Формат pdf a что это: Чем отличается формат PDF от PDF/A

Содержание

PDF/A становится официальным форматом межведомственного документооборота

Цифровизация ИТ в госсекторе

02 Сентября 2014 19:0902 Сен 2014 19:09 |

Экспертный совет при Минкомсвязи рекомендовал использовать в межведомственном СЭД формат PDF/A. Министерство сообщило, что оно совместно с ФСО разрабатывает соответствующий приказ с требованиями к документообороту.

Экспертный совет при Минкомсвязи предложил использовать для межведомственного документооборота и постоянного хранения электронных документов формат PDF/А, сообщили в Минкомсвязи.

По мнению экспертов, сейчас именно PDF/A — оптимальное решение для перехода с бумажного на электронный документооборот.

Как сообщает министерство, PDF/A был опробован в пилотных проектах на документобороте между аппаратом Правительства РФ, Минэкономразвития, Минкомсвязи, Минюстом, Минфином, Минпромторгом, Минспортом, Минкультуры, Минсельхозом и правительствами Татарстана, Московской и Ростовской областей, Хабаровского и Приморского края.

Минкомсвязи сообщило, что сейчас совместно с ФСО разрабатывает ведомственный приказ с основными техническими требованиями к порядку обмена электронными документами. Требования будут включать формат PDF/A, описание XML-файла с метаданными, использование усиленной квалифицированной подписи «и ряд других». Согласно решению правительственной комиссии, органы государственной власти должны привести свои системы электронного документооборота в соответствие требованиям до 27 апреля 2015 г.

Экспертный совет по документообороту в госорганах — молодой орган, его первое заседание состоялось летом 2013 г. По данным сайта Минкомсвязи, совет заседает под председательством замглавы министерства Олега Пака и состоит из 22 специалистов по электронному документообороту.

Первое заседание экспертного совета 15 июля 2013 г.

Идея использовать формат PDF/A в совокупности с XML в качестве базового формата файла воспроизведения электронных документов при взаимодействии органов государственной власти прозвучала еще на первом заседании совета 15 июля 2013 г.

Ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные офисные системы» и член экспертного совета при Минкомсвязи Наталья Храмцовская замечает, что совет — это совещательный орган, «который сам ничего не определяет и не решает». Его задача — донести до руководства отрасли точку зрения и аргументированную позицию профессионального экспертного сообщества, в то время, как окончательные решения принимает министерство, которое и несет за них ответственность.

В данном случае, как рассказала Наталья Храмцовская, на экспертном совете обсуждался вопрос о том, какой формат из очень узкого списка «кандидатов» подходит для использования в межведомственной системе документооборота: PDF/A или XML.

Сама Храмцовская говорит, что PDF/A – хороший выбор для хранения, особенного длительного, готовых типовых офисных документов. Однако для оперативной коллективной работы над документами удобнее использовать обычные офисные форматы. Кроме того ряд электронных объектов, например, работоспособные электронные таблицы и презентации с динамическими элементами, не может быть адекватно представлен в формате PDF/A.

CNews, ВТБ и «Сколково» объявили победителей премии Data Fusion Awards

Храмцовская считает, что принимая решение о PDF/A в качестве типового формата для межведомственного документооборота, нужно ответить на вопросы о ПО, которое будет использоваться для создания файлов в формате PDF/A, а также о том, кто оплатит его покупку.

Наталья Храмцовская выразила сожаление, что Минкомсвязи не проявило интереса к зарубежному опыту регламентации форматов электронных документов в деятельности государственных органов. Как ей известно, ни одна страна мира не пошла по пути использования одного-единственного формата.

За рубежом, как правило, регуляторы составляют списки рекомендованных, допускаемых и нежелательных форматов, понимая, что ситуация меняется: некоторые старые форматы выходят из употребления, а новые виды электронных документов, требующие использования новых форматов, появляются.

Бизнес

Иван Бегтин, известный активист использования открытых данных в органах власти и глава НКО «Информационная культура», признает, что не слышал о работе экспертного совета по документообороту. Тем не менее, говорит он, подход Минкомсвязи с отдельным XML-файлом не выглядит проработанным.

ZIP или другой контейнер всегда лучше множества разбросанных файлов, говорит он. Форматы OpenDocument, MusicXML, IPA, APK, JAR, как и многие другие, как раз основаны на ZIP-контейнерах, это уже стандарт де-факто. Практику разбивать связанные сущности на файлы, в то время, как их можно упаковать, эксперт назвал «дурацкой».

Одним из общепризнанных недостатков XML можно назвать избыточность его разметки. При небольших объемах значимого контента в XML-файла его основной объем начинает занимать разметка, что приводит к излишней трате как трафика при пересылке файла, так и вычислительного ресурса при его обработке.

Стоит заметить, что в июле 2014 г. стало известно о приостановке на неопределенный срок разработки национальной системы документооборота. Контракт Минкомсвязи с НИИ «Восход» на соответствующие работы был расторгнут, и возможность заключения нового договора пока не рассматривается. Министерство сосредоточилось на подготовке правил обмена электронными документами.

Какой дисплей для смартфона лучше: AMOLED или IPS?

Владислав Мещеряков

Формат PDF/A-3 электронных договоров с 2022 года по приказу ФНС № ЕД-7-26/236

Налоговики постепенно готовят налогоплательщиков к переходу на обмен и сдачу электронных документов. С этой целью приказ ФНС России от 24.03.2022 № ЕД-7-26/236 утвердил формат PDF/A-3 для электронных договоров и подобным им договорных документов.

Что говорит закон

На основании ст. 93 НК РФ истребуемые при проведении налоговой проверки документы можно представить в налоговый орган в том числе в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) или через личный кабинет налогоплательщика.

При этих способах представления документов нужно соблюдать установленный для них Налоговой службой электронный формат. С 27 мая 2022 года он утверждён приказом ФНС от 24.03.2022 № ЕД-7-26/236.

Официальное название этого формата – PDF/A-3. Он предназначен для представления именно договорных документов в электронной форме.

Также см. «

Как перевести электронный документ в читаемый вид: сервис ФНС

».

Что нужно знать про формат PDF/A-3

PDF/A-3 – это файл передачи (он же файл обмена с расширением pdf) по ТКС документа, выражающего согласованную волю 2-х лиц в рамках оформления в письменной форме сделки между этими сторонами.

Её предметом могут быть любые объекты гражданских прав:

договор, соглашение, контракт, спецификация, протокол разногласий, дополнительное соглашение к договору и т. п. договорные документы;
оферты.

Договорный документ, создаваемый в формате PDF/A-3, состоит из одного файла обмена. Его подписывают стороны сделки либо должным образом уполномоченные ими лица.

В зависимости от выбранной функции формат PDF/A-3 можно использовать при формировании следующих договорных документов:

ВИД	ПОНЯТИЕ	КАК ФОРМИРОВАТЬ
Договор	Выражает согласованную волю сторон на установление гражданских прав и обязанностей – договор, контракт, соглашение и т. п.	Функцией «ДОГ» как основной файл обмена
Протокол разногласий	Позволяет выразить возражения и согласовать условия договора, по которым у стороны есть разногласия	Отдельным файлом обмена через функцию «ПРОРАЗ»
Дополнительное соглашение к договору	Представляет собой согласованную волю сторон на изменение или прекращение ранее установленных гражданских прав и обязанностей.	Отдельным файлом обмена через функцию «ДОПСОГЛ»

Если договорный документ является офертой – то есть предложением заключить договор (ст.

Документ, созданный в формате PDF/A-3, должен соответствовать открытому международному стандарту ISO 19005-3:2012 «Управление документами. Формат файлов электронных документов для долговременного сохранения. Часть 3. Использование ISO 32000-1 с поддержкой для вложенных файлов (PDF/A-3)».

Номер версии формата, закреплённого приказом ФНС от 24.03.2022 № ЕД-7-26/236, –1.01, часть 999_01.

Какой формат выбрать

Отметим, что в 2022 году ФНС также разработала XML-формат. Она сообщила, что он подойдет больше тем компаниям, которые достигли высокого уровня цифровизации. Он содержит больше возможностей для аналитики, так как вся информация из документа представлена в виде структурированных фрагментов. С такими фрагментами удобно работать внутренним алгоритмам информационных систем.

В свою очередь формат PDF-A/3 ориентирован на взаимодействие компаний с разным уровнем цифровой зрелости. С одной стороны, он позволяет проводить автоматизацию за счет xml-части, в которой есть основная информация из документа, а с другой, не требует от второй стороны наличия продвинутой информационной системы для ознакомления с текстом документа.

Использование этих форматов позволит организациям автоматизировать внутренние процессы работы с договорными документами, а также ускорить взаимодействие с контрагентами.

При заключении сделок бизнес может самостоятельно выбирать формат исходя из своих возможностей и потребности в использовании тех или иных свойств каждого из этих форматов. При этом документ, сформированный по любому из форматов, можно без проблем передать в налоговые органы по ТКС при их истребовании или для пояснений.

Также см. «Как в компании внедрить электронный документооборот: 2 сценария от ФНС России».

Знакомство с форматом файлов PDF

PDF-файлы неудобно читать на телефоне

Когда дело доходит до чтения PDF-файлов, телефоны часто больше мешают, чем помогают. Маленький размер экрана затрудняет просмотр текста, а прокрутка, необходимая для чтения длинных документов, может быть неприятной и утомительной. Кроме того, PDF-файлы часто содержат важную графику или изображения, которые слишком малы для просмотра на телефоне. В результате попытка прочитать PDF-файл на телефоне часто приводит к разочарованию. Неудивительно, что так много людей предпочитают вместо этого читать PDF-файлы на своих ноутбуках или планшетах или вообще пропускать PDF-файлы.

Сегодня большинство пользователей Интернета пользуются мобильными телефонами. Если вы распространяете контент в Интернете, то PDF, вероятно, не лучший вариант для вас.

Их выпуск прекращается

Для большинства государственных учреждений по всему миру предпочтительным форматом веб-контента в настоящее время является HTML, а PDF-файлы используются только в определенных обстоятельствах. На самом деле, руководство по обеспечению доступности правительства Великобритании сделало новые правила для государственных учреждений предельно ясными: «Если вы публикуете PDF или другой документ, отличный от HTML, без доступной версии, вы можете нарушить закон».

PDF-файлы не оптимизированы для поисковых систем

Когда вы в последний раз видели PDF-файл на первой странице Google? Хотя PDF-файлы технически могут быть проиндексированы в поиске, они плохо работают. В результате любой контент, который вы размещаете в Интернете в виде PDF-файла, получит лишь небольшое количество посетителей из обычного поиска. Используя PDF-файл, вы избавляетесь от самой эффективной и дешевой формы распространения контента, которая у вас есть. Хотя некоторые производители контента любят PDF-файлы за гибкость дизайна, которую они обеспечивают, это пустая трата денег, чтобы создать привлекательный, хорошо подготовленный материал только для того, чтобы он остался незамеченным.

Они не предоставляют расширенную аналитику

PDF-файлы не предоставляют аналитику так же, как веб-страницы. Веб-страницы можно отслеживать, чтобы увидеть, сколько людей посещают их, как долго они остаются на странице и по каким ссылкам они нажимают. PDF-файлы не могут предоставить такой же уровень данных. Это может затруднить оценку успеха кампании PDF или устранение неполадок.

Они не могут быть легко обновлены после публикации

PDF-файлы не могут быть легко обновлены, как веб-страницы. После создания и публикации PDF-файла очень сложно внести в него изменения. Это может стать большой проблемой, если в документе есть ошибки или если необходимо добавить новую информацию. В результате многие организации переходят от PDF-файлов к веб-страницам в качестве основного формата для обмена информацией. Веб-страницы можно легко обновлять новым содержимым, и они обеспечивают более гибкую платформу для совместной работы. По этим причинам PDF-файлы, вероятно, станут менее популярными в ближайшие годы.

PDF-файлы недоступны

PDF-файлы — популярный формат для онлайн-документов, но у них есть главный недостаток: они недоступны. PDF-файлы предназначены для печати, а не для чтения на экране, что затрудняет навигацию по ним для людей с ограниченными возможностями. Программа чтения с экрана, которую используют слепые или слабовидящие люди, не всегда может правильно читать PDF-файлы, а люди с когнитивными нарушениями могут испытывать трудности с пониманием информации в PDF-файле. Кроме того, PDF-файлы часто плохо работают с мобильными устройствами, что затрудняет доступ к ним на ходу. Хотя есть некоторые обходные пути для этих проблем, лучшее решение — вообще избегать использования PDF-файлов. Вместо этого используйте HTML или обычный текст — общедоступные форматы, которые будут работать на любом устройстве.

Узнайте больше об ограничениях файлов PDF.

Portable Document Format (PDF) — Техасская комиссия по качеству окружающей среды

Формат переносимых документов (PDF) Помогите просмотреть файлы в формате PDF. https://www.tceq.texas.gov/help/help_pdf.html https://www.tceq.texas.gov/@@site-logo/TCEQ-logo-header.png

Справка по просмотру файлов в формате PDF.

На этой странице:

Что такое PDF?
Как просматривать PDF-файлы
Зачем использовать PDF?
Печать файла PDF
PDF-файлы и специальные возможности
Электронные заполняемые формы PDF

Что такое PDF?

PDF (Portable Document Format) — это формат электронных файлов для документов, в котором все элементы печатного документа сохранены в виде электронного изображения, которое можно просматривать, перемещаться по нему, распечатывать или пересылать кому-либо другому. Документ PDF будет иметь расширение имени файла .pdf (пример: имя файла.pdf ).

Как просматривать файлы PDF

Файлы PDF создаются с помощью Adobe Acrobat, Acrobat Capture или аналогичных продуктов. Для просмотра и использования файлов вам потребуется бесплатная программа Acrobat Reader, которую можно легко загрузить с веб-сайта Adobe. Просто зайдите на сайт Adobe , следуйте нескольким кратким инструкциям, и Acrobat Reader будет автоматически установлен для вас. (Обратите внимание, что Adobe периодически обновляет свою программу Acrobat Reader, поэтому, если у вас возникнут проблемы с открытием новых документов, вам может потребоваться повторно посетить их веб-сайт и установить обновленную программу чтения.)

После установки Acrobat Reader вы можете просматривать документы в формате PDF. Просто щелкнув ссылку на PDF-документ, он откроется в вашем браузере. По сравнению с веб-страницами загрузка и отображение документов в формате PDF может занять больше времени. Когда вы нажимаете ссылку на документ, может показаться, что ничего не происходит, хотя на самом деле документ загружается из-за браузера.

Иногда, особенно если это большой документ, рекомендуется сначала сохранить документ на свой компьютер, а затем просмотреть его на своем компьютере, а не просматривать его в Интернете. Для этого:

Щелкните документ правой кнопкой мыши, выберите «Сохранить как» и сохраните его где-нибудь на своем компьютере, например, «Рабочий стол» или «Мои документы».
Затем найдите документ на своем компьютере, щелкните или дважды щелкните его, и он автоматически отобразится в Acrobat Reader.

Наверх

Зачем использовать PDF?

Файлы PDF особенно полезны для таких документов, как статьи, брошюры о продуктах, тематические документы или листовки, в которых вы хотите сохранить исходный графический вид в Интернете. Файл PDF содержит одно или несколько изображений страниц, каждое из которых можно увеличивать или уменьшать. Вы можете листать вперед и назад.

PDF-документы широко используются в Интернете, в том числе на веб-сервере TCEQ, по нескольким причинам:

PDF-файлы обычно имеют такой же внешний вид, цвета, шрифты, графику и компоновку, что и печатный документ.
PDF-файлов можно читать онлайн или сохранять и распечатывать. Acrobat Reader доступен бесплатно для самых популярных операционных систем, таких как Mac и Windows.
Хотя программное обеспечение для чтения не может редактировать (изменять) PDF-документ, во многих случаях оно может копировать текст из документа и выполнять поиск слова или текстовой строки в документе в зависимости от того, как был создан PDF-файл.

Печать PDF-документов

Чтобы распечатать PDF-документ, вы можете либо щелкнуть значок принтера на панели инструментов, либо перейти в «Файл» и нажать «Печать».

PDF-файлы и специальные возможности

Последние версии Acrobat Reader хорошо работают с программами чтения с экрана и другими вспомогательными технологиями. При создании наших PDF-файлов мы следуем процедурам, которые должны создавать доступные документы, и проверяем созданные файлы, чтобы убедиться, что, насколько мы можем судить, они доступны. Тем не менее, невозможно предусмотреть все возможные ситуации и шаги, необходимые для обеспечения доступности документа в этих ситуациях.

Если у вас есть инвалидность и вы не можете использовать один из наших документов или форм в формате PDF, напишите нам по адресу [email protected]. Сообщите нам название документа или номер формы, URL-адрес того, откуда вы скачали документ, и как можно больше о проблеме, с которой вы столкнулись. Мы сделаем все возможное, чтобы сделать этот документ или форму удобной для вас.

Вернуться к началу

Электронные заполняемые формы в формате PDF

Чтобы упростить заполнение наших форм, мы начали создавать многие из наших форм в электронном формате для заполнения. В текущих версиях Acrobat Reader у вас есть возможность — в некоторых формах TCEQ — заполнить форму PDF в электронном виде вместо того, чтобы распечатывать ее на бумаге, а затем записывать или печатать информацию на бумажном носителе.

Чтобы заполнить электронную форму PDF, выполните следующие простые шаги:

Откройте форму PDF в Acrobat Reader (в браузере или как отдельный продукт). Вы также можете сохранить форму PDF на свой компьютер, флэш-накопитель или другое запоминающее устройство и открыть форму позже в Acrobat Reader. (Если у вас есть Acrobat Professional, вы можете использовать его вместо Acrobat Reader.)
Когда форма открыта, щелкните первое поле. Появится мигающий курсор.
После того, как вы заполнили первое поле, вы можете перейти к следующему полю.
После заполнения всех полей можно распечатать страницу. Примечание. Если курсор в поле мигает, информация в этом поле не будет распечатана. Нажмите «Возврат» или «Ввод», и информация будет сохранена для всех полей.

Если у вас есть Acrobat Professional, вы также можете сохранить данные либо сами по себе, либо в виде записей в форме. Если вы сохраните только данные, они будут занимать меньше места на диске и могут быть импортированы обратно в ту же форму в любое время, при условии, что форма не менялась.

Штирлиц — Сеть печатных салонов в Перми