Как правильно писать электронную почту примеры: Как правильно подписывать адрес электронной почты?

«В почте» или «на почте», как правильно?

Слова «на почте» и «в почте» упо­треб­ля­ют­ся в зави­си­мо­сти от смыс­ла контекста.

Прежде чем опре­де­лить, какое сло­во выбрать «на почте» или «в почте», выяс­ним, что «поч­та» — это мно­го­знач­ное сло­во. В рус­ском язы­ке им обозначают

1. учре­жде­ние, зани­ма­ю­ще­е­ся пере­сыл­кой и достав­кой кор­ре­спон­ден­ции и посылок;
2. поме­ще­ние, в кото­ром обра­ба­ты­ва­ют поч­то­вые отправления;
3. кор­ре­спон­ден­ция;
4. уст­ная пере­да­ча сообщений.

Слово «поч­та» в фор­ме пред­лож­но­го паде­жа может иметь как пред­лог «в», так и пред­лог «на».

На почте рабо­та­ет моя одно­класс­ни­ца Вера.

В почте ско­пи­лось мно­го уведомлений.

На почте

В совре­мен­ном рус­ском язы­ке суще­ству­ют парал­лель­ные фор­мы пред­лож­но­го паде­жа слов с пред­ло­га­ми «в» и «на»:

• узнать (на чём?) на почте и поис­кать (в чём?) в почте;
• рабо­тать на дому — при­брать в доме.

Исторически это свя­за­но с суще­ство­ва­ни­ем мест­но­го паде­жа суще­стви­тель­ных, фор­мы кото­рых в совре­мен­ной мор­фо­ло­гии рус­ско­го язы­ка при­со­еди­ни­лись к пред­лож­но­му падежу.

Предложный падеж с пред­ло­гом «на» упо­треб­ля­ет­ся в речи, если  име­ет зна­че­ние места, а так­же обо­зна­ча­ет зда­ние, поме­ще­ние или отделение:

• слу­жить на почте;
• рабо­тать  на заводе;
• сидеть на стадионе;
• полоть на огороде;
• заго­рать на пляже;
• жить на даче.

Если будем гово­рить о посыл­ке кор­ре­спон­ден­ции, о посе­ще­нии госу­дар­ствен­но­го учре­жде­ния, то упо­тре­бим сло­во­фор­му суще­стви­тель­но­го с пред­ло­гом «на»

На почте сего­дня я отпра­вил телеграмму.

На почте мож­но опла­тить ком­му­наль­ные услуги.

К сожа­ле­нию, ваше пись­мо уте­ря­но на почте.

В почте

Если речь идет непо­сред­ствен­но о кор­ре­спон­ден­ции, то упо­тре­бим фор­му пред­лож­но­го паде­жа с пред­ло­гом «в».

В почте ока­за­лось несколь­ко реклам­ных брошюр.

«В электронной почте» или «на электронной почте»?

Чтобы выбрать пра­виль­ную предложно-именную кон­струк­цию, опи­ра­ем­ся на смысл выска­зы­ва­ния и на неко­то­рые грам­ма­ти­че­ские условия.

С раз­ви­ти­ем ком­пью­тер­ных тех­но­ло­гий у каж­до­го из нас появил­ся поч­то­вый ящик и, соот­вет­ствен­но, элек­трон­ная почта.

А как ска­зать пра­виль­но при­ме­ни­тель­но к полу­че­нию этой корреспонденции:

«в элек­трон­ной почте» или «на элек­трон­ной почте»?

В этом сло­во­со­че­та­нии речь идет о полу­че­нии писем, уве­дом­ле­ний, рас­сы­лок, то есть о непо­сред­ствен­ной кор­ре­спон­ден­ции, а не о месте или учреждении.

Обратим вни­ма­ние, что меж­ду пред­ло­гом и суще­стви­тель­ным име­ет­ся опре­де­ле­ние в виде при­ла­га­тель­но­го. Это колос­саль­ная грам­ма­ти­че­ская под­сказ­ка для пра­виль­но­го выбо­ра предлога.

Сравним:

• лежать на сне­гу — в пуши­стом снеге;
• сидеть на озе­ре  — купать­ся в глу­бо­ком озере.

Соответственно пра­виль­но ска­жем «в элек­трон­ной почте», как и

• пере­дать при­вет в письме;
• про­чи­тать в телеграмме;
• сооб­щить в уведомлении.

Согласно мор­фо­ло­ги­че­ской нор­ме рус­ско­го лите­ра­тур­но­го язы­ка в выра­же­нии «в элек­трон­ной почте» упо­треб­ля­ет­ся фор­ма пред­лож­но­го паде­жа суще­стви­тель­но­го с пред­ло­гом «в».

Примеры

В моей элек­трон­ной почте ско­пи­лось мно­го лиш­них рассылок.

Поищу в элек­трон­ной почте при­слан­ное нака­нуне уве­дом­ле­ние об опла­те телефона.

Чего толь­ко нет в элек­трон­ной почте!

Скачать ста­тью: PDF

7 способов написать короткую тему письма

«Это письмо получилось таким длинным потому,

что у меня не было времени написать его короче».

Блез Паскаль

Самое первое для email-рассылок, о чём трубят все копирайтеры и email маркетологи — тема письма. Это один из важных элементов, которые будут влиять на открытие писем и первое впечатление клиента.

Как можно сделать тему письма короткой?

Мы часто читаем и рассказываем о том, что тема должна быть короткой, на столько короткой, чтобы не терялась главная мысль. Давайте попробуем экспериментировать вместе на примерах из моей почты.

1. Писать и переписывать

Основная проблема при написании темы —  не найти нужных слов, но ещё большая проблема — быть кратким и выразить ту же мысль меньшим количеством слов. Конечно, ваш прехидер может подстраховать тему, кратким дополнением или пояснением, но лучше постараться основную мысль уместить в тему. Тема до 50 символов удобна для восприятия на мобильных устройствах — она обходит ловушки почтовиков, отсекающих часть темы.

Вы можете использовать такой способ: написать большое предложение, отвечающее на вопрос «о чём это письмо?», а затем убрать незначительные детали и подробности. На основе этого предложения вам будет проще подбирать эмоциональные слова и синонимы.

Когда несколько вариантов темы готовы — дайте прочитать их своим коллегам или близким — они избавят вас от излишних сомнений и подскажут, какая лучше.

2. Раскрывать одну тему

Этот пункт тесно связан с первым. Если вы охватываете в одном письме много вопросов — не нужно обо всех писать в теме. Акцентируйте внимание на одной главной мысли, тем самым и тема будет короче.

«ВАЖНО: Шенген изменил правила въезда. Дешёвые направления для ноябрьских праздников. Как провести школьные каникулы? Хэллоуин: 6 жутких идей»

В письме охватывается сразу четыре вопроса, но лучше оставить в теме только самое важное:

«ВАЖНО: Шенген изменил правила въезда»

Создавайте красивые письма

Начать сейчас!

3. Подружиться с синонимами

Мы часто используем определенные слова только потому, что привыкли к ним. Может быть, выйти за рамки привычных слов и выражений, найдя более короткие синонимы? Например:

• В прошлом году
  В 2012 году (меньше на 4 символа)
   
• Несколько
  Пара (5 символов)
   
• Приобретайте
  Купите (меньше на 6 символов)
   
• Принимайте участие
  Участвуйте (9 символов)

4. Убрать лишние слова

В теме есть слова, которые не особо влияют на текст? Которые не несут значения, ценности, эмоций и т.д.? Это главные кандидаты на вылет! И первые на очереди союзы и союзные слова: «как», «что», «который» и «кто», ведь они требуют ещё и запятых:)

• «Четыре способа как можно освежить образ с помощью модных аксессуаров»
  «4 способа освежить образ модными аксессуарами»
   
• «Новая коллекция, которую вы будете любить»
  «Вы полюбите новую коллекцию»
   
• «Жители Киева жалуются на состояние дорог»
  «Киевляне жалуются на дороги»

И переходим к моему самому любимому:)

• Отправитель:  
  Тема: «С тур.агентством «Ямайка» можно не только отдохнуть, но и заработать»

Некоторые на этом не останавливаются, и упоминают отправителя еще раз, в прехидере. Не переживайте, читатель поймёт, если вы напишете просто:

• Отправитель:
  «С нами можно не только отдохнуть, но и заработать»

Вдохновиться написанием текстов и интригующих, броских тем можно у Expresso

5. Добавлять математические символы и цифры

Иногда цифры от одного до десяти могут лучше работать в виде слов, но если мы боремся за краткость — можно поэкспериментировать.

• «Семь способов составить тему письма»
  
  «7 способов составить тему письма»

Можно добавить «&», «-», «+» или даже «/» и сократить текст:

• «До зимы осталось 10 дней!»
  «До зимы — 10 дней!»

Символы «>», «

• «Менее 10% маркетологов экспериментируют с темой письма»
  «

Попробуйте «=» вместо «равно», «следовательно», «а значит» и т.д. :

• «Подпишись на 12 мес. и получи в подарок ещё 2 мес.»
  «Подписка на 12 мес. = 14 мес.»

Искусству написания таких коротких тем можно поучиться у компании Old Navy. Интернет-магазин англоязычный, но мастерски владеет словом.

6. Сокращать

Никто не собирается писать Объединённые Арабские Эмираты, когда они могут написать ОАЭ. Аббревиатура или сокращение будут уместны, если следовать трем правилам:

1) Они должны быть понятными для подписчиков

«Профессионал» заменить на «профи», «акционерное общество» на  АО вполне допустимо, если подписчик знает, что это значит.

«Распродажа в торговом центре City»

«Распродажа в ТЦ City»

2) Не больше одной аббревиатуры в теме

Если тема рассылки интернет-магазина будет звучать, как «Новинки от HB, YR и YSL». Не каждый сразу поймёт, что это HUGO BOSS, Yves Rocher и Yves Saint Laurent.

Кроме того, слишком много сокращений трудно читаются и воспринимаются. Тема — не СМС-ка, чтобы настолько экономить на символах.

3) Избегайте сокращений-мемов

Или используйте их только в том случае, если уверены, что ваша аудитория с вами на одной волне. То, что хорошо работает в соцсетях, может быть непонятным и запутывающим в письмах. Представляете себе письмо из интернет-магазина с темой «ОМГ, пришла ваша посылка» » или что-то в таком духе?

Last post

7. Использовать двоеточие и перечисление

Если вопрос с сокращением решен, но сложно воспринимается текст — попробуйте использовать двоеточие. Пример:

«Тема письма: как сделать её короче»

Или когда необходима конкретика:

«Бесплатная доставка лучших брендов: Calvin Klein, Steve Madden, KEDDO»

Сразу три удачных примера, как можно использовать этот подход в темах

Когда лучше НЕ сокращать тему

1.

Не все более короткие синонимы идентичны.

Другое слово может ввести читателя в заблуждение и придать ненужный вам эмоциональный оттенок теме.

«Бай, ноябрь! Хай, зима!»

Такая тема, возможно, имеет право на жизнь, но только для небольшого сегмента клиентов и письма с узкой тематикой.  

2.

Не режьте тему там, где этого не нужно делать.

Излишние сокращения могут уничтожить стиль, юмор, эмоции и индивидуальность. Давайте рассмотрим пример на цитате Чарли Чаплина:

    «Ничто не вечно в нашем грешном мире, даже наши неприятности».

Можно банально сказать: «Всё пройдёт»… и спасти целых 48 символов, но разве эти выражения значат одно и то же?

Слова имеют значение и, короткая тема не всегда может заменить длинную. Проводите небольшие А/В тесты, наблюдая, что сработает лучше для ваших клиентов и на каких устройствах. Не забывайте вдохновляться нашими идеями о создании темы.

Есть ли у вас свои идеи и примеры? Пишите! С удовольствием рассмотрим и обсудим их вместе с вами.

До новой встречи в нашем блоге! 🙂

Статья обновлена от 26.11.2013

как правильно писать, зачем оно нужно, советы и примеры

Каждый раз при отклике на вакансию я прикладываю к резюме сопроводительное письмо.

Вероника Нецова

написала не одно сопроводительное письмо

Профиль автора

Кажется, именно оно однажды помогло мне получить приглашение на собеседование. Хотя опыта работы в той должности, на которую я претендовала, у меня не было. Расскажу, что обычно пишут в таких письмах и какие рекомендации по составлению таких писем дают рекрутеры.

Что такое сопроводительное письмо

Сопроводительное, или мотивационное, письмо — это письмо, которое можно приложить к резюме, чтобы объяснить, почему вы подходите на вакантную должность, какую пользу можете принести компании и почему должны выбрать именно вас. Можно сказать, что это рассказ кандидата о себе как о специалисте, но с прицелом на будущее. Если кандидатов на должность много, мотивационное письмо может решить, кого пригласят на собеседование в первую очередь, а кого — во вторую.

В большинстве случаев сопроводительное письмо — это не обязательное условие отклика. Но именно этим оно и ценно — с ним можно выделиться на фоне других кандидатов. Иногда в вакансии прямо указано, что от кандидата ждут такое письмо. Например, есть фраза: «Без сопроводительного письма резюме не рассматриваем». Еще без сопроводительного письма часто невозможно откликнуться на вакансию на специализированном портале. Например, так устроен сайт поиска работы hh.ru. Чтобы откликнуться на вакансию, нужно написать хотя бы пару предложений.

Сопроводительное письмо — это не гарантия, что ваше резюме откроют и прочитают. Но хорошее письмо может заставить потенциального работодателя обратить на вас внимание. Особенно если в вашей сфере высокая конкуренция.

Но есть исключения. Так, писать сопроводительное письмо часто не имеет смысла, если вы претендуете на должность линейного персонала, например продавца или кассира. Как правило, поток откликов на подобные вакансии большой, и рекрутер может не успевать читать письма всех кандидатов. Писать в таком случае письмо или нет — решать вам. Если опыт работы продавцом или кассиром большой, лучше отразить его в резюме. В таком случае можно обойтись формальным коротким письмом.

В вакансии указано, что будет хорошо, если кандидат добавит к резюме сопроводительное письмо

Цель составления

Основная задача сопроводительного письма — привлечь внимание рекрутера к резюме. Хорошее письмо поможет кандидату выделиться на фоне остальных, особенно если претендентов на одну позицию много и опыт их работы похож. Или наоборот: если все кандидаты без опыта, письмо может сыграть решающую роль.

Сопроводительное письмо позволяет продемонстрировать навыки писательства и то, как человек умеет формулировать мысли. Это важно, если кандидат претендует на должность, для которой нужны навыки работы с текстом. Например, писать сопроводительное письмо всегда стоит копирайтерам, маркетологам и дизайнерам.

Сопроводительное письмо пригодится, если информацию из резюме нужно пояснить. Например, вы решили сменить профессию и не имеете подходящего опыта работы. Тогда в сопроводительном письме нужно объяснить, почему вы решились на перемены и как видите себя в новой сфере.

Плюсы для резюме от сопроводительного письма в том, что таким образом вы показываете работодателю свою заинтересованность в вакансии и рассказываете о себе больше, чем позволяет это сделать резюме.

Все о работе и заработке

Как сменить профессию, получать больше и на чем заработать. Дважды в неделю в вашей почте

Требования к письму

Размер. Оптимальный размер сопроводительного письма — это 3—5 небольших абзацев. Письмо не должно занимать больше одной страницы. Лучше — примерно половину. Но письмо должно выглядеть цельным и законченным.

Стиль сопроводительного письма должен быть деловым, но не слишком формальным. Лучше не использовать шаблоны и канцеляризмы — сложные речевые обороты. Например, самое распространенное вводное предложение звучит так: «Прошу вас рассмотреть мое резюме на позицию…» — это шаблон, который уже приелся. Лучше заменить его чем-то похожим. Например, можно написать так: «Хочу работать в компании „Электроник“», или «Меня заинтересовала вакансия менеджера по продажам в вашей компании», или «Хочу стать частью команды „Электроник“, а именно — занять должность юриста».

Структура и содержание

Сопроводительное письмо должно быть построено вокруг преимуществ для работодателя. То есть в нем важно рассказать, что получит компания, если наймет именно этого кандидата.

Шаблон сопроводительного письма

С чего начать. Поприветствуйте потенциального работодателя и представьтесь. Напишите, на какую вакансию откликаетесь и откуда о ней узнали. Укажите название компании и должность, на которую откликаетесь, так, как они написаны в вакансии. Это покажет то, что вы пишете адресно, то есть в определенную компанию, а не массово рассылаете письма всем работодателям.

Если в вакансии указано имя рекрутера, в сопроводительном письме обратитесь к нему по имени. Рекрутер оценит вашу внимательность. Если отправляете резюме и сопроводительное письмо на специализированном портале, например hh.ru или superjob.ru, писать, откуда узнали о вакансии, не нужно, потому что это и так понятно.

Основная часть. Объясните, почему хотите работать в этой компании и что именно вас привлекает в вакансии. Далее расскажите о своих профессиональных качествах, которые будут полезны компании.

Как соотнести основные требования работодателя и ваш опыт или знания

В вакансии

В сопроводительном письме

Высшее юридическое образование

Хорошо разбираюсь в праве, поскольку окончил юрфак и работал помощником адвоката три года

Английский язык

Свободно общаюсь на английском и веду деловую переписку, поскольку знаю английский язык на уровне Advanced

Отличное знание гражданского законодательства РФ

Отлично разбираюсь в гражданском законодательстве — работал помощником юриста по гражданским вопросам пять лет

Если соответствуете не всем требованиям вакансии, лучше написать об этом прямо и добавить, что планируете с этим делать.

Как писать сопроводительное письмо, если соответствуете не всем требованиям вакансии

В вакансии

В сопроводительном письме

Опыт работы юристом в рекламном агентстве

У меня нет опыта работы юристом в рекламном агентстве, но я знаком с законом о рекламе в теории и готов использовать эти знания в деле

Опыт разработки юридических документов

Никогда не разрабатывал юридические документы, но хорошо ориентируюсь в законодательстве и знаком с требованиями к делопроизводству

Объем основной части сопроводительного письма зависит в том числе и от объема вакансии. Например, если требований много, постарайтесь уделить внимание каждому из них и описать, подходите ли вы под них. Если вакансия описана коротко и банально, общими словами, приводите примеры. Например, такое требование, как внимательность, можно подкрепить тем, что за год работы с базой данных вы ни разу не ошиблись при вводе информации. Вашу внимательность может подтвердить рекомендательное письмо от прошлого руководителя.

Заключительная часть. Поблагодарите потенциального работодателя за то, что прочитал ваше письмо до конца. Напишите, что готовы приехать на собеседование, если вы, как кандидат, понравитесь и можете подойти на должность. В конце оставьте свои контакты — имя, телефон и почтовый адрес, по которым работодатель может с вами связаться.

В маркетинге есть понятие «кол ту экшен», или призыв к действию. Это когда в конце рекламного текста пишут, что делать с полученной информацией дальше. Такой прием можно использовать и в сопроводительном письме. Например, в конце призвать потенциального работодателя позвонить вам или пригласить на встречу. Например, написать так: «Звоните — буду рад пообщаться по телефону или на личной встрече».

Так выглядит стандартный шаблон сопроводительного письма На практике это будет выглядеть примерно так

Ошибки при составлении

Повторение резюме. Сопроводительное письмо не должно дублировать информацию из резюме. Правильно, если оно будет его дополнять. Например, если в резюме указан небольшой опыт работы или есть перерывы в несколько месяцев, в сопроводительном письме можно объяснить, почему так случилось. Например, при недостатке опыта рассказать больше о знаниях и навыках и как они помогут справляться с задачами на новом месте. Если в работе был перерыв, объяснить, чем занимались в это время. Например, повышали квалификацию или получали новую профессию.

Лучше быть честным с работодателем. Если причина длительного перерыва кроется в семейных обстоятельствах или в чем-то личном, напишите пару слов об этом. Изливать душу не нужно, просто коротко объясните, почему вы не работали последнее время. Например, если переехали в новый город — что не работали в последний год из-за переезда, так как обустраивались на новом месте. Или что путешествовали и работали на временном проекте.

Длинный текст о себе. Читать длинные сопроводительные письма сложно, и никто не хочет этим заниматься. Как правило, рекрутеры сканируют письма по диагонали и смотрят отдельные части, на основе которых решают, работать с кандидатом дальше или нет. Более того, у рекрутера может не быть времени вчитываться в длинные письма кандидатов.

Если письмо больше страницы, часть придется удалить, чтобы в итоге остались 3—5 стройных абзацев. Разделяйте сопроводительное письмо на небольшие части, чтобы работодателю было легко быстро по нему пробежаться. В одном абзаце одна мысль. Например, в первом — приветствие и вводная информация по вакансии. Во втором — преимущества кандидата для компании. В третьем — благодарность и контакты.

Личная жизнь. В сопроводительном письме нет места информации о личном. Например, сколько у вас детей или собак, как вы любите проводить выходные или где отдыхали прошлым летом. Текст должен быть посвящен тому, чем вы, как специалист, будете полезны компании.

Опечатки и грамматические ошибки. Меньшее из всех зол, но тем не менее старайтесь их избегать. Прогоните сопроводительное письмо через специальные сервисы проверки на ошибки. Например, через «Текст-ру» или «Орфограммку». Еще можно проверить письмо через сервис «Главред» на чистоту и читаемость.

Не забывайте про оформление сопроводительного письма. Если пишете письмо на специальном сайте поиска работы, достаточно отбить абзацы друг от друга пустой строкой и убедиться, что в тексте нет двойных пробелов. Если оформляете письмо в отдельном документе, используйте выравнивание текста по левому краю, поля и заголовки.

Сопроводительное письмо должно быть аккуратным и приятным на глаз. Таким, чтобы его хотелось прочитать. Советую вычитывать письмо несколько раз, прежде чем отправить потенциальному работодателю, чтобы убедиться, что мысли в нем изложены логично и последовательно, а в тексте нет ошибок.

Я пишу сопроводительное письмо в отдельном гугл-документе. Сначала копирую туда текст вакансии, затем выбираю требования к кандидату и пишу под каждым из них то, как мои навыки и опыт соотносятся с требованиями работодателя. Затем несколько раз читаю письмо вслух, чтобы убедиться, что оно написано простым языком, исправляю ошибки и опечатки. Затем копирую письмо куда нужно, например в специальное поле на hh.ru, и отправляю работодателю.

Почему нужно писать сопроводительное письмо

Ирина Князева

карьерный консультант

Хотя примерно половина работодателей не читает сопроводительные письма, писать их все-таки стоит.

Сопроводительное письмо — это шанс отстроиться от других кандидатов с похожими на ваше резюме. Основная цель сопроводительного письма — убедить рекрутера открыть и прочитать ваше резюме. То, что вы потратили время и написали такое письмо, говорит о ваших серьезных намерениях в качестве кандидата.

Если вы отправляете резюме по собственной инициативе, например потому, что давно хотите работать в этой компании, без сопроводительного письма этого точно делать не стоит.

В каких случаях еще необходимо писать сопроводительные письма:

1. если вы начинающий специалист и не имеете опыта работы. В письме вы сможете показать мотивацию и потенциал к работе;
2. если отправляете резюме в западную компанию;
3. если отправляете резюме в серьезную компанию с известным именем;
4. если претендуете на высокую позицию.

Объем сопроводительного письма не должен превышать половины страницы А4. Исключение для тех, кто претендует на высокие позиции. В таких случаях допустим и даже необходим объем на страницу А4.

Резюме фокусируется на прошлом и настоящем. Сопроводительное письмо направлено на будущее. Расскажите специалисту по подбору персонала, какую пользу вы можете принести компании в будущем и почему они должны выбрать именно вас.

Рекомендации по улучшению

Сопроводительное письмо должно быть адресным, то есть обращаться к конкретному работодателю. Например, при отклике на вакансию юриста в письме стоит написать, в какой именно компании хотите работать. У работодателя не должно создаться ощущение, что вы рассылаете одно и то же письмо всем компаниям, в которых есть похожие должности.

Не оценивайте результаты своей работы, а приводите конкретные доказательства и результаты. Например, конкретные цифры, если это возможно.

Как описывать конкретные примеры

Как не надо

Как надо

Хороший специалист

Увеличил продажи на 146% за полгода

Быстро обучаюсь

С нуля за два месяца изучил Autodesk и Adobe, получил сертификат уровня «Профессионал»

Приложите ссылку на портфолио или на отдельные опубликованные работы. Будьте честным. Не врите и не приукрашивайте свои профессиональные качества. Если обман вскроется, получится неловко.

Письмо к работодателю должно быть адекватным и решать определенную задачу: найти кандидата, который ему подходит.

Не выливайте на потенциального работодателя все, что вы умеете. Оставьте только то, что пригодится в работе. Шахматы, конный спорт, метание диска — хорошо, но если это никак не связано с будущей работой, лучше промолчать.

Пишите понятно и последовательно. Так, чтобы рекрутер пробежался глазами по тексту и уловил основную информацию о вас, даже если на это у него есть несколько секунд. Еще советую прочитать сопроводительное письмо вслух несколько раз. Это помогает найти сложные обороты и переписать их более простым языком.

Как еще можно улучшить сопроводительное письмо

Анастасия Галкова

HR-менеджер

Хорошо, когда сопроводительное письмо написано грамотно и по существу. Если текст написан в стиле «лишь бы отправить», без какой-либо полезной информации для рекрутера, то лучше не писать сопроводительное письмо вовсе.

В письме должно быть персональное приветствие и никаких «доброго времени суток». Соискатели грешат грамматическими ошибками — торопятся с отправкой. Это говорит о характере и отношении к работе, показывает небрежность. Для некоторых вакансий, например для копирайтера, — это провал.

Чтобы сопроводительное письмо заметили, оно должно быть уникальным: не шаблон из сети, где говорится, какой вы трудолюбивый (что скажет об обратном), а короткое описание резюме и мотивации своими словами с эмоциями и фактами — тем, что покажет вашу человечность и честность.

В сопроводительном письме не нужно писать мнение о предыдущих работодателях, особенно если оно негативное. Еще не стоит указывать, почему рекрутер «просто обязан» выбрать именно вас. Не раз сталкивалась с самоуверенными соискателями, которые диктовали условия в сопроводительных письмах. Таким сразу хочется сказать нет.

Кандидатам без опыта работы нужно приготовиться, что им могут предложить неоплачиваемую стажировку. У большинства компаний она длится до трех месяцев.

Пишите честно, чему вы хотели бы научиться, какую должность хотели бы занимать и какой даже минимальный опыт у вас есть. Например, можно рассказать, в каких студенческих проектах вы участвовали.

Как правильно отправить письмо

Бумажное сопроводительное письмо почти никто не пишет. Исключение — если работодатель прямо просит принести на интервью распечатанное письмо.

Электронное. Если отправляете сопроводительное письмо по электронной почте, размещайте его в теле сообщения, а резюме прикрепите вложением. Отправить и резюме, и сопроводительное письмо также можно вложением. Это уместно, если вы откликаетесь на творческую должность и сделали для них дизайн. В таком случае в теле письма разместите короткую версию сопроводительного письма или другое небольшое сообщение, которое мотивирует работодателя открыть вложения.

Задизайнить сопроводительное письмо можно самостоятельно или воспользоваться специальными шаблонами. Например, в сервисе «Канва».

Обратите внимание на адрес электронной почты, с которого отправляете письмо потенциальному работодателю. Адрес должен содержать ваши фамилию, имя и быть в целом читабельным. Нежелательно отправлять письмо с адресов типа [email protected] или [email protected], потому что работодатель может не воспринять кандидата как делового человека Образец сопроводительного письма для соискателя на творческую должность

Примеры сопроводительных писем

Короткая версия. Эту версию следует использовать, когда отправляете формальное сопроводительное письмо. Например, на должность линейного персонала — кассира или продавца — или когда портфолио может рассказать о вас больше, чем резюме и сопроводительное письмо вместе взятые. Тогда в письме предложите работодателю ознакомиться с вашим портфолио.

Здравствуйте!

Я Леонид. Меня заинтересовала вакансия менеджера видеопроектов на сайте вашей компании.

Я работаю в сфере видеопродакшена пять лет: пишу сценарии для видеороликов и согласовываю их с клиентами, организую съемки и монтирую ролики. Все мои работы собраны в портфолио по ссылке. Буду рад, если посмотрите его и дадите фидбек — подхожу или нет.

Готов пообщаться по телефону или лично. Мой номер: +7 921 123-12-11.

Расширенная версия. Ее лучше использовать в большинстве случаев. Особенно если у вас небольшой опыт работы или его нет или если в профессии высокая конкуренция. В целом расширенное резюме всегда лучше, если вам есть что рассказать о себе работодателю еще.

Здравствуйте! Я Леонид. Меня заинтересовала вакансия менеджера видеопроектов, размещенная на сайте вашей компании.

Я работаю в сфере видеопродакшена пять лет: пишу сценарии для видеороликов, организую съемки и монтирую отдельные сюжеты в готовые материалы. Последние четыре года я работал в рекламном агентстве, которое специализируется на производстве видеоконтента для крупных брендов, таких как «Эльдорадо» и «Спортмастер».

Вот мои преимущества:

1. Есть опыт поиска съемочных площадок, актеров и реквизитов, оснащения локаций необходимым оборудованием.
2. Знаю, где взять камеры и свет в аренду на срок от пары часов до нескольких недель, если в компании нет своего оборудования.
3. Умею общаться с клиентами: грамотно брифовать их на начальном этапе, утверждать и согласовывать все что угодно — от типажа актеров до спецэффектов на финальном видео. Можно сказать, что язык у меня подвешен хорошо.

Все мои работы собраны в портфолио. Буду рад, если посмотрите его и дадите фидбек — подхожу вам или нет.

Готов пообщаться по телефону или лично. Мой номер: +7 921 123-12-11.

Для кандидата без опыта важно подчеркнуть навыки, которые он получил во время учебы, стажировки или, например, работы волонтером. Сопроводительное письмо такого кандидата может выглядеть так.

Добрый день! Меня зовут Маргарита. Хочу работать помощником юриста в компании «Правовой альянс».

Я окончила четвертый курс университета правосудия в Москве. Имею базовые знания в сфере юриспруденции. Например, знакома с жилищным, семейным и трудовым законодательством. Но пока только в теории. Настоящих судебных разбирательств у меня еще не было.

Мои преимущества:

1. Я внимательна и усидчива.
2. Стараюсь добиваться своих целей несмотря ни на что. Например, поступила в вуз на бюджет, потому что старательно готовилась к поступлению в школе.
3. Я ответственна и пунктуальна. Не опаздываю на встречи, потому что ценю свое и чужое время. В этом плане вы можете быть уверены во мне на все сто: компанию не подведу — на встречу с клиентом приду вовремя.
4. Доступно и грамотно выражаю свои мысли: так, чтобы даже человек, который никогда не сталкивался с юриспруденцией, понял, что я имею в виду.

Хочу стать первоклассным юристом и получить соответствующий опыт под руководством профессионалов.

Буду рада, если рассмотрите мое резюме и пригласите на интервью. Мой телефон: +7 911 122-21-12.

Для юриста важно подчеркнуть свое образование, опыт судебной практики и ее результат. Например, юристы с полным высшим образованием ценятся выше, чем со средне специальным или неоконченным. Чем больше в портфеле юриста выигранных дел, тем ценнее такой кандидат.

Здравствуйте! Я Павел. Меня заинтересовала вакансия юриста в вашей компании.

Я работаю юристом восемь лет. Последние два года трудился в рекламном агентстве. За это время разработал несколько стандартных договоров для агентства и согласовал их с 50 клиентами. Уверен, что мой опыт пригодится вашей компании.

Вот мои преимущества:

1. Знаком с гражданским кодексом и законом о рекламе.
2. Есть судебный опыт: за время работы в агентстве через мои руки прошли десять судебных дел и еще четыре досудебных разбирательства. Девять из десяти дел в суде я выиграл благодаря грамотному подходу к составлению договоров между компаниями-клиентами и рекламным агентством.
3. Обладаю средним уровнем английского: неплохо говорю на нем на нейтральные темы. Профессиональной лексикой владею отчасти, но если для работы важно делать это лучше, подтяну английский до нужного уровня.

Готов работать в вашем агентстве. Буду рад, если мое резюме покажется вам подходящим. Готов пообщаться по телефону или лично. Звоните: +7 904 111-12-12.

Что важно для банковского работника зависит от уровня и направления деятельности сотрудника. Если он работает с клиентами, кандидату нужны хорошие коммуникативные навыки, при этом оконченное высшее образование может быть необязательным. Если кандидат претендует на руководящую должность, ему пригодятся управленческие кейсы с прошлого места работы.

Добрый день, Ирина! Меня зовут Виктория. Увидела, что в банке «Доверие» открыта вакансия персонального менеджера для клиентов малого бизнеса. Это как раз то, что я ищу.

Я работаю в банковской сфере три года. Мне нравится общаться с клиентами и предлагать им продукты банка в зависимости от их потребностей. За полгода работы на прошлом месте я привлекла 37 новых клиентов — собственников малого бизнеса. До этого я работала только с физическими лицами: консультировала по банковским продуктам. Также умею продавать банковские продукты для физлиц.

Я готова работать полный день. Разъездной характер работы меня не смущает. Есть личный автомобиль, на котором готова ездить на встречи с клиентами.

Буду рада стать частью команды банка «Доверие». Если я, как кандидат, заинтересовала вас, звоните — договоримся об интервью. Мой телефон: +7 904 456-45-45.

Для бухгалтера тоже важно подчеркнуть наличие специального образования и соответствующий опыт работы, если он есть. Если опыта работы нет, в сопроводительном письме напишите, что знаете основы бухгалтерской деятельности и вам действительно интересно этим заниматься.

Добрый день! Меня зовут Валентина. Хочу работать бухгалтером по расчету заработной платы в компании «Ракета».

У меня высшее экономическое образование. Два с половиной года работала в компании «Небосвод» на участке зарплаты с 50 сотрудниками. Умею:

• рассчитывать заработную плату, больничные листы и отпуска;
• делать расчеты при увольнении и декретные выплаты.

У меня нет опыта расчета заработной платы иностранным гражданам, но я хочу этому научиться.

Знакома с программами и сервисами: 1С8, ЗУП, «Консультант Плюс», «Гарант», «Контур».

Буду рада познакомиться и пообщаться вживую. Готова приехать на собеседование в любой день в рабочее время. Телефон для связи: +7 911 987-99-99.

Для менеджера важно показать именно те знания и навыки, которые требует вакансия. Это достаточно широкое название профессии, которое может подразумевать под собой все что угодно — от продавца подушек на рынке до сильного управленца в ИТ-компании.

Любовь, добрый день! Меня зовут Оксана. Заинтересовала ваша вакансия менеджера по работе с клиентами в компании «Инекс».

Мне 27. Я активна и энергична. Хочу достойно зарабатывать и готова для этого много работать.

У меня есть опыт работы в холодных продажах: я продавала банковские продукты по телефону именно по холодной базе. Работала в банке год, потом ушла в производственную сферу и тоже продавала, но в основном B2B. Совокупный опыт работы в продажах — четыре года.

У меня есть навыки переговорщика. Не боюсь общаться по телефону или лично. Умею выяснять потребности клиентов и продавать продукты, которые смогут их удовлетворить.

Буду рада пообщаться по телефону или лично. Звоните! Мой телефон: +7 981 555-55-11.

Для продавца важны навыки общения. Другие требования зависят от компании. Например, одни требуют наличие высшего образования, другим важен опыт работы, третьим — привлекательная внешность.

Добрый день! Меня зовут Аня. Хочу работать продавцом-консультантом в «Ромашка».

Я учусь на третьем курсе факультета дизайна. Обожаю все, что связано с модой, особенно одежду и аксессуары. Последние полгода я работала продавцом одежды в Mango, но из-за переезда в другой район Москвы пришлось уволиться, потому что стало неудобно добираться до работы. Но я хочу продолжить работать в сфере fashion retail.

Я общительна и энергична. Люблю общаться с покупателями, и у меня это хорошо получается. Например, я не стесняюсь подойти к новому клиенту и спросить, нужна ли ему помощь подобрать размер или что-то еще.

Буду рада пообщаться и стать продавцом в «Ромашка». Звоните: +7 999 123-34-56.

Как студенту написать сопроводительное письмо

Ирина Князева

карьерный консультант

Когда молодой специалист устраивается в компанию, он должен в сопроводительном письме показать стремление и огромное желание работать именно в этой компании. Еще можно добавить, что он готов постоянно повышать свой уровень знаний и нарабатывать опыт, а также развивать профессиональные навыки и качества.

Сопроводительное письмо студента необходимо выстроить из следующих блоков:

1. Поприветствовать человека, причем желательно по имени.
2. Указать цель или причину письма. Например, что вы нашли на сайте NNN определенную вакансию или хотите в этой компании заниматься конкретной работой.
3. Ультракороткий рассказ о себе из 3—5 предложений. В этот объем нужно вместить все самое важное: опыт, навыки, знания, достижения.
4. Рассказать о свободном времени и возможности работать. Лучше это сделать одним предложением. Студентам вопрос о свободном времени задают почти всегда, а вы на этот вопрос ответите сразу в сопроводительном письме.
5. Почему хотите попасть в данную компанию в 1—2 предложениях. Блок не обязательный, но желательный. Здесь важно написать именно про компанию, а не про вакансию. Работодатели ценят в людях лояльность и осознанный выбор.
6. Ссылка на резюме в интернете или фраза о том, что резюме прикреплено.
7. Контакты для связи.

Что важно учесть при составлении сопроводительного письма:

1. Задача сопроводительного письма — сделать так, чтобы ваше резюме заметили. Поэтому не пересказывайте резюме, а дополните его тем, как именно ваши знания и навыки соотносятся с требованиями в вакансии.
2. Используйте специальную структуру: введение, основную часть и заключение. Во введении напишите, на какой должности и в какой компании хотите работать. Далее расскажите о навыках и опыте и как они помогут вам добиваться результатов на будущей работе. В заключение добавьте контакты, по которым с вами можно связаться.
3. Пишите адресно, то есть обращайтесь к конкретному работодателю. Если в вакансии есть имя рекрутера или работодателя, обратитесь в письме по имени.
4. Не забывайте про оформление: отбивайте абзацы друг от друга пустой строкой, используйте поля и заголовки, если оформляете письмо в текстовом редакторе. Проверьте письмо на опечатки и ошибки, прежде чем отправить.

9 ПРАВИЛ ЭТИКЕТА В ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ

Правило 1 – придумываем адрес

Хорошо подумайте о последствиях, когда создаете адрес электронной почты, так как, если Вы будете писать письма не только лучшим друзьям, то иногда можно попасть впросак. Вот несколько примеров.

• однажды мне пришло письмо с предложением воспользоваться услугами удаленного офиса, который «обеспечит рост продаж минимум в 20 раз». Письмо это пришло с адреса [email protected]. На мой взгляд, сразу видно, что парни предлагают какую-то ерунду. В итоге они и на назначенную встречу не явились.

• согласитесь, странно будет выглядеть деловое письмо, полученное от <Вреднулька Ириска [email protected]>, а такое в жизни случается

• в одной компании были жесткие стандарты формирования адресов электронной почты, а именно писали латинницей первую букву имени, а потом всю фамилию. В итоге Светлана Ральникова плакала, но писала письма клиентам с адреса [email protected]

Мои советы:

1. Чем короче адрес электронной почты, тем лучше. В нашей компании мы в итоге пришли к тому, что адрес состоит из двух инициалов. Так легче диктовать свой адрес клиенту по телефону.

2. Не используйте в адресе такие буквы, которые либо Вы не можете объяснить клиенту, либо не уверены, что клиент правильно поймет Вас. Пример – буква i, e, h. Правильно произносятся они по-английски как ай, и, эйч, а чтобы Вас поняли приходится говорить «и с точечкой», «русская е», «аш как стульчик».

Правило 2 – делаем стандартную шаблонную подпись

Долго сопротивлялся до 2009 года и не использовал Outlook. Сейчас меня за уши не оттянешь – это мой основной рабочий инструмент как руководителя, а по совместительству и менеджера. Эта программа сэкономила мне ОЧЕНЬ много рабочего времени. В первую очередь за счет шаблонных ответов. Как создать шаблонную подпись и заготовки ответов в Outlook:

1. Нажимаем в ленте программы (наверху) «Создать сообщение».

2. Появляется новое окно. Выбираем «Подпись». В выпадающем списке выбираем «Подписи».

3. В самом большом поле пишем ФИО, телефон, адрес, наилучшие пожелания адресату и его семье, раскрашиваем это по желанию в любимые цвета, меняем шрифты.

4. Нажимаем «сохранить» и сохраняем с именем, например, «моя подпись».

5. В выпадающем списке «новые сообщения» выбираем пока единственный шаблон с названием «моя подпись». То же самое делаем и в выпадающем списке «ответ и пересылка».

6. Нажимаем «ОК» и покидаем окно «Подписи и бланки».

 Теперь, когда Вы начнете писать новые письма, либо отвечать на чьи-то сообщения, Ваше письмо будет уже содержать созданную Вами подпись.

Правило 3 – долой пустые письма

Достаточно часто приходится получать письма от поставщиков, в которых нет ни темы письма, ни сообщения, ни приветствия. Внутри только счет. Все это воспринимается мною как «На, жри», «Плати, бездушный клиент».

В «Олофе» всем менеджерам при трудоустройстве говорится о том, что письмо должно содержать:

1. Приветствие и обращение к клиенту, если известно его имя.

2. Тему письма, которая кратко описывает суть содержимого письма.

3. Описание приложенного файла и цель его отправки. Просто бывает иногда, что Вы или забыли вложить файл, или он по каким-то причинам не дошел до клиента. И в этом случае получатель хотя бы сможет понять, что файл должен был быть и сообщит о том, что файла в письме все же нет.

Правило 4 – ответить всем

Зачастую отправитель письма добавляет в получатели несколько человек, так как хочет обсудить какой-то вопрос сразу с несколькими адресатами. Возьмите за правило при ответе на подобное письмо нажимать кнопку «Ответить всем». Это четкий непререкаемый стандарт электронной переписки.

Правило 5 – думать перед пересылкой

Недавно я получил письмо от поставщика. В нем было написано, что он не может оказать мне услуги и я могу связаться с другим поставщиком, контакты которого указаны в ниже. Я проскроллировал ниже и обнаружил в письме переписку моего прежнего поставщика с новым. В ней они обсуждали условия того на каких условиях я как клиент буду продан новому. Одним словом, иногда может случиться, что Вы отправите не ту информацию не тому получателю. И поверьте мне, что чаще всего Вы поймете это через несколько секунд после нажатия кнопки «Отправить», но уже будет поздно. Письмо уже улетело.

Чтобы такого не произошло, я создал в своем Outlook правило задержки отправки всех исходящих писем. То есть после нажатия кнопки «Отправить» письмо улетает в папку «Исходящие» и висит там 2 минуты. И только через 2 минуты оно отправляется адресату. Как правило это времени всегда достаточно, чтобы понять ошибку и исправить ее.

Правило 6 – не менять тему письма при ответе

Тема письма всегда должна соответствовать смыслу письма. Опишу почему. Я, допустим, обсуждал с кем-то в переписке вопрос разведения хомячков и тема письма была «хомячки 2017». Прошло какое-то время и, допустим, мой коллега решил написать мне, но взял какое-то совсем старое мое письмо с темой «разделка кролика», нажал ответить и начал писать мне про хомячков. Одним словом, будет путаница, я сразу начну разделывать хомячков, а они ни в чем не виноваты. Хотя и кролики тоже. Виноват коллега, буду разделывать его.

Правило 7 – минимизируйте вложения

Далеко не все почтовые сервисы и серверы могут отправлять и получать большие по объему и количеству вложения. Поэтому даже если у вас получилось отправить 100 классных фоток получателю, то не факт, что они дойдут до него или не перегрузят его почтовый ящик.
Чтобы такого не произошло, то лучше воспользуйтесь каким-либо облачным хранилищем (Dropbox/Onedrive/Яндекс.Диск) и вышлите в письме ссылку на файлы.

Правило 8 – проверяйте спам

Прежде чем говорить человеку о том, что вы не получили от него письмо проверьте сначала в почтовом ящике папку со спамом или нежелательной почтой. Может случиться так, что по каким-то причинам оно попало именно туда.

Но чтобы такого не случилось в последующем, добавьте адресата в доверенные получатели. Для этого кликните в Outlook на подобном письме правой кнопкой мыши, выберите «нежелательные -> никогда не блокировать отправителя» или «нежелательные -> никогда не блокировать домен отправителя».

Правило 9 – свой домен в адресе

Достаточно часто крупные компании используют бесплатные почтовые сервисы и в итоге электронные адреса их сотрудников заканчиваются на @mail.ru, @yandex.ru, @hotmail.ru. Господа, несолидно.

1. Перед собакой вам приходится придумывать сложные комбинации букв и цифр, так как остальные уже заняты теми, кто завел себе ящик в 90-е.

2. Свой домен (@название_моей_компании.ru) сделать очень просто. Регистрируем свое доменное имя, настраиваем почту в специальных сервисах, а также в настройках Office365.

Outlook является моим основным рабочим инструментом в сочетании с различными другими сервисами Office365 и я использую его ежедневно и на мой взгляд достаточно эффективно.

Если вас заинтересовала почта Outlook, то вы можете бесплатно загрузить пробную версию Office 365, в которую входит самая свежая версия Outlook. Чтобы скачать пробник, кликните баннер ниже.


Если у Вас появятся как-либо вопросы связанные с работой подписок на офисные приложения сервисы компании Microsoft, то я всегда готов провести демонстрацию для вас и для ваших коллег.


Пишите на [email protected] или звоните в компанию Олоф по телефону 8-800-250-16-03.


Автор статьи: Олег Фомин

Правила оформления электронных писем

Эти правила регламентируют служебную переписку по электронной почте.

Правила не применимы для списков рассылки, форумов, групп обсуждений, так как в такого рода сообществах (взаимодействиях) целесообразно использовать другие принципы работы с электронными письмами.

Время реакции на входящие письма

Доставка электронного письма от отправителя до получателя занимает от нескольких секунд до нескольких минут. Поэтому электронные письма, в силу своей оперативной природы, требуют оперативной реакции.

Недопустимо не отвечать на письма дольше 1 рабочего дня.

На каждое поступившее письмо необходимо давать оперативный ответ (на ответы о получении вашего письма давать ответ о получении ответа не нужно).

Если для обработки письма требуется более 2-х часов, то обязательно ответьте автору, что его письмо получено и укажите примерный срок, в течение которого вы дадите ответ.

Оформление темы письма

Каждое письмо должно содержать тему (Subject), сформулированную в нескольких словах. По содержимому темы получатель должен определить содержание письма или найти письмо в длинном списке других сообщений.

Если это письмо-ответ, то обычно перед темой указывается «RE:«.

Если письмо нужно переслать, то перед темой указывается «FWD:«.

Вставку «RE:» и «FWD:» почтовые клиенты обычно делают автоматически.

Изменять тему письма в процессе переписки (ответы на последующие письма данной темы) не рекомендуется, так как многие почтовые системы ведут группировку писем по темам. Да и незачем обескураживать получателя новой темой к старой переписке.

Письма с пустой темой неудобны при просмотре списков писем и некоторыми системами спам-защиты помечаются как «возможный спам».

Использование бэкграундов и оформительских скинов

Никакие бэкграунды и скины оформления в служебных письмах не допускаются.

Желательно, чтобы письмо было простым текстом. В этом случае оно быстрее обрабатывается, быстрее передается, меньше занимает места при хранении и лучше понимается различными почтовыми клиентами.

Употребление имен собственных в поле «От кого» («From»)

Имена должны быть написаны латиницей, в транслите.

Например:

Sergius Sizykh [sizykh.s@ляляля.ru]

Русские имена не допускаются, так как у сотрудников зарубежных компаний и их представительств в России почтовые серверы могут блокировать или искажать почту с заголовками в национальных кодировках.

Приветствие

В начале письма обязательно должно быть приветствие. Например:

Добрый день, Иван Иванович!

Письмо без приветствия иногда оценивается получателем как неуважительное.

Подпись

Подпись отделяется от основного текста письма пустой строкой и строкой с двумя дефисами.

Подпись должна быть:

• компактной;

• содержать ФИО или псевдоним автора;

• содержать какое-нибудь пожелание для получателя (пусть ему будет приятно)

В письмах, направляемых за пределы компании, в подписи должны присутствовать контактная информация и название компании.

Пример правильной подписи:

[ пустая строка ] — С наилучшими пожеланиями, Сергей Сизых, Sizykh.S@ляляля.ru 664025, Россия, Иркутск, бульвар Гагарина 38 А, оф. 309 Телефон: (3952) 21-11-01, 20-20-86

Цитирование исходного письма

При переписке желательно сохранять предыдущие тексты.

Новый текст располагается в начале письма. Предыдущие исходные тексты пусть остаются в конце. Это противоречит правилам многих форумов. Однако, почта это не форумы. В форумах вся переписка сохраняется изначально. А в письмах почему-то исходные тексты часто удаляют. И сами письма зачастую не архивируются – почта всё-таки не безразмерная. Со временем становится непонятно кто и о чём говорил в процессе переписки.

Если письмо становится слишком длинным или тема обсуждения становится слишком «развесистой» или «уходит в сторону», то можно письмо, в крайнем случае, обрезать. Не забыв при этом переписку сохранить в корпоративной CRM-системе.

Если нужно в ответном письме дать ответ (ответы) на какую-то фразу (несколько фраз), то эти фразы обычно снабжают инициалами автора и угловой скобкой. Ответ пишется через пустую строку.

Например:

ИИ> Сколько стоит разработка сайта? Разработка сайта стоит 3 рубля. ИИ> Срок? 2 часа

Ошибки в тексте

Некоторые почтовые клиенты (в частности Microsoft Outlook) умеют проверять наличие грамматических ошибок в текстах в момент ввода. Некоторые не умеют.

Если почтовый клиент не проверяет орфографию, а вы чувствуете, что с грамматикой не всё в порядке, то не поленитесь перед отправкой письма проверить текст в Word. Все ошибки не исправятся, но наиболее грубые ошибки и опечатки будут устранены.

Сергей Сизых,
ООО «Виртуальные технологии»

Отправляем e-mail (пошагово с картинками)

Для того, чтобы приступить к этому уроку нам необходимо иметь уже зарегистрированный электронный почтовый ящик (E-Mail). Если же у Вас его нет, то либо просто прочтите эту статью, множество картинок Вам поможет с легкостью разобраться в этой инструкции, либо зарегистрируйте свой электронный почтовый ящик. Как? читайте здесь «Как зарегистрировать электронный почтовый ящик» — также подробная инструкция с множеством поясняющих картинок.

www.mail.ru — один из крупнейший сервис позволяющий зарегистрировать и пользоваться электронной почтой. На нем как раз будет показан пример отправки письма.

Первым делом заходим в свой почтовый ящик вводя свой логин и пароль (а не тот который указан на картинке:) на сайте и жмем кнопку с надписью «Войти»

После этого мы попадаем на страницу, где отображены все входящие электронные письма и откуда, собственно говоря мы начинаем любую работу с электронной почтой.

Если посмотрим в левую часть (выделенная область с цифрой 1) страницы мы обнаружим навигационное меню состоящее из нескольких пунктов

По смыслу думаю понятно, что пункт входящие — это письма, которые прислали Вам (цифра 12 на против обозначает количество непрочитанных писем), а пункт отправленные — это письма, которые отсылали Вы.

Нам чтобы написать письмо необходимо нажать на кнопку написать (в выделенной области с цифрой 2) После этого откроется новая страница с формой заполнения письма где мы укажем тему и адрес получателя письма. (см. картинку ниже)

По этой части инструкции, думаю, вопросов возникнуть не должно. Имеется 3 поля Кому — адрес получателя письма (к примеру мой такой [email protected]), Тема  — буквально 3-7 слов о содержимом письма и Основное поле, в котором мы пишем сам текст письма. 

После того как вы напишете письмо, напишете адрес получателя (его мы узнаем от того, кому высылаем письмо) и сам текст письма — в самом низу жмем кнопку Отправить.

Если мы нажмем кнопку Сохранить — письмо попадет в Черновики — это третий пункт в выделенной области с цифрой 1. Открыв в любое время можно продолжить написание письма.

Кнопка Отмена — под текстом письма просто удалит все.

Жми Привет! Если статья полезна, поддержи меня и сайт, поделись ей

Заявление о выдаче заграничного паспорта и примеры его заполнения

Предоставление  государственной услуги по оформлению и выдаче заграничного паспорта осуществляется по предварительной записи с помощью интернет-сервиса berlin.kdmid.ru.

ВНИМАНИЕ!

В связи с большим количеством обращений консульским отделом производится проверка лиц, записавшихся на прием по вопросам подачи документов на оформление заграничного паспорта через электронную очередь. В случае невозможности связаться лично с заявителем по указанным в учетной записи телефону или адресу электронной почты, соответствующие лица автоматически удаляются из списка электронной очереди. Записавшиеся с контактными данными агентств также удаляются автоматически. Заявители, прибывшие на прием по чужой записи или без записи в целях безопасности не принимаются.

Перед посещением консульского отдела настоятельно рекомендуем заполнить заявление о выдаче паспорта, с помощью интернет-сервиса  для оформления паспорта с 5-летним сроком действия или интернет-сервиса для оформления паспорта с 10-летним сроком действия (биометрический паспорт) — с электронным носителем информации. Интернет-сервисы помогут избежать большинства ошибок, подготовить необходимые документы в электронном виде. При посещении консульского отдела заявитель представляет заявление в распечатанном виде или, в случае оформления паспорта с 10-летним сроком действия,  штрих-код в распечатанном виде.

Пример заполнения заявления о выдаче паспорта сроком действия 5 лет гражданину старше  18 лет

Пример заполнения заявления о выдаче паспорта сроком действия 5 лет несовершеннолетнему гражданину (до 18 лет)

Пример заполнения заявления о выдаче биометрического паспорта (сроком действия 10 лет)  гражданину старше 18 лет

Пример заполнения заявления о выдаче биометрического паспорта (сроком действия 10 лет) несовершеннолетнему гражданину (до 18 лет)

Перед заполнением заявления рекомендуем ознакомиться с инструкцией (для паспортов с 5-летним сроком действия – не содержащих электронный носитель информации.) или с инструкцией (для паспортов с 10-летним сроком действия (биометрический паспорт) — с электронным носителем информации.

Написание деловых писем

Написание деловых писем

Введение

Электронная почта изменила способ нашей работы, позволяя дешево и быстро общаться с коллегами, поставщиками и другими контактами по всему миру. Многие из нас сейчас используют его как основное средство общения в течение рабочего дня. Но какие методы лучше всего использовать при написании электронных писем?

Отличаются ли правила написания электронных писем от тех, которые мы уже узнали?

Электронные письма — это письменные сообщения, и их цель, как правило, заключается в отправке информации.Если мы ослабим правила грамматики и ясного общения, мы не сможем донести наше сообщение. Поэтому важно придерживаться обычных рекомендаций. Однако электронные письма обычно менее формальны, чем печатные деловые письма.

Этикет

До сих пор существует некоторая путаница в том, как правильно писать электронные письма, какой тон подходит и следует ли использовать сленг или сокращения. Лучше всего открывать и закрывать электронное письмо, используя «Уважаемый» в начале и «С наилучшими пожеланиями» или «С уважением» в конце.

«Привет» не подходит для деловых писем, если вы не знакомы с человеком, которому пишете. Если вы не знаете полное имя человека, используйте его титул (например, «Уважаемый директор службы поддержки клиентов»).

Всегда думайте о читателе. Помните, что люди вряд ли обидятся, если вы слишком формальны, но некоторые могут подумать, что вы грубите, если вы слишком неформальны.

Орфография и грамматика

Вы всегда должны писать электронные письма с той же осторожностью, что и официальные письма.

Всегда проверяйте орфографию и грамматику — в большинстве почтовых приложений есть инструмент, который можно использовать для этого автоматически. Помните, что небрежное общение производит плохое впечатление и на вас, и на вашу организацию.

Не поддавайтесь искушению использовать ярлыки «текстовых сообщений». Некоторые люди могут понять, что означает «cant w8 2 cu», но многие этого не понимают.

Адрес электронной почты

• Кому — здесь вы вводите адрес электронной почты человека, которому вы пишете.
• CC (любезно предоставленная копия) — это для адресов электронной почты других людей, которым необходимо видеть информацию в вашей электронной почте.
• BCC (скрытая копия) — адреса, которые вы указываете в этом поле, «скрыты» от других людей, получающих сообщение. Например, если вы написали электронное письмо своей страховой компании, но хотите, чтобы адвокат прочитал его для справки без ведома страховщиков, вы должны использовать это поле для адреса адвоката.

Всегда используйте правильное поле, чтобы люди знали, кто, по вашему мнению, первым отреагирует на полученную информацию.

Примеры электронной почты

Вот два примера электронных писем. Первый содержит все худшие аспекты плохой деловой электронной почты. Второй показывает вам хороший пример шаблона, который вы, возможно, захотите иметь в виду при написании своего делового письма.

Как не писать деловое письмо

Что бы вы ни делали, не делайте этого …

Чувак!

Мне просто интересно, может быть назначена встреча. Что это такое, не беспокойтесь об этом, но можем ли мы что-нибудь устроить? Без спешки!

Привет, ты видел Пасху прошлой ночью? Мне это нравится, это УДИВИТЕЛЬНО.☺

Ну да ладно, круто. Говори скорее, если хочешь. Не волнуйтесь, если нет.

Ура!

Dx

Открытие явно слишком неформальное и безличное — если вы не знаете имя получателя, используйте «Для кого это может касаться» или «Уважаемый господин / госпожа».

Однако, если вы знаете имя получателя, используйте его. «Дорогое имя» — иначе вы будете казаться невежественным. В конце концов, вы должны строить профессиональные отношения с этим человеком.

Первый абзац слишком случайный, неформальный и непрофессиональный. И, что особенно важно, нет благодарности за то, что вы ответили на первое письмо.

Второй абзац — неудачная попытка добавить «индивидуальный подход». Если вы профессиональны, вежливы и вежливы, нет необходимости бросать что-либо подобное. Да, это электронная почта, а не письмо, но нет никаких причин или оправданий для того, чтобы упустить стандарты или создать неправильное впечатление.

Третий абзац слишком случайен и нерешителен, оставляет слишком много места для сомнений и предполагает, что кого-то легко умиротворить и, как правило, не так уж сильно беспокоить.А смайликам однозначно нельзя-нет.

«Ура!» Лучше избегать, если у вас уже не сложились долгосрочные отношения с получателем. Но даже в этом случае он не идеален для бизнеса.

И, наконец, всегда заканчивайте своим полным именем (по крайней мере) и надлежащей подписью. Это слишком банально, и вы, возможно, ожидаете увидеть это в текстовом сообщении. Вы должны помнить, что избавиться от вредных привычек невероятно легко. Всегда пишите, как если бы управляющему директору — потому что, пока вы не знаете иначе, вы можете им стать!

Как написать рабочий адрес электронной почты

Намного лучше последовать этому примеру…

Дорогой Стивен

Надеюсь, с тобой все в порядке.Было приятно услышать от вас — спасибо за ваше время.

Мы можем назначить встречу по этому поводу? Дайте мне знать, когда вам лучше, и мы сможем что-нибудь организовать. Было бы здорово обсудить это лично, а не по электронной почте.

Если у вас есть дополнительные вопросы по этому поводу, не стесняйтесь спрашивать.

Я с нетерпением жду встречи с вами снова.

С уважением

Давид

Ключевые моменты, которые следует запомнить

• Будьте лаконичны.Помните, что некоторые люди получают и читают сотни электронных писем каждый день. Постарайтесь, чтобы длина не превышала пять абзацев. Если ваше сообщение очень длинное (например, заметки об отчете), рассмотрите возможность отправки его как вложения.
• Не используйте неподходящий адрес электронной почты для отправки электронной почты (например, [email protected]). Если у вас нет рабочего адреса электронной почты, настройте его, используя свое имя или название компании.
• Убедитесь, что вы четко указали свое электронное письмо в поле темы, так как это поможет читателю обратиться к нему позже.Старайтесь, чтобы заголовки были короткими.
• Используйте для форматирования «простой текст», а не HTML (который создает электронные письма в стиле веб-страницы). Это будет означать, что все, кто читает ваше письмо, увидят его так, как вы хотели. Имейте в виду, что не все используют компьютер для доступа к своей электронной почте, и люди могут использовать устройства, которые могут отображать только текст.
• Используйте маркированные списки и делайте абзацы короткими. Если вы пишете кому-то впервые, структурируйте свое электронное письмо, как письмо, с началом, серединой и концом.
• Не используйте заглавные буквы. Создается впечатление, что вы кричите на своего читателя.
• Не используйте смайлики (комбинации букв, которые представляют эмоции) в официальных электронных письмах.
  Например: 🙂 (счастливый) или 🙁 (грустный)
• Избегайте слишком знакомого языка, сленга или сокращений, таких как LOL (смеяться вслух) или BTW (между прочим).
• Не нарушайте грамматику и не игнорируйте форматирование. Может быть, быстрее написать письмо без заглавных букв, но читателю это покажется непрофессиональным.
• Если вы отправляете изображения или документы по электронной почте, убедитесь, что они имеют разумный размер файла (менее 5 МБ), поскольку большие файлы могут создавать проблемы для человека, получающего их. Убедитесь, что вы сказали читателю, что приложили вложение.
• Всегда отвечайте на электронное письмо как можно скорее, чтобы показать отправителю, что вы имеете дело с информацией.
• Старайтесь избегать отправки ненужных ответов (спасибо!), Поскольку они тратят время читателей, а также засоряют почтовые системы.

Заявление об отказе от ответственности

Многие компании настаивают на использовании «заявления об отказе» в конце всех исходящих писем. Есть некоторые сомнения в том, насколько юридически обязательными являются эти заявления об отказе от ответственности, и их лучше всего использовать просто, чтобы сообщить читателю, что содержимое электронного письма является конфиденциальным. Если вы отвечаете за составление заявления об отказе от ответственности для своего отдела или компании, постарайтесь свести его к минимуму и убедитесь, что читатели могут отличить его от остального текста.

Не забывайте, что отказ от ответственности не обязательно означает, что вы не несете ответственности за любые клеветнические заявления, сделанные в электронном письме.

Подписи

Как и заявления об отказе от ответственности, «подписи» должны быть короткими. Включите свое имя, адрес компании и контактные данные, а также регистрационный номер компании, где это необходимо. Избегайте включения слоганов продуктов или ссылок на веб-сайты, которые не имеют отношения к содержанию вашего электронного письма, и не включайте «значимые цитаты», такие как «Ищите, и вы найдете» при написании деловых писем.Это выглядит претенциозно и не обязательно передает правильный имидж вашей компании.

Как начать бизнес-письмо (шаги, примеры, советы)

Невероятно важно, как вы начинаете рассылать деловую электронную почту.

Ваша тема , приветствие и начальная строка должны быть просто правильно. В противном случае получатель может решить проигнорировать ваше сообщение или прекратить чтение после первого предложения.

Но не волнуйтесь.

В этой статье я объясню, как создать деловую электронную почту и как отформатировать ее начало.Затем я приведу шесть примеров и шаблонов, которые вы можете использовать. Я также расскажу о пяти вещах, которые вы должны проверить перед отправкой делового письма.

Наконец, я выделю лучший способ отправки деловых писем нескольким получателям.

В этой статье содержится:

(Щелкните ссылки, чтобы перейти к определенным разделам)

Давайте начнем.

Как начать свой бизнес Электронная почта

Есть три основных элемента, которые вы должны включать в начало каждого делового электронного письма.

Это:

Вы должны обратить внимание на то, как вы создаете эти элементы, чтобы ваши электронные письма были успешными.

Чтобы помочь вам, я расскажу, как написать каждый элемент, включая примеры того, какие из них использовать, а каких избегать.

A. Тема сообщения

Около 47% получателей электронной почты открывают письмо только на основе темы. В конце концов, тема вашего делового электронного письма — это первое, что видит ваша аудитория.

Что это значит для вас?
Тема должна быть идеальной.

Давайте рассмотрим несколько строк темы, которые вы можете использовать, а также несколько, от которых следует избегать.

5 строк темы для использования в деловой электронной почте

Вот пять строк темы , которые могут увеличить вероятность открытия вашего электронного письма:

1. Заинтересованы в [Ваше предложение], [Имя получателя]?

Тема, в которой ваше предложение упоминается рядом с именем получателя, скорее всего, будет эффективной.

Почему?
В этой строке темы вы можете быстро ознакомиться с тем, что вы можете предложить, чтобы получателю было легче понять, насколько полезна ваша электронная почта.Кроме того, персонализированные темы письма повышают открываемость электронной почты на 50%.

2. Пять минут для быстрого звонка, [имя получателя]?

Эта строка темы работает, потому что она напрямую обращается к получателю и сразу переходит к сути.

Ваш читатель оценит, что вы персонализировали электронное письмо, упомянув его имя, и что вы достаточно уважаете его время, чтобы не ходить вокруг да около.

3. [Взаимный контакт] Сказал, что мы должны соединиться

Еще одна хорошая стратегия при написании темы письма — упоминание обо всех контактах.

Упоминание о взаимной связи может заинтересовать получателя и установить некоторый уровень доверия.

4. [Отрасль получателя] имеет реальную проблему — вот решение!

Тема письма, персонализированная в зависимости от отрасли, получателя, скорее всего, вызовет отклик.

Такая тема работает, потому что обещает решение, подходящее для отрасли получателя. В результате получатель заинтригован и у него появится больше стимулов открыть ваше письмо.

5. 5 дней до [нишевой] конференции

Эта тема напоминает получателю, что мероприятие, которое вы организуете, не за горами.

Более того, это создает ощущение срочности, подталкивая получателя открыть ваше электронное письмо — строки темы, передающие срочность, открываются на 22% с большей вероятностью.

Теперь, когда вы увидели, что несколько строк темы работают, я расскажу о некоторых, которые вам не следует использовать.

3 темы, которых следует избегать в деловой переписке

Вот три строки темы , которых следует избегать в деловых сообщениях электронной почты:

1.Одноразовое бесплатное предложение по электронной почте

Эта комбинация фраз — одна из худших, которые вы можете использовать в качестве темы делового электронного письма.

Почему?
Потому что это звучит спамом и слишком хорошо, чтобы быть правдой.

Кроме того, эта строка темы электронного письма может активировать спам-фильтр получателя, отправив ваше письмо в папку для спама. Как правило, избегайте любых строк темы или фраз, которые звучат как кликбейт, поскольку они могут активировать спам-фильтр.

Узнайте , почему ваши электронные письма попадают в спам и как решить эту проблему .

2. Важно

Хотя рекомендуется использовать короткие строки темы, неразумно использовать строки темы из одного слова.

Тема, состоящая из одного слова, может быть воспринята как ленивая и непрофессиональная. Кроме того, такие строки темы могут не предоставлять никакого контекста для вашего электронного письма, поэтому у получателя нет стимула открывать его.

3. $$$

Как и строка темы из одного слова, строка темы, содержащая только символы, не побуждает получателей открывать письмо, потому что такая строка темы не предлагает контекста.

Кроме того, спамеры слишком часто использовали эту тему. В результате получатели вряд ли поверит, что ваша электронная почта является законной. Вместо этого они, вероятно, взглянут на вашу корпоративную электронную почту и пометят ее как спам.

Короче говоря, держитесь подальше от строк темы, которые могут нанести ущерб вашей репутации отправителя и снизить доставляемость любой будущей маркетинговой кампании по электронной почте.

Нужна дополнительная помощь в создании эффективных сюжетных линий?
Ознакомьтесь с моей статьей о 43 холодных строках темы электронной почты, которые открывают ваши электронные письма для дополнительная информация .

Вернуться к содержанию

После того, как вы составили идеальную тему, вам нужно будет выбрать идеальное приветствие. Теперь я перейду к некоторым из лучших и худших вариантов приветствий по электронной почте.

B. Приветствия

Приветствие — это первая строка, в которой вы обращаетесь к целевой аудитории, которой вы пишете. В результате вы должны выбрать приветствие по электронной почте, соответствующее ситуации.

Вы можете выбрать подходящее приветствие на основании:

• Ваше знакомство с публикой.
• Количество читателей.
• Позиции читателей в организации.

Сначала я раскрою пять электронных приветствий , которые вы могли бы использовать. Затем я рассмотрю три приветствия, которых следует избегать в деловых письмах.

5 приветствий для использования в бизнесе Электронная почта

Вот пять отличных приветствий, которые вы могли бы использовать:

1. Уважаемый [Имя лица] или Уважаемый [Фамилия]

Обычное приветствие по электронной почте, подобное этому, — беспроигрышный вариант, кому бы вы ни писали.

Почему?
Эта тема почтительна и вежлива.

В зависимости от цели электронного письма и ваших отношений с получателем вы можете использовать имя, фамилию, полное имя или титул получателя (например, Уважаемый г-н , Уважаемый профессор / Prof , Ms , Mx , Dr и др.).

2. Доброе утро, добрый день, добрый вечер [Имя]

Если вы знаете часовой пояс получателя и время суток, когда он, вероятно, прочитает ваше письмо, вы можете использовать чувствительное ко времени приветствие, например «Доброе утро».

Также неплохо добавить имя получателя для более персонализированного взаимодействия.

3. Привет, привет, всем привет, привет [имя]

Если вы отправляете деловое электронное письмо коллеге, клиенту, работодателю или команде, «Здравствуйте» — приемлемое приветствие.

Это электронное приветствие подходит получателям, которым вы уже писали ранее. Это немного дружелюбнее и личнее, чем вы хотели бы быть с кем-то, кому вы никогда раньше не писали по электронной почте.

4.Привет, привет, всем привет

Использование «Привет» отлично подходит, если вы пишете менее формальные электронные письма.

Это приветствие идеально, если ваша целевая аудитория принадлежит к таким отраслям, как технологии или маркетинг, где культура более неформальна.

5. Привет

Это приветствие подходит, когда вы обращаетесь к команде или группе людей. Приветствие также работает, если вы не знаете имен получателей.

А теперь я расскажу о нескольких приветствиях, которых вам следует избегать.

3 приветствия, которых следует избегать в деловой переписке

Вот три приветствий, от которых стоит держаться подальше:

1. Кому это может относиться

Это приветствие кажется безличным и архаичным.

Кроме того, создается впечатление, что вы не удосужились узнать имя получателя.

2. Уважаемый господин / госпожа

«Уважаемый господин или госпожа» — еще одно устаревшее приветствие, которое в прошлом обычно использовалось для деловых и официальных писем.

Плохая новость в том, что сегодня это считается слишком жестким для написания деловой электронной почты. Более того, это свидетельствует об отсутствии интереса к выяснению имени получателя.

Более подходящим приветствием будет Уважаемый профессор , Mr , Ms или Mx [имя получателя] .

3. Привет,

Хотя это приветствие допустимо в неформальной электронной почте, лучше избегать этого приветствия при написании делового электронного письма.

Такое приветствие может показаться слишком беспечным и непрофессиональным для бизнеса.

Теперь, когда вы знаете, какие приветствия лучше использовать, а какие избегать, я покажу вам несколько отличных вводных строк для официальных деловых писем.

C. Начальные строки

Ваша тема побудила получателя открыть ваше электронное письмо, и приветствие было достаточно хорошим, чтобы они могли продолжить чтение. Теперь вам нужно произвести впечатление на получателя начальными строками.

Чтобы помочь вам, я закрою пять эффективных начальных линий и перейду на три первые линии, чтобы избежать.

5 вводных строк для использования в вашем рабочем электронном письме

Вот пять эффективных проемов, которые вы могли бы использовать:

1. «Разрешите представиться».

Эта первая строка хорошо подходит, если вы впервые отправляете кому-то электронное письмо.

Почему?
Это дает вам возможность сначала вежливо представиться, прежде чем переходить к цели вашего электронного сообщения.

2. «Было здорово встретиться / услышать от вас».

Если вы только что посетили конференцию или завели новый деловой контакт, эта вводная строка идеально подходит для того, чтобы отправить им электронное письмо в первый раз.

3. «Спасибо, что связались».

Если вы отвечаете на деловое письмо или другую деловую корреспонденцию, эта первая строка будет вежливым и уместным выбором.

4. «Я обращаюсь к…»

Эта вступительная фраза сразу переходит к сути дела, что очень удобно, когда вы пишете электронное письмо клиенту, коллеге или любому занятому профессионалу.

Позволяет получателю узнать, почему вы пишете, по мере того, как он читает начальную строку.

5. «В продолжение нашей встречи / звонка…»

Это начальная строка, которая хорошо работает, когда вы отправляете дополнительное электронное письмо клиенту, потенциальному клиенту или даже коллеге.Он напоминает получателю о вашем последнем разговоре и позволяет продолжить с того места, где вы остановились.

Затем давайте взглянем на некоторые вводные строки, от которых вам следует держаться подальше.

3 первых строчки, которых следует избегать в деловой переписке

Вот три худших начальных строк, которые вы могли бы использовать в профессиональных письмах:

1. «Я знаю, что ты очень занят…»

При отправке официальных деловых писем вы недостаточно хорошо знаете получателя, чтобы понять, насколько он занят.Независимо от того, идет ли речь о подписчиках или потенциальных деловых партнерах, лучше избегать слишком самонадеянных вводных писем.

2. «Вы можете сделать мне одолжение?»

Это одна из тех фраз, которые никогда не следует использовать в профессиональных письмах.

Почему?
Эта вводная строка не только непрофессиональна, но также фокусируется на отправителе, а не на получателе. Кроме того, не многие люди будут продолжать читать электронные письма с просьбой о чем-то вместо того, чтобы представить ценностное предложение.

3. «Извините за беспокойство, но…»

Плохая новость об использовании этой первой линии в деловой переписке заключается в том, что она сразу же подрывает доверие к отправителю.

Более того, вместо того, чтобы показаться вежливым, он производит впечатление неискреннего.

Вернуться к содержанию

Далее я покажу вам, как правильно отформатировать начало профессионального электронного письма.

Как отформатировать начало рабочего письма

Написать эффективное профессиональное письмо — это не то же самое, что написать официальное письмо.

Вот как правильно отформатировать корпоративный адрес электронной почты:

Шаг 1
Напишите приветствие или приветствие по электронной почте в первой строке.

Шаг 2
Добавьте запятую после написания приветствия или приветствия.

Step 3
В новом абзаце укажите цель вашего делового общения (первая строка). Затем переходите к тексту письма.

Шаг 4
Напишите введение в следующем абзаце.

Step 5
Выбор шрифта также важен в формальном письме. Придерживайтесь стандартного читаемого шрифта, такого как Arial или Verdana, который поддерживается всеми платформами электронной почты.

Вот пример со всеми пятью элементами:

Вернуться к содержанию

Теперь, когда вы знаете, как отформатировать начало официальных деловых писем, я рассмотрю несколько примеров, которые вы могли бы использовать, чтобы правильно начать рассылку писем.

6 примеров и шаблонов для создания деловой электронной почты

Давайте посмотрим на шесть примеров того, как начать электронное письмо в различных сценариях.

Хотя вы можете использовать любой из этих шаблонов электронной почты для своей деловой электронной почты, не забудьте настроить строку темы, приветствие и вводные строки в зависимости от ваших отношений с получателем.

1. Холодное письмо для привлечения потенциальных клиентов или продаж

Начало вашего коммерческого письма должно быть интересным и достаточно убедительным, чтобы:

• Удерживайте их внимание достаточно долго, чтобы они прочитали всю электронную почту.
• Произведите впечатление, будто вы заботитесь об их интересах.

Пример

Тема: Мистер Дагган сказал, что мы должны подключиться.

Уважаемая госпожа . Миля,

Вчера во время обеда с г-ном Дагганом он упомянул, что ваша фирма стремится расширить свое присутствие в социальных сетях — и так случилось, что моя компания специализируется на веб-хостинге , в социальных сетях маркетинге и брендинг.

Встреча может быть для нас взаимовыгодной, поскольку я недавно помог ABC Inc достичь ее целей в социальных сетях , реализовав кампанию XYZ в Instagram, Facebook и Twitter .

2. Написание холодных писем для работы в сети

Эти электронные письма предназначены для установления взаимопонимания с общим подключением, потенциальным покупателем или кем-то с общими интересами.

Пример

Тема: Инициатива чистых технологий — время для быстрого разговора?

Привет Mr.Кира,

Я заметил, что мы с вами оба являемся членами ассоциации CleanTech Association по телефону LinkedIn и что вы только что открыли новый офис в районе залива.

Поскольку вы житель Залива и разделяете схожие идеи по поводу чистых технологий, я подумал, не будет ли вам интересно выпить чашечку кофе на следующей неделе. Мне было бы интересно узнать ваше мнение об инициативе в области устойчивого развития, которую я разрабатываю.

3. Холодное письмо для обратных ссылок

Вот простой шаблон делового письма, который вы можете использовать для написания эффективных писем для вашей стратегии построения ссылок:

Пример

Тема: Полезная статистика для следующего сообщения в блоге

Привет Джеймс,

Я знаю, что вы внимательно следили за воздействием COVID-19 на стартапы, и я хотел показать вам эту интерактивную диаграмму ответов стартапов, вызванных пандемией.Я создал это из своего опроса 200 стартапов владельцев бизнеса .

Я заметил, что ваш блог публикует еженедельные сводки новостей, и мне интересно, думаете ли вы, что эта инфографика может быть хорошим включением.

4. Электронное письмо потенциальному рекрутеру при поиске работы

Сопроводительное письмо к заявлению о приеме на работу потенциальному работодателю может начинаться так:

Пример

Тема: Запрос на должность менеджера по маркетингу

Hi Shane / Уважаемый менеджер по найму ,

Я прочитал недавнюю статью Entrepreneur о быстром росте ABC Inc с момента получения 4 миллионов долларов венчурного капитала в апреле прошлого года.Это очень интересно и заставляет меня задуматься, есть ли у вас планы по расширению продаж и маркетинговой команды ?

Я добился больших успехов в качестве бренд-менеджера компании XYZ в течение последних семи лет, работая над разнообразными маркетинговыми кампаниями стратегий. Я планирую перейти на более широкую роль в маркетинге , и ABC была в моих глазах.

Примечание: Используйте приветствие с названием должности (например, « Уважаемый менеджер по найму, ») в сопроводительном письме , только если вы отправив электронное письмо человеку на номер в первый раз , и вы не знаете имя получателя .Когда они ответят вам, даже если это будет форма , письмо , запишите их имя и используйте его в будущем.

5. Электронное письмо после завершения интервью

Если вам интересно, как начать деловую переписку с потенциальным работодателем после собеседования, вот отличный пример благодарственной записки.

В этом случае, поскольку вы теперь знакомы, обращайтесь к рекрутеру по его имени, а не « Уважаемый менеджер по найму, ».

Пример

Тема: Спасибо за ваше время

Привет Юля,

Спасибо, что нашли время поговорить со мной вчера. Мне понравился наш разговор о позиции менеджера по обслуживанию и продажам для клиентов , и я был благодарен за то, чтобы узнать больше о работе с вашей командой.

Звучит как полезная роль, учитывая возможности для нетворкинга и продвижения.Я думаю, что моя степень магистра в области международного бизнеса , а также мой опыт обслуживания клиентов делают меня отличным кандидатом.

Пожалуйста, звоните мне, если вам понадобятся какие-либо подробности или рекомендации.

6. Деловое письмо вашему менеджеру

Давайте посмотрим, как может выглядеть официальное письмо или электронное письмо вашему финансовому директору об увеличении бюджета.

Пример

Тема: Запрос на увеличение бюджета для расширенного тестирования продукта

Уважаемый Энди,

Я отправляю этот запрос на ваше одобрение увеличения бюджета, относящегося к нашему проекту XYZ .Для успешного завершения проекта я прошу увеличить первоначальный бюджет в 50 000 долларов на 5000 долларов.

Причина этого увеличения — потребность в дополнительном сырье, необходимом для расширенного тестирования продукта перед окончательным выпуском. Благодаря такому увеличению мы можем гарантировать идеальную реализацию нашего инструмента как рабочего продукта.

Вернуться к содержанию

Затем я покажу вам пять вещей, которые нужно проверить, прежде чем нажимать кнопку «Отправить» в этом электронном письме для деловой переписки.

5 вещей, которые нужно проверить перед отправкой делового письма

Вот пять вещей, которые нужно проверить перед отправкой рабочего электронного письма:

1. Орфографические и грамматические ошибки

Получатель может извинить за опечатки или орфографические ошибки в неофициальных электронных письмах. Но в деловом письме или электронном письме их категорически запрещают, так как они могут снизить доверие к вам.

Проверьте свою грамматику и орфографию с помощью любого из соответствующих инструментов, доступных в Интернете.

Кроме того, дважды проверяйте написание имени получателя во всех официальных электронных письмах.Вы же не хотите оттолкнуть публику неправильным написанием имени в приветствии или приветствии.

2. Восклицательный знак

Использование восклицательных знаков в официальных электронных письмах может быть воспринято как грубость.

Кроме того, ваш читатель может почувствовать, что вы пытаетесь создать ложное ощущение срочности. Лучше избегать использования этих знаков препинания, если это не очень неформальное приветствие или письмо.

3. Поддерживайте правильный тон

Ваш тон не должен быть слишком цветистым, резким или кратким.

Поддерживайте формальное письменное общение в разговорной, вежливой и позитивной форме.

Простой тест — прочитать вслух свои электронные письма, чтобы узнать, как они звучат. Если письмо хорошо звучит, вероятно, оно тоже хорошо читается.

4. Ввод заглавными буквами

Не пишите что-либо заглавными буквами, так как это означает крик в текстовой форме. Хотя ваша цель может состоять в том, чтобы выделить определенное слово или фразу, ваш получатель, скорее всего, интерпретирует все заглавные буквы, когда вы на них кричите.

5.Избегайте разговорных выражений и шуток

Разговорным и сленговым терминам нет места ни в каких деловых письмах — будь то письма, электронные письма, служебные записки и т. Д., Потому что они заставят вас выглядеть в высшей степени непрофессиональным.

Кроме того, разговорный язык одного поколения может не иметь смысла для другого. Вы не можете просто предположить, что человек, читающий вашу электронную почту, поймет ваш сленг или сочтет вашу шутку смешной — он может счесть ее оскорбительной.

Вернуться к содержанию

Теперь, когда вы знаете, как создать деловую электронную почту, я представлю вам инструмент для работы с электронной почтой, который поможет упростить все ваши бизнес-процессы по электронной почте.

Лучший способ рассылки деловых писем нескольким получателям

Форматирование и корректура деловой электронной почты с использованием всех упомянутых мною советов может помочь вам улучшить деловую электронную почту. Однако простое написание идеального делового электронного письма не повысит уровень вовлеченности.

Кроме того, при отправке электронных писем нескольким получателям может потребоваться сохранить их конфиденциальность.

Как это сделать?
Вы можете добавить каждый рабочий адрес электронной почты в поле Скрытая копия.

Но отправка нескольких писем таким способом означает, что вы не сможете персонализировать каждое письмо.

Если бы вы только могли превратить свою обычную учетную запись Gmail или Google Workspace (ранее G Suite ) в суперэффективную платформу массовой электронной почты…

Вот где приходит на помощь GMass .

Что такое GMass?

GMass — это мощная платформа для работы с электронной почтой , которая позволяет отправлять кампании по электронной почте прямо из своего почтового ящика Gmail .Благодаря впечатляющим возможностям слияния почты, это популярное расширение Chrome, используемое сотрудниками таких крупных компаний, как Google, LinkedIn и Twitter.

Но это не только для крупных компаний.

Любой человек — от частных лиц до владельцев малого бизнеса и церквей — может использовать GMass для улучшения формального общения по электронной почте и отправки электронных писем!

С помощью GMass вы можете:

• Автоматическая персонализация сообщений электронной почты для повышения уровня взаимодействия с электронной почтой, включая абзацы, изображения, ссылки, подписи электронной почты и вложения.
• Отслеживайте открываемость электронной почты, частоту кликов и другие взаимодействия получателей в режиме реального времени с помощью отчетов о кампании GMass .
• Автоматизируйте отслеживание электронной почты , чтобы обеспечить высокую скорость отклика от вашего списка рассылки или новых подписчиков.
• Отправляйте кампании на основе поведения в зависимости от действий, которые ваши лиды предпринимают в предыдущем или первоначальном письме.
• Просмотрите оценку тональности , чтобы узнать, кто из ваших потенциальных клиентов наиболее заинтересован в каждом полученном вами ответе.
• Используйте функцию Gate , чтобы объединить автоматическую персонализацию, анализ тональности и возможности шаблонов для автоматической отправки персонализированных «ответов на ответы».
• A / B протестируйте свои кампании по охвату электронной почты , чтобы убедиться, что вы отправляете сообщение, которое, скорее всего, приведет к наилучшему отклику.
• Преодолейте ограничения на отправку в учетной записи Gmail или Google Workspace (ранее G Suite ), чтобы отправлять 10 000 писем в день.

Как начать работу с GMass?
Это невероятно просто — вам нужно всего лишь загрузить расширение GMass Chrome в свой браузер, зарегистрироваться в Gmail или Google Workspace (ранее G Suite), и все готово!

Вернуться к содержанию

Последние мысли

Чтобы установить желаемую связь со своим читателем, вам нужно идеально составить начало вашего делового письма.

Просто следуйте советам и методам, которые я здесь описал, чтобы создавать эффективные электронные письма.А с помощью такого инструмента электронного маркетинга, как GMass, вы можете поднять свой опыт работы с Gmail на новый уровень!

Просто установите GMass Chrome Extension , чтобы увеличить охват электронных писем!

Аджай является основателем GMass и занимается разработкой программного обеспечения для отправки электронной почты в течение 20 лет.

вводных предложений для глобальной электронной почты

Обновлено: 13 октября 2021 г.

Читатели просили меня предлагать начальные предложения для электронных писем, которые отправляются людям по всему миру.Цель этих вводных — избежать показаться грубым и невежливым, особенно в сообщениях людям из культур, в которых английский не является первым языком.

Для людей в англоговорящем деловом мире будет разумным включить приветственное предложение, а не сразу приступить к своим деловым целям, когда они пишут людям, которые ожидают и ценят такую ​​любезность по электронной почте.

Ниже приведены несколько вводных предложений для международной электронной почты. Каждый приходил после приветствия типа «Дорогой доктор.Ривас »или« Привет, Осуф ». Вы можете использовать «Я» или «Мы» в зависимости от того, пишете ли вы как частное лицо или как представитель своей группы.

1. Надеюсь, вам нравится сезон.
2. Надеюсь, все в порядке.
3. Как дела? Надеюсь, ты здоров и счастлив.
4. Надеюсь, у вас все хорошо.
5. Надеюсь, у вас все в порядке.
6. Надеюсь, у вас и ваших коллег все в порядке.
7. Надеюсь, у вас все отлично, и вы наслаждаетесь этим сезоном.
8. Шлем Вам наши наилучшие пожелания.
9. Шлю вам и вашим уважаемым коллегам свои теплые пожелания.
10. Приветствую всех нас в _________ [введите название организации].
11. Привет от _____ [введите имя человека] и меня.
12. Приветствую вас и ваших коллег.
13. Наилучшие пожелания вам и вашей семье.
14. Приятно снова быть с вами на связи.
15. Было приятно видеть вас в ____.
16. Надеюсь, вам понравилась поездка в ____.
17. Добро пожаловать на работу! Надеюсь, у вас был замечательный отпуск.

Если вы ведете переписку с бизнес-читателями по всему миру, вы можете обратить внимание на начальные предложения, которые они используют, и ответить аналогичным образом.

Связанный: Прочтите нашу статью о том, как написать вступительное предложение.

«Надеюсь, это электронное письмо тебе понравится»

Одно из популярных начальных предложений — «Надеюсь, это письмо вас хорошо заинтересует». Хотя это обычное дело в начале деловой электронной почты, я рекомендую использовать предложение, которое звучит более естественно.Для меня «Надеюсь, это письмо тебя найдет» — это неудобная формулировка.

Если вы часто кому-то пишете, это хорошая идея. Повторение вступительного предложения могло показаться скорее привычкой, чем искренним чувством.

Вот несколько альтернатив старому «Надеюсь, это электронное письмо вас хорошо» , которое вы можете рассмотреть:

1. Более индивидуальный подход

Если вы составляете электронное письмо с высокими ставками, которое требует результатов, стоит потратить время на то, чтобы немного изучить человека или компанию, к которой вы обращаетесь.Открытие вашего электронного письма с предложением, которое относится непосредственно к отправителю, показывает, что это не стандартное, шаблонное сообщение. Это потребует большего внимания и установит личную связь. Рассмотрим, возможно, недавнее профессиональное развитие, чтобы показать, что вы знакомы с работой получателя, или, возможно, частичку личной информации, которую вы можете использовать, чтобы показать, что вы заинтересованы в этих отношениях. Вот несколько примеров:

Профессиональный:

Сегодня утром я узнал, что CTX Solutions получила зеленый свет на слияние.Вы должны быть заряжены тем, что впереди!

Мне очень понравилась ваша презентация на прошлой неделе в Сан-Диего о тенденциях нелинейного маркетинга. Вы действительно нарисовали идеальную картину, когда сказали…

Снимаю шляпу перед вами и вашей командой за недавний успех кампании Black Mason! Это городские разговоры здесь!

Личный:

В офисе ходят слухи, что вы прошли триатлон за выходные.Не знаю, как удается находить время на тренировки — это и впечатляет, и вдохновляет!

Поздравляем с крупным выигрышем на прошлой неделе! Ваша команда — это настоящая легенда боулинга!

2. Пропустить начальное предложение!

Недавнее исследование данных почтового приложения Boomerang показало, что оптимальная длина электронного письма для получения ответа составляет 75–150 слов.

Это и понятно, ведь люди заняты, а время ценно.Имея это в виду, вы можете пропустить вступительное предложение и сразу перейти к делу. Пока общий тон письма теплый, этот подход не должен показаться холодным.

3. Светский разговор

Создавая электронную почту, вы должны действительно знать свою аудиторию. Поэтому, если вы чувствуете, что получатель — это тот, кому понравится немного поболтать, возможно, лучше немного поболтать. Опять же, лучше пропустить типовой «Надеюсь, это письмо вас хорошо заинтересует» и выбрать более персонализированную заставку.Вот несколько примеров:

Надеюсь, тебе не жарко. Кажется, весной Нью-Йорк не получил эту памятку!

Вы собираетесь взять лодку на выходные? Должна быть отличная погода!

Самое важное, что нужно помнить при создании электронного письма, — оставаться максимально искренним. Принуждение к разговору неприятно ни при личной встрече, ни в письменной форме. Попробуйте представить, что вы столкнетесь с получателем в коридоре, и пишите так, как будто вы разговариваете лицом к лицу.

4. Восемь альтернативных вступительных фраз.

Если вы хотите добавить несколько открывающих фраз в свой банк фраз, чтобы избежать неудобного «Я надеюсь, что это письмо вас хорошо», вот еще несколько фраз, которые вы можете использовать в качестве альтернативы (17 примеров, перечисленных в вверху статьи тоже подойдет):

1. Я знаю, что вы заняты, поэтому я буду краток (только постарайтесь быть кратким!)
2. Надеюсь, у вас будет продуктивная неделя
3. Надеюсь, у вас отличная неделя
4. Надеюсь, у вас все хорошо
5. Надеюсь, вы хорошо провели время в отпуске
6. Мы встретились на [место, мероприятие]
7. Я рад снова связаться с вами
8. С понедельником! [или в любой день недели]

Мне бы очень хотелось, чтобы вы пополнили список выше, а также ваши мысли о вежливых вступительных предложениях.Поделись, пожалуйста!

Связано: Вот полезная статья о создании идеального повторного письма.

Lynn
Обучение синтаксису

Насколько формальным должно быть электронное письмо?

Урок 3: Насколько формальным должно быть электронное письмо?

/ ru / communicationskills / email-нарушения-могут-поставить под угрозу-вашу-работу / содержание /

Насколько формальным должно быть электронное письмо?

Подобрать правильный тон для электронного письма может быть непросто.

Иногда может казаться, что электронное письмо должно быть формальным, чтобы быть правильным. По правде говоря, формальный тон не всегда автоматически лучше, чем повседневный. Но как узнать, какой из них использовать и когда? Есть несколько вещей, которые помогут вам решить, насколько формальным или непринужденным должен быть тон вашего электронного письма.

Когда электронное письмо должно звучать более формально?

Рассмотрите человека, которому вы пишете. Как вы знаете, этот человек? Какие контакты у вас были в прошлом, если таковые были? Эти факторы станут лучшим ориентиром при выборе тона вашего электронного письма.Если вы инициируете первый контакт с кем-то, например, с потенциальным работодателем, или с кем-либо, кто занимает более высокую должность, как правило, вам нужно по умолчанию использовать формальный тон.

Когда вы пишете кому-то, с кем никогда не встречались лично, тон вашего письма особенно важен. Поскольку это письмо будет вашим способом произвести первое впечатление, вы должны убедиться, что оно хорошее. Придерживайтесь приветствий, в которых используется либо полное имя, либо титул и фамилия, если у вас есть такая информация. Если у вас нет имени человека, которому вы пишете, можно использовать Dear Sir или Madam .

Использование более профессионального языка и избегание сокращений также придаст вашей электронной почте более формальный тон. Например, вместо я не смогу сделать это , сказав К сожалению, я не смогу присутствовать, придает вашей электронной почте более профессиональный тон. Также имейте в виду, что избегание сокращений и использование правильного орфографии и грамматики не менее важно, когда дело доходит до настройки тона вашего электронного письма.

В примере ниже:

Кандидат отправляет электронное письмо рекрутеру, которого никогда не встречала.Формальное приветствие и язык, который она использует, придают электронной почте более профессиональный тон.

Точно так же вы хотите убедиться, что закрываете письмо таким образом, чтобы оно соответствовало приветствию в вашем письме. Завершение письма просто Спасибо! может показаться дружелюбным, но может показаться слишком знакомым и непринужденным. Для более формальных писем лучше всего заканчивать чем-то вроде Большое спасибо или С уважением , чтобы поддерживать профессиональный тон.

Обязательно укажите контактную информацию.

Это особенно важно при установлении контакта с кем-либо, особенно с потенциальными работодателями. Вы должны быть уверены, что у них есть вся необходимая информация, чтобы связаться с вами в будущем.

Однако формальные правила могут применяться не всегда.

Например, если вы пишете ответ на полученное электронное письмо, обратите внимание на тон и язык, использованный отправителем. Это поможет вам избавиться от лишних догадок при выборе тона вашего электронного письма.

Если вы заметили, что тон звучит не совсем формально, можно отразить это в своем ответе.Например, если в приветствии кто-то использует Hi и ваше имя, в вашем ответе будет приемлемо использовать один и тот же тон. Посмотрите, как другой человек использует аббревиатуры, сокращения и общий выбор слов в качестве ориентира. В большинстве ситуаций зеркальное отображение набора тонов вполне приемлемо для вашего ответа.

Когда можно, чтобы электронное письмо выглядело более непринужденно?

Ситуации, в которых допустимо отправить более непринужденное и дружелюбное электронное письмо, как правило, более очевидны.Например, если вы пишете другу или члену семьи, конечно, уместно использовать непринужденный тон.

Когда речь идет о таких людях, как ваши коллеги или коллеги, при выборе тона следует учитывать две вещи:

1. Как давно вы знаете этого человека?
2. В каком контексте вы знали этого человека?

Как правило, чем дольше вы знакомы с кем-то — или если вы с некоторой частотой общаетесь с человеком вне работы, — тем более приемлемым будет использование непринужденного тона.Электронное письмо с очень непринужденным тоном может больше походить на текстовое сообщение, чем на письмо, и оно может включать такие вещи, как аббревиатуры или смайлики — все зависит от культуры вашего рабочего места. Подумайте о среде, в которой вы работаете, и ищите примеры, поданные вашими коллегами и начальством, когда решаете, использовать ли подобные вещи.

Следует иметь в виду одну очень важную вещь:

Professional — это не всегда то же самое, что формальный. На работе важно всегда оставаться профессиональным, даже если тон звучит непринужденно.Никогда не стоит сплетничать или говорить что-то плохое о других людях, с которыми вы работаете, независимо от того, насколько хорошо вы знаете коллегу или коллегу, с которыми пишете по электронной почте. Такие вещи могут очень легко вернуться и преследовать вас, но, к счастью, их также легко избежать.

/ ru / communicationskills / being-a-good-digital-гражданин / контент /

10 лучших стратегий для написания эффективных электронных писем — Журнал грамотности Джерца (основан в 1999 г.)

Jerz> Написание> Электронный текст> Советы по электронной почте

Следуйте этим советам по этикету электронной почты, чтобы писать более эффективные электронные письма.

Импровизированная схема движения вперед и назад, с которой мы привыкли при общении в социальных сетях, сильно отличается от заранее спланированных, более замкнутых сообщений, которые большинство профессионалов ожидают на рабочем месте.

Если вы планируете прогулку с друзьями, вы ожидаете нескольких быстрых обменов мнениями с просьбой дать разъяснения и внести исправления на лету. Поскольку вы обычно пишете кому-то, кого уже хорошо знаете, об общих интересах, вам не нужно вдаваться в подробный контекст.

Но большинство профессионалов не хотят заниматься неторопливыми движениями вперед и назад, чтобы выполнить свою работу.Они хотят удалить этот элемент из своего почтового ящика, возможно, передав его помощнику или отправив его вверх по потоку, без необходимости спрашивать отправителя: «Я не знаю, что вы думаете?» или «Что вы имели в виду под этим смайликом?»

Первоначально написано Джессикой Бауэр в 2000 году; Расширен и поддерживается Деннисом Дж. Джерцем

1. Напишите содержательную строку темы.
2. Держите сообщение сфокусированным.
3. Избегайте вложений.
4. Четко представьтесь.
5. Будьте добры. Не пламя.
6. Корректура.
7. Не предполагайте конфиденциальность.
8. Различайте формальные и неформальные ситуации.
9. Ответьте немедленно.
10. Проявляйте уважение и сдержанность .

1. Напишите содержательную строку темы.

Прежде чем нажать «отправить», напишите тему, которая точно описывает содержание, давая вашему читателю конкретную причину открыть ваше сообщение.Расплывчатая или пустая строка темы — это упущенная возможность проинформировать или убедить вашего читателя.

Помните — ваше сообщение не единственное в почтовом ящике получателя. Четкая тема письма поможет занятому профессионалу решить, что ваше письмо стоит того.

2. Держите сообщение сфокусированным.

Почему ты пишешь? Вы отвечаете на запрос? Приносите извинения за ошибку с вашей стороны? Просите получателя предпринять какие-то действия за вас?

• Цель: Любой учебник по деловому и профессиональному письму будет включать примеры писем с жалобами и корректировками, писем с предложениями, отчетов о проделанной работе, писем-заявлений и т. Д.
• Прямолинейность : Вам, вероятно, не нужно начинать с «Дорогая мисс Джонс», вести личную болтовню и заканчивать с «С уважением». (Если вы действительно хотите быть таким формальным, отправьте письмо на бумаге.)
• Организация : Читатели часто получают часть сложного сообщения, нажимают «ответить», как только у них есть что сказать, и забывают прочтите остальное. Это человеческая природа.
  • Пронумеруйте баллы в более сложном сообщении.(Начните с четкого определения того, сколько частей состоит из вашего сообщения.)
  • Разделите несвязанные пункты на отдельных целенаправленных писем.
    • Если вы отправите всем своим сотрудникам сообщение, которое касается только некоторых из них, многие люди будут тратить время на чтение всего этого, чтобы определить, применима ли к ним какая-либо часть.
    • Другие люди сдадутся, как только обнаружат какие-либо детали, которые к ним не относятся. (Опять же, это человеческая природа.)
• Вежливость : Пожалуйста, и спасибо все еще важны, но многословие тратит время вашего читателя (что грубо).
  

Чтобы помочь читателю сосредоточиться на вашем сообщении: сделайте ваш текст читабельным .

• Корректура, особенно , когда ваше сообщение просит получателя сделать за вас работу. Заглавные буквы выглядят как крик, а без заглавных букв вы выглядите как ленивый подросток. Независимо от вашего намерения, люди ответят соответствующим образом.
  • Если вы учитесь в средней школе, хлесткое заявление «thx 4 ur help 2day ur gr8!» Может вызвать занятую профессиональную улыбку — или вздрогнуть.
  • Часто мягкости жеста недостаточно. Ты хочешь, чтобы твой босс был твоим, 2 ты думаешь, что не можешь спл? LOL 😉
• Напишите коротких абзацев, , разделенных пустыми строками. Большинство людей находят сплошные блоки текста скучными или даже пугающими. Найдите время, чтобы отформатировать свое сообщение для удобства читателя.
• Избегайте причудливых шрифтов. Не полагайтесь на жирный шрифт или крупный размер, чтобы добавить нюансов. Читатель электронной почты вашего получателя может не иметь всех функций, которые есть у вас.В крайнем случае используйте звездочки, чтобы выделить * акцент *.

3. Избегайте вложений.

Вместо того, чтобы заставлять читателя загружать вложение и открывать его в отдельной программе, вы, вероятно, получите более быстрые результаты, если просто скопируете и вставите наиболее важную часть документа в тело сообщения.

	Кому: Всем 1000 сотрудникам От: Нетерпеливый Эдгар Тема: Полезная книга, которую должен прочитать каждый ——– Привет всем.Я прикрепил PDF-файл, который, я думаю, вам всем очень пригодится. Это уже третий раз, когда я отправляю ему файл — в версии, которую я отправил вчера, была опечатка на странице 207, поэтому я отправил все снова. Поскольку некоторые из вас отметили, что большой размер файла делает его немного неудобным, я также приложил каждую главу как отдельный документ. Сообщите мне, что вы думаете! Вложения: Big Honking File.pdf (356MB) BHF Cover.pdf (25MB) BHF Chapter 1.pdf (35MB) […]
Хорошо , поднимите руки … многие ли из нас немедленно удалили бы вышеуказанное сообщение, не просматривая * какие-либо * из этих вложений?
	Кому: Bessie Professional От: Morris Ponsybil Тема: Подсказки по электронной почте — тема для офисной мастерской? —- Бесси, я наткнулся на несколько советов по оптимизации профессиональных коммуникаций.Кто-нибудь вызвался выступить на семинаре в офисе в следующем месяце? Дайте мне знать, если вы хотите, чтобы я провел небольшой семинар (20 минут?) По эффективному использованию электронной почты. Ниже я вставлю оглавление. Если вы хотите, я пришлю вам все это в виде PDF-файла. Содержание Напишите содержательную строку темы. Держите сообщение целенаправленным и читаемым. Избегайте вложений. […]

Помните, что вложения

• потребляют пропускную способность (хотите ли вы, чтобы получатель игнорировал ваш запрос, чтобы не платить за загрузку мобильного телефона?)
• может переносить вирусы
• не t всегда правильно переводить для людей, читающих электронную почту на портативных устройствах.
• может потребовать от вашего получателя установить определенное программное обеспечение (например, Microsoft Publisher или Apple’s Pages).

4. Четко назовите себя.

Если бы вы позвонили кому-то за пределами вашего ближайшего окружения, кому-то, кто, вероятно, не узнает ваш голос, вы, вероятно, скажете что-то вроде «Здравствуйте, мисс Вордсворт, это Салли Гриффин». Формальное приветствие «Уважаемая мисс Вордсворт» не обязательно для повседневного общения на рабочем месте.

Когда мы отправляем текстовые сообщения нашим друзьям, мы ожидаем, что они будут получать много сообщений.Но профессионалы, использующие электронную почту, не любят получать загадочные сообщения с незнакомых им адресов.

Хотя обычное электронное письмо не требует формального приветствия, такого как «Уважаемая мисс Вордсворт», спросите себя, знает ли вас человек, которому вы пишете, достаточно хорошо, чтобы узнать ваш адрес электронной почты.

	Кому: Профессору Блиндерсону От: [email protected] Тема: [Пусто] Йо пропустите 2 урока, что такое домашнее задание
Профессор Блиндерсон, вероятно, ответит: «Пожалуйста, дайте мне имя и класс, в котором вы находитесь, чтобы я мог дать осмысленный ответ.Я не узнаю адрес [email protected] ».
	Кому: профессору Блиндерсону От кого: [email protected] Тема: EL227 Отсутствие, 10 октября Привет, профессор Блиндерсон. Это Моррис Понсибил из секции 2 EL227. Этим утром я только что узнал, что команда по керлингу вышла в плей-офф, поэтому 10-го числа я уезжаю из города. пропустит бумажный семинар и обсуждение Главы 10.Могу ли я отправить вам свои вопросы для обсуждения по главе 10 по электронной почте, прежде чем я уеду из города? Могу я прийти к вам в офис в 14:00 12-го числа, чтобы обсудить газету? Я попросила Шерил Джонс делать для меня заметки. Большое вам спасибо. Увидимся завтра в классе.
Если вы просите другого человека оказать вам услугу, предоставление правильной информации даст ему или ей вескую причину для принятия решения в вашу пользу. В этом случае Моррис Понсибил показывает своему профессору, что он достаточно заботится о классе, чтобы предложить решение проблемы, которую вызовет его отсутствие.

При обращении к холодному человеку будьте вежливы и кратки. Если вы просите незнакомца сделать что-то для вас бесплатно, будьте готовы ничего не услышать в ответ.

Даже если у вас уже есть связь с человеком, с которым вы связываетесь, небольшой контекст будет полезен. Каждую осень я получаю электронные письма от «[email protected]» или «[email protected]», которые задают вопрос о «классе» и не подписывают свои настоящие имена.

Если вы следите за личным контактом, вы можете показаться слишком робким, если предположите, что получатель вас не помнит; но вы можете сделать случайные намеки, чтобы пробудить их в памяти: «Мне понравилось разговаривать с вами о тестировании удобства использования в лифте на днях.”

Хотя формальные фразы, такие как« Уважаемый профессор Снидлвуд »и« Искренне Ваш », не нужны в электронной почте, при обращении к кому-либо за пределами вашей организации вы должны написать строку для подписи, которая включает ваше полное имя и, по крайней мере, ссылку на страница блога или онлайн-профиля (то, что не требует от получателя предварительной авторизации).

5. Будьте добры. Не пламя.

Подумайте, прежде чем нажимать «Отправить».

Если вы заметили, что пишете в гневе, сохраните черновик, сойдите на чашку кофе и представьте, что завтра утром кто-то записал вашу электронную почту на пленку у вашей двери.Будут ли ваши коллеги и друзья шокированы вашим языком или отношением?

Или они будут впечатлены тем, как вы сохранили хладнокровие, как вы проигнорировали приманку, когда ваш корреспондент опустился до личных нападок, и как вы тщательно объяснили свою позицию (или признали свою ошибку, или попросили пересмотра и т. Д.)>

Придется ли вам работать с этим человеком несколько месяцев? Вы хотите, чтобы копия вашей горькой стяжки появилась на поверхности через годы, когда вам понадобится рекомендательное письмо?

	@! $% & * @ !! & (*!
Вперед… напишите, исправьте, оживите традиционными ливанскими проклятиями, распечатайте, бросьте в него дротики и начертите на нем мелком.Делайте все, что вам нужно, чтобы избавиться от этого из вашей системы. Просто , не нажимайте «Отправить», пока все еще злится .
	От кого: Клер Хаддад Кому: Энн О. Ин Тема: Re: Текущие проблемы с Project Я не знаю, как ответить, поскольку на прошлой неделе вы сказали Сью, что вам не нужно дополнительное обучение, поэтому я отменил семинар в среду. Если хотите, я могу принять участие в этой беседе с СиСи Сью, поскольку именно она должна будет утвердить бюджет, если мы его перенесем.А пока я могу одолжить вам свои копии руководства, или мы можем рассмотреть возможность передачи работы кому-то другому. Дайте мне знать, что вы хотите, чтобы я сделал дальше. — Исходное сообщение — От: Ann O. Ying Я все утро пыталась связаться с вами. Не могли бы вы найти несколько минут между встречами, чтобы проверить свои сообщения? У меня тяжелые времена с этим проектом, и мне жаль, если это в последнюю минуту, но я никогда не делал этого раньше, и я думаю, что самое меньшее, что вы могли бы сделать, это потратить некоторое время, чтобы объяснить это еще раз.
Если получатель только что раскритиковал вас гневным сообщением, вместо того чтобы ответить с опровержением по пунктам, вы всегда можете ответить такой короткой запиской, в которой небрежно упоминает имя кого-то, кто рассердился корреспондент, вероятно, будет уважать (чтобы рассеять любой личный антагонизм, который в противном случае мог бы развиться), и переориентирует разговор на решения (в этом разговоре Энн уже зарылась в яму, и Клер ничего не выиграет, присоединившись к ней там)

6.Корректура.

Если вы просите кого-то другого сделать для вас работу, найдите время, чтобы придать вашему сообщению профессиональный вид .

Хотя ваша проверка правописания не улавливает каждую ошибку, по крайней мере, она улавливает несколько опечаток. Если вы отправляете сообщение, которое будет прочитано кем-то из вышестоящих команд (например, начальником или профессором), или если вы собираетесь разослать массовую рассылку десяткам или тысячам людей, уделите дополнительную минуту или два, прежде чем нажать «отправить». Покажите черновик близкому человеку, чтобы увидеть, действительно ли он имеет смысл.

7. Не допускайте конфиденциальности.

Хороший девиз: хвалить публично, критиковать наедине . Не отправляйте по электронной почте ничего, что вы не хотели бы публиковать с указанием своего имени в комнате для отдыха.

Электронная почта небезопасна . Подобно тому, как случайные прохожие могут проникнуть в физический почтовый ящик и перехватить конверты, любопытный хакер, злонамеренный преступник и ваш ИТ-отдел, вероятно, могут прочитать все сообщения электронной почты в вашей рабочей учетной записи.

Если вы растягиваете правду в электронном письме (преуменьшаете значение проблемы, упускаете важную деталь и т. Д.)), вы создаете письменную запись, которую ваш получатель может (и будет) использовать, чтобы определить,

• вы не информированы об истине
• вы информированы, но намеренно искажаете правду
• ваши запутанные и противоречивые электронные письма означают, что вы не Не является надежным источником для определения истины

8. Различайте формальные и неформальные ситуации.

Когда вы пишете другу или близкому коллеге, можно использовать «смайлы» :-), сокращения (IIRC для «если я правильно помню», LOL для «смеяться вслух» и т. Д.), а также нестандартной пунктуации и орфографии (например, в чатах или мгновенных сообщениях).

Эти языковые ярлыки обычно являются признаком дружеской близости, например, делиться холодной пиццей с другом семьи. Если вы попытаетесь разделить ту же самую холодную пиццу с первым свиданием или с высокопоставленным лицом, вы создадите впечатление, что на самом деле вам наплевать на встречу. Точно так же не используйте неформальный язык, когда ваш читатель ожидает более формального подхода.

Всегда знайте ситуацию и пишите соответственно.

9. Отвечайте незамедлительно.

Если вы хотите выглядеть профессионально и вежливо, предоставьте доступ своим онлайн-корреспондентам. Даже если вы ответите: «Извините, я слишком занят, чтобы помочь вам сейчас», по крайней мере, ваш корреспондент не будет напрасно ждать вашего ответа.

10. Проявляйте уважение и сдержанность

Многие пламенные войны начинаются тем, кто нажимает «ответить всем» вместо «ответить».

Хотя большинство людей знают, что электронная почта не является личной, лучше спросить отправителя перед пересылкой личного сообщения.Если кто-то отправляет вам запрос по электронной почте, вполне допустимо переслать его человеку, который может помочь, но пересылка сообщения, чтобы высмеять отправителя, является безвкусной.

Используйте BCC вместо CC при отправке конфиденциальной информации большим группам. (Например, профессор отправляет массовое сообщение студентам, которые находятся в опасности проиграть, или работодатель сообщает неуспешным кандидатам, что вакансия больше не открыта.) Имя всех в списке CC исчезает вместе с сообщением, но имена людей из списка BCC («слепая копия») скрыты.Введите свое имя в поле «Кому», если вашему почтовому редактору не нравится пустое пространство.

Будьте терпимы к ошибкам чужого этикета. Если вы думаете, что вас оскорбили, процитируйте эту строку в ответ на адрес отправителя и добавьте нейтральный комментарий, например: «Я не знаю, как это интерпретировать… не могли бы вы уточнить?»

Иногда электронная почта работает слишком быстро!

Однажды коллега попросила меня о помощи, а затем почти сразу же прислала повторное письмо, в котором сообщила, что она решила проблему самостоятельно.

Но прежде чем прочитать ее второе сообщение, я подробно ответил на первое. Как только я узнал, что в ответе нет необходимости, я забеспокоился, что мой ответ покажется напыщенным, поэтому быстро извинился:

«Надо было уделить больше внимания своему электронному письму».

Я хотел сказать: «[мне] следовало более внимательно изучить мой [список входящих] электронных писем [перед тем, как ответить]», но я мог сказать из краткого ответа моей коллеги, что она интерпретировала его так, как будто я критиковал ее .

Если бы я не ответил так быстро на первое сообщение, я бы сэкономил время, потраченное на написание длинного ответа на устаревший вопрос. Если бы я не ответил так быстро на второе сообщение, я, возможно, не оттолкнул бы человека, которому так стремился помочь. –DGJ

---

Ссылки и дополнительная литература

• Олсоп, Стюарт. «Мои правила вежливого цифрового общения». Фортуна . 142.2 (10 июля 2000 г.): стр. 76. Online. Академическая поисковая элита.9 октября 2000 г.
• Кронин, Дженнифер. «Сетевой этикет, шметикет». Des Moines Business Record 16.24 (12 июня 2000 г.): стр. 11. Онлайн. MasterFILE Premier. 9 октября 2000 г.
• «Электронный этикет». Буду следить за услугами. 1997. . 9 октября 2000 г.
• Nucifora, Alf. «Соблюдайте этикет при обмене сообщениями по электронной почте». Memphis Business Journal 21.51 (14 апреля 2000 г.): стр. 23. Онлайн. MasterFILE Premier. 9 октября 2000 г.
• Тортон, Сэм. «Правила и положения: этикет электронной почты». 29 апреля 1998 г. . 9 октября
  2000.

См. Также

Групповые проекты по выживанию в колледже: полезные советы.
Что вы можете сделать, чтобы повысить свои шансы на успешный групповой проект?

---

12 декабря 2000 г. — впервые представил Бауэр
23 января 2001 г. — опубликовал Джерц
16 февраля 2001 г. — обновил Джерц
25 октября 2001 г. — незначительные обновления — Джерц
16 апреля 2003 г. — дальнейшие обновления и изменения — Джерц
10 июня 2004 г. — усилены рекомендации против вложений
28 августа 2004 г. — устранено несколько незначительных дубликатов
19 мая 2008 г. — обновлены элементы 1–3
20 мая 2008 г. — обновлены элементы 2–4
23 июня 2008 г. — исправлены опечатки, выявленные Бобом Фоллином
4 марта 2010 г. — добавление рекомендаций для пользователей мобильной электронной почты
8 марта 2011 г. — изменения форматирования
20 декабря 2011 г. — изменено «электронная почта» на «электронная почта» на протяжении всего периода
3 мая 2012 г. — очень незначительные изменения
22 мая 2013 г. — обновлена ​​информация о вложениях; незначительные изменения в макете и фразе.
02 июня 2015 — обновлены пункты 2 и 3; незначительные изменения в течение
18 июня 2017 года — небольшие изменения; добавлены ссылки на смайлы; удалена датированная ссылка на «КПК»
18 декабря 2019 — удалена датированная ссылка на «миллениалов», большинство из которых, вероятно, усвоили эти уроки к настоящему времени

23 правила этикета электронной почты, чтобы произвести идеальное впечатление на любого человека

слышал: «Не переживайте по мелочам.»Это может быть правдой в некоторых аспектах жизни, но по электронной почте вы должны заниматься мелочами.

Зачем нужен этикет электронной почты?

Исследования показывают, что совершение ошибок серьезно влияет на то, как люди вас видят. В одном исследовании участники, прочитавшие электронное письмо с грамматическими ошибками, думали, что автор был менее сознательным, умным и заслуживающим доверия, чем те, кто прочитал то же письмо без ошибок.

В отдельном эксперименте люди, подавшие заявку на финансирование, имели меньше шансов получить финансирование и получали менее благоприятные условия, если в их запросах на ссуду были орфографические ошибки.

Это неудивительно. Если вы читаете письмо с опечатками, вы, вероятно, думаете об одном из двух:

• Отправитель не знает основ орфографии и грамматики
• Отправитель не позаботился об этом сообщении настолько, чтобы просмотреть его перед отправкой

Ни то, ни другое не сулит ничего хорошего для ваших отношений. Итак, чтобы потенциальные клиенты не пришли к таким выводам о вас, вот несколько советов по этикету электронной почты, которые должен знать каждый профессионал (особенно при общении с клиентами).

Правила этикета электронной почты определяют, что уместно, а что нет, когда вы отправляете сообщение потенциальному клиенту, деловому партнеру, коллеге, менеджеру или знакомому. Они помогают избежать недопонимания и ошибок. Хотите, чтобы этикет вашей электронной почты соответствовал современным стандартам? Ознакомьтесь с шаблонами ниже.

Советы и примеры этикета электронной почты

1. Сохраняйте свой тон профессиональным
2. Избегайте расплывчатых строк темы
3. Используйте правильную пунктуацию электронной почты
4. Практикуйте хорошую грамматику
5. Не поддавайтесь смайликам в электронном письме
6. Держите строки темы описательными и короткими
7. Тщательно выбирайте приветствие по электронной почте
8. Оставьте хорошее впечатление своим подписью по электронной почте
9. Трижды проверьте имя получателя
10. Используйте падеж предложений
11. Учитывайте тон вашего электронного письма
12. Всегда использовать стандартные шрифты и форматирование
13. Сократите URL-адреса
14. Вызов приложений
15. Улучшите подпись электронной почты
16. Правильно заполните поля электронной почты
17. Правильно использовать скрытую копию
18. Экономно используйте команду «Ответить всем»
19. Подумайте, прежде чем пересылать
20. Ответить своевременно
21. Установка информативных ответов об отсутствии на работе
22. Отслеживать открытие электронной почты и рейтинг кликов
23. Не добавляйте предостережение «Отправлено с телефона»

1.Сохраняйте свой тон профессиональным

HubSpot + Подтверждение собрания компании ABC

Уважаемый [Название проспекта],

Было здорово поговорить с вами раньше по телефону. Надеюсь, эти весенние бури скоро дадут вам передышку!

Вы должны были получить от меня календарное приглашение на демонстрацию, которую мы согласовали на вторник, 7 апреля, в 14:00. СТАНДАРТНОЕ ВОСТОЧНОЕ ВРЕМЯ. Вы также найдете повестку дня и темы для обсуждения, прилагаемые ниже.

Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас возникнут вопросы.

С уважением,

[Ваше имя]

Вы все еще плохо знаете своего потенциального клиента после открытия звонка, поэтому лучше, чтобы ваша тема была описательной, а ваше приветствие формальным.В приведенном выше примере вы напомнили им о своем предыдущем разговоре и сохранили личные и дружеские отношения.

Вы подтвердили запланированную встречу и вызвали аккуратное приложение к повестке дня, чтобы оно не потерялось ниже.

Наконец, вы официально вышли из подписки, что соответствует данному этапу процесса продаж. И вы вычитали.

2. Избегайте расплывчатых строк темы

Здравствуйте!

Hi-

Замечательно поговорить с вами сегодня по телефону; Не могу дождаться, чтобы рассказать вам больше о том, как HubSpot может помочь вашей компании.Я запланировал демонстрацию, которую мы обсуждали ранее, и вы можете найти повестку здесь: https // www.longesturlever.com / donteverdothistoyourprospects.

Поговори с сыном.

Ура — [Ваше имя]

Тема этого письма ничего не говорит потенциальному клиенту о содержании — так зачем им открывать его? Кроме того, приветствие слишком случайное, в самом электронном письме нет ничего персонализированного, и не было включено подтверждение встречи.

Отправка длинных URL-адресов — это тоже этикет электронной почты: нет-нет, подписание слишком случайное, а опечатки дают понять, что у человека, написавшего его, либо очень плохая грамматика, либо он не нашел времени, чтобы его прочитать.

3. Используйте правильную пунктуацию в электронной почте

Пунктуация незаметна, когда вы ее используете правильно, и очевидна, когда нет. Не заставляйте ваших получателей съеживаться — запомните эти правила и неукоснительно следуйте им.

Конечная пунктуация

Каждая строка должна заканчиваться конечным знаком препинания, то есть точкой, вопросительным или восклицательным знаком. Если вы пропустите конечные знаки препинания, это будет выглядеть так, как будто вы не додумались до своей мысли.

Вот пример:

Неправильно:

Я поговорил с Финансами, и они одобрили договор

Правый:

Я поговорил с финансовым отделом, и они одобрили соглашение.

Умеренно используйте вопросительные знаки. Если вы используете слишком много вопросительных знаков в одном письме, это будет звучать так, как будто вы допрашиваете получателя.

«Каков ваш статус? Вы уже говорили со своей командой? Вы можете позвонить завтра в полдень, чтобы мы могли обсудить любые возможные изменения?»

Точка с запятой (;)

Точка с запятой также может соединять два уникальных, но связанных предложения. Он не может действовать как запятая.

Неправильно:

Она может позвонить мне завтра, тогда она ответит.

Правый:

Она может позвонить мне завтра; тогда она может дать мне ответ.

Запятая (,)

Один из самых распространенных ошибок — добавление запятых там, где им не место. Хотя я мог бы посвятить целый пост правильному использованию запятых (английский язык обычно говорит), вот самые важные правила:

Используется перед координирующим союзом (и, но, для, или, ни так, пока), который соединяет два независимых предложения.

«Я работал с похожим клиентом в прошлом году, и его открываемость выросла на 20% за один месяц.

Используется после зависимого предложения в начале предложения.

«После того, как их тема стала лучше, процент открытий резко повысился.

Используется для разделения элементов в списке.

«Я сосредоточился на длине, удобочитаемости и содержании писем.

Знаки препинания при приветствии

Есть несколько разных способов акцентировать свое приветствие (первая строка вашего электронного письма, где вы обращаетесь к получателю по имени).

Если это официальный адрес электронной почты, используйте двоеточие.

Уважаемая госпожа Фрост:

Если это относительно обычное письмо, используйте запятую.

Уважаемый Аджа,

А если вы с кем-то в близких отношениях, можете использовать тире.

Hi Aja —

Восклицательный знак

Используйте восклицательные знаки так же экономно, как и вопросительные знаки. Если вы переборщите с восклицательными знаками, вы произведете впечатление гипер- и перевозбужденного человека.

«Еще раз спасибо за продуктивную беседу! Хорошие новости, я поговорил с финансовым отделом, и мы в порядке! Не могу дождаться совместной работы!»

В общем, восклицательные знаки не считаются профессиональными. Так что оставьте их друзьям для текстовых сообщений счастливого часа.

4. Практикуйте хорошую грамматику

Если вы не посвятите все свое внимание изучению грамматики (что гораздо менее прибыльно, чем продажи), вы неизбежно совершите случайную ошибку.Но никого не будет волновать, даже если они никогда не слышали об этом эзотерическом правиле. Просто избегайте элементарной путаницы, которую ваш потенциальный клиент обязательно поймет, и вы станете золотым.

Знайте разницу между:

• Вот / они / их
• Это / это
• Эффект / аффект
• Ваш / вы
• То же / два / на
• проиграть / проиграть
• Я / я / я

Совет от профессионала: Вы когда-нибудь хотели, чтобы редактор читал через плечо? Можно — вроде.Grammarly — это бесплатный инструмент, который проверяет все, что вы пишете, на наличие грамматических и орфографических ошибок. Он не только выявляет проблемы в режиме реального времени, но и отправляет вам еженедельный отчет с указанием общих тенденций.

5. Не поддавайтесь смайликам в электронном письме

Я понимаю желание добавить смайлик к потенциально суровому предложению или закончить шутку смеющимся смайликом.

Однако, если ваш получатель еще не использовал его, не поддавайтесь искушению. Исследования показывают, что включение смайлов в рабочие электронные письма плохо сказывается на вашей репутации: они делают вас менее компетентным (и никак не влияют на то, насколько вы дружелюбны).

6. Тема должна быть описательной и короткой.

Тема сообщения должна быть описательной и относительно короткой. В идеале это должно дать получателю хорошее представление о том, хотят ли они открыть ваше сообщение.

Неверная тема письма:

“Привет

О чем вы им пишете? Совершенно непонятно.

Хорошая тема:

«Сводка звонка 12/2

Эта строка не оставляет сомнений в содержании письма.

7. Тщательно выбирайте адрес электронной почты

Выше мы рассмотрели, какие знаки препинания использовать в приветствии. Вам также необходимо выбрать приветствие — оно может быть формальным или неформальным, в зависимости от того, кому вы пишете по электронной почте и каковы ваши отношения.

В большинстве случаев уместно случайное приветствие. Вы зададите дружелюбный, спокойный тон и выразите уверенность.

Обычные электронные письма включают:

• Привет
• Привет
• Привет / привет
• Добрый день [утро, день]
• [Имя]

Если вы впервые обращаетесь к кому-то, или он работает в консервативной отрасли, сделайте это более формально.

Официальные электронные письма включают:

• Уважаемый [имя]
• Уважаемый господин / госпожа. [фамилия]

А какие никогда не стоит использовать (даже в шутку)?

• Ю: Слишком неформально
• Эй !: Слишком интимно и нетерпеливо
• [Name] !: Слишком неприятно
• Кому это может относиться: Слишком безлично
• Уважаемый сэр или мадам: Слишком жесткий
• Привет друг: Слишком жутко
• Господа: Слишком старомодно
• Все: Слишком холодно

8.Оставьте правильное впечатление со своей подписью по электронной почте

Правильная подпись дополнит тон и содержание вашего электронного письма. Поскольку это последнее, что читает ваш получатель, эта строка влияет на их неизгладимое впечатление.

Если ваш тон беззаботный, закончите теплым одобрением.

Неофициальные отписки:

• Спасибо
• Еще раз спасибо
• Лучшее
• Ура
• Happy [день недели]
• Наслаждайтесь выходными
• Поговорим скоро
• Поговорим с вами [завтра, в среду, когда вы вернетесь]
• Надеемся на совместную работу
• С нетерпением жду нашего следующего разговора
• Рад слышать ваши мысли

Если ваш тон более сдержанный, то и подписка должна быть такой же.

Официальные подписи:

• Спасибо
• Спасибо за ваше время
• Удачных [дня, выходных]

И вот заключительные строки, которые вам не следует использовать:

• С уважением: Слишком устарело
• С уважением: Слишком недружелюбно
• С уважением: Слишком неестественно
• Тепло: Слишком расслабленно
• С уважением: Слишком случайно
• Xoxo: Слишком интимно
• Сердечно: Слишком ходульный
• — [Ваше имя]: Слишком круто

9.Трижды проверьте имя получателя

Еще раз проверьте правильность написания имени получателя. Это займет две секунды: просто откройте их профиль в LinkedIn и сравните заголовок с именем, которое вы использовали. (Если у вас есть центр продаж, этот шаг будет еще быстрее. Их профили в социальных сетях будут отображаться в вашем почтовом ящике.)

И не сокращайте их имя, если они не подписали свое электронное письмо соответствующим образом. Вы можете предположить, что «Майкл становится» Майком, но он мог бы предпочесть последнее. Проверьте его подпись.Если там написано «Майк, ты можешь использовать псевдоним; если это «Майкл, вот как тебе следует обращаться к нему.

10. Используйте регистр предложений

Когда вы пишете текстовые сообщения или используете Slack, вы, вероятно, не слишком много зарабатываете — во всяком случае. Но когда вы пишете профессиональное электронное письмо, используйте регистр предложений. Другими словами, используйте заглавную букву первого слова в предложении и собственных существительных.

Пример:

Собаки приветствуются на HubSpot.

11.Обратите внимание на тон вашего электронного письма

Невероятно сложно передать правильный тон по электронной почте. Исследования показывают, что люди резко переоценивают, насколько часто их адресаты правильно определяют, был их тон саркастическим или серьезным.

Хотя они считали, что получатели все поймут правильно в 80% случаев, в действительности было ближе к 56%.

Означает ли это, что половина ваших писем будет неправильно истолкована? Нет. Но это означает, что вы должны тщательно обдумать слова, которые вы используете, и то, как их прочитал бы кто-то другой.

Во-первых, избегайте негативных фраз. Они могут заставить вас казаться более встревоженным, раздраженным или обеспокоенным, чем вы есть на самом деле.

Примеры: Ошибки, проблемы, сбой, задержка, проблема, кризис, проблема, неудача, последствия

Во-вторых, не будьте саркастичны. Вполне вероятно, что ваш собеседник не уловит шутку — и вы будете выглядеть придурком.

Пример: «Я бы попросил свою команду проверить его завтра, но, как вы, вероятно, знаете, в пятницу на самом деле никто не выполняет работу.

В-третьих, вырезать прилагательные. Они могут заставить вас казаться излишне эмоциональными — вы снимаете для спокойствия и профессионализма.

Примеры: Очень, очень, очень, очень, серьезно, серьезно, глубоко

В-четвертых, скопируйте получателя. Следование их примеру гарантирует, что вы случайно не обидите их. Если они пишут короткие и понятные сообщения, сделайте и ваше тоже кратким. Если они обычно включают линию для установления взаимопонимания (например, «Я видел, что вы были на Бермудских островах; надеюсь, вы отлично провели время» ), сделайте то же самое.

В-пятых, если сомневаетесь, возьмите трубку. Всякий раз, когда вы ведете потенциально напряженный разговор, всегда полезно позвонить, скайп или встретиться с этим человеком лицом к лицу.

12. Всегда используйте стандартные шрифты и форматирование

Хотите, чтобы у получателя болели глаза? Используйте причудливые шрифты, веселые цвета и нестандартное форматирование.

Да, ваша электронная почта может быть более запоминающейся, но вы будете выглядеть так, будто совершенно оторваны от норм общения.

Всегда используйте стандартный шрифт.Никогда не используйте другой цвет, кроме черного. Придерживайтесь стандартного размера шрифта. Не выделяйте жирным шрифтом или курсивом более одного слова (или строки слов) в одном письме.

И если вы копируете и вставляете текст, не забудьте выделить его и очистить форматирование. (Command + \ на Mac, Cntrl + Shift + N на ПК.) Если вы этого не сделаете, фрагмент будет выглядеть иначе, чем остальная часть вашего электронного письма.

13. Сократите URL-адреса

Вставка целых URL-адресов в электронную почту занимает ценное место и выглядит беспорядочно.Вместо этого создайте гиперссылки или вставьте сокращенный URL-адрес.

Неправильно:

Проверьте это:

Ознакомьтесь с этой статьей о продажах по электронной почте.

Правый:

Проверьте это: https://bit.ly/2sl3DDH

14. Вызов приложений

Укажите в письме, где вы вложили вложение, чтобы получатель не пропустил его.

Простой «Я прикрепил [документ, электронная таблица] для X , подойдет.

И убедитесь, что вы повторно прикрепляете файлы, когда добавляете кого-то в цепочку писем, иначе они не смогут их увидеть. (Альтернатива? Просто отправьте им ветку.)

15. Улучшите подпись электронной почты

Плохая подпись в электронном письме может серьезно повлиять на ваши отношения. Даже если вы напишете самое красноречивое и убедительное сообщение в мире, плохо оформленная подпись заставит вас казаться любителем.

Помните, что меньше значит больше, ваш должен быть относительно небольшим, простым и сдержанным.Сейчас не время включать вашу любимую вдохновляющую цитату, снимок в голову или все возможные способы связаться с вами. Придерживайтесь своего имени, должности, URL-адреса LinkedIn и / или веб-сайта компании и номера телефона.

16. Правильно заполните поля электронной почты

Кому: Это простое поле. Добавьте адрес электронной почты человека, с которым вы пытаетесь связаться.

Копия: Если вы хотите добавить кого-то еще в сообщение, Скопируйте их. По сути, вы говорите: «Эй, прочтите это, но не чувствуйте себя обязанным отвечать.

Отправка кому-либо обязательна, если в электронном письме есть соответствующая информация или вы связываете его с фактическим получателем.

Bcc: Bccing также копирует ваш контакт в электронное письмо, но никто, кроме них, не увидит, что они его получили. Другими словами, если вы отправите электронное письмо Майклу Скотту и Bcc Джиму Халперту, Майкл не узнает, что Джим тоже его получил.

17. Правильно используйте скрытую копию

Чтобы скрыть адреса электронной почты. Скрытая копия может использоваться для защиты чьей-либо электронной почты от раскрытия другим лицам.Например, если вы отправляете электронное письмо группе людей о предстоящем мероприятии, вы можете выбрать скрытую копию для всех писем, чтобы не показывать электронные письма без разрешения.

Общие сведения: Скрытая копия может позволить кому-то увидеть сообщение, фактически не включая его во все цепочки, на которые следует подписаться.

Common Courtesy: Скрытая копия позволяет вежливо удалять людей из цепочек входящих сообщений. Например, если ваш босс представляет вас кому-то, это обычная любезность к Bcc вашего босса в ответе (обычно он говорит: «Перемещение [name] в Bcc, чтобы сохранить его входящие.) Это показывает, что вы ответили, не переполнив их почтовый ящик следующими сообщениями.

18. Экономно используйте «Ответить всем»

Ответ: Когда вы нажимаете «Ответить», вы отвечаете непосредственно тому, кто отправил вам электронное письмо последним. Если вы ответите непосредственно на исходное сообщение, ваш ответ будет отправлен исходному отправителю электронного письма. Но если вы ответите на чье-то электронное письмо в следующей цепочке, вы в конечном итоге ответите только этому человеку.

Ответить всем: При выборе «Ответить всем» вы отправляете электронное письмо всем, кто указан в полях «Кому» или «Копия».Преимущество «Ответить всем» заключается в том, что участники обсуждения узнают, что определенная проблема решена. Также полезно, когда у вас есть информация, которая всем небезразлична.

Если есть сомнения, по умолчанию «Ответить». Вы же не хотите быть раздражающим человеком, на которого все втайне закатывают глаза.

19. Подумайте, прежде чем пересылать

Для соблюдения этикета пересылки электронной почты следует помнить о нескольких ключевых моментах:

Некоторые электронные письма не предназначены для пересылки. Если контакт отправляет вам личную или конфиденциальную информацию, будьте осторожны, прежде чем пересылать ее.

При пересылке длинной цепочки писем обычно вежливо резюмируют то, что обсуждается ниже, чтобы получатель точно знал, чего вы от него хотите. Нет ничего хуже, чем получить поток из 50 цепочек с примечанием, в котором просто написано: «см. Ниже.

Если вы хотите, чтобы ваше переадресованное электронное письмо начало новую цепочку писем (а не было частью вашей текущей беседы), просто включите свой собственный комментарий в строку темы.

Та же тема Тема: FW: заметки со вторника

Новая тема Тема: Проверьте это! FW: заметки со вторника

20.Своевременно ответить

У всех нас переполненные почтовые ящики и загруженные графики, поэтому не всегда можно сразу отвечать на электронные письма. Соответствующее окно ответа зависит от человека:

Ближайшие товарищи по команде:

Ответьте в течение 12 часов. Ваша команда рассчитывает на то, что вы будете работать быстро и эффективно; Кроме того, большинство писем посвящено своевременным вопросам.

Общие коллеги:

Для всех, с кем вы работаете, ответьте в течение 24 часов.Не можете ответить на их запрос в этот период времени? Ответьте, сообщив, что вы прочитали их электронное письмо, и свяжемся с вами до X раз.

Внешние контакты:

Если не отмечено как срочное электронное письмо или сообщение, требующее как можно скорее ответа, ответ на внешние контакты к концу недели, в которую оно было отправлено, является совершенно уместным — поэтому, если вы получили электронное письмо во вторник, ответьте до пятницы этой недели. Для ценных контактов, возможно, стоит ответить в течение 24 часов.

21. Установите информативные ответы об отсутствии на работе

Если вы собираетесь быть недоступными в течение длительного периода времени, автоматический ответ ООО — или ответ об отсутствии на работе — может сообщить всем, с кем вы контактируете, о том, что вы не сможете ответить на его сообщение до тех пор, пока дата, когда вы снова будете в офисе.

Что можно и чего нельзя делать с ООО ответы:

• DO: Укажите, как долго вы будете недоступны.
• НЕЛЬЗЯ: Создайте ООО ответ на один день.
• DO: Укажите другого человека, с которым можно связаться по более срочным вопросам.
• ЗАПРЕЩАЕТСЯ: Включите коллегу, чтобы связаться с ним, не сообщая ему, что он присутствует в вашем ответе ООО.
• DO: Включите «ООО» в строку темы, чтобы люди могли легко определить автоматический ответ.
• ЗАПРЕЩАЕТСЯ: Укажите больше подробностей, чем необходимо, например точное место вашего отпуска.

Если вы уезжаете в отпуск на длительный период времени, может быть полезно найти способ привлечь ваше внимание для действительно срочных, требующих вашего внимания ситуаций.Вот письмо, которое HubSpotter Бет Данн отправила перед месячным творческим отпуском:

Emergency Hippo — в творческом отпуске в течение февраля

Привет всем,

Это просто дружеское напоминание о том, что я буду в творческом отпуске весь февраль. Если у вас возникнут какие-либо насущные потребности в микрокопиях, пока меня не будет, дизайнеры в каждой из ваших команд будут готовы и готовы служить вместо меня.

Если вы хотите, чтобы я что-то еще рассмотрел, когда я вернусь, отдохну и освежусь 2 марта, пожалуйста, напишите мне подробности и укажите слово «бегемот» (или, если это очень срочно, «аварийный бегемот») в строке темы и Я посмотрю на него, как только вернусь.Да серьезно.

И напомните мне рассказать вам историю о том, как я раз и навсегда узнал, почему у вас всегда должен быть под рукой бегемот на случай чрезвычайной ситуации.

Увидимся в марте

Бет

Бет дает понять, что не будет отвечать на электронную почту, но, поскольку она отсутствует в течение длительного периода времени, она поделилась умным и простым способом привлечь ее внимание, когда это необходимо.

22. Отслеживание открытий электронной почты и рейтинга кликов

Вместо пассивно-агрессивной отправки «Вы видели мою электронную почту? сообщения, используйте инструмент отслеживания электронной почты, такой как HubSpot Sales Hub.Вы будете знать точный момент, когда ваш получатель открыл его — и, если он не ответит достаточно быстро, вы можете найти не раздражающую причину для ответа, например, «Я прочитал статью о X, которая напомнила мне о ты; вот ссылка, если вы хотите это проверить.

23. Не добавляйте предостережение «Отправлено с моего телефона»

Следует ли включать «Отправлено с моего iPhone или » Отправлено по телефону — извините, пожалуйста, за опечатки ? Я бы не стал. Многие люди воспринимают это как предлог для лени и не бегают взглянуть, прежде чем нажать «Отправить.

Электронная почта — один из важнейших инструментов в арсенале продавца. Убедитесь, что вы правильно его используете. Нужна небольшая помощь? Ознакомьтесь с этими 30 шаблонами электронных писем для потенциальных покупателей, которые гарантированно положат начало вашим отношениям.

Как начать работу с электронной почтой и профессиональным звуком

Мы пишем электронные письма довольно часто. Они заменили обычную почту, но все же, пытаясь ее запустить, мы тратим несколько минут на обдумывание первых слов. В этой статье мы рассмотрим, как создать электронную почту.Очень важно правильно обращаться к другим людям, потому что адресат будет судить о вашей грамотности по тому, как вы начнете письмо.

Мы дадим несколько советов относительно правильных путей и тех, которых следует избегать. Также мы рассмотрим формальные и неформальные способы обращения к другим, а также представим примеры лучших электронных поздравлений.

Если вы все еще не хотите делать это самостоятельно, просто попросите нашего писателя помочь вам!

Правильное и неправильное приветствие по электронной почте

Чтобы дать читателям представление о лучших и худших приветствиях, мы подготовили несколько примеров, которые можно использовать в электронной почте.Вот список лучших поздравлений для такого формата:

• «Доброе утро», «Добрый день», или «Добрый вечер» — это классические варианты электронных поздравлений, которые характерны для официальных писем.
• «Привет» или «Привет» — это самые традиционные слова для написания электронных писем друзьям или тем, к кому можно обращаться неформально.
• «Разрешите представиться» — обратиться к тому, кого вы еще не знаете
• «Как дела?» — это наиболее нейтральный способ обращения к людям, позволяющий выразить вежливость.Это универсальная фраза для официальных и неформальных сообщений.
• «Надеюсь, это письмо поможет вам» или «Надеюсь, у вас все хорошо» — это общие способы поблагодарить людей
• «Приятно слышать от вас» — это хорошая фраза, если вы отвечаете на сообщение.
• «Спасибо за помощь» или «Спасибо, что связались» — это два приветствия, которые подходят, если вы напишете ответ.

Стремясь показать вам, какие слова или фразы не подходят, мы представляем список худших приветствий по электронной почте :

• Нет приветствий — не забудьте поприветствовать того, кому адресована ваша электронная почта, потому что это худшее, что вы можете сделать, запустив электронную почту
• «Кого это может касаться» — это не лучший способ признать кого-то «с другой стороны», потому что это означает, что человек недостаточно исследовал и обращается к человеку по его / ее имени.Не ожидайте получить положительный ответ, когда отправите электронное письмо с таким приветствием!
• «Уважаемый господин / госпожа» — это не лучший вариант начального сообщения, потому что он звучит безлично. Лучше спросить имя человека.
• «Уважаемый господин / госпожа» — звучит слишком формально и старомодно. Не забывайте, что мы живем в 21 веке, и мы должны начинать буквы соответственно.
• «Привет, дорогая (дорогая, любимая)» — это приветствие звучит абсолютно неформально, но фамильярно, если начать с него электронное письмо.Кроме того, старайтесь избегать использования сленга.
• Имя с ошибкой — это прозвучит грубо или странно и испортит ваш разговор с самого начала. Это покажет, что вы слишком ленивы для исследования имени человека.
• «Владельцу бизнеса / домовладельцу» — обращение к другим людям таким образом может означать, что инициатор этого общения стремится продать что-то тем, к кому он обращается. В результате сразу отпадает желание читать это письмо дальше.Отличный способ начать письмо — выучить имя человека, отправляющего сообщение.

Приветствия для профессиональных писем

Предположим, что кто-то хочет написать электронное письмо, адресованное другому человеку, которого он / она не знает лично.

Например, кандидат на должность менеджера по персоналу отправляет сообщение начальнику отдела кадров компании, в которую он / она претендует. В этом случае кандидату на работу обязательно понадобятся профессиональные навыки письма.

Итак, как в таком случае начать профессиональную переписку?

В последнее время бизнес становится все более неформальным в плане общения. Таким образом, если кто-то начинает свое электронное письмо со слов «Привет» или «Привет», немногие люди будут сбиты с толку, особенно если они того же возраста, что и этот человек, или моложе. Если человек, к которому вы обращаетесь, склонен использовать так называемый деловой повседневный стиль, вы должны использовать тот же стиль в своем ответе.

Однако мы не рекомендуем использовать это приветствие, если вы хотите написать пожилому человеку.Такой формат письма предполагает использование следующих фраз: «доброе утро», «добрый день», «добрый день» или «добрый вечер». Поскольку вы не знаете, кому пишете, предпочтительнее выбрать нейтральную фразу, чтобы избежать ненужного раздражения. Идея проверки ошибок в тексте перед отправкой официального электронного письма — прекрасная идея.

Также постарайтесь понять 4 типа предложений, потому что каждое предложение может дать определенный смысл.

Попробуйте наш универсальный пишущий инструмент

• Проверить грамматику, читаемость и плагиат
• Автоматическое цитирование источников и перефразирование текста

Легкое написание неформальных приветствий

Цели электронного письма могут быть разными, поэтому вам следует начинать его по-другому.Вы можете научиться отвечать на электронные письма профессионально, даже если обмениваетесь сообщениями с друзьями, потому что этикет важен в любом общении.

Начиная с этих приветствий, человек задает дружелюбный и расслабленный тон, чтобы в дальнейшем переключиться на проблему или просьбу. Эти приветствия типичны для начала электронного письма , если кто-то хочет кого-то о чем-то спросить :

• Приятно было видеть вас на вчерашнем корпоративе …
• Поздравляю с занятием должности начальника отдела продаж…
• Мне понравился ваш пост в СМИ о …
• Джон посоветовал мне связаться с вами по поводу …
• Надеюсь, вам понравился отдых в …

Это примеры приветствия в электронном письме для начала обмена сообщениями с близкими людьми :

• Вчера я смеялся, когда вспомнил наши каникулы в Малайзии
• Это видео заставило меня задуматься о тебе и …
• Я думал о тебе и о нашем пребывании в Нью-Йорке
• Мне понравились ваши недавние фото
• Привет с другой стороны!

Люди могут использовать эти приветствия в начале разговора , если они хорошо знакомы или у этих двух людей общие воспоминания .Эти приветствия и подобные им будут использоваться, когда начинаешь обмениваться сообщениями с друзьями или однокурсниками:

• Что случилось?
• Как дела?
• Как дела?
• Рад вас видеть!

Общие ситуации приветствия разных людей

Официальные приветствия — используйте формальные приветствия с деловыми партнерами, неизвестными или пожилыми людьми, когда начинаете разговор. Эти конструкции также полезны, когда вы хотите отправить сопроводительное письмо или эссе для поступления в колледж.Формальный формат письма позволяет использовать следующие структуры:

• Доброе утро / день / день / вечер!
• Привет / Здравствуйте! (если человек использует повседневный деловой стиль общения)
• Приятно познакомиться!
• Как дела?
• Рад встрече!

Последующие приветствия — используйте их, когда он / она нацелены на получение последующей поддержки после встреч или деловых звонков.

• Как мы обсуждали во время последнего звонка…
• Я возвращаюсь к вам по поводу …
• Не могли бы вы предоставить мне последние обновления по …
• В продолжение нашего последнего контакта
• Я проверяю отзывы относительно …

Приветствие после перерыва в общении — эти приветствия можно использовать при встрече с друзьями или членами семьи после долгого времени, когда они ничего не слышали.

• Что нового?
• Как дела?
• Рад снова вас видеть!
• Давно давно!

Случайные приветствия — используйте их с коллегами, коллегами, которых вы хорошо знаете, или друзьями, когда вы не знаете, как начать электронное письмо.

• Как дела?
• Как жизнь?
• Как все?
• Как дела?
• Что случилось?

Сленговые приветствия — эти приветствия можно использовать в подростковой среде, со сверстниками или во время неформальных встреч.

• Йоу!
• Эй, мужик!
• Привет!
• Sup? Wazzup?
• Доброго времени суток, дружище!

Форматирование приветствий: 3 простых правила

Форматирование приветствий несложно, и грамматика очень важна: имя следует разделять запятыми с одной или двух сторон в зависимости от его длины.Например: «Привет, Эмма!»

Размещение восклицательного знака в конце фразы является обычной практикой: «Добрый день, мистер Эбботт!» Потому что важно не только знать, как начать официальное электронное письмо, но и правильно его отформатировать, использовать правильные знаки препинания, а также грамматически правильные структуры.

Также следует использовать запятую, если он / она использует ее в обычном сообщении: «Добрый вечер, Алиса, в продолжение нашей встречи …» В тексте следующую фразу после приветствия следует начинать с новую строку.

---

Мы очень надеемся, что наши читатели найдут вдохновение в этой статье.