Что такое архивация для чего она нужна: Архивация, для чего архивируют файлы

Архивация, для чего архивируют файлы

Главная → Программы для опытных → Компьютер «просто о сложном»

18.06.2014

39649

2

Архивация будет незаменима для тех, кто активно работает с различными файлами, часто пересылая их, а так же для тех, кто мучается от недостатка места на жестком диске, давайте разберемся, что же такое архивация, для чего она нужна.

Что такое архивация

Архивация данных позволяет сохранить любое количество файлов в один элемент — архив. Последний напоминает папку, которая сжимает размер содержимого.

То есть архивация выполняет две основные функции:

1. Уменьшает размер файлов и папок 
2. Упаковывает любое количество файлов и папок в один элемент — архив (содержимое не смешивается в кашу, данные не теряются и не ломаются)

Архив может выглядеть по-разному, в зависимости от установленной программы, которая открывает архивы.

Самая распространенная программа – WinRAR, значок такого документа выглядит следующим образом:

Для чего архивируют файлы

Экономия места

Если у Вас жесткий диск недостаточно большого объема и постоянно не хватает места, попробуйте хранить файлы, которые жаль удалять, в архивах. Например, рабочие документы, которые лежат на всякий случай. Помещенные в архив файлы не удаляются с их обычного места на компьютере, поэтому если хотите сэкономить место, смело стирайте их, оставляя только архив, его можно распаковать в любое время.

Важно помнить, что не все файлы сжимаются со значительной экономией, например, размер фотографий уменьшается с каждых 100 Мб всего на несколько Мб. Но документы MicrosoftWord или сохраненные файлы графического редактора Adobe Photoshop сжимаются значительно: с пятидесяти Мб до трех Мб. Музыкальные и видеофайлы так же сжимаются незначительно, но если их количество внушительно, то можно и добавить в архив.

Пересылка файлов

Передавая файлы в интернете, например, по электронной почте или в программе skype, мы не можем прикрепить к сообщению всю папку, а только отдельные фотографии или документы. Поэтому крайне удобно делать из множества элементов один файл для передачи, здесь-то и приходит на выручку архиватор. Например, можно всю папку «Фото из отпуска» переслать одним разом, создав из них единый файл — архив. Да еще и передача его в сети будет быстрее, чем обычно, потому что размер стал меньше.

Защита данных

В прошлом уроке мы разбирали скрытые папки и объяснили, что личную информацию хранить там не стоит, поскольку спрятанные файлы могут быть легко обнаружены, как программами, так и вручную. Если Вам нужно скрыть файлы от чьих-то глаз, то архивация файлов с последующим наложением пароля, будет отличным решением. Большинство программ-архиваторов имеют эту функцию и без труда можно задать пароль, который защитит необходимые данные. Серьезно отнеситесь к выбору пароля в этом случае, он не должен быть слишком простым и очевидным, но важно запомнить его, потому что никаких путей восстановления с секретными вопросами не будет. Этот способ тоже не идеальный, в сети все чаще появляются программы, которые могут подбирать пароли и взламывать архивы.

Архивация файлов очень полезная функция, к сожалению, удобной стандартной программы, то есть такой, которая устанавливается сразу с операционной системой, нет и её нужно будет скачивать отдельно, об этом мы поговорим в следующем уроке

Похожие статьи

Рубрики:

Что такое архивация файлов и как ее применять на практике

Что такое архивация файлов и для чего она нужна? Этот вопрос часто возникает у начинающих пользователей компьютера. Давайте с этим вопросом разберемся.

Процесс архивации позволяет уменьшить размер файлов, причем порой весьма значительно — в четыре-пять раз, но далеко не все файлы так хорошо подвергаются сжатию.

Я подготовил два видеоролика, в которых мы разберемся с понятием архивации, посмотрим как можно создавать архивы инструментами Windows, рассмотрим, какие файлы стоит архивировать, а какие нет. Ну и напоследок, я расскажу о программе-архиваторе WinRar, которая обладает намного более широкими возможностями, нежели стандартная функция архивации Windows.

Что такое архивация

Архиватор WinRAR

• 2021-06-03T14:11:16+00:00

  сергей пучков

  версия уже старовата что ли то ли что то другое но на винде 10 таких функций я не увидел как распаковать там же с заменой и так далее, у меня крашнулись файлы в игре и хотелось бы их обновить.

• 2015-01-07T00:31:53+00:00

  Дело в том, что самораспаковывающиеся архивы появились очень давно и предназначены они далеко не только для пересылки по электронной почте.

  .. Антивирусы и программы защиты блокируют все подозрительные файлы, а любой файл с расширением exe является потенциально опасным, так как предотвратить заражение компьютера в случае запуска такого файла с вредоносным кодом достаточно сложно. Именно поэтому все программы защиты перестраховываются, блокируя все exe-файлы без разбору. Если не уверены, что у человека, которому посылаете архив есть архиватор, то запаковывайте в формат ZIP. Этот формат универсальный и для его открытия дополнительные программы не нужны. Любая операционная система умеет с ним работать самостоятельно.

• 2015-01-06T22:32:23+00:00

  Екатерина Спиридонова

  Не совсем поняла, если все же мне надо послать самораспаковывающийся архив потому что я не знаю у получателя есть ли программа WinRar, то при расширении exe он может не получить этот архив.

  Зачем же тогда такая функция нужна? Нет никакой возможности как то решить эту проблему, то есть все же переслать его с тем чтобы он дошел до адресата?

• 2014-05-19T12:43:49+00:00

  Какой архив вы создаете? RAR или ZIP? У вас какая-то программа ассоциирована с этим типом файлов. Вам нужно переопределить программу — http://pcsecrets.ru/rabota-na-kompyutere/kak-izmenit-programmu-po-umolchaniyu.html

• 2014-05-19T12:16:42+00:00

  Андрей, спасибо! Отличный обзор как работать в архиве WinRAR.  Но у меня почему-то файлы получаются со скрипичным ключом и не открываются.  Можете помочь?

• 2014-03-05T15:49:36+00:00

  org/Person»> Александр.

  Андрей ! Благодарю !  С удовольствием посмотрел обзор. Актуальность архивации не пропадает, да и вряд ли пропадет. Так что Ваш обзор нам будет полезен на все времена.

• 2011-10-14T13:08:17+00:00

  Юрий Крупинский

  Спасибо! В будущем пригодится.

• 2011-08-23T00:45:11+00:00

  Тамара

  Спасибо,мне урок понравился.Только текстовые файлы у меня впереди.

Определение, преимущества и передовой опыт

Наблюдая за прогрессом машинного обучения и искусственного интеллекта, мы не можем не восхищаться ценностью, которую можно извлечь из огромных объемов бизнес-данных, которые организации накапливают годами. Но «аккумулировать», возможно, здесь не совсем подходящее слово. Чтобы получить какое-либо представление об этих данных, недостаточно позволить им агрегироваться и лежать разбросанными по устройствам, сетям, файлам PST и системам. Вместо этого компании обращаются к решениям для архивирования данных для более организованного подхода.

В то время как данные быстро становятся новым золотом, организации начинают осознавать важность стратегического архивирования данных. Итак, давайте углубимся в определение архивирования данных и изучим его преимущества, а также некоторые передовые методы хранения данных.

Что такое архивирование данных?

Архивирование данных , иногда называемое Архивирование корпоративной информации (EIA) , представляет собой процесс, при котором организация создает долгосрочный архив своих структурированных и неструктурированных коммуникационных данных по таким причинам, как соответствие требованиям , управление судебными процессами

, сокращение хранения , бизнес-аналитики и управление информацией .

Архивирование данных можно рассматривать как неотъемлемую часть управления записями – обработки корпоративных записей на протяжении всего жизненного цикла и обращения с ними как с свидетельством деятельности компании. Хотя организации изначально начали архивировать, чтобы соответствовать требованиям архивирования данных, за последние годы многое изменилось. Этот защитный подход был заменен более активным, когда 9Архивы 0009 используются не только для подтверждения соответствия и защиты компаний от судебных разбирательств и неудачных проверок, но и как хранилища обширных знаний и бизнес-данных .

Электронная почта была первым типом данных электронной связи, которые были включены в требования к хранению данных, изложенные в одном из основных законов США. Когда был принят основополагающий Закон

Сарбейнса-Оксли , это был первый законодательный акт, предписывающий хранить электронные сообщения наряду с бумажными документами и определяющий срок хранения в 5 лет.

Шли годы, и электронные каналы, используемые для делового общения, умножались, архивирование данных расширилось и стало включать множество других типов данных. Вот список наиболее часто архивируемых записей сообщений сегодня:

• Электронная почта (с вложениями)
• Социальные сети Каналы (Facebook, Twitter, Instagram и т. д.)
  Внутренние и внешние Платформы для совместной работы (Teams, Zoom, Slack, Meet и т. д.)
• Платформы обмена мгновенными сообщениями (например, WhatsApp)
• Мобильный телефон звонки , голосовая почта и текстовые сообщения сообщения
• Веб-сайты

Каковы основные преимущества архивирования данных?

Почему важно архивировать данные? Архивы данных могут помочь в нескольких основных аспектах бизнес-операций:

Соответствие требованиям соответствия

С точки зрения соответствия управление школой или государственным учреждением похоже на управление бизнесом. По этой причине соответствие требованиям остается причиной номер один для архивирования данных для тех организаций, которые работают в регулируемой отрасли, где строгие законы контролируют хранение электронных записей и устанавливают строгие сроки хранения, в течение которых записи должны храниться и быть легкодоступными. .

Соблюдение отраслевых стандартов хранения записей имеет первостепенное значение для большинства организаций. Каналы связи, такие как электронная почта, являются одним из основных источников деловой информации, поэтому крайне важно обеспечить их сохранение в течение надлежащего периода времени. В таких отраслях, как образование, финансы, здравоохранение и профессиональные услуги, действуют строгие правила в отношении того, как должны храниться данные и в течение какого времени они должны храниться.

Будут ли новые мандаты? Мы можем с уверенностью предположить, что ответ положительный, учитывая, что организации (как предприятия, так и государственные ведомства) сталкиваются со значительными проблемами из-за экспоненциального роста данных и что количество каналов, используемых для связи, увеличивается, что еще больше усложняет картину. В то время как некоторые страны (США) и отрасли (финансы, здравоохранение) регулируются сильнее, чем другие, архивирование данных постепенно становится нормой во всем мире.

Централизованное обнаружение

Записи электронной почты и чатов содержат информацию о бизнесе, но они также заполнены информацией, которая может использоваться в качестве доказательства в различных судебных делах — споры сотрудников, иски о дискриминации, доказательства мошенничества или растраты и т. д. Из-за пандемии у работодателей может быть еще больше судебных исков и вопросов, связанных с отношениями с работниками, которые необходимо решить, чем обычно.

Системы архивирования данных служат огромной поддержкой в ​​электронном открытии, особенно в ранней оценке дела – процессе, в котором обширные наборы данных ищутся, анализируются и представляются юристам, чтобы определить, следует ли организации продолжать судебный процесс или предложить урегулирование.

До недавнего времени примерно 70% затрат на повторное открытие приходилось на юрисконсультов и поставщиков услуг, привлеченных на аутсорсинг. В настоящее время наблюдается тенденция к меньшему количеству вовлеченных третьих сторон, и больше работы выполняется под собственной крышей организации в попытке контролировать судебные издержки путем развертывания решений для электронного обнаружения и архивирования данных.

Это означает, что внутренние юридические и ИТ-отделы должны получить хотя бы некоторую экспертизу в области электронного обнаружения . В то же время количество каналов связи увеличилось, и они стали более сложными, поэтому команды больше не рассматривают только структурированные данные, такие как электронная почта.

Все больше и больше поддающихся обнаружению данных представляют собой так называемые «темные данные», неструктурированные данные, поступающие из нетрадиционных источников данных, таких как мобильные устройства, каналы социальных сетей, видео- и аудиофайлы. И именно такие данные составляют 27% всех данных, сгенерированных в 2020 году9.0003

Без комплексного решения для архивирования данных эта информация обычно разбросана по разным серверам, устройствам, файлам PST и всей организации. Он широко рассредоточен, что затрудняет его контроль и активное использование.

Кроме того, сотрудники все чаще создают, получают доступ и управляют деловой информацией с личных устройств. И даже самые ответственные за соблюдение требований или электронные открытия люди совершают ошибки при создании или удалении данных на устройствах BYOD.

Уменьшение нагрузки и затрат на хранение при одновременном повышении производительности

Исследования показали, что около 75% интеллектуальной собственности компании встроено в их службы электронной почты и обмена мгновенными сообщениями . Эти данные невероятно важно защищать, но это может привести к сильной перегрузке серверов, на которых хранятся ваши данные, особенно когда мы знаем, что требования к хранению растут.

Хранение данных электронной почты и их архивирование на серверах, несомненно, снижает производительность и скорость. Если удаление невозможно из-за того, что соблюдение нормативных требований требует длительных периодов хранения, решение — архивирование данных, поскольку оно позволяет организациям безопасно хранить сообщения на внешнем сервере или в облаке. Дополнительные опции включают автоматическое удаление повторяющихся сообщений, а также передовые методы сжатия, которые снижают нагрузку на серверы более чем на 50%.

Кроме того, освобождение серверов от дополнительных данных для управления позволяет вашим сотрудникам работать быстрее и увеличивает скорость, с которой каждый может получить доступ к своим сохраненным электронным письмам и сообщениям. Решения для хранения архивных данных являются более экономичными и одновременно снижают нагрузку на ваш ИТ-отдел, поскольку сотрудникам больше не нужно беспокоить их с помощью при резервном копировании их почтовых ящиков или поиске старых, удаленных или потерянных файлов и записей сообщений.

Архивирование данных и резервное копирование: в чем разница?

Резервные копии обычно представляют собой моментальные снимки всей системы, поэтому трудно (если вообще возможно) выделить отдельные элементы для долгосрочного хранения и разделить их для применения различных политик хранения в зависимости от важности данных или разных отделов. Архивация данных собирает данные почти в режиме реального времени, индексирует элементы с полными метаданными и перемещает их в новое место, что значительно упрощает извлечение определенных записей.

Еще одно ключевое отличие заключается в том, что резервные копии служат механизмами аварийного восстановления. Архивы данных, с другой стороны, предназначены для длительного хранения и активного использования данных.

Что такое стратегия архивирования данных?

Как и любой новый бизнес-процесс, к архивированию данных следует подходить стратегически, изучая соответствующие правила хранения данных, создавая политику архивирования данных и уделяя внимание защите и конфиденциальности данных. Вот основные моменты, которые следует учитывать при создании политики хранения данных:

• Проанализируйте правила, применимые к вашей вертикали и местонахождению вашего бизнеса , и убедитесь, что ваша политика архивирования данных соответствует срокам хранения, указанным в законах.
• Не забудьте уничтожить записи после истечения срока хранения . Еще одним большим преимуществом инструментов архивирования данных является то, что хранение может быть автоматизировано, что означает, что все элементы в рамках одной политики могут быть автоматически удалены из системы по истечении сроков хранения.
• Избегайте хранения всех ваших данных на неопределенный срок , так как это создает ответственность и увеличивает время, необходимое для поиска данных во время поиска. Однако некоторые данные необходимо архивировать на более длительный период времени или навсегда — это могут быть управленческие записи высшего звена, записи электронной почты с подробным описанием важных бизнес-решений, трудовые книжки и т. д.
• Обратите внимание на безопасность вашего решения для архивирования данных . Когда речь идет о данных, хранилище по умолчанию не равнозначно безопасности. Архивы содержат все виды конфиденциальной информации: финансовые данные или личную информацию о ваших клиентах и ​​сотрудниках. Ищите поставщика услуг по архивированию данных, который обладает нужными технологиями и опытом и обещает почти идеальное время безотказной работы, а также сертификаты безопасности и конфиденциальности данных и надежное соглашение об уровне обслуживания.
• Включите несколько отделов в создание вашей стратегии архивирования данных — лучше всего, если ваши юридические/правовые, ИТ- и кадровые отделы совместно работают над политикой хранения, поскольку разные отделы обычно имеют разные (а иногда и противоположные) потребности и могут отстаивать разные сроки хранения.
• Потратьте время на изучение различных типов программных решений для архивирования данных и убедитесь, что у вас есть демо-версия или проведите POC, чтобы протестировать решение. Если вам нужно архивировать несколько типов данных (например, электронную почту, социальные сети и мобильные сообщения), ищите поставщиков, которые могут предоставить все услуги. Таким образом, вы централизуете архивирование и повторное обнаружение данных и сможете управлять всеми своими каналами связи из единой системы.

Программное обеспечение для архивации данных: на какие функции обратить внимание?

Чтобы решение для архивирования данных соответствовало вашим ожиданиям с точки зрения соответствия требованиям и управления судебными процессами, необходимо учитывать и включать в свой план архивирования данных некоторые важные функции и моменты:

• Варианты развертывания . лучший способ архивирования данных, поскольку разные развертывания имеют разные преимущества и недостатки. Предприятия с крупными ИТ-отделами могут предпочесть и чувствовать себя более комфортно, используя локальные решения, которые позволяют им лучше контролировать процесс архивирования. Напротив, малым и средним организациям может не хватать таких возможностей, и они обычно выбирают облачные платформы для архивирования данных или гибридную среду. Если организация решит использовать аппаратное решение, очень важно убедиться, что оно использует отказоустойчивые технологии для предотвращения сбоев дисков и потенциальной потери данных, а также обеспечивает хорошие возможности масштабирования.
• Настраиваемые политики хранения . Детализированные политики хранения и возможность планировать автоматическое удаление упрощают управление политиками и минимизируют человеческий фактор. Изучая различные инструменты архивации данных (некоторые из которых поставляются с разными пакетами цен/функций), обязательно спросите, существует ли ограничение на количество политик хранения, которые можно применить, чтобы избежать дополнительных затрат в будущем.
  
• Возможности электронного обнаружения . Чтобы решение для архивирования данных могло служить решением для электронного обнаружения, оно должно обеспечивать защищенное от несанкционированного доступа хранение и архивирование данных в формате WORM, полностью сохраняющем доказательное качество или архивные записи. Надежный поиск с использованием стандартов архивирования данных, таких как логические операторы, подстановочные знаки, операторы близости и нечеткие операторы, а также большое количество критериев поиска гарантируют, что вы сможете найти точные совпадения в терабайтах заархивированных файлов.
  
• Управление доступом — самообслуживание сотрудников чрезвычайно важно в программном обеспечении архивных данных, но обычные сотрудники должны иметь ограниченный доступ к архиву и иметь право просматривать, искать и управлять только своим почтовым ящиком. Напротив, юридическим группам и командам по соблюдению требований, ИТ-персоналу и администраторам необходимо предоставить больший контроль над системой архивирования. Это достигается путем назначения разных ролей и разрешений разным группам пользователей. Некоторые решения для архивирования предлагают только предварительно заданные роли пользователей, в то время как другие обеспечивают гораздо большую гибкость как в отношении количества создаваемых ролей, так и в отношении разрешений, связанных с конкретной ролью. Также крайне важно, чтобы программное обеспечение для архивации данных предлагало полный журнал доступа (след действий), чтобы ответственные команды могли контролировать действия пользователей на платформе и проверять, не пытался ли кто-нибудь злоупотреблять системой.
  
• Интеграция исторических данных — Большинство организаций, которым требуется решение для архивирования данных, уже имеют объемы исторических данных, которые необходимо сохранить, но которые могут быть размещены в другой системе или в разных системах. Эффективное программное обеспечение для архивации данных позволит вам перенести существующие данные из устаревшей системы или системы конкурента без серьезных проблем и с сохранением целостности данных.
  
• Техническая поддержка – Технологии никогда не справятся с работой в одиночку. Вам нужен авторитетный поставщик оборудования для архивации, чьи технические знания — не единственное, что они могут предложить. Если вам нужно быстро получить данные и что-то пойдет не так, вам нужен надежный партнер, чья служба технической поддержки может помочь вам 24 часа в сутки, 7 дней в неделю. Кроме того, выбор поставщика, у которого есть собственная команда технической поддержки, означает, что вы будете тратить меньше времени на адаптацию и обучение, а также на обслуживание и управление программным обеспечением.

Jatheon Cloud — это безопасная платформа для архивирования данных на базе AWS, которая позволяет организациям собирать такие данные связи, как электронная почта, Facebook, Twitter, WhatsApp, мобильные звонки и текстовые сообщения со всеми метаданными, включая изменения и удаления. Это также позволяет соответствующим отделам (юридическим, ИТ, комплаенс) получать доступ, искать, управлять и создавать эти записи для различных случаев использования — в качестве простого напоминания, запросов отдела кадров, юридических расследований, отслеживания производительности и в рамках различных обязательств по соблюдению. Если вы хотел бы узнать больше об архивировании данных с помощью Jatheon или протестировать платформу Jatheon Cloud, свяжитесь с нами или запланируйте 20-минутную демонстрацию продукта без обязательств .

0Shares

• Facebook
• Twitter
• LinkedIn
• Email
• Copy Link
• More

Теги: решения для архивирования данных, лучший способ архивирования данных, архив данных, Архивирование данных, план архивирования данных, политика архивирования данных, требования к архивированию данных, решения для архивирования данных, стандарты архивирования данных, стратегия архивирования данных, система архивирования данных, инструменты архивирования данных , что такое архивирование данных, почему важно архивирование данных

Что такое архивирование документов и почему это важно?

Архивирование документов — это жизненно важный процесс управления записями, с которым должны быть знакомы компании и их сотрудники. Непонимание процессов архивирования в вашем бизнесе может привести к серьезным проблемам в будущем. Итак, давайте внесем ясность:

Архивирование документов – это процесс, с помощью которого бумажные документы надежно хранятся в течение длительного времени на любом носителе данных (жесткий диск, DVD-диски, облако и т.  д.). Такая информация может использоваться или не использоваться снова в будущем, но, тем не менее, должна храниться до окончания срока ее хранения.

Следует подчеркнуть, что после архивации эти документы и их данные можно снова сделать активными. Информация всегда должна быть легко доступна, если она требуется в короткие сроки.

Документы, находящиеся в архиве, возможно, потребуется сохранить из-за юридических постановлений или потому, что это жизненно важная информация, которая может быть использована снова в будущем.

Архивирование документов жизненно важно для управления информацией и может дать бизнесу больший контроль над своими информационными процессами.

По мере роста бизнеса будет создаваться больше данных — данных, которыми необходимо тщательно управлять и контролировать, чтобы использовать их должным образом. Отслеживание этих данных может оказаться проблематичным для компаний, у которых нет системы архивирования документов.

Незаархивированные документы труднее найти, защитить и надлежащим образом распространить, если они хранятся в локальной среде, например на ноутбуке сотрудников, и, следовательно, будут недоступны для других пользователей. В конечном итоге это отрицательно скажется на бизнес-функциях и производительности труда сотрудников.

1. Предотвращение потери данных и документов. Документы , которые не были оцифрованы и не заархивированы, могут быть утеряны навсегда. Вероятность того, что сотрудник случайно удалит или потеряет файл, невелика, но это случается. Оцифрованные и архивированные документы позволяют сотрудникам самостоятельно и быстро извлекать резервную информацию.
2. Юридические требования — Архивирование документов также важно по юридическим причинам. Многие предприятия случайно избавляются от документов, которые по закону должны храниться. Эффективная система архивирования обеспечит соблюдение графиков хранения, характерных для компании, независимо от знания каждым сотрудником этих графиков. Органы по защите данных применяют к предприятиям более строгие меры наказания, поэтому сотрудники должны знать, что игнорирование этих правил может привести к крупным штрафам или даже тюремному заключению в некоторых случаях.