Примеры адреса электронной почты: Как правильно написать адрес электронной почты (e-mail) ✔, чтобы вам могли на нее отправить письмо...

Содержание

Как создать профессиональный адрес электронной почты (с примерами)

Профессиональный адрес электронной почты — это способ связи, который вы используете исключительно в рабочих целях. Наличие профессионального адреса электронной почты может способствовать эффективному деловому общению. Независимо от вашей роли или сферы, в которой работает ваша компания, наличие профессионального адреса электронной почты может повысить доверие к ней и к вам самим.

В этой статье мы объясним, что такое профессиональный адрес электронной почты, зачем его создавать и как его настроить, а также дадим советы и примеры профессиональных адресов электронной почты.

Что такое профессиональный адрес электронной почты?

Профессиональный адрес электронной почты — это адрес электронной почты, включающий название компании, в которой вы работаете, и используемый вами в деловых целях. Большинство людей используют бесплатные почтовые сервисы для личного общения, но использование профессионального почтового сервиса при деловом общении может показаться более профессиональным и заслуживающим доверия. Наличие профессионального адреса электронной почты требует наличия веб-сайта и доменного имени, которое обычно совпадает с именем компании.

Почему важны профессиональные адреса электронной почты?

Среди причин, по которым важно иметь профессиональный адрес электронной почты, можно назвать следующие:

Обычно он более безопасен. Большинство учетных записей деловой электронной почты имеют дополнительные уровни безопасности, которые могут предотвратить возможные попытки скомпрометировать вашу информацию.
Люди с меньшей вероятностью будут считать ваши электронные письма спамом. Большинство провайдеров электронной почты предоставляют своим пользователям спам-фильтры, которые блокируют нежелательные сообщения. Наличие профессионального адреса электронной почты помогает предотвратить пометку вашего письма как спама, что повышает вероятность того, что ваше сообщение попадет в почтовый ящик получателя.
Это продвигает имя вашего бренда. Наличие профессионального адреса электронной почты позволяет вам продвигать название вашего бренда в каждом отправленном письме, так как домен обычно является названием компании. Это может помочь получателям запомнить название, а также повышает доверие к вам.
Это создает профессиональный имидж. При отправке электронных писем клиентам, поставщикам, деловым партнерам и другим важным для благополучия вашей компании лицам, использование профессионального адреса электронной почты показывает, что вы являетесь реальным предприятием и продолжаете оказывать законные услуги.

Что такое пользовательский домен?

Пользовательский домен — это доменное имя, уникальное для вашего бренда и связанное с IP-адресом вашего сайта. Вы можете создать собственный домен, прежде чем создать профессиональную учетную запись электронной почты. Некоторые провайдеры продают доменные имена на заказ, и вы можете выбрать словосочетание, которое наилучшим образом выражает название вашего бренда и легко запоминается клиентами.

К основным преимуществам использования пользовательского домена относятся:

Улучшает обнаруживаемость. Наличие собственного домена улучшает поисковую оптимизацию, то есть повышает вероятность того, что ваш сайт появится в поисковой выдаче, когда пользователь будет искать что-то, относящееся к вашей сфере деятельности.
Это часть брендинга компании. Постоянство бренда обычно имеет решающее значение для долгосрочного успеха компании, и индивидуальный домен является отражением вашего бренда.
Благодаря этому веб-сайт выглядит надежным для посетителей. Безопасность в Интернете очень важна для многих пользователей, и наличие названия сайта, совпадающего с названием компании, является сигналом того, что сайт легитимен и безопасен.

Как создать профессиональную электронную почту

Рассмотрим эти шаги при создании профессиональной электронной почты:

1. Выберите поставщика услуг электронной почты

Первый шаг — выбор поставщика услуг электронной почты, с которым вы хотите работать. Существует множество доступных провайдеров, поэтому выбор одного из них обычно зависит от цены и дополнительных преимуществ, которые может предложить каждый из них. Перед принятием этого решения вы можете проконсультироваться со специалистами по управлению и руководителями компании.

2. Выберите доменное имя

Если у вашего работодателя уже есть веб-сайт и доменное имя, вы можете использовать его для профессионального адреса электронной почты. В противном случае вы можете приобрести доменное имя с названием компании, в которой вы работаете, либо у регистратора доменных имен, либо в рамках плана создания веб-сайта, если вы также хотите создать веб-сайт компании. Сопоставление адреса электронной почты с доменом компании может способствовать повышению узнаваемости бизнеса.

3. Выберите формат электронной почты

После выбора домена пришло время выбрать формат имени электронной почты. При выборе лучше всего учитывать размер компании, в которой вы работаете. Это связано с тем, что простое использование вашей фамилии обычно подходит для небольших компаний, но это может привести к путанице в больших организациях, в которых может быть больше людей с одинаковыми именами. Вы также можете рассмотреть планы организации по найму персонала, поскольку она может планировать нанять больше специалистов, чтобы соответствовать требованиям бизнеса.

4. Создавайте общие адреса электронной почты с вашим доменным именем

После создания собственного профессионального адреса электронной почты вы можете улучшить имидж своей компании, создав несколько других общих адресов, которые могут использовать клиенты. Они могут относиться к общим запросам, поддержке клиентов, продажам, маркетингу, вакансиям и любым другим отделам компании. Это поможет отфильтровать типы получаемых вами электронных писем и создать более эффективный процесс коммуникации.

Примеры профессиональных адресов электронной почты

Рассмотрим эти примеры выбора профессионального адреса электронной почты для человека по имени Джессика Родригес, который работает в компании под названием Trotek:

Полное имя: [email protected]
Фамилия: rodriguez@trotek. com
Имя: Джессика@trotek.com
Имя и фамилия: [email protected]
Имя и фамилия: [email protected]

Советы по созданию профессионального адреса электронной почты

Рассмотрите эти советы при составлении профессионального адреса электронной почты:

Используйте то же доменное имя, что и ваша компания

Если вы хотите, чтобы ваш профессиональный адрес электронной почты свидетельствовал о профессионализме вашей организации, полезно придерживаться фирменного стиля вашего работодателя. Каждый сотрудник компании может общаться, используя одно и то же доменное имя электронной почты, так как отказ от этого или использование универсального имени может повлиять на доверие клиентов и узнаваемость бренда. Например, все, кто работает в компании по тюнингу автомобилей под названием Sunset Customs, могут иметь доменное имя, похожее на @sunsetcustoms.com.

Напишите свое настоящее имя

Рассмотрите возможность использования версии вашего полного имени на профессиональном адресе электронной почты. Использование псевдонима подходит для личного общения, но может не подойти для профессиональной электронной почты, независимо от того, насколько широко она известна коллегам и клиентам. Например, если вас зовут Джессика Родригес, вы можете использовать множество вариантов своего полного имени, например jessica.rodriguez, jrodriguez, джессика.r и другие аналогичные варианты.

Не используйте должность в компании

При выборе имени вашего профессионального адреса электронной почты лучше не использовать название вашей должности в компании. Помимо того, что ваша должность может меняться со временем, скорее всего, большинство ваших получателей либо уже знают вашу роль, либо могут узнать ее, прочитав письмо или вашу подпись. Например, использовать такое имя, как jrodriguez и добавление вашего названия в подпись письма обычно более эффективно, чем использование имени типа инженер jrodriguez.

Используйте только буквы

Адресов электронной почты значительно больше, чем имен, поэтому многие личные адреса включают числа, например, год рождения или год, в котором пользователь создал адрес. Так как это часто встречается в личных обращениях, то при создании профессионального обращения этого следует избегать, так как это может произвести непрофессиональное впечатление. Это относится к символам, а также может определять автоматические спам-фильтры, блокирующие ваши письма. Например, используя такое имя, как jrodriguez84 профессиональный адрес электронной почты может показаться ненадежным.

Сделайте его легким для произнесения вслух

Вы можете извлечь пользу из того, что ваше электронное письмо будет устно передаваться от одного человека к другому, и эффективный способ обеспечить его запоминаемость — это сделать его легко произносимым. Выбирая способ написания своего имени, старайтесь избегать буквенных сочетаний, которые плохо звучат. Например, человек по имени Ник Мейер может использовать n.meyer вместо ник.m, поскольку первый вариант может быть легче произносимым.

11 лучших примеров подписи электронной почты в 2023 году

Содержание

Почему важна профессиональная электронная подпись?

Во многих случаях люди упускают из виду потенциал использования своих подписей к электронным письмам в качестве инструмента. Инструмент для формирование профессионального имиджа, создание впечатления у получателя как организованного, отточенного и заслуживающего доверия человека личный бренд.

Почему вам нужен хороший деловая почта подпись?

Он действует как способ предоставить основную контактную информацию которые могут не уместиться в рамки тела вашего письма. Например, адрес, профиль LinkedIn, веб-сайт, ссылки на сайты отзывов, такие как G2 или Capterra, и многое другое.
Повышает доверие к вашему сообщению при этом обеспечивая простой способ включения контактной информации, ссылок на социальные сети, логотипа компании и т.д.
Устанавливает связи и позволяет вам сказать, кто вы такой и что вы делаете.
Делает ваш электронные письма выглядят более эстетически приятный.

Хорошо составленная подпись к электронному письму будет оказывать положительное влияние каждый раз, когда вы нажимаете кнопку «Отправить».

Элементы, которые необходимо включить в отличную подпись для электронной почты

Тенденции в области подписей к электронным письмам могут меняться с течением времени, но есть некоторые основные элементы, которые все лучшая электронная почта примеры подписей имеют общие черты. Не упустите их при создании собственной подписи.

🎨 Какой лучший формат подписи электронной почты?

Используйте бесплатный генератор подписей электронной почты или быстрый и простой вариант, или проявите творчество с помощью графического инструмента, например Canva. Существует также возможность создать Электронная почта HTML подпись. Независимо от того, какой формат вы выберете, откажитесь от традиционного шаблона текстовой подписи. Проще говоря, она не привлекает особого внимания и не выделяется из основного текста письма.

#1 Ваше имя

Не существует законодательных требований к тому, что должно быть включено в подпись электронной почты. Тем не менее, всегда указывайте свое полное имя в подписи к личному электронному письму. Это позволит получателю знать, с кем он разговаривает, и поможет укрепить доверие.

#2 Ваша должность или должность в компании

Если вы работаете в компании, добавьте название вашей должности, чтобы придать контекст вашему письму. Вы также можете указать свой отдел. Если вы работаете на себя, используйте деловой дескриптор, например, «Копирайтер-фрилансер».

#3 Ваша контактная информация

Добавьте контактные данные, чтобы у получателя была вся необходимая информация, чтобы связаться с вами, например, контактный номер.

✅ Совет! Вместо того чтобы добавлять данные о физическом адресе или расширять контактную информацию, добавить ссылку на Google Maps. Когда ваш адресат читает ваше письмо на смартфоне, он может легко перейти на Google Maps по указанной вами ссылке. Это идеально подходит для тех случаев, когда им нужно найти вас в спешке.

#4 Веб-сайт компании

Статистика показывает, что средний работник отправляет около 40 электронных писем в день людям из их список адресов электронной почты. Когда они рассылаются потенциальным клиентам, они могут стать отличной возможностью для продаж. Электронное письмо, которое они рассылают, является как бы посредником для привлечения трафика на ваш сайт. Добавьте ссылки и позвольте вашему сайту делать свою работу.

#5 Логотип компании

Если у вас есть логотип для вашего бизнеса, включите его в свою подпись к электронному письму. Логотип компании поможет сделать ваше письмо более профессиональным.

#6 Изображение

Ваша фотография придает вашему письму индивидуальность. Всегда лучше знать, как выглядит отправитель. Добавление визуального образа оживляет вашу подпись к электронному письму.

#7 Призыв к действию

Ваша подпись — идеальное место для добавления призывов к действию (CTA) в виде нижнего колонтитула с кликабельным элементом. Это может быть что угодно: от «ознакомьтесь с нашей последней статьей в блоге» до «закажите бесплатную демонстрацию». Используйте этот CTA как возможность привлечь клиентов и построить отношения.

#8 Ваше портфолио

Вы должны включить свое портфолио в подпись электронной почты, если вы графический дизайнер, UX-дизайнер, архитектор, писатель или занимаетесь любой другой работой, требующей демонстрации своих работ.

#9 Значки социальных сетей (необязательно)

Включение социальных страниц в электронные письма сотрудников превращает электронную подпись в мощный маркетинговый канал. Включите ссылки на ваши аккаунты в социальных сетях, будь то Twitter, LinkedIn или Instagram. Это поможет установить доверие и знакомство между вами и получателем (тем самым способствуя налаживанию контактов).

Примеры профессиональных подписей для электронной почты

Здесь представлены шаблоны подписей электронной почты, которые вы можете использовать для создания новой подписи для своего электронного письма. Используйте эти примеры в качестве показателей хорошо продуманной подписи электронной почты.

Пример 1: Базовая подпись для электронной почты

Давайте начнем с основ. Эта базовая подпись электронной почты идеально подходит для всех. Она проста, но при этом содержит всю самую необходимую информацию, которую должен содержать блок подписи электронной почты.

Пример 2: Подпись электронного письма с баннером

Использование баннеров для подписи электронной почты — это стратегическое решение, которое имеет свои плюсы и минусы. Это может быть умным способом привлечь внимание получателя, особенно если вы рады чему-то вроде презентации электронной книги. Однако это придает вес вашему сообщению и может отображаться неправильно.

Пример 3: Подпись электронной почты, повышающая узнаваемость бренда

Хорошо составленная подпись электронной почты может стать мощным инструментом для повышения узнаваемости бренда. Последовательно включая логотип, девиз и цвета вашего бренда, ваша электронная подпись служит продолжением вашего бренда. Кроме того, она помогает укрепить образ вашей компании в сознании получателя.

Пример 4: Подпись представителя отдела маркетинга в электронной почте

Менеджеры по маркетингу часто имеют сложные профессиональные подписи для электронной почты из-за разнообразия информации, которую им необходимо передать. Как правило, в подписях к электронным письмам содержатся ссылки на все возможные страницы в социальных сетях. Неудивительно, что социальные иконки — это простой способ поддерживать связь с получателем.

Пример 5: Профессиональная подпись к электронной почте, освещающая события

Если у вас намечается какое-то мероприятие, например, вебинар или семинар, вы можете использовать свою подпись к электронной почте для его рекламы. Добавление подробной информации о мероприятии — например, даты и времени — вместе со ссылкой для покупки билетов или регистрации — эффективный способ привлечь больше людей, заинтересованных в участии.

✅ Совет! Если вы настраиваете свои подписи к электронной почте для мероприятия, которое хотите прорекламировать, обязательно проверьте список перед рассылкой приглашений. Поддерживайте свой список адресов электронной почты в актуальном состоянии с помощью действительные адреса. Испытайте «Вышибалу.

С помощью Bouncer вы всегда будете отправлять электронные письма на реальные, действительные адреса электронной почты. Если адрес устарел, содержит опечатку или, скорее всего, является спам-ловушкамы пометим его для вас, чтобы вы могли удалить его.

Пример 6: Подпись к электронному письму, в которой отображаются награды

Подпись электронной почты также может стать отличным способом продемонстрировать свои достижения. Вы можете с гордостью продемонстрировать эти награды с помощью изображения или текстовой ссылки на статью о ваших успехах. Это, безусловно, повысит ваш авторитет и доверие к вам со стороны получателя.

Пример 7: Подпись к электронному письму с призывом к действию для блога

Если у вас есть регулярный бизнес-блог, его также можно включить в вашу подпись к электронной почте. Это отличный способ держать людей в курсе того, что происходит в вашей отрасли, и предоставлять им свежий контент каждый раз, когда они проверяют получаемые от вас электронные письма.

Пример 8: Чистый и простой шаблон подписи электронной почты

Этот базовый шаблон подписи электронной почты идеально подходит для тех, кто предпочитает минимализм в своем стиле общения. Место для логотипа (который может быть логотипом, теглайном или другими элементами брендинга) и контактной информации, эта подпись — идеальный выбор для любых целей.

Пример 9: Подпись электронной почты, удобная для мобильных устройств

Ваша подпись к электронному письму должна правильно отображаться на всех устройствах. К счастью, большинство почтовых клиентов автоматически подстраивают подпись под экран. Если вы хотите с самого начала разрабатывать подписи электронной почты с учетом мобильных устройств, вот пример. Если вы придерживаетесь вертикальной компоновки, все должно работать гладко.

Пример 10: Пример профессиональной подписи электронной почты

Руководители компаний должны иметь профессиональные подписи электронной почты, которые демонстрируют их профессионализм и авторитет. Эта подпись является идеальной отправной точкой для создания солидной подписи со всей необходимой контактной информацией.

Пример 11: Примеры подписей графического дизайнера по электронной почте

➡️ Вы можете найти много других шаблонов подписей в Canva liбригады.

Графическим дизайнерам часто приходится создавать визуальные образы, что делает их подпись под электронной почтой местом для демонстрации своих работ. Если вы графический дизайнер (или занимаетесь любой другой творческой работой) и хотите сделать свою подпись, не забудьте добавить в нее CTA портфолио.

Стильно завершите примеры подписей к письмам

Создание профессиональной подписи подобно брендингу — это важная часть вашего присутствия в Интернете, которая отражается на вашей репутации. Поэтому оформите свою электронную подпись так, чтобы она создавала отличное первое впечатление.

Кроме того, важно не просто установить свою подпись к электронному письму и забыть о ней. Почти 35% респондентов пересматривают свои бизнес-подписи только раз в несколько лет. Однако это не самая лучшая практика. Не уподобляйтесь им.

Поддержание подписи к электронному письму в актуальном состоянии помогает убедиться в том, что все сведения о вас и ваша контактная информация актуальны. Поэтому придерживайтесь перечисленных выше правил и регулярно обновляйте свою подпись. И тогда вы увидите результаты!

Примеры лучших подписей: Часто задаваемые вопросы

Существуют ли инструменты, которые могут помочь мне разработать лучшие профессиональные шаблоны подписей электронной почты?

Большинство основных почтовых клиентов, таких как Microsoft Outlook, Apple Mail или Gmail, позволяют создавать автоматические множественные подписи для другой почтовый ящик. Чтобы отредактировать существующую подпись или создать новую, зайдите в настройки электронной почты и выберите «подпись». Вы также можете создавать подписи электронной почты с помощью бесплатного генератора подписей электронной почты, например, HubSpot.

Каковы некоторые тенденции в области подписей к электронным письмам, о которых я должен знать?

Некоторые современные тенденции включают использование баннера для демонстрации логотипа компании или торгового предложения, включение личных штрихов, таких как личная фотография или рукописная подпись, и использование HTML-шаблонов для создания фирменной подписи электронной почты.

Как можно использовать подписи к электронным письмам для маркетинга по электронной почте?

Подписи к электронным письмам могут быть мощным инструмент для маркетинга включив ссылки на свой сайт или сайты социальных сетей. Вы также можете использовать свою электронную подпись для рекламы нового продукта или для того, чтобы поделиться с аудиторией актуальным контентом.

🚨 Маркетинговая кампания по электронной почте не имеет смысла, если вы отправляете свои письма по адресу недопустимые адреса электронной почты. Проводите чистку с Вышибала. Он очень прост в использовании, ультрабыстрый и обеспечивает наилучшее покрытие.

Каковы некоторые лучшие практики создания профессиональной подписи для электронной почты?

Сохраняйте простоту и удобочитаемость, включая только самые важные сведения, и используйте единое форматирование во всех подписях. Проверьте свою подпись в почтовом клиенте, чтобы убедиться, что она отображается правильно, и не включайте слишком много значков социальных сетей или призывов к действию, которые могут отвлекать от вашего сообщения.

7 Примеры формата электронной почты для предприятий

Опубликовано: 5 января 2023 г. Последнее обновление: 14 февраля 2023 г. Кевин Окасио In Small Business Operations0
Когда дело доходит до успешного ведения бизнеса, общение играет ключевую роль. Эффективное деловое общение требует не только ясности, но и использования соответствующих форматов электронной почты и правил этикета. В этой статье мы рассмотрим 7 различных примеров форматов электронной почты для бизнеса, которые помогут вам начать создавать профессиональные электронные письма, которые каждый раз приносят результаты. Давайте начнем!
Почему важен правильный формат электронной почты?
Профессиональные электронные письма в правильном формате важны для того, чтобы в вашей корреспонденции вы производили впечатление профессионального и заслуживающего доверия человека. Это помогает передать правильное сообщение, построить хорошие отношения с вашими контактами и поддерживать хорошую репутацию. Правильно отформатированное электронное письмо также может помочь сделать разговоры четкими, организованными и актуальными.

ПОДРОБНЕЕ: Как отозвать электронное письмо в Gmail
Чем официальный формат электронной почты отличается от неофициального формата электронной почты?
Официальный формат электронной почты, как правило, менее непринужденный, чем неформальный формат электронной почты. В официальном электронном письме вы должны использовать более профессиональный тон и избегать использования сокращений или сленга. Вам также следует избегать использования смайликов в официальных электронных письмах.
Каков правильный формат деловой электронной почты?
Написание деловой электронной почты следует определенному набору соглашений, которые отличают его от других типов письма. Следуя этим правилам, вы создадите безупречное и профессиональное впечатление, которое оценят ваши получатели. Давайте рассмотрим правильный формат деловой электронной почты и несколько советов, как сделать ваши электронные письма хорошо написанными и эффективными.
1. Профессиональный адрес электронной почты
Ваш адрес электронной почты должен быть профессиональным и легко запоминающимся. Избегайте использования псевдонимов или других непрофессиональных адресов. Вы можете создать отдельный адрес электронной почты, который будете использовать только для деловой переписки. Если у вашего бизнеса есть веб-сайт, ваш адрес электронной почты должен включать доменное имя вашей компании.
2. Тема письма
Тема письма должна быть четкой, краткой и по существу. Если возможно, используйте слова действия, такие как «Требуется действие» или «Важное объявление». Строка темы также может помочь получателю быстро понять цель письма. Обязательно избегайте общих тем, таких как «Привет» или «Привет», а также любых потенциальных спам-слов, таких как «бесплатно» или «реклама».
3. Открытие электронной почты
Ваше открытие должно быть четким и профессиональным. Начните с приветствия, такого как «Дорогой», за которым следует имя получателя. Если вы хорошо знаете человека, вы можете использовать его имя. В противном случае придерживайтесь более формального приветствия. Вступительная фраза также должна быть вежливой и сердечной, например: «Надеюсь, это электронное письмо дошло до вас».
4. Тело электронного письма
Тело вашего электронного письма должно быть кратким и упорядоченным. Разбейте содержимое на абзацы, каждый из которых имеет свою тему или идею. Используйте активный язык, такой как «Я предлагаю» или «Мы рекомендуем», когда это уместно, и избегайте использования длинных слов или фраз. Также важно избегать чрезмерно небрежного языка, такого как сленг или аббревиатуры.
5. Заключение по электронной почте
Эффективное заключение для вашего электронного письма должно обобщать основные моменты вашего сообщения и включать призыв к действию, например «пожалуйста, дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы», если это необходимо. Сделайте свое заключение по электронной почте кратким, вежливым и профессиональным. Это также может помочь включить заключительное приветствие или другое заявление.
6. Подписание электронной почты
Подписание электронной почты должно быть вежливым и профессиональным. Общие примеры включают «С уважением», «Спасибо» или «С наилучшими пожеланиями». При необходимости вы также можете включить подпись с контактной информацией.
7. Подпись электронной почты
Ваша подпись электронной почты должна включать ваше полное имя, должность, название компании и контактную информацию. Вы также можете добавить фотографию или логотип, если хотите еще больше персонализировать свою подпись.

ПОДРОБНЕЕ: Как отозвать электронное письмо в Outlook
Советы по профессиональному формату электронной почты
Деловые электронные письма должны соответствовать стандартному, профессиональному формату электронной почты, чтобы ваши сообщения были четкими и упорядоченными. Вот несколько дополнительных советов по созданию эффективных деловых писем:
Начните с цепляющей и актуальной темы
При написании профессионального электронного письма тема должна быть четкой и лаконичной, чтобы получатель знал цель письма. Это также может помочь использовать слова действия в строке темы, чтобы привлечь внимание.
Персонализируйте свою электронную почту
При написании профессионального электронного письма персонализация электронной почты с указанием имени получателя, должности или названия компании может помочь создать более значимую связь с получателем. Это особенно верно для электронных писем, отправленных нескольким людям.
Электронные письма должны быть краткими и содержательными
Деловые электронные письма должны быть краткими и содержательными. Избегайте использования длинных слов или фраз и избегайте ненужных деталей, которые могут запутать вашего читателя. Вы также должны по возможности делать электронные письма короткими, стремясь не более двух или трех абзацев.
Сделайте вашу электронную почту удобной для чтения
При написании деловой электронной почты используйте активный язык и короткие предложения. Вы также должны разбивать контент на абзацы, чтобы читателю было легче его просмотреть. Избегайте использования жаргона или технических терминов и используйте маркеры, чтобы читателю было легче быстро найти ключевые моменты.
Воздержитесь от использования сленга, сокращений и смайликов.
Деловые электронные письма должны быть профессиональными, поэтому сленг, сокращения и смайлики, как правило, неуместны. Избегайте их использования, если вы не уверены, что ваш получатель не поймет их неправильно. Избегайте сленга, такого как LOL, и экономно используйте смайлики. Сокращения, которых следует избегать, включают «не могу», «не буду» и «не должен».
Обратите внимание на тон
Тон вашего электронного письма должен отражать тип разговора, который вы бы вели лично. Тщательно выбирайте слова и избегайте гнева, агрессии или сарказма. Важно быть вежливым и профессиональным, даже если электронное письмо содержит негативную информацию.
Будьте добры, вежливы и благодарны
Ваши электронные письма всегда должны быть вежливыми и сердечными. Используйте такие слова, как «пожалуйста», «спасибо» и «любезно» в своих сообщениях, чтобы показать уважение. Вы также должны ценить время и усилия человека, особенно если он чем-то вам помогает.
Будьте общительны, энергичны и приятны
При написании деловой электронной почты важно быть общительным и энергичным. Используйте положительные слова, которые передают энтузиазм, и не забудьте указать свою контактную информацию, чтобы получатель мог легко связаться с вами.
Пункты упоминания из вашего предыдущего разговора
Если ваше электронное письмо является ответом на что-то, что получатель ранее сказал или спросил, обязательно включите конкретные моменты из вашего предыдущего разговора. Это поможет показать получателю, что вы обратили внимание на его мысли и проблемы. Это также поможет освежить память получателя и облегчить ему понимание того, что вы говорите.
Завершить призывом к действию
Заканчивая профессиональное электронное письмо, обязательно включите в него призыв к действию. Это может быть просьба к получателю высказать свое мнение, внести свой вклад или оставить отзыв о чем-то, что вы упомянули в своем электронном письме. Это также может быть приглашение к определенному действию. Что бы это ни было, убедитесь, что ваш призыв к действию понятен и понятен получателю.
Используйте профессиональную подпись электронной почты
Как упоминалось ранее, ваша подпись электронной почты должна включать ваше имя, должность и контактную информацию, а также фотографию или логотип, если хотите. Это поможет создать у получателя более профессиональное впечатление, что важно при отправке деловых писем. Кроме того, вам следует подумать о том, чтобы включить профессиональный отказ от ответственности в свою подпись электронной почты в целях конфиденциальности и в юридических целях. Это поможет защитить вас и вашего получателя.
Приложите сопроводительное письмо или другой соответствующий файл
Если у вас есть соответствующие документы, которые вы хотите приложить к своим электронным письмам, например, сопроводительное письмо или резюме, обязательно прикрепите их. Это поможет показать, что вы проявляете инициативу и проявляете инициативу. Только не забудьте перед отправкой убедиться, что ваши вложения не содержат вирусов.
Внимательно проверяйте электронные письма перед отправкой
Перед отправкой корпоративного электронного письма рекомендуется проверить его на наличие грамматических, орфографических и пунктуационных ошибок. Обратите особое внимание на любые инструкции или запросы, которые вы включаете в электронное письмо, так как важно, чтобы они были точными и четкими. Иногда полезно прочитать электронное письмо вслух перед отправкой, так как это может помочь вам обнаружить любые ошибки.
Немедленно отвечайте на все электронные письма
Хотя это не обязательно должно быть сделано в течение нескольких минут, вы должны сделать все возможное, чтобы оперативно отвечать на все электронные письма. Это покажет получателю, что вы уважаете его время и цените его вклад. Это также поможет развить прочные рабочие отношения с вашими коллегами и клиентами.

ПОДРОБНЕЕ: 50 Примеры приветствий голосовой почты для бизнеса
Как создать профессиональную электронную почту?
Профессиональное электронное письмо должно иметь четкую цель и не содержать грамматических или орфографических ошибок.
Первый шаг — определить цель письма. Вы пытаетесь назначить встречу, представиться потенциальному клиенту или поблагодарить кого-то за его работу?
Как только вы узнаете цель письма, вы можете приступить к его созданию. Говорите лаконично и ясно, избегайте сленга и неформальной лексики.
Также важно проверять электронную почту перед отправкой, чтобы не допустить опечаток или ошибок. Если вы потратите время на тщательное составление своего профессионального электронного письма, вы обязательно произведете отличное впечатление.
Из каких четырех частей состоит официальное электронное письмо?
Четыре части официального электронного письма: строка темы, приветствие, текст сообщения и подпись.
Тема сообщения должна быть краткой и по существу. Это должно дать читателю представление о том, о чем письмо.
Приветствие или приветствие должны обращаться к читателю по имени или должности. Тело сообщения — это место, где вы будете писать свое электронное письмо. Обязательно проверьте свое сообщение перед отправкой.
Подпись содержит ваше имя, должность и контактную информацию. Это позволяет получателю узнать, с кем он разговаривает и как он может связаться с вами.
Envato Elements 1
В этом руководстве Exclaimer смотрит на значение профессиональные подписи электронной почты и предлагает советы по тому, как выделить их в почтовом ящике получателя. Правильно разработайте эти ключевые элементы, и вы всегда будете профессионально представлять свой бренд и расширять охват своих маркетинговых усилий и обратной связи.
Что такое подпись электронной почты?
Подпись электронной почты — это блок текста, изображений и ссылок, который автоматически появляется в конце сообщений электронной почты в качестве подписи отправителя.
Электронная подпись предоставляет получателю личную и контактную информацию отправителя, сведения о компании и ряд дополнительных мультимедийных или маркетинговых материалов.
Электронные подписи — это мощные и эффективные инструменты, которые позволяют профессионалам передавать важную информацию кратко и ненавязчиво. Они не только содержат ключевую личную информацию, но также обеспечивают рекламную недвижимость и маркетинговую ценность, не вызывая спам-фильтров и не перегружая аудиторию.
Зачем нужна подпись электронной почты?
Подписи электронной почты важны, поскольку они обеспечивают полномочия для сообщений электронной почты, уточняя учетные данные отправителя и сообщая ценную контактную информацию. Профессиональный блок электронной подписи действует как электронная визитная карточка 21 века.
Для тех, кто готов потратить время и ресурсы на преобразование своих электронных подписей, они могут действовать как нечто большее, чем просто способ передачи основной контактной информации. Эффективные подписи электронной почты также могут продвигать идентичность вашего бренда, предоставлять важный маркетинговый контент и обеспечивать соблюдение правовых норм.
Но как именно предприятия могут получить эти преимущества?
Что включить в профессиональную подпись электронной почты

Убедитесь, что все контактные данные актуальны и верны.
Сохраняйте узнаваемость бренда с помощью корпоративного логотипа и фирменного стиля.
Позвольте получателям быстро назначать встречи с ссылкой на календарь встреч.
Включите медийный баннер для продвижения ключевых кампаний, событий и тактических предложений.
Используйте соответствующий отказ от ответственности по электронной почте для соблюдения требований законодательства.
Получайте информацию о клиентах с помощью кнопок обратной связи одним нажатием.
Продемонстрируйте надежность с помощью сертификатов и наградных логотипов.
Ссылка на аккаунты в социальных сетях.
Используйте правильные форматы подписи электронной почты
Профессиональная подпись электронной почты должна быть привлекательной, но простой. Он должен содержать ключевую личную и деловую информацию, включая контактные данные, ссылки на веб-сайты и другие ценные материалы.

Предприятия также должны учитывать визуальные элементы своих электронных подписей, включая логотипы и баннеры, а также сигналы доверия, такие как сертификаты, награды и правовая оговорка.
Лучшие примеры подписи электронной почты состоят из множества жизненно важных компонентов. Все это работает вместе, чтобы предложить компаниям любого размера множество возможностей для маркетинга и обратной связи.
Давайте теперь рассмотрим каждый компонент по отдельности, чтобы понять, как их следует использовать в профессиональной электронной подписи.
1. Убедитесь, что все контактные данные актуальны и верны.
Контактные данные являются основой любой профессиональной электронной подписи.
Все деловые сообщения электронной почты должны содержать минимум стандартных атрибутов контакта, которые легко читаются. Затем вы можете дополнить их дополнительными элементами, такими как родовые местоимения, часы работы и т. д.
Какие контактные данные необходимо указать?
Имя и фамилия работника. Вы будете удивлены, узнав, как много людей считают использование псевдонима допустимым. Более 30% подписей деловых писем даже не содержат имени.
Должность. Это позволяет получателям узнать, с кем они имеют дело. Они могут полагаться на ваши должности, чтобы понять структуру вашей организации и то, как она работает.

Название компании. Указать название вашей компании в подписи корпоративного электронного письма несложно. Это можно сделать с помощью обычного текста, но вместо этого мы рекомендуем использовать ваш корпоративный логотип.
Номер телефона. Это должен быть основной номер, по которому можно связаться с сотрудником, будь то стационарный или служебный мобильный телефон.
Адрес электронной почты. Некоторые почтовые клиенты, такие как Outlook и Gmail, используют отображаемые имена, а не адреса электронной почты. Таким образом, при пересылке электронной почты получатель может видеть только «Джон Смит» или «Сара Грин», а не фактический адрес. Мы рекомендуем вам указать свой адрес электронной почты в подписи и связать его со ссылкой «mailto:». Получатель может щелкнуть ссылку, чтобы отправить электронное письмо.

URL-адрес веб-сайта. Добавление ссылки на веб-сайт вашей компании — отличный способ получить дополнительный интернет-трафик, особенно если учесть, сколько писем ваша организация отправляет ежедневно.
Использование фотоизображений для гуманизации переписки по электронной почте
Создание корпоративной электронной подписи с фотоизображением может помочь повысить профессионализм и доверие получателей.
Популярность личных фотографий в социальных сетях говорит о том, что письменная коммуникация имеет смысл.
Вы можете включить фотографию во внутреннюю электронную подпись, внешнюю или и то, и другое — решать вам!
Как использовать изображения в подписях электронной почты
Личные изображения могут быть мощным средством связи с получателем. Вот как их можно использовать эффективно и профессионально:
Высокое качество относится к качеству изображения, которое должно быть с высоким разрешением, и к самому изображению. Профессиональные подписи электронной почты — это не место для фотографий с вечеринок или социальных снимков — вместо этого включите профессиональные портреты.
Последовательный дизайн — профессиональные подписи должны быть минимальными, четкими и последовательными по дизайну, включая личные изображения. Это означает форматирование изображения в форме, которая сочетается с более широким дизайном — часто это квадратный портрет 1 × 1.

Дружелюбный и доступный — изображения подписи электронной почты должны приглашать получателя продолжить разговор. Выстрел в голову с теплой улыбкой поощряет заинтересованность в сравнении с хмурым взглядом или дрянной ухмылкой.
Цитаты из подписи электронной почты
Включение любимой вдохновляющей цитаты в подпись электронной почты может эффективно добавить индивидуальности, вызвать разговор и даже передать информацию.
Цитаты — это популярное дополнение к личным подписям электронной почты. Просто не забудьте сделать цитату профессиональной — подумайте о лидере отрасли, эксперте или уважаемой фигуре.
Их можно разместить на пустом месте под контактной информацией отправителя и ссылками на социальные сети.
Призывы к действию
Призывы к действию (CTA) могут быть включены как часть профессиональной электронной подписи, например ссылки на социальные сети и веб-сайты, опросы обратной связи или маркетинговые ресурсы, такие как видео или коммерческие ссылки.
Ключом к убедительному призыву к действию в электронной подписи является четкое объяснение того, что нужно сделать пользователю, и поощрение его привлекательными изображениями или стимулирующим текстом.
Это может быть узнаваемый логотип Instagram, который, как знает получатель, перенесет его в галерею изображений, или рекламный текст, такой как «ЭКСКЛЮЗИВНОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ ПО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ: ПОЛУЧИТЕ 25% СКИДКУ НА ВАШ ЗАКАЗ».
2. Используйте фирменный логотип и брендинг
Изображения играют важную роль в репутации любой организации. Последовательность и знакомство имеют решающее значение для идентичности компании; всегда помните, что подписи электронной почты компании должны соответствовать правилам вашего бренда.
Большинство компаний тратят много времени на разработку своего бренда и вывод его на рынок. Профессиональные блоки подписи электронной почты отражают ваш бренд так же, как и любые другие фирменные материалы.
В лучших примерах профессиональных подписей электронной почты будут использоваться корпоративные правила бренда, чтобы передать профессионализм бренда компании. Затем брендинг подписи электронной почты может повысить узнаваемость бренда вашей организации, в основном за счет использования вашего корпоративного логотипа.
3. Позвольте получателям быстро назначать встречи со ссылкой на календарь встреч
Добавление специальных ссылок календаря в вашу профессиональную подпись электронной почты предлагает получателям простой способ планировать встречи и демонстрации вместе с вами.
Все, что им нужно сделать, это щелкнуть ссылку расписания и выбрать удобное для них время. Это позволяет избежать длительных разговоров по электронной почте и значительно упрощает планирование вашего времени.
Кроме того, привязавшись к своему календарю, вы можете сообщить людям о своем рабочем времени. Это можно использовать, чтобы ваша деловая подпись электронной почты всегда давала точную и полезную информацию вашим деловым контактам.
Профессиональные электронные подписи представляют собой ценную возможность продвигать маркетинговые материалы без риска попасть в спам-фильтры. Это достигается с помощью привлекательных баннеров с подписями по электронной почте, которые сочетают в себе привлекательный визуальный дизайн и привлекательную рекламную копию.
Средняя часть профессионального шаблона подписи электронной почты — идеальное место для размещения графического баннера. Здесь вы можете дать четкий призыв к действию, чтобы получить доступ к новому контенту, такому как официальные документы, выделить специальные предложения, получить доступ к эксклюзивным скидкам и т. д.
Еще лучше то, что клики по электронной почте бесплатны — в отличие от многих других маркетинговых каналов.
Как использовать баннер подписи электронной почты?
Всегда стремитесь к простоте дизайна . Баннер обычно помещается ниже контактных данных, поэтому он, естественно, имеет вес и доверие. Других отвлекающих факторов для заинтересованного читателя не будет. Вы можете смягчить интенсивность дизайна, чтобы ваше сообщение было более эффективным.
Рассмотрите возможность изменения сообщения баннера для разных команд . Например, потенциальные покупатели могли увидеть специальное вводное предложение, а региональный офис мог рекламировать местное мероприятие. Вы также можете рассказать о потенциальных возможностях дополнительных или перекрестных продаж. Коммерческое сообщение будет предлагаться, а не навязываться или навязываться.
Используйте рекламные баннеры, чтобы информировать сотрудников о последних внутренних сообщениях . Примеры включают внутренние вакансии, обучение, спонсируемое компанией, корпоративные мероприятия и общие напоминания в офисе. Затем сотрудники будут пассивно читать и обрабатывать сообщение, не чувствуя необходимости предпринимать немедленные действия.
Убедитесь, что ваши баннеры не устареют . Лучшие примеры подписей электронной почты являются частью интегрированных маркетинговых кампаний, поэтому не продолжайте продвигать рекламные акции с истекшим сроком действия и не используйте баннеры, которые больше не соответствуют рекомендациям вашего бренда.
Следите за ними так же, как и за любыми другими маркетинговыми активами.
Отслеживание их эффективности . Добавьте код отслеживания или параметры UTM к URL-адресу, который вы встраиваете в баннер электронной почты. Это поможет вам понять вовлеченность клиентов и конверсию с помощью аналитической платформы. Затем вы можете количественно оценить заинтересованность ваших контактов в вашем профессиональном контенте подписи электронной почты и вероятность того, что они перейдут на индивидуальный уровень. Затем эту информацию можно использовать для продвижения успешных проектов и призывов к действию вместо менее эффективных альтернатив.

5. Используйте соответствующий отказ от ответственности по электронной почте для соблюдения законодательства
Заявление об отказе от подписи электронной почты — это юридическая копия, включенная в подписи электронной почты и обычно в нижней части подписи, чтобы защитить отправителя от любых юридических последствий, связанных с тем, как получатель использует содержание электронной почты.
Часто здесь компании также указывают свои юридические данные, такие как название компании, адрес зарегистрированного офиса и регистрационные данные компании.
Несмотря на то, что отказ от ответственности остался с первых дней существования электронной почты, для многих организаций он по-прежнему является вопросом законной и безопасной работы.
Использование отказа от ответственности по электронной почте обычно означает:
Конкретное содержание любого текста отказа от ответственности зависит от того, куда и когда направляются ваши электронные письма.
Разделы каждого заявления об отказе от ответственности могут требовать определенного уровня персонализации, например фактического имени отправителя, для полного соответствия определенным правилам.
Рекомендации по отказу от ответственности в электронной почте
Поместите заявление об отказе от ответственности отдельно от остальной части подписи после логотипа и отображаемого баннера.
Убедитесь, что шрифт заявления об отказе от ответственности мелкий. Никто не хочет, чтобы их электронная почта была заполнена массивным текстовым блоком.
6. Получайте информацию о клиентах с помощью кнопок обратной связи одним нажатием
Превратить профессиональную электронную подпись в канал обратной связи с клиентами и маркетинговый канал очень просто.
Вы можете получить ценную информацию о клиентах, добавив простые кнопки обратной связи одним нажатием в свой профессиональный шаблон подписи электронной почты.
Как использовать опрос в электронной подписи?
Добавить интуитивно понятный и неинвазивный опрос клиентов к профессиональным подписям электронной почты очень просто. Обычно они имеют шкалу счастья или удовлетворенности, а кнопки представлены в виде универсальных значков, таких как смайлики или звездочки.
Одним нажатием кнопки клиенты могут оставить важный отзыв. Эти кнопки могут направлять клиентов на разные целевые страницы для добавления дополнительных комментариев.
Как и в случае со всеми другими элементами подписи корпоративной электронной почты, убедитесь, что эти кнопки опроса не слишком велики и не отвлекают. Они должны быть незаметными, но достаточно заметными, чтобы люди захотели на них кликнуть.
7. Продемонстрируйте доверие с помощью сертификатов и логотипов наград
Корпоративные сертификаты и награды компании в профессиональных подписях электронной почты часто представляют ценность, но ими необходимо правильно управлять и использовать их.
Добавление личных достижений в подписи электронной почты позволяет сотрудникам громко заявлять о своем опыте и повышает их моральный дух.
То же самое верно и в случае получения отраслевой награды. Это говорит получателям, что вы лучший в своем деле и что ваша отрасль признала вас.
Создание профессиональных примеров подписи электронной почты, которые активно продвигают награды, означает, что их увидят тысячи получателей, тем самым увеличивая их известность.
После имени отправителя и контактной информации добавьте в баннер логотипы или значки, которые подчеркивают его достижения, — таким образом, вы утонченно и ненавязчиво добавляете авторитета сообщениям электронной почты.
Наконец, используйте корпоративные подписи электронной почты, чтобы продвигать свои профили в социальных сетях и свой последний контент тем, у кого больше всего шансов связаться с ним — тем, кто читает ваши корпоративные электронные письма.
Объединение учетных записей социальных сетей с подписями электронной почты — отличный способ бесплатно получить множество новых поклонников, расширить охват ваших маркетинговых кампаний и повысить лояльность ваших клиентов.
Ссылки на социальные сети — это бесплатные маркетинговые инструменты. Включите в свою подпись небольшие узнаваемые значки социальных сетей под контактными данными, чтобы направлять пользователей на предпочитаемый ими канал одним нажатием кнопки.
Как профессиональные подписи электронной почты и профили в социальных сетях работают вместе?
Подписи электронной почты сильно зависят от ситуации. Получатель уже думает о вашей компании, когда читает ваше письмо. Это означает, что они, вероятно, могут потратить несколько минут, чтобы просмотреть ваши профили в социальных сетях, как только они закончат.
Социальные сети — мощный инструмент, часто предоставляющий самую актуальную информацию о вашей компании. Связав свои профили с подписями электронной почты, вы легко будете держать своих самых важных клиентов в курсе.
Предложите получателям еще один способ связи с вашей компанией. Люди с большей вероятностью будут взаимодействовать с вашим брендом в социальных сетях, если у них уже есть отношения с вами. Таким образом, ссылки в вашей профессиональной подписи электронной почты можно использовать в качестве тонкого пути взращивания потенциальных клиентов, который может работать лучше, чем таргетинг на них с помощью рекламы и сообщений электронной почты.
Однако вы должны убедиться, что социальный контент, на который вы ссылаетесь, актуален и актуален. Не добавляйте ссылки на учетные записи, которые вы больше не используете. Получатели хотят читать только актуальный и актуальный контент, поэтому добавление ссылок на неактивные профили в социальных сетях тратит их время.
9. Используйте правильный формат электронной подписи. контексты и аудитория.
Каждый аспект корпоративной электронной подписи может быть адаптирован в соответствии с выбранной формальностью, аудиторией и отраслью. Простая настройка размещения функций для приоритизации ключевых сообщений, таких как контактные данные или ссылки для записи на встречу, или размер и размещение изображений и значков могут привлечь разных получателей.
Использование профессиональных шаблонов подписей электронной почты в вашей компании
Подписи электронной почты также могут сыграть важную роль, помогая сотрудникам соответствовать уникальным отраслевым ожиданиям или требованиям законодательства.
Например, те, кто обрабатывает важные или конфиденциальные данные, могут использовать подписи электронной почты, чтобы включать региональные правовые оговорки. Они используются для защиты бизнеса от последствий несоблюдения правил обработки данных, таких как HIPAA, GDPR или CCPA.
Точно так же подписи электронной почты компании могут использоваться для продвижения экологических усилий компании. Зеленые нижние колонтитулы подписи электронной почты — это строки текста, которые передают эко-учетные данные отправителя и призывают получателя не распечатывать электронное письмо или любые вложенные документы. Они особенно ценны для лиц, занимающих этические или экологические должности, таких как менеджеры SHEQ.
Помимо правил, подписи электронной почты представляют собой ценную недвижимость для ролей в продажах, маркетинге и многом другом. Включение высококачественных изображений и видео в подписи электронной почты позволяет менеджерам по продажам и маркетингу демонстрировать продукты и предоставлять рекламные материалы в легкодоступном и ненавязчивом формате заинтересованной аудитории.
Теперь, когда вы увидели, что входит в профессиональную подпись электронной почты, вы можете приступить к созданию своей собственной. Вот несколько примеров подписи электронной почты, которые могут вас вдохновить:
Пример подписи электронной почты менеджера по маркетингу
Этот пример профессиональной подписи электронной почты не просто продвигает организацию, в которой работает этот менеджер по маркетингу. Он также демонстрирует ее как личность с четкой фотографией в голову и ссылкой на встречу, чтобы договориться о встрече с ней.
Пример электронной подписи руководителя отдела маркетинга
Как специалист по маркетингу, ваша электронная подпись должна демонстрировать сильный, последовательный брендинг и включать ссылки на другие маркетинговые каналы. Этот пример подписи электронной почты включает значки социальных сетей, которые помогут увеличить базу подписчиков компании.
Пример электронной подписи менеджера по продажам
Работая в сфере продаж, вы хотите предоставить клиентам как можно больше возможностей для ведения бизнеса с вами. Если вы проводите специальную акцию, ваш шаблон подписи электронной почты — отличное место для продвижения ее среди максимально широкой аудитории.
Пример подписи руководителя отдела продаж по электронной почте
Всегда хорошо, если вы являетесь главой отдела. В этом примере подписи электронной почты сотрудник помещен на передний план и в центре, используя профессиональную фотографию головы.
Пример электронной подписи генерального директора
Как генеральный директор вы являетесь лицом компании, которой управляете. Вот почему вы должны использовать профессиональную подпись электронной почты, чтобы продемонстрировать себя. Любые дополнительные маркетинговые сообщения также будут иметь дополнительный вес из-за вашей позиции.
Пример подписи основателя электронной почты
В приведенном выше примере подписи электронной почты используется мощный выстрел в голову, чтобы очеловечить их разговоры. Он также использует простой, чистый брендинг, который не перегружает получателя.
Пример подписи автора по электронной почте
Если вы являетесь автором, желающим прорекламировать выпуск своей последней книги, профессиональная подпись по электронной почте — это идеальный канал для знакомства с новыми деловыми контактами. Добавление ссылок на вашу работу может увеличить количество конверсий с каждым отправленным вами электронным письмом.
Пример подписи электронной почты разработчика программного обеспечения
Этот простой дизайн предоставляет различную контактную информацию. Он также включает четкий призыв к действию, побуждающий людей подписаться на информационный бюллетень компании.
Пример подписи электронной почты менеджера по продукту
Поскольку устойчивое развитие играет более важную роль в надлежащем корпоративном управлении, ваша электронная подпись может использоваться для предоставления дополнительных экологичных сообщений. Этот пример подписи электронной почты спрашивает людей, нужно ли им распечатывать это электронное письмо.
Пример электронной подписи специалиста по мероприятиям
Всякий раз, когда ваша компания выигрывает награду, вы должны убедиться, что ваша электронная подпись активно ее продвигает. Затем вы можете дать гиперссылку на любое изображение награды, которое вы используете, чтобы предоставить получателям больше информации.
Использование анимированных GIF-файлов в подписях электронной почты может оказаться привлекательным и эффективным. Однако многие сотрудники опасаются, что анимированные функции будут выглядеть непрофессионально в почтовых ящиках получателей.
Хотя существуют примеры непрофессиональных анимированных GIF-файлов, которым не место в корпоративных коммуникациях, это не означает, что их нельзя успешно развертывать.
Что нужно и что нельзя делать с анимированной подписью электронной почты
Во-первых, мы рассмотрим атрибуты, которых следует избегать при добавлении анимированных GIF-файлов в подписи электронной почты.
Сюда входят сложные или нерелевантные GIF-файлы, которые не связаны с сотрудником или бизнесом и могут отвлечь внимание от цели электронного письма или корпоративного сообщения.
Также важно помнить, что анимированные GIF-файлы могут увеличить размер электронного письма. Это может вызвать проблемы со скоростью загрузки и даже увидеть электронные письма, попавшие в спам-фильтры.
Некоторые поставщики услуг электронной почты, например некоторые настольные версии Outlook, не поддерживают анимацию в сообщениях электронной почты, что означает, что GIF может вообще не отображаться. Таким образом, риск не всегда стоит вознаграждения, когда анимированный элемент имеет решающее значение, например, логотип компании.
Однако при осторожном и внимательном использовании у анимированных GIF-файлов в подписях электронной почты есть множество преимуществ. Анимированные элементы не только привлекательны и стильны, но и демонстрируют репутацию компании как ловкого оператора. Это особенно ценно для современных цифровых или дизайнерских компаний.
Точно так же анимированные GIF-файлы обеспечивают дополнительную маркетинговую ценность по сравнению со статическими изображениями. Они обеспечивают более подробную информацию и платформу для бизнеса, чтобы рассказывать истории с помощью коротких клипов.
Чтобы получить эти преимущества, компании должны делать свои анимированные GIF-файлы короткими, последовательными и релевантными. Они должны быть достаточно короткими, чтобы избежать проблем с загрузкой, и в то же время оставаться фирменными с остальным дизайном подписи электронной почты, включая логотип и цветовую палитру бренда.
Анимация также должна соответствовать письму — например, анимированный логотип бренда, короткое видео с профилем компании или демонстрация продукта. Профессиональные электронные письма не должны содержать анимацию, не относящуюся к бренду, например мультфильмы, личные видео или шутки.
Резюме
Электронные подписи представляют собой замечательную возможность стимулировать деловые разговоры и взаимодействие, продвигать маркетинговые материалы, привлекать трафик на ключевые страницы или каналы социальных сетей и многое другое.
С таким количеством функций, которые необходимо учитывать, и потенциальными преимуществами для бизнеса, мы обобщили наши ключевые моменты в полезном контрольном списке ниже:
Блоки подписи электронной почты имеют большую ценность, чем просто предоставление контактной информации.
Включайте только важную контактную информацию.
Оживите профессиональные подписи электронной почты, добавив централизованно управляемые фотографии пользователей.
Повышайте узнаваемость бренда с помощью логотипа вашей компании.
Используйте рекламные баннеры для демонстрации маркетинговых кампаний, отзывов, событий или специальных предложений.
Получите новых подписчиков, продвигая свои каналы в социальных сетях.
Позвольте получателям планировать встречи и демонстрации с помощью специальной ссылки в календаре.
Соблюдайте международное законодательство об электронной почте, включив соответствующее заявление об отказе от ответственности.
Повысьте доверие, указав на недавние награды и сертификаты компании.
Получите ценную информацию о клиентах с помощью кнопок обратной связи одним нажатием.
Начните создавать свой собственный профессиональный шаблон подписи электронной почты
Итак, теперь вы понимаете, что должно входить в ваш корпоративный шаблон подписи электронной почты. Пришло время начать строить один. Следуйте нашим пошаговым инструкциям ниже, и у вас будет профессиональный фирменный дизайн подписи электронной почты в кратчайшие сроки.
Для каждого поставщика услуг электронной почты требуется уникальный процесс настройки для добавления, редактирования и управления подписями электронной почты. Выберите соответствующее руководство ниже:
Microsoft
Office 365 (теперь Microsoft 365)
Обмен 2019, 2016 и 2013
Обмен 2010
Обмен 2007
Прогноз на 2019 и 2016 годы
Перспективы 2013 и 2010
Outlook 2007
Outlook. com
Google
G Suite (теперь Google Workspace)
Gmail
Мобильный
iOS (iPhone и iPad)
Андроид
Другое
Маки
Почта Yahoo
Windows 10/11
Чтобы узнать о других советах и советах о том, как сделать профессиональную подпись электронной почты, ознакомьтесь с нашими 17 рекомендациями и рекомендациями по подписи электронной почты.
Почему вам необходимо централизованно управлять блоками подписей электронной почты
Вы не можете создавать профессиональные подписи электронной почты для всех пользователей, если не можете их контролировать. От орфографических ошибок до устаревших отображаемых баннеров, если одна команда не имеет полного контроля, управление подписями электронной почты может превратиться в кошмар.