Как написать тз для сайта: Как составить ТЗ на разработку сайта, чтобы застраховаться от ошибок исполнителя + чек-лист — Разработка на vc.ru

Как правильно составить ТЗ? Инструкция, общие рекомендации

Когда бизнес обращается к сторонним организациям для реализации какого-то проекта, например, компании нужна помощь с разработкой сайта, логотипа, с написанием текстов, то перед началом работы обязательно нужно составить техническое задание. Оно помогает структурировать задачу, которая стоит перед исполнителем, и дать представление, какой результат ждет заказчик. Написание ТЗ увеличит шансы на успех проекта, а значит обе заинтересованные стороны — заказчик и исполнитель — после завершения работы останутся довольны. В статье рассказываем, как составить техническое задание, которое обеспечит качественное выполнение проекта.

Что такое техническое задание

Техническое задание — это документ, в котором описываются требования к создаваемому продукту. В ТЗ прописывается детальный план выполнения работы, устанавливаются этапы и сроки выполнения задач, обязанности сторон, требования к итоговому продукту. Четкое ТЗ создает основу успешной реализации проекта и помогает избежать разногласий между исполнителем и заказчиком после выполнения работы.

Кто должен составлять техническое задание

За составление ТЗ может отвечать, как заказчик, так и исполнитель. Иногда техническое задание пишется совместно. Рассмотрим все три варианта.

ТЗ пишет заказчик

Если продукт, за разработкой которого заказчик обращается к подрядчику, связан с его основным видом деятельности, то техническое задание лучше составлять заказчику. В этом случае составитель сам хорошо знает, что он хочет получить в результате и как это сделать.

Иногда заказчик просит выполнить работу, в которой он не разбирается, поэтому составить качественное ТЗ самостоятельно будет затруднительно. Тогда есть смысл привлечь к написанию ТЗ исполнителя.

ТЗ пишет исполнитель

Если за составление технического задания берется компания-подрядчик, то схема работы будет такая:

1. Исполнитель узнает у заказчика общую задачу.
2. Затем исполнитель составляет бриф с уточняющими вопросами и отправляет его заказчику.
3. После того, как заказчик ответил на все вопросы, исполнитель на их основе составляет техническое задание.
4. Готовый документ исполнитель отправляет заказчику на согласование.

Это хороший вариант взаимодействия, если заказчик не сомневается в компетентности исполнителя. Недостаток этого подхода: заказчик не всегда сможет оценить самостоятельно, насколько качественно исполнитель составил ТЗ. Особенно, если предмет задания ему не знаком.

Исполнитель и заказчик составляют ТЗ совместно

Этот подход похож на схему разработки технического задания исполнителем. Только при совместной работе над ТЗ процесс написания будет многоступенчатым, при этом для составления задания будут привлекаться сотрудники заказчика. Это оптимальный вариант для работы над масштабными и сложными проектами, которые требуют от обеих сторон детальной проработки задачи.

Инструкция по созданию технического задания

В этом разделе объясняем:

• Как правильно составлять ТЗ
• Что должно быть указано в техническом задании
• Как оформить техническое задание

Проекты, для создания которых нужно составить ТЗ, бывают разными: разработка сайта, мобильного приложения, ввод новой функции на уже готовый ресурс, например, онлайн-калькулятора, также SEO-продвижение, подготовка контента и многое другое. Несмотря на то, что каждый проект индивидуален, есть общие пункты, которые должны быть в ТЗ. Техническое задание должно содержать такие разделы:

• Подробное описание проекта, его цель. Все участники должны понимать, что из себя представляет проект, какие у него цели и задачи.
• Основные требования к продукту. В этом разделе перечисляются все требования, согласно которым исполнитель реализует проект.
• Этапы и сроки выполнения работы. Благодаря этому пункту заказчик знает, что и когда будет готово, поэтому сможет контролировать процесс разработки.
• Порядок приемки проекта. В этом разделе представлены стандарты, по которым заказчик будет оценивать качество выполненной работы.
• Приложения к техническому заданию. Дополнительная информацию к проекту. Обычно включает стоимость, технические регламенты, нормативно-правовые акты и т.д.

Общие рекомендации по составлению ТЗ

При написании ТЗ важно учитывать общие рекомендации.

1. Выбирайте однозначные формулировки, когда пишете текст, чтобы не возникло недопонимания.
2. Создайте глоссарий с расшифровкой сложных терминов. Это поможет исполнителю быстрее разобраться в ТЗ, если сфера деятельности компании-заказчика ему не знакома.
3. Расскажите исполнителю, чем занимается ваша компания. Эта информация поможет исполнителю лучше вникнуть в проект.
4. Перечислите конкурентов и добавьте ссылки на похожие проекты. Анализ аналогичных продуктов поможет в реализации проекта.

Стандарты

При составлении технического задания вы можете ориентироваться на международные и отечественные стандарты. В России действуют два ГОСТа, которые регламентируют разработку ТЗ:

• ГОСТ 19.201-78 «Техническое задание. Требования к содержанию и оформлению»

• ГОСТ 34.602-89 «Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Технические задание на создание автоматизированной системы»

Среди международных стандартов можно выделить ISO/IEC/IEEE 29148-2018. Он устанавливает требования к техническому заданию на разработку ПО и других сложных систем.

Как составить ТЗ для сайта: главные пункты

Рассмотрим упрощенный пример, как написать техническое задание на разработку сайта.

1. Напишите, чем занимается компания-заказчик, кто ее клиенты, опишите основную задачу сайта.
2. Объясните сложные термины.
3. Опишите технические требования: какая CMS нужна, требования к хостингу, адаптивности, кроссбраузерности.
4. Опишите структуру сайта: какие разделы и страницы нужны.
5. Напишите, какие элементы должна содержать каждая страница, как будут располагаться объекты на странице.
6. Составьте сценарий, как пользователи будут двигаться по сайту.
7. Подготовьте контент для сайта: тексты, видео, изображения и т.д.
8. Напишите, какой дизайну вы хотите использовать на сайте.
9. Составьте поэтапный план сдачи сайта с указанием сроков.
10. Опишите процесс приемки сайта.

Когда можно обойтись без технического задания

Действительно, существуют случаи, когда можно обойтись без составления ТЗ. Например, для разработки небольшого стандартного продукта, для решения простых задач существуют шаблонные решения. И для начала работы достаточно отталкиваться от готового прототипа, не тратя время на создание технического задания. Но мы все же советуем даже для простых проектов написать ТЗ, пусть и не такое подробное, потому что работа без четкого сценария несет риски для исполнителя и заказчика.

Заключение

Написание технического задания — основа успешной реализации проекта. ТЗ позволяет собрать всю важную информацию о проекте в одном документе. При создании проекта и заказчик, и исполнитель будет обращаться к тексту ТЗ, чтобы контролировать работу. Поэтому по завершении работы риск возникновения претензий будет минимальным.

В статье мы разобрали, как составить ТЗ для программиста на создание сайта. Для начала нужно выбрать того, кто будет писать ТЗ, затем написать структуру и по ней заполнить данные о проекте, требованиях, этапах, сроках и стоимости. Также не стоит забывать придерживаться общих требований написания ТЗ. Оно должно быть понятным для обеих сторон, объективным, с однозначными формулировками, подробно описывать каждый этап работы.

Техническое задание на разработку сайта пример

Когда клиент получает готовый результат, еще не значит, что он остается им доволен. Многих заказчиков при виде итоговой работы не устраивает дизайнерская мысль, текстовое наполнение, расположение элементов или обилие совершенно ненужной информации. Чтобы избежать подобных несоответствий ожиданиям, необходимо правильно составить техническое задание на разработку сайта.

Что собой представляет техзадание

Не имеет значения, кто именно возьмется за создание проекта: сам пользователь, его знакомый, сторонний фрилансер, профильная компания — ТЗ должно быть. Это своего рода документ, подтверждающий выполнение строго определенных условий. При любом даже незначительном несоответствии разработчику можно будет указать на ошибки и потребовать их исправления.

Для чего оно необходимо

На базе таких прописанных установок и создают сетевые ресурсы. От того, насколько подробно и грамотно клиент изложит свои пожелания и требования, напрямую зависит конечный результат. Если заказчик не подходит серьезно к его формированию, то и на успешное разрешение своего вопроса может особо не рассчитывать.

Техзадание — закон, который не допускает пространных трактовок и неоднозначности. Ведь все, что в нем не задано, исполнитель вправе сделать, отталкиваясь от собственных измышлений.

Кто должен заниматься составлением ТЗ, написанием технического задания для сайта

Составлять его может как сам клиент, так и тот, кто берется выполнить работу. При этом вкладывает свое понимание в данный процесс. Вполне естественно, ведь и требования, и подход к реализации задуманного для каждого из них свои.

Так, заказчик в первую очередь пытается сделать следующее:

• определить, каким он хочет видеть готовый веб-ресурс;
• зафиксировать размер предстоящих затрат;
• установить контроль над выполнением задачи.

Разработчик стремится:

• понять его пожелания и выполнить поручение в точности с установками;
• по возможности избежать последующих корректировочных действий.

По существу, они оба нацелены получить хороший результат, предельно ясно поняв друг друга в самом начале.

Бриф на разработку ресурса

Выясняя, как написать техническое задание, ТЗ для сайта по примерам и образцам тех заданий, помните — ответственный исполнитель не заинтересован в возникновении недопониманий. Скорее всего, он сам предложит составить нужный документ для работы. Не исключено, что и сделает все самостоятельно. При этом — будьте внимательны. Не утверждайте, не ознакомившись детально с содержимым. В противном случае рискуете получить в итоге совсем не то что нужно.

Составление возможно исключительно с учетом пожеланий заказчика. Иначе взаимовыгодное сотрудничество так и окажется недосягаемой высотой для обеих сторон. В этом деле может ощутимо посодействовать бриф. Он представляет собой специальную анкету, содержащую максимально подробные вопросы о предстоящем проекте. Отвечая на них предельно развернуто, клиент предоставляет разработчику своего рода техзадачу, только в ином виде.

Если какие-либо пункты в анкетировании окажутся непонятными — смело спрашивайте и уточняйте. Только так удастся избежать недопонимания. Лучше лишний раз переспросить, заострить внимание на деталях, чем впоследствии получить разочарование.

Четкость формулировок

Рассматривая примеры технических заданий, образцы ТЗ на создание сайта, помните — качественное техзадание всегда сформулировано максимально четко. Только конкретика и подробное расписывание каждого пункта может гарантировать достойный результат при выполнении работы.

Обговаривайте все до мелочей. Обсудите, какие инструменты будут задействоваться в процессе, рассмотрите требования к хостингу и т.д. Сразу укажите, что создаваемый веб-ресурс должен будет эффективно функционировать во всех известных браузерах, быть адаптированным к различным устройствам, устойчивым к перегрузкам и хакерским атакам.

Структура техзадачи

Хорошенько подумайте, какие веб-страницы предстоит сделать и решите вопрос с навигацией. Для многих наиболее удобными и простыми в восприятии являются блок-схемы, выполненные в XMind. Если же считаете, что это только затянет время составления — просто сформируйте перечень в Word.

Верным решением окажется предварительный сбор семантического ядра. Именно оно в перспективе поспособствует правильному формированию структуры и подразделов на базе настоящих запросов пользователей, выделенных согласно сегментации.

Из чего состоит техническое задание на разработку сайта: образец

Ниже можно рассмотреть пример правильно составленного техзадания:

Пункты ТЗ	О чем писать	Варианты заполнения
БИЗНЕС-ТРЕБОВАНИЯ
Сведения об организации	Наименование, изделия, услуги, вид деятельности, конкуренты, достижения, дата регистрации.	Компания «Молтехникс». Производство оборудования по переработке молока. Основана в 2012 г. Обладатель премии «Товар года». Конкуренцию составляют: «Млечный путь», «Ферм Строй».
Целевая аудитория	Как можно подробнее опишите контингент, который планируете видеть на страницах.Укажите их предполагаемое место жительства, уровень дохода, возрастные характеристики.	Индивидуальные предприниматели, выпускающие молочную продукцию. Фермерские хозяйства.Мужчины и женщины в возрасте от 30 до 55 лет.Занимаются сельскохозяйственной деятельностью, проживают на территории Российской Федерации.Имеют средний доход и выше.
Цели веб-ресурса	Что Вы хотите получить от посетителей своей страницы?Оформить заказ, связаться с сотрудником компании по внутренней связи, подписаться на рассылку.Когда цель не одна, лучше обозначить все сразу.Данный пункт можно смело назвать основным. Именно на базе него строится формирование дизайна, функциональных возможностей и осуществляется наполнение контентом.	Пользователи должны активировать подписку. Заказывать наши товары.Оставлять отклики об использовании продукции.
Анализ имеющегося сайта	Предоставьте на него ссылку и расскажите о плюсах и минусах по вашему мнению.	Имеющиеся сведения на ресурсе нельзя обновлять или редактировать. Интерфейс слишком сложен для пользователей.
НЕФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ
Начальная структура	Что из основного обязано быть в наличии.	Домашняя (сведения об организации, место деятельности, проводимые акции).Каталог; Блог; Новости; Контакты.
Структурирование страниц	Какие детали должны быть и примерное место их размещения.	Поисковая строка, Телефон для связи, окно диалога с оператором компании, перечень проводимых акционных мероприятий.Сбоку список подразделов каталога, форма для подписки.
Пожелания по оформлению и дизайну	Предпочтительный цвет, стилистика, шрифты.	Веб-сайт больше в дружеском стиле. Основная палитра: синий, голубой, бирюзовый, белый. Верх и низ темнее, центр светлый.В качестве изображений фотографии, иллюстрирующие деятельность.
Прилагающиеся наработки	Ссылки на образцовые ресурсы, фото, буклеты, журналы.	Выделено архивом.
Разрешение и изображение	Обозначьте, с какого устройства должны просматриваться страницы.	Мониторы ПК от 19 до 27 дюймов; Ноутбуки от 15,6 до 17,3; Смартфоны от 3,5 до 6; Планшеты от 7 до 12.
Целесообразность мобильной версии		Нужна.
Приблизительные перечень модулей	Укажите, что хотите видеть на своей странице. Фильтры каталога, возможность сделать онлайн-заказ и т.д.	Распределение товарных позиций по стоимости, в алфавитном порядке.Консультация предполагаемым покупателям.
Администрирование	Опишите, какие корректировки Вы должны вносить самостоятельно. Выясните как именно это делается.	Доступны все действия с товарными карточками, возможность публикации новостей, акционных предложений.
Подключение платежных систем	Укажите предпочтительные.	Необходима консультация разработчика.
Возможности интеграции		Интегрирование с Мегапланом и 1С.
ИНТЕРНЕТ-РЕСУРСЫ
Обзор	Оптимально будет привести примеры в виде ссылок, что нравится, а что категорически нет.	adme.ru— менюtobiafran.com — анимация загрузкиanotherstate.co — шрифты.
ДОПОЛНЕНИЯ
Вопросы к исполнителю	Если что-то непонятно, сразу спрашивайте в письменной форме. Так удастся избежать недопонимания.
Пожелания	В эту графу следует внести все, что не было затронуто в предыдущих позициях.

Предпроектное проектирование

Рассмотрев шаблон технического задания, ТЗ на разработку сайта как пример, следует перейти к следующему пункту. По факту к техзаданию он не относится, но ничем не уступает в значимости. После того, как сформирован бриф, утверждена техзадача и изучены дополнительные материалы (исполнителем), он приступает к предварительному построению. Создает базу-скелет будущего ресурса.

Осуществляется данная операция после соглашения, так как разработчику необходимо должным образом изучить сведения о компании, ее конкурентах и ситуации на рынке. Процесс трудоемкий, требующий немало времени.

Примерное составление (структура)

Чтобы наглядно представить, как выглядит оптимальное техзадание, стоит рассмотреть пример технического задания на разработку и изготовление интернет сайта.

«Домашняя» (главная) страница

• Отдел «Меню» с основными разделами и всплывающим перечнем подразделов.
• Логотип и рекламный лозунг (слоган).
• «Главная».
• «Проекты».
• «Каталог изделий» с выдаваемым списком составляющих.
• «Деятельность».
• «Об организации».
• «Клиентам».
• «Информация».
• «Контактные данные».
• Ссылка на скачивание в формате pdf.
• Телефонный номер компании.
• Клавиша «Заказ звонка».
• Отдел «Слайдер» с фото в ширину дисплея и кнопкой обратной связи.
• Блок «Преимущества».
• «Товары» с обязательным описанием плюсов.
• «Организация в цифрах» с указанием достижений, продаваемых объемов и т.д.
• «Видеоруководства».
• «Подвал».
• Контактная информация.
• Ссылки на соцсети компании.

Лайфхаки как написать, составить тз для сайта

Эти полезные советы окажутся кстати при составлении техзадания и брифа. Пользуясь ими, можно существенно облегчить процесс разработки ресурса.

Где взять образцовые варианты

Неплохим подспорьем станут демонстрируемые на сетевых площадках рейтинги и ТОП сборники. Так, отлично подойдет allawards.ru. На его страницах собраны лучшие по части дизайнерского воплощения, неординарности и эффективности платформы.

Параллельно стоит сформировать собственные подборки с понравившимися референсами. Будет очень удобно пользоваться ими в перспективе.

Не менее полезная идея — посмотреть на иностранные веб-ресурсы с соответствующей тематикой. Наши заграничные друзья используют более продвинутые технологии. Из их работ можно почерпнуть немало интересного.

Как определить цветовую гамму

Исследуя примеры техзаданий на разработку сайтов и образцы ТЗ, уделите данному вопросу не меньшее внимание. Очень хорошо, когда у Вас на руках есть подготовленный ранее бренд-бук. Если его нет, то опираться исключительно на собственный вкус в отношении цвета — большая ошибка. Такими темпами Вы рискуете стать единственным посетителем своего ресурса.

Не поленитесь изучить позиции восприятия людьми различных оттенков в рекламе.

Как подобрать шрифты

Немаловажный аспект. От их качества (читаемости) и соответствия общему дизайну во многом зависит понимание информации пользователями. Обязательно пропишите в техзадании конкретные пожелания. Коллекцию Word можете смело не рассматривать. Все, что в ней имеется, уже многократно использовано до Вас. Лучше обратите внимание на сетевую библиотеку allfont.ru.

Как писать шаблон ТЗ, составлять техзадание для сайта правильно: основные ошибки

Даже имея перед собой приличные образцы, можно допустить ряд досадных оплошностей. Чтобы этого не произошло, следует о некоторых из них (которые чаще всего встречаются в работе) просто знать.

Не указано отведенное время

Нередко бывает так, что проект составлен очень подробно, с учетом всех нюансов и тонкостей, а период, отведенный на реализацию вашей идеи, не проставлен. Такое положение может привести к существенному затягиванию сроков выполнения задачи. О временных рамках дедлайна лучше написать в техзадаче или прямо в шапке заполняемой формы. 

Потеряны данные доступа

Пожалуй, это самая досадная оплошность, которую можно допустить в решении вопроса: как составить ТЗ задание на разработку сайта. Как правило, регистрацией домена и хостинга ресурса занимается исполнитель. Как только он выполняет свою работу, о кодах и ключах попросту забывает. Полезная привычка фиксировать сведения, к сожалению, имеется не у всех.

В определенный момент площадка может перестать функционировать (из-за сбоев в продлении или по другим техническим проблемам). В момент восстановления деятельности обязательно потребуются данные, которые задавались изначально. Не имея их на руках, можно лишиться собственного ресурса. Не забывайте взять их у разработчика сразу после выполнения заказа и спрятать в надежном месте. Не лишено смысла сменить их на другие, человеческий фактор еще никто не отменял.

Отсутствие наглядности

Проблема обычно заключается в разнице понимания. Клиент вкладывает в определенные слова собственный смысл, а исполнитель представляет сказанное им совершенно иначе. Продемонстрировать это можно на примере техзадания на создание сайта, в котором заказчик попросил изобразить абстракцию. Для одного она выступает в роли полупрозрачных бесформенных фигур, другому представляется в виде радужных волн или кругов (и так до бесконечности). У каждого свое видение — так устроен наш мир. Гораздо правильнее сразу предоставить веб-специалисту образцы конкретно вашей абстрактной мысли. От того, насколько верно он ее увидит, зависит конечный результат.

Качественные прилагательные

При составлении техзадачи старайтесь избегать использования слов, обозначающих неточные характеристики предметов. Например: красивый, умный, сильный, современный и т.д. Помните — только конкретика: «На два оттенка темнее», «Укоротить на 4 см», «Округлые края у кнопки». Опять же, у каждого человека собственное представление о красоте, силе, современности и иных сравнительных параметрах.

«На усмотрение исполнителя» 

Особо опасный момент, о котором нельзя забывать. Не оставляйте незаполненных пунктов в ТЗ, не стоит полагаться на телепатические способности разработчика. Если ему не предоставлены четкие требования, а дана возможность сделать работу по своему разумению — приготовьтесь ловить результат, в корне отличный от того, на что вы рассчитывали. Даже когда веб-специалист выполнит все идеально с технической стороны, итог может не понравится просто субъективно.

Заключение

Стоит еще раз напомнить, что каждому, кто собирается заказывать разработку веб-ресурса, следует знать, как написать техзадание на создание сайта правильно. Ведь грамотно составленное ТЗ — это гарантия хорошего взаимопонимания и качественной реализации идеи.

---

Шаблон описания работы веб-разработчика

Образец должностной инструкции веб-разработчика

Интернет продолжает развиваться экспоненциально, и [Компания X] остается в авангарде исключительного дизайна веб-сайтов. Мы ищем квалифицированного веб-разработчика, который присоединится к нашей команде дизайнеров-новаторов, постоянно повышающих планку креативности и удобства для пользователей. Идеальный кандидат — талантливый художник, обладающий обширными техническими знаниями и способный работать самостоятельно или в команде над созданием, обслуживанием и обновлением клиентских веб-сайтов в различных отраслях. Знание JavaScript, HTML, CSS, а также веб-приложений и сервисов необходимо для достижения успеха в этой роли. Веб-разработчик окажет непосредственное влияние на наш бренд и бренды наших клиентов и поможет укрепить нашу отраслевую репутацию звездного дизайна.

Цели этой роли

• Создание хорошо спроектированного и протестированного кода с использованием лучших практик веб-разработки, в том числе для адаптивного дизайна и отображения на мобильных устройствах -конечные базы данных и службы
• Создание и поддержка рабочих процессов для групп, обеспечение прозрачности и сбалансированности
• Разработка или проверка графиков тестирования, учитывающих все браузеры и устройства, обеспечивающих доступ к веб-контенту на любом компьютере
• Поддержание актуальных знаний об отраслевых тенденциях и технологиях

Обязанности

• Регулярные встречи с заинтересованными сторонами и руководителями для рассмотрения бизнес-требований и функциональных требований, а также для определения объемов и спецификаций проектов
• Разработка и поддержка операционных систем, инструменты и процессы, а также участие в проектах тактической и стратегической разработки
• Обеспечение стабильности программного обеспечения путем регрессии, поддержка контроля качества и выполнение модульного и пользовательского приемочного тестирования для выявления ошибок 
• Внесение небольших правок по просьбе клиентов, разработка планов выполнения крупных проектов и предложение решений по улучшению существующих веб-сайтов
• Выполнение дизайна пользовательского интерфейса и кодирование, а также создание повторно используемых объектов и каркасов для веб-страниц и шаблонов электронной почты
• Регулярное резервное копирование файлов на локальный каталоги

Требуемые навыки и квалификация

• Преданность инновационным, сложным проектам и совместному решению проблем
• Опыт планирования и разработки веб-сайтов для различных продуктов и организаций
• Обширные знания веб-приложений, языков программирования и веб-служб, включая API, CSS, CSS3, кросс-браузерную совместимость, HTML, HTML5, JavaScript, jQuery, PHP, принципы безопасности, REST, SOAP и дизайн пользовательского веб-интерфейса
• Знание систем управления контентом, включая WordPress и Drupal
• Опыт работы со средами Windows и Linux

Предпочтительные навыки и квалификация

• Степень бакалавра (или эквивалентная) в области веб-дизайна, мультимедийного дизайна или смежных областях
• Опыт работы с приложениями и разработками для электронной коммерции
• Подтвержденный успех в координации проектов
900 13 Опыт внедрения рабочие процессы и операции веб-разработки с использованием различных инструментов, включая GitHub

Интеллектуальное сопоставление открытых вакансий с квалифицированными кандидатами с помощью LinkedIn Jobs

Узнать больше

Продукты

Решения

Ресурсы

Клиенты

Написание эффективного описания работы | Отдел кадров

На этой странице:

Приступая к работе

Должностная инструкция должна точно отражать обязанности и ответственность данной должности. Если он хорошо написан, он создает реалистичную картину работы и отвечает на вопрос: «Чем на самом деле занимается человек в этой роли?»

Должностная инструкция не только описывает должностные обязанности, но и закладывает основу для найма, развития и удержания талантов, а также закладывает основу для оптимальной работы за счет уточнения обязанностей, ожидаемых результатов и оценки производительности. Это также важный компонент для поддержания справедливой системы компенсации и обеспечения соблюдения законодательства. Документ следует пересматривать и обновлять в соответствии с ежегодным циклом оценки эффективности.

Должностная инструкция содержит достаточно информации для описания основных обязанностей и основных функций в том виде, в каком они существуют на сегодняшний день. Они предоставляют информацию, необходимую для классификации положения, а не человека; таким образом, они являются «нейтральными в отношении действующего лица» и не основаны на каких-либо конкретных качествах действующего лица (таких как знания, навыки, способности, производительность, преданность делу, лояльность, годы службы или степень). Документ не должен включать каждую деталь того, как и какая работа выполняется, чтобы он оставался полезным даже при незначительных изменениях. Должностные инструкции могут быть написаны совместными усилиями руководителя и сотрудника, но руководитель должен одобрить это.
 

Компоненты описания работы

Описание работы содержит следующие компоненты: должность, цель работы, должностные обязанности и ответственность, требуемая квалификация, предпочтительная квалификация и условия работы.

Должность

Должность представляет собой краткое описание (1-4 слова) работы, которое отражает содержание, цель и объем работы и согласуется с другими названиями аналогичных должностей в Государственном университете Райта (университет ).

Примеры включают архивариуса, помощника директора по обслуживанию инвалидов, помощника регистратора, директора службы здравоохранения для студентов, специалиста по планированию помещений, бухгалтера по грантам, аналитика по бюджету, разработчика учебных пособий, менеджера настольных служб и менеджера службы хранения.

Цель работы

Цель работы представляет собой общий обзор роли, уровня и сферы ответственности, состоящий из трех или четырех предложений, обеспечивающих базовое понимание, «взгляд с высоты птичьего полета» на роль. Краткое изложение вопроса «почему существует эта работа?»

Должностные обязанности и ответственность

Этот раздел содержит описание обязанностей и ответственности, возложенных на работу; также называют основными функциями. Они описывают фундаментальный характер работы, которая занимает большую часть рабочего времени. Некоторые пункты для рассмотрения:

• Включите пояснительные фразы, которые говорят, почему, как, где или как часто выполняются задачи и обязанности.
• Сосредоточьтесь на результате выполнения заданий.
• Справочные области принятия решений, на которые можно повлиять или воздействовать.
• Определите области прямой или косвенной ответственности.
• Опишите уровень и тип бюджетных или финансовых обязательств.
• Опишите характер контакта, людей, с которыми он контактировал, и степень, в которой действующий сотрудник будет взаимодействовать с другими людьми в Университете и за его пределами.
• Перечислите должностные обязанности, отражающие требования к должности, и убедитесь, что они не основаны на способностях какого-либо одного человека.

Если применимо, также укажите тип надзорной ответственности , который ожидается от этой роли. Подробно опишите степень полномочий должности по найму, наказанию, увольнению, назначению работы, обучению и оценке работы подчиненных. Это может быть либо отдельной должностной обязанностью, либо отмеченной в других должностных обязанностях по мере необходимости. Ниже перечислены различные уровни надзора:

• Давать указания другим лицам.
• Контролирует, нанимает, обучает, обеспечивает направление работы и помощь в решении проблем для студентов. Также наблюдает за повседневной деятельностью других сотрудников.
• Осуществляет надзор за персоналом, включая наем, планирование и распределение работы, анализ производительности и рекомендации по увеличению заработной платы, продвижению по службе, переводу, понижению в должности или увольнению.
• Управляет другими через подчиненных начальников.

Должностные обязанности должны быть перечислены в соответствии с их

важностью и/или частотой их выполнения. Обычно они представлены в маркированном или пронумерованном формате, состоящем примерно из 4–7 отдельных обязанностей, каждой из которых назначается «процент времени» (добавляемый к 100%), который отражает предполагаемое время, которое сотрудник потратит в течение года. Обязанности, которые занимают менее 5 процентов рабочего времени, должны быть совмещены с другими обязанностями или исключены из должностной инструкции. Следующая таблица поможет вам оценить процент времени:

Процент	неделя	Год
5%	2 часа	2 ½ недели
10%	4 часа	5 недель
15%	6 часов	1 ½ месяца
20%	8 часов	2 ½ месяца
25%	10 часов	3 месяца

Требуемая квалификация

В этом разделе перечислены необходимые для работы уровни знаний (например, образование, опыт, знания, навыки и способности). В этом разделе основное внимание уделяется «минимальному» уровню квалификации, позволяющему человеку быть продуктивным и успешным в этой роли.

ПРИМЕЧАНИЕ. Для классифицированных должностей требуемая квалификация будет идентична той, что указана в спецификации работы.

Образование

Укажите образовательные квалификации, которыми должен обладать работник, чтобы удовлетворительно выполнять свои должностные обязанности и обязанности. Укажите образовательные квалификации с точки зрения областей обучения и/или типа степени или концентрации, которые дадут знания, необходимые для поступления на эту должность.

Опыт работы

Определите минимальное количество требуемого опыта работы на условиях полной занятости в годах и тип опыта работы, который требуется сотруднику для получения квалификации для работы. Должны ли стажировки, опыт работы в бакалавриате и ассистенты в аспирантуре быть принятыми уровнями опыта; это нужно будет указать особо.

Знания, навыки и способности

Указав необходимые знания, укажите уровень или глубину знаний, необходимых для вступления в должность. Следующие определения должны быть полезными:

• Практические знания: достаточное знакомство с предметом, чтобы знать основные принципы и терминологию, а также понимать и решать простые задачи.
• Общие знания: достаточные знания в какой-либо области для выполнения большей части работы в обычных ситуациях. Работа требует понимания стандартных ситуаций и включает в себя знание большинства существенных аспектов предмета.
• Глубокие знания: углубленное знание предмета. Работа требует достаточного понимания предметной области для решения необычных, а также общих рабочих проблем, чтобы иметь возможность консультировать по техническим вопросам и служить ресурсом по этому вопросу для других в организации.
• Всеобъемлющие знания: требует полного владения и понимания предмета. Этот термин следует использовать с осторожностью и только для необычайно требовательных или ответственных должностей, необходимых для создания гипотез, концепций или подходов.

Перечислите конкретные навыки и/или способности, необходимые для успешного выполнения этой роли действующим лицом; включая обозначение любых необходимых лицензий или сертификатов. Некоторые соображения включают в себя анализ, доступность бюджета, внутреннюю или внешнюю коммуникацию, компьютер, творческое мышление, обслуживание клиентов, принятие решений, разнообразие, логическое мышление, многозадачность, переговоры, решение проблем, управление проектами, надзор, командную работу и т. д.   

Предпочтительная квалификация

Расширенный список требуемых квалификаций можно использовать для дальнейшего определения способности человека быть продуктивным и успешным на этой работе. Эти предпочтительные квалификации «приятно иметь», но они не обязательны для выполнения повседневных функций работы. Предпочтительные квалификации, если они включены, могут быть сосредоточены на любом или на всех из следующего: образование, опыт, знания, навыки и способности.

ПРИМЕЧАНИЕ. Для классифицированных вакансий университет не указывает предпочтительные квалификации.

Условия труда

Определите условия труда и физические требования, которые непосредственно связаны с основными рабочими обязанностями и обязанностями, чтобы соответствовать Закону об американцах-инвалидах. Опишите тип, интенсивность (сколько), частоту (как часто) и продолжительность (как долго) требуемых физических или умственных способностей. Примите во внимание следующее:

• Среда, например офис или улица.
• Возникшие воздействия, такие как опасные материалы, громкий шум или экстремальная жара/холод.
• Основные физические требования, такие как способность лазать, стоять, наклоняться или печатать.
• Физические нагрузки/поднятие тяжестей, например сидячий образ жизни – до 10 фунтов; легкие – до 20 фунтов; средний – до 50 фунтов; тяжелые — более 50 фунтов.
• Укажите, требуется ли работать по выходным, в ночное время или быть на связи в качестве обычной части работы.
• Командировочные требования.
• Обозначения аварийного персонала.
   

Советы по составлению должностных инструкций

Должностные инструкции должны быть подготовлены таким образом, чтобы все компоненты были точно указаны, чтобы обеспечить четкое понимание роли. Вот несколько советов, которые помогут вам в этом:

• Пишите лаконично и прямо.
• Всегда используйте более простое слово, а не сложное; максимально упростить структуру предложения. Это сократит многословие, сократит ваше описание и улучшит понимание.
• Используйте описательные глаголы действия в настоящем времени (например: пишет, работает или выполняет).
• Избегайте сокращений и акронимов. Другие люди, читающие описание должности, могут быть с ними незнакомы. Если необходимы сокращения и акронимы, определите их при первом использовании.
• Не используйте двусмысленные термины. Если вы используете такие термины, как «ассистирует, обрабатывает и выполняет», опишите, «как» позиция помогает, обрабатывает или выполняет.