познакомим вас с официальным форматом электронной почты, в том числе с тем, как начать официальное электронное письмо, как завершить официальное электронное письмо и как поставить официальную подпись электронной почты.
Мы также предоставим вам 10 образцов официальной электронной почты и познакомим вас с шаблонами электронной почты Flowrite, которые помогут вам писать официальные электронные письма быстрее, чем когда-либо прежде, например:
Что такое официальное электронное письмо?
Официальное электронное письмо — это тип официального электронного письма, которое вы отправляете человеку (или группе) и на которое требуется ответ. Как и все официальные электронные письма, официальные электронные письма должны быть профессиональными и правильно отформатированы, с официальной структурой, строкой темы, приветствием и подписью.
Примеры официальных электронных писем:
- Сообщение об отпуске по болезни
- Приглашение на собрание
- Официальное представление кого-либо
- Вручение вашего уведомления
- Благодарность кому-либо
Возможно, вы отправляете электронное письмо своему начальнику, профессору, коллеге, клиенту или потенциальному деловому партнеру. Исследователи говорят, что язык, который вы используете, и то, насколько вы формальны, могут повлиять на то, как вас воспринимают получатели. «Язык Интернета, или текстовая речь, может подходить для случайного общения, но неуместен в профессиональном контексте», — заключают они.
Урок? При написании официальных электронных писем придерживайтесь соответствующей структуры и будьте формальными.
Написание официальной электронной почты — это не только профессиональная деятельность; это тоже практично. Официальный формат электронной почты также структурирован таким образом, чтобы ваше сообщение не запуталось и не запуталось. Следуя нашему руководству по официальным электронным письмам, вы сможете создать четкую и результативную переписку.
Как написать официальное электронное письмо?
Это пошаговый процесс написания официального электронного письма, и к тому времени, как вы прочтете этот раздел, вы будете знать все, что нужно знать о том, как написать официальное электронное письмо.
Официальный формат электронной почты
Структура любого официального электронного письма проста, поэтому вам не потребуется много времени, чтобы ее освоить.
Эффективное официальное электронное письмо состоит из четырех частей, в том числе:
- Приветствие
- Начальная строка и текст
- Окончание
- Подпись
Каждое письмо имеет одинаковую формальную структуру электронной почты, что означает, освоив его, вы будете создавать эффективные электронные письма за считанные минуты.
Как начать официальное электронное письмо
Каждое официальное электронное письмо начинается с «Уважаемый».
Когда вы пишете кому-то, кого вы знаете, используйте его полное имя. Вот как это работает:
- «Дорогой Пол Робертс»,
Следует ли использовать заголовок в приветствии по электронной почте? Мы рекомендуем вам этого не делать. Использование почетного обращения, такого как «мистер и миссис», является старомодным и может оскорбить вас, поэтому откажитесь от него. Точно так же пора отказаться от «Уважаемый господин/госпожа» и «Кого это может касаться».
Официальное приветствие по электронной почте
Но что произойдет, если вы не знаете полного имени человека или обращаетесь к группе?
Если у вас нет чьего-либо полного имени (или вы не можете найти его, например, в LinkedIn), обратитесь к нему другим способом, например, используя его должностную роль.
Вот как это может работать:
- Уважаемый менеджер по маркетингу!
- Уважаемый менеджер по подбору персонала! Это зависит от вас, но в официальном электронном письме мы рекомендуем вам этого не делать. Доказательства и анекдот показывают, что неформальные подходы в этих случаях неуместны.
Мы советуем придерживаться испытанного подхода к общению, так как это, вероятно, лучший способ гарантировать, что вы получите ответ и желаемые результаты. Узнайте больше о том, как начать электронную почту в нашей статье.
Вступительные строки и текст
Мы не будем вдаваться в подробности, но официальные электронные письма предназначены для получения ответа, так что будьте ясны в своих вопросах!
Как правило, первое предложение представляет вас и объясняет, почему вы отправляете электронное письмо. Следующие предложения охватывают ваш запрос, вопрос или сообщение. Вы можете увидеть, как мы использовали эту структуру в наших 10 официальных примерах электронной почты ниже.
Крайне важно, чтобы вы использовали правильный тон голоса в своих сообщениях, поэтому начните с понимания силы поиска правильных слов, прежде чем писать официальные электронные письма.
Завершение официального электронного письма
Традиционное официальное завершение электронного письма состоит в том, чтобы использовать «Искренне ваш», если вы знаете имя человека, и «С уважением», если вы этого не знаете (или пишете группе).
Эти два официальных окончания электронной почты должны охватывать вас при любых обстоятельствах. Тем не менее, вы также можете использовать другие окончания, если хотите, в том числе:
- С уважением
- С уважением
- С наилучшими пожеланиями
Ваш выбор официального окончания электронной почты во многом зависит от контекста и от того, с кем вы общаетесь. Если вы знаете кого-то, вы можете быть немного менее формальным. Но, с другой стороны, если вы впервые отправляете сообщение или не уверены в своих навыках общения, придерживайтесь стандартных окончаний электронной почты.
Мы рассмотрели тему как завершить письмо, поэтому, если вам нужны дополнительные советы и рекомендации, обязательно ознакомьтесь с ними.
Официальная подпись электронной почты
Официальная подпись электронной почты содержит важную информацию о вас, включая:
- Имя
- Должность
- Компания (если применимо)
- Адрес электронной почты
- Номер телефона
Например, вы можете включить ссылки на учетные записи в социальных сетях, ссылки на продукты или логотип компании, если хотите.Официальный этикет электронной почты
Деловое общение следует набору правил, известных как этикет деловой электронной почты, которые определяют, как пишутся электронные письма, и обеспечивают эффективную передачу вашего сообщения.
Вот 10 важных советов по официальному этикету электронной почты, которые вам необходимо знать, чтобы писать деловые сообщения лучше: смешной
- Не используйте эмодзи
- Придерживайтесь стандартных шрифтов
- Четко объясните, чего вы хотите, когда вы этого хотите и почему
- Проверяйте орфографию и грамматику перед отправкой
- Никогда не добавляйте большие вложения
10 официальных примеров электронной почты
Чтобы проиллюстрировать нашу точку зрения, мы создали 10 официальных примеров электронной почты, которые демонстрируют принципы и практические шаги, описанные выше. В наших официальных образцах электронной почты мы сосредоточились на реальных примерах, когда вам нужно отправить четкую корреспонденцию, требующую ответа.
В этих примерах показано, как структурировать сообщения, но не копировать и вставлять их. Очень важно, чтобы вы персонализировали каждое официальное электронное письмо, чтобы оно было профессиональным. Готовы начать?
1. Образец официального приветственного электронного письма
Официальное приветственное электронное письмо — это обычная вежливость, которую вы будете проявлять в бизнесе. Например, вы можете представлять клиента, клиента или потенциального нового сотрудника кому-то, кого вы уже знаете. Мы направляем доверенного клиента к новому поставщику в нашем официальном шаблоне введения электронной почты. Посмотрите, как это работает ниже.
Строка темы: Кому: (Имя 1) встретиться (Имя 2)
Дорогая Мелани Кларк,
Я хотел бы представить вам (имя клиента), который ищет нового поставщика для своего бизнеса. Я предоставил им информацию о вашем бизнесе и выразил, насколько мы удовлетворены услугами, которые вы нам предоставили.
Я призываю вас общаться друг с другом и организовывать встречи в удобное для вас время.
С уважением,
Алан Гамильтон
2. Официальная электронная почта для отпуска по болезни
К сожалению, все мы время от времени болеем, и по контракту вы обязаны сообщить своему руководителю, что сегодня вы не сможете работать. Итак, в этом официальном электронном письме для шаблона больничного листа мы четко заявляем, что не можем работать, но заканчиваем на позитивной ноте с подробностями о том, когда мы надеемся вернуться к работе.
Тема сообщения: Кому: Больничный (дата)
Дорогая Мелани Кларк,
К сожалению, я плохо себя чувствую и сегодня не смогу работать. Однако я поговорил с доктором, и я должен быть достаточно здоров, чтобы вернуться к работе через два дня.
Я буду держать вас в курсе моих успехов и с нетерпением жду возможности вернуться к работе в ближайшее время.
С уважением,
Алан Гамильтон
3. Официальное электронное письмо об уходе
Когда вы решите покинуть должность, вам необходимо будет отправить официальное электронное письмо об уходе. Это официальное электронное письмо знаменует собой начало ухода с позиции и запускает отсчет времени. В этом примере мы покажем вам, как написать профессиональное официальное электронное письмо об увольнении, которое положительно завершит вашу работу, запрашивая при этом важную информацию, необходимую для начала вашей новой роли.
Тема сообщения: Кому: Моя отставка
Дорогая Мелани Кларк,
Я пишу об уходе с должности (укажите название должности). Я многому научился, работая в (компании), и получил удовольствие от этого опыта. Тем не менее, я чувствую, что пришло время уйти, чтобы продолжить свою карьеру.
Пожалуйста, примите это письмо как дату моего официального ухода в отставку. Я был бы рад возможности встретиться и обсудить следующие шаги в этом процессе, включая согласование окончательной даты моего пребывания здесь.
С уважением,
Алан Гамильтон
4. Электронное письмо с официальным приглашением на встречу
Создание официального электронного письма с приглашением является ключевым навыком для любого профессионального сотрудника. В этом официальном электронном письме с приглашением на встречу мы обращаемся к команде и изменили приветствие и завершение, чтобы отразить это. Как видите, мы четко определили, о чем мы просим, когда и почему. Взгляните на наше официальное электронное письмо с приглашением на встречу.
Тема сообщения: Кому: Совещание по маркетинговому плану на (год)
Уважаемый отдел маркетинга!
Я приглашаю всех вас на собрание компании, чтобы обсудить будущее отдела маркетинга. Встреча состоится в (укажите подробности).
Пожалуйста, подтвердите свое участие как можно скорее, ответив на это письмо.
Я с нетерпением жду встречи со всеми вами и обсуждения наших стратегических планов на захватывающее будущее.
С уважением,
Алан Гамильтон
5. Электронное письмо с официальным приглашением
В этом официальном электронном письме с приглашением мы обращаемся к человеку по имени. Как видите, это меняет приветствие и завершение, а также позволяет нам быть более конкретными и целенаправленными в наших сообщениях. Итак, давайте посмотрим, как это работает:
Строка темы: Кому: Встреча по маркетинговому плану на (год)
Дорогая Мелани Кларк,
Я приглашаю вас на встречу, чтобы обсудить будущее команды маркетинга. Встреча состоится в (укажите подробности).
Вы играете главную роль в будущем нашего отдела маркетинга. Мы будем очень рады вашему опыту и знаниям, которые помогут нам определить ее будущее стратегическое направление.
Пожалуйста, подтвердите свое присутствие на встрече со мной как можно раньше.
С уважением,
Алан Гамильтон
6. Как написать официальное электронное письмо клиенту
Обращаясь к клиенту, важно соблюдать правила и проявлять уважение. В этом официальном электронном письме клиенту мы запрашиваем дополнительную информацию о заказе, но сам шаблон электронного письма может быть адаптирован к нескольким ситуациям, с которыми вы можете столкнуться. Используйте его в качестве схемы и персонализируйте для своих конкретных нужд.
Тема сообщения: Кому: Встреча по маркетинговому плану на (год)
Дорогая Мелани Кларк,
Меня зовут Алан Гамильтон, я связываюсь с вами из (название компании). В настоящее время я обрабатываю ваш заказ, и мне нужно, чтобы вы уточнили некоторую информацию, прежде чем завершить его.
Можете ли вы связаться со мной как можно скорее по электронной почте или по телефону, указанному ниже, и мы сможем гарантировать, что ваш заказ будет у вас как можно скорее.
С уважением,
Алан Гамильтон
7. Как написать официальное электронное письмо для приема на работу
Подача резюме или заявления о приеме на работу — распространенная ситуация, когда вам потребуется официальное электронное письмо. В этом примере , как написать официальное электронное письмо для работы, мы дружелюбны, но сосредоточены, в том числе запрашиваем подробности о том, что мы предоставили, и запрашиваем дополнительную информацию о следующих шагах.
Тема сообщения: Кому: Совещание по маркетинговому плану на (год)
Уважаемый менеджер по подбору персонала!
Меня зовут Алан Гамильтон, и я претендую на должность (должность). Я приложил копию своего резюме и портфолио своих работ, как того просили в объявлении о работе.
Пожалуйста, просмотрите информацию и дайте мне знать, предоставил ли я все необходимое. Если чего-то не хватает или у вас есть какие-либо дополнительные вопросы, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне в любой момент, используя данные в моей подписи.
Я приветствую своевременную информацию о ходе рассмотрения моего заявления.
С уважением,
Алан Гамильтон
8. Официальное двухнедельное уведомление по электронной почте
Хотя мы уже рассмотрели, как написать эффективное электронное письмо об увольнении, это официальное двухнедельное уведомление намного короче и более целенаправленно. Такое электронное письмо подходит для краткосрочной работы или должности, которую вы можете оставить по определенным причинам. К сожалению, здесь нет места недоразумениям.
Тема сообщения: Кому: Совещание по маркетинговому плану на (год)
Дорогая Мелани Кларк,
Пожалуйста, примите это письмо как официальное заявление об отставке и начало двухнедельного периода уведомления. Я наслаждался своим временем здесь, но я чувствую, что готов двигаться дальше.
Я рад возможности обсудить следующие шаги, включая управление передачей моих обязанностей другим сотрудникам.
Буду признателен за подтверждение получения этого письма.
С уважением,
Алан Гамильтон
9. Образец официального ответа по электронной почте
Когда кто-то пытается отправить вам электронное письмо, будет вежливо подтвердить, что вы его получили, и указать, что вы планируете с ним делать. В этом образце официального ответа по электронной почте мы предлагаем краткий и целенаправленный удерживающий ответ, который вы можете использовать при любых обстоятельствах.
Тема сообщения: Кому: Совещание по маркетинговому плану на (год)
Уважаемый (имя клиента),
Спасибо за последнее письмо. Я могу подтвердить, что мы получили его, и в настоящее время я ищу наиболее подходящего человека, с которым можно им поделиться. Уверяю вас, что кто-то ответит на ваше сообщение в течение 24 часов.
Если у вас есть какие-либо вопросы или проблемы, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне в любое время, и я буду рад пообщаться с вами.
С уважением,
Алан Гамильтон
10. Официальное электронное письмо с благодарностью
Официальное письмо с благодарностью — это официальная корреспонденция, которая будет передана всей компании, сохранена и сохранена на будущее. Это короткое и простое официальное письмо с благодарностью (вот еще 100 способов сказать «спасибо») выражает правильное настроение, будучи коротким и милым.
Тема сообщения: Кому: Встреча по маркетинговому плану на (год)
Дорогая Мелани Кларк,
Меня зовут Алан Гамильтон, я занимаю (должность) в (название компании). Я пишу, чтобы поблагодарить вас за прекрасное обслуживание, полученное от вашей компании.
Мы высоко оценили вашу поддержку, руководство и исключительное обслуживание за последний год, и мы хотели бы поблагодарить вас за все, что вы сделали официально.
Все мы в (название компании) надеемся на сотрудничество в будущем.
С уважением,
Алан Гамильтон
Официальный шаблон электронной почты от Flowrite
Написание официальных электронных писем будет простым, если вы будете следовать нашему процессу. Официальные образцы электронной почты в этой статье должны предоставить вам схему, которую вы можете адаптировать к своим потребностям. Однако есть еще более простой способ: Flowrite:
Flowrite — это инструмент для письма с искусственным интеллектом, который превращает короткие инструкции в готовые к отправке электронные письма и сообщения. Предположим, вы все еще пытаетесь найти правильные слова для написания официального электронного письма. В этом случае Flowrite может помочь вам начать работу и вдохновить вас — или даже написать для вас электронное письмо целиком. Как видно из приведенного ниже примера, все, что нужно, — это нажать кнопку.
Заключение
Все еще сомневаетесь в официальном формате письма? Не думал.
В этой статье мы попытались разбить официальный формат электронной почты на части, включая официальное приветствие электронной почты и официальное окончание электронной почты. Мы надеемся, что этот подход помог вам научиться писать официальное письмо, и теперь вы чувствуете себя более уверенно при написании официальной электронной почты.