Как должна выглядеть электронная почта: «Как должен выглядеть адрес электронной почты?» – Яндекс.Кью

Как выглядит email адрес

В этом уроке я расскажу, как узнать свою электронную почту. А также как в нее войти, если забыл адрес и пароль.

Как выглядит адрес электронной почты

Адрес электронной почты (email) – это название ящика в интернете. Такой ящик регистрируется на специальном почтовом сайте, на него поступают письма – текстовые сообщения и файлы. Также с него можно отправлять письма на другие адреса.

Он состоит из английских букв без пробелов. Может содержать цифры и некоторые знаки: точку, дефис, нижнее подчеркивание. Но эти знаки не могут присутствовать в качестве первого и последнего – в начале и в конце имени.

Адрес электронной почты состоит из трех частей:

1. Логин – имя ящика.
2. @ – разделитель между логином и названием почтового сайта. Чтобы его набрать, нужно нажать клавишу Shift на клавиатуре и, не отпуская ее, цифру два. Называется этот знак «собака».
3. Почтовый сайт – сервис в интернете, который обрабатывает письма.

Каждый ящик находится на определенном почтовом сайте. То есть чтобы в него зайти, нужно сначала открыть сайт, на котором находится ящик. Затем ввести логин и пароль, в результате чего откроются входящие письма.

Самые популярные почтовые сайты:

Чтобы узнать, на каком сайте работает ящик, достаточно посмотреть на его окончание – название после знака @ :

• Если там указан сайт gmail.com, значит, ящик находится на нем. Это сайт Google.
• Если после @ написано yandex.ru, yandex.com, ya.ru, yandex.kz, yandex.ua или yandex.by, значит, ящик находится на Яндексе.
• А если в конце стоит mail.ru, list.ru, inbox.ru или bk.ru, то на Майле (mail.ru).

На заметку . Каждый электронный ящик уникален – он принадлежит только одному владельцу. Двух одинаковых адресов не бывает.

Как узнать свою почту

На компьютере

Способ 1: в личном кабинете

Яндекс . Откройте сайт yandex.ru. Если в ящик выполнен вход, то логин написан в верхнем правом углу страницы.

К этому имени добавьте @yandex.ru и получите адрес.

А еще полный адрес можно узнать, нажав на логин. Он будет указан в появившемся меню.

Кроме того, посмотреть название можно в личном кабинете – том месте, куда приходят письма. Для этого перейдите по ссылке mail.yandex.ru. В верхнем правом углу будет написан логин.

Если по нему щелкнуть, появится меню, где будет указан полный адрес.

Майл (mail.ru) . Перейдите на сайт mail.ru. Если в почту выполнен вход, то ее название будет написано в левом верхнем углу страницы.

Или перейдите в личный кабинет – туда, куда приходят письма. Для этого нажмите на надпись «Почта». Адрес ящика указан в верхнем правом углу страницы.

Gmail.com (google) . Откройте сайт google.ru. В правом верхнем углу нажмите на надпись «Почта».

Еще в этот раздел можно попасть по ссылкам: gmail.com или mail.google.com.

Загрузятся письма. Чтобы посмотреть название ящика, нажмите на значок с большой буквой (на нем может быть фотография) в верхней части страницы.

Способ 2: через менеджер паролей

Часто данные от ящика сохраняются в браузере (программе для интернета). Они записываются в специальное хранилище – менеджер паролей. Сейчас я покажу, как их найти в разных программах.

Google Chrome

1 . Откройте Google Chrome.

2 . Нажмите на значок «три точки» в правой верхней части программы. Из меню выберите пункт «Настройки».

3 . В новой вкладке откроются настройки браузера. В разделе «Автозаполнение» нажмите на пункт «Пароли».

4 . Если данные от ящиков записаны в программе, они будут указаны в разделе «Сохраненные пароли».

На картинки в примере видно, что сохранены названия трех ящиков на разных почтовых сайтах: gmail.com, mail.ru, yandex.ru.

Яндекс.Браузер

1 . Откройте Яндекс.Браузер.

2 . Нажмите на кнопку с изображением трех горизонтальных линий в правом верхнем углу.

Выберите пункт «Пароли и карты».

3 . В новой вкладке откроется окно с сохраненными данными.

Mozilla Firefox

1 . Запустите браузер Mozilla Firefox.

2 . В правом верхнем углу программы будет значок «три пунктира» – нажмите на него и выберите «Настройки».

3 . В левой части страницы щелкните по пункту «Приватность и защита». Нажмите на кнопку «Сохраненные логины…».

4 . Откроется окошко с сохраненными данными.

Opera

1 . Запустите Opera.

2 . Нажмите на букву О в верхнем левом углу. Выберите пункт «Настройки».

3 . Нажмите на «Дополнительно» слева и выберите «Безопасность».

Прокрутите страницу вниз до раздела «Пароли и формы».

4 . Нажмите на «Управление паролями». Откроется меню, где будут показаны сохраненные ящики.

Способ 3: по подсказке браузера

Если вы входили в почту на компьютере через браузер (программу для интернета), то он мог запомнить логин. Тогда достаточно щелкнуть в форме входа, и появится подсказка.

• Откройте сайт mail.ru
• Щелкните по строке «Имя ящика»

• Перейдите по ссылке: passport.yandex.ru/auth/list
• Сервис покажет все сохраненные ящики

• Откройте сайт gmail.com
• Щелкните по полю «Телефон или адрес эл.почты»

Способ 4: в почтовом клиенте

Почтовый клиент — это компьютерная программа, для сбора и отправки писем без использования браузера. Если вы в ней работаете с почтой, то там указан ящик.

1 . Откройте Microsoft Outlook.

2 . Нажмите на пункт «Файл» вверху. В разделе «Сведения об учетной записи» выберите «Настройка учетных записей».

3 . Во вкладке «Электронная почта» указаны названия всех ящиков, добавленных в программу.

1 . Запустите The Bat!

2 . Щелкните по кнопке «Ящик» вверху. Выберите «Свойства почтового ящика…».

3 . В разделе «Общие сведения», в поле «E-mail» написано название.

Запустите программу Mozilla Thunderbird. Обычно адрес ящика указан в левом верхнем углу клиента.

Если его там нет, нажмите на значок «три пунктира» в правом углу, выберите «Настройки» и «Параметры учетной записи».

Откроется окно настроек, где будет указан email.

Способ 5: через людей, которым отправляли письма

Еще один простой способ узнать название ящика – обратиться к человеку, которому вы отправляли письма. Попросите его открыть сообщение от вас и посмотреть, какой адрес указан в строке отправителя.

В некоторых случаях для этого нужно нажать на имя отправителя.

На телефоне

В мобильном приложении

На телефоне, как и на компьютере, существуют специальные почтовые программы. Они нужны для быстрой работы с письмами без браузера. Рассмотрим, как узнать свой адрес в наиболее популярных приложениях.

1 . Запустите приложение.

2 . Нажмите на значок «три пунктира» в верхнем левом углу.

3 . Откроется меню, вверху которого написан ящик.

1 . Запустите приложение.

2 . Нажмите на значок «три пунктира» в левом верхнем углу.

3 . Появится меню, в котором указан email.

1. Откройте приложение.
2. В правом углу нажмите на значок с буквой или фотографией. Появится окошко с адресом.

В мобильном браузере

Мобильный браузер – это программа для работы в интернете на телефоне. Самые популярные: Google Chrome, Safari, Mozilla Firefox, Opera, Яндекс.Браузер. Если вы через одну из этих программ входили в свою почту, то, возможно, адрес ящика там сохранился.

Если почта на Яндексе

Перейдите на сайт mail.yandex.ru. Возможно, как только вы откроете сайт, появится ваш адрес. Если вместо этого открылся личный кабинет (входящие), то нажмите на значок «три пунктира» слева.

Появится меню, где будет указан email.

Если почта на Майле (mail.ru)

В мобильном браузере откройте сайт mail.ru. Обычно вверху страницы в разделе «Почта» написан email.

Также его можно посмотреть в самом ящике, если нажать на кнопку с изображением трех горизонтальных линий (вверху слева).

Появится меню, вверху которого будет написано название ящика.

Если ящик Gmail (Гугл)

Зайдите на сайт gmail.com. Нажмите на значок «три пунктира» слева.

Адрес будет показан вверху страницы.

В настройках телефона Андроид

Название ящика Gmail (google) можно посмотреть в настройках телефона с системой Андроид. Ведь в таких телефонах нужно указывать Гугл аккаунт для полноценной работы системы и приложений.

1 . Нажимаем на значок «Настройки» на экране устройства.

2 . Переходим в раздел «Аккаунты».

3 . Нажимаем на значок Google.

Там же могут быть ящики других сервисов – обычно они добавляются, если установлены почтовые клиенты на телефоне.

Появится добавленный в систему адрес.

Если забыл адрес и не получается войти

Практически во всех почтовых сервисах есть функция восстановления забытого ящика (логина). Покажу, как ей пользоваться в Яндекс и Гугле.

На заметку . В сервисе Майл (mail.ru), к сожалению, такой функции нет.

Яндекс

1 . Перейдите на сайт yandex.ru и щелкните по кнопке «Войти в почту» в правом верхнем углу.

2 . Щелкните по ссылке «Не помню логин».

3 . Далее введите номер мобильного телефона, привязанного к ящику.

Затем нужно напечатать проверочное слово с картинки.

4 . После этого на указанный номер позвонят и продиктуют код. Или же отправят его в смс сообщении. Этот код нужно ввести в поле.

5 . Напечатайте имя и фамилию, указанные в настройках ящика.

6 . Если данные введены верно, Яндекс покажет логин.

Добавьте к нему @yandex.ru и получите полное название ящика.

Gmail.com (google)

1 . Перейдите на сайт gmail.com. Щелкните по «Забыли адрес эл. почты?».

2 . Введите привязанный номер телефона или резервный адрес почты.

3 . Затем напечатайте имя и фамилию, которые указаны настройках ящика.

4 . Нажмите «Отправить» для отправки кода подтверждения.

И напечатайте код, отправленный на телефон или резервный ящик.

5 . Если все данные указаны правильно, Гугл покажет ваш адрес.

Как посмотреть email в социальной сети

Если электронный адрес был когда-то добавлен в соцсеть, то его можно узнать в настройках страницы. Покажу, как его посмотреть в Одноклассниках, Вконтакте, Инстаграме и Фейсбуке.

Одноклассники

Войдите в свой профиль в Одноклассниках (ok.ru). Прокрутите страницу немного вниз и нажмите на пункт «Мои настройки» слева.

Если ящик добавлен, он будет написан во вкладке «Основное».

Вконтакте

Войдите в профиль Вконтакте (vk.com). Нажмите на свое имя в верхнем правом углу и выберите «Настройки».

Откроются параметры, где будет указано название ящика – если оно, конечно, было добавлено ранее.

В целях безопасности ВК скрывает часть символов. Но зато показывает начало логина и почтовый сайт. При помощи этих данных можно попробовать узнать адрес одним из предыдущих способов.

Или посмотреть его в подсказках браузера. Для этого откройте браузер в режиме инкогнито, зайдите на сайт vk.com и щелкните по пункту «Телефон или Email».

На заметку . Открыть новое окно в инкогнито (приватном режиме) можно при помощи сочетания клавиш Ctrl + Shift + N или Ctrl + Shift + P.

Инстаграм

Войдите в профиль Инстаграм (instagram.com). Нажмите на иконку человечка в правом верхнем углу. Затем щелкните по кнопке «Редактировать профиль».

Если в настройках страницы указан ящик, он будет написан в графе «Эл. адрес».

Facebook

Зайдите на свою страничку в Facebook (facebook.com). Нажмите на имя вверху, затем перейдите в раздел «Информация».

Щелкните по пункту «Контактная и основная информация» слева. Нажмите на «1 электронный адрес скрыт из хроники» для отображения прикрепленного ящика.

Как найти email через поисковую систему

Поисковики Яндекс и Гугл ежедневно обходят и запоминают миллионы страниц интернета. Поэтому если ваш email был опубликован на одной из общедоступных страниц (сайте, форуме), возможно, его получится найти.

Покажу на примере поиска в Гугл:

1. Открываем google.ru
2. Набираем свое имя и фамилию.
3. Печатаем почтовый сайт и нажимаем Enter.
4. Изучаем результаты. Возможно, среди них есть наш ящик.

Дата публикации: 24.10.2019
Автор: Илья Курбанов

Итак, сегодня мы с вами попытаемся разобраться, как создать емайл. Пример данного действия будет представлен нашему вниманию. Вообще, сейчас с этим делом может справиться даже дошкольник. Только вот совсем новый пользователь независимо от возраста, как правило, оказывается в неловком положении от поставленной перед ним задачи. Давайте поможем разобраться с данным вопросом раз и навсегда.

Что это?

Но перед тем как приводить емайл-пример, давайте разберемся, с чем нам придется иметь дело. Вообще, E-mail – это не что иное, как электронный адрес пользователя. Он должен быть у любого человека, работающего с интернетом и компьютером.

Для чего он нужен? С его помощью вы будете регистрироваться на сайтах, получать новости и оповещения, а также вести переписку с другими пользователями. Очень удобно и полезно. Кроме того, без емайл (пример которого мы приведем чуть позже) вы не сможете полноценно работать за компьютером, а также реализовывать многие функции и запускать некоторые игры и программы. В общем, это крайне необходимая вещь. И теперь придется разобраться, как ее заполучить. На самом деле, это не так уж и трудно, как может показаться на первый взгляд.

Типы почты

Перед тем, как увидеть емайл-пример, стоит разобраться также и с тем, какими бывают наши электронные ящики. Ведь от этого зависит процесс их создания. Так что давайте попытаемся ответить на данный вопрос.

Начнем с того, что электронная почта может быть предоставлена вашим интернет-провайдером, то есть фактически оплачена. Как правило, таким вариантом юзеры не очень часто любят пользоваться. Почему? Дело все в том, что создание почты при помощи провайдера – это не только проблематично, но еще и не практично. Ведь многие интернет-сайты требуют немного других электронных ящиков.

Каких именно? Созданных на бесплатных хостингах. Здесь каждый человек при помощи небольшого процесса заполнения данных может завести себе емайл. Пример тому – знаменитые поисковики. Наиболее часто используются:

Правда, есть еще очень много разнообразных хостингов, которые предлагают нам создавать электронную почту. Да еще и полностью бесплатно и в бесконечных количествах. Вот мы и разобрались с вами, какие бывают емайлы. Примеры электронных ящиков и процесса их создания теперь предстанут перед нашими глазами.

Создание

Для того чтобы получить свой электронный ящик, просто выберите хостинг для создания (при выборе варианта с провайдером сообщите о своих намерениях – оператор все сделает за вас). Перейдите на главную страницу сервиса. К примеру, воспользуемся Mail.ru.

Как только окажетесь на главной странице, посмотрите на левую часть экрана. Там вы увидите окно с полями «логин» и «пароль», а также строчку «Регистрация почты». Кликните на нее и подождите некоторое время. Перед вами появится регистрационная страничка.

На ней заполните все поля, которые помечены «*». Можно и все, только это лишнее. Особое внимание уделите строке «адрес почты». Там вам придется придумать свой емайл. Пример тому: [email protected], где «xxxx_x» – это любое слово на латинице, включая разные цифры и подчеркивания. В принципе, любая электронная почта выглядит следующим образом: имя_пользователя@имя_домена, где зарегистрировали адрес.

Что именно писать? Да что хотите. Если такое имя уже кем-то используется, то система выдаст вам примеры, которые можно применить. Проявите креатив – не бойтесь. Только помните, что изменить адрес существующей почты нельзя – только заводить новую.

В наше время без электронной почты не обойтись никому. Общение по сети приобрело массовый характер. Многие вопросы — и деловые, и личные — решаются именно таким образом. Это удобно, быстро и не требует особых усилий. Подобный метод обмена информацией доступен для каждого пользователя, у которого есть компьютер и интернет. Поэтому важно знать, что такое адрес электронной почты и как правильно его писать. Благодаря этому сервису можно оперативно с кем-то связаться, переслать важные документы или просто пообщаться с человеком, который находится далеко от вас.

Мы расскажем вам, как стать обладателем почтового ящика в Интернете

Об электронной почте

Сервисы Electronic Mail (e-mail) используются повсюду. У каждой организации или учреждения наряду с другими контактами всегда указан и адрес электронной почты. Он должен быть у любого пользователя ПК. Без него нельзя зарегистрироваться на сайтах, подписываться на рассылки, получать доступы к закрытым ресурсам и форумам. Он нужен также для работы некоторых программ.

Такое распространение электронной почты связано с тем, что сервисы для пересылки сообщений доступны и понятны каждому человеку. Они появились очень давно, но до сих пор остаются актуальными. Для электронной почты не нужен мощный компьютер или быстрый интернет. Существует много различных сайтов, на которых её можно зарегистрировать. У всех разный интерфейс и функционал, поэтому найдутся варианты на любой вкус. Если вам не нравятся онлайн-сервисы, установите на компьютер специальные утилиты — почтовые клиенты.

Адрес e-mail уникален для каждого пользователя. Это как номер телефона или индекс — нет двух одинаковых.

Можно отправлять сообщения любой длины, добавлять к ним вложения: файлы, картинки, документы. Такое письмо будет доставлено мгновенно. Большинство сервисов электронной почты имеют огромный инструментарий для форматирования текста. Доступны разные шрифты, начертания, цвета, вставка фона, рисунков. Вы можете отправить настоящую поздравительную открытку. И получатель увидит её в тот же день.

Из чего состоит e-mail адрес?

E-mail имеет чёткую структуру и формируется определённым образом. Он состоит из нескольких элементов. Сами элементы могут различаться, но они должны быть написаны латинскими буквами. Допустимо использование цифр, знаков препинания и некоторых других символов. Это общепринятый стандарт. Вот как выглядит адрес электронной почты: «login@domen». Разберём поподробнее каждую часть адреса.

Структура E-mail адреса не так уж сложна

• Login (логин). Это ваше имя пользователя или «никнейм». Уникальный идентификатор, по которому система приёма и отправки сообщений будет вычислять, что это именно ваш e-mail. Его надо придумать самостоятельно. Он может быть каким угодно, главное, чтобы не совпадал с никнеймом, который уже существует в почтовом сервисе. При регистрации электронной почты может появиться предупреждение «Этот логин уже занят» или нечто подобное. Тогда надо придумать и записать другое имя. Необязательно менять его полностью, — достаточно добавить к нему какие-то цифры или символы, чтобы он стал уникальным.
• Далее идёт символ-разделитель «@». Его называют «Коммерческое at» или просто «Собака». На клавиатуре он находится там же, где кнопка с цифрой «2» (напечатать его можно в английской раскладке). Этот знак обязателен во всех e-mail — он стоит между логином и доменом. В разных странах его именуют по-разному. Например, в Финляндии это «Кошка» или «Кошачий хвост», в Италии — «Улитка», в Болгарии — «Обезьяна», в США — просто «at». На общественных интернет-ресурсах этот символ иногда заменяют на «at» в скобках. Это делается, чтобы адрес не попадал в базы спам-ботов. При отправке сообщений надо заменять «at» на «@».
• Domen (домен). URL сервиса, на котором зарегистрирован e-mail. Это может быть корпоративный или любой бесплатный сайт (к примеру, mail.ru или gmail.com). Многие ресурсы предлагают несколько вариантов доменов. Его нельзя придумать самостоятельно — можно только выбрать. Многие организации создают собственные домены, но это делается за отдельную плату.

Посмотрите, как написать адрес электронной почты, на конкретном примере: «[email protected]», «[email protected]».

Как зарегистрировать электронную почту?

Просмотр входящей почты в Гугл довольно удобен

Они предназначены не только для создания электронной почты. У каждого из них огромный набор информационных, развлекательных или просто полезных сервисов. Чтобы получить персональный адрес, необходимо сделать следующее:

1. Зайдите на ресурс.
2. Там будет кнопка «Создать аккуант», «Зарегистрироваться», «Зарегистрировать почту» или что-то подобное.
3. Заполните поля. Обычно необходимо написать имя, желаемый логин, указать контрольный вопрос и ответ на него, задать пароль. Если не хотите вводить реальные ФИО, можете заменить его на никнейм. Но в e-mail, которое нужно для работы или каких-то официальных дел, лучше писать корректные данные пользователя, чтобы они отображались в сообщениях вашим клиентам, коллегам и работодателям.
4. Пароль желательно сделать сложным. Не связанным с логином, именем, датой рождения или чем-то похожим. Таким, чтобы его нельзя было подобрать.
5. Логин может состоять из букв латинского алфавита, цифр или специальных знаков. Если вы введёте недопустимый символ, система об этом предупредит.
6. Подтвердите регистрацию.

Диалог создания почтового ящика в одной из систем

Крупные организации регистрируют собственные домены. Это выглядит презентабельно. Серьёзные компании предпочитают не использовать бесплатные сервисы e-mail.

Если не знаете, как придумать адрес электронной почты, попробуйте что-то в этом роде:

• Фамилия с инициалами или сокращённо полное имя. Можно добавить цифры, точки, тире, нижнее подчёркивание. Удобно для делового общения. По логину сразу понятно, кому он принадлежит.
• Никнейм, который вы часто используете в интернете. Те, кто знают вас по этому нику, смогут распознать вашу почту с первого взгляда.
• В некоторых сервисах адрес автоматически формируется из вашего имени (если вы его указали). Система предложит несколько логинов на выбор. Если вам подходит один из них — используйте его.
• Лучше создать ник, который легко запомнить. Не стоит задавать бессвязный набор букв или цифр, если вы собираетесь в дальнейшем использовать сервис для общения или работы.

Как отправить e-mail?

Вы хотите отправить что-то на e-mail? Сделать это очень просто.

1. Войдите на сайт электронной почты или запустите свой почтовый клиент.
2. Нажмите кнопку «Новое письмо». Она может называться и по-другому.
3. В поле «Кому» введите адрес.
4. В поле «Тема» опишите вкратце, о чём ваше сообщение. У получателя первым делом отобразиться e-mail отправителя и эта тема.
5. Самое большое поле предназначено для тела (содержания) письма.
6. Когда закончите, кликните на «Отправить».

Интерфейс веб-почты у различных сервисов примерно одинаков

Разобраться, как формируется адрес пользователя электронной почты, достаточно легко. Он состоит из трёх частей: логина, символа-разделителя @ и доменного имени. Эти элементы фиксированы и их нельзя менять местами. Каждый e-mail — это уникальный набор символов, не существует двух одинаковых. Логин можно придумать, домен — только выбрать из предложенных вариантов. Адрес должен состоять из латинских букв, цифр или некоторых символов.

Как Создать Email для Работы (и Настроить Почтовый Клиент)

Домен Электронная почта

access_time

7 октября, 2020

hourglass_empty

7мин. чтения

Электронные письма стали неотъемлемой частью онлайн-общения и маркетинга. В этом руководстве мы покажем вам, как создать email для работы, а именно профессиональный адрес электронной почты с вашим доменом, который поможет в продвижении бизнеса и повысит доверие. Кроме того, вы найдёте инструкции по настройке почтовых клиентов, которые помогут вам эффективно управлять всеми новыми почтовыми ящиками.

С ростом популярности мобильных устройств (англ) проверка почтового ящика занимает меньше времени и усилий, чем когда-либо прежде (факт: более половины всех электронных писем в мире открываются через смартфоны).

На сегодняшний день более 90% взрослого населения Соединенных Штатов активно используют электронную почту каждый день. Таким образом, если вам нужно охватить большую аудиторию, электронный маркетинг — отличный способ выполнить эту задачу.

Для владельцев бизнеса электронная почта является одним из лучших инструментов для общения с потенциальными клиентами и партнёрами. И поэтому очень важно иметь персональный адрес электронной почты. Одним из способов достижения этого является создание собственного почтового ящика с использованием доменного имени. Пример почты на домене —andrei@moidomen.com вместо общего бесплатного andrei@gmail.com). Создание собственного адреса электронной почты позволит:

• Повысить доверие к своему бренду — именной домен в адресе вызывает больше доверия.
• Добавить больше контроля — управление становится проще, создавайте и удаляйте почтовые ящики по своему усмотрению!
• Продвигать свой бизнес — у людей может возникнуть желание перейти на ваш сайт и узнать больше о вашем бренде.

Если вы не уверены, как создать email для бизнеса, то есть создать электронную почту с вашим доменом, вот инструкция:

1. Зарегистрируйте доменное имя. Чтобы использовать имя вашего бренда, вместо стандартного gmail.com, вам понадобится соответствующее доменное имя. 

2. Выберите провайдера хостинга электронной почты. Вашей корпоративной почте понадобится хостинг. Именно с помощью хостинга почты вы получите удобный интерфейс, где вы и сможете управлять email-адресами на основе вашего доменного имени. 

3. Настройте почтовые сервисы. Процесс создания учётной записи email, а также её настройка могут отличаться в зависимости от провайдера почты. 

4. Отредактируйте адреса электронной почты. На этом этапе вы можете создать и настроить разные адреса email, например, для отдела маркетинга — marketing.vashdomen.com. Всё это можно сделать с панели управления, доступ к которой вы получите, выбрав провайдера хостинга почты. 

5. Настройте почтовый клиент для простого управления аккаунтами email, если у вас их больше, чем один.

Чтобы лучше понять, как создать email, давайте подробно рассмотрим каждый шаг. 

Шаг 1: Зарегистрируйте доменное имя

Процесс создания собственного адреса электронной почты начинается с регистрации доменного имени. Вы можете сделать это прямо здесь, в Hostinger, используя наш инструмент проверки домена всего за $0,99!

Введите доменное имя, которое вы хотите зарегистрировать, и вы увидите список возможных вариантов.

Читайте полное руководства по покупке доменов, если хотите изучить вопрос более подробно.

Кстати, вы получаете бесплатную регистрацию домена с ежегодными планами хостинга Примиум и Бизнес. Получите веб-адрес, хостинг, и услуги электронной почты за одну покупку! 

Узнать больше  

Если у вас уже есть домен, вы тоже можете его использовать! Всё, что вам нужно сделать, это добавить его в свою учётную запись хостинга и направить DNS на наши серверы. В качестве альтернативы, можно перенести доменное имя в Hostinger (хотя это не обязательно).

Шаг 2: Выберите провайдера электронной почты

Теперь, когда у вас есть готовое доменное имя, следующим шагом будет регистрация электронной почты. Для этого вам нужно выбрать почтового хоста, или поставщика почтовых услуг. На самом деле, мы предлагаем услуги хостинга электронной почты прямо здесь, в Hostinger. Но если вы немного покопались, скорее всего, вы знаете, что мы не единственная компания в городе. Хотя мы стараемся быть лучшими! 😉

Перед тем, как создать email, нужно сравнить несколько опций. Предлагаем ознакомиться с вариантами, которые предлагает Hostinger.

1. Электронная почта Hostinger по умолчанию. Все планы веб-хостинга включают в себя минимум 1 бесплатный аккаунт email.
2. Платные почтовые услуги. Как альтернативу вы можете выбрать платное решение хостинга электронной почты, которое предлагает дополнительные функции, увеличенные объёмы отправки и различные инструменты для оптимизации рабочего процесса.

Существующие пользователи Hostinger могут найти платные почтовые инструменты в разделе Магазин успеха в личном кабинете.

Если вам нужен исключительно хостинг электронной почты, тогда вам подойдёт один из платных планов. Однако, если вы также планируете разместить сайт, стандартный пакет веб-хостинга даст всё, что вам нужно.

Это о наших продуктах электронной почты. Давайте посмотрим, как их настроить!

Шаг 3: Настройте почтовые сервисы

В зависимости от того, с какой почтовой службой вы решили работать, чтобы создать адрес электронной почты, шаги по настройке и созданию учётной записи email могут немного отличаться.

Почта Hostinger 

Поскольку все наши планы хостинга включают электронную почту по умолчанию, вам нужно только убедиться, что ваш домен указан правильно. После этого вы можете создать ящик email и использовать различные другие связанные службы на панели управления.

Чтобы создать учётную запись электронной почты, просто перейдите в раздел «Почтовые Аккаунты», где вы найдёте все необходимые инструменты.

Платные почтовые решения

В качестве альтернативы мы предлагаем три различных почтовых решения. Если вы не планируете использовать хостинг, вам подойду именно эти инструменты, поскольку они позволяют вам иметь функциональные почтовые сервисы, не имея учётной записи хостинга.

Корпоративная почта

Недорогое, но достаточно мощное решение для почтовых рассылок со всеми инструментами для достижения ваших целей email-маркетинга.

Купив этот продукт, вы найдёте мастер установки на панели управления.

1. Как только вы запустите его, вам нужно будет ввести своё доменное имя и внести несколько изменений в DNS.
2. Если ваш домен указывает на Hostinger, всё будет сделано автоматически.
3. Наконец, вы будете перенаправлены на страницу управления, где сможете создать почтовый ящик и получить доступ к своей веб-почте.

Email для Предприятия

Следующее решение включает несколько дополнительных инструментов и большие лимиты отправки, что подойдёт крупным предприятиям.

Однако процесс её настройки практически идентичен.

1. После добавления домена вам нужно внести несколько изменений в зону DNS.
2. Мы изменим ваш DNS автоматически, если ваш домен будет указывать на наши серверы имён.
3. Затем вы можете создать учётную запись электронной почты и начать отправку.

GSuite

GSuite — это мощное почтовое решение, разработанное Google, которое также доступно на нашей платформе.

Как только вы закажете его, на панели управления появится мастер настройки.

1. Если ваш домен указывает на Hostinger, все необходимые записи MX будут добавлены автоматически.
2. В противном случае вам нужно будет изменить запись Google MX вручную.
3. Как только вы завершите, вы получите доступ к панели управления, которая позволяет создать учётную запись администратора электронной почты и выполнять административные задачи.

Нажмите зелёную кнопку Создать, чтобы начать настройку административного почтового ящика.

Заполнив данные, вы получите доступ ко вновь созданной учётной записи администратора.

Чтобы завершить настройку и начать пользоваться услугами, вам также необходимо подтвердить свой домен в Google.

Шаг 4. Настройте адреса электронной почты

Прежде чем вы запустите рассылку, вы должны настроить свой адрес электронной почты, чтобы придать ему профессиональный вид. Итак, как сделать электронную почту для делового общения с клиентами. 

• Если вы занимаетесь бизнесом, вам понадобится пара почтовых ящиков общего назначения (например, [email protected] или [email protected]).
• Если ваша цель состоит в том, чтобы связаться с аудиторией, вам нужно что-то другое. Поскольку персонализация является важным фактором, влияющим на успех кампании, вы можете выбрать что-то вроде [email protected] или [email protected]).

Согласно исследованию скорости открытия электронной почты, около 60% получателей учитывают адрес отправителя при принятии решения, нажимать или пропустить письмо.

Другая удобная функция, которую вы можете использовать в своих целях, это подпись. Вы можете разместить важную информацию о компании, такую ​​как контактные данные, логотип, адрес электронной почты, что повысит узнаваемость вашего бренда.

Есть несколько бесплатных инструментов, которые помогут вам сделать профессиональную и привлекательную электронную одпись. Вот некоторые из них:

Затем перейдите к настройкам электронной почты, чтобы вставить её. Например, если вы используете веб-почту Hostinger, все действия будут выполняться в разделе Веб-почта› Настройки› Персоны.

Шаг 5: Настройте почтовый клиент

Если у вас много учётных записей электронной почты, использование почтового клиента — отличный способ управлять ими в одном месте. Ниже вы найдёте пошаговые инструкции по настройке почтового клиента Thunderbird или Mac (и как найти необходимые для этого детали).

Поиск настроек IMAP / POP3 и SMTP-сервера

Для начала зайдите в панель управления хостингом. В зависимости от выбранной вами службы электронной почты конфигурация будет отличаться. Вот краткое изложение того, где найти нужные вам настройки.

Hostinger Email

Перейдите в раздел Учётные записи электронной почты в категории Электронная почта. Прокрутите вниз, и вы увидите таблицу сведений электронной почты со всеми настройками почтового сервера.

Бизнес / корпоративная почта

Начните с открытия интерфейса веб-почты и войдите в свою учётную запись электронной почты.

Перейдите в раздел Настройки, который вы найдёте, открыв меню в верхнем правом углу (представлено тремя белыми горизонтальными линиями на синем фоне).

Убедитесь, что вы находитесь во вкладке Аккаунты. Нажмите кнопку Изменить, чтобы просмотреть сведения о сервере входящей и исходящей почты.

GSuite

Откройте Gmail и войдите в систему. Затем нажмите значок шестерёнки в правом верхнем углу экрана и перейдите в Настройки. Найдите вкладку Пересылка и POP / IMAP.

Убедитесь, что IMAP включён, и сохраните изменения. Затем появится дополнительный раздел с настройками конфигурации почтового клиента.

Для получения более подробной информации рассмотрите официальное руководство по настройке IMAP от Google.

Добавление почтового ящика в почтовый клиент

Поскольку у вас есть все данные о сервере входящей и исходящей почты, остаётся лишь добавить их к вашему почтовому клиенту. Вот как будет выглядеть этот процесс при использовании двух популярных почтовых клиентов: Thunderbird и Mac Mail.

Thunderbird

Откройте клиент Mozilla Thunderbird. Во вкладке Учётные записи, нажмите на кнопку электронной почты.

Во-первых, вам необходимо ввести свои общие данные: имя, адрес электронной почты и пароль.

Затем нужно ввести значения сервера входящей / исходящей почты и порты, которые мы нашли ранее. Вот пример конечного результата при использовании почтовых сервисов Hostinger по умолчанию.

Теперь вы можете отправлять электронные письма и управлять всем прямо с вашего клиента Mozilla Thunderbird.

Mac Mail

Войдите в свой почтовый клиент Mac и перейдите в раздел Почта› Настройки› Учётные записи. Затем нажмите символ +, чтобы создать новую учётную запись электронной почты. Вот что вы должны увидеть:

На первом этапе вам нужно будет заполнить основные данные: имя, адрес электронной почты и пароль.

Затем введите значения сервера входящей / исходящей почты и порты, которые мы вводили ранее. По завершении нажмите синюю кнопку Вход, чтобы завершить настройку.

Поздравляем! Теперь вы можете эффективно управлять всеми своими почтовыми ящиками в одном месте.

5 советов, как получить максимальную производительность по электронной почте и CTR

Рассылка писем — это не так уж и сложно. Другое дело, подготовка качественных кампаний email-маркетинга, которые продают.

Вот несколько советов, как улучшить эффективность ваших рассылок и показатели кликабельности:

1. Работайте над темой. Это может показаться тривиальным, но строка темы письма играет огромную роль. Согласно исследованию, около 70% людей сообщают о спаме, просто взглянув на тему.
2. Персонализируйте свои электронные письма. Имя человека в теме или тексте письма может увеличить вероятность его открытия и прочтения. Но нет причин останавливаться на достигнутом. Познакомьтесь со своей аудиторией и оптимизируйте контент в соответствии с их интересами.
3. Добавьте CTA (Call-To-Action — призыв к действию). В идеале пользователь, который читает ваш email, захочет совершить какое-то действие. Обычно это цель каждой маркетинговой кампании. Следовательно, создание твёрдого призыва к действию имеет решающее значение.
4. Будьте мобильными. Согласно статье CampaignMonitor, мобильные пользователи конвертируют лучше, чем те, кто открывает электронную почту на настольном устройстве. Всё больше и больше людей проверяют почту со смартфона.
5. Протестируйте перед отправкой. Поскольку есть много аспектов, которые необходимо проверить, отправьте себе пробное электронное письмо перед запуском кампании. Не забудьте проверить, как выглядит письмо на экранах разных устройств!

Послесловие

Завершая это руководство, вы сделали первый шаг к успеху и узнали как создать email для бизнеса на основе доменного имени. Но создать электронную почту на домене — это только половина дела. Теперь следует изучить все тонкости email-маркетинга, что займёт некоторое время, поэтому чем раньше вы начнёте — тем лучше! Так что покупайте пакет хостинга электронной почты и вперёд!

Начать

 

Что такое email и как его создать: создавай скорее, узнай

Привет, друзья! На связи Павел Ямб. Скажите, вы общаетесь в этих соцсетях? А как обмениваетесь сообщениями? У вас есть email? Если нет, а в интернет вы пришли надолго и всерьез решили заняться онлайн-работой, то без электронного адреса обойтись невозможно. Так что такое email и как его создать?

 Загрузка …

Что такое электронная почта

Почта необходима для переправки сообщений на дальние расстояния быстро:). В современном мире без обмена информацией невозможно жить. До появления интернета передачей писем занималась обычная почта, а еще раньше голуби. Но время идет, и современные технологии усовершенствовали процесс: письма доставляется на другой конец планеты за считанные секунды. Разумеется, возможно такое стало с появлением интернета и, собственно, электронной почты.

Забавно, но создавать электронную почту специально никто не собирался. Все получилось само собой. Американский программист Рэй Томпсон разрабатывал программу отправки коротких электронных сообщений. Для каждого отправителя обязательным был собственный адрес. Так в 1965 году родилась удобная интернет-почта.

Не нужно писать от руки послание, класть его в конверт, наклеивать марку, нести на почту и ждать, пока письмо дойдет до адресата, а потом дожидаться ответа – а я застал эти времена.  Электронная почта – современный вид связи для передачи на расстояния текстовых файлов, графических и видеосообщений.

Почти у всех интернет-пользователей есть почтовые электронные ящики. У виртуальной почты имеется свое название – e-mail. Э-мейл – та же почта, только в современном формате.

В чем ее удобство:

• Письма до адресатов идут всего несколько секунд
• По электронной почте можно пересылать и картинки, и сообщения, и видеофайлы.

Как завести  e-mail

Без е-мэйла зарегистрироваться ни на одном форуме и ни в одной соцсети невозможно. Поэтому создаем собственный электронный ящик на любом из бесплатных почтовых сервисов. Различия между ними небольшие, а регистрация – по единому принципу, за несколько минут. Выбираем понравившийся или понравившиеся (никто не запрещает заводить несколько адресов) и начинаем:

Список можно продолжить, просто эти сервисы самые популярные. После завершения регистрации вы получаете доступ к дополнительным возможностям сервиса: сможете завести персональную страничку в сети, электронный кошелек, получите собственный номер ISQ, создадите свой блог, наконец. У каждого сервиса – свой перечень полезных опций.

Регистрация

Итак, начинаем с аккаунта. На главной страничке почтового сервиса жмем на ссылку «Регистрация». Далее выбираем «Создать почтовый ящик» или «Завести почту» — текст зависит от сервиса. На открывшейся страничке заполняем регистрационную форму. В случае затруднений система подскажет, что делать дальше.

 

При регистрации укажите подлинные личные данные: фамилию, имя и отчество, дату рождения и номер телефона. Так вы сможете восстановить аккаунт без труда в случае потери пароля или для поиска знакомых в сети. Не бойтесь раскрывать себя в сети. Про вас и так уже все известно интернету:)

Е-мейл должен быть корректным, то есть написанным правильно. Длина имени – до 64 знаков. При регистрации, правда, надежнее точками и символами не пользоваться, потому что некоторые сервисы принимают их за ошибки и выдают сообщение о некорректном адресе.

Не желаете, чтобы посторонние люди просматривали ваши данные? Настройки позволяют скрыть их после завершения регистрации. Справочная система сервиса поможет получить подсказку, как сделать это.

А еще достоверные данные необходимы для пользования электронным кошельком. Под именем Крокодила Гены вряд ли удастся пойти идентификацию успешно, и результат – проблемы с денежными переводами.

Логин

Основа регистрации – выбор имени ящика. Главное требование – уникальность. Адрес состоит из:

• имени сайта-почтовика, на котором вы создаете почту;
• имени пользователя, то есть вас, создающего свой адрес.

Значок «at» или «собачка» разделяет обе части. Адрес выглядит как [email protected]. example.ru – имя сайта, а pavel – имя пользователя. К выбору логина подходим серьезно: если он разонравится, изменить свое имя уже не получится, и придется регистрировать новый ящик.

Кстати «собачку» создал тот же Рэй Томпсон. Значок использовался им для разделения имени почтового ящика и расположения адресата в домене. Томпсон научил программу различать эти подробности на автомате. А выбор значка много времени не занял: «собачкой» программисты уже пользовались. Через несколько лет значок стал сверхпопулярным.

Обязательные для заполнения поля помечены «звездочкой», значком «*». Данные ввели? А теперь – самое интересное и сложное, выбор имени почтового ящика. Времени такая работа занимает немало.  Популярные имена уже заняты, и над придумыванием уникального названия приходится потрудиться.

Во многих почтовых сервисах регистрация аккаунта разрешена на нескольких доменах, обозначенных после «собачки» в адресе. Если в основном домене выбранное имя занято, то на дополнительном оно может быть свободно. Проверить можно по списку в регистрационной форме.

Как вариант – номер своего мобильного телефона. Это название уж точно свободно. Или название своей фирмы. Но здесь возможны проблемы с передачей адреса по телефону: написание и звучание могут различаться.

Пароль

После выбора логина займемся подбором надежного пароля и контрольным вопросом для ограничения доступа к своему адресу. Ответ устанавливаем с расчетом, что ответить сможете только вы. Так доступ к аккаунту для посторонних будет закрыт. Чересчур очевидные данные, к примеру, кличка домашнего любимца, известная всем друзьям, или название улицы, на которой живете, тем более дату рождения или имя лучше не брать.

Если ничего оригинального не приходит в голову, можно намеренно сделать несколько ошибок. Воспользуйтесь нелогичными комбинациями заглавных и строчных букв, специальными символами: вместо «а» — «@». Взамен «o» поставьте «0». Теперь подобрать «ключик» к вашему ящику нежеланным гостям будет очень непросто.

Если у вас имеется корпоративная почта на работе, должность разрешает бесплатное создание е-мэйла, то почему бы не воспользоваться такой возможностью? Обратитесь к администратору, ведающему «компьютерными делами» вашей организации и узнайте, как создать свой почтовый ящик. Только не забывайте, что после увольнения доступ к этому ящику вы потеряете. Да и во время работы ваша переписка будет доступна не только вам, но и тому же администратору.

Платный или бесплатный е-мэйл

Вы можете зарегистрировать и собственный уникальный домен, к примеру vasya @ masin. net. Пример подобного сервиса регистрации — http://www.general-domain.ru/. Но регистрация личного домена платная. Правда, плата небольшая, а при ведении собственного бизнеса такой адрес – дополнительная солидность.

Для решения проблем с основным адресом создаем дополнительный. При регистрации указываем дополнительный адрес. На него высылают пароль от основного при потере.

Различие между бесплатными и платными сервисами – в уровне защищенности аккаунтов, объеме ящиков, ограничениях размеров и способах борьбы со спамом. Одним из лучших в мире считается сервис Gmail, созданный компанией Google. Если у вас до сих пор нету этой почты , то вот вам моя подробнейшая инструкция как завести и настроить.

Чтобы облегчить жизнь пользователя, создано достаточно клиентских программ. Практически единственная их задача – сделать пользование электронной почтой более удобным. Предоставляются полезные инструменты для копирования, хранения данных и сортировки электронной корреспонденции. Эти программы бесплатные и платные.

Одна из самых известных платных — «The Bat!». Бесплатная альтернатива — «Thunderbird», отличный сервис от Mozilla, ни в чем не уступающий платному сервису. Почтовый клиент включен в состав любой операционной системы. Так, для Windows это Microsoft Outlook.

Как узнать свой электронный адрес

Чтобы не потерять собственный почтовый адрес вначале можно записать его и сохранить. А можно посмотреть адрес во время регистрации или увидеть на главной страничке своего ящика. Часто он отображен вверху на страничке сервиса как «е-мэйл» или «Моя страница». Здесь выведены все входящие и исходящие письма. Но в любом случае не стоит надеяться только на собственную память: адрес всегда лучше держать записанным в файле или на бумаге под рукой.

На электронную почту приходят интересующие владельца ящика предложения. Только иногда на рассылку вы не подписывались, а получаете по десятку абсолютно ненужных писем. Это спам, проблема известная всем владельцам е-мэйлов.

Поздравляем, вы получили… спам

Предложения о покупке товаров, об оказании благотворительной помощи – что только не рассылается! Но после перевода указанной суммы на счет о деньгах модно забыть: они попадут к мошенникам, которые чаще всего занимаются такими рассылками. А ко всему прочему теперь у них есть доступ и к вашему кошельку.

Письма с предложениями скачать полезные программы или интересные файлы также лучше не открывать: в них могут быть вирусы. У вредных рассылок обычно яркие заголовки: «Поздравляем», «Вы выиграли», «Вот то, что вам нужно больше всего» или «Приз».Сделать личную информацию доступной для мошенников или поломать ваш компьютер – такие задачи спам-вирусам «по зубам».

И уж тем более, не нужно самому рассылать подобные письма с призывами: «Отправь это послание трем (пяти, шести и так далее) друзьям, и будет тебе счастье». Отправляем подобные «заманиловки» в папку с надписью «Спам». Им там самое место. Нет нужды разрешать становиться помощником, пусть и невольным, мошенников.

Электронная почта – прекрасная возможность стереть границы и уменьшить расстояния. Обходиться без email, работая в интернете, невозможно. Думаю, вы со мной согласны.

А какой почтой пользуетесь вы? С вами был Павел Ямб. До связи!

Видели этот талант?

Что такое электронная почта и для чего она нужна

В реальной жизни, чтобы не считаться бездомным, нужна прописка, а в интернете — электронная почта или электронный адрес. Назначение электронной почты, то же, что и у реальной — получение писем (только в отличии от «Почты России» оно происходит моментально). Но что это за письма и на какой такой адрес их посылают? Давайте разбираться.

Что такое e-mail, как правильно писать и произносить «e-mail»

У электронного адреса  много синонимов, можно услышать «кинь свой ящик», «дай почту» или даже «давай скину на мыло«. И если ящик и почта еще понятно, то при чем тут мыло? Да при том, что с английского электронная почта будет звучать как electronic mail («электроник мэйл») или же сокращенно e-mail (и — мэйл). Ну и пользователи придумали созвучное «мэйлу» «мыло».

Как выглядит адрес электронной почты

И вот кто-то со словами «скинь мне на почту» начинает диктовать какую-то кракозябру. Что за собака, что еще за «гмэйл ком» или «яндекс ру»?

Адрес электронного ящика (или почты или адреса, это все синонимы) состоит из двух частей: Логина, то есть имени пользователя и доменного имени сайта, которые разделяются специальным символом: @ — «собакой»

 

Получается, что в первой части (до знака «@») отображается имя, которое придумал себе человек для регистрации, а вторая часть (после знака «@») — это адрес сайта, на котором зарегистрирована почта, он присваивается автоматически в зависимости от того, где создавался почтовый ящик.

 

 

Интересно, что официальное название знака «@» — коммерческое at, потому что первоначально использовался в платежных документах вместо английского  «at the rate of», то есть по (цене).

Одна из версий гласит, что символ «@» стали называть «собакой»  из-за популярной в СССР компьютерной сети, логотипом которой была собака с «собакой» же вместо носа.

 

Какие бывают виды e-mail

В настоящее время самые популярные почтовые сервисы, а, значит, и самые популярные доменные имена в почтовом адресе (то есть те имена, что идут после «собаки»):

1. gmail.com
2. yandex.ru
3. mail.ru
4. rambler.ru

Разницы в функционировании нет никакой, одинаково быстро и надежно будут доставляться письма на любой из этих доменов. Не имеет значения отправляете ли вы с gmail.com на yandex.ru или же с mail.ru на mail.ru.

Так что вопрос вкусовщины:

как выглядит почта яндекса

 

как выглядит почта гугла

 

как выглядит почта мэйл ру

 

Так в чем же разница и где лучше всего регистрировать электронную почту? Этот вопрос очень похож на тот, «какой браузер лучше», ответа на него однозначного нет. Все зависит от вкуса пользователя. Однако, почта на gmail.com имеет главное преимущество: регистрация на популярных иностранных сайтах будет происходить в один клик, «авторизация с помощью gmail», например, на таком знаменитом видеосервисе, как youtube.

Зачем нужна электронная почта

Разобрались с тем, из чего состоит электронный адрес и где его можно зарегистрировать. Теперь перейдем к тому, зачем он нужен.

1. Получение писем от друзей и коллег. Понятно, если друзья живут в другом городе и обычные письма идут слишком долго. Но что же тут классного может быть, если и регулярно видишься друзьями и коллегами? Да много всего! Письма — это не только текст. Можно делиться фотографиями и ссылками на сайты, прикреплять разные документы и файлы, и все это быстро и легко, без необходимости что-то записывать на флешку или диск. Множество организационных вопросов решаются в несколько кликов мышкой.
2. Регистрация на сайтах. Часто для получения доступа ко всем возможностям (например, комментированию на форумах или же для покупок в интернет-магазинах) требуется регистрация, то есть Вы оставляете свой электронный ящик, придумываете логин и пароль для этого сайта и соглашаетесь с условиями. После чего Вам на e-mail приходит письмо-подтверждение, в котором нужно пройти по ссылке, чтобы активировать свою учетную запись (то есть подтвердить, что это именно Вы регистрировались там). Без ввода электронной почты невозможна регистрация на сайтах.

Часто для того, чтобы оставить комментарий на каком-либо сайте или подписаться на обновления, требуется регистрация на сайте.

Делитесь знаниями с друзьями!

Подпись в электронной почте

Каждый Дон Кихот воюет с ветряными мельницами, а каждый дизайнер воюет с неправильными подписями в письмах

О чем речь

https://bureau.ru/bb/soviet/20110330/
Бо́льшая часть примеров подписей из этого совета

Многие из вас видели что-то такое:

или такое:

иногда даже такое:

иногда встречается и такое:

Эти подписи на шкале хорошо-плохо где-то между «плохо» и «полная катастрофа». Мой пост о том, как делать правильно.

Почему это важно

Подпись — такая же неотъемлемая часть письма, как тема, письмо и вложения. Все вместе они влияют на восприятие письма, создают определенную тональность и что-то сообщают об адресанте. Неудачная подпись может испортить впечатление от очень внимательно написанного письма, поэтому на неё нужно обращать не меньшее внимание, чем на само письмо.

Хорошая и плохая подпись

Я уверен, что для подписи в личных письмах достаточно имени и фамилии, а иногда и просто имени. Все нижеперечисленное относится к рабочей переписке, где не всегда можно обойтись только именем и фамилией.

Я бы ориентировался вот на такие моменты:

1. Подпись должна быть на языке ваших адресатов
   Если пишете на английском — подпись на английском, пишете на русском — подпись на русском. Никаких Best regards и Senior Java Developer в русскоязычной переписке.
2. Сначала имя, потом фамилия
   Писать наоборот, — сначала фамилию, а потом имя — очень формальный стиль. К нему хочется сразу дописать и отчество. Само имя пишите так, как вас следует называть. Внимательные люди будут называть именно так как написано: Света, Даниил, Ася, Маргарет, Митя, Наталия. (см. Не ошибаться в именах)
3. В подписи не должно быть очевидного
   Не надо подписывать, что [email protected] — это эл. почта, знак @ однозначно говорит: «Это — адрес электронной почты». Да и вообще сам адрес эл. почты вообще не нужно писать, он же вот, перед глазами у адресата.
   Если сайт расположен на том же домене, что и электронная почта, то его тоже можно не указывать. Ваши читатели не глупые и поймут, что у компании с почтой [email protected] сайт ptsecurity.com. В некоторых компаниях принято перечислять все сайты в подписи сотрудников, не надо так.
   Если без сайта никак нельзя обойтись, тогда из ссылки нужно хотя бы убрать http:// и www.
4. Телефон — только личный
   Если указываете телефон, то только мобильный или городской с добавочным, общий телефон компании лучше не указывать.
   Факс тоже лучше не указывать.
5. Без «С уважением»
   Ваши адресаты чувствуют, что вставка в подпись каждого письма «С уважением» не имеет ничего общего с уважением. Вместо этого штампа лучше проявить настоящее уважение и написать удобное для читателя письмо: сформулировать говорящую тему, написать короткое структурированное письмо, ввести в курс дела, приложить все ссылки и файлы, а также явно указать, что вы от человека хотите.
6. Указывать понятную должность
   Очень часто в подпись вставляют должность адресанта, само по себе это не проблема. Однако иногда должность человека неговорящая: специалист, инженер, оператор. В этом случае лучше дополнить формальную должности реальной ролью: Старший специалист → Старший инженер поддержки, Менеджер продукта → Менеджер Яндекс-карт».
7. Не указывать и должность, и отдел
   Нужно стараться не увеличивать подпись без необходимости и указывать что-то одно: или должность, или отдел. Часто можно совместить отдел и должность: вместо длинной комбинации «Отдел технологий разработки + инженер» написать «devops-инженер».
8. Не нужно писать всю оргструктуру
   Если вам нужно указать отдел, то не нужно указывать всю организационную структуру до своего отдела включительно:
   Группа разработки систем машинного обучения
   Отдел перспективных технологий
   Департамент исследований и разработки
9. Не нужно рекламы почтовых программ и устройств
   Подпись — это часть вашего письма, не оставляйте в ней «Отправлено с моего айфона» или «Отправлено из AquaMail для Андроида
   http://www. aqua-mail.com».
   На самом деле продакт-менеджеры мобильных почтовых клиентов повышают свои метрики и зарабатывают свою премию за счет ваших писем и ваших читателей. Для читателей такая подпись выглядит то ли как хвастовство «Смотри, у меня новый айфон», то ли как неуважение «Мне лень потратить одну минуту на настройку подписи».

Открыть покрупнее

10. Никакого форматирования
    Форматирование привлекает слишком много внимания к подписи и отвлекает от письма. Лучше не использоваться в подписи курсив, полужирное начертание, подчеркивание, выделение цветом, в том числе бледно-серым. Кажется, что бледно-серый приглушенный и его не будет видно, на самом же деле любое изменение цвета видно само по себе. См. иллюстрацию на полях.
    Хуже всего выглядит яркий красный текст.
11. Никаких картинок или логотипов
    Не нужно вставлять логотипы компании, продуктов, конференций и митапов, красивые кнопки подписки, логотипы социальных сетей. Как и форматирование картинки привлекают слишком много внимания к письму, а кроме этого могут ещё и сломаться, будет совсем некрасиво (см. Переверстка: письмо из Пикпоинта).
12. Подпись отделяется от письма двумя пустыми строками
    Подпись достаточно отделить пустым место, без всяких линий и черточек. В технологических компаниях существуют люди, которые знают про RFC на эл. почту, где написано, что подпись отделяется двумя дефисами и пробелом. Я бы с ними не спорил.

Но вообще, даже в корпоративной подписи обычно достаточно имени с фамилией и изредка должности.

Примеры хорошей подписи

Вот несколько примеров, которые я считаю допустимыми.

Для совсем небольшой команды:

Михаил Озорнин

Для большой компании с множеством проектов:

Михаил Озорнин
Дизайнер в проекте Apple Don’t Watch

Подпись для тех, кто часто пишет наружу:

Михаил Озорнин
Руководитель пресс-службы Apple Russia
моб: +7 999 999-99-99

Ссылки в тему

В вопросе подписей писем очень много мифов и плохих традиций. Я собрал ещё немного авторитетных мнений про подписи:

Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации

Законом предусмотрены два типа электронных подписей:  простая и усиленная. Последняя имеет две формы: квалифицированная и неквалифицированная.

Простая электронная подпись представляет собой комбинацию из логина и пароля и подтверждает, что электронное сообщение отправлено конкретным лицом.

Усиленная неквалифицированная подпись не только идентифицирует отправителя, но и подтверждает, что с момента подписания документ не менялся. Сообщение с простой или неквалифицированной электронной подписью может (по предварительной договоренности сторон и в специально предусмотренных законом случаях) быть приравнено к бумажному документу, подписанному собственноручно.

Усиленная квалифицированная электронная подпись подтверждается сертификатом от аккредитованного удостоверяющего центра и во всех случаях приравнивается к бумажному документу с «живой» подписью.

Для того чтобы электронный документ считался подписанным простой электронной подписью необходимо выполнение в том числе одного из следующих условий:

1. простая электронная подпись содержится в самом электронном документе;
2. ключ простой электронной подписи применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа, и в созданном и (или) отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлен электронный документ.

При этом закон не уточняет, кто именно может быть владельцем ключа простой электронной подписи, но устанавливает ограничения по ее использованию. Простая электронная подпись однозначно не может быть использована при подписании электронных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или в информационной системе, содержащей сведения, составляющие государственную тайну.

Нормативные правовые акты и (или) соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать, в частности:

1. правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;
2. обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность.

В свою очередь усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная электронные подписи получаются в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи,

позволяют определить лицо, подписавшее электронный документ,

позволяют обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания,

создаются с использованием средств электронной подписи.

Квалифицированная электронная подпись наравне с вышеуказанными признаками должна соответствовать следующим дополнительным признакам:

1. ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
2. для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с Законом об электронной подписи.

При этом основное отличие квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи заключается в том, что он должен быть выдан аккредитованным удостоверяющим центром или доверенным лицом аккредитованного удостоверяющего центра.

Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Другие вопросы по теме

Как определить поддельное письмо электронной почты.

Принципы обмена сообщениями электронной почты.

Формат электронных писем.

Как определить поддельное электронное письмо.

    В самом общем случае схема обмена электронными сообщениями (электронная почта, e-mail) выглядит следующим образом

Как видим, в процессе обмена электронными сообщениями используются не только технические и программные средства отправителя и получателя, но и почтовые серверы, задачей которых является прием писем, предназначенных к отправке от отправителя, доставка их в почтовый ящик получателя, временное хранение, и передача из почтового ящика получателю.

В качестве одного из элементов электронной почты, почтовый ящик представляет собой обычный каталог файловой системы ( папку ), а электронные письма – файлы данных, находящиеся в данном каталоге. Естественно, вся технология приема и передачи электронных писем подчиняется определенным правилам, задаваемым протоколами и форматами данных. На стороне клиента (отправителя и получателя) используется специальное программное обеспечение – почтовый клиент, в качестве которого может использоваться, например, Microsoft Outlook для Windows или Mozilla Thunderbird для Linux. Даже если вы работаете со своим почтовым ящиком через веб-интерфейс ( подключаясь к сайту, например mail.ru), то вы все равно используете почтовое клиентское программное обеспечение, выполняющееся в среде сервера. Почтовые серверы и почтовые клиенты, независимо от того, на каком оборудовании, и с каким программным обеспечением, они работают, реализуют, как минимум два прикладных протокола, без которых невозможен обмен почтой. Один из них служит для передачи электронных писем – это протокол SMTP (Simple Mail Transfer Protocol, простой протокол передачи почты), второй служит для приема POP3 (Post Office Protocol ver 3, протокол почтового офиса). Оба протокола на прикладном уровне реализованы в виде обмена текстовыми сообщениями в кодировке ASCII, т.е. являются телнетоподобными ( telnet-like ) протоколами. Так уж исторически сложилось с момента первых попыток обмена электронными сообщениями в 1960-х годах. Соответственно, сами электронные письма, тоже не могут содержать никаких служебных (неотображаемых) символов. Даже прикрепленный к электронному письму бинарный файл преобразуется перед передачей в последовательность стандартных отображаемых символов и при приеме перекодируется в исходный вид. Как процесс обмена данными, так и структура электронных писем подчиняются строго определенным правилам, о которых пойдет речь ниже.

Отправитель почтового сообщения подключается к своему почтовому серверу с использованием протокола прикладного уровня SMTP и передает ему данные, необходимые для доставки отправления конечному получателю, и собственно, само послание. После чего сеанс обмена завершается. На следующем этапе доставки почты ( процесс Mail Delivery), почтовый сервер отправителя, используя данные электронного адреса получателя, находит его почтовый сервер, подобным же образом подключается к нему и передает письмо, которое помещается в почтовый ящик получателя. Структура адреса в виде [email protected] пределяют:

user — имя пользователя, оно же – имя каталога, используемого в качестве почтового ящика.

domain.ru — доменное имя «domain.ru», по которому определяется почтовый сервер, на котором находится данный почтовый ящик. Для определения почтовых серверов, обслуживающих конкретные домены используется служба разрешения имен DNS.

[email protected] – почтовый ящик пользователя «test» в домене mail.ru

Соответственно, когда отправитель неверно укажет первую часть адреса или такой почтовый ящик отсутствует, письмо не может быть доставлено, и отправителю отсылается сообщение об этом факте, содержащее «Mailbox does not exist» (почтовый ящик не существует):

SMTP error from remote mail server after RCPT TO::

&nbsp ^nbsp &nbsp host mx01. mail.ru [94.85.88.20]: 550 Mailbox [email protected] does not exist.

Обычно, сообщения об ошибках доставки электронной почты отправляются с темой:

Mail delivery failed: returning message to sender

В случае, когда ошибочно указана часть адреса после знака @, то сообщение об ошибке будет сопровождаться текстом о том, что не найден домен ( Domain . . . not found ). В зависимости от разновидности серверов и их настроек, текст сообщений об ошибках доставки может незначительно отличаться.

Если же ошибок не возникло, получателю остается только подключиться к серверу с использованием своего почтового клиента и по протоколу прикладного уровня POP3 «забрать» из почтового ящика находящееся там послание.

Протокол SMTP был разработан еще в начале 80-х годов прошлого века (основные спецификации — RFC 821 RFC 822), однако, с некоторыми изменениями и дополнениями , широко используется до сих пор и, очевидно, будет использоваться в ближайшие несколько лет как основной протокол передачи электронных сообщений. Последнее обновление в 2008 г. RFC 5321 добавило масштабируемое расширение протокола — ESMTP ( Extended SMTP). Однако в повседневной терминологии, по прежнему используется название SMTP

    При стандартной настройке, почтовый сервер ожидает входящие соединения на TCP порт 25 (слушает TCP порт 25). Клиентская почтовая программа выполняет подключение на данный порт, после чего, почтовый сервер передает свое приветствие, например:

220 fcgp03.nicmail.ru ESMTP CommuniGate Pro 5.2.3.

Информационные и управляющие сообщения, выдаваемые сервером, состоят из номера (числового идентификатора), в данном случае — 220 (сервер готов к работе) и поясняющего текста. Данные, передаваемые клиентом, не имеют номера и передаются в виде набора отображаемых символов (обычного текста).

Для начала сессии, в соответствии со спецификацией протокола SMTP клиент должен сообщить свое локальное имя хоста с использованием директивы HELO. Вместо HELO, может быть использована (и в большинстве почтовых программ, используется) директива EHLO, в ответ на которую сервер передает список поддерживаемых им команд протокола SMTP

EHLO MyComp.Mydomain

В качестве аргумента директивы EHLO передается имя компьютера.

В ответе сервера (идентификатор 250 — OK, выполнено успешно) будут перечислены поддерживаемые им команды протокола SMTP:

250-fcgp03.nicmail.ru domain name should be qualified MyComp.Mydomain
250-SIZE 31457280
250-AUTH LOGIN PLAIN CRAM-MD5 DIGEST-MD5 MSN
250-ETRN
250-TURN
250-ATRN
250-8BITMIME
250-HELP
250 EHLO

Список команд SMTP зависит от разновидности и конкретных настроек сервера. В связи с проблемой СПАМа, подавляющее большинство почтовых серверов настраивается только на работу с разрешением на подключение с заранее известных IP-адресов или с авторизацией пользователя. Поэтому почтовая клиентская программа выдает директиву AUTH, указывающую какую процедуру проверки подлинности пользователя она будет использовать:

AUTH LOGIN

В данном случае будет использоваться проверка подлинности пользователя по имени и паролю. После чего сервер выдает сообщение c номером 334 (выполнение процедуры аутентификации):

334 VXNlcm5hbWU6

В рассматриваемом примере SMTP-сессии, на данном этапе обмен данными между клиентом и сервером выполняется также в текстовом виде, но в кодировке Base64. Данная кодировка широко используется в приложениях электронной почты для кодирования бинарных данных — программ, фото, видео и т.п. Весь диапазон кодируемых элементов данных может быть представлен набором символов английского алфавита, цифрами и некоторыми знаками. Для перекодировки данных, проще всего, воспользоваться онлайн-перекодировщиком base64.ru. Для перекодировки копируем строку Base64 в верхнее окно, и в нижнем получаем текст Username:

Строка символов VXNlcm5hbWU6 — это Username: в кодировке ASCII, т. е. запрос имени пользователя. Клиентская программа также отправляет его в кодировке Base64:

QmlsbEdhdGVzQG1pY3 Jvc29mdC5jb20=

Подобным же образом, определяется, что строка

334 UGFzc3dvcmQ6

означает запрос пароля — Password:

На что клиентская программа передает пароль, также в кодировке Base64:

YXNkYXRh

Если пароль принят, сервер отвечает сообщением с номером 235:

235 [email protected] authenticated

Если имя пользователя или пароль не опознаны, сервер ответит кодом ошибки из набора сообщений с номерами 4ХХ, 5ХХ

Далее клиентская программа сообщает серверу адрес отправителя:

MAIL FROM: [email protected]

Одним из серьезных недостатков протокола SMTP является его слабая защита от подделки почтовых отправлений. Как в директиве HELO можно указать любой адрес хоста, так и в директиве MAIL FROM можно указать любой адрес отправителя, например,

font color=»blue»> MAIL FROM: [email protected]

Если почтовый адрес соответствует формату user@domain, сервер выдаст сообщение с номером 250 (OK, все хорошо):

250 [email protected] sender accepted

( А клиентская почтовая программа получателя именно этот адрес отобразит в принятом письме, т.е. от Билла Гейтса из домена microsoft.com)

Получив от сервера подтверждение, что адрес принят, клиентская программа передает адрес получателя с помощью директивы RCPT TO:

RCPT TO: [email protected]

Если адрес получателя соответствует формату user@domain, сервер ответит сообщением о готовности принять почтовое сообщение для доставки 250:

250 [email protected] will relay mail for an authenticated user

Далее инициируется процедура передачи данных — клиентская почтовая программа передает команду DATA,

DATA

На что сервер отвечает сообщением с номером 354 («начать ввод текста письма»)

354 Enter mail, end with «. » on a line by itself

В самом простейшем случае, письмо может быть набором вводимых с клавиатуры, отображаемых символов ASCII, например

Hello, World!!!

Признаком конца сообщения является отдельная строка, содержащая символ «точка».

.

На что, сервер выдает сообщение о принятии к доставке введенного сообщения:

250 message accepted for delivery

После чего программа почтового клиента завершает сессию:

QUIT

В ответ почтовый сервер сообщает о закрытии соединения:

221 fcgp03.nicmail.ru CommuniGate Pro SMTP closing connection

    На начальном этапе использования протокола SMTP, когда передавался только простой текст, использовался именно такой способ передачи писем, однако со временем, появилась необходимость создавать красивое оформление отправлений, прикреплять файлы произвольного формата, использовать национальные алфавиты и т.п. Таким образом, в дополнение к документу RFC 821 был разработан документ RFC 822, стандартизирующий основное содержание сообщений электронной почты и документы RFC 2045 и RFC 2046, описывающие формат расширений MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions — многоцелевое расширение электронной почты), предназначенный для обработки составных и нестандартных сообщений.

Формат электронного письма.

    В соответствии с современными стандартами, сообщение электронной почты состоит из 2-х частей — заголовка и тела . Заголовок письма формируется почтовым программным обеспечением и состоит из нескольких строк в кодировке ASCII. Заголовок содержит служебную информацию, необходимую для доставки и обработки электронного послания. Каждое поле заголовка состоит из названия, символа двоеточия, и данных поля. Некоторые поля заголовка имеют фиксированную структуру, например, поле From:(адрес отправителя), а некоторые — произвольную, как например, поле Subject: (тема письма).

Основные поля сообщения:

From: — адрес отправителя
To: — адрес получателя
Date: — дата отправки
Cc: — копия сообщения отправляется на указанный адрес
Bc — скрытая копия
Subject: — тема сообщения
Message-ID: — идентификатор сообщения, присвоенный почтовым ПО.
Reply-To: — адрес для ответа на сообщение.
Priority — Приоритет (важность) сообщения
X-Mailer: — почтовая программа, с помощью которой отправлено сообщение.
Received: — поле с адресами и временем обработки сообщения промежуточными серверами при доставке сообщения адресату.

    Минимальный заголовок сообщения должен содержать поля From:, To: (или Cc:) и Date: . При доставке сообщения конечному адресату, к первоначальному заголовку письма могут быть добавлены поля, сформированные промежуточными почтовыми серверами. Так, например, при отправке сообщения от пользователя [email protected] пользователю [email protected] , письмо отправляется клиентским почтовым программным обеспечением на почтовый сервер, обслуживающий домен mail.ru, и затем пересылается им почтовому серверу, обслуживающему домен rambler.ru, откуда оно будет принято пользователем почтового ящика [email protected]. Пересылка может состоять из нескольких шагов и сопровождается добавлением полей промежуточных серверов в заголовок сообщения.

О формате содержимого письма сообщают поля :

MIME-Version: — версия расширения MIME. Означает, что в данном сообщении используется расширение MIME и указывается его версия.

Content-Type: — тип содержимого. Определяет содержание сообщения и алгоритм его обработки почтовым программным обеспечением (почтовым ПО). Так, например,

Content-Type:message/RFC-822 — указывает, что далее следует сообщение в формате RFC-822, т.е. простейшее текстовое сообщение без каких-либо расширений в кодировке ASCII.
Content-Type: text/plain; charset=»windows-1251″ — сообщение из последовательности символов в кодировке, определяемой значением параметра charset: (в данном случае, в кодировке Windows с кодовой страницей 1251)
Content-Type: text/html — используется текст, размеченный с использованием тегов языка HTML.
Content-Type: multipart/mixed;
boundary=»—-=_NextPart_ 000_008D_01CC0FEF .CCB47280″ — сообщение состоит из нескольких частей различного содержания. Параметр boundary задает строку — разделитель между отдельными частями.

    Таким образом, поле Content-Type: может определять тип содержимого (audio, video, image), которое должно быть перекодировано при обработке почтового сообщения. Тип кодировки указывается полем Content-Transfer-Encoding:. Если указаны типы 7bit, 8bit или binary, то перекодировка не используется. Тип Base64 указывает на то, что кодирование данных выполнено с использованием упоминаемой выше кодировки Base64. Довольно часто встречается тип quoted-printable, предназначенный, как и Base64, для передачи символов, не входящих в состав отображаемой части ASCII (английского алфавита, цифр и некоторых знаков). Каждый символ преобразуется в последовательность из знака равенства = и двух символов задающих шестнадцатеричное значение кода преобразуемого символа. Так, например, заглавная русская буква Я, которой соответствует шестнадцатеричное значение 0xDF в старшей части таблицы символов , будет представлена как =DF, восклицательный знак — =21 и т.п. Правила кодирования данных описаны в документе RFC-1341

Как определить поддельное электронное письмо.

    Наверно, нет ни одного пользователя электронной почты, который не получал бы электронные послания от различного типа мошенников, маскирующихся под организаторов всевозможных (беспроигрышных для них) лотерей, администрацию сайтов, сервисы электронных платежных систем и т. п. С помощью поддельных писем были взломаны многие страницы пользователей социальных сетей, учетные записи пользователей электронной почты, электронные кошельки т.д. А бывает и наоборот, действительные письма, вызвавшие необоснованные подозрения были проигнорированы и отправлены в корзину. А ведь достоверность электронного послания довольно просто определить, используя обычную логику и ту информацию, которую можно извлечь из полей заголовка письма.

    Принятое письмо отображается почтовым клиентским программным обеспечением в виде, удобном для просмотра без лишней детализации, однако, при необходимости, можно изменить представление данных сообщения, и получить возможность просмотра полей заголовка. Для почтового клиента Microsoft Outlook Express ( а также почтового клиента Windows Mail и прочих ), например, нужно выбрать конкретное письмо, вызвать контекстное меню правой кнопкой мышки и выбрать пункт Свойства или нажать комбинацию клавиш Alt+ENTER. Откроется окно свойств сообщения с вкладками «Общие» и «Подробно» ( в некоторых клиентах – «Общие» и «Сведения»)

При выборе режима представления «Подробно» в окне свойств сообщения будут отображаться заголовки письма и, кроме того, появится возможность его просмотра в том виде, в каком оно было принято от почтового сервера при нажатии на кнопку Исходное Сообщение

Исходный вид представляет собой заголовок письма, пустую строку, и тело письма.

В других почтовых программах или в веб-интерфейсе почтовых служб также имеется возможность просмотра заголовка, так, например, при чтении письма через веб-интерфейс почтовой службы mail.ru, заголовок можно просмотреть, нажав на иконку с надписью RFC, располагающейся в строке кнопок над письмом. В веб-интерфейсе почты Яндекса, нужно в правом верхнем углу экрана нажать на иконку Свойства письма. Названия кнопок могут различаться, но практически всегда существует возможность просмотра заголовка или полностью исходного вида электронного письма.

Для просмотра заголовка электронного письма в почтовом клиенте Microsoft Outlook 2010 нужно открыть письмо двойным щелчком и выбрать в меню «Файл» – «Сведения» — кнопка «Свойства». Поля заголовка отображаются в окне «Заголовки интернета»

    Для примера, рассмотрим заголовки письма, в качестве отправителя в котором значилось «Microsoft Corporation» и c темой «You Won (View Attachment)» , где сообщалось о крупном выигрыше в электронной лотерее и предлагалось для его получения заполнить анкету в присоединенном файле. Вроде бы речь идет о выигрыше в лотерее, проводимой корпорацией Майкрософт. Вообще-то, содержание явно подозрительное, но в данном случае это неважно. Задача заключается в том, чтобы получить максимум достоверной информации об отправителе данного электронного письма.

В процессе доставки электронного письма, при пересылке от узла к узлу, программные средства по пути следования добавляют служебную информацию в заголовок, при чем, отправитель не имеет возможности каким-либо образом изменить эти данные. Самые ранние по времени формирования поля заголовка, находятся в нижней части, более поздние — в верхней. Поля, начинающиеся с символов X-, как правило, относятся к программному обеспечению, используемому для отправки электронного письма, его проверки на спам, вирусы и т.п. Особо полезных сведений для определения достоверности отправителя сообщения эти поля не содержат, хотя могут быть использованы в качестве дополнительного источника информации. Например, отправителем отображается корпорация Microsoft, а для отправки используется веб-почта поисковой системы Yahoo, чего, явно быть не может.

X-Mailer: YahooMailRC/420.4 YahooMailWeb Service/0.8.105.279950

Поля From:, To: и Reply-To: также говорят о поддельности письма.

From: Microsoft Corporation

Выводимое имя отправителя «Microsoft Corporation» а почтовый адрес » [email protected] » (реально присутствовавшие в сообщении адреса я изменил, сохранив структуру). В адресах электронной почты используется формат

user@domain — Имя пользователя знак @ имя домена . Имя пользователя (имя почтового ящика) в данном случае — microsoft491, а имя домена — gmail.com, т.е. — это бесплатный почтовый ящик в домене Google . Не правда ли, это странно, когда крупная организация для официальной переписки использует публичную бесплатную почту ? Имя пользователя можно завести любое, если оно свободно, и соответствует правилам почтового сервиса, а отображаемое имя не имеет отношения к реальному почтовому адресу. Очень часто мошенники используют формат почтового адреса в качестве отображаемого имени отправителя, и вместо «Microsoft Corporation» может присутствовать, например «[email protected]», которому будет соответствовать реальный адрес «[email protected]», который явно не имеет никакого отношения к корпорации Microsoft.

Имеет ли домен из адреса отправителя какое либо отношение к Microsoft или какой либо другой организации, можно проверить с использованием специального программного обеспечения, как например бесплатная утилита Win32Whois или с использованием онлайн-сервисов Whois (на сайте 2ip.ru, например), позволяющих получить реальные сведения о доменном имени.

Информация о домене очень часто дает дополнительные признаки, которые могут помочь в определении достоверности электронного письма. Особенно это касается тех случаев, когда используется адрес с именем домена, очень близким к наименованию официальных организаций. На днях по русскому сегменту Интернет прошла мошенническая рассылка от имени, якобы Роскомнадзора, roskomnadzor.org. В подобных случаях стоит обратить внимание на возраст домена. Как правило, доменные имена, используемые для мошенничества в Интернет, имеют возраст от нескольких дней до нескольких недель. Кроме того, информация о регистраторе, данные технических и административных контактов могут дать сведения, на основании которых, можно сделать выводы о достоверности отправителя. В реальности, чаще всего оказывается, что регистратор доменного имени для госучреждения — частное лицо, а указанные контакты не имеют никакого отношения к данной организации или даже к данной стране.

Следующее поле, на которое следует обратить внимание

Message-ID: 306099.58326 .qm@web83802. mail.sp1 .yahoo.com

Это внутренний идентификатор сообщения, присваиваемый почтовой системой, имя которой располагается после символа @. Если вы получили, якобы письмо от Microsoft или администрации Яндекса, а в имени почтовой системы присутствует yahoo.com, то можно однозначно сделать вывод, что такое письмо — подделка. Но это еще не все. Следующее (снизу вверх) поле, Received: было сформировано первым в цепочке доставки почтовым сервером и дает нам адрес (адрес изменен мной), с которого было отправлено письмо

Received: from [141.29.80.148] by web83802. mail. sp1.yahoo .com via HTTP;

C большой долей вероятности можно предположить, что это, как минимум адрес из пула адресов Интернет — провайдера отправителя или шлюза сети почтовой службы. Добавлю, что в большинстве случаев в сетях провайдеров клиентам выделяются динамические IP-адреса и, так называемые, «серые» IP, когда выход в Интернет выполняется с использованием технологии NAT (Network Address Translation) и в качестве IP в поле Received: будет адрес шлюза, через который производится выход в Интернет из внутренней сети провайдера. Для получения информации об IP-адресе можно воспользоваться тем же Win32Whois. Вместо имени домена заносим в поле DOMAIN интересующий нас IP-адрес

Анализ адреса может дать информацию, например, что письмо от якобы Microsoft , было отправлено из сети польского или новозеландского провайдера, а официальное письмо Федеральной службы России отправлено из Канады.

Как видим, ничего сложного. Достаточно обладать даже общими сведениями о принципах обмена электронной почтой и иметь представление о форматах писем, чтобы определить поддельное отправление и не попасться на крючок интернет-мошенников.

Если вы желаете поделиться ссылкой на эту страницу в своей социальной сети, пользуйтесь кнопкой «Поделиться»

В начало страницы     |     На главную страницу

Как создать профессиональный адрес электронной почты [+ примеры]

Мгновенное сообщение — ваш адрес электронной почты из средней школы не годится для реального мира. Даже если «[email protected]» послужит ностальгическим напоминанием по вашим спортивным годам, это будет выглядеть как бельмо на вашем резюме и побудит любого рекрутера или менеджера по найму нажать «Удалить».

При этом, вероятно, есть по крайней мере один человек с таким же именем, как и вы, поэтому адрес электронной почты, содержащий только ваше имя и фамилию, скорее всего, уже занят.

К счастью, профессиональный адрес электронной почты не ограничивается только вашим именем и фамилией. Есть много способов выбрать тот, который любой рекрутер или менеджер по найму сочтет профессиональным.

Как создать рабочий адрес электронной почты

1. Выберите свой почтовый сервер.
2. Подключите свою электронную почту к почтовому клиенту.
3. Подключите свою электронную почту к своему программному обеспечению для автоматизации маркетинга.

1. Выберите свой почтовый сервер.

Когда вы только начинаете свой бизнес, вы собираетесь приобрести домен и сайт хостинга.

Один из способов создать рабочий адрес электронной почты — это найти пакет хостинга, который включает служебную электронную почту. Обычно это дополнительные расходы, но многие пользователи предпочитают настраивать свою рабочую электронную почту таким образом из-за простоты.

Если вы выберете этот способ создания корпоративной электронной почты, вам нужно будет перейти на свой хостинг-сайт и настроить электронную почту.Обычно это означает переход в раздел «Электронная почта» вашего хостинг-сайта и выбор адреса электронной почты (советы и примеры ниже).

Однако другой способ настроить электронную почту — это использовать G-Suite вместо вашей хостинговой платформы (это то, что мы делаем в HubSpot). Google проведет вас через этот процесс, поэтому обычно это просто 1, 2, 3.

2. Подключите свою электронную почту к почтовому клиенту.

Затем, если вы решили разместить свою электронную почту через платформу хостинга, вам необходимо связать свой адрес электронной почты с почтовым клиентом.

Для этого войдите на свою хостинговую платформу, перейдите в раздел «Электронная почта» и найдите кнопку с надписью «Настроить почтовый клиент» или что-то подобное.

Это поможет вам настроить электронную почту с помощью Outlook, Gmail или любого почтового приложения.

3. Подключите свою электронную почту к своему программному обеспечению для автоматизации маркетинга.

Наконец, вы захотите убедиться, что ваша платформа автоматизации маркетинга имеет доступ к вашей электронной почте.

Чтобы сделать это с помощью HubSpot, вы можете следовать этим инструкциям.

Обычно этот процесс включает в себя переход к настройкам и поиск кнопки «Домены» или «Отправка электронной почты».

Как только вы обнаружите это в своем программном обеспечении для автоматизации, оно должно провести вас через процесс подключения вашей электронной почты.

Теперь, когда вы знаете, как настроить корпоративную электронную почту, давайте рассмотрим некоторые идеи и примеры, которые помогут вам выбрать соглашения об именах.

Идеи и примеры профессионального адреса электронной почты

Объедините свои имена.

• Имя + фамилия = cliffordchi @ домен.com
• Имя. фамилия = [email protected]
• Имя — Фамилия = [email protected]
• Имя. второе имя . фамилия = [email protected]
• Имя — отчество — фамилия = [email protected]
• Первые инициалы + фамилия = cchi@domain. com
• Первые инициалы + отчество + фамилия = [email protected]
• Первый инициал + средний инициал + фамилия = cdchi @ domain.com

Сократите свои имена.

• [email protected]
• [email protected]
• [email protected]
• [email protected]

Совместите свое имя со своей профессией, городом или степенью.

• [email protected]
• [email protected]
• [email protected]
• [email protected]
• [email protected]
• cchiboston @ domain.com
• [email protected]
• [email protected]
• [email protected]

Удивительно, но выбор профессионального адреса электронной почты может быть довольно сложной задачей, тем более что вы не можете приправить его так, как вы можете, своим личным. Но, как видите, есть еще множество способов выбрать надежный профессиональный адрес электронной почты, и, надеюсь, мы помогли вам его найти.

Примечание редактора: этот пост был первоначально опубликован в октябре 2018 года и был обновлен для полноты.

Как брендировать свои электронные письма, чтобы они выглядели профессионально в почтовом ящике

Если вы рассылаете клиентам рассылки по электронной почте, вы хотите, чтобы ваши сообщения хорошо выглядели, когда они попадают во входящие.

Потому что, когда ваша электронная почта выглядит хорошо, ваш бизнес тоже выглядит хорошо.

И это может привести к тому, что больше людей будут обращать внимание на ваши электронные письма, доверять вашему бизнесу и действовать в соответствии с отправляемыми вами сообщениями.

Это может показаться довольно простым, но если ваша компания все еще использует личную учетную запись электронной почты (Gmail, Outlook, Yahoo и т. Д.)) для отправки писем, вы, наверное, уже заметили, что мало что можно сделать, чтобы они хорошо смотрелись во входящих.

Вы можете связаться со своими читателями электронной почты, но знаете, что ваши электронные письма выглядят не лучшим образом.

К счастью, сервисы электронного маркетинга, такие как Constant Contact, позволяют легко выглядеть в любом почтовом ящике.

Если вы являетесь постоянным клиентом, то, надеюсь, вы уже видели преимущества наших настраиваемых шаблонов электронной почты, которые позволяют вам добавлять свой контент и отправлять индивидуальные фирменные электронные письма.

Начните бесплатную 60-дневную пробную версию сегодня. Узнайте больше о нашей 60-дневной бесплатной пробной версии для электронного маркетинга.

Одним из наиболее важных аспектов использования шаблона электронной почты является добавление вашего фирменного стиля

и фирменного стиля к отправляемым сообщениям.

Брендирование электронных писем поможет вашему бизнесу выделиться в почтовых ящиках ваших текущих клиентов.

Поскольку они уже знают ваш бренд, важно сделать ваш бизнес узнаваемым, чтобы они могли быстро связать электронную почту с вашим бизнесом.Это также поможет вам познакомиться с потенциальными клиентами, которые подписались, чтобы узнать больше о том, что вы предлагаете.

Вот несколько примеров электронных писем с последовательным брендингом электронной почты:

Каждый из этих примеров включает несколько простых шагов, которым вы можете следовать:

1. Добавьте свой логотип

Вы можете легко загрузить и сохранить свой логотип в своем постоянном контакте учетная запись. Обязательно разместите свой логотип в верхней части отправляемого вами электронного письма, чтобы он был одним из первых, что люди видели, когда нажимали, чтобы открыть.Добавление фирменной подписи электронной почты с вашим логотипом может помочь повысить единообразие бренда во всем вашем электронном письме.

Нет логотипа? Создайте его сегодня с помощью нашего LogoMaker.

2. Настройте цвета

Вам не нужно угадывать, какие цвета подходят вашему бренду. Такие инструменты, как Color Cop для пользователей ПК или Classic Color Meter для Mac, позволяют использовать значение RGB или Hex для цветов на вашем веб-сайте или в вашем логотипе. Затем вы можете ввести эти значения в свою учетную запись постоянного контакта, и мы предоставим соответствующие цвета.

3. Используйте согласованные шрифты

При выборе шрифтов для электронных писем обычно лучше не усложнять задачу. Использование слишком большого количества разных шрифтов может сделать ваши электронные письма беспорядочными и отвлечь читателей от сообщения, которое вы хотите донести.

Надеюсь, вы уже используете единый шрифт на своем веб-сайте или в блоге, который также можно было бы использовать в своих электронных письмах. Выберите один или два шрифта, которые подходят вашему бренду и соответствуют каждому отправляемому вами сообщению.

4. Добавьте визуальные эффекты

Ваше письмо должно иметь привлекательное изображение, которое привлекает читателя и заставляет его обратить внимание.Одно из лучших мест для поиска фотографий, которые помогут в создании бренда, — это ваши сайты в социальных сетях.

Клиенты Constant Contact могут интегрировать свои учетные записи в Facebook и Instagram и легко добавлять фотографии в рассылаемые электронные письма.

Выберите фотографии, которые помогут людям узнать о вашем бизнесе, понравиться ему и доверять ему — например, фотографии ваших сотрудников, продуктов или постоянных клиентов.

5. Добавьте соответствующие ссылки

В дополнение к ссылкам, которые вы указываете, люди могут предпринять действия с вашими электронными письмами (делать покупки в Интернете, делать пожертвования, регистрироваться и т.) вам также следует включить ссылки на такие места, как ваш веб-сайт и социальные каналы, чтобы люди могли связаться с вами за пределами почтового ящика и узнать больше о том, что вы предлагаете.

С помощью шаблона электронной почты вы можете легко добавить кнопки социальных сетей, которые напрямую ссылаются на ваши учетные записи Facebook, Twitter, LinkedIn, Pinterest или Instagram.

6. Найдите свой голос

Это может потребовать некоторой практики, но поскольку вы продолжаете регулярно отправлять электронные письма, вам действительно нужно думать о «голосе» и индивидуальности бренда, которые вы используете в отправляемых сообщениях.

В конце концов, ваш бренд — это не только внешний вид ваших сообщений; это также отражается в содержании, которое вы пишете.

Это то, о чем говорил Питер Ловис, владелец Concord Cheese Shop, когда был гостем во втором эпизоде ​​нашего подкаста Small Biz Stories .

«Мы пишем это. Переписываем. Потом редактируем. Потом снова переписываем. Делать все правильно — это настоящий труд любви. Кроме того, мои, как правило, менее коммерческие. Более болтливый.Говоря о сотрудниках, которые уехали отдыхать во Флориду, прекрасно провели время в Санта-Белле, песок мягкий, как сахар, и тому подобное. Так что это гораздо больше взаимосвязано, чем коммерческое «.

Взгляните на некоторые из своих недавних писем. Используете ли вы единообразный голос, который отражает тип услуг, которые предлагает ваша компания? Похоже, оно исходит от вас, или его можно принять за письмо от какой-либо другой компании?

Обретение голоса поможет вашей электронной почте лучше взаимодействовать с вашими читателями и укрепить ваш бренд в процессе.

Чем вы можете заняться сегодня?

Если вы все еще не используете службу электронного маркетинга для электронного маркетинга, первым делом вам следует зарегистрироваться, чтобы начать работу. Вы можете попробовать Constant Contact бесплатно в течение 60 дней и посмотреть, как может помочь настраиваемый шаблон электронной почты.

Если вы уже используете электронный маркетинг, просмотрите свое последнее письмо, чтобы узнать, сможете ли вы применить какие-либо из этих советов по брендингу. Создав фирменный шаблон, вы сможете скопировать его в следующий раз, когда будете готовы к отправке, и просто обновите содержание электронной почты. Авторизуйтесь сейчас, чтобы начать.

Как написать профессиональную электронную почту

Электронная почта — одна из наиболее широко используемых форм общения как на рабочем месте, так и за его пределами. Из-за ее скорости и эффективности вы, вероятно, будете использовать электронную почту в той или иной мере, независимо от вашей должности или отрасли. Вы можете писать профессиональные электронные письма по разным причинам. Например, вам может потребоваться подвести итоги важной встречи, обменяться информацией, передать важную информацию или отправить рекомендательное письмо.

Хорошо составленное электронное письмо предоставляет получателю дружеское, ясное, краткое и действенное сообщение.Чтобы научиться писать электронное письмо, отвечающее всем этим критериям, нужно потренироваться.

Примите во внимание следующие советы и передовые методы, которые помогут вам писать эффективные профессиональные электронные письма: определите свою цель, рассмотрите свою аудиторию, сделайте ее краткой, исправьте свою электронную почту, соблюдайте правила этикета и не забывайте следить за ней.

Описание изображения

Профессиональный формат электронной почты

1. Строка темы
2. Приветствие
3. Тело
4. Закрытие
5. Подпись

Рекомендации: определите свою цель, рассмотрите свою аудиторию, сделайте ее краткой, вычитайте свое письмо, используйте правильное этикет и не забывайте следить.

Связано: Как завершить электронное письмо

Шесть шагов для написания профессиональных писем

Если вы не знаете, как начать электронное письмо, эти пять шагов помогут вам составить профессиональное сообщение:

1 Определите свою цель

Прежде чем писать электронное письмо, спросите себя, что вы хотите, чтобы получатель сделал после того, как он его прочитает. Определив цель письма, убедитесь, что все, что вы включаете в сообщение, поддерживает это действие. Например, если вы хотите, чтобы получатель просмотрел прикрепленный вами отчет, сообщите им, что это за отчет, зачем им его просматривать, какого рода отзывы вам нужны и когда вам нужно выполнить задачу.

2. Учитывайте свою аудиторию

Когда вы составляете сообщение электронной почты, убедитесь, что ваш тон соответствует вашей аудитории. Например, если вы пишете электронное письмо руководителю компании, с которым никогда не встречались, старайтесь, чтобы его письмо было безупречным и не содержало шуток или неформальных разговоров. С другой стороны, если вы пишете электронное письмо коллеге, с которым у вас хорошие отношения, вы можете использовать менее формальный и более дружелюбный подход.

3. Будьте краткими

У вашей аудитории может быть мало времени, чтобы прочитать ваше электронное письмо, поэтому сделайте его как можно более кратким, не упуская ключевой информации. Старайтесь не затрагивать слишком много тем одновременно, так как это может сделать ваше сообщение длинным, сложным для чтения и сложным для принятия мер. При редактировании электронной почты удалите всю информацию, не имеющую отношения к теме, которую вы рассматриваете. Используйте короткие простые предложения, удаляя слова-вставки и лишнюю информацию.Это сделает вашу заметку короче и удобнее для чтения.

4. Проверьте электронную почту

Безошибочное электронное письмо демонстрирует усердие и профессионализм. Прежде чем отправить электронное письмо, найдите время, чтобы проверить орфографические, грамматические или синтаксические ошибки. Кроме того, еще раз проверьте, вложили ли вы все вложения, на которые вы могли ссылаться в своем сообщении. Если это важное электронное письмо для критически важных заинтересованных сторон, вы можете попросить своего непосредственного руководителя или доверенного коллегу прочитать его перед отправкой.

Связано: 27 советов по корректуре, которые улучшат ваше резюме

5.

Соблюдайте этикет.

Включите вежливое приветствие и завершение, чтобы оно звучало дружелюбно и вежливо. Кроме того, будьте внимательны к получателю и его времени. Например, если это не чрезвычайная ситуация, не пишите контактному лицу с просьбой о чем-то в нерабочее время или во время отпуска.

6. Не забывайте следить.

Большинство людей получают несколько писем в день, поэтому они могут пропустить или забыть ответить на ваше сообщение.Если получатель не ответил в течение двух рабочих дней, подумайте о том, чтобы написать ответное письмо с ответом.

Связано: 20 способов создания электронного письма

Формат и структура официального электронного письма

При форматировании электронного письма следует учитывать пять элементов. Вот разбивка каждого:

1. Тема

Это короткая фраза, которая резюмирует причину вашего сообщения или цель вашего общения.При отправке профессионального электронного письма важно включать тему письма, чтобы ваша аудитория точно знала, чего ожидать, и могла легко найти сообщение, если это необходимо. Например:

«Продолжение: презентация продукта»

2. Приветствие

Это первая строка вашего электронного письма, которая обычно служит приветствием. Например:

«Привет, мистер Самсон»,

3. Тело

Здесь, как и в теле письма, вы можете поделиться своим сообщением полностью.Например:

«Спасибо, что посетили презентацию нового продукта сегодня днем. Я прикрепил видеофайл с полной записью, чтобы вы могли поделиться им со своей командой. Пожалуйста, дай мне знать, если возникнут какие-либо вопросы.»

4. Закрытие

Это последняя строка вашего электронного письма перед подписью, она должна завершать ваше сообщение. Здесь вы также можете повторить любые запросы, сделанные вами в теле сообщения. Например:

«Я с нетерпением жду встречи с вами в среду.Еще раз спасибо!»

5. Подпись

Подпись — это то место, где вы идентифицируете себя по имени, должности и любой другой информации, имеющей отношение к вашему общению. Большинство почтовых программ позволяют установить фиксированную подпись, которая автоматически добавляется в конец каждого отправляемого вами электронного письма.

«С уважением,
Джиллиан Джонс
Старший инженер-программист
ABC Company, Inc.»

Связано: Руководство по написанию делового электронного письма

Примеры профессиональных писем

Вот три примера профессиональных писем:

1.Электронное письмо новому контакту

Тема: UX Research Contract Opportunity

Здравствуйте, Амаль,

Надеюсь, это сообщение вас хорошо заинтересует. Я обращаюсь к вам сегодня, потому что я управляю проектом по редизайну приложения здесь, в компании ABC, и ищу квалифицированного подрядчика по исследованию UX, который поможет проанализировать несколько наборов данных юзабилити-тестирования.

Это трехмесячный проект, начинающийся 1 февраля, и, по нашим оценкам, он займет примерно 15 часов в неделю.Все работы могут быть выполнены удаленно, но вы можете воспользоваться нашим рабочим пространством.

Пожалуйста, дайте мне знать, если вы заинтересованы в этом проекте, и мы можем выделить время для дальнейшего обсуждения деталей. С нетерпением жду Вашего ответа.

С уважением,
Алан Гото
Директор по взаимодействию с пользователем
ABC Company, Inc.

Связано: 11 основных правил этикета электронной почты, которым необходимо следовать для профессионального общения

.

Электронное письмо группе

Тема: Маркетинговая встреча отменена

Привет, команда,

Встреча по маркетинговой стратегии, запланированная на сегодня днем, была отменена.

Прошу прощения за позднее уведомление, но я знаю, что каждый будет рад вернуться в свое время, получив дополнительное время. Мы снова соберемся в запланированное время в следующую среду.

Спасибо,

Гретхен Ван Бюрен
Старший менеджер по маркетингу

Связано: Руководство: Электронные сообщения об отсутствии на работе (с примерами)

3.Дополнительное электронное письмо

Тема: Re: Доступность для вводной встречи

Привет, Элизабет,

Я просто хотел проверить дату вашей встречи с г-ном Аль-Джамилем. Просто дайте мне знать, что лучше для вашего графика — 5 или 6 июня.

Спасибо!

Адам Мур
Исполнительный помощник
123 Компания

Независимо от того, впервые ли вы попадаете на работу или просто хотите улучшить свои навыки электронного общения, научиться писать профессиональное электронное письмо — это очень важно. критический навык.Используя приведенные выше советы и примеры, которые помогут вам в работе с электронной почтой, вы сможете быстро составлять эффективные сообщения.

Связанные: Как писать профессиональные электронные письма (с шаблонами)

Как написать правильное электронное письмо: произвести правильное впечатление

Независимо от того, являетесь ли вы перспективным молодым специалистом или опытным менеджером, написание электронной почты является жизненно важным аспектом делового общения. А благодаря тому, что часто называют загадками английской грамматики и тонкостями письменного слова, это может стать ежедневной проблемой. Это особенно верно, если вам нужно мотивировать занятых людей ответить или обратиться к потенциально щекотливой теме. Чтобы написать отличное электронное письмо, вам нужно знать две вещи: типичных ошибок, которых следует избегать, и стратегии следующего уровня, чтобы продвигаться вперед.

Но обо всем по порядку — вы должны знать, как выглядит хорошее электронное письмо, если вы собираетесь его написать.

Вот совет: Если вы пишете электронное письмо, создаете презентацию или просто отправляете быстрый твит, Grammarly может вам помочь! Попробуйте приложение Grammarly, чтобы писать чище и впечатляюще.

Анатомия хорошего электронного письма

Каждое электронное письмо, которое вы пишете, имеет одинаковую базовую структуру: тема, приветствие, тело письма и закрытие. Но, как и в любой письменной форме профессионального общения, есть правильный способ и стандарты, которым следует следовать. Вот как написать правильное электронное письмо:

1 Тема

Тема может быть самой важной частью электронного письма, хотя ее часто упускают из виду в пользу тела письма.Но если вы пишете кому-то холодное электронное письмо или просто устанавливаете профессиональные отношения, ваша тема может побудить людей открыть сообщение, а также сформировать ожидания относительно того, что в нем заключено. С другой стороны, плохо составленная или общая тема (например, «Привет» или «Вы не хотите пропустить это») может отпугнуть читателя и привести к тому, что ваше письмо попадет в папку для спама.

«Потратьте вдвое больше времени на создание правильной строки темы, чем на [тело], потому что, если они не откроют письмо, это не имеет значения», — говорит Коул Шафер, основатель и руководитель отдела копирования Honey Copy.

2 Открывашки

В большинстве случаев написания электронных писем вам нужно включить быстрое приветствие, чтобы поблагодарить читателя, прежде чем погрузиться в основное сообщение или запрос.

Исключение: когда вы находитесь в цепочке электронных писем с близкими коллегами, часто становится более естественным отбросить открывающую (а также закрывающую). Хотя поначалу это может показаться ошибкой, это свидетельствует о лучшем профессиональном взаимопонимании.

3 Кузов

Тело электронного письма — это основа вашего сообщения, и оно должно иметь четкую и конкретную цель, например, получение отзыва о презентации или организация встречи с новым клиентом.Он также должен быть лаконичным. Таким образом, люди будут более склонны читать его, а не бегло просматривать и рисковать пропустить важную информацию. Если можете, сведите все к нескольким предложениям на выбор.

А для электронных писем, требующих большей длины и детализации, постарайтесь сделать их максимально сфокусированными. «Никто не хочет получать роман. Вы хотите, чтобы это было между тремя, четырьмя или пятью строками текста », — говорит Шафер.

4 Закрытия

Так же, как вы хотите начать дело с правильной ноги с вашего приветствия, вы также хотите хорошо расстаться.Это означает написание дружеского одобрения. И есть из чего выбирать.

Например, вот 12 распространенных и профессиональных закрытий, которые пользователи Grammarly выбрали в определенный день:

Вам нужно выбрать подход, который соответствует вашей личности, и адаптировать его к вашим отношениям, чтобы обеспечить соответствующий уровень профессионализма. С другой стороны, в профессиональных электронных письмах лучше не использовать распространенные закрывающие строки, такие как «любовь», «отправлено с iphone» или «спасибо».

Вы можете добавить любое слово в свой личный словарь.

Какие слова вы добавите? # чистка https://t.co/itTRLCarol

— Grammarly (@Grammarly) 18 сентября 2018 г.

Распространенные ошибки при написании электронных писем (и что делать вместо этого)

Подобно тому, как каждое электронное письмо — это возможность для профессионального роста, существует вероятность того, что вы попадете в обычные вредные привычки написания электронных писем. Вот восемь ошибок, которых следует избегать:

1 Пропуск необходимых оксфордских запятых

Оксфордская запятая может быть несколько поляризующей, когда вы думаете о том, как написать правильное электронное письмо, в зависимости от того, какое руководство по стилю используется для профессионального общения в вашей отрасли — обычно его либо избегают, либо приветствуют как инструмент для разъяснения.В любом случае, многие люди имеют твердое мнение об этом. Но их отсутствие может привести к путанице, в зависимости от предложения.

Как и здоровый брак, стиль AP требует четкого общения. Мы также верим в ценность компромисса. Напоминаем, что Книга стилей не запрещает использование всех оксфордских запятых. Если пропуск запятой может привести к путанице или неправильному толкованию, используйте запятую. https://t.co/vGsuRrwpQW

— AP Stylebook (@APStylebook) 15 августа 2018 г.

Что делать вместо этого: Хотя оксфордская запятая может не подходить в определенных контекстах, обычно рекомендуется использовать их в электронных письмах.Это потому, что это поможет вам сэкономить время и избежать недопонимания, путаницы и даже юридических проблем.

2 Хеджирование

Пользователи Grammarly знают, что когда дело доходит до хеджирования, лучше его опустить, чем оставить, особенно в электронных письмах. И если вы беспокоитесь о том, чтобы показаться невежливым, не беспокойтесь: вопреки распространенному мнению, хеджирование заставляет вас казаться менее уверенным, что в конечном итоге может подорвать ваше письмо.

Что делать вместо этого: Выскажите свою идею или мнение, а затем объясните «почему», стоящие за вашими рассуждениями.Так вас лучше поймут, и вы проявите свой талант.

3 Чрезвычайно длинная и / или непонятная копия

Вы бы прочитали письмо длиной в 1000 слов? Вероятно, нет — большинство людей просматривают длинные электронные письма. А если вы добавите в черновик сложные для понимания предложения или смешанные сообщения, у вас еще меньше шансов получить удовлетворительный ответ. (Или любой ответ.)

«Я получаю тонну [электронных писем], которые представляют собой просто огромные блоки текста. И я понимаю, почему они это делают — так что у вас достаточно подробностей.Но это действительно трудно читать, и я не собираюсь читать всю книгу », — говорит Кэт Бугард, писатель-фрилансер из Висконсина.

Что делать вместо этого: Делайте это кратко и сосредоточьтесь на текущем вопросе. Затем закончите призывом к действию, запрошенной датой ответа и дайте понять, что вы открыты для вопросов и последующих действий (если это так).

4 Быть слишком небрежным (или формальным)

В зависимости от ваших обстоятельств, чрезмерное отклонение от повседневной или формальной стороны письма может быть ошибкой.Чрезмерная небрежность часто рассматривается как ошибка новичка, но жесткие формальные выражения также могут повредить вашему сообщению.

Что делать вместо этого: Ключ к достижению идеального баланса между формальным и повседневным — это думать об отношениях между вами и получателем и принимать социальные сигналы по мере развития вашего общения.

«Вы как бы хотите видеть, что кто-то делает и участвовать, подыгрывать, как бы осознавать, как развивается общение и как складываются ожидания в отношениях», — говорит Дэн Пост Сеннинг, эксперт по этикету в Институте Эмили Пост.

5 Трафареты

Не все штампы в электронной почте являются смертным грехом. Некоторые аспекты ваших писем обязательно будут немного шаблонными. В конце концов, большинство электронных писем имеют одинаковую базовую структуру, и есть фразы, которые вы можете использовать, чтобы обеспечить ясность или охватить свои основы. Но если вы собираетесь повторять фразы, убедитесь, что они имеют четкую цель.

Как сказала Кира Райт-Руис, менеджер по социальным сетям в Google Local Guides: «Хотя я всегда повторяю:« Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы », я действительно хочу знать, есть ли у них вопросы. ”

Однако в большинстве случаев вы захотите по возможности убрать клише, так как они могут заставить людей отключиться. Вот семь лучших, которых следует избегать:

Метод

. Мы провели поиск терминов, используемых пользователями Grammarly, на основе наших самых популярных статей в блогах.

Что делать вместо этого: Попробуйте прочитать черновик на предмет клише, тона и голоса, чтобы более эффективно передать свое сообщение, не отвлекая читателя. Спросите себя: если бы ваш босс (или мама) прочитал это письмо, вы были бы довольны им? Если да, то вы на правильном пути.

6 Повторение

Люди часто повторяют слова в одном абзаце, дважды в двух предложениях или просто слишком близко друг к другу, чтобы остаться незамеченными. Хотя это не самое страшное нарушение, это еще одна вещь, от которой читатель может отключиться.

Вот наиболее часто повторяющиеся слова, которых следует избегать:

Что делать вместо этого: Попробуйте прочитать черновик вслух, используя функцию преобразования текста в речь на телефоне или запустите его коллегой перед отправкой.Грамматика также может помочь вам уловить эти повторяющиеся или чрезмерно используемые слова.

7 Роботизированный язык

Электронная почта

может быть потомком обычной почты, но это не значит, что ваши сообщения должны звучать как старая версия вас самих. Фактически, электронные письма должны звучать как человек, который их пишет. Поэтому использование фраз, которые звучат как что-то из викторианского романа, — не лучший прием, если вы хотите установить связь с читателем.

«Посмотрим правде в глаза: никто не хочет читать учебники для вузов.Вы хотите прочитать блог, статью или настоящий разговор. Они люди, а не роботы. Так что используйте язык, который звучит так, как если бы вы просто сидели в кафе, — говорит шеф по копированию Шафер.

Что делать вместо этого: Вы можете добиться более естественного эффекта, притворившись, что пишете другу или разговариваете с дружелюбным знакомым. Например, вы, вероятно, не сказали бы что-то вроде «Приветствую» или «Надеюсь, у вас хорошая погода», если бы вы встречались с кем-то за чашкой кофе.Вы бы сказали что-то вроде «Привет» или «Еще раз спасибо за уделенное время».

8 Чрезмерное использование восклицательных знаков!

Энтузиазм большой. Но в определенных контекстах чрезмерное использование восклицательных знаков может принести больше вреда, чем пользы. Это особенно верно, если вы налаживаете новые отношения или связываетесь с кем-то за пределами вашей компании. В конце концов, вы являетесь представителем своей работы, когда используете корпоративный адрес электронной почты. Но людям нравятся восклицательные знаки, и многие люди по-прежнему полагаются на них, чтобы передать позитивный тон.

Например, вот наиболее распространенные предложения и слова, которые люди используют с восклицательными знаками в электронных письмах:

Что делать вместо этого: После того, как вы написали черновик, выполните быстрый поиск по восклицательным знакам и решите, какие (если они есть) оставить, исходя из ваших отношений с получателем. Как правило, старайтесь ограничиваться одним или двумя сообщениями в электронном письме с коллегами.

Сегодня мы чувствуем благодарность.

Благодарен за то, что такая суперзвезда, как @MarketingProfs, использует Grammarly.#fridayfeeling #ourherohttps: //t.co/rrLpgheikv

— Grammarly (@Grammarly) 28 сентября 2018 г.

Перемещение по электронной почте следующего уровня

Когда у вас есть правильный формат электронной почты и вы знаете, каких ошибок следует избегать, самое время сосредоточиться на выделении ваших черновиков среди бесчисленных писем, которые большинство людей получает каждый день. Вот четыре стратегии, которые помогут вам перейти на следующий уровень:

Думай позитивно

Отправка отрицательного или даже нейтрального электронного письма может поставить вас в затруднительное положение. И, как и в случае с любым письменным сообщением, здесь может быть место для неправильного толкования.

«В отсутствие другой информации наша интерпретация часто по умолчанию отрицательная», — объясняет эксперт по коммуникационному этикету Пост Сеннинг. «Когда вы говорите о негативном общении, вы [упускаете] информацию, которая является тоном голоса, мерцанием в глазах, хорошим юмором, с которым вы что-то намереваетесь, или даже искренней заботой или беспокойством, с которыми вы предлагая критику. Так что будьте очень осторожны.Когда что-то кажется вам негативным, это, вероятно, покажется кому-то еще более негативным ».

Выбери правильный тон

Вы бы не хотели получать электронное письмо с надписью «Уважаемый [клиент]» или со ссылкой на вашу работу в сфере связей с общественностью, когда вы на самом деле занимаетесь продажами, потому что это сразу покажет, что отправитель либо массово рассылает вам электронные письма, либо или они не провели надлежащего исследования и не нашли нужный контакт. Точно так же вы должны убедиться, что каждое электронное письмо, которое вы отправляете, имеет тон, созданный специально для получателя, и что вы отправляете его нужному человеку.

Таким образом, даже несмотря на то, что использование шаблонов может показаться заманчивым, важно персонализировать их и учитывать стиль общения получателя, прежде чем отправлять. Для этого быстрый поиск в Google или просмотр ленты LinkedIn или Twitter получателя могут творить чудеса.

Перед отправкой попробуйте поставить себя на место получателя, чтобы проверить тон и содержание. А если вам трудно прочитать свой собственный тон в электронном письме, детектор тона Grammarly может помочь вам определить, как вы звучите для получателя.

Последующие действия — своевременно

Если вы отправляете электронное письмо, скорее всего, вы ждете своевременного ответа. Но из-за большого количества писем, которые большинство людей обрабатывают каждый день, все может потеряться. Как правило, последующее сообщение никогда не должно приходить раньше, чем через двадцать четыре часа после отправки первоначального электронного письма.

Другими словами: не отправляйте повторный запрос через два часа после отправки. В крайних случаях такое поведение может даже заблокировать вас.«Когда вы уделяете больше времени и действительно заботитесь о человеке по другую сторону письма, вы сразу же увидите гораздо более высокий процент откликов. Мне пришлось усвоить это на собственном горьком опыте », — говорит руководитель отдела копирования Шафер.

Легко для глаз

Большинство отправляемых вами сообщений, скорее всего, будут более короткими, что отлично подходит для быстрого ответа и выполнения задач. Но для более длинных писем сканирование — это главное. Вот тогда и пригодятся такие вещи, как полужирный шрифт, маркеры, подчеркнутые предложения и раздел TL; DR (слишком длинный, не читал).

При составлении электронного письма следует учитывать множество факторов, и возможна большая погрешность. Но в конце концов, дело не в совершенстве. Речь идет об эффективном общении.

«Я думаю, что люди чувствуют давление, которое заставляет вас быть идеальным коммуникатором с таким огромным словарным запасом и идеально структурированными предложениями. И я не знаю, что это всегда так, потому что вы всего два человека, которые общаются, — говорит писатель-фрилансер Бугард.

Еще из Grammarly:

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты?

Имя, под которым вы профессионально известны, должно быть в нем

«Профессиональный» означает не заставлять людей учить отдельные прозвища для тех, кого они никогда не встречали. Если вас профессионально знают под псевдонимом, хорошо, используйте его в адресе электронной почты: dr.dre @ . Дело в том, что, когда люди видят адрес электронной почты, они должны связать его с вами.Им легче понять, что то, что они делают, правильно, когда они отправляют сообщения. Легче запомнить, если это единственное имя, которое они знают для вас. Возможно другие преимущества.

Ничего из того, что вы не хотите им активно рассказывать, не должно быть в нем

Если это необычное доменное имя, его найдут несколько человек. Так что не используйте firstname.lastname @ в своем анонимном политическом блоге, если только вы не хотите представиться деловым контактам как «автор этого анонимного политического блога».Это не значит, что вам стыдно за то, что вы не представляете себя таким образом, это просто не ваша профессия. Если вы претендуете на работу политическим журналистом, не обращайте внимания на эту часть.

Если вы можете избежать неоднозначности мусора, сделайте это

[email protected] просто на лучше, чем [email protected] . Смотрится «аккуратнее», а аккуратность — профессиональное качество. Каждая мелочь не имеет значения, но вместе они составляют своего рода «гигиену», которая сигнализирует о том, что вы приложили усилия к деталям.

Вторая причина: вы удивитесь, сколько людей не используют копирование и вставку. Большинство людей старше 30 лет в критический момент своей жизни, когда они покупали мобильный телефон, теряли способность запоминать семизначное число в течение 20 секунд. Те, кто моложе 30 лет, никогда этого не имели 😉 Из уважения к другим, не усложняйте ввод своего адреса электронной почты. Я не буду заходить так далеко, чтобы утверждать, что если ваше имя сложно набрать, вам следует найти способы его упростить, но мне немного интересно, поможет ли это.

Конечно, в наши дни сложно получить аккуратный адрес электронной почты у крупного провайдера. Также сложно написать хорошее резюме, поэтому вы всегда можете попробовать несколько вариантов своего имени, пока обдумываете это. Если вам необходимо добавить мусор, попробуйте придумать какой-нибудь подходящий мусор. Если ваше имя настолько удручающе распространено, что вы действительно не можете получить приличный адрес @provider , возможно, зарегистрируйте домен и откройте несколько страниц, связанных с вашей профессией. Для этого не нужно много всего, только ваше резюме и все, что вы хотите, чтобы бизнес-контакты увидели.Найти хорошее доменное имя тоже не так-то просто, но, по крайней мере, вы ограничены своим творчеством, а не своим именем.

Если вы действительно его используете, он должен оставаться неизменным в течение многих лет или десятилетий

Это относится к любому адресу электронной почты, используемому в качестве общего контактного лица, профессионального или иного. Вы же не хотите быть тем идиотом, который рассылает сообщения всему вашему списку контактов с вашего нового адреса.

Вам не обязательно использовать его

Проверяйте адрес в своем резюме хотя бы до тех пор, пока вы хотите получать запросы об этой версии вашего резюме.Или, знаете ли, есть такая вещь, как пересылка электронной почты. Убедитесь, что вы получили электронное письмо, что вы получаете все сообщения об ошибках, сгенерированные по электронной почте, которые вы отправляете, и что вы не забываете отправлять их, используя «правильный» адрес электронной почты. Кроме того, вам не нужно входить в любой ужасный веб-интерфейс, созданный провайдером.

Если позже вы придумаете лучший адрес электронной почты, вы можете поместить его в следующую версию своего резюме и на всякий случай переслать электронное письмо из старого. И даже это может быть излишним — я думаю, это зависит от того, в какой отрасли вы работаете, но подумайте о своих шансах когда-либо получить достойное руководство по работе из резюме старше одного-двух лет.Во-первых, вы отправите обновленное резюме рекрутерам, о которых вы заботитесь чаще, а во-вторых, кто охотится за головами, не зная, чем вы занимались последние два года? Мой опыт показывает, что рекрутеры перестают беспокоить вас примерно через 18 месяцев или три грубых письма по электронной почте, в которых говорится, что у вас есть работа / альтернативный рекрутер, которым вы очень довольны.

Когда работодатели нанимают вас, они не будут ими пользоваться

Они дадут вам адрес электронной почты компании. Таким образом, адрес вашего резюме касается исключительно процесса приема на работу.Речь идет даже не о поддержании контактов после того, как вы уйдете, вы можете дать им любой другой адрес электронной почты, который вам нравится. Он не обязательно должен иметь отношение к какой-либо другой вашей онлайн-активности , если только вы не хотите, чтобы он был связан с как часть того, что будут видеть потенциальные работодатели, если они решат исследовать вас. Из-за нехватки времени и последовательности в процедурах найма многие не будут этого делать, но некоторые будут.

Если вы планируете много менять работу, все немного иначе

Если вы постоянно ищете работу (например, в качестве подрядчика), то для этой цели вам нужен единый постоянный адрес электронной почты.В этом случае, наверное, лучше всего зарегистрировать домен. В зависимости от юрисдикции, в которой вы находитесь, вам может потребоваться определенное имя для торговли, даже если у вас нет зарегистрированной компании. Это не обязательно должно быть ваше собственное имя, и [email protected] идеально. Или ваш национальный эквивалент .com : .co.uk в моем случае.

Эффективное общение по электронной почте — Центр письма • Университет Северной Каролины в Чапел-Хилл

О чем этот раздаточный материал

Этот раздаточный материал предназначен для того, чтобы помочь студентам, преподавателям и профессионалам университета научиться более эффективно пользоваться электронной почтой.Это может помочь вам определить, является ли электронная почта лучшим способом общения в конкретной ситуации, и написать сообщения, которые успешно передают ваш смысл предполагаемой аудитории.

Фон

Хотя электронная почта является ценным инструментом, она создает некоторые проблемы для писателей. Непонимание может легко возникнуть, когда люди по-разному относятся к сообщениям, которые они отправляют и получают. Электронная почта используется для множества различных целей, в том числе для связи с друзьями, общения с профессорами и руководителями, запроса информации и подачи заявок на работу, стажировку и стипендии.В зависимости от ваших целей отправляемые вами сообщения будут различаться по своей формальности, целевой аудитории и желаемым результатам.

Итак, как вы узнаете, что отправка электронного письма является наиболее эффективным способом достижения ваших коммуникационных целей? Когда короткое сообщение подходит, а когда лучше отправить более длинное и профессионально звучащее электронное письмо? Как решить, какой стиль письма подходит для каждой задачи? Продолжайте читать, чтобы получить ответы на эти вопросы!

Когда электронная почта является подходящей формой общения?

Электронная почта — хороший способ донести ваше сообщение, когда:

• Вам необходимо связаться с человеком, с которым трудно связаться по телефону, который не приходит в кампус регулярно или не находится в той же части страны или мира (например, с человеком, который живет в другое время). зона).
• Информация, которой вы хотите поделиться, не зависит от времени. Отправка электронного письма происходит мгновенно, но это не означает, что писатель может ожидать мгновенного ответа. Для многих людей ведение электронной переписки является частью их работы, и они делают это только в обычные рабочие часы. Если ваш читатель не пообещал иное, предположим, что ему может потребоваться несколько дней, чтобы ответить на ваше сообщение.
• Вам необходимо отправить кому-нибудь электронный файл, например, документ для курса, электронную таблицу, полную данных, или черновик вашей статьи.
• Вам необходимо быстро распространить информацию среди большого количества людей (например, записку, которую нужно разослать всему персоналу офиса).
• Вам необходима письменная запись разговора. Сохранение важных писем может быть полезно, если вам нужно вернуться к тому, что кто-то сказал в предыдущем сообщении, предоставить какое-либо доказательство (например, доказательство того, что вы заплатили за услугу или продукт) или просмотреть содержание важной встречи. или памятка.

Когда электронная почта НЕ является подходящей формой общения?

Электронная почта не является эффективным средством связи, если:

• Ваше сообщение длинное и сложное или требует дополнительного обсуждения, которое лучше всего провести при личной встрече.Например, если вы хотите получить обратную связь от вашего научного руководителя о вашей работе или если вы задаете своему профессору вопрос, требующий большего, чем ответ «да / нет» или простого объяснения, вам следует вместо этого назначить встречу.
• Информация строго конфиденциальна. Электронная почта НИКОГДА не является приватной! Имейте в виду, что ваше сообщение может быть отправлено другим людям без вашего ведома. Резервная копия вашей электронной почты всегда хранится на сервере, откуда ее могут легко получить заинтересованные стороны, даже если вы удалили сообщение и думаете, что оно исчезло навсегда.
• Ваше сообщение эмоционально заряжено, иначе тон сообщения может быть легко неверно истолкован. Если вы не решаетесь сказать что-то кому-то в лицо, не пишите это по электронной почте.

Кто ваша аудитория?

Люди по-разному думают, как должна выглядеть электронная почта, поэтому всегда полезно знать ожидания своей аудитории. Например, некоторые люди считают электронную почту быстрой и неформальной формой общения — способом поздороваться или задать быстрый вопрос.Однако другие считают электронную почту просто более удобным способом передачи официального письма. Такие люди могут посчитать неформальное электронное письмо грубым или непрофессиональным.

Такое сообщение можно отправить другу, но не профессору:

Хотя для вас может быть очевидно, что вы не стали бы отправлять такое электронное письмо своему профессору, давайте внимательно рассмотрим, какие предположения это сообщение делает о читателях и их ожиданиях. Тон этого сообщения очень небрежный; предполагается, что читатель знает, кто отправитель, и имеет с ним тесные личные отношения. Поскольку оно содержит двусмысленную ссылку на «задание», это сообщение также предполагает, что читатель знаком с рассматриваемым предметом (например, предполагается, что читатель будет знать, какой курс и какое конкретное задание имеет в виду отправитель). Писатель также делает неявное предположение о том, что читатель комфортно владеет языком, который часто используется при отправке мгновенного сообщения или текстового сообщения. Некоторые читатели могут принять букву «U» как знак того, что писатель слишком ленив, чтобы напечатать слово «ты».”

Делать предположения об ожиданиях вашей аудитории увеличивает риск того, что ваше сообщение или его тон будут неверно истолкованы.
Чтобы убедиться, что ваше сообщение имеет предполагаемый эффект, используйте следующие вопросы, которые помогут вам подумать о своей аудитории и ее потребностях:

• Кто ваша аудитория? Как часто ваша аудитория использует электронную почту для общения?
• Как ваша аудитория относится к вам — например, читатель — ваш учитель? Ваш босс? Друг? Странник? Насколько хорошо вы их знаете? Как бы вы поговорили с ними в социальной ситуации?
• Что вы хотите, чтобы ваша аудитория думала или предполагала о вас? Какое впечатление вы хотите произвести?

Важные составляющие эффективного электронного письма:

Строки темы

Строки темы электронного письма похожи на заголовки газет.Они должны передавать суть вашего сообщения или идею, которую вы хотите, чтобы читатель унес. Поэтому будьте как можно более конкретными. Однословные темы, такие как «Привет», «Вопрос» или «К вашему сведению», неинформативны и не дают читателю представления о важности вашего сообщения. Если ваше сообщение чувствительно ко времени, вы можете указать дату в строке темы, например «Встреча в четверг, 2 декабря». Подумайте о строках темы в сообщениях электронной почты, которые вы получаете. Какие из них, по вашему мнению, наиболее эффективны? Почему?

Приветствия и знаки внимания

Используйте какое-нибудь приветствие и какую-нибудь подписку. Не начинайте с текста и не останавливайтесь в конце без вежливой подписи. Если вы плохо знаете этого человека, вы можете не знать, как к нему обращаться («Как мне называть моего преподавателя / профессора?») Или как подписаться (С уважением? С уважением?). Тем не менее всегда лучше приложить какие-то усилия. В случае сомнений обращайтесь к кому-нибудь более формально, чтобы не обидеть его. Вот несколько распространенных способов обращения к читателю:

• Уважаемый профессор Смит,
• Здравствуйте, госпожаМакМахон,
• Привет, Мэри Джейн,

Если вы не знаете имя человека, к которому обращаетесь, или если адрес электронной почты принадлежит разнородной группе, попробуйте что-нибудь общее, но вежливое:

• Кому это может быть интересно,
• Уважаемые члены приемной комиссии,
• Всем привет,

Ваше закрытие чрезвычайно важно, потому что оно позволяет читателю узнать, кто с ним связывается. Всегда подписывайте свое имя в конце сообщения.Если вы плохо знаете читателя, вы можете также подумать о том, чтобы указать свою должность и организацию, к которой вы принадлежите; например:

Мэри Уоткинс
Старший научный сотрудник
Bain and Company

Джозеф Смит
UNC-CH, Class of 2009

В заключение для большей части переписки подойдет что-нибудь краткое, но дружелюбное или, возможно, просто ваше имя:

• Спасибо,
• С наилучшими пожеланиями,
• Увидимся завтра,
• С уважением,

Для очень формального сообщения, такого как заявление о приеме на работу, используйте вид закрытия, который вы можете увидеть в деловом письме:

• С уважением,
• С уважением,

Копия: и Скрытая копия: («точная копия» и «слепая копия»)

Копирование отдельных лиц в электронном письме — хороший способ отправить ваше сообщение основному получателю и одновременно отправить кому-нибудь копию. Это может быть полезно, если вы хотите передать одно и то же сообщение более чем одному человеку. В профессиональных условиях копирование другого лица по электронной почте может помочь в работе, особенно если человек, получающий копию, выполняет надзорную роль. Например, копирование вашего босса в электронном письме не отвечающему коллеге может побудить сотрудника ответить. Однако имейте в виду, что когда вы отправляете сообщение более чем на один адрес с использованием поля «Копия:», как исходный получатель, так и все получатели копий могут видеть все адреса в полях «Кому:» и «Копия:».Каждый человек, получивший сообщение, сможет увидеть адреса всех, кто его получил.

Слепое копирование электронных писем группе людей может быть полезно, когда вы не хотите, чтобы у всех в списке были адреса друг друга. Единственный адрес получателя, который будет виден всем получателям, — это адрес, указанный в поле Кому :. Если вы не хотите, чтобы кто-либо из получателей видел адреса электронной почты в списке, вы можете указать свой адрес в поле Кому: и использовать скрытую копию: исключительно для отправки вашего сообщения другим пользователям.Однако не думайте, что слепое копирование всегда будет мешать получателям узнать, кто еще был скопирован — кто-то, кто слепо скопировал, может нажать «ответить всем» и отправить ответ всем, показывая, что они были включены в исходное сообщение.

Дополнительные советы по написанию более эффективных писем

Подумайте о своем сообщении, прежде чем писать его. Не отправляйте электронные письма в спешке. Во-первых, определитесь с целью вашего сообщения и того, какого результата вы ожидаете от общения. Затем подумайте об аудитории вашего сообщения и о том, что им может понадобиться, чтобы ваше сообщение принесло желаемый результат.Вы также улучшите ясность своего сообщения, если систематизируете свои мысли до того, как начнете писать. Запишите несколько заметок о том, какую информацию вам нужно передать, какие вопросы у вас есть и т. Д., А затем организуйте свои мысли в логической последовательности. Вы можете попробовать такие методы мозгового штурма, как составление карт, составление списков или набросков, чтобы упорядочить мысли.

Обдумайте тон вашего сообщения. Когда вы общаетесь по электронной почте, ваши слова не поддерживаются жестами, интонациями голоса или другими сигналами, поэтому кому-то может быть легче неправильно понять ваш тон.Например, сарказм и шутки часто неверно истолковываются и могут оскорбить вашу аудиторию. Точно так же будьте осторожны с тем, как вы обращаетесь к своему читателю. Например, начав электронное письмо своему профессору или ТА со слов «Привет!» может восприниматься как грубый или самонадеянный (например, «Эй, ты!»). Если вы не уверены, как ваше сообщение может быть получено, вы можете попробовать прочитать его вслух другу, чтобы проверить его тон.

Стремитесь к ясности и краткости в написании. Вы когда-нибудь отправляли электронное письмо, которое вызывало замешательство и требовало еще хотя бы одного сообщения, чтобы исправить? Непонимание может возникнуть, если сообщение нечеткое, дезорганизованное или слишком длинное и сложное, чтобы читатели могли легко его понять. Вот несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы ваше сообщение было понято:

1. Кратко изложите цель написания в самом начале сообщения.
2. Обязательно предоставьте читателю некоторый контекст. Если вы задаете вопрос, вырежьте и вставьте в электронное письмо любой соответствующий текст (например, сообщения об ошибках компьютера, запросы о назначении, которые вы не понимаете, часть предыдущего сообщения и т. ссылка на ваш вопрос.При ответе на чужое письмо часто бывает полезно включить или переформулировать сообщение отправителя.
3. Используйте абзацы для разделения мыслей (или рассмотрите возможность написания отдельных писем, если у вас есть много не связанных между собой моментов или вопросов).
4. Наконец, укажите желаемый результат в конце сообщения. Если вы запрашиваете ответ, сообщите читателю, какой тип ответа вам требуется (например, ответ по электронной почте, возможное время встречи, рекомендательное письмо и т. Д.)) Если вы запрашиваете что-то, у кого есть срок выполнения, обязательно выделите этот срок на видном месте в своем сообщении. Завершение электронного письма следующим шагом может быть действительно полезным, особенно в рабочих условиях (например, вы можете написать «Я позвоню вам в следующий день или около того» или «Давайте обсудим это дальше. на собрании в среду »).

Отформатируйте сообщение так, чтобы его было легко читать. Используйте пробелы, чтобы визуально разделить абзацы на отдельные блоки текста.Выделите важные детали, чтобы их было легко различить. Используйте жирный шрифт или заглавные буквы, чтобы выделить важную информацию, например сроки выполнения. (Но не набирайте все свое сообщение заглавными буквами или жирным шрифтом — ваш читатель может воспринять это как «крик» и не сможет определить, какие части сообщения особенно важны.)

Корректура. Перечитайте сообщения перед их отправкой. Проверьте грамматику, орфографию, заглавные буквы и пунктуацию. Если ваша почтовая программа поддерживает это, используйте инструменты проверки орфографии и грамматики.Попробуйте прочитать свое сообщение вслух, чтобы вы могли уловить ошибки или неуклюжие фразы, которые вы могли бы пропустить.

Вопросы, которые следует задать себе перед отправкой сообщения электронной почты

• Подходит ли это сообщение для электронной почты, или можно лучше передать информацию письмом, телефонным звонком или личной встречей?
• С какой целью я отправил это письмо? Будет ли сообщение показаться получателю важным или будет восприниматься как раздражение и пустая трата времени?
• Сколько писем обычно получает читатель и что заставляет его прочитать это сообщение (или удалить его)?
• Соответствуют ли формальность и стиль моего письма ожиданиям моей аудитории?
• Как будет выглядеть мое сообщение, когда оно дойдет до получателя? Легко ли читать? Правильно ли я использовал грамматику и пунктуацию? Разделил ли я свои мысли на отдельные абзацы? Выделены ли в тексте важные элементы, такие как сроки выполнения?
• Обеспечил ли я достаточно контекста, чтобы моя аудитория могла легко понять или проследить за цепочкой сообщения?
• Я назвал себя и помог читателю ответить соответствующим образом?
• Сможет ли получатель открывать и читать какие-либо вложения?

Примеры писем

Используйте то, что вы только что узнали, чтобы объяснить, почему электронное письмо Студента 2 профессору Джонсу более эффективно, чем электронное письмо, написанное Студентом 1. Чем отличается тон сообщений? Что делает электронную почту Студента 2 более уместной? Какие элементы придают ему ясность? Если бы вы были профессором Джонсом и получили оба сообщения, как бы вы ответили на каждое из них?

Электронное письмо от студента 1:

Привет,
Мне нужна помощь с бумагой, могу я прийти к вам в офис завтра

thx

Электронное письмо от студента 2:

Привет, доктор Джонс!

Я нахожусь в вашем классе ENGL 101 по четвергам, и у меня есть вопрос по поводу доклада, который должен быть сдан в следующий вторник.Я не уверен, что понимаю, что означает следующее предложение в подсказке:

«Напишите 10-страничный документ, аргументирующий за или против требования ENGL 101 для всех первокурсников UNC и обеспечивающий адекватную поддержку вашей точки зрения».

Я не уверен, что можно считать «адекватной» поддержкой. Можно ли использовать 3 источника?

Могу я прийти к вам в офис завтра в 14:00, чтобы обсудить с вами свой вопрос? Пожалуйста, дайте мне знать, подходит ли это вашему расписанию. В противном случае я мог бы прийти в пятницу после 1:00.

Спасибо,

Тим Смит

Вот две версии электронного письма от руководителя, Джейн Доу, группе ее сотрудников. Какая версия, по вашему мнению, наиболее эффективна? Почему?

Версия 1 электронного письма Джейн Доу:

Тема: завтра
Как вы знаете, завтра днем ​​мы встретимся, чтобы обсудить статус всех наших текущих проектов. Пончики будут предоставлены. Обязательно приходите вовремя и возьмите с собой материалы, над которыми вы работали на этой неделе — принесите достаточно копий для всех.Некоторые из этих материалов могут включать ваши календари, отчеты и любые важные электронные письма, которые вы отправили. Кроме того, я хотел бы напомнить вам, что запросы на разрешение на парковку должны быть поданы позже на этой неделе; вам следует передать их мисс Джонс, и если ее нет за своим столом, когда вы зайдете, вы можете отправить их ей по электронной почте.

Электронная почта Джейн Доу, версия 2:

Тема: материалы по ср. встреча персонала

Привет всем —

На завтра в 15:00. собрание персонала в конференц-зале, принесите 15 копий следующих материалов:

• Календарь вашего проекта
• Одностраничный отчет с описанием вашего прогресса
• Список целей на ближайший месяц
• Копии любых сообщений с отчетами о проделанной работе, которые вы отправили клиентам за последний месяц

Увидимся завтра —

Джейн

Консультации по работам

Мы ознакомились с этими работами при написании данного раздаточного материала.Это не полный список ресурсов по теме раздаточного материала, и мы рекомендуем вам провести собственное исследование, чтобы найти дополнительные публикации. Пожалуйста, не используйте этот список в качестве модели для формата вашего собственного списка литературы, так как он может не соответствовать используемому вами стилю цитирования. Инструкции по форматированию цитат см. В руководстве по цитированию библиотек UNC. Мы периодически пересматриваем эти советы и приветствуем отзывы.

Lamb, Sandra E. 2006. Как это написать: полное руководство ко всему, что вы когда-либо напишете , 2-е изд.Беркли: десятискоростной пресс.

Терминелло, Верна и Марсия Дж. Рид. 2002. Электронная почта: эффективное общение . Нью-Джерси: Прентис-Холл.

---

Эта работа находится под лицензией Creative Commons Attribution-NonCommercial-NoDerivs 4.0 License.
Вы можете воспроизвести его для некоммерческого использования, если вы используете весь раздаточный материал и указали источник: The Writing Center, University of North Carolina at Chapel Hill

Сделать подарок

17 профессиональных советов по электронной почте для создания следующего электронного письма (с шаблонами!)

Каждую секунду отправляется и принимается более 3 миллионов электронных писем. Итак, если вы хотите написать замечательное профессиональное электронное письмо (которое выделяется!), Это руководство как раз для вас.

Правильное написание профессионального электронного письма дает потрясающие преимущества:

• Открывайте, читайте и отвечайте на быстрее
• Будьте более харизматичным (да, мы определенно можем сделать это по электронной почте)
• Создайте свой профессиональный авторитет, отправляя четкие и краткие электронные письма

Смотрите мои видео о лучших советах по электронной почте:

Погрузимся!

17 советов по созданию идеального профессионального электронного письма

У меня есть несколько отличных шаблонов электронной почты на ниже, но я хочу начать с 17 советов по созданию отличного электронного письма.

# 1: Используйте платиновое правило

Вы когда-нибудь слышали о Золотом правиле?

Золотое правило: относитесь к другим так, как вы хотите, чтобы относились к вам.

Но знаете что? Я не люблю золотое правило. Я предпочитаю платиновое правило.

Платиновое правило: относитесь к другим так, как ОНИ хотят, чтобы относились к ним.

Лучшие рассылки для своей целевой аудитории! Как это сделать? Подходит к их типу харизмы. В ходе нашего исследования мы обнаружили два типа харизмы:

.

Теплые реляторов и компетентных достижений.

• Теплые реляторы любят наверстывать упущенное и подключаться. Обычно они больше пишут в электронных письмах и используют смайлики, ледоколы и истории. Им нравится делиться личным опытом и прикосновениями. Им нравится, когда к ним обращаются по имени и уважительно подписываются.
• Компетентные участники — эффективные и прямые коммуникаторы. Им нравится переходить сразу к делу. Они могут даже пропустить социальные тонкости и новинки.

Вот две версии одного и того же электронного письма:

Электронная почта теплой связи:

Тема: Жду подключения на следующей неделе

Привет, Диана!

Мне было приятно поговорить с вами сегодня.Я очень жду нашей встречи на следующей неделе. Я назначил нас на 12 часов в среду. Я выберу отличный ресторан поблизости; У меня есть местные фавориты =) Но я хотела проверить, нет ли у вас диетических ограничений?

И, конечно же, я обязательно принесу копию предложения. С нетерпением жду этого!

Best,

Ванесса

П.С. Надеюсь, вашему сыну лучше!

Электронная почта компетентного исполнителя:

Тема: Подтверждение 12 вечера среды

Уважаемая Диана,

Я хочу подтвердить нашу встречу на следующей неделе в 12 часов в среду.

На следующей неделе пришлю приглашение с указанием места. Есть ли у вас какие-либо диетические требования?

Я принесу копию предложения. Спасибо тебе за все.

Best,

Ванесса

Видите разницу? То, как вы пишете электронное письмо, либо уважает и уважает чьи-то отношения, либо усложняет им задачу. Так мы быстрее получаем ответы и открываемся.

Между прочим… узнай, кто из ТЫ, с помощью нашей бесплатной викторины на харизму.

Какой у вас тип харизмы?

Советы инсайдеров: Еще пара, о которой нужно помнить, чтобы адаптировать к вашему получателю…

• Знаете ли вы, в какое время дня лучше всего писать своему человеку по электронной почте? Если они жаворонки, определенно ударите их пораньше. У них много звонков днем? Избегайте этого времени.
• Еще раз проверьте адрес получателя электронной почты! Особенно «1», «я» и «я» (видите, что я там делал?). Вот забавный пример: единственная опечатка в адресе электронной почты привела к тому, что на мальчишник явился совершенно незнакомый человек.Ой! Вы можете посмотреть эту забавную ошибку на Youtube:

↑ Содержание ↑

# 2: Тщательно выбирайте режим…

Электронная почта — не единственный вариант! На самом деле электронная почта — лучший вариант только в определенных ситуациях. Вы также можете улучшить электронную почту.

Прежде чем даже подумать об отправке электронного письма, подумайте, является ли это лучшим способом общения. Следует ли передавать сообщение лично, с помощью голосового сообщения, телефонного звонка, чата или видеозвонка? Или еще лучше, стоит добавить видео? Новинка! Видео-сообщения электронной почты…

Вот «практические правила» моего канала:

• 1 предложение → чат: Если вы пишете электронное письмо, состоящее только из одного предложения, подумайте о том, чтобы просто поговорить с ним в чате.
• 3 абзаца → Телефонный звонок, воксер или видео-электронная почта. Если вы пишете более трех абзацев, рассмотрите телефонный звонок, воксер или видео-электронную почту с бомбой.
• Более 5 вопросов → Видеозвонок. Если вы задаете более пяти вопросов в электронном письме, рассмотрите возможность видеозвонка, чтобы вы могли обсудить и развить ответы.

Итог: Иногда электронная почта — это здорово! И иногда это не лучший выбор.

↑ Содержание ↑

# 3: Запуск новых цепочек

Вы когда-нибудь получали электронное письмо, в котором тема просто заполнена пересылками и ответами? Или вы когда-нибудь были в цепочке писем, состоящей из 48 потоков и не имеющей ничего общего с темой или исходным вопросом?

Остановим безумие! Если вы участвуете в цепочке, которая не имеет отношения к исходной теме, или она зашла так далеко от курса, что вы понятия не имеете, с чего начали … тогда пора начать новую цепочку.Все в ветке будут вам благодарны.

Take-Away: Не позволяйте вашей электронной цепочке длиться вечно. Хорошая электронная почта всегда должна быть удалена.

↑ Содержание ↑

# 4: Напишите отличную тему сообщения

Знаете ли вы, что одно слово может сделать или сломать вашу электронную почту? Согласно Quicksprout, разница в одно слово в строке темы электронного письма изменила рейтинг кликов посетителей на 46%!

Чтобы создать отличную тему электронного письма, отличные копирайтеры используют метод под названием «четыре U»:

• Уникальный.
• Ультра-специфичный.
• Срочность.
• Полезно.

Уникальные темы не скучны и забавны, например: «Разыскивается: мой недостающий кусок пиццы. Денежное вознаграждение: необязательно ». или «Это произойдет завтра … наша встреча».

Ультра-специфичные темы прямо к делу: «Вот финансовый отчет за 2 квартал 2020 года» и «Обновленный срок сдачи для редакционного календаря».

Срочно Тема письма либо удачна, либо пропущена (я расскажу об этом позже). Лучше избегать срочных слов, если ваш адрес электронной почты действительно не важен.

Полезные строки темы содержат то, что ваша аудитория сочтет полезным. Это восходит к знанию вашей целевой аудитории — что они сочтут полезным для себя?

↑ Содержание ↑

# 5: Поприветствуйте получателя

Это первое сообщение электронной почты, о котором многие забывают. При написании делового электронного письма важно всегда включать приветствие, как если бы вы приветствовали кого-то впервые.Вот несколько общих примеров:

Убедитесь, что вы правильно написали! Я всегда попадаю в архив, когда кто-то произносит мое имя Ваннесса. Или меня зовет Виктория — бывает еженедельно. Да, действительно.

↑ Содержание ↑

# 6: Выберите свой тон и шаблон

Есть 2 разных подхода к деловой переписке: повседневный и формальный. Если вы выберете случайный подход, вы сможете быстрее наладить взаимопонимание. Если вы идете формально, вы в большей безопасности, но сохраняете этот барьер.

Тон, который вы выбираете, зависит от культуры вашей компании и от того, с кем вы разговариваете. Если это друг / ваш сосед / близкий коллега, вам, вероятно, сойдет с рук случайный подход. Если это ваш начальник, супервайзер или менеджер по найму, ну…

«Суп, братан! Как дела сегодня на работе? звучит не так хорошо, если только вы двое не лучшие друзья. Попробуйте использовать эти фразы в своем электронном письме, чтобы выбрать повседневный или формальный тон:

Обычный	Официальный
Как дела?	Как дела?
Эй, Джон!	Дорогой Джон,
Хотите вместе пообедать?	Хотели бы вы когда-нибудь пообедать?
Я закончил проект!	Проект завершен.
Я принесу вам статью как можно скорее.	Я пришлю вам статью как можно скорее.
Я так рада познакомиться с вами!	Рад познакомиться.

Поскольку основная часть письма составляет тело сообщения, я также создал профессиональные шаблоны электронных писем и примеры, которые вы можете использовать — будь то предложение о работе, письмо об увольнении, письмо с извинениями и многое другое!

Ознакомьтесь с шаблонами и примерами электронных писем в следующем разделе ниже!

↑ Содержание ↑

# 7: Используйте иерархию фактов

Это мой супер продвинутый совет по совершенствованию навыков работы с электронной почтой.Всегда ставьте на первое место самую важную идею. В лучшем случае люди просматривают свои электронные письма. В худшем — не дочитают. Не хорони свинец. Если у вас есть большой вопрос или большая идея, поставьте их наверху, чтобы у вас было больше шансов, что кто-то действительно их увидит. Это лишь одна из многих ошибок, которые вы можете совершить по электронной почте, но она наиболее важна для увеличения скорости отклика.

Take-Away: Сделайте свою большую идею как можно скорее.

↑ Содержание ↑

# 8: Если оно длиннее трех абзацев, СТОП

«Как написать хорошее письмо: 1.Напишите свой адрес электронной почты 2. Удалите большую часть его 3. Отправьте ».

— Дэн Мунц

Если вы думаете, что ваше электронное письмо слишком длинное, возможно, так оно и есть! Если вы можете сэкономить кому-то время, сделав свое электронное письмо короче, он будет в десять раз более благодарен, чем необходимость прочитать длинное электронное письмо (они, скорее всего, будут проигнорированы или сохранены на потом!).

Take-Away: Если ваше электронное письмо длиннее трех абзацев, подумайте о том, чтобы позвонить. Или, возможно, поговорите лично. Может быть, даже проще организовать видеозвонок, особенно если вы являетесь частью виртуальной команды. Что бы вы ни делали, не пишите романы по электронной почте!

↑ Содержание ↑

# 9: Не злоупотребляйте словом СРОЧНО

Это СРОЧНО, мне нужно вернуть его как можно скорее. Это СУПЕР ВАЖНО, потому что я пишу заглавными буквами.

Когда я вижу «СРОЧНО» в теме электронного письма, мое сердце бешено колотится. Я думаю о действительно неотложных вещах, таких как кровопролитие, падение со скалы или падение Youtube — знаете, действительно серьезные вещи.

Если вы злоупотребляете как можно скорее и СРОЧНО, вы рискуете, что люди будут относиться к вам менее серьезно, когда на самом деле срочно.Не уподобляйся мальчику, который плакал волком.

Take-Away: Не используйте как можно скорее, СРОЧНО, ВАЖНО, если это действительно, действительно как можно скорее, СРОЧНО или ВАЖНО.

↑ Содержание ↑

# 10: сдерживайте свои эмоции

Эмоции могут подорвать доверие к вашей электронной почте. И это может происходить одним из двух способов.

Чрезмерно возбужденные электронные письма могут свести людей с ума:

• Четырехкратный восклицательный знак (!!!!)
• 5 смайлов (: D 😀 😀 😀: D) и
• 3 сердечка (♥♥♥) позже….

… и ваш адрес электронной почты равен нулю. Я люблю азарт, но не слишком увлекаюсь… особенно смайликами. Вы также должны избегать эмоциональных писем. Это когда вы злитесь, расстроены или раздражены и пишете всем что-то неприятное. Я обещаю, что вы пожалеете об этом.

Take-Away: Если ваше сердце колотится, когда вы пишете электронное письмо, тогда ОСТАНОВИТЕСЬ. Сделайте перерыв и повторите попытку через 24 часа.

Боковое примечание: Что касается смайликов, можно использовать один или два смайлика для более знакомых друзей и более близких людей! Я использую экономно , потому что их чрезмерное использование может вызвать у получателя электронной почты плохие воспоминания о средней школе. =)

↑ Содержание ↑

# 11: Завершить призыв к действию

Как читатель в конце электронного письма, у вас есть два варианта: ответить или игнорировать. Как отправитель, вы всегда хотите, чтобы он ответил. Лучший способ увеличить количество ответов — всегда заканчивать письмо призывом к действию. Если вы действительно хотите пофантазировать, вы можете жирным шрифтом …

Take-Away: Что единственное, что вам нужно от них сделать, ответить или спросить? Закончите на этом, чтобы им было легче ответить.

↑ Содержание ↑

# 12: Подпись

Это последняя часть вашего письменного сообщения электронной почты, где вы подписываетесь заключительным замечанием. Знак должен завершать ваше сообщение и по большей части заканчиваться на высокой ноте!

Вот несколько примеров распространенных подписей по электронной почте, которые вы можете использовать:

↑ Содержание ↑

# 13: Добавьте профессиональную подпись электронной почты

Великолепная подпись — это последний шанс произвести неизгладимое впечатление.Вы можете подписаться, просто набрав свое имя (например, Ванесса ван Эдвардс), но в нем отсутствует определенный уникальный коэффициент , который может иметь подпись.

Вы можете выложиться на полную со своей подписью — я видел так много причудливых электронных подписей, которые выглядят потрясающе , как эта анимированная подпись Дженнифер Джонс:

Привлекающие внимание фото, гифки и шоколад !? Это выглядит потрясающе, но многие почтовые службы могут просто отправить его как вложение или полностью заблокировать, поскольку он занимает много драгоценного почтового ящика.

Вместо этого, мой лучший совет по подписям электронной почты: будь проще! Никаких изображений, простой текст, по существу.

Отличная простая подпись электронной почты сделает вас незабываемым и профессиональным. Это может быть ваше полное имя и должность:

Или вы можете сами добавить ссылки на рынок и показать, что у вас есть / вы работаете в уважаемой компании. Вот тот, который я сейчас использую…

↑ Содержание ↑

# 14: Проверьте свою грамматику

Grammarly проверил 100 профилей на LinkedIn носителей английского языка, работающих в индустрии потребительских товаров.Находки?

• Профессионалы с меньшим количеством грамматических ошибок в профилях LinkedIn были переведены на более высокие должности. Те, кто не дошел до руководящих должностей, сделали в 2,5 раза больше грамматических ошибок.
• Чем меньше грамматических ошибок, тем больше рекламных акций. Профессионалы, получившие от 1 до 4 повышения за свою карьеру, сделали на 45% больше грамматических ошибок по сравнению с теми, кто получил повышение от 6 до 9.

Но вам, вероятно, не нужно было заниматься, чтобы понять, насколько важна грамматика. Некоторые люди, такие как Кайл Винс, генеральный директор iFixit, даже не нанимают людей, плохо владеющих грамматикой. Проверьте свою электронную почту на предмет грамматики с помощью таких инструментов, как Grammarly — это может означать разницу между приглашением кого-то на обед и его поеданием!

↑ Содержание ↑

# 15: Увеличить задержку отправки, чтобы избежать ужаса доставки

Вы когда-нибудь случайно нажимали кнопку «Отправить» слишком рано, и ваша реакция была примерно такой же, как у Глории из Modern Family:

Если да… вы не одиноки.К счастью, вы можете исправить это, увеличив задержку отправки.

Что такое задержка отправки?

Задержка отправки — это таймер обратного отсчета, который запускается сразу после нажатия кнопки отправки. Это отличная функция для выявления любых опечаток в последнюю минуту или если вы в последний момент передумали, прежде чем отправить это гневное письмо своему коллеге.

Вот как. Если вы пользуетесь Gmail, как я, перейдите к настройкам.

Затем на вкладке «Общие» найдите параметр «Отменить отправку».Увеличьте период отмены отправки с 5 секунд по умолчанию до 30 секунд.

Наконец, сохраните изменения, и все готово!

Совет профессионала: Вот большая ошибка новичков. Вы открываете электронное письмо и начинаете сверху. Кому: Тема: Сообщение. Неправильный! Всегда добавляйте адрес последним. Никогда не угадаешь, когда эта надоедливая кнопка отправки заработает сама по себе.

↑ Содержание ↑

# 16: Станьте почтовым шпионом

Когда мы отправляем сообщение Facebook, мы знаем, когда его кто-то читает.Почему не по электронной почте? Отправка небольшого уведомления, если кто-то открыл вашу электронную почту, должна быть функцией по умолчанию, чтобы вы знали, читает ли кто-то ваше письмо… или он просто игнорирует его.

Зная, когда кто-то читает вашу электронную почту, вы на шаг впереди игры.

Лучший способ отслеживать, когда ваше письмо было прочитано, — использовать Bananatag.

Bananatag — это инструмент электронной почты, который отправляет вам небольшое уведомление, когда кто-то открывает отслеживаемое письмо. Есть даже отличное расширение для Chrome, которое легко установить.

Лучшая часть? Человек, открывший письмо, не узнает, что оно отслеживается. Таким образом, вы находитесь под прикрытием, как ниндзя, замаскированный в темноте ночи, а получатель вашего электронного письма ничего не знает. Вы будете настоящим «почтовым шпионом»!

↑ Содержание ↑

# 17: Создание шаблонных ответов

Знаете ли вы, что вы можете сохранить все шаблоны электронных писем из этой статьи в своей учетной записи электронной почты и использовать их снова и снова, сколько душе угодно (надеюсь, не в случае отставки!)? Вот как это сделать в Gmail:

1. Убедитесь, что на вкладке «Настройки» -> «Дополнительно» включены шаблоны.

2. Нажмите кнопку «Написать» в верхнем левом углу, чтобы создать новое электронное письмо.

3. Скопируйте один из приведенных ниже шаблонов электронной почты и вставьте его в электронное письмо или создайте собственное электронное письмо, которое вы планируете использовать повторно.
4. Нажмите на 3 точки в правом нижнем углу электронного письма -> Наведите указатель мыши на шаблоны -> Сохранить черновик как шаблон -> Сохранить как новый шаблон.
5. Готово! Теперь у вас есть новый шаблон электронного письма, который вы можете использовать позже.

↑ Содержание ↑

Примеры профессиональных писем

Итак, вам нужно отправить важное письмо.Если вы не знаете, как начать профессиональную переписку, я вам помогу! Профессиональные форматы электронной почты различаются, поэтому вот список шаблонов электронной почты, которые вы можете использовать в качестве «шпаргалки» в различных ситуациях. Начиная с…

↑ Содержание ↑

Шаблон электронного письма № 1: предложение о работе

Есть предложение о работе или хотите его? Большой! Работа меняет жизнь, поэтому важно отправить хорошее профессиональное письмо о вакансии. Вот как написать электронное письмо о вакансии, которую вы хотите предложить, принять предложение о работе или отклонить предложение о работе по электронной почте.

Предложение работы

В каждом электронном письме с хорошим предложением о работе должно быть указано 7 деталей трудоустройства, в том числе:

• Подтверждение предложения. Первое, что вы должны сделать, это сообщить вашему потенциальному сотруднику, что у вас есть предложение о работе для него / нее.
• Должность / название должности. Четко укажите должность, а также любые дополнительные обязанности, о которых он может не знать.
• Сводная информация о льготах и ​​заработной плате. Выделите все важные преимущества этой должности.
• Дата начала. Включите предложенную дату начала и предложите гибкость (если есть).
• Выражение радости или благодарности. Ясно выразите свою благодарность и поблагодарите своего потенциального работодателя за процесс собеседования.
• Прилагаемый трудовой договор / контракт. Приложите подробную форму и при необходимости попросите подпись о принятии.

Пример электронного письма с предложением работы:

Вот письмо с предложением о работе, которое Скотт, генеральный директор Science of People, написал одному из наших новых членов команды (конфиденциальная информация удалена):

Шаблон электронного письма для принятия предложения о работе:

Тема: Предложение о работе от [Название компании]

Уважаемый [введите имя получателя] ,

Большое спасибо за вчерашний звонок! Я очень рад поговорить с вами и услышать о вашем энтузиазме по поводу этой должности.Мы рады предложить вам позицию [название должности] на [название компании].

Я приложил для вашего ознакомления наш трудовой договор, но вот некоторые подробности:

[сводка пособий, включая заработную плату]

Мы будем рады, если вы начнете на следующей неделе по телефону [дата начала] , если вы в это время свободны.Пожалуйста, дайте мне знать, подойдет ли другая дата.

Если у вас есть другие вопросы или проблемы, дайте нам знать, и мы будем рады ответить. Мы очень рады приветствовать человека, обладающего вашей страстью и талантом, который поможет распространить информацию повсюду.

С уважением,

[Ваше имя]

Шаблон электронного письма для принятия предложения о работе

Есть предложение о работе? Большой! В зависимости от вашего следующего шага у вас есть несколько вариантов:

• Принятие предложения. Это может быть так же просто, как выразить свою благодарность и заполнить любые формы или контракты (если таковые имеются).
• Обдумывание вещей. Если вам нужно время, вы можете сообщить своему потенциальному работодателю, что вам потребуется несколько рабочих дней, чтобы принять решение.
• Согласование позиции. Прежде чем начать переговоры, прочтите нашу научно обоснованную статью о том, как вести переговоры!

Принимая предложение о работе, помните следующее:

1. Напишите четкую строку темы. Четко укажите, что вы принимаете предложение в теме письма.
2. Повторите, что вы принимаете позицию. Опять же, повторите свое согласие в первой строке вместе с названием должности и компанией.
3. Покажи спасибо. Поблагодарите компанию и / или нанимающего человека за предоставленную возможность.
4. Подведите итоги. Подтвердите и подтвердите свое согласие с условиями предложения, включая зарплату, льготы и дату начала.
5. Предложите свою поддержку. Спросите получателя, не нужно ли ему еще что-нибудь от вас.
6. Конец на высокой ноте!

Шаблон электронного письма для принятия предложения о работе:

Тема: Принятие предложения о работе — [Ваше имя]

Уважаемый [введите имя получателя] ,

Я с радостью приму предложенную должность по телефону [название компании] на должность [должность] .Большое спасибо за эту прекрасную возможность стать частью нашей команды.

Я полностью прочитал трудовое соглашение и приложил подписанную копию к этому электронному письму. Я подтверждаю, что моя начальная зарплата будет [сумма заработной платы] , а моя начальная дата будет на [дата].

Если вам что-нибудь понадобится от меня до даты начала, пожалуйста, дайте мне знать. Вы можете связаться со мной по телефону [номер телефона] или связаться со мной по электронной почте.Я очень рад вскоре поработать вместе с вами и остальной командой!

С уважением,

[Ваше имя]

Совет от профессионала: Хотите произвести неизгладимое впечатление? Попробуйте позвонить своему новому работодателю по телефону вместо того, чтобы писать электронное письмо.

Отклонение предложения о работе

Вы когда-нибудь слышали об исследовании отказа, в котором выяснилось, что разбитое сердце ощущается так же, как сломанная рука? Отказ причиняет боль даже вашему потенциальному работодателю.Вот как (любезно) отклонить ваше предложение о работе за 4 шага:

1. Изложите оферту. Укажите название компании и предлагаемую должность.
2. Покажи спасибо. Выразите благодарность за потраченное время и усилия.
3. Отклонить предложение. Сделайте этот шаг кратким и постарайтесь не вдаваться в подробности.
4. Завершите это на высокой ноте!

Отклонение шаблона электронного письма с предложением о работе:

Тема: Предложение о работе — [Ваше имя]

Уважаемый [введите имя получателя] ,

Спасибо, что предложили мне должность [название компании] на должность [должность] .Было приятно поговорить с вами, и я ценю, что вы нашли время взять у меня интервью.

Это было трудное решение, но я решил отклонить предложение, потому что [Я принял должность в другой компании / Я останусь на своей нынешней должности в своей компании / Я выбрал другое направление карьеры ] .

Еще раз спасибо за ваше время и внимание, и я надеюсь, что наши пути пересекутся в будущем.

С уважением,

[Ваше имя]

↑ Содержание ↑

Шаблон электронного письма № 2: Заявление об увольнении

Уйти с работы всегда нелегко, особенно по электронной почте. Уходя в отставку, лучше всего сделать это лично, а затем отправить физическое письмо или даже по телефону. Но если вам нужно сделать это по электронной почте (например, если вы работаете на дому), следуйте некоторым рекомендациям:

1. Укажите в теме письма. Вы хотите внести ясность, поэтому добавьте слово «отставка» или «увольнение» где-нибудь в строке темы.
2. Укажите свою позицию. Неважно, насколько мала компания, важно указать свою должность и / или название компании — в конце концов, это официальное электронное письмо с заявлением об увольнении, и за ним следует следить.
3. Уведомить за 2 недели. Это норма для всех рабочих мест в Америке, и это помогает установить хорошие отношения с вами и вашим работодателем. Если вы не можете уведомить вас за две недели, уделите как можно больше времени.Сообщите своему работодателю день, когда вы увольняетесь.
4. Выразите благодарность. Поблагодарите за возможность поработать с вашим работодателем. НЕ говорите негативно о своем работодателе — в конце концов, это электронная почта, и все записи никогда не стираются.
5. Объясните причину. Объясняйте причину кратко и не вдавайтесь в подробности, если только вы не очень близки со своим работодателем.
6. Предложите свою поддержку. Убедитесь, что ваша компания знает, что вы готовы помочь им в переходный период.
7. Оставьте свои контактные данные. Если вашей компании потребуется связаться с вами в будущем по какой-либо причине, оставьте для них свою контактную информацию.

Совет для профессионалов: Не обсуждайте свою отставку с коллегами до того, как она станет официальной. Это позволит избежать раскрытия босса ненужной драмы и потенциальных «секретов».

Пример электронного письма об увольнении:

Шаблон электронного письма об увольнении с работы:

Тема: Отставка — [Ваше имя]

Уважаемый [введите имя получателя] ,

Я отправляю это электронное письмо, чтобы проинформировать вас о моей отставке [должность] на [название компании] , действующий [дата]. Я хотел сообщить вам, что это был потрясающий опыт работы здесь, и я хотел поблагодарить вас и команду за поддержку и замечательное время, которое мы провели вместе.

Я знаю, что это произошло внезапно, но я решил уйти в отставку, потому что [причина]. Если я могу чем-нибудь помочь во время этого перехода, или если вам что-нибудь понадобится от меня до даты моей отставки, пожалуйста, дайте мне знать.

Вы также можете связаться со мной по телефону [номер телефона] или [электронная почта].

Еще раз большое спасибо за возможность работать по адресу [название компании] . Я искренне благодарен за то, что поработал здесь, и надеюсь, что мы будем поддерживать связь в будущем.

С уважением,

[Ваше имя]

↑ Содержание ↑

Шаблон электронного письма № 3: Извинения

Ой, ты напортачил? Ничего страшного, все мы ошибаемся! Проблема в том, как мы признаем свои ошибки?

Во-первых, вот чего НЕ говорить, любезно предоставлено твитом United Airlines:

Фраза «Прошу прощения за повторное размещение этих клиентов» не кажется такой искренней, не так ли? Вот почему это «извинение» вызвало бурную реакцию общественности.”

К счастью, есть несколько советов, как составить отличное электронное письмо с извинениями и не выглядеть неискренним:

1. Тема. Скажите «извините» или «прошу прощения». Убедитесь, что вы серьезно!
2. Обращайтесь к своим ценностям. Заявите о своих убеждениях и ценностях, а также о том, почему вы обладаете хорошими моральными качествами и доверием.
3. Устраните проблему. Объясните ошибку, которую вы сделали, и почему эта ошибка противоречит вашим ценностям.
4. Извините. Это должно быть искренне и по возможности изложено вашими собственными словами. Не указывайте пальцем и признайте свою ошибку.
5. Объясните свой план на игру. Это самая важная часть. Расскажите получателю, как вы изменитесь или какие действия вы предпримете, чтобы улучшить ситуацию.
6. Просить прощения. Не бойтесь проявить немного эмоций, чтобы продемонстрировать, как вам на самом деле жаль.

Пример письма с извинениями:

К счастью, с учетом вышеперечисленных советов, United Airlines намного лучше справилась с официальным письмом с извинениями:

Полный адрес электронной почты United Airlines можно найти здесь.

«Мы никогда не сможем сказать, что достаточно сожалеем о случившемся» звучит намного лучше! Кроме того, в полном письме объясняются все изменения, которые United Airlines внесет, чтобы предотвратить повторение этой проблемы.

Шаблон электронного письма с извинениями:

Тема: Мне очень жаль — [Ваше имя]

Привет [введите имя получателя] ,

Я знаю, что это важно для [государственная ценность / убеждение]. Вот почему мне плохо, когда я [здесь ошибка].

Прошу прощения за это. У меня нет оправдания этой ошибке, и я действительно хочу показать вам, как я могу добиться большего успеха в следующий раз. Для того, чтобы компенсировать вам, я сделаю [do x, y, z].

Пожалуйста, простите меня за мою ошибку. Я очень надеюсь, что вы примете мои глубочайшие извинения.

С уважением,

[Ваше имя]

↑ Содержание ↑

Шаблон электронного письма № 4: Электронное письмо о больничном

Мы все были в этом: однажды вы просыпаетесь с чувством першения в горле и головокружением и жаром в голове.Вы заболели, и у вас есть еще более серьезная проблема — вам нужно сообщить об этом своему боссу.

Вот как написать идеальное электронное письмо на больничный за 6 шагов:

1. Четкая тема. Как и в любом другом профессиональном электронном письме, напишите тему четко, например: «День болезни — [Ваше имя]».
2. Укажите причину. Сообщите своему работодателю, что вы плохо себя чувствуете и что мешает вам прийти в офис. Это может быть что угодно, от «лихорадки» до «кашля» или просто «плохого самочувствия».”
3. Ожидаемое время прибытия. Сообщите своему работодателю, когда вы собираетесь вернуться. Если вы не знаете, когда, дайте им знать, что вы вернетесь на определенное свидание, если вам станет лучше.
4. Сообщите им о своей доступности. В зависимости от того, насколько вы больны, вы можете сообщить своему работодателю, что с вами можно будет связаться по электронной почте или телефону. Если вы слишком больны, чтобы делать то же самое, сообщите им, что вы не будете проверять свою электронную почту.
5. Перенести график. У вас важная встреча? Срок сдачи проекта? В своем электронном письме укажите, что вы планируете перенести их на более поздний срок.Вы даже можете попросить коллегу помочь, если это возможно.
6. Отдать кредит. Обязательно запишите все записи врача или больничные формы, которые вы можете отправить своему работодателю, чтобы они знали, чем вы занимаетесь в течение больничного дня.

Совет от профессионала: Не ждите. Чем раньше, тем лучше … особенно если вы не знаете, проведете ли вы день дома или в кабинете врача. А если вы уже опоздали? Отправьте это письмо как можно скорее!

Шаблон электронного письма о больничном дне:

Тема: Больной — [Ваше имя]

Привет [введите имя получателя] ,

Я хотел сообщить вам как можно скорее, что я не выйду на работу сегодня, потому что [у меня поднялась температура с прошлой ночи / у меня болит живот / я заболела гриппом]. Я пошел к врачу, и мне сказали, что я могу вернуться с завтрашнего дня, если мои симптомы исчезнут. Я могу предоставить вам справку от врача, когда вернусь в офис.

Я также буду доступен по телефону [проверять электронную почту / работать удаленно] , пока я выздоравливаю дома. Что касается встречи, запланированной на сегодня, будет лучше, если мы перенесем ее на завтра.

Спасибо за понимание,

[Ваше имя]

↑ Содержание ↑

Шаблон электронного письма № 5: Встреча

На протяжении своей карьеры я запланировал сотни, если не тысяч, встреч — как личных, так и посредством видеозвонков.Я могу вам сказать вот что:

Организация встречи так же важна, как и сама встреча.

Независимо от того, назначаете ли вы встречу с кем-то знакомым или с людьми, которых вы не знаете, временные конфликты или нечеткая повестка дня могут резко снизить ваши шансы на встречу. Вот несколько советов экспертов и очень простой шаблон электронного письма, которым вы можете следовать, чтобы каждый раз получать идеальное письмо для встречи.

1. Тема. Укажите конкретную тему, например «Новая встреча в эту пятницу» или «Назначение встречи».
2. Укажите причину. В чем причина встречи? Укажите конкретные проблемы или обновления, которые вы хотите решить. Это будет ваша повестка дня встречи.
3. Укажите время и дату. Установите подходящее время, подходящее для всех. Если вы не уверены, вы также можете предложить другое время для встречи.

Настройка шаблона встречи:

Тема: Новое собрание в эту пятницу

Привет [укажите имя получателя / все] ,

Я хотел связаться и назначить встречу по телефону [решать проблемы / сообщать обновления]. Можем ли мы встретиться по телефону [время и дата] ?

Пожалуйста, подтвердите, работает ли это для вас или подходит другое время или место. С нетерпением жду нашей встречи!

Best,

[Ваше имя]

Дополнительное электронное письмо после встречи, шаблон:

Вы назначили встречу, но не получили ответа? Исследования показывают, что если прошло больше двух дней, вероятность того, что вы не получите ответа, составляет 90%.Возможно, ваша электронная почта была похоронена под грудой других писем. Вот быстрое повторное письмо:

Тема: Вы приедете?

Привет [введите имя получателя] ,

Давно не слышал. Я просто проверял, придешь ли ты на запланированную встречу!

Спасибо,

[Ваше имя]

Благодарственное письмо после встречи шаблон:

У вас была УДИВИТЕЛЬНАЯ встреча с ? Узнали ли вы что-то новое от присутствующих? Попробуйте выразить благодарность этим замечательным людям! Это также отличная возможность принести пользу (иначе говоря, познакомить людей друг с другом)!

Тема: Серьезно, отличная встреча!

Привет, [введите имя получателя] !

Большое спасибо за нашу сегодняшнюю встречу.Было здорово узнать ваши мысли по поводу [тема повестки дня]. Вы действительно хороши в [объяснение / проведение презентаций и т. Д.]. Плюс, мне очень понравился наш разговор о [кое-что интересное].

Есть кое-кто, с кем я встречался ранее, который действительно хорош в [соответствующая тема] . Этим человеком является [Его / Ее имя] , который работает по телефону [Название компании] .Я думаю, они действительно могут дать некоторое представление о том, о чем мы говорили ранее. Могу я познакомить вас двоих?

Еще раз спасибо за отличную встречу ранее. Я уверен, что ваша рекомендация будет отличной! Я надеюсь, что мы сможем поддерживать связь и снова поговорить в ближайшее время.

С уважением,

[Ваше имя]

↑ Содержание ↑

Контрольный список для профессиональной электронной почты

Вот последний контрольный список перед отправкой профессионального письма.Убедитесь, что ваше электронное письмо охватывает все, прежде чем нажать кнопку «Отправить»!

• Содержит ли мое электронное письмо в теме письма хотя бы одно из 4 символов «U»?
• Должен ли я правильно приветствовать получателя электронной почты обычным или формальным тоном?
• Могу ли я пояснить свои намерения относительно написания в первом абзаце?
• Проверял ли я свое электронное письмо на грамматические или орфографические ошибки?
• Примечал ли я прикрепленные к электронному письму вложения?
• Есть ли в финале призыв к действию?
• Я закрылся с соответствующей подписью?

↑ Содержание ↑

Написать письмо как босс

Вот вам последний небольшой бонус.Посмотрите это удобное руководство по электронной почте, которое мне нравится, от @danidonovanl:

.