Что такое архивирование: 9.1. Что такое архивирование и зачем оно нужно

9.1. Что такое архивирование и зачем оно нужно

Архивирование — это сжатие, уплотнение, упаковка информации с целью ее более рационального размещения на внешнем носителе (диске или дискете). Архиваторы — это программы, реализующие процесс архивации, позволяющие создавать и распаковывать архивы.

Подавляющее большинство современных форматов записи данных содержат их в виде, удобном для быстрого манипулирования, для удобного прочтения пользователями. При этом данные занимают объем, больший, чем это действительно требуется для их хранения. Алгоритмы, которые устраняют избыточность записи данных, называются алгоритмами сжатия данных, или алгоритмами архивации. В настоящее время существует огромное множество программ для сжатия данных, основанных на нескольких фундаментальных способах.

Архивирование используют при хранении запасных копий на дискетах или жестких и лазерных дисках, а также при создании дистрибутивов программных продуктов, чтобы уменьшить количество дискет при продаже или передаче продуктов.

Необходимость архивации связана с резервным копированием информации на диски и дискеты с целью сохранения программного обеспечения компьютера и защиты его от порчи и уничтожения (умышленного, случайного или под действием компьютерного вируса). Чтобы уменьшить потери информации, следует иметь резервные копии всех программ и файлов.

Программы-упаковщики (архиваторы) позволяют за счет специальных методов сжатия информации создавать копии файлов меньшего размера и объединять копии нескольких файлов в один архивный файл. Это даёт возможность на дисках или дискетах разместить больше информации, то есть повысить плотность хранения информации на единицу объёма носителя (дискеты или диска).

Кроме того, архивные файлы широко используются для передачи информации в Интернете и по электронной почте, причем благодаря сжатию информации повышается скорость её передачи. Это особенно важно, если учесть, что быстродействие модема и канала связи (телефонной линии) намного меньше, чем процессора и жесткого диска.

Архивация используется и в криптографии. В современном криптоанализе, то есть науке о противостоянии криптографии, с очевидностью доказано, что вероятность взлома криптосхемы при наличии корреляции между блоками входной информации значительно выше, чем при отсутствии таковой. А алгоритмы сжатия данных по определению и имеют своей основной задачей устранение избыточности, то есть корреляций между данными во входном тексте.

Программы-упаковщики (или архиваторы) позволяют помещать копии файлов в архив и извлекать файлы из архива, просматривать оглавление архива и тестировать его целостность, удалять файлы, находящиеся в архиве, и обновлять их, устанавливать пароль при извлечении файлов из архива и др. Разные программы архивации отличаются форматом архивных файлов, скоростью работы, степенью сжатия, набором услуг (полнотой меню для пользователя), удобством пользования (интерфейсом), наличием помощи, собственным размером.

Ряд архиваторов позволяют создавать многотомные архивы, саморазворачивающиеся архивы, архивы, содержащие каталоги. Наиболее популярны и широко используются следующие архиваторы: ARJ, PKZIP/PKUNZIP, RAR, ACE, LHA, ICE, PAK, PKARC/PKXARC, ZOO, HYPER, AIN.

Работа архиваторов основана на том, что при помощи алгоритмов архивации из исходного файла получают архивный файл, содержащий информацию об исходном и занимающий меньший объем, и затем при распаковке восстанавливают по этой информации исходный файл.

Все алгоритмы сжатия данных качественно делятся на: 1) алгоритмы сжатия без потерь, при использовании которых данные восстанавливаются без малейших изменений, и 2) алгоритмы сжатия с потерями, которые удаляют из потока данных информацию, незначительно влияющую на суть данных, либо вообще не воспринимаемую человеком (такие алгоритмы сейчас разработаны только для аудио- и видеоизображений). В криптосистемах, естественно, используется только первая группа алгоритмов.

Существуют два основных метода архивации без потерь:

• алгоритм Хаффмана (англ. Huffman), ориентированный на сжатие последовательностей байт, не связанных между собой,

• алгоритм Лемпеля-Зива (англ. Lempel, Ziv), ориентированный на сжатие любых видов текстов, то есть использующий факт неоднократного повторения «слов» – последовательностей байт.

Практически все популярные программы архивации без потерь (ARJ, RAR, ZIP и т.п.) используют объединение этих двух методов – алгоритм LZH.

Архивация документов постоянного срока хранения

В делопроизводстве многих компаний, фирм и организаций существует ряд документов постоянного срока хранения. К бумагам, срок хранения которых является неограниченным, относятся материалы относительно личного состава компании, а также другие документы государственной и муниципальной службы.

Как проводится отбор документов постоянного срока хранения?

Чтобы определить круг документов, предназначенных для постоянного хранения, используется номенклатура дел предприятия, причем необходимо просмотреть каждый лист дела. Если обнаруживаются дублирующие экземпляры – они подлежат изъятию, так же, как и всевозможные черновики, копии и бумаги, имеющие временный срок хранения.

Вместе с полистным просмотром дел проводится отбор документов, подлежащих временному хранению, до 10-и лет включительно, срок хранения которых уже истек.

В чем заключается архивация документов?

Архивация представляет собой комплекс переплетных и архивных работ, необходимых для систематизации и упорядочения документов. При проведении архивирования необходимо составление научно-справочного аппарата, то есть номенклатуры дел, описи дел, внутренней описи, акта о выделении к утилизации документов и т.д.

Архивация документов проводится в несколько этапов:

• Подготовительный этап. Специалисты нашей компании анализируют фонд документов организации для выявления его состава и особенностей, знание которых позволяет сделать работу по архивации максимально эффективной и оперативной.
• Сортировка документов. На данном этапе из документального фонда устраняются не имеющие ценности документы, хранение которых не является необходимым.
• Систематизация документов. Чтобы облегчить поиск бумаг, в архиве их распределяют по времени создания, типу, принадлежности к той или иной структуре компании или по другим критериям. Систематизированные документы подшиваются в дела, на которых проставляется печать организации.
• Опись документов. Перед тем, как архивироваться, дела снабжаются титульным листом. На нем указываются перечень скрепленных бумаг, их число, архивный код, срок хранения и другие данные.
• Каталогизация. Данный этап архивации документов предусматривает их помещение в место хранения. Обычно дела распределяются по стеллажам архива в соответствии с их типом – на одной полке находятся накладные, на другой – личные дела сотрудников и т. д.

Переплетные работы

Целесообразно переплетать как документы постоянного хранения, так и документы, подлежащие временному или оперативному (до 5 лет) хранению.

Что касается документов постоянного срока хранения, они могут переплетаться только после окончания обработки архива, экспертизы ценности документов и выделения бумаг для утилизации. В переплетенном виде бумаги хранятся долго, не подвергаясь опасности порчи. Обычно сформированное и переплетенное дело содержит в себе не более 250 листов. Средняя толщина такого дела не превышает 4 см.

Если документы направляются на архивацию, они могут быть подшиты в твердую картонную обложку таким образом, чтобы можно было легко прочесть любую бумагу из папки.

Для чего производятся переплетные работы?

Переплет дел, направленных на архивное хранение, выполняется для:

предупреждения преднамеренной выемки документов; предотвращения случайной потери документов в ходе работы с ними; уплотнения дел, в результате которого высвобождаются офисные площади; формирования дел, предназначенных для представления их на аудит; формирования дел для их передачи на архивное хранение.

Преимущества передачи дел в архив

Работа любой компании не в последнюю очередь зависит от порядка в документах, гарантировать который может архивирование.

Среди его преимуществ:

• экономия офисного пространства;
• контроль местонахождения всех бумаг, удобный и быстрый поиск любого файла. Формирование архива сопровождается созданием базы данных, проведением классификации и систематизации;
• возможность замены или восстановления любого утерянного документа;
• уничтожение файла по указанию владельца или по истечении срока хранения. Автоматизированная система архива своевременно напоминает о необходимости утилизации;
• постоянная готовность к аудиторским и налоговым проверкам;
• передача документов в Архивный Фонд Российской Федерации в случае ликвидации компании-заказчика;
• полная конфиденциальность информации и защита от несанкционированного прочтения или изъятия документов.

Архивация документов в компании ОРБ

Архивирование – важная и необходимая процедура функционирования любой организации. Компания ОРБ предлагает комплексные услуги по архивации документов. Квалифицированные сотрудники с огромным опытом работы обеспечат своевременную систематизацию, учет и сохранность ваших бумаг.

Что такое архивирование: почему это важно?

Spread The Love

Архивирование следует рассматривать как важнейший компонент любой компании, и оно должно быть включено в стратегию управления записями каждой организации. Архивы – это живые исторические документы. Они ценны для компаний, потому что они предоставляют документацию, объяснение и обоснование как прошлых, так и текущих действий.

Архивирование — это практика сохранения и хранения исторических или важных документов, записей или данных для долгосрочного использования. Он включает в себя упорядочивание и категоризацию файлов для легкого поиска в будущем, а также их защиту от повреждения или потери. Архивирование может осуществляться в личных, организационных или государственных целях.

Архивирование документов — это процесс хранения документов в безопасном долгосрочном хранилище. Этот репозиторий может быть как физическим, так и цифровым, и он предназначен для защиты официальных документов от повреждения или уничтожения.

Целью архивирования является хранение данных в течение длительного периода времени. Это процесс, который сохраняет записи для будущего и делает их доступными для общественности.

Архивные документы легче найти, защитить и поддерживать на протяжении всего жизненного цикла. Невыполнение этого требования в конечном итоге негативно скажется на работе вашего бизнеса.

В этой статье мы рассмотрим значение архивирования и рассмотрим причины, по которым эта практика необходима.

Фото Pixabay на Pexels.com

Что такое архивирование?

Определение архива:

Архивирование — это практика безопасного хранения неактивной информации в цифровом и бумажном форматах, которую вы больше не используете на регулярной основе для долгосрочного хранения. Такая информация по-прежнему представляет ценность для бизнеса и должна храниться для дальнейшего использования.

Архивирование документов используется организациями и предприятиями для выполнения обязательств по хранению информации и гарантии доступности архивных данных при необходимости. Например, в случае разногласий по поводу деловой активности, контракта или финансовой операции можно получить архивные документы, относящиеся к этому вопросу.

Хорошее управление архивом подразумевает нечто большее, чем просто хранение информации для исторических и академических целей. Важность архивов в эффективном управлении невозможно переоценить.

Любой бизнес в настоящее время имеет дело со значительным объемом данных, и по статистике создание данных внутри компаний будет продолжать расти, поэтому архивирование так важно.

Архивирование данных — это метод выявления неактивных данных и их передачи из производственных систем в системы долгосрочного хранения. Это предписано многими нормативными и нормативными требованиями, но также может быть полезно во время аварийного восстановления и криминалистических расследований.

В соответствии с нормативными требованиями каждое учреждение должно установить, когда информация должна храниться, где она должна храниться и как долго она должна храниться до уничтожения.

Почему архивирование так важно?

Причина, по которой архивы важны, заключается в том, что преимущества архивирования огромны и играют важную роль в успехе организации.

Архивирование помогает организациям свести к минимуму потерю данных, сократить операционные расходы, повысить безопасность документов, повысить соответствие различным законам и правилам, а также предоставить аудиторские и юридические доказательства в случае юридических или аудиторских инцидентов.

По мере расширения компания генерирует больше данных, которые необходимо тщательно поддерживать и контролировать, чтобы их можно было использовать надлежащим образом. Отслеживание этих архивных данных может быть затруднено для организаций, которые никогда не внедряли систему.

В технологическую эпоху все компании должны начать сохранять общедоступные записи по целому ряду причин, таких как правительственные правила, юридические обязательства, интеллектуальная собственность или просто потому, что документы больше не требуются.

Поддерживать их постоянно доступными трудозатратно, так как это требует много ресурсов, таких как хранилище, рабочая сила и т. д., а также снижение производительности труда сотрудников, поскольку им приходится поддерживать архивные данные, даже если они не используются. используется на регулярной основе.

Давайте рассмотрим некоторые преимущества архивирования, которые предприятия могут получить, внедрив подходящую стратегию архивирования.

Шесть преимуществ архивирования:

1- Предотвращение потери данных

Одним из основных преимуществ архивирования является возможность предотвратить любую потерю данных в организациях.

Потеря важных документов может иметь серьезные последствия для вашей компании. На самом деле, согласно безбумажному проекту, каждый неправильно заполненный документ стоит 125 долларов, а каждый утерянный документ стоит от 350 до 700 долларов.

Поэтому очень важно хранить архивные данные в централизованном и безопасном хранилище.

Архивные данные становятся достаточно простыми, чтобы снова сделать эту информацию доступной для сотрудников.

Если архивные данные не хранятся в централизованно контролируемом месте, они, скорее всего, будут потеряны навсегда.

2- Сокращение эксплуатационных расходов

Как указывалось ранее, воссоздание утерянного документа может стоить до 700 долларов. Организации должны гарантировать, что никакие документы не будут потеряны, используя решение.

Чем больше документов вы потеряете, тем больше будет простоев в вашем бизнесе. Вот почему архивирование документов является важной практикой в ​​бизнесе. Цель архива — уменьшить количество потерянных документов для повышения производительности.

Архивирование данных снижает стоимость основного хранилища, которое часто бывает дорогим. Эти данные впоследствии будут храниться в менее дорогих формах хранения.

Кроме того, перемещение такой информации наверняка уменьшит размер резервной копии данных.

3- Повышенная безопасность

Повышение безопасности является одним из главных преимуществ архивирования, которое организации рассматривают.

В эпоху, когда кибератаки и взломы становятся все более распространенными, сохранение корпоративных документов может помочь предприятиям отслеживать всю свою информацию на протяжении всей своей жизни.

Использование системы для архивирования документов позволяет определить точные разрешения для всей организации, определив, кто что может видеть.

Кроме того, бумажные документы с большей вероятностью могут быть потеряны или попасть не в те руки. На самом деле утечки внутренних данных более распространены, чем утечки внешних данных.

Архивирование документов удаляет документы из обращения, снижая вероятность взлома или заражения вредоносным ПО.

В конкурентной среде архивирование документов имеет решающее значение для обеспечения непрерывности работы компании и обеспечения высочайшего уровня производительности.

4- Расширенное соответствие

Сохранение документов также необходимо по юридическим причинам. Многие организации непреднамеренно уничтожают записи, которые они обязаны хранить по закону.

В связи с соблюдением нормативных требований некоторые организации обязаны хранить архивные данные в течение определенных периодов времени. Вот почему архивирование преимуществ считается важным для организаций.

Чтобы избежать наказаний и штрафов, организации должны постоянно соблюдать законы и отраслевые нормы и правила. Организации могут соблюдать различные стандарты и правила, если у них есть комплексный план архивирования и хранения.

Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA) и Общий регламент по защите данных (GDPR) — два примера правил, соблюдение которых может потребоваться компаниям.

На самом деле все предприятия и организации так или иначе контролируются в целях ведения учета.

Хотя финансовые компании, энергетические компании и компании, связанные со здравоохранением, регулируются более строго, чем большинство других типов организаций, все они должны соответствовать стандартам хранения документации.

5- Судебные иски

В случае подачи иска третьей стороной, будь то клиент, сотрудник или другая фирма, вас могут попросить предоставить определенные документы в поддержку вашего дела.

Это подчеркивает важность обеспечения удобного доступа и безопасности всех документов для защиты вашей компании от судебных исков.

Если компания не может эффективно удерживать данные, когда это необходимо, она может столкнуться с рядом серьезных последствий, начиная от затруднений и заканчивая значительными судебными издержками или штрафами.

Электронная почта и другие деловые документы могут быть потеряны при отсутствии комплексного решения для архивирования, чаще всего из-за непреднамеренного уничтожения материала, который должен был быть сохранен.
Это может иметь серьезные последствия для компании, вовлеченной в судебный процесс.

6- Защита от аудита

Аудит включает проверку записей вашей компании на предмет их правильности и считается основным преимуществом архивирования.

Архивная система защищена от аудита, если она может гарантировать, что документ не может быть изменен или утерян с момента его поступления в архив, во время транспортировки, после окончательного хранения и далее.

Современные решения для управления документами или корпоративным контентом активно помогают организациям устанавливать требования к архивированию с защитой от аудита.

Меньше всего вам нужны материалы для судебного иска, налоговой проверки или после стихийного бедствия только для того, чтобы узнать, что ваше архивное хранилище было скомпрометировано.

Разница между архивированием и резервным копированием

Эти два термина часто используются взаимозаменяемо, хотя они имеют совершенно разные значения. Оба считаются очень важными и являются частью вашей общей стратегии защиты данных.

Если вы когда-либо теряли или повреждали данные, резервная копия обычно используется для восстановления исходных данных, тогда как архив представляет собой набор исторических данных, которые должны храниться в целях долгосрочного хранения, таких как соответствие требованиям.

Резервное копирование — это процесс обеспечения возможности восстановления ваших данных в виде копии ваших текущих существующих активных данных, которые потребуются вашему бизнесу в случае потери или повреждения данных при любых обстоятельствах. Архивы — это в первую очередь экземпляры данных, которые больше не используются или не активны, и обеспечивают доступность ваших данных при необходимости.

Резервное копирование — это постоянно изменяющаяся информация, которая обычно хранится в течение короткого времени, от 3 до 6 месяцев, и периодически перезаписывается. Поскольку они предназначены для быстрого восстановления, они не являются идеальным процессом для хранения данных в течение длительного времени.

Backup	Archive
Recoverable	Accessible
Copy	Moved
Changing	Inactive
Краткосрочная команда	Долгосрочная

Таблица сравнения архивации и резервного копирования

В чем разница между записями и архивами?

В ходе своей активной деятельности правительства и организации создают и накапливают записи. Примерами могут служить файлы и отчеты, карты, планы, бюджеты, презентации, маркетинговые материалы и т. д. Многие из этих записей удаляются после того, как их больше нельзя использовать по текущим причинам. Архивы — это те, которые были сохранены из-за их долгосрочной важности.

Архивы — это собрания записей, которые были выбраны для постоянного или долгосрочного хранения в связи с их культурной, исторической или доказательной важностью. Записи в конце их жизненного цикла либо уничтожаются, либо архивируются. Таким образом, все архивы являются записями, но не все записи становятся архивами.

Я настоятельно рекомендую прочитать приведенную ниже статью для получения дополнительной информации о жизненном цикле записей.0003

Средства архивации данных

Преимущества и продолжительность жизни различных методов и программ архивации данных различаются. Объем обрабатываемых данных — это просто один из факторов, определяющих оптимальное решение для хранения архивных данных для вашей компании.

Архивные файлы хранятся в зависимости от их типов. Бумажные документы обычно хранятся в специальных шкафах, в то время как электронные документы часто архивируются с использованием различных методов, включая ленту, диск, облако и жесткие диски.

Организации должны выбирать носители на основе своей стратегии архивирования и бюджета.

Лента

Ленты уже давно используются для архивирования данных. Недостатком является время, необходимое для извлечения данных из этих кассет, когда они нам нужны. Однако из-за своей низкой стоимости он по-прежнему используется для долгосрочного архивирования и в тех случаях, когда доступ к данным осуществляется редко.

Облако

Архивирование в облаке сочетает в себе мощность и удобство локального резервного копирования данных с масштабируемостью и надежностью облака, обеспечивая долгосрочный доступ к данным в недорогом решении, которое часто удовлетворяет нормативным требованиям и требованиям соответствия.

Диск

Данные архивируются и восстанавливаются быстрее на диске, чем на ленте. Также проще искать и обнаруживать данные на дисках.

Жесткие диски

Жесткие диски являются наиболее распространенным видом носителей информации, и они, безусловно, первое, что приходит на ум, когда речь идет о хранении больших объемов данных. Они также рентабельны.

Часто задаваемые вопросы

Что означает архивирование?

Архивирование – это процесс хранения и сохранения записей, обычно в цифровом формате. Это систематический способ сбора, хранения и сохранения записей для будущего использования.

Какие существуют 2 типа архивации?

Существует два основных типа архивов: бумажные и цифровые. В бумажном архиве документы хранятся в порядке их создания, а в цифровом — в хронологическом порядке.

Что такое архивирование и почему это важно?

Архивирование данных — это своего рода жаргон для работы с документами, с которым многие сотрудники сталкиваются на рабочем месте. Они кивают и бормочут в знак согласия, когда речь заходит о , но многие ли действительно понимают это и то, какое большое значение это может иметь для бизнеса?

Архивирование — это жизненно важный процесс управления записями, с которым должны быть знакомы компании и их сотрудники. Непонимание процессов архивирования в вашем бизнесе может привести к серьезным проблемам в будущем. Итак, давайте проясним ситуацию…

Что такое архивирование?

Архивирование — это процесс безопасного хранения неактивной информации в любом формате в течение длительного периода времени. Такая информация может использоваться или не использоваться снова в будущем, но, тем не менее, должна храниться до окончания срока ее хранения.

Следует подчеркнуть, что заархивированные, неактивные данные можно снова сделать активными, поскольку невозможность снова получить доступ к информации иногда отговаривает предприятия от архивирования своих записей. Информация по-прежнему должна быть легко доступна, если требуется в короткие сроки.

Архивные данные могут храниться в различных форматах на различных устройствах.

Когда предприятия архивируют данные, они обычно архивируют целые наборы файлов. Слово «архив» само по себе предполагает хранение нескольких записей. Данные, которые могут быть заархивированы, могут потребоваться из-за юридических постановлений или потому, что это жизненно важная информация, которая, вероятно, будет снова использоваться в будущем.

Важность эффективного архивирования

Архивирование жизненно важно для управления информацией и может дать бизнесу больший контроль над своими информационными процессами.

По мере роста бизнеса будет создаваться больше данных — данных, которыми необходимо тщательно управлять и контролировать, чтобы использовать их должным образом. Отслеживание этих данных может оказаться проблематичным для компаний, которые никогда не внедряли систему архивирования.

Данные, которые не заархивированы, сложнее найти, защитить и надлежащим образом распространить, если они хранятся в локальной среде, например, на ноутбуке сотрудников, и поэтому они будут недоступны для других пользователей. В конечном итоге это отрицательно скажется на бизнес-функциях и производительности сотрудников.

Чтобы узнать больше о том, как аутсорсинг управления вашими записями может сэкономить вам время и деньги, ознакомьтесь с записью в нашем блоге: Хранение и хранение документов вне офиса

3 основных преимущества архивирования для растущего бизнеса

1. Предотвращение потери данных

Информация, которая не была заархивирована в центральном безопасном хранилище, может быть утеряна навсегда. Вероятность того, что сотрудник случайно удалит или потеряет файл, невелика, но такое случается. В некоторых случаях специалисты по восстановлению данных могут получить эту информацию, но это, вероятно, займет некоторое время, дорого стоит и редко бывает на 100% точным.

Архивные данные позволяют сотрудникам самостоятельно извлекать информацию из резервной копии, не полагаясь на опыт третьих лиц.

Как максимизировать рентабельность инвестиций в архивное хранилище (инфографика) от Imation

2.

Юридические требования

Архивирование также важно по юридическим причинам. Многие предприятия случайно избавляются от документов, которые по закону должны храниться.

Эффективная система архивирования обеспечит соблюдение графиков хранения для конкретной компании, независимо от знания этих графиков каждым сотрудником. Органы по защите данных применяют к предприятиям более строгие меры наказания, поэтому сотрудники должны знать, что игнорирование этих правил может привести к крупным штрафам или даже тюремному заключению в некоторых случаях.

3. Повышение безопасности

Архивирование также важно с точки зрения безопасности, особенно в то время, когда кибератаки и утечки данных становятся все более частыми.

Надежно архивируя документы, компании могут отслеживать информацию и усиливать защиту от несанкционированных третьих лиц. Даже самые осторожные предприятия теперь становятся мишенью очень искусных хакеров.

Бумажные документы, находящиеся в открытом обращении, могут быть легко изъяты из переполненных офисов или украдены злобными сотрудниками.