Для чего архивируют файлы: Архивация и восстановление данных | Microsoft Learn

Как архивировать и распаковывать файлы на компьютере?

Здравствуйте, дорогие друзья!
В сегодняшней заметке мы рассмотрим вопрос о том, как архивировать и распаковывать файлы. Архивация позволяет пользователям хранить на запоминающих устройствах (флешках, жестких дисках, дискетах и прочее) намного больше файлов без потери качества содержания. Однако многие пользователи, особенно начинающие, часто задаются вопросом, как архивировать и распаковывать файлы? И в этой заметке мы разберем этот вопрос подробнее.

Что такое архивация файлов?

Архивация – это процесс сжатия файлов с целью уменьшения их размера без потери содержания или какого-либо ухудшения его качества.

Архивация производится путем упаковки файлов в специальные файлы-архивы. Для этого используются программы, называемые программами-архиваторами или просто архиваторами. О них речь пойдет немного ниже.

Виды архивов.

Результатом архивации файла (или файлов) является создание архива — специального файла-контейнера, который содержит в себе заархивированный файл (файлы) в сжатом состоянии.

Существует несколько десятков видов (форматов) архивов, отличающихся друг от друга алгоритмом упаковки и сжатия файлов. Каждый из них имеет свои особенности. Наиболее распространенными форматами архивов являются ZIP, RAR и 7Z.

Какому формату отдать предпочтение – не столь важно. Каждый из них хорош. RAR и 7Z отличаются хорошей степенью сжатия, ZIP – легкостью распаковки. ZIP-архив можно создать или распаковать на любом компьютере даже без наличия программы-архиватора. Windows обладает необходимыми для этого «встроенными» средствами.

Сами архивы мало чем отличаются от остальных файлов. Их также можно копировать, перемещать, удалять, менять названия и т.д. На экране компьютера выглядят они также, как обычные файлы.

Узнать, что файл является архивом, можно в первую очередь по его специфическому значку (см. рисунок), а также по его расширению (*.zip, *.rar, *.7z и т.д.).

Для чего архивировать файлы?

За счет архивации файлов и папок достигается существенное уменьшение их размера. Если хранить файлы в архивах, можно сэкономить свободное пространство на запоминающем устройстве (жестком диске, флешке или др.).

За счет меньших размеров заархивированные файлы значительно удобнее пересылать через Интернет, экономя, таким образом, интернет-трафик и сокращая время пересылки.

Кроме уменьшения размеров, архивация позволяет упаковывать большое число файлов в один «монолитный» архив. В некоторых случаях это важно. Например, при пересылке значительного количества файлов по электронной почте.

Дело в том, что к письму нельзя прикрепить папку с файлами. Можно прикреплять лишь отдельные файлы. Если таких файлов будет несколько десятков или сотен, их прикрепление к письму окажется очень хлопотным делом. Значительно удобнее упаковать их в единый архив и переслать его.

Насколько уменьшается размер файлов при архивации?

Все зависит, в первую очередь, от типа архивируемых файлов.

Лучше всего при архивации сжимаются текстовые файлы. Их размеры могут уменьшиться в 10 и более раз.

Хуже всего дела обстоят с фотографиями, музыкой и видеофайлами. При архивации их размеры уменьшаются не значительно.

Недостатки архивации.

Главным недостатком архивации является то, что файл, находящийся в архиве, нельзя открыть и использовать сразу. Перед каждым доступом к такому файлу его необходимо предварительно извлечь из архива.

Процесс извлечения, по большому счету, не сложный (читайте ниже), но если архив большой, это может занять довольно много времени. Поэтому часто используемые файлы хранить в заархивированном виде не очень удобно.

Этот недостаток в значительной степени перечеркивает преимущества архивирования. В то же время, в случае хранения редко используемых файлов, а также пересылки файлов через Интернет, архивация полностью себя оправдывает.

Как архивировать и распаковывать файлы?

Как уже было сказано, создавать, архивировать и распаковывать файлы и архивы формата ZIP компьютер умеет без установки программ-архиваторов, используя «штатные» средства Windows. Для всех остальных форматов архивов понадобится программа-архиватор. Об этом читайте немного ниже.

Сначала давайте научимся работать с ZIP-архивами без архиваторов.

Чтобы создать ZIP-архив без использования программы-архиватора (или если таковой на компьютере не имеется), нужно:

• щелкнуть по архивируемому файлу (папке) правой кнопкой мышки;
• в открывшемся контекстном меню навести указатель мышки на пункт «Отправить». После этого откроется дополнительное подменю, в котором нужно выбрать пункт «Сжатая ZIP-папка» (см. рис.). ZIP-архив появится рядом с файлом-оригиналом.

Для распаковки ZIP-архива достаточно просто дважды щелкнуть по нему левой кнопкой мышки.

Программ-архиваторов существует много. Но наиболее популярными архиваторами являются:

• WinRAR: скачать его можете с официального сайта
• 7-Zip: скачать его можете с официального сайта

Порядок работы с архиваторами следующий.

Программа WinRAR.

Упаковка файла (папки с файлами).

1. Щелкните по файлу или папке, которую необходимо заархивировать, правой кнопкой мышки.
2. Откроется контекстное меню, в котором нужно выбрать пункт «Добавить в архив…» (см. рисунок ниже).

Если такой пункт в открывшемся меню отсутствует, значит, на компьютере нет программы WinRAR. Ее необходимо сначала скачать и установить на компьютере (ссылки на скачивание см. выше).

3. Далее откроется окно (см. рис. ниже), в котором в поле «Имя архива» нужно указать название будущего архива (любое имя, на ваш выбор), а в разделе «Формат архива» отметить галочкой его формат (RAR или ZIP). Затем нажмите кнопку «ОК». Окно WinRAR закроется, а через непродолжительное время рядом с архивируемым файлом (папкой) появится архив с его копией.

Распаковка архива.

1. Наведите указатель мышки на архив и дважды щелкните левой кнопкой мышки.
2. Откроется окно программы WinRAR, в котором необходимо нажать кнопку «Извлечь…» (см. рис. ниже).

3. Далее откроется еще одно окно (см. рис. ниже), в котором необходимо указать, куда распаковывать содержимое архива (выделить соответствующую папку в проводнике). Можно вообще ничего не выбирать. В этом случае файлы из архива будут помещены в тот же раздел, в котором находится сам архив. Нажмите на кнопку «ОК».

Как архивировать и распаковать файлы.
Программа 7-Zip.

Упаковка файла (папки с файлами).

1. Щелкните по файлу или папке, которую необходимо заархивировать, правой кнопкой мышки.
2. Откроется контекстное меню, в котором указатель мышки нужно навести на пункт «7-Zip». Рядом появится дополнительное подменю, в котором нужно выбрать пункт «Добавить к архиву…» (см. рисунок).

Если такой пункт в открывшемся меню отсутствует, скорее всего, на компьютере нет программы 7-Zip. Ее необходимо сначала скачать и установить на компьютере (ссылки на скачивание см. выше).

3. Далее откроется окно (см. рис. ниже), в котором в поле «Архив» нужно указать название будущего архива (любое имя, на ваш выбор), а в пункте «Формат архива» выбрать соответствующий вариант (7Z, ZIP или TAR). Затем нажмите на кнопку «ОК». Окно архиватора закроется, а через непродолжительное время рядом с архивируемым файлом (папкой) появится архив с его копией.

Распаковка архива.

1. Наведите указатель мышки на архив и дважды щелкните левой кнопкой мышки.
2. Откроется окно программы 7-Zip, в котором необходимо нажать на кнопку «Извлечь…» (см. рис. ниже).

3. Далее откроется еще одно окно (см. рис. ниже), в котором необходимо указать путь для распаковки содержимого архива. Можно ничего не менять. В этом случае файлы из архива будут помещены в тот же раздел, в котором находится сам архив. Нажмите на кнопку «ОК».

На этом пока все! Надеюсь, что вы нашли в этой заметке что-то полезное и интересное для себя. Если у вас имеются какие-то мысли или соображения по этому поводу, то, пожалуйста, высказывайте их в своих комментариях. До встречи в следующих заметках! Удачи!  😎

как архивировать файлы для отправки

13.06.2014

Один из удобных способов организации файлов – архивация. Архивы служат хранилищем информации в одном файле. То есть, возможно упаковать группу файлов в один с помощью программы – архиватора. Помимо упаковки файлов в архивы, такие программы умеют сжимать информацию. Поэтому архив может быть меньше по весу, чем исходные файлы. Наиболее распространенные форматы: ZIP и RAR.

Существует много программ архиваторов, но мы расскажем о программе WinRAR.

Она довольно проста в использовании, но имеет множество полезных функций.

Как создать архив?

Самый простой способ создания – через контекстное меню. С условием, что программа WinRAR уже установлена на ваш компьютер. Чтобы создать архив через контекстное меню вам нужно сделать следующее:

1. Выбрать на компьютере файлы для архивации, через стандартный проводник компьютера;
2. Открыть контекстное меню правой клавишей мыши;
3. Выбрать одно из действий архивации, их легко увидеть по значку архива.

Для создания архива через интерфейс программы:

• Запустите программу WinRAR;
• В окне под панелью инструментов выберите диск на котором находятся файлы;
• Выделите элементы для архивации;
• На панели инструментов нажмите «добавить»;
• Подтвердите имя которое предлагает программа или введите новое;
• Если нужно задайте параметры архивации;
• Подтвердите выбор и запустите процесс архивации кнопкой «Ок».

Создание многотомных архивов

Может возникнуть необходимость разделить один архив большого размера на несколько маленьких. Например: загрузка или передача файлов в интернете, зачастую имеет ограничение по размеру. Для этих и других целей существуют многотомные архивы. Они состоят из нескольких томов небольшого размера и обязательно имеют RAR формат.

По умолчанию имя каждого тома PartNNN. Буквы NNN обозначают последовательность томов.

Такие архивы нужно распаковывать с первого тома и сохранять все тома в одной директории.

Если вам нужно создать многотомный архив сделайте следующее:

Создавая новый архив, найдите в окне выбора параметров, поле «разбить на тома», задайте объем одного тома и подтвердите выбор, нажатием кнопки «Ок».

Создание самораспаковывающихся архивов

Такие архивы полезны, когда у пользователя не установлена программа архиватор на компьютере. Имеют ехе расширение и встроенный модуль, который запускает процесс распаковки файлов без запуска архиватора.

Создать самораспаковывающийся архив очень просто, для этого вам нужно при создании архива, найти в окне параметров «создать SFX-архив» и поставить галочку. Подтвердите свой выбор нажатием кнопки «Ок».

Извлечение файлов

Извлекать файлы можно перетаскиванием или через меню программы. Откройте архив как обычную папку или запустив программу и выбрав архив через ее интерфейс. После открытия архива вы увидите его содержимое.

Самый простой способ извлечения— перетащить файлы на компьютер выделив их и нажав левую клавишу мыши. Второй способ — выделить файлы в архиве → нажать «извлечь» или найти в меню «команды» «извлечь в указанный каталог» →выбрать папку извлечения →подтвердить выбор, нажатием кнопки «Ок».

Работать с архиваторами достаточно просто и легко. Это не должно вызвать затруднений. Поэтому пробуйте и у вас все получится!

Рекомендации по работе вы всегда можете получить при плановом визите в компанию системного администратора, по реализации услуги абонентского обслуживания компьютеров.

6 лучших практик архивирования и хранения файлов в 2023 году

Архивирование и хранение файлов — недооцененная часть ведения бизнеса. Это руководство поможет вам понять, о чем идет речь и как настроить архив для вашего бизнеса.

Мы храним много данных на этой планете. Одна фирма прогнозирует, что к 2025 году «глобальная информационная сфера» достигнет 175 зеттабайт.

Звучит не слишком много? Подумайте вот о чем: зеттабайт равен 1 000 000 000 000 000 000 000 байт. Все еще не вычисляет? По данным Cisco, если бы каждый гигабайт в зеттабайте был равен метру, он бы перекрыл длину реки Амазонки — самой длинной реки в мире — более 150 000 раз.

Архивирование файлов стало необходимостью для современных компаний. Это фундаментальная часть контроля документов, позволяющая компании отслеживать и управлять созданием, распространением и доступом к важной документации.

Так как же реализовать архивирование файлов в вашей организации? В этом руководстве рассматриваются основные элементы и рассказывается, как обеспечить наличие надлежащих процедур.

Обзор: что такое архивный файл?

Архивный файл представляет собой набор данных с целью их сохранения для последующего доступа. Архивные файлы — это компьютерные файлы, которые обычно содержат несколько других компьютерных файлов, включая метаданные. По сути, это множество компьютерных файлов, сжатых в один, что упрощает хранение информации и требует меньше места.

Архивирование файлов является ключом к хорошему управлению записями в любой организации, поскольку оно предотвращает потерю важных данных, которые могут понадобиться позже, от потери с течением времени.

Как управлять архивными файлами

Процесс архивирования документов прост, но менеджер должен следить за тем, чтобы этот процесс выполнялся правильно, чтобы избежать повреждения или потери важных данных и информации.

1. Получите систему управления документами

Компьютерное архивирование начинается с системы управления документами, поэтому, если у вас ее нет, вы должны ее приобрести. Программное обеспечение электронной файловой системы доступно от многих различных поставщиков. Некоторые из лучших решений, рассмотренных The Ascent, включают DocSend, M-Files и Box.

При наличии хорошего программного решения вам не придется выполнять большую часть задач по архивированию вручную, что в итоге сэкономит время вашей организации. Эти системы также защищают ваши файлы, чтобы они не попали в чужие руки как внутри компании, так и из-за внешних угроз со стороны хакеров.

2. Создайте процесс архивации

Чтобы создать систему архивного хранения, вы должны создать процесс для своей организации. Составьте руководство, в котором будет указано, какие документы должны быть заархивированы, и процесс его достижения в зависимости от типа используемого вами программного обеспечения. У вас могут быть отдельные системы хранения для контрактов, данных о продуктах, информации о клиентах и ​​других типов данных. Получите отзывы от своей команды, прежде чем внедрять этот новый процесс, чтобы убедиться, что вы охватили все свои основы.

3. Стандартизируйте процесс

Вы должны стандартизировать процесс в вашей системе управления документами на протяжении всего жизненного цикла контента, чтобы гарантировать, что каждый может получить доступ к заархивированным файлам. Например, если расширение файла архива отличается в зависимости от отдела, вы столкнетесь с ненужными препятствиями. Убедитесь, что в процессе архивирования между отделами нет существенных различий.

4. Убедитесь, что система доступна для всех

Возможность архивирования информации не должна ограничиваться несколькими заинтересованными сторонами. Каждый, кто создает и распространяет информацию, должен иметь возможность архивировать файлы и данные, чтобы ничего не было потеряно.

Конфигурация вашей системы архивирования должна быть удобной и интуитивно понятной для вашей команды. Он должен быть организован таким образом, чтобы любой мог правильно заархивировать файл и легко получить его. Ваше программное обеспечение должно позаботиться об этом, но вам может потребоваться предпринять некоторые специальные шаги в зависимости от потребностей вашей организации.

5. Аудит активности

Любая выбранная вами платформа программного обеспечения для управления документами должна автоматически отслеживать активность, будь то определение того, какие пользователи загрузили, какие файлы и когда, или какие пользователи получили доступ к архивным файлам и внесли изменения. Отслеживайте эту активность, чтобы убедиться, что ваша команда правильно использует систему, а файлы доступны и загружаются соответствующими лицами.

6. Проверяйте и корректируйте

Регулярно — возможно, ежеквартально — проверяйте процесс архивирования в вашей электронной файловой системе и определяйте, как он служит вашей организации. Архивирование файлов занимает много времени? Могут ли люди легко получить доступ к этим файлам? Разрешается ли неавторизованным пользователям доступ к файлам, который должен быть ограничен определенными лицами?

Определите, нужно ли внести какие-либо изменения в ваш процесс, и внесите их. Продолжайте периодически проверять процесс.

Советы по использованию архивных файлов

Создавая архив, вы создаете огромное хранилище информации, которым может быть трудно управлять. Эти советы по управлению бизнес-документами помогут вам избежать ошибок.

Назначить владельца

Если никто не несет ответственности, никто не может быть привлечен к ответственности, если файл не заархивирован должным образом или если к документу обращается неавторизованный пользователь. Вы должны назначить владельца определенных файлов и данных и делегировать обязанности этому лицу, точно указав, что он должен делать с файлом.

Если люди понимают ожидания и вы даете четкие указания, вашей команде будет легче соблюдать новый процесс.

Управление доступом

Как правило, не рекомендуется предоставлять всем сотрудникам вашей организации доступ ко всем архивным файлам. Например, вы можете не захотеть, чтобы сотрудники низшего звена имели доступ к конфиденциальным финансовым данным компании. Установите необходимые ограничения на доступ к архивным данным, чтобы обеспечить их защиту.

Храните данные в безопасном месте и постоянно обновляйте меры безопасности. Ваша программная платформа должна позволять вам устанавливать разрешения для определенных файлов.

Создание временных рамок

Следует ли хранить файл вечно или у него должен быть срок годности? Решите, как долго файлы хранятся в зависимости от того, какая информация в них содержится, и запишите это в свои процессы. Поручите кому-нибудь следить за этими датами и при необходимости удалить файл, если ваше программное обеспечение не делает этого автоматически.

Например, вы можете хранить необработанные данные неопределенно долго, но анализировать эти данные всего несколько лет, прежде чем они устареют и перестанут быть полезными.

Если у вас нет системы архивации, не теряйте времени зря

Если вы похожи на многие малые предприятия, архивирование файлов, вероятно, будет последним, о чем вы думаете. В конце концов, у вас есть клиенты, которым нужно угодить, и цели по доходам, которые нужно достичь. Кого волнует, если какой-то случайный файл, который вы не просматривали месяцами, пропал или был случайно удален?

Правда в том, что никогда не узнаешь, насколько важна информация, пока она не исчезнет. Возьмем, к примеру, программиста из Сан-Франциско Стефана Томаса, который попал в новости из-за того, что почти 240 миллионов долларов в биткойнах были заперты в цифровом кошельке. Он получил биткойны много лет назад в качестве вознаграждения за криптовалютный проект, когда они не стоили так много, и он, по-видимому, потерял пароль. Теперь, после восьми неверных догадок, у него осталось две догадки, прежде чем жесткий диск зашифрует себя и навсегда уничтожит его состояние. Ой!

Ваша компания постоянно производит данные, даже если вы этого не осознаете. Когда-нибудь вам может понадобиться вернуться к нему, возможно, для целей налогообложения, или, может быть, есть некоторые данные из прошлой маркетинговой кампании по электронной почте, которые могут дать вам конкурентное преимущество.

В любом случае, ваши данные намного ценнее, чем вы думаете, поэтому вы должны хранить и защищать их. Каждый день, когда вы откладываете, вы подвергаете свою компанию риску, поэтому внедряйте систему архивирования как можно раньше.

Предупреждение: карта с наибольшей кэшбэк-картой, которую мы видели, теперь имеет 0% годовых в начале почти до 2025 года

Если вы используете неправильную кредитную или дебетовую карту, это может стоить вам серьезных денег. Нашим экспертам нравится этот лучший выбор, который предлагает 0% годовых в начале в течение 15 месяцев, безумную ставку кэшбэка до 5%, и все это каким-то образом без годовой платы.

На самом деле, эта карта настолько хороша, что наши специалисты даже используют ее лично. Нажмите здесь, чтобы бесплатно прочитать наш полный обзор и подать заявку всего за 2 минуты.

Прочитайте наш бесплатный обзор

Почему так важно архивировать закрытые файлы?

Закрытое архивирование файлов. Эндрю Беннелл

Эндрю Беннелл

Директор AFP помогает предприятиям управлять документами, повышать эффективность и сокращать расходы

Опубликовано 29 марта 2021 г.

+ Подписаться

Работая в юридической фирме, вы должны обеспечить надежное хранение своих документов. Это важно, если вы хотите, чтобы ваша фирма работала эффективно и результативно.

Наличие контроля над закрытым файловым архивом позволяет вам делать все по правилам, сохраняя при этом доверие к вашему клиенту.

Каковы риски?

Если система управления файлами вашей юридической фирмы не соответствует требованиям, вам будет сложно записывать ключевые даты, выявлять конкретные проблемы в делах, выявлять потенциальные ошибки, возвращать активы клиентов и обеспечивать выставление счетов по делу и получение оплаты.

Информация, содержащаяся в ваших файлах, часто может быть очень конфиденциальной. Вы не хотите, чтобы эта информация попала в чужие руки.

Поддерживайте доверие клиентов 

Когда вы работаете с хорошо организованной и обслуживаемой файловой системой, вы, скорее всего, сможете легко составить список открытых и закрытых дел. Вы сможете идентифицировать все файлы и документы о клиенте и проверить статус вопроса, а также любые предпринятые действия.

Когда видно, что вы работаете эффективно и выполняете свои обязательства по обслуживанию клиентов, между вами и вашим клиентом возникает доверие.

Физическое хранение стоит дорого

Covid-19 ускорил акцент на гибкой работе. Аппетит к гибкости в целом увеличился. Предприятия ищут новые способы работы, которые являются более эффективными и действенными.

В частности, юридические фирмы ищут более современные и безопасные способы хранения архивных файлов. AFP Digital предлагает решение для хранения электронных данных, которое может освободить место в вашем офисе и сэкономить ваши деньги.

Полная интеграция 

Уникальная система AFP Digital позволяет интегрировать программное обеспечение для управления делами и позволяет легко архивировать дела сразу после их закрытия. Вы можете быстро получить эти файлы, и это стоит лишь доли стоимости (и физического пространства) физического хранилища.

Обеспечение безопасного и организованного хранения

Если вы решите хранить свои файлы на своих серверах в нашем центре обработки данных или в облаке, мы обеспечим безопасность и защиту ваших закрытых файлов. Наше программное обеспечение соответствует политике закрытия файлов и является частью схемы аккредитации Lexcel.