Что называется архивацией кратко: Архивация | это… Что такое Архивация?

1. Архивация данных — Информатика

Архивация — это сжатие одного или более файлов с целью экономии памяти и размещение сжатых данных в одном архивном файле. Архивация данных  — это уменьшение физических размеров файлов, в которых хранятся данные, без значительных информационных потерь.

Архивация проводится в следующих случаях:

• когда необходимо создать резервные копии наиболее ценных  файлов;
• когда необходимо освободить место на диске;
• когда необходимо передать файлы по E-mail.

Архивный файл представляет собой набор из нескольких файлов (одного файла), помещенных в сжатом виде в единый файл, из которого их можно при необходимости извлечь в первоначальном виде. Архивный файл содержит оглавление, позволяющее узнать, какие файлы содержатся в архиве.

В оглавлении архива для каждого содержащегося в нем файла хранится следующая информация:

• имя файла;
• размер файла на диске и в архиве;
• сведения о местонахождения файла на диске;
• дата и время последней модификации файла;
• код циклического контроля для файла, используемый для проверки целостности архива;
• степень сжатия.

Любой из архивов имеет свою шкалу степени сжатия. Чаще всего можно встретить следующую градацию методов сжатия:

1. Без сжатия (соответствует обычному копированию файлов в архив без сжатия).
2. Скоростной.
3. Быстрый (характеризуется самым быстрым, но наименее плотным сжатием).
4. Обычный.
5. Хороший.
6. Максимальный (максимально возможное сжатие является одновременно и самым медленным методом сжатия).

Лучше всего архивируются графические файлы в формате .bmp, документы MS Office и Web-страницы.

Что такое архиваторы?

Архиваторы – это программы (комплекс программ) выполняющие сжатие и восстановление сжатых файлов в первоначальном виде. Процесс сжатия файлов называется архивированием. Процесс восстановления сжатых файлов – разархивированием. Современные архиваторы отличаются используемыми алгоритмами, скоростью работы, степенью сжатия (WinZip 9.0, WinAce 2.5, PowerArchiver 2003 v.

8.70, 7Zip 3.13, WinRAR 3.30, WinRAR 3.70 RU).

Другие названия архиваторов: утилиты — упаковщики, программы — упаковщики, служебные программы, позволяющие помещать копии файлов в сжатом виде в архивный файл.

В ОС MS DOS существуют архиваторы, но они работают только в режиме командной строки. Это программы PKZIP и PKUNZIP, программа архиватора ARJ. Современные архиваторы обеспечивают графический пользовательский интерфейс и сохранили командную строку. В настоящее время лучшим архиватором для Windows является архиватор WinRAR.

Архиватор WinRAR

WinRAR – это 32 разрядная версия архиватора RAR для Windows. Это — мощное средство создания архивов и управления ими. Есть несколько версий RAR, для разных операционных систем: Windows, Linux, UNIX, DOS, OS/2 и т.д.

Существует  две версии RAR для Windows:

• версия с графическим пользовательским интерфейсом — WinRAR.EXE;
• Консольная версия  RAR. EXE пульт линии команды (способ текста) версия — Rar.exe.

Возможности WinRAR:

1. Позволяет распаковывать архивы CAB, ARJ, LZH, TAR, GZ, ACE, UUE, BZ2, JAR, ISO, и обеспечивает архивирование данных в форматы ZIP и RAR.
2. Обеспечивает полную поддержку архивов ZIP и RAR.
3. Имеет специальные алгоритмы, оптимизированные для текста и графики. Для  мультимедиа сжатие можно использовать только с форматами RAR.
4. Поддерживает технологию перетаскивания (drag & drop).
5. Имеет интерфейс командной строки.
6. Может осуществлять непрерывное архивирование, что обеспечивает более высокую степень сжатия по сравнению с обычными методами сжатия, особенно при упаковке большого количества небольших файлов однотипного содержания.
7. Обеспечивает поддержку многотомных архивов, то есть осуществляет разбивку архива на несколько томов (например, для записи большого архива на диски). Расширение томов: RAR, R01, R02 и т.д. При самораспаковывающемся архиве первый том имеет расширение EXE.
8. Создает самораспаковывающиеся архивы (SFX) обычные и многотомные архивы, обеспечивает защиту их паролями.
9. Обеспечивает восстановление физически поврежденных архивов.
10. Имеет средства восстановления, позволяющие восстанавливать отсутствующие части многотомного архива.
11. Поддерживает UNICODE в именах файлов.
12. Для новичков предназначен режим Мастер (Wizard), с помощью которого можно легко осуществить все операции над архивами.

WinRAR имеет и другие дополнительные функции. WinRAR способен создать архив в двух различных форматах: RAR иZIP.

Рассмотрим преимущества каждого формата.

Архив в формате ZIP

Основное преимущество формата ZIP — его популярность. Например, большинство архивов в Internet – это архивы ZIP. Поэтому приложение к электронной почте лучше всего направлять в формате ZIP. Можно также направить самораспаковывающийся архив. Такой архив является немного большим, но может быть извлечен без внешних программ. Другое преимущество ZIP — скорость. Архив ZIP обычно создается быстрее, чем RAR.

Архив в формате RAR

формат RAR в большинстве случаев обеспечивает значительно лучшее сжатие, чем ZIP. Кроме того, формат RAR обеспечивает поддержку многотомных архивов, имеет средства восстановления поврежденных файлов, архивирует файлы практически неограниченных размеров. Необходимо отметить, что при работе в файловой системе FAT32 архивы могу достигать только 4 гигабайт. Работа с большими размерами архива поддерживается только в файловой системе NTFS.

Программа архивации Microsoft Backup (резервная копия)

Запуск программы осуществляется: Пуск – программы – стандартные – служебные – архивация данных. Откроется мастер архивации и восстановления в обычном режиме. Из этого режима можно перейти в расширенный режим для работы с мастером архивации, мастером восстановления и мастером аварийного восстановления ОС.

Программа архивации позволяет защитить данные от случайной утери в случае, если в системе возникает сбой оборудования или носителя информации. С помощью Backup можно создать резервную копию данных на жестком диске, а затем создать архив на другом носителе данных. Носителем архива может быть логический диск или отдельное устройство (съемный диск).

Программа архивации создает снимок состояния тома, представляющий собой точную копию содержимого диска на определенный момент времени, в том числе открытых файлов, используемых системой. Во время выполнения программы архивации пользователь может продолжать работать с ОС без риска потери данных.

Программа архивации предоставляет следующие возможности:

1. Архивация выбранных файлов и папок на случай сбоя жесткого диска или случайного удаления файлов (архивировать можно на жесткий диск или съемный диск и т.д.). Backup восстанавливает архивированные файлы и папки на жесткий диск.

Архивация данных состояния системы. Программа позволяет архивировать копии важных системных компонентов, таких как реестр, загрузочные файлы и база данных службы каталогов. Программа архивации позволяет восстанавливать копии важных системных компонентов, таких, как реестр, загрузочные файлы и база данных службы каталогов.

Архивация

Лабораторная работа №3.

Архивация файлов

Общие сведения.

Архивация – это сжатие (упаковка) файла или группы файлов с целью уменьшения места, занимаемого ими на диске. Файлы, полученные в результате сжатия, называют архивами или архивными копиями. Специальные программы, сжимающие файлы, называют архиваторами или упаковщиками. Простейшие средства архивации могут входить в состав операционной системы, но они заметно уступают по своим возможностям специализированным утилитам. Большинство таких программ являются коммерческими продуктами, однако для ряда из них существуют условно-бесплатные версии, имеющие функциональные ограничения.

Архиваторы позволяют не только создавать архивные копии файлов меньшего размера, но и объединять такие копии нескольких файлов в один архивный файл. Всякий архив имеет оглавление, в котором обязательно содержатся следующие сведения о каждом хранящемся в архиве файле: имя файла; дата и время последней модификации файла; размер файла на диске и в архиве; код циклического контроля (CRC) для каждого файла, используемый для проверки целостности архива.

Код циклического контроля вычисляется всякий раз программой-архиватором, когда дана команда извлечь файлы из архива или проверить целостность архива. Затем он сравнивается со значением, записанным в оглавлении архива. Если значения не совпадают, то выводится сообщение “CRC failed” (ошибочный код циклического контроля), а работа архиватора прерывается: архив не может быть распакован. Поскольку сложно изменить архивный файл, не изменив его код циклического контроля, архивация файлов может рассматриваться как элемент антивирусной защиты: файл, зараженный вирусом, нельзя открыть, не вылечив его.

Основной характеристикой архивных файлов служит степень их сжатия. Она зависит от формата исходного файла и от алгоритма сжатия. Поэтому не существует строгих критериев, позволяющих предпочесть один архиватор другому.

Следует понимать, что приложения, в которых были разработаны исходные файлы, как правило, не могут работать с их архивными копиями. Дело в том, что архивные копии имеют принципиально иное внутреннее устройство. Например, в файле рисунка (*.bmp) содержится информация о цвете каждой точки. А экономия места при архивации рисунка достигается за счет группировки точек по цвету. Поэтому перед использованием данные должны быть извлечены из архива (разархивированы).

В России наиболее распространены следующие архиваторы: RAR и его Windows-версия WinRar (архивы, созданные им, имеют по умолчанию расширение .RAR), PKZIP / PKUNZIP и его Windows-версия WinZip (расширение .ZIP), ARJ (расширение .ARJ) и LHA (расширение .LZH). Windows-версии отличаются более удобным интерфейсом, а также некоторыми дополнительными возможностями.

Как правило, архиваторы предоставляют следующие возможности:

а) помещают копии файлов на диске в сжатом виде в архивный файл;

б) извлекают файлы из архива;

в) просматривают содержимое файла, не извлекая его из архива;

г) просматривают оглавление архива;

д) удаляют файлы из архива.

Почти все архиваторы предоставляют возможность создавать удобный “самораспаковывающийся” архив, т.е. архивный файл с расширением .EXE. Для распаковки такого архива достаточно запустить его как программу. Кроме того, большинство современных архиваторов также поддерживают работу с многотомными архивами. Это позволяет поместить большой архивный файл, занимающий несколько Mб (а если есть необходимость, то и несколько десятков Мб), на дискеты, которые и по сей день являются наиболее доступными и универсальными внешними носителями.

 

Архиватор WinRar

Как и большинство Windows-приложений, архиватор WinRar[1] имеет операционное меню и панель инструментов, обеспечивающих дружественный пользователю интерфейс. Верхний уровень операционного меню архиватора WinRar содержит следующие пункты: «Файл», «Команды», «История», «Избранное», «Параметры» и «?» (помощь). Команды, которые используются наиболее часто, продублированы соответствующими кнопками на панели инструментов.

Архиватор снабжен довольно подробной справочной системой, в которой не только содержатся сведения о назначении кнопок и команд, но и даются практические советы по настройке и применению программы. Поэтому мы кратко обсудим только основные возможности архиватора.

Помещение (добавление) файлов в архив.

Для этого необходимо выбрать папку, в которой находятся файлы, предназначенные для архивации. Для этого можно воспользоваться как выпадающим списком (таким же, как в диалоговом окне открытия документа в любой программе) или же командой «Выбрать папку» из меню «Файл». Содержимое выбранной папки будет отображаться в окне программы WinRar. Затем нужно выделить файлы, которые будут архивироваться. Выделение осуществляется либо с помощью мыши (выделение группы смежных файлов – с нажатой одновременно клавишей Shift; выделение несмежных файлов – с нажатой одновременно клавишей Ctrl), либо с помощью клавиш Insert и Пробел. Можно выделять не только файлы, но и целые папки. Когда все необходимые файлы выбраны, нужно либо нажать кнопку «Добавить» на панели инструментов, либо выбрать команду «Добавить файлы в архив» из меню «Команды». Любое из этих действий приведет к появлению диалогового окна «Имя и параметры архива», которое предоставляет широкие возможности по настройке параметров архива. Перечислим (с коротким комментарием) наиболее употребительные из них.

В строке «Архив:» можно задать как новое имя архива, так и выбрать уже существующий архив для добавления в него файлов. Имя архива должно иметь расширение RAR или ZIP (архиватор WinRar поддерживает работу с архивами ZIP, хотя и не в полном объеме). Это определяется выбором формата архива (два переключателя). Выпадающий список «Метод сжатия» позволяет задать наиболее подходящий в данной ситуации метод из шести возможных. «Скоростной» метод обеспечивает сжатие данных за короткое время, но степень сжатия при этом низкая. Метод «максимальный» сжимает данные хорошо, но требует заметно большего времени. Выпадающий список «Размер тома» позволяет задать размер тома в байтах при создании многотомного архива. Его можно выбрать из списка или же просто напечатать. Из параметров архивации обратим внимание на флажок «Создать SFX архив». Если он отмечен, то создается самораспаковывающийся архив. Такой архив займет больше места, чем обычный, но может оказаться наилучшим решением, если Вы не уверены, что у получателя архива установлен архиватор. Заметим, что преобразовать в самораспаковывающийся можно и уже существующий архив.

Извлечение файлов из архива.

Сначала необходимо выбрать архив, из которого будут извлекаться файлы, а затем выделить файлы, которые нужно извлечь. В меню «Команды» присутствуют две команды: «Извлечь файлы из архива» и «Извлечь в другую папку…». Им соответствуют кнопки на Панели инструментов «Извлечь» и «Извлечь в». Первая команда извлекает файлы в текущий каталог (тот, в котором находится архив). Обращение ко второй команде приводит к появлению диалогового окна «Путь и параметры извлечения». Строка «Путь извлечения» позволяет задать папку, в которую будут помещены разархивированные файлы. Переключатель «Режим перезаписи» определяет, как поступать, если в папке уже находится файл с тем же именем, что и извлекаемый.

Просмотр содержимого файла без извлечения из архива.

WinRAR позволяет просматривать файлы, не извлекая их из архива, но – только в «текстовом режиме». Единственное, что может выбрать пользователь – просматривать ли текст в кодировке Windows или в кодировке DOS.

Просмотр оглавления архива.

Архиватор WinRar дает возможность просмотреть оглавление архива, в котором для каждого файла указано его имя, исходный размер, размер в сжатом виде, тип файла и дата изменения.

Удаление файлов из архива

Подлежащие удалению файлы надо выделить, после чего либо воспользоваться пунктом меню «Команды» «Удалить файлы», либо кнопкой «Удалить» на Панели инструментов, либо просто нажать кнопку «Delete».

 

Архиватор WinZip

Меню архиватора WinZip устроено несколько иначе, хотя возможности, которыми он обладает, сходны с возможностями архиватора WinRAR. Мы будем приводить английские наименования (с русским переводом) пунктов меню и кнопок.

По сравнению с WinRAR архиватор WinZip обладает более широкими возможностями по интеграции с другими программными средствами. Так, если на Вашем компьютере установлены архиваторы ARJ и LHA, архиватор WinZip сможет работать не только с архивами ZIP, но и с архивами, созданными ARJ и LHA, а также создавать архивы этих форматов (настройка выполняется с помощью меню “Option” | “Program Location” – «Параметры» | «Расположение программ»). Кроме того, WinZip способен извлекать данные из архивов с расширениями .TAR, .Z, .GZ, .TAZ и .TGZ. Такие архивы, как правило, создаются утилитами операционных систем семейства Unix или DOS. Вы можете встретить такие архивные файлы на Internet-сайтах. Кроме того, WinZip включает в себя утилиту Uuencode, которая специальным образом кодирует файлы для передачи их по электронной почте для лучшего обеспечения их целостности.

WinZip поддерживает пользовательскую настройку интерфейса, которую можно осуществить, обратившись к Мастеру (пункт меню “File” | “Wizard” или кнопка Wizard на Панели инструментов). Мы будем ориентироваться на «классический» интерфейс (WinZip Classic) и, как и при рассмотрении WinRAR, сосредоточимся на основных операциях.

Помещение (добавление) файлов в архив.

Сначала нужно определиться с архивом, в который будут помещены файлы. Можно либо выбрать уже существующий архив (меню “File” | “Open Archive” или кнопка “Open”), либо создать новый (меню “File” | “New Archive” или кнопка “New”). В обоих случаях будут открыты диалоговые окна – “Open Archive” («Открыть архив») и “New Archive” («Новый архив») соответственно. Если Вы открываете уже существующий архив, то нужно отыскать его и выделить, чтобы в строке «Имя файла» появилось его имя. Если Вы создаете новый архив, нужно напечатать имя нового архивного файла.

Вообще говоря, описанные диалоговые окна – «двойного назначения». Если в строке «Имя файла» окна “Open Archive” Вы напечатаете имя несуществующего (в данной папке) архива, то будет выдано сообщение: «Невозможно открыть … (полный путь и имя файла). Файл не существует. Создать новый файл? Нажмите, пожалуйста, F1 для получения помощи». Нажатие кнопки «Да» приведет к созданию нового архива. Если же в диалоговом окне «New Archive» Вы выберете уже существующий файл, в предупреждающем сообщении будет предложено открыть существующий файл.

Теперь можно добавлять в архив файлы. Выбор команды “Add” («Добавить») из меню “Actions” («Действия») или нажатие кнопки «Add» на Панели инструментов приведет к появлению диалогового окна “Add”. В этом окне обычным образом можно выбрать один или несколько файлов, помещаемых в архив (их имена должны отображаться в строке «Имя файла»), степень сжатия (“Compression”; названия режимов расположены по убыванию степени сжатия), а также некоторые другие параметры. Когда файлы выбраны, следует нажать кнопку “Add” (расположена рядом со строкой «Имя файла»). В результате в окне программы WinZip будет отображено оглавление архива на текущий момент.

Существующий архив можно преобразовать в самораспаковывающийся с помощью команды “Make .EXE File” («Преобразовать в исполняемый файл») из меню “Actions”.

Извлечение файлов из архива.

Когда выбраны файлы, которые необходимо извлечь из архива, нужно обратиться к пункту меню “Actions” | “Extract…” («Извлечь…») или же нажать на кнопку “Extract” на панели инструментов. Это приведет к появлению диалогового окна “Extract”, предназначенного для выбора папки, в которую будет извлечен файл. Она определяется содержимым строки “Extract to”. По умолчанию в ней отображается последний из использованных путей. Заполнить эту строку можно путем выбора нужной папки в окне “Folders / Drivers” («Папки / Диски»). Можно также впечатать в эту строку путь к папке (включая ее имя) или выбрать путь из выпадающего списка. При необходимости можно создать новую папку, нажав на кнопку «New Folder…» («Новая папка»). Переключатель “Files” («Файлы») определяет, извлекаются ли только выбранные файлы (“Selected Files”), все файлы из архива (“All Files”) или же файлы по выбору (“Files”; здесь удобно задавать маску).

Просмотр содержимого файла без извлечения из архива.

WinZip позволяет просматривать файлы без извлечения из архива с использованием различных программ. Для этого следует выбрать файл, который нужно просмотреть, и обратиться к команде “View…” («Просмотр») из меню “Actions” или же нажать на кнопку “View”. В появившемся диалоговом окне с помощью переключателя можно выбрать способ просмотра: с помощью ассоциированной программы (определяется по расширению файла) (“Associated Program”, в скобках указывается имя этой программы), с помощью встроенной программы просмотра ASCII-текста (“Internal ASCII Text Viewer) или же с помощью выбранной пользователем программы просмотра. Таким образом, WinZip обеспечивает адекватное отображение для всех файлов с зарегистрированными расширениями.

Просмотр оглавления архива.

Оглавление архива, отображающееся в окне программы, содержит следующую информацию: имя файла (“Name”), дату (“Date”) и время (“Time”) его последнего изменения, исходный размер (“Size”), степень сжатия (“Ratio”), размер упакованного файла (“Packed”) и путь к исходному файлу (“Path”; при установках по умолчанию не запоминается при архивации и не отображается).

Удаление файлов из архива

Чтобы удалить файлы из архива, нужно выделить их, а затем воспользоваться командой “Delete…” («Удалить») из меню “Actions” или же просто нажать клавишу “Delete” на клавиатуре. Появившееся диалоговое окно “Delete” позволит уточнить Ваш выбор: удалить весь архив целиком (“Entire Archive”), выбранные файлы (“Selected Files”) или же указать файлы в строке “Files” (обычно указывают маску).

ЗАДАНИЕ.

 Указание: для выполнения задания используйте программу 7-zip

1.      Создайте каталог MyRarArchive, а в нем – подкаталоги Texts и Pictures.

2.      Поместите в каталог MyRarArchive не менее 5 текстовых файлов (с расширениями .txt, .doc, .rtf) и не менее 5 файлов с рисунками (.bmp, .gif, .jpg) суммарным объемом не менее 500 Кб. Выполните средствами архиватора RAR следующие действия:

3.      Создайте архив TArc.rar, содержащий архивные копии всех текстовых файлов.

4.      Переместите в архив PArс.rar архивные копии всех файлов рисунков.

5.      Просмотрите оглавления архивов и файлы, содержащиеся в этих архивах, не распаковывая их.

6.      Проверьте целостность архивов.

7.      Извлеките из архива PArc все содержащиеся в нем файлы в каталог Pictures и в MyRarArchive

8.      Удалите из архива PAгс.rar все файлы с расширением .gif.

9.      Создайте 3 архива  разной степени сжатия, содержащий архивные копии всех  файлов рисунков. Сравните их степень сжатия.

10.  Удалите архив PArс.rar.

11.  Извлеките из архива TArc. rar  все файлы  на дискету.

12.  Создайте на дискете самораспаковывающийся архив (опция SFX)

13.  Создайте многотомный архив ManyVolume.rar с размером тома 100 Кб, содержащий архивные копии всех текстовых и графических файлов.

 

 

При сдаче задания:

1. Продемонстрировать содержимое Вашего диска и дискеты
2. Показать работу самораспаковывающегося архива.
3. Выполнить средствами программы архивации действия над файлами по выбору преподавателя

 

Контрольные вопросы

 

1.                  Для чего нужны программы-архиваторы?

2.                  Что такое архив?

3.                  Какая информация обязательно содержится в оглавлении архивного файла?

4.                  Что такое код циклического контроля и каково его назначение?

5.       Практически все архиваторы обеспечивают возможность просмотра файлов, содержащихся в архивах. Почему эти файлы нельзя редактировать?

6.      Сравните размер архива TextAndPict.rar (.zip) и суммарный размер архивов TextArchive.rar (.zip) и PictureArchive.rar (.zip). Попробуйте объяснить полученный результат.

Что такое архив? | Национальный архив

Архивы — это место, куда люди могут пойти, чтобы собрать из первых рук факты, данные и свидетельства из писем, отчетов, заметок, меморандумов, фотографий и других первоисточников.

Национальный архив — это собрание документов правительства США, в котором зафиксированы важные события американской истории. Национальное управление архивов и документации (NARA) — это государственное учреждение, которое сохраняет и поддерживает эти материалы и делает их доступными для исследований.

Осознаете вы это или нет, но у вас дома наверняка есть архив. Она может быть в картотеке в вашем кабинете, в ящике в подвале, в сундуке на чердаке. Это ваш личный архив: собрание материалов, в которых записаны важные события из истории вашей семьи.

И семейный архив, и национальный архив

• сохранить элементы, чтобы служить доказательством того, что событие произошло;
  
• объяснить, как что-то произошло, будь то по личным, финансовым или сентиментальным причинам;
  
• может находиться более чем в одном месте.
  

Семейные архивы и Национальный архив могут совместно рассказать историю вашей семьи. Например, в вашем семейном архиве может быть итоговый сертификат на усадьбу вашего прапрадеда; Национальный архив может хранить оригинальные заявки на усадьбу. В архивах вашей семьи может быть фотография, сделанная в тот день, когда ваша бабушка стала гражданином США; Национальный архив содержит заявления правительства о натурализации лиц, желающих стать гражданами США.

Личные архивы против федеральных архивов

Каждый день правительственные учреждения создают новые записи, которые могут быть переданы в Национальный архив. Холдинги NARA создаются либо федеральным правительством, либо для него. Материал поступает из законодательной, исполнительной и судебной ветвей власти. В то время как архивы вашей семьи являются личными, те, что хранятся в Национальном архиве, являются официальными. В архивах вашей семьи может быть ваше свидетельство о рождении. В Национальном архиве хранится оригинал подписанного «свидетельства о рождении» нашей нации — Декларации независимости. Для получения дополнительной информации посетите Что такое запись?

Архивы вашей семьи доступны только вам и членам семьи. Фонды Национального архива доступны почти каждому.

О рекордах нашей страны

Более 95 процентов записей в Национальном архиве рассекречены, то есть доступны всем исследователям. В NARA работает около 3000 сотрудников, работающих полный и неполный рабочий день, чтобы облегчить использование своих активов. Многие записи в Национальном архиве доступны на микрофильмах, а в онлайн-каталоге NARA можно просмотреть более 1,8 миллиона цифровых изображений документов.

Некоторые из самых старых материалов в Национальном архиве находятся на пергаменте и относятся ко времени основания Соединенных Штатов Америки. К ним относятся отчеты Континентального Конгресса и Конгресса Конфедерации. Некоторые из последних фондов включают электронные файлы, переданные из Государственного департамента, и доступны в Интернете через доступ к архивным базам данных (AAD).

Сохранение записей

Чтобы помочь сохранить материал, NARA хранит архивные записи в бескислотных папках внутри бескислотных ящиков, которые помещаются в темные помещения с постоянной температурой и влажностью.

В течение многих лет федеральные записи создавались на бумаге и хранились в папках и ящиках. В наши дни электронные записи создаются государственными учреждениями с поразительной скоростью. Чтобы справиться с этой задачей, Национальный архив находит новые способы управления электронными материалами и их сохранения. Узнайте больше о нашей инициативе «Архивы электронных записей».

Любой человек старше 14 лет, имеющий действительное удостоверение личности, может проводить исследования в любом из учреждений NARA.

Что такое архивирование: почему это важно?

Spread The Love

Архивирование следует рассматривать как важнейший компонент любой компании, и оно должно быть включено в стратегию управления записями каждой организации. Архивы – это живые исторические документы. Они ценны для компаний, потому что они предоставляют документацию, объяснение и обоснование как прошлых, так и текущих действий.

Архивирование — это  процесс безопасного хранения неактивной информации в любом формате, который вы больше не используете регулярно для долгосрочного хранения . Такая информация по-прежнему важна для организаций и должна быть сохранена для дальнейшего использования или соответствия нормативным требованиям .

Архивирование документов — это процесс хранения документов в безопасном долгосрочном хранилище. Этот репозиторий может быть как физическим, так и цифровым, и он предназначен для защиты официальных документов от повреждения или уничтожения.

Архивные документы легче найти, защитить и поддерживать на протяжении всего жизненного цикла. Невыполнение этого требования в конечном итоге негативно скажется на работе вашего бизнеса.

В этой статье мы рассмотрим значение архивирования и рассмотрим причины, по которым эта практика необходима.

Фото Pixabay на Pexels.com

Что такое архивирование?

Определение архива:

Архивирование — это практика безопасного хранения неактивной информации в цифровом и бумажном форматах, которую вы больше не используете на регулярной основе для долгосрочного хранения. Такая информация по-прежнему представляет ценность для бизнеса и должна храниться для дальнейшего использования.

Архивирование документов используется организациями и предприятиями для выполнения обязательств по хранению информации и гарантии доступности архивных данных при необходимости. Например, в случае разногласий по поводу деловой активности, контракта или финансовой операции можно получить архивные документы, относящиеся к этому вопросу.

Хорошее управление архивом подразумевает нечто большее, чем просто хранение информации для исторических и академических целей. Важность архивов в эффективном управлении невозможно переоценить.

Любой бизнес в настоящее время имеет дело со значительным объемом данных, и по статистике создание данных внутри компаний будет продолжать расти, поэтому архивирование так важно.

Архивирование данных — это метод выявления неактивных данных и их переноса из производственных систем в системы долгосрочного хранения. Это предписано многими нормативными и нормативными требованиями, но также может быть полезно во время аварийного восстановления и криминалистических расследований.

В соответствии с нормативными требованиями каждое учреждение должно установить, когда информация должна храниться, где она должна храниться и как долго она должна храниться до уничтожения.

Почему архивирование так важно?

Причина, по которой архивы важны, заключается в том, что преимущества архивирования огромны и играют важную роль в успехе организации.

Архивирование помогает организациям свести к минимуму потерю данных, сократить операционные расходы, повысить безопасность документов, повысить соответствие различным законам и правилам, а также предоставить аудиторские и юридические доказательства в случае юридических или аудиторских инцидентов.

По мере расширения компания генерирует больше данных, которые необходимо тщательно поддерживать и контролировать, чтобы их можно было использовать надлежащим образом. Отслеживание этих архивных данных может быть затруднено для организаций, которые никогда не внедряли систему.

В технологическую эпоху все компании должны начать сохранять общедоступные записи по целому ряду причин, таких как правительственные правила, юридические обязательства, интеллектуальная собственность или просто потому, что документы больше не требуются.

Поддерживать их постоянно доступными трудозатратно, так как это требует много ресурсов, таких как хранилище, рабочая сила и т. д., а также снижение производительности труда сотрудников, поскольку они должны поддерживать архивные данные, даже если они не используются. используется на регулярной основе.

Давайте рассмотрим некоторые преимущества архивирования, которые предприятия могут получить, внедрив подходящую стратегию архивирования.

Шесть преимуществ архивации:

1- Предотвращение потери данных

Одним из основных преимуществ архивирования является возможность предотвратить любую потерю данных в организациях.

Потеря важных документов может иметь серьезные последствия для вашей компании. На самом деле, согласно безбумажному проекту, каждый неправильно заполненный документ стоит 125 долларов, а каждый утерянный документ стоит от 350 до 700 долларов.

Поэтому очень важно хранить архивные данные в централизованном и безопасном хранилище.

Архивные данные становятся достаточно простыми, чтобы снова сделать эту информацию доступной для сотрудников.

Если архивные данные не хранятся в централизованно контролируемом месте, они, скорее всего, будут потеряны навсегда.

2- Сокращение эксплуатационных расходов

Как указывалось ранее, воссоздание утерянного документа может стоить до 700 долларов. Организации должны гарантировать, что никакие документы не будут потеряны, используя решение.

Чем больше документов вы потеряете, тем больше будет простоев в вашем бизнесе. Вот почему архивирование документов является важной практикой в ​​бизнесе. Цель архива — уменьшить количество потерянных документов для повышения производительности.

Архивирование данных снижает стоимость основного хранилища, которое часто бывает дорогим. Эти данные впоследствии будут храниться в менее дорогих формах хранения.

Кроме того, перемещение такой информации наверняка уменьшит размер резервной копии данных.

3- Повышенная безопасность

Повышение безопасности является одним из главных преимуществ архивирования, которое организации рассматривают.

В эпоху, когда кибератаки и взломы становятся все более распространенными, сохранение корпоративных документов может помочь предприятиям отслеживать всю свою информацию на протяжении всей своей жизни.

Использование системы для архивирования документов позволяет определить точные разрешения для всей организации, определив, кто что может видеть.

Кроме того, бумажные документы с большей вероятностью могут быть потеряны или попасть не в те руки. На самом деле утечки внутренних данных более распространены, чем утечки внешних данных.

Архивирование документов удаляет документы из обращения, снижая вероятность взлома или заражения вредоносным ПО.

В конкурентной среде архивирование документов имеет решающее значение для обеспечения непрерывности работы компании и обеспечения высочайшего уровня производительности.

4- Расширенное соответствие

Сохранение документов также необходимо по юридическим причинам. Многие организации непреднамеренно уничтожают записи, которые они обязаны хранить по закону.

В связи с соблюдением нормативных требований некоторые организации обязаны хранить архивные данные в течение определенных периодов времени. Вот почему архивирование преимуществ считается важным для организаций.

Чтобы избежать наказаний и штрафов, организации должны постоянно соблюдать законы и отраслевые нормы и правила. Организации могут соблюдать различные стандарты и правила, если у них есть комплексный план архивирования и хранения.

Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA) и Общий регламент по защите данных (GDPR) — два примера правил, соблюдение которых может потребоваться компаниям.

На самом деле все предприятия и организации так или иначе контролируются в целях ведения учета.

Хотя финансовые компании, энергетические компании и компании, связанные со здравоохранением, регулируются более строго, чем большинство других типов организаций, все они должны соответствовать стандартам хранения документации.

5- Судебные иски

В случае, если на ваш бизнес подан иск третьей стороной, будь то клиент, сотрудник или другая фирма, вас могут попросить предоставить определенные документы в поддержку вашего дела.

Это подчеркивает важность обеспечения удобного доступа и безопасности всех документов для защиты вашей компании от судебных исков.

Если компания не может эффективно удерживать данные, когда это необходимо, она может столкнуться с рядом серьезных последствий, начиная от затруднений и заканчивая значительными судебными издержками или штрафами.

Электронная почта и другие деловые документы могут быть потеряны при отсутствии комплексного решения для архивирования, чаще всего из-за непреднамеренного уничтожения материала, который должен был быть сохранен.
Это может иметь серьезные последствия для компании, вовлеченной в судебный процесс.

6- Защита от аудита

Аудит включает проверку записей вашей компании на предмет их правильности и считается основным преимуществом архивирования.

Архивная система защищена от аудита, если она может гарантировать, что документ не может быть изменен или утерян с момента его поступления в архив, во время транспортировки, после окончательного хранения и далее.

Современные решения для управления документами или корпоративным контентом активно помогают организациям устанавливать требования к архивированию с защитой от аудита.

Меньше всего вам нужны материалы для судебного иска, налоговой проверки или после стихийного бедствия только для того, чтобы узнать, что ваше архивное хранилище было скомпрометировано.

Разница между архивированием и резервным копированием

Эти два термина часто используются взаимозаменяемо, хотя они имеют совершенно разные значения. Оба считаются очень важными и являются частью вашей общей стратегии защиты данных.

Если вы когда-либо теряли или повреждали данные, резервная копия обычно используется для восстановления исходных данных, тогда как архив представляет собой набор исторических данных, которые должны храниться в целях долгосрочного хранения, таких как соответствие требованиям.

Резервное копирование — это процесс обеспечения возможности восстановления ваших данных в виде копии ваших текущих существующих активных данных, которые потребуются вашему бизнесу в случае потери или повреждения данных при любых обстоятельствах. Архивы — это в первую очередь экземпляры данных, которые больше не используются или не активны, и обеспечивают доступность ваших данных при необходимости.

Резервное копирование — это постоянно изменяющаяся информация, которая обычно хранится в течение короткого времени, от 3 до 6 месяцев, и периодически перезаписывается. Поскольку они предназначены для быстрого восстановления, они не являются идеальным процессом для хранения данных в течение длительного времени.

Backup	Archive
Recoverable	Accessible
Copy	Moved
Changing	Inactive
Краткосрочная команда	Долгосрочная

Таблица сравнения архивации и резервного копирования

В чем разница между записями и архивами?

В ходе своей активной деятельности правительства и организации создают и накапливают записи. Примерами могут служить файлы и отчеты, карты, планы, бюджеты, презентации, маркетинговые материалы и т. д. Многие из этих записей удаляются после того, как их больше нельзя использовать по текущим причинам. Архивы — это те, которые были сохранены из-за их долгосрочной важности.

Архивы — это собрания записей, которые были выбраны для постоянного или долгосрочного хранения из-за их культурной, исторической или доказательной важности. Записи в конце их жизненного цикла либо уничтожаются, либо архивируются. Таким образом, все архивы являются записями, но не все записи становятся архивами.

Я настоятельно рекомендую прочитать приведенную ниже статью для получения дополнительной информации о жизненном цикле записей.0003

Средства архивации данных

Преимущества и продолжительность жизни различных методов и программ архивации данных различаются. Объем обрабатываемых данных — это просто один из факторов, определяющих оптимальное решение для хранения архивных данных для вашей компании.

Архивные файлы хранятся в зависимости от их типов. Бумажные документы обычно хранятся в специальных шкафах, в то время как электронные документы часто архивируются с использованием различных методов, включая ленту, диск, облако и жесткие диски.

Организации должны выбирать носители на основе своей стратегии архивирования и бюджета.

Лента

Ленты уже давно используются для архивирования данных. Недостатком является время, необходимое для извлечения данных из этих кассет, когда они нам нужны. Однако из-за своей низкой стоимости он по-прежнему используется для долгосрочного архивирования и в тех случаях, когда доступ к данным осуществляется редко.

Облако

Архивирование в облаке сочетает в себе мощность и удобство локального резервного копирования данных с масштабируемостью и надежностью облака, обеспечивая долгосрочный доступ к данным в недорогом решении, которое часто удовлетворяет нормативным требованиям и требованиям соответствия.