Как поставить разметку страниц в ворде: Добавление номеров страниц в верхний или нижний колонтитул в Word

Если вы хотите привлечь внимание к определенной части документа, вы можете выделить части текста.Вы также можете добавить комментарий к тексту, если вам есть что сказать по этому поводу.

Выделить текст

Выделение текста добавляет яркий фон к выбранному тексту.

1. Выделите текст, который хотите выделить.
2. На вкладке «Главная» щелкните стрелку списка кнопок Цвет выделения текста .

   Будет показано несколько ярких цветов.

3. Выберите цвет.

Текст выделен жирным ярким фоном.

Чтобы удалить выделение текста, выделите текст, щелкните стрелку списка кнопок Цвет выделения текста и выберите Без цвета .

Вы также можете просто нажать кнопку Text Highlight , чтобы загрузить маркер, затем щелкнуть и перетащить курсор на текст, который нужно выделить. Затем нажмите кнопку Text Highlight еще раз, чтобы выключить ее, когда закончите.

Добавление комментария к документу похоже на написание заметки на полях страницы.Вы можете использовать функцию комментариев Word, чтобы добавлять в документы предложения, заметки или напоминания. Комментарии отображаются в полях сбоку страницы.

1. Выделите текст, к которому хотите добавить комментарий.
2. Щелкните вкладку Просмотр .
3. Нажмите кнопку Новый комментарий в группе Комментарии.

   Щелкните документ правой кнопкой мыши и выберите Новый комментарий .

4. Введите свой комментарий, а затем щелкните за пределами поля комментария, когда закончите.

Теперь любой, кто просматривает документ, увидит, что вы о нем сказали.

Чтобы отредактировать комментарий, просто щелкните всплывающее окно комментария и при необходимости отредактируйте текст.

Вы можете удалить комментарий после того, как добавили его.

1. Выберите комментарий, щелкнув в любом месте его.
2. Нажмите кнопку Удалить в группе «Комментарии» на вкладке «Обзор».

Комментарий удален.

Чтобы удалить все комментарии, щелкните стрелку списка кнопок Удалить и выберите Удалить все комментарии в документе .

Помимо собственных новых комментариев, вы можете общаться, отвечая на комментарии других людей.

1. Нажмите кнопку Ответить в выбранном комментарии.
2. Введите свой ответ и щелкните за пределами поля для комментариев.

Ответ добавлен под комментарием.

Если комментарии отвлекают, их легко скрыть. Это не удаляет их, а только скрывает их от глаз.

1. При необходимости разверните группу Отслеживание на вкладке «Обзор».
2. Щелкните стрелку списка кнопок Показать разметку .

Обратите внимание, что здесь отмечен комментариев , что означает отображение комментариев.

3. Выберите Комментарии , чтобы снять отметку.

Теперь комментарии скрыты и не отображаются.Чтобы снова отобразить комментарии, просто снова проверьте Комментарии в том же меню.

Кнопка « Показать комментарии» в группе «Комментарии» на вкладке «Обзор» может быть нажата для переключения между отображением комментариев или их сворачиванием в значки. Этот параметр доступен только в том случае, если выбран экран «Простая разметка».

5 советов и приемов, позволяющих освоить отслеживание изменений в Microsoft Word

Если вы когда-либо открывали документ Microsoft Word, который содержит больше красных чернил, чем обычный шрифт с 12 пунктами, вы работали с отслеживанием изменений.Но насколько хорошо вы освоили этот мощный инструмент повышения производительности?

Поскольку отслеживание изменений может хорошо работать для опытных пользователей, но полностью подавлять новичков, мы решили собрать несколько наших любимых советов и уловок для навигации в этом широко используемом инструменте редактирования. Не позволяйте путанице добавлений, удалений и комментариев сбивать вас с толку — вместо этого, с этими стратегиями в руках, продолжайте действовать спокойно и сотрудничать как профессионал.

( Примечание: следующие советы наиболее точно применимы к Microsoft Word 2013.Более старые или новые версии могут включать несколько иные процедуры.)

Для включения и выключения отслеживания изменений можно использовать сочетание клавиш Ctrl + Shift + E или просто добавить отслеживание изменений в строку состояния:

• Щелкните правой кнопкой мыши строку состояния в нижней части окна Word, где вы можете добавить или удалить ряд индикаторов состояния, включая «Отслеживание изменений».
• После добавления в статусе отслеживания изменений будет автоматически отображаться статус отслеживания изменений (включен или выключен), поэтому вам не нужно будет нажимать вкладку «Обзор», чтобы узнать.
• Щелчок по этому индикатору состояния также включает и выключает отслеживание изменений.

После получения и открытия документа, который необходимо отредактировать,

• Нажмите Обзор
• Нажмите Отследите изменения
• Затем выберите Отслеживать изменения из раскрывающегося списка. Если выбрано Вся разметка , в отслеживаемом документе отображаются все изменения каждого пользователя, причем правки каждого пользователя отображаются разным цветом.

Если вы видите изменение, которое вам не нравится,

• Наведите курсор на отмеченное изменение,
• Нажмите Отклонить ,
• Затем выберите Отклонить изменение из списка.
• Когда вы закончите, нажмите Принять> Принять все изменения , чтобы принять все оставшиеся изменения.

Если вы не согласны с большинством включенных изменений, отмените процесс:

• Щелкните Принять на тех, которые вы хотите сохранить,
• Затем выберите Принять это изменение из списка.
• Когда вы закончите, выберите Отклонить все изменения , чтобы отклонить все оставшиеся изменения.

Просмотр документа, в котором отображаются все изменения, может доминировать над вашим представлением и превратить дальнейшие раунды редактирования в кошмар.Выберите «Простая разметка» — в Microsoft Word 2013 это параметр по умолчанию, когда вы включаете «Отслеживать изменения». Простая разметка отображает красную вертикальную дорожку рядом с каждой строкой текста, содержащей изменения. Просматривая документ, щелкните линию дорожки для переключения между Все разметкой, отображаемой серой линией, и простой разметкой, отображаемой красным цветом.

При просмотре документа, отредактированного с помощью функции отслеживания изменений, вы часто будете видеть расширенные комментарии на боковой панели. Они могут быть необходимы для объяснения или предложения редактирования, а также могут быть полезны при объяснении запросов на форматирование для макета, графического дизайна или сотрудника типографии.

Чтобы добавить комментарии, сначала решите, как вы хотите их отображать:

• Показать изменения в выносках, при котором комментарии отображаются в выноске справа от документа.
• Показать все редакции в строке, который выделяет рассматриваемый текст внутри абзаца между вертикальными линиями, за которыми следуют инициалы редактора.
• Или «Показать только комментарии и форматирование в выносках», при котором текст комментария отображается справа, соединенный пунктирными линиями.

Вы можете изменить формат в любое время, но выберите тот, который вам удобен, и используйте его.После выбора формата

• Наведите указатель мыши на текст, в который вы хотите вставить комментарий,
• Нажмите кнопку Новый комментарий на вкладке «Обзор»,
Панель обзора
• Complete Word, которая связывает выделенный текст с полем комментариев.
• Введите свои комментарии и нажмите Esc, когда закончите.

Чтобы отредактировать другой комментарий или ответить на него,

• Щелкните подключенную выноску в правой части страницы рядом с выделенным текстом, внесите необходимые изменения и закройте.
• Чтобы ответить, щелкните значок загиба страницы на панели инструментов, введите свой ответ, а затем щелкните значок X , чтобы закрыть.

Детали отслеживания изменений могут быть трудными для понимания, особенно для новых пользователей. Но если потратить время на понимание этого важного инструмента совместной работы, это может принести продуктивные результаты. Есть еще вопросы о передовых методах использования Microsoft Office? Ищете другие способы повышения эффективности и производительности? Свяжитесь с CMIT Solutions сегодня.

Как работает «Отслеживание изменений в Microsoft Word»?

Если вы используете более новую версию Word:
Чтобы получить обновленную статью, которая охватывает Word 2013, Word 2016, Word 2019 и Word для Microsoft 365 , см. Статью Лене Фредборг
Отслеживание изменений в Word — как это работает

Отслеживание изменений состоит из четырех этапов:

1. Скажите Word, чтобы отслеживать изменения.
2. Скажите Word, чтобы отобразить отслеживаемые изменения.
3. Сообщите Word , как отображать отслеживаемые изменения.
4. Скажите Word принять или отклонить изменения.

Содержание этой страницы

Что такое отслеживание изменений и зачем мне его использовать?

Q: Что такое отслеживание изменений?

Track Changes — это способ для Microsoft Word отслеживать изменения, которые вы вносите в документ. Затем вы можете принять или отклонить эти изменения.

Допустим, Билл создает документ и отправляет его своему коллеге Ли для обратной связи.Ли может редактировать документ с включенным отслеживанием изменений. Когда Ли отправляет документ обратно Биллу, Билл может видеть, какие изменения внес Ли.

Отслеживать изменения также называют красной линией или красной линией. Это связано с тем, что некоторые отрасли традиционно рисуют вертикальную красную линию на полях, чтобы показать, что текст был изменен.

Q: Что мне нужно знать, чтобы отслеживать изменения?

Чтобы использовать Отслеживание изменений, вам необходимо знать, что существует три полностью отдельных вещей, которые могут происходить в любой момент времени:

• Во-первых, когда-то в прошлом (на прошлой неделе, вчера, одну миллисекунду назад) Word мог отслеживать внесенные вами изменения.Это произошло потому, что вы включили отслеживание изменений. Затем Word запомнил изменения, внесенные в документ, и сохранил изменения в документе.
• Во-вторых, если Word сохранил информацию об изменениях, внесенных вами в документ, вы можете выбрать отображение этих изменений или их скрытие. Их сокрытие не заставит их уйти. Он просто скрывает их от глаз. (Единственный способ удалить отслеживаемые изменения из документа — принять или отклонить их.)
• В-третьих, в этот самый момент Word может отслеживать изменения, которые вы вносите в свой документ.

Просто чтобы указать:

• Word может отслеживать внесенные вами изменения, а может и нет.
• В то же время Word может сохранить или не сохранить изменения, которые вы внесли в документ в какой-то момент в прошлом.
• И в то же время Word может отображать или не отображать эти отслеживаемые изменения. Отключение (т. Е. Скрытие) отслеживаемых изменений не удаляет их. Он их просто прячет. Чтобы удалить отслеживаемые изменения из документа, вы должны принять или отклонить их

Как включить и выключить отслеживание изменений

В. Как мне сообщить Word, что нужно отслеживать изменения, которые я вношу в свой документ?

Чтобы включить отслеживание изменений (то есть, чтобы программа Word отслеживала каждое изменение, которое вы вносите в документ), выполните одно из следующих действий:

• Во всех версиях Word: Ctrl + Shift + e
• В Word 2007 и Word 2010: в строке состояния щелкните «Отслеживать изменения: выключено», чтобы включить отслеживание изменений.Если вы не видите «Отслеживать изменения» в строке состояния, щелкните строку состояния правой кнопкой мыши и выберите «Отслеживать изменения».
• В Word 2007 и Word 2010: Обзор> Отслеживание изменений. Когда кнопка выделена, Word отслеживает изменения.
• В Word 2003 и более ранних версиях: дважды щелкните текст TRK в строке состояния внизу экрана. Если TRK черный, Word отслеживает изменения.
• В Word 2002 и 2003: Инструменты> Отслеживать изменения.
• В Word 2000 и более ранних версиях: Инструменты> Отслеживать изменения> Выделить изменения.Отметьте «Отслеживать изменения» во время редактирования.

В. Как узнать, отслеживает ли Word изменения в моем документе?

Посмотрите на строку состояния внизу экрана. В Word 2003 и более ранних версиях: найдите «TRK». Если он черный, Word отслеживает изменения. Если он неактивен, Word не отслеживает изменения. В Word 2007 и Word 2010 найдите «Отслеживание изменений: включено» или «Отслеживание изменений: отключено». Если вы не видите «Отслеживать изменения» в строке состояния, щелкните правой кнопкой мыши строку состояния и выберите «Отслеживать изменения».

Но… включение или выключение Track Changes не влияет на то, можете ли вы увидеть отслеживаемые изменения. Итак, читайте дальше…

Как отобразить отслеживаемые изменения

Q: Я хочу видеть отслеживаемые изменения в моем документе. Как включить отображение отслеживаемых изменений?

Это можно сделать несколькими способами, в зависимости от того, что вам нужно:

• В Word 2007 и Word 2010 на вкладке «Рецензирование» используйте небольшие меню в группе «Отслеживание». Финал: Показать разметку или Оригинал: Показать разметку покажет, какие изменения вы внесли.Но проверьте выбранные элементы в меню «Показать разметку», чтобы убедиться, что Word показывает вам то, что нужно.
• В Word 2002 и 2003 на панели инструментов «Рецензирование» выберите «Окончательный с разметкой» или «Исходный с разметкой». Это покажет вам, какие изменения были внесены. Если вы используете всплывающие подсказки для отображения изменений отслеживания (информация о всплывающих подсказках ниже), то:
  • Исходный показ разметки отображает вставки в выносках.
  • Окончательное отображение разметки отображает удаления в выносках.
• В Word 2000 и более ранних версиях выберите «Инструменты»> «Отслеживать изменения»> «Выделить изменения». Установите флажок «Выделить изменения на экране».

Q: Как мне контролировать , как Word отображает отслеживаемые изменения?

Word 2003 и более ранние версии

Сделайте Инструменты> Параметры. Щелкните вкладку «Отслеживание изменений». Здесь вы выбираете, как отображать отслеживаемые изменения при отображении отслеживаемых изменений.

Чтобы узнать больше о том, как Word отображает отслеживаемые изменения в Word 2002 и Word 2003, см. Как использовать панель инструментов просмотра в Microsoft Word 2002 и Word 2003.

[Напомним: Включите отображение отслеживаемых изменений, выбрав Окончательный с разметкой или Исходный с разметкой. Включив дисплей, сообщите Word , как отображать отслеживаемые изменения, используя Инструменты> Параметры> Отслеживаемые изменения.]

Word 2007 и Word 2010

В Word 2007 и Word 2010 на вкладке «Обзор» щелкните нижнюю половину большой разделенной кнопки «Отслеживать изменения» и выберите «Изменить параметры отслеживания». (На мой взгляд, название этого пункта меню неверно.Варианты не про отслеживание . Они о том, как отобразить эффекты отслеживания. Это небольшая разница, но за эти годы многие люди попали в горячую воду!)

[Напомним: Включите отображение отслеживаемых изменений, выбрав Final: Show Markup или Original: Show Markup. Уточните выбор того, что показывать, используя меню «Показать разметку». Включив отображение, сообщите Word , как отображать отслеживаемые изменения, используя «Обзор»> «Отслеживать изменения»> «Параметры отслеживания изменений».]

Как скрыть (но не удалить) отслеживаемые изменения

Не распространяйте случайно документы, содержащие отслеживаемые изменения!

В Word 2002 и 2003 выберите Инструменты> Параметры. На вкладке «Безопасность» убедитесь, что вы отметили два важных поля.

• Установите флажок «Предупреждать перед печатью, сохранением или отправкой файла, содержащего отслеживаемые изменения или комментарии».
• Установите флажок «Сделать скрытую разметку видимой при открытии или сохранении».

В Word 2007: Файл> Параметры Word.В Word 2010: Файл> Параметры. Как в Word 2007, так и в Word 2010: в диалоговом окне «Параметры Word» щелкните «Центр управления безопасностью», а затем — «Параметры центра управления безопасностью». В диалоговом окне «Центр управления безопасностью» щелкните «Параметры конфиденциальности». А теперь, измученный долгим путешествием по лабиринту диалоговых окон, установите флажок «Предупреждать перед печатью, сохранением или отправкой файла, содержащего отслеживаемые изменения или комментарии»

Выключение их сродни извлечению батареи из дымовой пожарной сигнализации в вашем доме.

Q: Я хочу скрыть отслеживаемые изменения в моем документе.Как отключить отображение отслеживаемых изменений?

Это можно сделать несколькими способами, в зависимости от того, что вам нужно:

• В Word 2007 и Word 2010 на вкладке «Рецензирование» в группе «Отслеживание» выберите «Окончательный». Это отображает ваш документ так, как если бы вы приняли все отслеживаемые изменения в документе. Он скрывает (но не удаляет) отслеживаемые изменения.
• В Word 2007 и 2010 на вкладке «Рецензирование» в группе «Отслеживание» выберите «Исходный». Это отображает ваш документ так, как если бы вы отклонили все отслеживаемые изменения в документе.Он скрывает (но не удаляет) отслеживаемые изменения.
• В Word 2002 и 2003 на панели инструментов «Рецензирование» выберите «Окончательный». Это отображает ваш документ так, как если бы вы приняли все отслеживаемые изменения в документе. Он скрывает (но не удаляет) отслеживаемые изменения.
• В Word 2002 и 2003 на панели инструментов «Рецензирование» выберите «Оригинал». Это отображает ваш документ так, как если бы вы отклонили все отслеживаемые изменения в документе.Он скрывает (но не удаляет) отслеживаемые изменения.
• В более ранних версиях Word выберите «Инструменты»> «Отслеживать изменения»> «Выделить изменения». Снимите флажок «Выделить изменения на экране». При этом ваш документ будет отображен так, как если бы вы приняли и приняли всех отслеживаемых изменений. Он скрывает (но не удаляет) отслеживаемые изменения.

Но… если вы выключите отображение отслеживаемых изменений, это не значит, что их там нет. Отслеживаемые изменения просто скрыты. Кто угодно может открыть ваш документ и выбрать для просмотра отслеживаемые вами изменения.Чтобы удалить отслеживаемые изменения из документа, прочтите…

Как удалить отслеживаемые изменения

Q: Как мне удалить отслеживаемые изменения из моего документа?

Чтобы удалить отслеживаемое изменение, примите его или отклоните.

Вопрос: Как мне принять или отклонить одно отслеживаемое изменение?

• В любой версии Word щелкните отслеживаемое изменение правой кнопкой мыши и выберите «Принять вставку» или «Отклонить удаление», «Принять изменение» или «Отклонить изменение формата» и т. Д.

  Меню, которое вы видите при щелчке правой кнопкой мыши по тексту, зависит от контекста.Обычно (хотя и не всегда), если вы щелкните правой кнопкой мыши отслеживаемое изменение, которое Word считает орфографической ошибкой, вы получите меню, соответствующее орфографическим ошибкам, а не меню, соответствующее отслеживаемым изменениям. В этом случае используйте меню или ленту, чтобы принять или отклонить отслеживаемое изменение.

• В Word 2007 и Word 2010, чтобы принять или отклонить одно отслеживаемое изменение, щелкните внутри изменения и на вкладке «Обзор» нажмите «Принять» или «Отклонить».
• Чтобы принять одно отслеживаемое изменение в Word 2002 или Word 2003, щелкните внутри изменения, а затем на панели инструментов «Просмотр» нажмите кнопку «Принять изменение» (та, что отмечена синей галочкой).Чтобы отклонить (т.е. удалить) одно отслеживаемое изменение в Word 2002 или Word 2003, на панели инструментов «Проверка» нажмите кнопку «Отклонить изменение» (она отмечена красным крестиком).
• В Word 2000 и более ранних версиях выберите «Инструменты»> «Отслеживать изменения»> «Принять или отклонить изменения». Нажмите одну из кнопок «Найти» (с зеленой стрелкой), чтобы просмотреть изменения одно за другим. Примите или отклоните изменение.

Включите отслеживание изменений, прежде чем вносить какие-либо серьезные изменения в документ

Если вы собираетесь внести в документ действительно серьезные изменения, включите отслеживание изменений, а затем внесите изменения.

Если вам не нравится результат вашего изменения, вы сможете легко отклонить его.

Например, AppScout [Лене Фредборг, 14 июня 2020 г .: Удалена устаревшая ссылка] предлагает включить отслеживание изменений перед глобальным поиском и заменой тегов HTML.

Q: Как принять или отклонить все отслеживаемые изменения в документе за один шаг?

Word 2007 и Word 2010

Чтобы принять все изменения в документе, на вкладке «Обзор» нажмите нижнюю половину кнопки «Принять» и выберите «Принять все изменения в документе».

Чтобы отклонить все изменения в документе, на вкладке «Обзор» нажмите нижнюю половину кнопки «Отклонить» и выберите «Отклонить все изменения в документе».

Word 2002 и Word 2003

Чтобы принять все изменения в Word 2002 или Word 2003: на панели инструментов «Просмотр» наведите указатель мыши на кнопку «Принять изменение» (с синей галочкой). Щелкните стрелку справа от кнопки. Выберите «Принять все изменения в документе».

Чтобы отклонить (или удалить) все изменения в Word 2002 или Word 2003: на панели инструментов «Проверка» наведите указатель мыши на кнопку «Отклонить изменение» (с красным крестом).Щелкните стрелку справа от кнопки. Выберите Отклонить все изменения в документе.

• Примечание. Если у вас есть Word 2002 или 2003, и вам понравилось старое поле «Принять или отклонить изменения» из более ранних версий, вы можете восстановить его. Разумное место для размещения этой кнопки — панель инструментов «Рецензирование». Инструменты> Настроить. Щелкните вкладку Панели инструментов. Убедитесь, что установлен флажок Reviewing. Теперь щелкните вкладку Команды. В списке «Категории» выберите «Все команды». В списке команд найдите ToolsReviewRevisions.Перетащите его на панель инструментов «Рецензирование». Нажмите «Закрыть», чтобы закрыть диалоговое окно «Настройка». Теперь на панели инструментов просмотра появится новая кнопка под названием «Принять или отклонить изменения». Если позже вам будет предложено сохранить Normal.dot, скажите «да».

Word 2000 и более ранние версии

В Word 2000 и более ранних версиях выберите «Инструменты»> «Отслеживать изменения»> «Принять или отклонить изменения». Вы можете принять или отклонить все изменения в документе.

Печать отслеживаемых изменений

В: Как распечатать документ с отслеженными изменениями?

Word 2002 и более ранние версии: Инструменты> Отслеживать изменения> Выделить изменения.Установите флажок «Выделить изменения в распечатанном документе».

Word 2002 и 2003: Файл> Печать. В поле «Что для печати» выберите «Документ с разметкой».

Word 2007: Круглая кнопка Office> Печать. В поле «Что для печати» выберите «Документ с разметкой».

Word 2010: Файл> Печать. В разделе «Настройки» нажмите первую кнопку (вероятно, с надписью «Печатать все страницы»). В следующем меню выберите «Печать разметки». См. Рисунок 1.

Рисунок 1. В Word 2010 распечатайте разметку с помощью меню «Печать».Нажмите первую кнопку в разделе «Настройки» (вероятно, «Печатать все страницы»). В меню отметьте печать разметки.

В: Как мне распечатать мой документ без , показывающего отслеживаемые изменения?

Word 2002 и более ранние версии: Инструменты> Отслеживать изменения> Выделить изменения. Снимите флажок «Выделить изменения в распечатанном документе

Word 2002 и 2003: Файл> Печать. В поле «Что для печати» выберите «Документ».

Word 2007: Круглая кнопка Office> Печать. В поле «Что для печати» выберите «Документ».

Word 2010: Файл> Печать. В разделе «Настройки» нажмите первую кнопку (вероятно, с надписью «Печатать все страницы»). В следующем меню снимите отметку «Печать разметки». См. Рисунок 1.

Q: Как мне распечатать список отслеживаемых изменений в моем документе?

Word 2000 и более ранние версии: эта функция недоступна в Word 2000 или более ранних версиях. Но вы можете распечатать только комментарии. Файл> Печать. В поле «Что для печати» выберите Комментарии.

Word 2002 и 2003: Файл> Печать.В поле «Что для печати» выберите «Список разметки».

Word 2007: Круглая кнопка Office> Печать. В поле «Что для печати» выберите «Список разметки».

Word 2010: Файл> Печать. В разделе «Настройки» нажмите первую кнопку (вероятно, с надписью «Печатать все страницы»). В следующем меню отметьте «Список разметки».

СОВЕТ: Бесплатная надстройка Word DocTools ExtractData позволяет автоматически экспортировать все вставки и удаления в документе в новый документ. Экспортированные данные установить в таблице.Для каждой вставки и удаления вы найдете номер страницы, номер строки, тип изменения, исправленный текст, имя автора и Дата проверки. Расширенная надстройка Word DocTools ExtractChanges Pro позволяет полностью экспортировать вставки, удаления и комментарии. контекст, включая заголовки и подзаголовки. Кроме того, надстройка включает в себя несколько других функций. Для получения подробной информации о комментариях, см. статью Как работают комментарии в Word.

Работа с несколькими авторами или рецензентами: кто что сделал?

Терминологическая ловушка!

Давным-давно Microsoft изобрела «Отслеживание изменений».«Авторы» вносят «изменения» в свои документы.

Совсем недавно «Рецензенты» вносят «исправления» в свои документы. А «исправления» — это один из видов «разметки».

В Word 2002 и более поздних версиях вы отображаете работу «Рецензента», но вы можете сделать это, выбрав цвет «По автору».

Вы можете принять или отклонить «Изменение», отобразить список «Исправлений» на панели «Рецензирование», но распечатать список «Разметки». И все они одно и то же.

Q: Как узнать, какие изменения были внесены каким автором (также известным как рецензент)?

Если несколько авторов рецензировали документ, пока было включено отслеживание изменений, вы можете идентифицировать автора (или рецензента) несколькими способами:

• В любой версии Word наведите указатель мыши на отслеживаемое изменение.Появится всплывающее окно с именем автора.
• В Word 2002 или более поздних версиях, если вы используете всплывающие подсказки для отображения отслеживаемых изменений, наведите указатель мыши на всплывающее окно.
• В Word 2002 и Word 2003 на панели инструментов «Рецензирование» нажмите кнопку «Панель рецензирования». Теперь вы можете увидеть панель в нижней части экрана, которая идентифицирует автора каждого изменения.
• В Word 2007 и Word 2010 на вкладке «Рецензирование» нажмите кнопку «Область рецензирования». В левой части экрана отображается панель, на которой указывается автор каждого изменения.Или щелкните маленькую стрелку рядом с кнопкой панели рецензирования, чтобы выбрать отображение области рецензирования в нижней части экрана.

Q: Как отобразить изменения каждого автора разным цветом?

В Word 2003 и более ранних версиях: Инструменты> Параметры. Щелкните вкладку «Отслеживание изменений». В любом из цветных полей выберите «По автору».

В Word 2007 и Word 2010: на вкладке «Обзор» нажмите нижнюю половину кнопки «Отслеживать изменения» и выберите «Изменить параметры отслеживания».В диалоговом окне «Параметры отслеживания изменений» в любом цветовом поле выберите «По автору».

Q: Как Word выбирает, какой цвет назначить какому автору?

Вы можете выбрать отображение отслеживаемых изменений любым из 16 цветов. Но если вы хотите, чтобы Word отображал редакции разных рецензентов разными цветами (то есть, если вы выбрали отображение с использованием цвета «По автору»), то Word предоставляет только 8 цветов, с помощью которых можно различать авторов.

Теоретически Word распределяет цвета среди рецензентов в следующем порядке: красный, синий, зеленый, фиолетовый, темно-красный, бирюзовый, темно-желтый и серый.Для 9-го и последующих рецензентов документа Word снова переключает цвета. Но на практике, когда рецензенты приходят и уходят (по мере того, как их редакции принимаются или отклоняются), распределение цветов рецензентам оказывается, по сути, случайным.

Вы можете проверить это, изменив имя пользователя, включив отслеживаемые изменения и внося некоторые изменения в свой документ. Чтобы изменить имя пользователя, в Word 2003 и ранее используйте Инструменты> Параметры> Информация о пользователе. В Word 2007 и Word 2010 на вкладке «Обзор» щелкните нижнюю половину кнопки «Отслеживать изменения» и выберите «Изменить имя пользователя».

Q: Могу ли я назначить каждому автору определенный цвет?

Нет. Word выделяет авторам (которых также называют рецензентами) цвета.

Q: Если исправления Фреда отображаются красным цветом на моей машине, будут ли они также красными на чужой машине?

Может быть, а может и нет. Не полагайтесь на то, что редакции одного автора будут отображаться в определенном цвете изо дня в день или от машины к машине. Word любит быть креативным, и вы не можете контролировать его творческие порывы!

Q: Откуда Word получил имя автора?

Word приписывает отслеживаемое изменение имени автора, указанному в меню «Инструменты»> «Параметры»> «Информация о пользователе» (в Word 2003 и более ранних версиях) или «Обзор»> «Отслеживать изменения»> «Изменить имя пользователя» (в Word 2007 и Word 2010).

Q: Как мне отобразить только изменения (или исправления), внесенные одним автором (или рецензентом)?

В Word 2007 или Word 2010 на вкладке «Рецензирование» в меню «Показать разметку» выберите «Рецензенты», а затем отметьте или снимите отметку с имен, чтобы выбрать рецензентов, изменения которых вы хотите видеть.

В Word 2002 или 2003 на панели инструментов «Рецензирование» выберите «Показать»> «Рецензенты» и отметьте или снимите отметку с имен, чтобы выбрать рецензентов, изменения которых вы хотите видеть.

В более ранних версиях Word нет эквивалентных функций.

Проблемы безопасности с отслеживанием изменений

Q: Я слышал, что использование отслеживания изменений представляет собой угрозу безопасности. Это правильно?

Ну… да и нет. Электричество мощно и опасно. Только не суньте палец в розетку. Использование Track Changes — это мощно и опасно. Просто не отправляйте по электронной почте и не публикуйте документы, содержащие отслеживаемые изменения, которые вы бы не хотели, чтобы мир увидел.

К сожалению, многие люди совершили эту ошибку. Не походи на одного из этих людей.

Достаточно сбалансированный обзор проблем безопасности и отслеживания изменений, сделанный Донной Пейн, был опубликован на сайте law.com в августе 2006 года.

В. Как узнать, есть ли в моем документе отслеживаемые изменения?

• В Word 2000 и более ранних версиях выберите «Инструменты»> «Отслеживать изменения»> «Принять или отклонить изменения». Нажмите одну из кнопок поиска (с зеленой стрелкой). Если ничего не находит, то и искать нечего. ¹
• В Word 2002 и Word 2003 на панели инструментов «Рецензирование» нажмите кнопку «Далее» (кнопка с синей стрелкой).Если в окне сообщения написано «Документ не содержит комментариев или отслеживаемых изменений», значит, нет никаких комментариев или отслеживаемых изменений. В противном случае точка вставки переместится к первому отслеживаемому изменению в документе.
• В Word 2007 и Word 2010 на вкладке «Рецензирование» нажмите кнопку «Далее». Если в сообщении говорится: «Документ не содержит комментариев или отслеживаемых изменений», то комментариев или отслеживаемых изменений нет. В противном случае точка вставки переместится к первому отслеживаемому изменению в документе.
• Word 2007 и Word 2010 также имеют инспектор документов.
  • Чтобы проверить документ:

  • Вы получите отчет о своем документе, в котором будут указаны исправления (также известные как отслеживаемые изменения). Если в документе есть отслеживаемые изменения, Word выдаст вам кнопку «Удалить все».

    На мой вкус, это немного безжалостно. Мне кажется, что единственная причина, по которой вы могли бы использовать Document Inspector для поиска отслеживаемых изменений, — это то, что вы, , не знаете, какие отслеживаемые изменения в документе.И если я не знаю, что там, я не хочу нажимать кнопку, которая удалит участок одним махом. Он даже не говорит мне, означает ли «удалить» «принять» или «отклонить». (Это означает «принять».)

    Если я знаю, какие отслеживаемые изменения содержатся в документе, тогда инструменты на вкладке «Обзор» предоставят мне больше информации и больше возможностей, чем Инспектор документов.

    Я абсолютный фанатик безопасности и конфиденциальности. Но инспектор документов иногда выдает сообщения типа «Предупреждение! В вашем доме есть окна! Удалить все?».

Вопрос: Как убедиться, что Word всегда отображает отслеживаемые изменения при открытии документа.

Word 2007 и Word 2010: в Word 2007 начните с круглой кнопки Office> Параметры Word. В Word 2010 начните с «Файл»> «Параметры». В обеих версиях в диалоговом окне «Параметры Word» выберите «Центр управления безопасностью»> «Параметры центра управления безопасностью»> «Параметры конфиденциальности». В разделе «Параметры документа» установите флажок «Сделать скрытую разметку видимой при открытии или сохранении».

В Word 2003 выберите Инструменты> Параметры> Безопасность. Установите флажок «Сделать скрытую разметку видимой при открытии или сохранении».

Эта функция недоступна в более ранних версиях Word.

В. Может ли Word предупредить меня перед отправкой по электронной почте документа, содержащего отслеживаемые изменения?

Word 2007 и Word 2010: в Word 2007 начните с круглой кнопки Office> Параметры Word. В Word 2010 начните с «Файл»> «Параметры». В обеих версиях в диалоговом окне «Параметры Word» выберите «Центр управления безопасностью»> «Параметры центра управления безопасностью»> «Параметры конфиденциальности».В разделе «Параметры документа» установите флажок «Предупреждать перед печатью, сохранением или отправкой файла, который содержит отслеживаемые изменения или комментарии».

В Word 2003 и Word 2002 выберите Инструменты> Параметры> Безопасность. Установите флажок «Предупреждать перед печатью, сохранением или отправкой файла, содержащего отслеживаемые изменения или комментарии».

Эта функция недоступна в более ранних версиях Word.

Q: Я хочу отправить свой документ за пределы компании. Я хочу оставить отслеживаемые изменения в документе, но я не хочу, чтобы кто-либо видел , которые внесли отслеживаемые изменения, или , когда они были сделаны .Как я могу это сделать?

Word 2002 и более ранние версии

В Word 2002 и ранее вы не можете. Информация об авторе (или рецензенте) и информация о дате постоянно прикрепляются к редакции, когда редакция отслеживалась. Вы не можете их изменить даже в коде макроса.

Word 2003

В Word 2003 выберите Инструменты> Параметры> Безопасность. Установите флажок «Удалять личную информацию из свойств файла при сохранении». Несмотря на название, это не просто удаление информации из свойств файла.Если этот флажок установлен, Word удаляет имя автора отслеживаемого изменения и удаляет дату и время внесения изменения при сохранении документа. Но это оставляет само отслеживаемое изменение. Все отслеживаемые изменения и комментарии теперь будут относиться к анонимному «автору».

В Word 2007 и Word 2010

Для одного документа за раз вы можете удалить личную информацию об отслеживаемых изменениях. Для этого:

• В Word 2007: Круглая кнопка Office> Подготовить> Проверить документ> Проверить.
• В Wor 2010: «Файл»> «Информация»> «Проверить наличие проблем»> «Проверить документ»> «Проверить».

После того, как Инспектор выполнит свою работу, вы увидите несколько кнопок «Удалить все».

• Кнопка «Удалить все» для комментариев, исправлений и т. Д. удаляет комментарии и принимает все отслеживаемые изменения .
• Кнопка «Удалить все» для свойств документа и личной информации присваивает отслеживаемым изменениям имя «Автор» и удаляет дату и время отслеживаемого изменения .Это то, что вам нужно, если вы хотите сохранить отслеживаемые изменения, но удалить имя автора, а также дату и время внесения отслеживаемого изменения.

Кнопка «Удалить все» в свойствах документа и личной информации устанавливает для документа параметр «Удалить личную информацию из свойств файла при сохранении». Поэтому в следующий раз, когда вы сохраните, ваше имя снова будет удалено из отслеживаемых изменений. Если вы этого не хотите, то:

• В Word 2010 выберите Файл> Информация. В разделе «Подготовка к совместному использованию» вы увидите примечание о том, что личная информация будет удалена при сохранении.Нажмите «Разрешить сохранение этой информации в вашем файле», чтобы отключить эту настройку.
• В Word 2007 и Word 2010 этот параметр можно отключить в настройках конфиденциальности в центре управления безопасностью. Этот параметр выделен серым цветом и отключен, если (а) у вас есть документ, созданный в более ранней версии Word, в которой использовался этот параметр, или (б) вы запускаете инспектор документов из меню «Файл» (или кнопки Office) и не выбираете удаление свойств документа. и личная информация.

Q: Как я могу быть абсолютно уверен, что в моем документе не осталось информации об отслеживаемых изменениях?

[ПРИМЕЧАНИЕ: устаревшие ссылки в этом абзаце удалены Лене Фредборг, 12 июля 2016 г.] Один из способов сделать это — использовать инструмент Microsoft Remove Hidden Data Tool.Вы можете загрузить надстройку для Office 2003 / XP: инструмент удаления скрытых данных . Однако имейте в виду Известные проблемы с инструментом удаления скрытых данных .

Инструмент скрытых данных преобразован во встроенный инспектор документов в Word 2007 и Word 2010. Для проверки документа:

Какая еще информация может быть сохранена в моем документе?

Ваши документы могут содержать различного рода скрытую информацию, которая может поставить под угрозу вашу безопасность. Microsoft использует термин «метаданные» (то есть данные о данных) для обозначения такого рода информации.Вот ссылки на информацию о том, как минимизировать количество метаданных в ваших документах:

Word 97: статья базы знаний Microsoft 223790

Word 2000: статья базы знаний Microsoft 237361

Если вы используете более новую версию Word:
Чтобы получить обновленную статью, которая охватывает Word 2013, Word 2016, Word 2019 и Word для Microsoft 365 , см. Статью Лене Фредборг
Отслеживание изменений в Word — как это работает

Благодарность

Спасибо MVP Microsoft Office Бет Мелтон за напоминание мне о некоторых функциях безопасности Word 2003 и нескольким читателям, указавшим на опечатки на странице.

^1. Да, Джефф. Я знаю, что вы не можете доказать нулевую гипотезу. Дай мне отдохнуть!

Связанные темы

Обмен документами

Для пользователей

Word 2000 Word 2002 Word 2003 Word 2007 Word 2010

Создано в январе 2004 г. Последнее обновление 3 сентября 2010 г.

Использование инструментов редактирования и разметки Microsoft Word

Использование инструментов редактирования и разметки Microsoft Word

На наших семинарах писатели отправляют свои работы по электронной почте.Члены группы используют инструменты редактирования и разметки Microsoft Word, чтобы отмечать ошибки и оставлять отзывы и предложения. Размеченный документ затем возвращается автору. В этой статье описывается, как использовать для этой цели инструменты редактирования и разметки Microsoft Word. Если вы хотите использовать только базовые инструменты редактирования и обратной связи, в конце этой статьи есть краткое изложение. Щелкните здесь, чтобы перейти к краткой сводке по началу работы.

Для начала выполните следующие действия:

1.Настройте свою пользовательскую информацию. Это расскажет писатель, который сделал редакционные комментарии.

Из Tools men выберите Options . Затем выберите Информация о пользователе . Введите имя, которое вы хотите отображать вместе с вашими изменениями, в поле Имя .

2. Отобразите значки разметки на панели инструментов . Это сделает все параметры разметки доступными на панели инструментов.

В меню Просмотр выберите параметр Панели инструментов.Затем выберите опцию Reviewing , чтобы включить ее. (Когда включен параметр «Просмотр», рядом с ним будет установлен флажок.) Параметры отслеживания появятся на панели инструментов. Это маленькие желтые значки. У одного есть стрелка влево, у другого — стрелка вправо, а у третьего — «X» над ним и т. Д. Весь этот ряд значков связан с функциями разметки, отслеживания и просмотра Word. Наведите курсор на каждый значок, чтобы отобразить его функцию.

3. Выберите параметры отображения разметки .Это позволяет вам определять способ отображения ваших правок и комментариев при пометке документа.

В меню Инструменты выберите Параметры . Затем выберите Отслеживать изменения . Выберите способ отображения исправлений, например, Только цвет или Полужирный или Подчеркнутый и т. Д. Как вы хотите, чтобы они отображались, решать вам.

Затем отметьте опцию Use Balloons in Print and Web (всплывающие подсказки будут отображаться только в режиме Web Layout или Print Layout — это опции в меню View ) и Параметр «Показать линии, соединяющийся с текстом» .Наконец, выберите Left Border для параметра Changed Lines .

Разметка документа

1. Включите функцию отслеживания . Вам придется делать это каждый раз, когда вы хотите разметить документ.

Либо включите отслеживание, перейдя на панель инструментов и щелкнув маленький желтый значок , который выглядит как документ с красным текстом . Или вы можете нажать Ctrl + Shift + E . Когда вы закончите размечать документ, не забудьте снова нажать комбинацию клавиш (или значок на панели инструментов), чтобы отключить отслеживание.Вы узнаете, что опция отслеживания включена, если увидите буквы TRK в строке состояния внизу экрана.

ПРИМЕЧАНИЕ: Вы также можете включить / выключить отслеживание, щелкнув правой кнопкой мыши, когда курсор находится над всплывающей подсказкой редактирования или комментария. Таким же образом вы также можете принимать и удалять правки рецензента.

После включения опции отслеживания любые изменения, которые вы вносите в документ, будут отображаться «в выбранном вами цвете» и в виде «выноски» в правом поле.

ПРИМЕЧАНИЕ : «Выноски» будут отображаться только с правой стороны текста, когда вы находитесь в Макет печати , в противном случае они будут отображаться в поле в нижней части экрана. Чтобы войти в макет печати, откройте меню Просмотр и выберите Макет печати перед тем, как начать размечать документ.

2. Внесение правок и вставка комментариев

Для отображения изменений, внесенных в документ, необходимо включить разметку.Для этого выберите опцию Markup в меню View .

Чтобы внести изменения , просто щелкните курсор в том месте, где вы хотите внести изменения, и начните вводить текст. Если вы хотите что-то удалить, просто сделайте это. Программа будет отмечать изменения цветом по мере их внесения, и в правом поле появится всплывающее сообщение, указывающее на изменение (это произойдет, только если вы сделаете комментарий или что-то удалите — добавленные слова будут отображаться в тексте в цвете).

Если вы хотите оставить комментарий о чем-то в тексте, с помощью мыши выделите текст, на который вы ссылаетесь, затем перейдите на панель инструментов и щелкните маленький желтый значок со звездочкой в ​​верхнем левом углу. .(Если вы наведете курсор мыши на этот значок, появится надпись « Новый комментарий, ».) В правом поле документа появится всплывающее сообщение, в котором вы можете ввести свой комментарий.

После внесения всех изменений и комментариев при редактировании, отключите функцию отслеживания изменений , снова нажав Ctrl + Shift + E .

Краткое описание начала работы

Если вы хотите только пометить документ и ввести комментарии, есть два простых шага:

Шаг 1. Из окна View men выберите Toolbars / Reviewing .

Новый набор новых значков будет отображаться в верхней части экрана, в небольшом желтом прямоугольнике и двух красных и синих стрелках (одна указывает влево, а другая — вправо). Вы можете щелкнуть желтое поле, чтобы ввести комментарий в позиции курсора. Вы можете щелкнуть одну из стрелок, чтобы перейти к следующей (ранее введенной) разметке.

Шаг 2. Нажмите следующую комбинацию клавиш: Ctrl + Shift + E .

Буквы TRK появятся внизу экрана. Это означает, что отслеживание разметки включено, и все, что вы вводите в документ, будет отображаться в цвете. Нажмите комбинацию тех же трех клавиш, чтобы снова выключить отслеживание.