Что такое архивирование: 9.1. Что такое архивирование и зачем оно нужно

9.1. Что такое архивирование и зачем оно нужно

Архивирование — это сжатие, уплотнение, упаковка информации с целью ее более рационального размещения на внешнем носителе (диске или дискете). Архиваторы — это программы, реализующие процесс архивации, позволяющие создавать и распаковывать архивы.

Подавляющее большинство современных форматов записи данных содержат их в виде, удобном для быстрого манипулирования, для удобного прочтения пользователями. При этом данные занимают объем, больший, чем это действительно требуется для их хранения. Алгоритмы, которые устраняют избыточность записи данных, называются алгоритмами сжатия данных, или алгоритмами архивации. В настоящее время существует огромное множество программ для сжатия данных, основанных на нескольких фундаментальных способах.

Архивирование используют при хранении запасных копий на дискетах или жестких и лазерных дисках, а также при создании дистрибутивов программных продуктов, чтобы уменьшить количество дискет при продаже или передаче продуктов.

Необходимость архивации связана с резервным копированием информации на диски и дискеты с целью сохранения программного обеспечения компьютера и защиты его от порчи и уничтожения (умышленного, случайного или под действием компьютерного вируса). Чтобы уменьшить потери информации, следует иметь резервные копии всех программ и файлов.

Программы-упаковщики (архиваторы) позволяют за счет специальных методов сжатия информации создавать копии файлов меньшего размера и объединять копии нескольких файлов в один архивный файл. Это даёт возможность на дисках или дискетах разместить больше информации, то есть повысить плотность хранения информации на единицу объёма носителя (дискеты или диска).

Кроме того, архивные файлы широко используются для передачи информации в Интернете и по электронной почте, причем благодаря сжатию информации повышается скорость её передачи. Это особенно важно, если учесть, что быстродействие модема и канала связи (телефонной линии) намного меньше, чем процессора и жесткого диска.

Архивация используется и в криптографии. В современном криптоанализе, то есть науке о противостоянии криптографии, с очевидностью доказано, что вероятность взлома криптосхемы при наличии корреляции между блоками входной информации значительно выше, чем при отсутствии таковой. А алгоритмы сжатия данных по определению и имеют своей основной задачей устранение избыточности, то есть корреляций между данными во входном тексте.

Программы-упаковщики (или архиваторы) позволяют помещать копии файлов в архив и извлекать файлы из архива, просматривать оглавление архива и тестировать его целостность, удалять файлы, находящиеся в архиве, и обновлять их, устанавливать пароль при извлечении файлов из архива и др. Разные программы архивации отличаются форматом архивных файлов, скоростью работы, степенью сжатия, набором услуг (полнотой меню для пользователя), удобством пользования (интерфейсом), наличием помощи, собственным размером.

Ряд архиваторов позволяют создавать многотомные архивы, саморазворачивающиеся архивы, архивы, содержащие каталоги. Наиболее популярны и широко используются следующие архиваторы: ARJ, PKZIP/PKUNZIP, RAR, ACE, LHA, ICE, PAK, PKARC/PKXARC, ZOO, HYPER, AIN.

Работа архиваторов основана на том, что при помощи алгоритмов архивации из исходного файла получают архивный файл, содержащий информацию об исходном и занимающий меньший объем, и затем при распаковке восстанавливают по этой информации исходный файл.

Все алгоритмы сжатия данных качественно делятся на: 1) алгоритмы сжатия без потерь, при использовании которых данные восстанавливаются без малейших изменений, и 2) алгоритмы сжатия с потерями, которые удаляют из потока данных информацию, незначительно влияющую на суть данных, либо вообще не воспринимаемую человеком (такие алгоритмы сейчас разработаны только для аудио- и видеоизображений). В криптосистемах, естественно, используется только первая группа алгоритмов.

Существуют два основных метода архивации без потерь:

• алгоритм Хаффмана (англ. Huffman), ориентированный на сжатие последовательностей байт, не связанных между собой,

• алгоритм Лемпеля-Зива (англ. Lempel, Ziv), ориентированный на сжатие любых видов текстов, то есть использующий факт неоднократного повторения «слов» – последовательностей байт.

Практически все популярные программы архивации без потерь (ARJ, RAR, ZIP и т.п.) используют объединение этих двух методов – алгоритм LZH.

Архивирование документов, архивация документов постоянного срока хранения

Обеспечение полной сохранности бумаг, безопасность их содержания и удобство доступа – одна из основных задач каждой серьезной организации. Компания ОРБ предлагает услуги по организации и хранению архива документов, благодаря чему вы без лишних хлопот и временных затрат сможете навести порядок в бумагах предприятия. Задача архивации – это помощь как руководителям, так и персоналу, ответственному за архивные работы.

Этапы архивирования документов

На сегодняшний день выполняется архивирование документов следующих типов: бумаг временного хранения с неистекшим сроком давности, дел по личному составу и документации, предназначенной для постоянного хранения. Если же бумаги не подлежат дальнейшему содержанию, выполняется их уничтожение.

Архивная обработка документов проводится в несколько этапов:

Подготовительные мероприятия. Проводится анализ имеющихся бумаг компании, выявляется их состав и особенности, благодаря чему удается значительно упростить последующий процесс архивации документов.

Сортировка. Из всего спектра бумаг организации устраняются те, которые не имеют ценности и не являются необходимыми для хранения.

Систематизация. Для дальнейшего упрощения поиска бумаги сортируют по времени создания, типу, принадлежности к определенному отделу компании. Затем документы одного типа подшиваются в дела и дополняются печатью организации.

Опись. Перед архивированием документов к делам прикрепляется титульный лист, на котором указывается число и перечень бумаг, период их хранения, архивный код.

Каталогизация. На данном этапе подготовленные документы помещают в место их будущего хранения. Как правило, дела сортируются по своему типу на отдельные полки.

Документы из Архивного фонда России, которые находятся у частных лиц, хранить самостоятельно у себя могут их владельцы или собственники, они же имеют право передать такие бумаги на содержание по предварительно составленному договору в муниципальный, государственный или частный архив.

В данном случае условия хранения такой документации определяются и устанавливаются самими владельцами, но всегда с соблюдением норм, указанных в Законе об Архивном деле. При архивной обработке документов также руководствуются Основными правилами хранения.

Особенности архивации документов

В ходе работы любой фирмы, предприятия, организации всегда создается огромное количество документов, отображающих суть их непосредственной деятельности. В силу постоянного развития подобных компаний объем и количество офисных документов неустанно растет. Поэтому законодательство РФ очень четко регулирует действующие правила, которых следует придерживаться при уничтожении и архивировании документов.

Компания ОРБ предлагает полный спектр услуг по архивации документов. Цель нашей работы в отношении каждого клиента – это обработка 100% предоставленных бумаг и их последующее грамотное упорядочение согласно действующего законодательства. В ходе систематизации наши специалисты отбирают документы, у которых истек срок хранения, чтобы в дальнейшем их уничтожить. Также они проводят архивные работы, тщательно оформляют и подготавливают протоколы, акты, описи после их упорядочения для проверки экспертной комиссией самой организации.

Архивирование документов включает в себя следующие услуги:

• Исследование состояния всех предоставленных для архивного фонда документов в комплексе.
• Экспертиза практической и научной ценности бумаг с целью установить их подлинные сроки хранения.
• Проведение систематизации документов бухгалтерского, банковского, научно-технического направления, а также бумаг в отношении личного состава.
• Оформление описи дел.
• Выделение тех дел и документов, которые подлежат уничтожению, и составление на этот счет специального акта.
• Архивный переплет.

Выполнение переплета – неотъемлемый этап архивных работ. Данная услуга позволяет предупредить преждевременную выемку бумаг, предотвращает непреднамеренную потерю документов, позволяет увеличить свободное пространство на стеллажах за счет уплотнения дел (переплетенная папка объемом 250 листов имеет толщину не более 4 см), распределяет дела, которые предназначены для последующего аудита или архивного хранения. Переплет выполняется для документов как постоянного, так и временного либо оперативного (до 5 лет) хранения.

Архивация документов от нашей компании также подразумевает предоставление консультаций в отношении правильного хранения бумаг, периода их подлинности и уничтожения. Наши сотрудники всегда готовы прийти на помощь и ответить на любые вопросы в отношении хранения архивов документов и их оборота.

Что такое архивирование и почему это важно?

Архивирование данных — это своего рода жаргон для работы с документами, с которым многие сотрудники сталкиваются на рабочем месте. Они кивают и бормочут в знак согласия, когда речь заходит о , но многие ли действительно понимают это и то, какое большое значение это может иметь для бизнеса?

Архивирование — это жизненно важный процесс управления записями, с которым должны быть знакомы компании и их сотрудники. Непонимание процессов архивирования в вашем бизнесе может привести к серьезным проблемам в будущем. Итак, давайте внесем ясность…

Что такое архивирование?

Архивирование — это процесс безопасного хранения неактивной информации в любом формате в течение длительного периода времени. Такая информация может использоваться или не использоваться снова в будущем, но, тем не менее, должна храниться до окончания срока ее хранения.

Следует подчеркнуть, что заархивированные неактивные данные можно снова сделать активными, поскольку невозможность снова получить доступ к информации иногда отговаривает предприятия от архивирования своих записей. Информация по-прежнему должна быть легко доступна, если требуется в короткие сроки.

Архивные данные могут храниться в различных форматах на различных устройствах.

Когда предприятия архивируют данные, они обычно архивируют целые наборы файлов. Слово «архив» само по себе предполагает хранение нескольких записей. Данные, которые могут быть заархивированы, могут потребоваться из-за юридических постановлений или потому, что это жизненно важная информация, которая, вероятно, будет снова использоваться в будущем.

Важность эффективного архивирования

Архивирование жизненно важно для управления информацией и может дать бизнесу больший контроль над своими информационными процессами.

По мере роста бизнеса будет создаваться больше данных — данных, которыми необходимо тщательно управлять и контролировать, чтобы использовать их должным образом. Отслеживание этих данных может оказаться проблематичным для компаний, которые никогда не внедряли систему архивирования.

Данные, которые не заархивированы, сложнее найти, защитить и надлежащим образом распространить, если они хранятся в локальной среде, например, на ноутбуке сотрудников, и поэтому они будут недоступны для других пользователей. В конечном итоге это отрицательно скажется на бизнес-функциях и производительности сотрудников.

Чтобы узнать больше о том, как аутсорсинг управления вашими записями может сэкономить вам время и деньги, ознакомьтесь с записью в нашем блоге: Хранение и хранение документов вне офиса

3 основных преимущества архивирования для растущего бизнеса

1. Предотвращение потери данных

Информация, которая не была заархивирована в центральном безопасном хранилище, может быть утеряна навсегда. Вероятность того, что сотрудник случайно удалит или потеряет файл, невелика, но такое случается. В некоторых случаях специалисты по восстановлению данных могут получить эту информацию, но это, вероятно, займет некоторое время, дорого стоит и редко бывает на 100% точным.

Архивные данные позволяют сотрудникам самостоятельно извлекать информацию из резервной копии, не полагаясь на опыт третьих лиц.

Как максимизировать рентабельность инвестиций в архивное хранилище (инфографика) от Imation

2. Юридические требования

Архивирование также важно по юридическим причинам. Многие предприятия случайно избавляются от документов, которые по закону должны храниться.

Эффективная система архивирования обеспечит соблюдение графиков хранения для конкретной компании, независимо от знания этих графиков каждым сотрудником. Органы по защите данных применяют к предприятиям более строгие меры наказания, поэтому сотрудники должны знать, что игнорирование этих правил может привести к крупным штрафам или даже тюремному заключению в некоторых случаях.

3. Повышение безопасности

Архивирование также важно по соображениям безопасности, особенно в то время, когда кибератаки и утечки данных становятся все более частыми.

Надежно архивируя документы, компании могут отслеживать информацию и усиливать защиту от несанкционированных третьих лиц. Даже самые осторожные предприятия теперь становятся мишенью очень искусных хакеров.

Бумажные документы, находящиеся в открытом обращении , могут быть легко изъяты из переполненных офисов или украдены злобными сотрудниками. Надежная система удаленного архивирования снизит этот риск, предупредив старших сотрудников об отсутствии файлов.

Архивирование жизненно важно для непрерывности бизнеса и обеспечения высочайшего уровня производительности в условиях конкурентного рынка.

Узнайте, почему архивирование документов так важно

Архивирование документов — это безопасное хранение информации (как в цифровом, так и в бумажном формате), которую вы больше не используете регулярно.

Это важно, потому что:

• предотвращает потерю данных
• гарантирует, что только нужные люди могут получить доступ к нужным документам
• обеспечивает упорядоченность документов и легкий доступ к ним
• экономит ценное место для хранения в вашем офисе и на вашем сервере
• помогает вашему бизнесу соответствовать юридическим требованиям для аудита

Основная причина архивирования ваших документов — избежать потери данных

Все документы могут быть уничтожены или повреждены (если они цифровые) умышленно, случайно или в результате стихийного бедствия, такого как наводнение или пожар.

Электронные документы могут быть скомпрометированы:

• угрозы безопасности
• программный или аппаратный сбой
• сбой питания
• компьютер неисправен

Бумажные документы могут быть утеряны через:

• кража
• человеческая ошибка
• стихийное бедствие

Правильное архивирование документов предотвращает все это, давая вам душевное спокойствие и гарантируя, что в случае наихудшего события ваши данные не пострадают.

5 причин важности архивирования документов

1. Данные хорошо организованы, поэтому легче найти нужные документы, когда они вам нужны

Правильное архивирование документов означает, что ваши сотрудники имеют быстрый и безопасный доступ к необходимой им информации, что приводит к сокращению простоев и задержек.

Многие компании предпочитают использовать программное обеспечение для управления записями для хранения, управления и доступа к своим записям.

Программное обеспечение для управления записями

имеет ряд преимуществ:

• Вы можете безопасно получать доступ к цифровым документам из любого места, где есть подключение к Интернету
• Вы можете получать обновления в режиме реального времени, когда сотрудники получают доступ к документу или вносят в него изменения или запрашивают его получение
• Вы по-прежнему можете получать доступ к печатным копиям по мере необходимости. Компания, занимающаяся архивированием документов, такая как Russell Richardson, безопасно доставит печатные копии документов лично всего за несколько часов
.

Вы можете создать политику управления записями, чтобы указать, как и где должны храниться документы. В нем будет указано, что нужно сделать вашему бизнесу, чтобы соответствовать передовым методам управления записями, чтобы записи обрабатывались правильно, когда они готовы к архивированию.

Вы можете узнать больше о создании политики управления записями для вашей компании в нашем руководстве по передовым методам управления записями.

2. Записи могут быть легко проверены и извлечены по юридическим причинам

Аудит

Аудит включает в себя проверку записей вашего бизнеса, чтобы подтвердить их точность. Аудиты могут проводиться внутренним сотрудником или внешним отделом HM Revenue & Customs (HMRC). Если вы проходите внешний аудит, HMRC захочет увидеть такие документы, как:

• бланки расходов и квитанции
• протокол заседания правления
• отчеты по заработной плате
• контракта
• записи о денежных расходах

Если вы не можете предоставить эти документы, вы:

• риск сделать процесс аудита более длительным и дорогим — например, для проверки финансов вашей компании вам может потребоваться собрать устные или письменные показания сотрудников и людей, с которыми вы ведете бизнес
• может быть оштрафован — вы можете просмотреть полный список возможных штрафов, вынесенных HMRC, на его веб-сайте
.

Архивирование документов делает процесс более быстрым и легким для аудиторов, поскольку они будут иметь мгновенный доступ к необходимой им информации, что сэкономит им (и вашему бизнесу) время и нервы.

Периоды хранения

По закону ваша компания должна хранить определенные документы в течение определенного периода времени (известного как период хранения). Подробнее о сроках хранения документов можно прочитать здесь.

Программное обеспечение для управления документами и архивирования, которое мы используем в Russell Richardson, позволяет нашим клиентам отслеживать сроки хранения своих документов и даты, когда документы могут быть уничтожены. Когда документы будут готовы к уничтожению, вы можете легко запросить это через программный портал.

Судебные иски

Если на вашу компанию подан иск — сотрудником, клиентом или другой компанией — вас могут попросить предоставить определенные документы в поддержку вашего дела. Наличие легкодоступных, хорошо организованных записей гарантирует, что вы сможете предоставить информацию, необходимую в рамках любого судебного разбирательства.

3. Повышает безопасность — только нужные люди могут получить доступ к нужным документам

Когда вы архивируете цифровые документы, вы можете защитить их паролем, чтобы только определенные люди могли получить к ним доступ. Системы управления документами создают контрольный журнал, чтобы вы могли видеть, кто открывал, изменял или удалял файлы, и получать обновления в режиме реального времени.

Заархивированные бумажные файлы более безопасны, поскольку ваша компания по управлению документами гарантирует, что только сотрудники, у которых есть разрешение, могут получить к ним доступ. Компания возьмет файлы из хранилища и передаст их указанному лицу в вашем бизнесе.

Онлайн-портал и система сканирования штрих-кодов, которые мы используем в Russell Richardson, создают полный журнал аудита, когда и где файлы были перемещены, извлечены или уничтожены.

Если произойдет самое худшее, и ваш бизнес подвергнется стихийному бедствию, которое уничтожит документы в бумажном формате, электронная система управления документами будет иметь жизненно важное значение в процессе аварийного восстановления.

4. Экономит место в офисе

Архивирование документов экономит ценное место в вашем офисе, храня бумажные документы вне офиса. Преобразование бумажных документов в цифровой формат означает, что вы можете уничтожить бумажные копии (или хранить их вне офиса) и получить к ним доступ через безопасный онлайн-портал. Кроме того, вы можете хранить бумажные документы вне офиса, не преобразовывая их в цифровые версии, и при этом экономить место в офисе.

5. Предотвращает потерю данных

Потеря важных документов может иметь серьезные последствия для вашего бизнеса:

• Падение производительности — восстановление потерянных файлов может занять часы или дни, что означает, что ваши сотрудники не могут работать. Чем больше документов вы потеряете, тем больше будет простоев в вашем бизнесе.
• Потеря доверия клиентов — если вы потеряете файлы, связанные с личной информацией ваших клиентов, или файлы будут украдены, это не только повлияет на ваши отношения с этими клиентами, но и может привести к значительному штрафу.
• Нарушение закона — если вы потеряете конфиденциальную информацию или люди без полномочий получат к ней доступ, ваш бизнес может быть нарушен Общим регламентом по защите данных (GDPR). Это может иметь несколько возможных последствий, включая уголовное преследование и значительные штрафы.
• Ущерб вашей репутации — потеря данных может привести к нежелательному вниманию СМИ и нанести ущерб репутации вашего бизнеса.

Самый простой способ предотвратить это — защитить свои документы, заархивировав их в надежной компании по архивированию документов.

Компании по управлению записями предлагают услуги архивирования, чтобы обеспечить легкий доступ к документам по деловым или юридическим причинам или в целях аудита. Russell Richardson предлагает высокозащищенную услугу архивирования, хранения и управления записями документов. Узнайте больше о том, как мы можем помочь вашему бизнесу, здесь.

Подробнее о выборе надежного архивного сервиса можно узнать здесь.

Часто задаваемые вопросы

Как удаленные архивы гарантируют безопасность и безопасный доступ к документам?

Во многих случаях хранение записей за пределами офиса более безопасно, чем их хранение в вашем помещении. Складские помещения за пределами площадки часто строятся специально и имеют такие элементы безопасности, как:

• Видеонаблюдение
• ограниченный доступ
• проверенный персонал службы безопасности
• система отслеживания штрих-кодов, которая гарантирует, что записи никогда не потеряются

Если вы решите работать со специализированной компанией, которая предоставляет решения для управления цифровыми документами, вы можете получать записи через безопасный портал. В зависимости от службы вы можете загрузить цифровую копию документа или запросить безопасную доставку оригинальной записи.

Вы можете узнать больше о различных типах удаленного архивирования и о том, какой из них подходит для вашей компании, из нашего руководства по трем основным типам услуг по архивированию документов.

Как я могу быть уверен в безопасности записей и документов?

Если вы ведете учет на месте:

• хранить их в специально отведенном помещении, защищенном надежными замками и/или системой доступа
• не допускать посетителей или неуполномоченных сотрудников в помещение без разрешения и надзора
• четко маркируйте все файлы и коробки и храните их в удобной для понимания системе
• установите в помещении охранную и пожарную сигнализацию и, если в помещении существует риск затопления, рассмотрите возможность установки защиты от паводковых вод
• уничтожить все записи, которые вам больше не нужны

Компания по управлению документооборотом может сделать все вышеперечисленное для вас и хранить ваши записи вне офиса, чтобы освободить ценное пространство в вашем помещении.

Как архивировать печатные документы?

Прежде чем вы решите, как архивировать печатные документы, вам необходимо создать политику управления записями, которая описывает, что ваша компания должна делать, чтобы придерживаться передовой практики управления записями. Подробнее о том, что такое передовой опыт управления записями и как создать политику управления записями, можно прочитать здесь.

Разработав политику, вы можете уничтожить записи, которые вам не нужны, и установить срок хранения для записей, которые необходимо архивировать.

Вы можете архивировать печатные документы у себя или за пределами офиса. Хранение документов на месте может занимать много места и может быть не таким безопасным, как их хранение в специально построенных помещениях. Специально построенные объекты обычно имеют функции безопасности (в том числе ограниченный доступ) и обеспечивают защиту от затопления и пожара.

Решения для управления цифровыми документами значительно упрощают хранение и поиск документов. Каждой папке и ящику с файлами присваивается уникальный штрих-код, который сканируется перед помещением документов на хранение. Это не только поможет вам узнать, какие документы в какой коробке, но и означает, что всякий раз, когда вам нужен документ, компания, управляющая вашими файлами, может доставить его вам через службу отслеживаемой доставки.

Как архивировать документы проекта?

Архивирование проектных документов означает, что сотрудники могут обращаться к ним при работе над аналогичными проектами. Когда вы завершаете проект, вы должны хранить проектные документы и данные в системе управления записями вашей компании. Сюда входят любые документы, созданные:

• работники, работающие по временным контрактам
• другие компании или отделы, принимавшие участие в проекте

Перед архивированием документа проекта обычно создается документ обзора проекта. Когда люди хотят узнать, что произошло в проекте, у них есть необходимая информация в одном документе.